hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty xuât khẩu lao động thuộc cục quản lý lđnn - bộ lao động thương binh xã hội

Tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ hiện nay vẫn chưađồng bộ, vẫn còn những tồn tại nhất định, vì thế đã làm sai lệch bản chất của hoạt độngkinh doanh mặc dù chế độ kế toán đã

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi, do tôi trực tiếpthực hiện dưới sự hướng dẫn của GS.TS Đặng Thị Loan Tất cả thông tin trong luậnvăn là trung thực, chính xác, xuất phát tại các công ty xuất khẩu lao động thuộc cụcquản lý lao động ngoài nước - Bộ LĐ và TBXH.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2011

Người thực hiện

Nguễn Thị Liên

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tĩnh cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 3

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 5

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 5

1.5 Phạm vi nghiên cứu 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.7 Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài 6

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 6

CHƯƠNG 2: : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIÊP 7

2.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp 7

2.1.1 Khái niệm chung về tổ chức hạch toán kế toán 7

2.1.2 Vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý tài chính 2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp: 9

2.2 Các nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp 10

2.3 Nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp 11

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 12

2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ: 16

2.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: 21

2.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán: 23

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 33

2.3.6 Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán và vận dụng các phần mềm kế toán: 34

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XKLĐ THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH 38

3.1 Khái quát chung về các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý lao động ngoài nước - Bộ LĐ & TBXH 38

3.1.1 Giới thiệu chung về hoạt động xuất khẩu lao động ở Việt Nam 38

3.1.3 Tổ chức và hoạt động của các công ty XKLĐ 41

3.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ thuộc cục quản lý lao động ngoài nước – Bộ LĐ & TB XH 45

3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 45

3.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 49

3.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 53

3.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 54

3.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 55

3.2.6 Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán và vận dụng các phần mềm kế toán 56

3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ 57

3.3.1 Kết quả đạt được 57

3.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân 58

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XKLĐ THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH 60

4.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ động thuộc Cục quản lý lao động ngoài nước – Bộ LĐ & TBXH 60

4.1.1 Chiến lược phát triển thị trường XKLĐ đến năm 2020 60

4.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ LĐ và TBXH 62

4.2 Các yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ thuộc cục quản lý lao động ngoài nước - Bộ LĐ & TBXH 63

4.2.1 Các yêu cầu 63

4.2.2 Các nguyên tắc 63

4.3 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty xuất khẩu lao động thuộc cục quản lý lao động ngoài nước – Bộ LĐ & TBXH 64

4.3.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán 64

4.3.2 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 67

4.3.3 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 69

4.3.4 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 70

4.3.5 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng báo cáo kế toán 72

4.3.6 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán và vận dụng các phần mềm kế toán 73 4.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong

4.4.1 Đối với nhà nước và các cơ quan chức năng 75

4.4.2 Đối với các công ty XKLĐ 76

4.4.3 Đối với NLĐ 78

4.5 Kết luận 79

TT Từ viết tắt Diễn giải

Bảng 3.1 Mô hình tổ chức BMKT tại các công ty thuộc Cục quản lý LĐNN 46

Bảng 3.2 Hình thức sổ kế toán và chế độ kế toán các công ty XKLĐ đã áp dụng: 55

SƠ ĐỒ Sơ đồ1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung 13

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán 14

Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán 15

Sơ đồ 1.4 Luân chuyển chứng từ 21

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký – Sổ cái 26

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 27

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ 29

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 31

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 33

Sơ đồ:3.1 Bộ máy kế toán công ty XKLĐ và DVTM Biển Đông 48

Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty cung ứng nhân lực QT và TM 49

Sơ đồ 3.3 Luân chuyển chứng từ thu tiền công ty Việt Nhật 51

Sơ đồ 3.4: Luân chuyển chứng từ chi tiền công ty XKLĐ và DVT Biển Đông 52

Sơ đồ 3.5: Luân chuyển chứng từ chi tiền công ty XKLĐ và DVT Biển Đông 52

Sơ đồ 3.6 : Thủ tục thanh lý TSCĐ luân chuyển chứng từ công ty Biển Đông 53

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều tổ chức công tác hạch toán kế toán tạiđơn vị mình Nhưng việc áp dụng tổ chức hạch toán kế toán này vẫn còn chưa thốngnhất còn nhiều bất cập và chưa thành một hệ thống hoàn chỉnh vì thế mà công tác kiểmtra, kiểm soát hầu như là không thể quản lý hết được

Trong tất cả các khâu quản lý tại doanh nghiệp, có thể nói tổ chức hạch toán kếtoán là một trong những vấn đề mấu chốt của doanh nghiệp, nó không thể không có vàliên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để tạo nên một bộ máy quản

lý hoàn chỉnh Bởi chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh

tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích của kế toán nhằmcung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế- xã hội, cho việc đánhgiá hiệu quả tổ chức và quản lý Vì vậy, vai trò của kế toán là thu nhận, xử lý, cung cấpthông tin về tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp cho các đối tượng cả bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp Đối với đối tượng bên trong đó là những người raquyết định quản lý, trong việc lập kế hoạch và giám sát hoạt động, còn các đối tượngbên ngoài doanh nghiệp như là các chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các nhà cho vay tíndụng, những người cung cấp tiền cho doanh nghiệp hoặc có mối quan tâm khác đối vớidoanh nghiệp các nhà hoạch định chính sách, các cơ quan hữu quan như là cơ quanthuế, ngân hàng, chi cục thống kê, Chính phủ từ đó giúp họ ra các quyết định phùhợp với mục tiêu mà họ quan tâm Như vậy, nhiệm vụ cơ bản của kế toán là cung cấpthông tin tài chính cho những người ra quyết định Vì vậy mà tổ chức hạch toán kế toántại các doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của mỗi đơn vị Các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN cũng không nằmngoài điều đó Tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ hiện nay vẫn chưađồng bộ, vẫn còn những tồn tại nhất định, vì thế đã làm sai lệch bản chất của hoạt độngkinh doanh mặc dù chế độ kế toán đã ban hành nhưng việc thực hiện còn gặp phải một

số những trở ngại và quản lý chưa được chặt chẽ

Hiện nay, đa số các công ty XKLĐ chưa hình thành hệ thống kế toán quản trị,

mà chỉ dừng lại là các thông tin kế toán tài chính cung cấp là các số liệu phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đã qua, cho nên số liệu có tính lịch sử, không đủđáp ứng nhu cầu quản lý của nhà quản trị ở trong doanh nghiệp, nhất là trong điều kiệnkinh tế thị trường nước ta hiện nay Vì vậy, yêu cầu của kế toán quản trị đối với cáccông ty XKLĐ hiện nay là vấn đề cấp bách vì kế toán quản trị cung cấp các thông tinnhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà quản trị các cấp ở doanh nghiệp Việc ra quyết địnhcủa họ có tác động đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Như vậy, nếuthông tin không đầy đủ, các nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý điều hànhdoanh nghiệp Nếu như thông tin không chính xác, các nhà quản trị có thể đưa ra cácquyết định sai lầm, ảnh hưởng đến quá trình sinh lợi của doanh nghiệp, nếu thông tinkhông đáp ứng kịp thời thì các vấn đề tồn tại không giải quyết được và có thể mất cơhội trong kinh doanh Từ đó, ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty XKLĐ và NLĐ khi

đi làm việc tại nước ngoài Vì vậy, hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công tyXKLĐ ngày càng trở nên cấp thiết bởi kế toán cung cấp những thông tin hữu ích vềtình hình hoạt động xuất khẩu hiện nay Dựa trên những thông tin ấy, các nhà lãnh đạo,các ban ngành như Cục quản lý LĐNN, Bộ LĐ và TBXH sẽ có được những phân tíchchuẩn xác về các thị trường mà các doanh nghiệp hiện nay đang đưa NLĐ đi làm việc

có thời hạn tại nước ngoài Trên cơ sở để khai thác các thị trường mới, tiềm năng mới

để tránh được những rủi ro khách quan, chủ quan đến cho doanh nghiệp và NLĐ Việchạch toán kế toán phải tuân theo các quy định hiện hành của chế độ kế toán Để chế độtài chính kế toán đến được với doanh nghiệp cần có một quá trình thích ứng nhất định.Nhà nước sẽ dựa vào tình hình thực hiện chế độ ở các doanh nghiệp, tìm ra nhữngvướng mắc để có thể sửa đổi kịp thời Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kếtoán sẽ mang lại thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng một cơ chếquản lý khoa học và hiệu quả, đồng thời là một bước tiến quan trọng trong công tácquản lỹ vĩ mô của nhà nước

Với vai trò hiện nay, các công ty XKLĐ đang đóng một phần rất lớn về việc thungoại tệ về cho quốc gia và đóng góp tỷ trọng lớn để giải quyết nhu cầu việc làm Nókhông những mang ý nghĩa về kinh tế mà còn mang ý nghĩa về xã hội Trong nhữngnăm qua, các công ty đã nỗ lực rất lớn từng bước hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toántại các doanh nghiệp của mình để tránh những trường hợp mà NLĐ phải mất nhữngkhoản tiền qua các đối tượng trung gian, cố gắng đàm phán với đối tác nước ngoài để

có được những khoản môi giới thấp nhất đưa ra những cách quản lý tiền để đảm bảoNLĐ không mất nhiều chi phí trước khi xuất cảnh.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, từ những hiểu biết của bản thân về các công

ty XKLĐ hiện nay và thấu hiểu được cuộc sống của người dân muốn thoát khỏi cái

nghèo, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ lao động thương binh xã hội ” làm đề tài nghiên cứu

luận văn thạc sĩ

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

2.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP [7]

2.1.1 Khái niệm chung về tổ chức hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các mặt hoạtđộng kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, các cơ quan và tổ chức sự nghiệp

Xét từ bản chất của hạch toán kế toán mà có các quan điểm khác nhau về tổchức hạch toán kế toán như là:

Quan điểm thứ nhất: Tổ chức hạch toán kế toán là việc tạo lập mối liên hệ bản

chất giữa đối tượng hạch toán và các phương pháp kế toán thông qua nhân tố conngười cung cấp thông tin cho quản lý, đảm bảo điều kiện để thực hiện các chức năng,nhiệm vụ và phát huy tốt vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý

Quan điểm thứ hai: Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức khối lượng công tác kế

toán và bộ máy kế toán cho doanh nghiệp Tổ chức hạch toán kế toán cũng chính là tổchức vận dụng chế độ kế toán chung cho từng đơn vị cơ sở theo nguyên tắc tổ chứcnhất định

Quan điểm thứ ba: Xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của hạch toán kế toán là

thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp,quan điểm này cho rằng: Tổ chức hạch toán kế toán phải giải quyết cả hai phương diện:

Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiệntính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của kế toán và tổ chức bộ máy kế toánnhằm liên kết các cán bộ kế toán để thực hiện tốt công tác kế toán

Từ những quan điểm nêu trên đều thể hiện được những nội dung, phương diện

cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp nhưng chưa đầy đủ Tổnghợp các quan điểm nêu trên có thể khái quát lại là tổ chức hạch toán kế toán là việc tổchức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, áp dụng các phương pháp kếtoán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tàichính phù hợp với yêu cầu đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầuthông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh

2.1.2 Vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý tài chính

Tổ chức hạch toán kế toán là cầu nối giữa lý thuyết hạch toán kế toán và thực

tiễn hạch toán kế toán, là cơ sở để ban hành pháp luật về kế toán.

Tổ chức hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được khối lượng công tác

kế toán hợp lý trong điều kiện có hạn về nhân sự kế toán, về kỹ thuật và trình độ thaotác nghiệp vụ

2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp

Thứ nhất ở tầm vĩ mô thì tổ chức hạch toán cung cấp thông tin cho việc xây

dựng ban hành các chế độ văn bản pháp lý về kế toán

Thứ hai ở các doanh nghiệp thì nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức

bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng các chế độ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thểcủa doanh nghiệp

2.2 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP[7]

Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp gồm 4 nguyên tắc: Nguyêntắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc chuẩn mực, nguyên tắc hiệu quả

2.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP [2] [4] [7]

Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp bao gồm tổ chức bộ máy kế toán

và tổ chức công tác kế toán

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tạidoanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lýtoàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận,kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt độngcủa đơn vị Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanhnghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Tổ chức công tác kế toán bao gồm có tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệthống tài khoản, tổ chức sổ kế toán và tổ chức báo cáo kế toán

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC

CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH

3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH

3.1.1 Giới thiệu chung về hoạt động xuất khẩu lao động ở Việt Nam

Hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài, còn gọi làhợp tác lao động quốc tế hay xuất khẩu lao động bắt đầu từ năm 1980 Cùng với sựbiến động về chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội hoạt động đưa người lao động đi làmviệc tại nước ngoài của nước ta có những chuyển biến đáng kể, cả về chiều rộng vàchiều sâu Hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ta được chia ra làm 3 giaiđoạn:

- Giai đoạn 1980 - 1990: Hợp tác lao động và chuyên gia

- Giai đoạn 1991 - 2000: Xuất khẩu lao động và chuyên gia

- Giai đoạn 2001 - nay: Đẩy mạnh xuất khẩu lao động và chuyên gia

3.1.2 Đặc điểm chung của các công ty XKLĐ

XKLĐ là một loại hình xuất khẩu mang tính chất đặc thù mà hàng hóa đem đixuất khẩu đó là sức lao động Nhưng ở đây muốn nói XKLĐ là một bộ phận của kinh

tế đối ngoại mà khách mua lại là chủ thể nước ngoài Chủ thể nước ngoài ở đây có thể

là một tổ chức hoặc một cá nhân nhưng được thông qua một đối tượng trung gian đểmua sức lao động này Nói tóm lại XKLĐ là một hoạt động kinh tế dưới dạng dịch vụcung ứng lao động mà lao động ở đây có thể là lao động có tay nghề hoặc không có taynghề, có thể dưới dạng hình thức tu nghiệp sinh, mà đối tượng lại là con người

Nhiệm vụ của các công ty XKLĐ

Nghiên cứu và tìm kiếm thị trường nước ngoài có nhu cầu cần lao động, tìmkiếm nguồn lao động trong nước để tiến hành cung ứng lao động ra nước ngoài Cáccông ty XKLĐ chỉ được phép XKLĐ mà Cục cho phép trong phạm vi của mình, khôngphải các công ty đều được XKLĐ sang tất cả các nước

3.1.3 Tổ chức và hoạt động của các công ty XKLĐ

Hoạt động XKLĐ thường diễn ra theo hai hình thức: Một là XKLĐ tại chỗ vàHai là đưa lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài

Một số thị trường trọng điểm mà các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNNthực hiện: Nhật Bản, Đài Loan, Trung Đông

3.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG

TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC – BỘ LĐ & TB XH

3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Qua khảo sát thực tế tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý lao động ngoàinước này có thể nhận thấy rằng hầu hết bộ máy kế toán của các công ty đều được tổ chứctheo mô hình tập trung, một số các công ty thì theo mô hình phân tán và mô hình hỗnhợp Dưới đây là một số mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà tác giả đã khảo sát được

Bảng 3.1 Mô hình tổ chức BMKT tại các công ty thuộc Cục quản lý LĐNN

Tên doanh nghiệp Mô hình tổ chức bộ máy Tập trung Phân tán Hỗn hợp

Công ty CP cung ứng nhân lực Việt Nhật ×

Công ty CP XKLĐ thương mại và du lịch ×

Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và

Về vấn đề kiểm tra chứng từ:

Qua khảo sát thực tế cho thấy hầu hết các công ty không có bộ phận kiểm trachứng từ riêng Sau khi chứng từ được lập sẽ được phòng kế toán kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ và tiến hành ghi sổ kế toán

Về khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ

Việc bảo quản chứng từ kế toán tại các công ty nay còn chưa được chú trọng,

chưa có sự phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việclưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết Việc lưu giữ chứng từ giữa phòng kế toán

và phòng thị trường chưa được rõ ràng NLĐ trước khi xuất cảnh thì có rất nhiều giấy

tờ đi kèm và có một bộ hồ sơ riêng cho từng lao động Hợp đồng lao động không phải

bộ phận kế toán giữ mà phòng thị trường thường giữ trong hồ sơ lao động Điều đó rấtbất cập vì khi bộ hồ sơ bị mất hoặc hợp đồng lao động bị lấy ra thì liên quan đến bộphận kế toán trường hợp lao động về nước không thể giải quyết được Vì hợp đồng laođộng giữa công ty và NLĐ là rất quan trọng

Về vấn đề kế hoạch luân chuyển chứng từ:

Một số nghiệp vụ liên quan đến luân chuyển chứng từ chủ yếu là các chứng từthu chi tiền mặt Các công ty XKLĐ này thường chỉ có một thủ quỹ thực hiện cáckhoản thu chi hàng ngày, sau khi được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt., kế toánthanh toán ký thì mới thu chi chi tiền

3.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Qua tìm hiểu thực tế cho thấy đa số các Công ty XKLĐ hoạt động sử dụng hệthống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hànhchế độ kế toán doanh nghiệp

3.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Qua khảo sát thực tế tại các công ty XKLĐ hầu hết tất cả đều sử dụng hình thức

kế toán chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung trên máy tính và có đăng ký với cơ quan thuế

và đều áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ

- /BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về thệ thống sổ kế toán

3.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Qua tìm hiểu thực tế cho thấy hầu hết các Công ty XKLĐ hệ thống báo cáo củacác công ty thì theo quyết định 15/2006/NĐ-BTC ngày 20/03/2006

Hệ thống báo cáo tài chính của các Công ty XKLĐ gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Qua khảo sát cho thấy thì hệ thống báo cáo tài chính của các Công ty XKLĐđược lập do Kế toán tổng hợp lập và được kế toán trưởng kiểm tra và xem xét trước khi

gửi cho Ban giám đốc, hội đồng quản trị, cơ quan thuế, Chi cục thống kê.

3.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân

3.3.2.1 Hạn chế

Thứ nhất về bộ máy kế toán: Hầu hết các công ty XKLĐ đều có bộ máy kế toán

là tập trung thu nhận, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin của kế toán tài chính mà chưa

có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị, phân tích hoạt động kinh doanh Cán bộ

kế toán trình độ tin học chưa cao vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toánvẫn chưa được hiệu quả, đôi khi trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin vẫn cònchậm Ngoài ra công ty vẫn chưa có bộ phận kế toán quản trị để có thể phân tích vàđưa ra chiến lược cho hoạt động sản xuất kinh doanh Hầu hết cán bộ kế toán đều hạnchế về ngoại ngữ nên việc xử lý về tài chính đối với đối tác nước ngoài đôi khi còn gặpnhiều khó khăn

Thứ hai về thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ vẫn còn thiếu những

chứng từ để đảm bảo người lao động hiểu rõ được các khoản tiền phải đóng Do đặcthù của lĩnh vực xuất khẩu lao động là khoản tiền phí dịch vụ thu trước của người laođộng là 2 năm và

Thứ ba về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã mở thêm tài khoản cấp 2 và

cấp 3 phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng một số tài khoản cấp 3 công

ty mở ra quá là chi tiết như TK 3388.1, 3388.2, 3388.3 phân loại theo nội dung phátsinh điều này không cần thiết

Thứ tư là hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo vẫn còn thiếu để phục vụ

cho kế toán quản trị do chưa có bộ phận kế toán quản trị tách biệt

- Cơ sở trang vật chất trang thiết bị vẫn còn thiếu chưa đáp ứng đủ cho công tác kếtoán Hiện nay hầu hết các công ty XKLĐ chưa được trang bị máy in chuyên dụng dùng

cho in hóa đơn chứng từ Vì thế mà vẫn phải viết thủ công để giao cho khách hàng.

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH

4.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN HIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN

LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC – BỘ LĐ & TBXH

4.1.1 Chiến lược phát triển thị trường XKLĐ đến năm 2020

Nước ta lại đứng trước rất nhiều những cơ hội phát triển nguồn lao động dồidào Từ những cơ hội đó mà Đảng và nhà nước đã đưa ra các chiến lược phát triểnXKLĐ năm 2020 như là:

- Xây dựng Việt Nam một thương hiệu về XKLĐ đó là tới năm 2020 , tỷ lệ laođộng đã qua đào tạo là 70%, trong đó lao động qua đào tạo nghề chiểm 55% Với mụctiêu đó thì đến năm 2020 cả nước sẽ có 540 trường cao đẳng và trung cấp dạy nghề,thêm vào đó có 670 trung tâm dạy nghề tuyến huyện Như vậy công suất dạy nghề đếnnăm 2020 tăng lên khoảng 2,5 triệu người một năm

- Xây dựng chiến lược là hỗ trợ đặc biệt những hộ gia đình người có công, hộnghèo, đồng bào dân tộc thiểu số; chủ động mở rộng, phát triển thị trường lao động

- Ưu tiên đưa lao động đến thị trường có thu nhập cao, ổn định chính trị, cónền văn hóa tương đồng với Việt Nam, có môi trường sống và lao động an toàn, cóluật pháp bảo vệ quyền lợi NLĐ nước ngoài

- Chiến lược năm sắp tới chúng ta vẫn là ổn định và tăng dần thị phần tại cácthị trường truyền thống như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Malaysia

- Tăng cường XKLĐ thuyền viên, ưu tiên đưa các thủy thủ đoàn lên làm việctại các tàu vận tải biển quốc tế

Dự báo số lượng lao động trong thời gian tới:

Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo của Ban quản lý lao động Việt Nam ở nước

ngoài và tài liệu của Bộ lao động và TBXH

4.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ LĐ và TBXH

4.2 CÁC YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC - BỘ LĐ & TBXH

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải đảm

bảo đúng các quy đinh về quản lý tài chính, tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kếtoán Việt Nam, phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế,

Thứ hai:Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế quản lý

hiện nay, cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

Thứ ba: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải tiến

hành đồng bộ ở tất cả các mặt, các yéu tố cấu thành của tổ chức hạch toán kế toán,nhằm đảm bảo sự thống nhất, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ở thờiđiểm hiện tại và tương lai

Thứ tư: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải đảm

bảo tính khả thi trên cơ sở nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp

4.2.2 Các nguyên tắc

Thứ nhất: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải đảm

bảo đúng các quy đinh về quản lý tài chính, tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kếtoán Việt Nam, phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế,

Thứ hai:Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế quản lý

hiện nay, cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

Thứ ba: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải tiến

hành đồng bộ ở tất cả các mặt, các yéu tố cấu thành của tổ chức hạch toán kế toán,

nhằm đảm bảo sự thống nhất, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ở thờiđiểm hiện tại và tương lai.

Thứ tư: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ phải đảm

bảo tính khả thi trên cơ sở nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp

4.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN

LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC – BỘ LĐ & TBXH

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:

Hoàn thiện bộ máy kế toán, hoàn thiện về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán,hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, hoản thiện về tổ chức vận dụng báo

cáo kế toán, Hoàn thiện về tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán và vận dụng các phần

mềm kế toán

4.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC – BỘ LĐ & TBXH

4.4.1 Đối với nhà nước và các cơ quan chức năng

4.4.1 Đối với nhà nước và các cơ quan chức năng

- Đối với Bộ LĐ và TBXH

- Đối với cục quản lý lao động ngoài nước

- Đối với các công ty XKLĐ

Luận văn đã trình bày lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán nói chung,làm sáng tỏ hơn về hệ thống tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ thuộcCục quản lý lao động ngoài nước - Bộ LĐ và TBXH

Nghiên cứu thực trạng tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐ NN, phântích những đặc điểm về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty, từ đó rút ra những nhậnxét, đánh giá nêu lên sự cần thiết phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện tổ chứchạch toán kế toán một cách có hiệu quả.

Luận văn cũng đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tạicác công ty XKLĐ như: Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, tập trung chú trọng côngtác nhân sự; hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, hoàn thiện về

tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Sự đóng góp của luận văn tuy nhỏ những cũng là tâm huyết của cá nhân em vớimong muốn là hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ Tuy nhiênluận văn vẫn còn những hạn chế nhất định như nhận thức của cá nhân còn hạn chếchưa bắt kịp những thay đổi nhanh chóng trong qua trình vận động và yêu cầu quản lýtài chính của các Công ty trong hiện tại và tương lai

Để luận văn sớm đạt được những kết quả mong đợi cần đầu tư thêm thời gian vàtập trung trí tuệ để nghiên cứu về lý thuyết và tổng kết trên thực tiễn Em rất mongđược các ý kiến đóng góp của các thầy, cô, ban bè và đồng nghiệp, những người quantâm đến đề tài để Luận văn được phong phú và hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều tổ chức công tác hạch toán kế toán tạiđơn vị mình Nhưng việc áp dụng tổ chức hạch toán kế toán này vẫn còn chưa thốngnhất còn nhiều bất cập và chưa thành một hệ thống hoàn chỉnh vì thế mà công táckiểm tra, kiểm soát hầu như là không thể quản lý hết được

Trong tất cả các khâu quản lý tại doanh nghiệp, có thể nói tổ chức hạch toán

kế toán là một trong những vấn đề mấu chốt của doanh nghiệp, nó không thể không

có và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để tạo nên một bộmáy quản lý hoàn chỉnh Bởi chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt cácthông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích của

kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế- xãhội, cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và quản lý Vì vậy, vai trò của kế toán là thunhận, xử lý, cung cấp thông tin về tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệpcho các đối tượng cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Đối với đối tượng bêntrong đó là những người ra quyết định quản lý, trong việc lập kế hoạch và giám sáthoạt động, còn các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như là các chủ sở hữu, cácnhà đầu tư, các nhà cho vay tín dụng, những người cung cấp tiền cho doanh nghiệphoặc có mối quan tâm khác đối với doanh nghiệp các nhà hoạch định chính sách,các cơ quan hữu quan như là cơ quan thuế, ngân hàng, chi cục thống kê, Chínhphủ từ đó giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm Nhưvậy, nhiệm vụ cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin tài chính cho những người

ra quyết định Vì vậy mà tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp đóng mộtvai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị Các công

ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN cũng không nằm ngoài điều đó Tổ chức hạchtoán kế toán tại các công ty XKLĐ hiện nay vẫn chưa đồng bộ, vẫn còn những tồntại nhất định, vì thế đã làm sai lệch bản chất của hoạt động kinh doanh mặc dù chế

độ kế toán đã ban hành nhưng việc thực hiện còn gặp phải một số những trở ngại vàquản lý chưa được chặt chẽ

Hiện nay, đa số các công ty XKLĐ chưa hình thành hệ thống kế toán quảntrị, mà chỉ dừng lại là các thông tin kế toán tài chính cung cấp là các số liệu phảnánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đã qua, cho nên số liệu có tính lịch sử,không đủ đáp ứng nhu cầu quản lý của nhà quản trị ở trong doanh nghiệp, nhất là

trong điều kiện kinh tế thị trường nước ta hiện nay Vì vậy, yêu cầu của kế toánquản trị đối với các công ty XKLĐ hiện nay là vấn đề cấp bách vì kế toán quản trịcung cấp các thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà quản trị các cấp ở doanhnghiệp Việc ra quyết định của họ có tác động đến sự thành công hay thất bại củadoanh nghiệp Như vậy, nếu thông tin không đầy đủ, các nhà quản trị sẽ gặp khókhăn trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp Nếu như thông tin không chínhxác, các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định sai lầm, ảnh hưởng đến quá trìnhsinh lợi của doanh nghiệp, nếu thông tin không đáp ứng kịp thời thì các vấn đề tồntại không giải quyết được và có thể mất cơ hội trong kinh doanh Từ đó, ảnh hưởngtrực tiếp đến các công ty XKLĐ và NLĐ khi đi làm việc tại nước ngoài Vì vậy,hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ ngày càng trở nên cấpthiết bởi kế toán cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình hoạt động xuất khẩuhiện nay Dựa trên những thông tin ấy, các nhà lãnh đạo, các ban ngành như Cụcquản lý LĐNN, Bộ LĐ và TBXH sẽ có được những phân tích chuẩn xác về các thịtrường mà các doanh nghiệp hiện nay đang đưa NLĐ đi làm việc có thời hạn tạinước ngoài Trên cơ sở để khai thác các thị trường mới, tiềm năng mới để tránhđược những rủi ro khách quan, chủ quan đến cho doanh nghiệp và NLĐ Việc hạchtoán kế toán phải tuân theo các quy định hiện hành của chế độ kế toán Để chế độtài chính kế toán đến được với doanh nghiệp cần có một quá trình thích ứng nhấtđịnh Nhà nước sẽ dựa vào tình hình thực hiện chế độ ở các doanh nghiệp, tìm ranhững vướng mắc để có thể sửa đổi kịp thời Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức hạchtoán kế toán sẽ mang lại thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc áp dụngmột cơ chế quản lý khoa học và hiệu quả, đồng thời là một bước tiến quan trọngtrong công tác quản lỹ vĩ mô của nhà nước

Với vai trò hiện nay, các công ty XKLĐ đang đóng một phần rất lớn về việcthu ngoại tệ về cho quốc gia và đóng góp tỷ trọng lớn để giải quyết nhu cầu việclàm Nó không những mang ý nghĩa về kinh tế mà còn mang ý nghĩa về xã hội.Trong những năm qua, các công ty đã nỗ lực rất lớn từng bước hoàn thiện tổ chứchạch toán kế toán tại các doanh nghiệp của mình để tránh những trường hợp màNLĐ phải mất những khoản tiền qua các đối tượng trung gian, cố gắng đàm phánvới đối tác nước ngoài để có được những khoản môi giới thấp nhất đưa ra nhữngcách quản lý tiền để đảm bảo NLĐ không mất nhiều chi phí trước khi xuất cảnh

Nhận thức được tầm quan trọng đó, từ những hiểu biết của bản thân về cáccông ty XKLĐ hiện nay và thấu hiểu được cuộc sống của người dân muốn thoát

khỏi cái nghèo, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ lao động thương binh xã hội ” làm đề

tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ

QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Tổ chức hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong việc nối liền giữa lýthuyết hạch toán kế toán với thực tế thực hành công việc kế toán Nói đến tổ chức

kế là nói đến tổ chức các phương pháp kế toán và tổ chức nhân sự kế toán theotừng phần hành kế toán cụ thể

Trong các nghiên cứu trước đây về tổ chức hạch toán kế toán, các tác giảchủ yếu đề cập đến nguyên lý và nguyên tắc chung về tổ chức hạch toán kế toán vàmột số luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ nghiên cứu liên quan đến đề tài tổ chứchạch toán kế toán như là:

Luận văn của thạc sĩ Đinh Thị Mỹ Hạnh với đề tài: "Hoàn thiện tổ chứchạch toán kế toán trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnhPhú Yên" luận văn này mục đích là làm rõ vấn đề về thực trạng và đưa ra một sốgiải pháp về hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty có quy mô nhỏ vàvừa trong phạm vi tỉnh Phú Yên

Luận văn của thạc sĩ Trương Thị Ngọc Anh với đề tài: "Hoàn thiện tổ chứchạch toán kế toán trong một số doanh nghiệp của tập đoàn than khoáng sản ViệtNam - Vinacomin"

Luận văn của thạc sĩ Ngô Hà Tấn với đề tài "Hoàn thiện tổ chức hạch toán

kế toán phục vụ phân cấp quản lý ở các đơn vị kinh doanh du lịch" luận văn trên cơ

sở hệ thống hóa và phát triển các vấn đề lý luận và nghiên cứu thực trạng tổ chứchạch toán kế toán trong các đơn vị kinh doanh du lịch Luận văn đề ra các nguyêntắc, phương hướng và giải pháp tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị kinhdoanh du lịch với việc tăng cường quản lý tài chính ngành du lịch Việt Nam cũngnhư điều kiện thực hiện các giải pháp đó

Luận văn của thạc sĩ Nguyễn Thị Linh với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức hạchtoán kế toán trong các Công ty Chứng khoán Việt Nam" với vai trò công ty chứngkhoán là một định chế tài chính trung gian tham gia hầu hết vào quá trình luânchuyển chứng khoán từ khâu phát hành trên thị trường sơ cấp đến khâu giao dịchmua bán trên thị trường thứ cấp Với loại hình kinh doanh mới ở Việt Nam, tổ chức

kế toán tài chính trong các công ty Chứng khoán có đặc điểm vừa học, vừa làm và

vừa điều chỉnh Vì vậy, mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống lại cơ sở lý luận

về tổ chức hạch toán kế toán trong các công ty Chứng khoán, đánh giá thực trạng tổchức hạch toán kế toán trong các công ty chứng khoán hiện nay và đưa ra một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện

Luận văn của thạc sĩ Nguyễn Thị Lan với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức hạchtoán kế toán hoạt động sự nghiệp nghiên cứu khoa học công nghệ Việt Nam - khảosát thực tế tại viện khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia"

Hay luận văn của thạc sĩ Nguyễn Thị Hoa "Hoàn thiện tổ chức công táchạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ tài chính" mục tiêucủa đề tài này là tại các đơn vị sự nghiệp hiện nay việc thu chi các khoản thườngdiễn ra vô tội vạ do không có chuẩn mực cơ chế nào để hướng dẫn, theo dõi, giámsát Trong khi đó thì ngân sách nhà nước hàng năm vẫn bỏ ra hàng ngàn tỷ đồngcho việc nuôi dưỡng và phát triển các đơn vị sự nghiệp có thu này Thực tế chothấy nhà nước đang phải đầu tư cả kinh phí, phương tiện và trả lương cho nhiềungười trong đó có không ít những đơn vị sự nghiệp có thu để đi làm kinh doanhmột cách đơn thuần Sự mập mờ giữa kinh doanh và sự nghiệp trong các đơn vị sựnghiệp có thu để đi làm kinh tế phục vụ kinh doanh một cách đơn thuần Sự mập

mờ giữa kinh doanh và sự nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp có thu nên hầu hếtnhững hàng hóa dịch vụ do họ cung cấp đều không thuộc đối tượng chịu thuế donhà nước quy định Nhà nước chưa phân biệt rạch ròi các đơn vị sự nghiệp có thu

để từ đó xây dựng cơ chế phù hợp cho nó phát triển Với cơ chế quản lý tài chínhnói chung và cơ chế tổ chức hạch toán kế toán nói riêng tại các đơn vị sự nghiệp cóthu hiện nay càng làm cho sự mập mờ, sự quản lý của nhà nước đối với các đơn vịnày trở nên khó khăn hơn Để quản lý nguồn ngân sách nhà nước mà vẫn tạo điềukiện cho các đơn vị sự nghiệp có thu phát triển, nhà nước cần sớm thay đổi quanđiểm quản lý tài chính trên mà trước hết là đổi mới cơ chế hạch toán kế toán tại cácđơn vị này cho phù hợp

Trong các luận văn nêu trên đều đề cập đến hoàn thiện tổ chức hạch toán kếtoán trong các doanh nghiệp sản xuất, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đơnthuần và trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu nhưng chưa có một luận vănhay một công trình nào nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện cả về mặt lýluận và thực tiễn về hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty XKLĐthuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ LĐ và TBXH Đây là một vấn đề khá mới mẻ vàchưa có một nghiên cứu khoa học nào công bố trùng với tên và nội dung của đề tàiluận án lựa chọn

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Luận văn làm sáng tỏ các vần đề về lý luận và thực tiễn về tổ chứchạch toán kế toán tại các đơn vị kế toán, cụ thể là trong các doanh nghiệp

- Mục đích nghiên cứu cụ thể là thực trạng tổ chức hạch toán kế toántại Các công ty XKLĐ hiện nay thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ LĐ và TBXH chỉ ranhững tồn tại, hạn chế, nguyên nhân để từ đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghịnhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công ty XKLĐ thuộc Cục quản

lý LĐNN - Bộ LĐ và TBXH

1.4 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

- Cơ sở lý luận nào để tổ chức hạch toán kế toán trong trong các doanhnghiệp?

- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty XKLĐ thuộc Cụcquản lý LĐNN - Bộ lao động TB và XH có đáp ứng yêu cầu quản lý không ? Tồntại cần khắc phục là gì?

- Điều kiện và các giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại cáccông ty XKLĐ - Cục quản lý LĐNN là gì?

1.5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty thuộc Cụcquản lý LĐNN- Bộ LĐ TB và XH

1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn sử dụng một số các phương pháp chủ yếu sau: Phương pháp duyvật biện chứng, phương pháp hệ thống để nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổchức hạch toán kế toán

Ngoài ra luận văn còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như làquan sát, phỏng vấn trực tiếp kết hợp với các phương pháp thống kê, tổng hợp, sosánh để phân tích các vấn đề thực tiễn, từ đó đưa ra phương hướng và các giải phápphù hợp để giải quyết các vấn đề

Các phân tích của luận văn đưa ra dựa trên cơ sở nghiên cứu lý luận tổng hợpcác tài liệu tham khảo trong nước

1.7 Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

 Về mặt lý luận:

Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức hạch toán kế toántrong các doanh nghiệp đồng thời cũng đã bổ sung và làm phong phú hơn về cơ sở

lý luận về tổ chức hạch toán kế toán, đánh giá được vai trò của tổ chức hạch toán

kế toán trong việc quản lý

 Về mặt thực tiễn:

Luận văn đã nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trongcác công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ lao động thương binh và xã hội.Đánh giá được một cách toàn diện về tình hình tổ chức hạch toán kế toán trong cáccông ty XKLĐ chỉ ra những kết quả đã đạt được và chưa đạt được, đồng thời nêu

rõ các tồn tại và hạn chế cùng các nguyên nhân của nó

Ngoài ra, luận văn còn đề xuất các giải pháp khả thi cho việc hoàn thiện tổchức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vậndụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán, tổ chức vậndụng báo cáo kế toán tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ laođộng thương binh và xã hội Ngoài ra, luận văn còn đưa ra các điều kiện thực hiệngiải pháp đề xuất kết hợp với các kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước,doanh nghiệp xuất khẩu lao động, người lao động nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệuquả tổ chức hạch toán kế toán

Luận văn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho các công ty XKLĐnhất là những người làm công tác XKLĐ, các nhà nghiên cứu và độc giả quan tâm

1.8 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán tại các doanhnghiệp

Chương 3: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các công ty XKLĐthuộc Cục quản lý LĐNN – Bộ LĐ TB & XH

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Các công tyXKLĐ thuộc Cục quản lý LĐNN - Bộ LĐ TB & XH

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

2.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP [7]

2.1.1 Khái niệm chung về tổ chức hạch toán kế toán

Để đi đến bản chất của tổ chức hạch toán kế toán thì tác giả trước hết nghiêncứu tìm hiểu về hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các mặt hoạtđộng kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, các cơ quan và tổ chức sự nghiệp

Hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có

hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi mặt kinh tế Thực chất hạch toán kếtoán nghiên cứu vốn kinh doanh và quá trình vận động của vốn trong các tổ chức,các đơn vị Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cảtrước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh

Để hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách liên tục thì kế toán phải

sử dụng cả ba loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu Điều đóđược thể hiện bởi mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép theo giá trị vàbiểu hiện bằng tiền Từ đó, mà hạch toán kế toán cung cấp được các chỉ tiêu tổnghợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính Đểphản ánh được đối tượng của mình thì hạch toán kế toán sử dụng hệ thống cácphương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổnghợp cân đối kế toán Trong đó phương pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạchtoán đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Vậy bản chất của hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấpthông tin về tình hình vốn, sự vận động của vốn trong các đơn vị, các tổ chức bằng

hệ thống phương pháp khoa học của kế toán

Xét từ bản chất của hạch toán kế toán mà có các quan điểm khác nhau về tổchức hạch toán kế toán như là:

Quan điểm thứ nhất: Tổ chức hạch toán kế toán là việc tạo lập mối liên hệ

bản chất giữa đối tượng hạch toán và các phương pháp kế toán thông qua nhân tố

con người cung cấp thông tin cho quản lý, đảm bảo điều kiện để thực hiện các chứcnăng, nhiệm vụ và phát huy tốt vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý

Quan điểm thứ hai: Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức khối lượng công

tác kế toán và bộ máy kế toán cho doanh nghiệp Tổ chức hạch toán kế toán cũngchính là tổ chức vận dụng chế độ kế toán chung cho từng đơn vị cơ sở theo nguyêntắc tổ chức nhất định

Quan điểm thứ ba: Xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của hạch toán kế toán

là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của doanhnghiệp, quan điểm này cho rằng: Tổ chức hạch toán kế toán phải giải quyết cả haiphương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán,các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của kế toán và tổchức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ kế toán để thực hiện tốt công tác kếtoán

Từ những quan điểm nêu trên đều thể hiện được những nội dung, phươngdiện cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp nhưng chưa đầy đủ.Tổng hợp các quan điểm nêu trên có thể khái quát lại là tổ chức hạch toán kế toán làviệc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, áp dụng các phươngpháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tinkinh tế tài chính phù hợp với yêu cầu đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp đápứng yêu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh

2.1.2 Vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý tài chính

Với chức năng thông tin, kiểm tra tình hình về kết quả hoạt động của doanhnghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức hạch toán

kế toán là một bộ phận quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm Tổ chức hạchtoán kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp,

mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũngnhư các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kếtoán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình

Tổ chức hạch toán kế toán có vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệpthể hiện trên các mặt đó là:

Tổ chức hạch toán kế toán là cầu nối giữa lý thuyết hạch toán kế toán và thựctiễn hạch toán kế toán, là cơ sở để ban hành pháp luật về kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được khối lượng côngtác kế toán hợp lý trong điều kiện có hạn về nhân sự kế toán, về kỹ thuật và trình độthao tác nghiệp vụ.

Tổ chức hạch toán kế toán đảm bảo cung cấp được hệ thống thông tin đủ, kịpthời cho yêu cầu quản lý trong nội bộ cũng như bên ngoài doanh nghiệp Đối vớinội bộ doanh nghiệp đó là các nhà quản lý thì căn cứ vào thông tin kế toán, các nhàquản lý định ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, các dự

án đặt ra Còn đối với khách thể bên ngoài là các nhà đầu tư thì dựa vào thông tin kếtoán các nhà đầu tư nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ

đó đưa ra các quyết định nên đầu tư hay không và biết được doanh nghiệp đã sửdụng nguồn vốn đầu tư đó như thế nào

2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơchế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, cònphải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuậtứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằmđạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Để thực hiện được hết vai trò của mình thì nhiệm vụ của tổ chức hạch toán

kế toán được chia ra ở tầm vĩ mô và ở cụ thể trong các doanh nghiệp như sau:

Thứ nhất ở tầm vĩ mô thì tổ chức hạch toán cung cấp thông tin cho việc xây

dựng ban hành các chế độ văn bản pháp lý về kế toán

Thứ hai ở các doanh nghiệp thì nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán là tổ

chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng các chế độ kế toán phù hợp với điều kiện

cụ thể của doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán là việc thực hiện phân công lao động kế toán hợp lý

để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích có chất lượng, đáp ứng yêu cầuquản lý đối tượng hạch toán kế toán

Tổ chức vận dụng các chế độ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanhnghiệp đó là nghiên cứu những nguyên tắc, điều kiện tiền đề kỹ thuật tổ chức vậndụng chế độ chung cho các doanh nghiệp Lựa chọn những hình thức tổ chức hạchtoán kế toán phù hợp thiết kế một cách khoa học, hợp lý khối lượng công tác kế toán

trên hệ thống chứng từ, sổ kế toán, tài khoản kế toán theo đúng quy trình hạch toán kếtoán Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và mô hình tổ chức bộ máyquản lý.

2.2 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP[7]

Trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp đều đứngtrước những cơ hội và thách thức Vì thế mà việc tổ chức hạch toán kế toán tốt sẽnâng cao được hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp Để có được điều đó các doanhnghiệp phải tuân thủ theo 4 nguyên tắc cơ bản sau đây:

Thứ nhất là nguyên tắc thống nhất

Việc tổ chức hạch toán kế toán cần đảm bảo tính thống nhất trên các mặt đó

là thống nhất giữa kế toán và quản lý, giữa đơn vị kế toán và đơn vị quản lý, thốngnhất giữa mô hình tổ chức hạch toán kế toán, mô hình tổ chức kinh doanh và môhình tổ chức quản lý, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý Thốngnhất trong hệ thống kế toán, giữa chế độ chung và việc vận dụng chế độ vào thựctiến công tác kế toán, thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức, bộ máy

kế toán, về đơn vị đo lường trong kế toán để đảm bảo sự so sánh

Thứ hai là nguyên tắc phù hợp

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm khác nhau như là lĩnh vực kinhdoanh, quy mô, cách thức quản lý Vì vậy, việc tổ chức hạch toán kế toán trong cácdoanh nghiệp, trong từng ngành phải phù hợp với điều kiện thực tế, phải đảm bảotính thiết thực và khả thi Việc xây dựng và xác lập các mô hình tổ chức hạch toán

kế toán cho từng đơn vị hạch toán phải thể hiện được tính đặc thù riêng có củadoanh nghiệp về các mặt như loại hình hoạt động, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạtđộng, trình độ khả năng của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán và các phương tiện vậtchất trang thiết bị hiện có của đơn vị phục vụ cho quản lý và kế toán

Cụ thể như là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn nhiều nghiệp vụ kinh

tế phát sinh thì tổ chức hạch toán kế toán phải chia ra nhiều các phân hành côngviệc khác nhau, phân công phân quyền một cách hợp lý, mỗi người đảm nhận mộtcông việc nhất định và chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc mình đã được giao

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì tổ chức hạch toán kế toán một cáchđơn giản, gọn nhẹ, các nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm thêm các phần hànhkhác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo thông tin một cách kịp thời và chính xác.

Đối với lĩnh vực hoạt động thì việc tổ chức hạch toán phải phù hợp với đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh Như đối với lĩnh vực sản xuất, xây dựng thì tổchức hạch toán kế toán phải quy mô, phức tạp hơn so với các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ

Đối trình độ quản lý thì tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với trình độkhả năng của cán bộ quản lý Tổ chức hạch toán kế toán vượt quá trình độ cán bộquản lý thì việc quản lý mất hiệu quả Nhưng ngược lại tổ chức hạch toán kế toánkhông đáp ứng được trình độ quản lý thì thông tin kế toán thiếu tính tin cậy vàkhông đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản trị trong việc ra quyết định

Thứ tư là nguyên tắc hiệu quả

Trong các doanh nghiệp hiện nay hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toánđược đo bằng hiệu suất của công tác kế toán thể hiện trên hai mặt đó là mặt quản lý

và mặt nghiệp vụ kế toán

Đối với mặt quản lý thì giúp cho nhà quản lý có được các thông tin có íchnhiều nhất, nhanh nhất để ra các quyết định hữu hiệu để mang lại hiệu quả cho hoạtđộng kinh doanh

Đối với mặt nghiệp vụ kế toán: Hiệu quả thể hiện trên hai mặt đó là tiết kiệmchi phí cho công việc và tiết kiệm sức lao động cho công việc của kế toán

2.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP[2] [4] [7]

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toántại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán

xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thunhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về cáchoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩaquan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự nhưthế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tácđộng tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổchức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chứcsản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nội dung của

tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạchcông tác và vai trò của kế toán trưởng Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sảnxuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hìnhthức sau:

 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung (Sơ đồ 1.1)

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộcông tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toándoanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trícác nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhậnkiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản

lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyểnchứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành côngtác kế toán

Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật

tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cungcấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

Sơ đồ1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

Nguồn:[ 6,tr.261]

 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán (Sơ đồ 1.2)

Hình thức tồ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toánkhông những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành

ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanhnghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảmnhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và

kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toántrong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo các bộphận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lậpbáo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tracông tác kế toán của các bộ phận

Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp cóquy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh

Kế toán trưởng

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán thanh toán

Kế toán chi phí giá thành

Kế toán tổng hợp

Nhân viên thống kê ở các đơn vị trực thuộc

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Nguồn:[6 ,tr263]

 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức kế toán này còn gọi là tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: Hình thức tổchức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợphai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trungtâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác.Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanhnghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp cáctài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toànđơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các

bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnhcác nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toántrung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểmtra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trungtâm

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị cóqui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thựchiện công tác quản lý theo sự phân công đó

Ban tàichính,thống kế

Bộ phậnkiểm tra

Kế toánvăn phòngdoanhnghiệp

Kế toánvăn phòngdoanhnghiệp

Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán

Nguồn:[ 6,tr266]

Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán củadoanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sựlãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phảiphù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanhnghiệp

Nội dung hạch toán tại một doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thểphải được phân công cho nhiều người thực hiện Mổi người thực hiện một số phầnhành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng Các phần hành kếtoán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có

sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp

Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau:

• Phần hành kế toán lao động - tiền lương

Kế toán trưởng

Kế toánvăn phòng

doanhnghiệp

Kế toántổng hợp

Ban tàichính,thống kế

Bộ phậnkiểm tra

Kế toánvăn phòngdoanhnghiệp

Kế toánvăn phòngdoanhnghiệpTrưởng kế toán đơn vị trực thuộckhông tổ chức kế toán riêng

• Phần hành kế toán vật liệu - tài sản cố định

• Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

• Phần hành kế toán thanh toán

• Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo

kế toán)

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thựchiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm trađược tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng đểtăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định Kế toántrưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanhnghiệp Xuất phát từ vai trò kế toán trong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vịtrí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Kế toán trưởng không chỉ làngười tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp,trước hết là các hoạt động tài chính Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính làlàm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năngvốn có của kế toán

Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị tính toán:

Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý

số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức Hiện nayviệc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin

và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suấtlao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộmáy, nâng cao hiệu quả hoạt động

Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặtchuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp vớiviệc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt

và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy,thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệpnhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan…

2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ:

Tổ chức chứng từ kế toán là sự vận dụng phương pháp chứng từ kế toántrong thực tiễn công tác kế toán nhằm hình thành hệ thống thông tin ban đầu chodoanh nghiệp hay thực chất của tổ chức chứng từ kế toán là sự vận dụng chế độ

chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành vào đặc thù riêng của mỗi đơn vị kế toán

Về mặt kinh tế: Chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán, tổ chức tốt chứng từ kếtoán sẽ có chứng từ hợp lệ làm căn cứ ghi sổ, tổng hợp, phân loại thông tin theo yêucầu quản trị trong ngoài doanh nghiệp

Về mặt pháp lý: Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý củachứng từ kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, là căn cứ để xác minhnghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để kiểm tra kế toán, là cơ sở để giải quyết các tranhchấp về kinh tế

 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo một số các nguyên tắc sau:Một là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổchức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp

Hai là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản vàcác thông tin về tình hình biến động của tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý

và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan

Ba là tổ chức kế toán phải căn cứ vào nội dung đặc điểm luân chuyển chứng

từ cho từng loại hợp lý

Bốn là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do nhà nước banhành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ đảm bảocho chứng từ là căn cứ để ghi sổ và thông tin kinh tế

Hiện nay, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định 5 loạichứng từ kế toán sau:

Loại 1:Chứng từ lao động tiền lương

Loại 2: Chứng từ hàng tồn kho

Loại 3: Chứng từ bán hàng

Loại 4: Chứng từ tiền tệ

Loại 5: Chứng từ tài sản cố định

Ngoài những chứng từ nói trên còn có các chứng từ ban hành theo các vănbản pháp luật khác như: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, danh sách ngườinghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thôngthường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không cóhóa đơn.

Để phục vụ cho cho công tác kế toán, thường sử dụng nhiều loại chứng từkhác nhau để tiện cho việc quản lý và sử dụng, chứng từ có thể phân chia thànhchứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn

Chứng từ bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp phân hoặc

có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi (Mẫu biểu do Nhànước qui định)

Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toánquy định trong chế độ kế toán và trong quá trình thực hiện không được sửa đổi biểumẫu thuộc loại chứng từ bắt buộc Các biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc baogồm: Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàngthông thường, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Chứng từ hướng dẫn: là loại chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộdoanh nghiệp (Mẫu biểu được thay đỗi thiết kế phù hợp với đơn vị)

 Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp

Bước 1: Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ

Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ là việc xác định các loại chứng từcần sử dụng và số lượng chứng từ mỗi loại cho đơn vị

Khi lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ cần phải đảm bảo các yêu cầusau đây:

Thứ nhất là chứng từ sử dụng phải có đầy đủ các yếu tố cần thiết để phản ánhcác nghiệp vụ và một số yếu tố bổ sung của một số hoạt động đặc thù

Thứ hai là chứng từ sử dụng phải thể hiện được các thông tin cần thiết choquản lý và ghi sổ kế toán sau này

Thứ ba là chứng từ kế toán phải dựa trên cơ sở biểu mẫu quy định do nhànước ban hành, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nước thìkhông được coi là hợp lệ Tuy nhiên để đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhànước, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ chứng từ thì phải được sựcho phép của nhà nước, các cấp có thẩm quyền đồng ý sử dụng

Thứ tư là việc lựa chọn chứng từ phải phù hợp và yêu cầu ghi chép bằng tayhoặc bằng máy.

Cách chọn số lượng và chủng loại chứng từ: Chọn theo bộ chứng từ

Các loại chứng từ như sau:

Nội dung chủ yếu của tổ chức quá trình lập chứng từ bao gồm:

Thứ nhất là lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tếphát sinh

Thứ hai là lựa chọn các phương tiện kỹ thuật thích hợp để lập chứng từThứ ba là xác định số lượng người có trách nhiệm để lập chứng từ kịp thời

và chính xác

Thứ tư là xác định trình tự lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ

Ngoài những nội dung của tổ chức quá trình lập chứng từ thì việc lập chứng

từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất là phải sử dụng đúng loại chứng từ và ghi đầy đủ các yếu tố cầnthiết trên chứng từ

Thứ hai là chứng từ phải được lập đủ số liên theo quy định và ghi bằng cácphương tiện vật chất tốt đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian quy định cho mỗi loạichứng từ

Thứ ba là không được phép tẩy xóa chứng từ khi có sai sót Nếu có sai sótphải hủy và lập chứng từ khác nhưng phải đảm bảo thứ tự liên tục của chứng từ

Thứ tư là các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nộidung quy định cho chứng từ kế toán

Thứ năm là khi ghi số tiền bằng chữ trên chứng từ, chữ cái đầu phải viết hoa

Bước 3: Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

Quá trình kiểm tra chứng từ phải xem xét các nội dung sau:

Một là kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ vàviệc tuân thủ các quy định của nhà nước ban hành đặc biệt chú ý các yếu tố nộidung kinh tế của nghiệp vụ, chữ ký của người có liên quan, con dấu, con số, số liệutính toán bằng số, bằng chữ Nếu là chứng từ tổng hợp phải kiểm tra chứng từ gốc

đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người liên quan chứng từ kếtoán.

Hai là kiểm tra nội dung kinh tế của nghiệp vụ có đúng sự thật hợp pháp haykhông, cần đối chiếu với chế độ, thể lệ, luật pháp hiện hành

Ba là kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, cần đối chiếu với chế

độ kế toán hiện hành để phát hiện sai sót

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các chínhsách, chế độ, các quy định về quản lý tài chính, kinh tế của Nhà nước phải từ chốithực hiện (không xuất quỹ, xuất kho, thanh toán ) đồng thời báo ngay cho giámđốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Đối với chứng từ

kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịutrách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điềuchỉnh đủ mới làm căn cứ ghi sổ

Bước 4: Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán

Một là khi sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán phải phân loại chứng từ theotừng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh chiphí, theo đối tượng chịu chi phí

Hai là phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng nội dung kinh tếcủa tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ

Ba là trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ kếtoán về nội dung kinh tế, về số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai nhằm tăng cường tínhchính xác khách quan của tài liệu kế toán

Bốn là việc ghi sổ có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy

Bước 5: Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán

Trong năm tài chính, các chứng từ kế toán do người có trách nhiệm ghi sổsắp xếp chứng từ theo trình tự thời gian và người có đủ trách nhiệm bảo quản chứng

từ đủ Nếu có sự thay đổi nhân sự thì phải có biên bản bàn giao chứng từ

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, các chứng từ, sổ sách báo cáo quyếttoán trong năm được chuyển vào lưu trữ

Khi chứng từ kế toán đem lưu trưc được sử dụng lại phải có sự đồng ý của kếtoán trưởng Nếu đem tài liệu ra ngoài phải được kế toán trưởng đồng ý, thủ trưởng

ký giấy cho phép

 Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ

Tổ chức luân chuyển chứng từ là thiết lập đường đi cho mỗi chứng từ từ

khâu lập, thu nhận, kiểm tra, xử lý, hoàn chỉnh, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từnhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế một cách khoa học, nhanhchóng và bảo quản chặt chẽ.

Việc lập chứng từ có thể khái quát theo trình tự sau đây:

Sơ đồ 1.4 Luân chuyển chứng từ

Nguồn: Tác giả

2.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một phương pháp phân loại để phản ánh tình hình biếnđộng của các đối tượng kế toán Nhờ phương pháp tài khoản kế toán mà kế toán cóthể thực hiện được việc ghi chép thường xuyên liên tục tình hình về các đối tượng

kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng cho mỗi đơn vịmột hệ thống tài khoản phù hợp, đủ để phản ánh các đối tượng của hạch toán vàquản lý các đối tượng một cách đầy đủ

Ý nghĩa của việc tổ chức hệ thống tài khoản đó là mỗi đơn vị có đặc thùriêng về đối tượng hạch toán kế toán vì vậy cần phải vận dụng chế độ tài khoản kếtoán theo đặc thù riêng của đơn vị Hệ thống tài khoản là cơ sở của hệ thống sổ sách

vì vậy nếu tổ chức hợp lý tài khoản sẽ hệ thống hóa được số lượng sổ cần ghi, tiếtkiệm lao động kế toán và tăng hiệu quả quản lý bằng ghi sổ kế toán

Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

Thứ nhất là xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán gồm tài khoản tổnghợp, tài khoản chi tiết, tài khoản điều chỉnh để phản ánh đầy đủ các đối tượng củahạch toán kế toán ở các góc độ và các phương diện khác nhau

Lựa chọn chủng

loại và số lượng

chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Lập chứng từ

Bảo quản và lưutrữ chứng từ

Ghi sổ chứng từ