Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tại công ty cồ phần quốc tế PHONG PHÚ

Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tại công ty cồ phần quốc tế PHONG PHÚ

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP

TP.HCM, ngày tháng năm

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

LỜI CẢM ƠN

Qua 2 tháng được thực tập tại bộ phận quản lý đơn hàng của công ty cổ phần quốc

tế Phong Phú, em đã được tìm hiểu về công việc của một nhân viên quản lý đơn hàng tại

công ty từ việc phát triển mẫu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho đến khi sản phẩm được đưa vào sản xuất cần phải trải qua nhiều công đoạn Việc được thực tập tại đây giúp em biết về công tác quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp mà chưa có điều kiện được học tại trường để hoàn thành báo cáo thực tập và đồ án tốt nghiệp qua sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong nhóm quản lý đơn hàng PPJ1-3 tại công ty

Em cũng cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp cho em trong quá trình thực tập

Em kính chúc toàn bộ cán bộ,công nhân viên Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phúsức khỏe và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong lao động,đưa công ty ngày càng phát triển

Xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1 Quản lý và quản lý đơn hàng

1.1 Quản lý 6

1.2 Quản lý đơn hàng 6

2 Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 2.1 Các phương pháp QLĐH 6

2.2 Các hình thức QLĐH 6

2.3 Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 7

3 Giới thiệu khái quát về Công ty 3.1 Lịch sử hình thành và phát triển 8

3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban 10

3.2 Cơ cấu tổ chức 12

3.4 Sản phẩm chủ lực 13

3.5 Thế mạnh của công ty 15

4 Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 15

PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ 1 Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế Phong Phú 1.1 Trưởng nhóm 17

1.2 Nhân viên 17

2 Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng

2.1 Quy trình làm việc 2.1.1 Phát triển mẫu, tính giá sản phẩm: - Nhận rập, sản phẩm mẫu, tài liệu kĩ thuật khách hàng 18

- Tiến hành may mẫu 20

- Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng 25

2.1.2 Nguyên phụ liệu - Xác nhận thời gian giao nguyên phụ liệu không bị gián đoạn khi sản xuất 27

- Xác nhận yêu cầu nguyên phụ liệu trên sản phầm 28

- Thử nghiệm và duyệt nguyên phụ liệu theo yêu cầu của khách hàng 29

2.1.3 Sản xuất - Triển khai sản xuất 30

- Quản lý quy trình sản xuất 30

2.2 Các phát sinh và hướng giải quyết 31

3 Hình thức thanh toán và chuyển phát quốc tế 32

3.1 Các phương thức thanh toán quốc tế 32

3.2 Các dịch vụ chuyển phát quốc tế 32

4 Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 32

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 33

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1 Quản lý và quản lý đơn hàng:

1.1 Quản lý: là nghệ thuật ra quyết định dựa trên các thông tin có thể có dùng những

nguồn lực của tổ chức để đạt hiệu quả

1.2 Quản lý đơn hàng ngành may: là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình

làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận

2 Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng

2.1 Các phương pháp quản lý đơn hàng

Có 2 phương pháp quản lý đơn hàng thường được sử dụng:

Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới

Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên

2.2 Các hình thức quản lý đơn hàng

a Hình thức quản lý trực tiếp:

Theo hình thức này, bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ Mỗinhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhấtđịnh.Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàngnào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trongnhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trongnhóm không thể giải quyết được

b Hình thức quản lý theo chức năng:

Là cách thức chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo từng bộ phận gồm:

- Bộ phận phát triển mẫu: phát triển các loại sản phẩm may đến khi được khách hàng chấpnhận

- Bộ phận thu mua: tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước, thựchiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng Theo dõi tiến độ giaohàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy…

- Bộ phận kế hoạch:lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suốthằng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu vàcân đối nguyên phụ liệu Chuẩn bị bản màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất

c Hình thức quản lý theo sản phẩm:

Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên tráchtừ khâu phát triển, thu mua, kế hoạchsản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, qui trình côngnghệ gần giống nhau Theo hình thức này thì bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theonhóm sản phẩm mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm

d Hình thức quản lý theo địa lý:

Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý đểquản lý Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý khácnhau thì yêu cầu về sản phẩm cũng khác nhau, vì vậy mà quản lý đơn hàng theo khu vực

sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng đưa ra

2.3 Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng

a Yêu cầu về trình độ chuyên môn:

- Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp

- Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may

- Kiến thức về chất lượng sản phẩm may

- Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp

- Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may

b Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ:

Cần thông thao ở cả 4 kỹ năng nghe-nói-đọc-viết ở một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay: tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn

c Yêu cầu về trình độ tin học:

Cần trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng như: Excel, Word, Outlook, Paint, Corel Draw Ngoài ra cần biết cách sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy chụp hình

d Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc:

-Phẩm chất cá nhân

+Khả năng quyết đoán, nhất quán

+Tinh thần trách nhiệm (nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe)

+Kỹ năng quản lý thời gian

3 Giới thiệu khái quát về công ty

3.1 Tên công ty – địa chỉ - ngày thành lập – sản phẩm chủ lực của công ty

- Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ

- Tên tiếng Anh: Phong Phu Joint Stock Company (PPJ)

Sau khoảng thời gian tổ chức lại hệ thống may mặc cũng như khởi động hàng loạtcác dự án may mặc để nâng cao năng suất đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của kháchhàng Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì

và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạtđộng như:

a Chi nhánh Tp HCM

b Nhà máy May Xuất Khẩu Phong Phú Long An

c Nhà máy May XK Phong Phú Nha Trang

d Nhà máy May XK Phong Phú Đà Nẵng

e Nhà Máy Thời Trang Phong Phú

f Nhà máy May Thời Trang Phong Phú - Thủ Đức

g Nhà may May Jean Xuất Khẩu (Khu A – Khu B)

Song song đó trong năm 2012 lần lượt cho ra đời các Nhà máy:

a Nhà máy May Thun Xuất Khẩu Phong Phú Sài Gòn

b Nhà máy Phong Phú - Phú Yên

c Điểm nghiên cứu ứng dụng và phát triển thời trang Phong Phú v.v

Nhìn lại khoảng thời gian một năm làm việc, đứng trước tình thế muôn vàn khókhăn của kinh tế thế giới và trong nước Tập thể Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú

với phương châm: “Hiệp lực cùng phát triển” trên dưới một lòng đoàn kết để gặt hái

thêm được nhiều thành công tốt đẹp

Cùng với sự chuyển mình của các ngành công nghiệp nói chung và ngành may mặcnói riêng, công ty đã dần thay đổi công nghệ sản xuất số liệu sang công nghệ sản xuấtLean tinh gọn, nâng cao năng suất lao động và từ đó thu nhập cho cán bộ - công nhânviên dần được cải thiện

Với những kết quả đó, Công ty đã làm hài lòng các khách hàng khó tính trong vàngoài nước Uy tín được nâng cao, có nhiều Lãnh đạo và các vị khách quý ghé thăm,tham quan và làm việc

Ngoài ra, Công ty cũng đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùng

trong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước "Người Việt Nam dùng hàng

Việt Nam” Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty Cổ phần Thời Trang Quốc Tế Phong

Phú để đẩy mạnh thị trường nội địa Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của PHONGPHÚ như: POP, Enriche, Town Streets, Jolie Maison…đã xuất hiện ở hầu hết ở các vùngmiền trong cả nước và được người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phùhợp, chất lượng vượt trội Từ những kết quả đạt được, Công ty đã mở nhiều đại lý cửahàng không những trên địa bàn Tp HCM mà còn ở các tỉnh như Bình Dương, Đồng Nai,Long An…và các Trung tâm thương mại, chuỗi hệ thống siêu thị trên toàn quốc

Bước vào giai đoạn thử thách mới, lãnh đạo và toàn thể CBCNV Công ty Cổ phầnQuốc tế Phong Phú đã và đang phát huy những lợi thế sẵn có biến thách thức thành cơhội để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình theo đúng mục tiêu định hướng của Tổng công

ty CP Phong Phú khẳng định được thương hiệu “Phong Phú Jeans” trên toàn quốc Vừaqua công ty đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngànhmay Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội

Da giày Việt Nam phối hợp tổ chức

3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban

a Phòng tài chính – kế toán:

Có chức năng thực hiện các công việc thường xuyên liên quan đến tài chính, tiền

tệ như: Kế toán tổng hợp; Kế toán ngân hàng; Kế toán công nợ; Kế toán vật tư, thànhphẩm, gia công; Kế toán thu chi, kế toán nội bộ; Kế toán giá thành, chi phí; Kế toán kho;

Kế toán tiền lương; Thủ quỹ, …

b Phòng Hành chính – Nhân sự:

Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành chính, nhân sự; kiểm soát vàđiều phối hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chínhsánh, bảo hiểm, tiền lương, … của toàn Công ty

c Phòng kinh doanh nội địa:

Có chức năng phát triển thị trường kinh doanh nội địa

Có chức năng thực hiện các chứng từ giao, nhận xuất nhập khẩu, đảm bảo nguyên phụliệu và hàng hóa xuất nhập theo đúng kế hoạch của Công ty

g Phòng đầu tư và phát triển:

Có chức năng hoạch định về chiến lược và địa bàn đầu tư sản xuất kinh doanh của Công

Phòngkỹthuật

Maymẫu

KhoNPL

Xưởngcắt

Khâu sản xuất

Hoàn tấtXưởng may

CH

1

CH2

CH3

CH4

CH5

CH6CH7

- Vải thời trang:

Là doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành sản xuất vải denim tại Việt Nam, sảnphẩm vải denim Phong Phú được sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến, áp dụng

hệ thống điều khiển thuốc nhuộm Indigo tự động, hiện đại của Tây Âu, hệ thống hoàn tất

đa dạng từ đốt lông, rũ hồ, làm bóng đến định hình vải Đồng thời, công nghệ nhuộmmàu hiện đại được đưa vào ứng dụng nền vải có màu sắc phối hợp đa dạng, độ bền màucao, wash được nhiều cấp ánh màu

Phong Phú

- Dệt gia dụng: Sản phẩm dệt gia dụng Phong Phú được sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế 100 của Oeko-tex, sử dụng dây chuyền công nghệ khép kín từ khâu dệt, nhuộm và may hoàn tất, bao gồm khoảng 400 máy dệt và dây chuyền nhuộm công nghệ tiên tiến, đạt năng lực sản xuất trên 500 tấn thành phẩm/tháng Một trong những đặc điểmnổi bật của sản phẩm gia dụng Phong Phú là sử dụng các nguyên liệu có nguồn gốc thiên nhiên, thân thiện với môi trường như cotton, tơ tằm, gỗ, sồi, tre, nứa, lá, đậu nành, sữa… kết hợp với việc áp dụng các quy trình sản xuất cổ điển, thời gian sản xuất dài, không hóachất độc hại nên các sản phẩm gia dụng luôn đạt được nhiều tính năng vượt trội

- Thời trang Phong Phú: May mặc là lĩnh vực mà Phong Phú đang đẩy mạnh phát triển

trong những năm gần đây với mục tiêu cung cấp giải pháp may mặc trọn gói cho khách hàng Phong Phú hiện có trên 100 chuyền may hiện đại với tổng năng lực sản xuất đạt 20 triệu sản phẩm/năm để phục vụ cho thị trường xuất khẩu và nội địa Xuất phát từ 03 nhà máy may xuất khẩu liên doanh với Tập đoàn Guston Molinel (Pháp) từ năm 1991, Phong Phú đã tổ chức lại hệ thống may mặc thông qua việc xây mới nhà máy may Jean xuất khẩu với dây chuyền may hiện đại sử dụng nguyên liệu vải Denim của Phong Phú, liên kết phát triển may mặc với một số đối tác khác nhằm vươn tới thị trường rộng lớn tại Hoa

Kỳ, Tây Âu cũng như các thị trường tiềm năng khác trên thế giới

- Tổng công ty cổ phần quốc tế Phong Phú là một tập đoàn với nhiều công ty con thuộcnhiều lĩnh vực may mặc như chỉ, vải, may mẫu, sản xuất dại trà,… Do đó việc sản xuất

của công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc khi có thể sửdụng trực tiếp nguồn nguyên liệu tại công ty.

- Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực dệt may, công ty hoàn toàn là mộtđối tác tin cậy của nhiều bạn hàng trong nước và quốc tế

- Thị trường chính của công ty là Mỹ và châu Âu nên sản phẩm xuất khẩu của công tythường đươc kiểm tra kỹ càng về thông số lẫn chất lượng trước khi xuất hàng

- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải quyết những yêu cầu, đòi hỏi củakhách hàng theo một cách khoa học nhất

- Có mối quan hệ rộng lớn và gắn bó với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu nhằm thõamãn nhu cẩu khắt khe của khách hàng từ những khâu đầu tiên của mã hàng

- Đội ngũ QA của công ty rất khắc khe và kỹ tính để sản phẩm luôn được kiểm tra đầy

đủ và kỹ lưỡng nhằm tránh sai sót trước khi giao cho công ty kiểm tra của đối tác kháchhàng

- Quá trình sản xuất luôn tuần tự và khép kín nhằm đảm bảo qui trình sản phẩm đầu raluôn kịp tiến độ giao hàng

4 Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng

- Nhân viên quản lý đơn hàng là người theo dõi sát sao quá trình may thử mẫu để sản phẩm ra đạt được chất lượng theo yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất

- Khi có sự cố, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là người trực tiếp xử lý và có nhiệm vụtrao đổi thương lượng với khách hàng nếu có sai sót nghiêm trọng nào

- Trong quá trình may thử mẫu, nếu tài liệu kỹ thuật có nhiều bất cập, khó khăn trongmay mặc, cần trao đổi với khách hàng và bộ phận kỹ thuật tìm biện pháp đơn giản hóacác thao tác trong khi may để phù hợp với tay nghề công nhân may mà chất lượng sảnphẩm không đổi và tạo điều kiện cho sản xuất sau này sẽ hoàn thành đúng tiến độ

- Sau khi nhận được nguyên phụ liệu cho sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng cónhiệm vụ phân với cho phía gia công theo một cách hợp lý và khoa học nhất, là yếu tốquan trọng để sản phẩm may có thể kịp tiến độ giao cho khách hàng

- Nhân viên quản lý đơn hàng là người sẽ tạo bảng tác nghiệp màu cho nhà máy giacông, từ bảng tác nghiệp này, người công nhân xưởng may phải hoàn toàn căn cứ từ đó

để tiến hành may sản phẩm nhằm đảm bảo đúng yêu cầu và chất lượng sản phẩm củakhách hàng

- Đối với sản xuất đại trà, nhân viên quản lý đơn hàng có nhiệm vụ đặc biệt trong việctheo sát tiến độ và những sai sót trong khâu sản xuất của mã hàng Là người đốc thúc,giải quyết những vấn đề gặp phải trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm đạtchất lượng trong thời hạn giao hàng

Cơ cấu nhân sự của bộ phận quản lý đơn hàng

Marketting and Head Merchandiser (Anh Đức)

Senior merchandiser(Chị Hạ)

Junior merchandiser:

- Merchandiser/Developing(Chị Thịnh – Chị Nga-Anh Công)

- Merchandiser/ Fabric and Trim (Chị Nhớ - Chị Kha)

- Merchandiser/Production(Anh Đạt- Anh Khoa)

PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY PHONG PHONG PHÚ

1 Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty Phong Phú

1.1 Trưởng nhóm:

- Thực hiện công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận

- Giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất cho công ty

- Chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận về các đơn hàng được giao

- Theo dõi, giám sát, điều động các nhân viên trực thuộc theo qui định

- Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện công việc

- Hỗ trợ công việc cùng các nhân viên trong nhóm

- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh

- Làm cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, nhà máy để xử lý các sự cố trong sản xuất

- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốttrong quá trình thực hiện các đơn hàng

mô tả đối với những nguyên phụ liệu tự tìm kiếm

- Mua nguyên phụ liệu: liên lạc thường xuyên, hối thúc nhà cung cấp thực hiện đúng theolịch giao hàng Nếu có sự cố hàng về không kịp, phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết

để thay đổi kế hoạch và tìm giải pháp thay thế

- Yêu cầu bộ phận xuất nhập khẩu tiếp nhận hàng về cảng

- Tiếp nhận nguyên phụ liệu và kiểm tra số lượng, chất lượng lần cuối Làm việc với kháchhàng để xử lý trong quá trình kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu

- Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng về sự cố nguyên phụ liệu (chấtlượng, số lượng…)

- Theo dõi cân đối nguyên phụ liệu tại nhà máy

- Lên kế hoạch cắt cho các đơn hàng

- Giải quyết những vấn đề phát sinh về nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất

- Dựa trên kế hoạch sản xuất, phân chia, điều động các đơn hàng cho các chuyền sản xuấtmột cách hợp lý

- Chuyển giao nhanh chóng, kịp thời tài liệu kỹ thuật, rập mẫu, mẫu chuẩn, bảng màu vàcác thông tin về đơn hàng đến các bộ phận có liên quan trong nhà máy

- Đôn đốc bộ phận sản xuất, đơn vị gia công thực hiện kế hoạch