Hướng dẫn thực hành tổ chức số liệu kế toán trên exel

Chọn ô trong bảng tínhChọn một Cell Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái.. Chọn một khối các Cell Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện v

Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel

Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính

bị che khuất Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen

kế bên trái của nhãn Sheet Tab

1.1.3 Xoá một bảng tính

- Sử dụng menu

+ Chọn bảng tính cần xoá

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet

+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện lệnh xoá

chuột phải và chọn dòng Delete.

Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename.

Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.

- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại

Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,

bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó

Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn thường quên thao lưu Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save

Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô Minutes Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn

có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô

Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp thoại lại

1.1.6 Tính chất của bảng tính

- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet

- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell) Trong một Cell được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự

- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column) Có tất

cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV

- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang Có tất cả 16.384

1.1.7 Chọn ô trong bảng tính

Chọn một Cell

Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm

Chọn một khối các Cell

Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô

- Sử dụng chuột:

+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn

+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn

- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn

1.1.8 Các bước cơ bản trong soạn thảo

Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành

Soạn thảo cho Cell đầu tiên

+ Chọn Cell cần soạn thảo

+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo

vị trí Cell hiện hành

Nhập dữ liệu vào từ bàn phím

- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô

- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell

- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống

Chỉnh sửa nội dung của Cell

Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn

ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi

Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới

Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2

Thay đổi nội dung của Cell

- Nhấp chọn Cell cần thay đổi

- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter

để xoá ký tự đứng trước con nháy

- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá

Xoá nội dung trong Cell

- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá

1.1.9 Sao chép và di chuyển dữ liệu

Lệnh Copy

Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng nhiều công cụ khác nhau

- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép

- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy

+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Copy

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C

Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen

trắng chạy bao quanh.

Sử dụng tuỳ chọn Clipboard

Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ trên một File hay nhiều File khác nhau

Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:

Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit

Đánh dấu và copy các nội dung Bạn có thể đánh dấu liên tục hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy Mỗi lần thực hiện lệnh Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần

mà bạn vừa thực hiện copy

Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép

dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh copy thông thường Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc

Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file khác nhau

- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete

Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào Clear All phía trên bảng tác vụ

- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu (x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại)

Sử dụng chuột.

- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.

- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra

- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột đến nơi cần, thả chuột ra

Lệnh cắt (Cut)

Được thao tác giống như với lệnh Copy

- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển

- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut

+ Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Cut

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X

Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi

Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô

hay khối riêng lẻ

Dán dữ liệu

- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán

- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste

+ Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V

Trước khi dán dữ liệu:

Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán

Fillhand

Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn

- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.

- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm

- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra

- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp

+ Copy calls: Điền các số như nhau

+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần

- Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ

ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp

* Thay đổi trật tự các vùng.

- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột

- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác

- Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special

- Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special với các lựa chọn để bạn lựa chọn.

- Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và nhấp OK để thực hiện lệnh.

1.1.10 Định dạng bảng tính

Thao tác với cột

Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột

- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức)

- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để giảm kích thước cột Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra Trong khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung màu vàng

Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột

Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).

- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK

Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký

tự

Tự động điều chỉnh chiều rộng cột

Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có trong cột Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa học hơn

- Chọn cột cần điều chỉnh

- Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection

Chiều rộng tiêu chuẩn của cột

- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Sbạnndard With…Hộp thoại Sbạnndard width xuất hiện

- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về chiều rộng tiêu chuẩn cho cột

Chèn thêm cột

- Sử dụng chuột:

+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó

- Sử dụng lệnh:

+ Chọn cột muốn chèn

+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column

+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành sang phải

+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện hành và đẩy ô hiện hành qua phải

- Sử dụng lệnh

+ Chọn cột cần xoá

- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.

- Nhấp chọn menu Insert\Cells Hộp thoại Insert xuất hiện

- Chọn xong, nhấp OK.

* Xóa một ô

- Chọn ô cần xóa

- Nhấp chọn menu Edit\Delete Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện

- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái

- Sử dụng lệnh:

+ Chọn vị trí dòng muốn chèn

+ Từ Menu Bar vào Insert Trong menu con xuất hiện, bạn có hai

lệnh để chèn dòng là Row và Cells.

Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới

Cells: làm xuất hiện hộp Insert

Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm

+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới

+ Chọn xong nhấp OK

* Xoá dòng

- Chọn dòng cần xoá

- Từ Menu Bar vào Edit\Delete

+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên

+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở dưới lên

+ Chọn xong nhấp OK

* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.

Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tự động chiều cao của hàng Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữ liệu có trong hàng đó của bạn

- Chọn dòng cần điều chỉnh

- Từ Menu Bar vào Format\Row\AutoFit.

* Điều chỉnh chiều cao dòng

Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy,

ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất

* Làm ẩn các cột

- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Hide

* Hiển thị các dòng

- Từ Menu Bar vào Format\Row\Unhide (hình 2.34)

Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thị trở lại

* Hiển thị các cột

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Unhide

Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị

Tạo khung bao cho bảng tính

* Tạo đường viền bằng lệnh Border

- Chọn vùng cần tạo đường viền Sau đó chọn Menu Format\Cells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border (hình 2.35)

- Khung Presets:

+ None: Bỏ tất cả các đường viền

+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn

+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ

- Khung Border:

+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn

+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn

+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn

+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn

+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn

+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn

+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn

- Khung Line:

+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn một kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viền muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa chọn Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn

vẽ không được

+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu,

có 4 chữ Text để đổi màu đường viền

- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạn nhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại

* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.

- Chọn vùng cần tạo đường viền

- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũi tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng đường viền

- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu xanh Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này

Tô màu nền cho bảng tính

* Sử dụng hộp thoại Format Cells

- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu

- Chọn Menu Format\Cells… chọn tab Patterns

+ Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color là không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn cũng như các màu của nó.

- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu

* Sử dụng thanh công cụ

- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô

- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ Formatting

- Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì nhấp vào No Fill.

Chèn ký tự vào trong bảng tính

- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự

- Từ Menu Bar vào Insert\Symbol… chọn Symbol

Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạn

có thể lựa chọn những ký tự muốn chèn

Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộp thoại Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.

- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính

- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại

Sao chép hoặc di chuyển bảng tính

Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác

- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép

- Chọn Menu Edit\Move or Copy Sheet… Hộp thoại Move or Copy xuất hiện

+ To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao chép bảng tính tới.

+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép

Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong khung To Book nhấp chọn New Book

- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó, bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại

Quản lý bảng tính

* Dấu cửa sổ bảng tính

- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng tính