ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, ......máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. Tóm lại, ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng này là một công cụ cần thiết cho người sử dụng có thể cập nhật, lưư trữ, tìm kiếm, xem sửa một cách nhanh chóng. CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Chương trình Quản lý tài chính cần đạt được các yêu cầu tối thiểu sau : + Việc cập nhật dữ liệu phải đơn giản ,dễ ràng ,tránh được các sai sót khi cập nhật. + Việc tìm kiếm đơn giản ,nhanh chóng ,chính xác. + Việc in danh sách các báo cáo tiện lợi ,đẹp ,dễ nhìn. Trong đồ án này với đề tài Quản lý tài chính được lập bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Tên chương trình : Chương trình quản lý tài chính 1. Bảng Gồm có 3 bảng trong đó có các bảng chính sau: Bảng đơn (Donvi) vị khai báo danh sách các đơn vị: STT, Tendonvi, Sotaikhoan. Bảng Phiếu thu (Phieuthu): Sophieu, Hotennguoinop, Diachi, Sotaikhoản, Lydonop, Sotienthu, Ngaythu, Nguoithu, Ketoantruong Bảng Phiếu chi (Phieuchi): Sophieu, Ngaychi, Hotennguoinhan, Sotaikhoan, Diachi, Lydochi, Sotienchi, Nguoichi, Ketoantruong 2. Form + Trong menu Nhap so lieu mainform: Form này để người sử dụng bắt đầu vào chương trình chính.Giao diện Form như là một logo. Khi vào chương trình Form có chức năng như là nền cho chương trình. Form nhapdsdonvi : Form để nhập danh sách các đơn vị Form Phiếu chi: tại đây người sử dụng có thể nhập các thôg tin về phiếu chi Form Phiếu thu: cho phép nhập thông tin về phiếu thu + Các Form tính toán: Form báo cáo quý 1: Form báo cáo quý 2:

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như

vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và

phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn

cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ,

biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay Microsoft Access là hệ

quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng

tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương

trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc

Để hiểu thêm về những tính năng của Microsoft Access

Trang 2

+ Trong menu Nhap so lieu

- mainform: Form này để người sử dụng bắt đầu vào chương trình chính.Giao diện Form như là một logo Khi vào chương trình Form có chức năng như là nền cho chương trình

- Form nhapdsdonvi : Form để nhập danh sách các đơn vị

- Form Phiếu chi: tại đây người sử dụng có thể nhập các thôg tin về phiếu chi

- Form Phiếu thu: cho phép nhập thông tin về phiếu thu

+ Các Form tính toán:

- Form báo cáo quý 1:

Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của các quý trong năm

- Form Báo cáo tổng hợp tháng:

Liệt kê báo cáo của các tháng ứng với các năm

- Form báo cáo tháng:

Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của tháng bất kỳ trong năm bất kỳ

Trang 3

- Form Báo cáo tổng hợp năm:

Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo theo kiểu liệt kê theo từng năm

- Form Báo cáo năm:

Cho người quản lý xem báo cáo các năm

- Form Xem báo cáo tổng hợp quý 1234:

Thiết kế gồm một form chính có 4 form con bên trong cho phép xem báo cáo quý 1, 2, 3, 4 từng năm

- Form Xem phiếu chi từng quý

Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu chi của từng quý trong năm

- Form Xem phiếu thu từng quý

Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu thu của từng quý trong năm

Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi các tháng trong các năm

- Thu theo năm

- Chi theo năm

Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi trong các năm

Trang 4

- Báo cáo tổng hợp quý 1

Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm

- Báo cáo quý 1

- Báo cáo quý 2

- Báo cáo quý 3

- Báo cáo quý 4

Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ

- Báo cáo tổng hợp tháng

Tính tổng thu, tổng chi, số dư các tháng ứng với các năm

- Báo cáo tháng

Tính tổng thu, tổng chi, số dư mét tháng bất kỳ ứng với năm bất kỳ

- Báo cáo tổng hợp năm

Tính tổng thu, tổng chi, số dư các năm

- Báo cáo năm

Tính tổng thu, tổng chi, số dư năm bất kỳ

- Phiếu chi

- Phiếu thu

Cho phép xem phiếu thu, phiếu chi theo số phiếu

4 Reports

- Báo cáo quý 1

- Báo cáo quý 2

- Báo cáo quý 3

- Báo cáo quý 4

In báo cáo quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ

- Báo cáo tháng

In báo cáo tháng tháng bất kỳ với năm bất kỳ

- Báo cáo năm

Trang 5

In báo cáo tổng hợp năm bất kỳ

Trang 6

sau đó nhấn OK bảng thiết kế xuất hiện

cột thứ nhất cho ta nhập các trường tương ứng, cột thứ hai cho ta chọn các kiểu trường , sau dã di chuyển chuột xuống phía dưới ta có các kiểu giá trị gán cho trường cần nhập

Ví dô : Các bảng được tạo trong đồ án này

Bảng đơn vị

Trang 7

1 Bảng phiếu chi

2 Bảng phiếu thu

Trang 9

Dùng chức năng Design View thiết kế form này

Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị

2 Form Phiếu chi

Trang 10

Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị

3 Form Báo cáo quý 1

4.Form Báo cáo quý 2

Trang 11

7 Form báo cáo tổng hợp tháng

8 Form báo cáo tháng

9 Form báo cáo tổng hợp năm

Trang 12

10 Form Báo cáo năm

Các form từ mục 3 đến mục 10 dùng công cụ AutoForm: Tabular để thiết kế

Trang 13

9 Form Nhập danh sách đơn vị

10 Form báo cáo tổng hợp quý 1, 2, 3, 4

Trang 14

11 Fomr Xem phiếu chi từng quý

12 Form Xem phiếu thu từng quý

Form trong mục 10, 11, 12 dùng chức năng Design View để thiết kế trong

đó sử dụng công cụ Tab Control để tạo các form con trên một Form chính giúp người sử dụng giảm bớt được thao tác khi xem

Trang 15

13 MainForm

Trong khi thiết kế Form cần chú ý để có được một Form đẹp và khi sử dụng thao tác trên Form được tiện lợi cần phải biết kết hợp các nót công cụ hỗ trợ Form

Trang 16

C Tạo các nót hỗ trợ

Mở CSDL\mở Form cần tạo Vào View\Toolbox và chọn các nót hỗ trợ trên thanh Toolbox gán với các trường dữ liệu có trong bảng kéo vào trong bảng sau đó gán các thuộc tính cho nót

Trang 17

D Tạo truy vấn

Mở CSDL chọn Queries\New chọn kiểu thiết kế rồi nhấn OK

Cửa sổ thiết kế Queries xuất hiện Cửa sổ này cho phép ta tạo truy vấn tới từng trường trong nhiều bảng bằng cách kích đúp chuột vào hộp ShowTable rồi kéo rê các trường trong bảng xuống cửa sổ thiết kế

Trang 18

Các truy vấn thiết kế trong đồ án này

1 Truy vấn chi quý 1

Trong mục Field dùng dòng lệnh: QUY: DatePart("q",[Ngaychi])

Mục Criteria: lấy giá trị 1

Tác dụng lấy ra tháng trong trường ngày chi, thoả mãn gía trị trong mục Criteria là 1

Trang 19

Tương tù nh truy vấn chi quý

Trang 20

Tương tù nh truy vấn chi quý 1

5 Truy vấn thu quý 1

Trang 21

Trang 22

Trang 23

9 Truy vấn chi theo tháng

Truy vấn này sử dụng lệnh:

Thang: Month([Ngaychi])

Nam: Year([Ngaychi])

Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi

10 Truy vấn thu theo tháng

11 Truy vấn thu theo năm

Trang 24

12 Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Truy vấn này lấy tổng thu từ bảng Số tiền thu , Tổng chi từ bảng Số tiền chi sau đó tính ra Số dư = Tổng thu - Tổng chi

Quan hên hai bảng nh trên cho phép tính Số dư trên những bản ghi có cùng quý cùng năm

Trang 25

Tương tù nh Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Trang 26

16 Truy vấn báo cáo quý 1

Lấy từ truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Dùng dòng lênh: Like [Nhap nam can tra?] có tác dụng cho phép tìm ra năm muốn xem báo cáo

Trang 27

Tương tù nh truy vấn trong mục 16

Trang 28

Trang 29

20 Truy vấn báo cáo tổng hợp tháng

Tính tổng thu, tổng chi từ 2 bảng truy vấn Thu theo tháng, và Chi theo tháng sau đó tính ra Số dư của các tháng

21 Truy vấn báo cáo tháng

Lấy từ truy vấn báo cáo tổng hợp tháng trong truy vấn này cho ta tìm được tháng ứng với năm mà ta muốn xem:

Like [Cho biet thang ?]

Like [Cho biet nam? ]

22 Truy vấn báo cáo tổng hợp năm

Trang 30

Tính tổng thu và tổng chi trong hai truy vấn Thu theo năm và Chi theo năm sau đó tính ra số dư của các năm

Trang 31

23 Truy vấn báo cáo năm

Lấy từ bảng truy vấn báo cáo tổng hợp năm

Like [Cho biet nam nao]

Cho phép ta xem được báo cáo trong một năm bất kỳ

24 Truy vấn Phiếu chi

Like [Nhap so phieu can xem va sua]

Cho phép tìm phiếu chi theo số phếu

25 Truy vấn Phiếu thu

Trang 32

Like [Nhap so phieu can xem va sua]Cho phép tìm phiếu thu theo số phếu

Trang 33

E Làm thế nào để tạo Report

Mở CSDL chọn Reports\new chọn kiểu thiết kế và bảng cần thiết kế và nhấn OK cử sổ thiết kế Report xuất hiện

Một sè Report có trong đồ án

Trang 34

1 Report Báo cáo quý 1

Dùng công cô Report Wizard thiết kế

2 Report Báo cáo quý 2

Dùng công cụ Report Wizard thiết kế

Trang 35

3 Report báo cáo quý 3

4 Report báo cáo quý 4

Trang 36

5 Report báo cáo tháng

6 Report báo cáo năm

Trang 37

7 Report Phiếu chi

Dùng công cụ Design View thiết kế

8 Report Phiếu thu

Dùng công cụ Design View thiết kế

Trang 38

F Tạo Macro như thế nào

Mở CSDl chọn Macro \New cửa sổ thiết kế Macro hiện ra , ở cột thứ nhất ở cột thứ nhất cho ta chọn các hành động của Macro, cột thứ hai cho

ta chú thích từng hành động của Macro, Sau khi chọn song các hành động nhấn F6 hoặc di chuột xuống phía dưới để gán các thuộc tính cho từng đối tượng tham gia vào Macro Mét số Macro có trong chương trình

1 Macro Autoexec

Trang 39

2 Macro ikq

Thuộc tính View là Print

3 Macro Mainmenu

Trang 40

4 Macro Menungang

5 Macro nsl

6 Macro t

Trang 41

7 Macro tktt

Thuộc tính Data Mode: là Edit

10 Macro xbc

Trang 42

Thuộc tính Data Mode: là Read Only

II Phần ứng dông

Những chức năng có trong phần mềm:

- Nhập số liệu:

Nhập danh sách các đơn vị, nhập thông tin phiếu thu, phiếu chi

- Xem báo cáo:

Sau khi nhập số liệu vào chương trình sẽ tự tính toán và xuất ra các báo cáo chi tiết và cho phép ta xem kết quả bằng những thao tác đơn giản, dễ sử dụng

- Tìm kiếm, thay thế:

Chức năng này cho phép ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác dữ liệu cần nhập cho đầu vào sau đó cho phép ta sửa đổi dữ liệu Còn những thông tin đầu ra luôn được bảo vệ an toàn sau khi tìm được không cho phép sửa đổi

- In kết quả

Trang 43

Chức năng này cho phép in dễ dàng và nhanh chóng báo cáo chi tiết trong tháng, quý, năm

- Thoát

Chức năng này cho phép ta thoát về CSDL và thoát về Windows

Giao diện chính của đồ án

Trang 45

Bảng này cho ta nhập vào thông tin phiếu thu, trên form được hỗ trợ bởi

2 công cụ ComboBox cho phép ta lấy thông tin một cách dễ dàng và chính xá

3 Nhập phiếu chi

Giống phiếu thu

Trang 46

B Menu Xem báo cáo

1 Xem phiếu thu từng quý

2 Xem phiếu chi từng quý

3 Xem báo cáo từng quý

Trang 47

4 Xem báo cáo tháng

C Menu Tìm kiếm và thay thế

1 Tìm kiếm phiếu thu theo số phiếu

Trang 48

Sau khi nhập vào số phiếu cần tìm

Trong của sổ này ta có thể sửa đổi thông tin phiếu thu

Trang 49

2 Tìm kiếm phiếu chi theo số phiếu

Giống mục 1ta có cửa sổ sửa thông tin phiếu chi

3 Báo cáo quý 1 trong năm

Nhập vào năm cần xem

Trang 50

Kết quả sau khi nhấn OK

Giống mục 3

Báo cáo quý 3 trong năm

Trang 51

Giống mục 3

6 Báo cáo tháng bất kỳ

Trang 52

Cho phép tìm báo cáo của một tháng bất kỳ ứng với năm bất kỳ

Cửa sổ xuất hiện sau khi nhập vào giá trị tháng và năm cần tìm

7 Báo cáo năm bất kỳ

Bảng này cho ta Tổng thu, Tổng chi, Số dư trong năm muốn xem

Trang 53

D Menu In kết quả

1 In phiếu thu

2 In phiếu chi

Trang 54

3 In báo cáo quý 1

Trang 55

Trang 56

7 In báo cáo tháng

8 In báo cáo năm

Trang 57

E Menu Thoát

1 Thoát\Access : Chế độ thoát về Access

2 Thoát\ Windows: Chế độ thóat về Windows

Trang 58

NHỮNG HẠN CHẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH

- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao

- Chưa giải quyết được trọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

- Chương trình chưa đạt tính thẩm mĩ cao

Rất mong được các bạn góp ý thêm để chương trình được hoàn thiện hơn

HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình này mới chỉ chạy trên máy đơn lẻ, do đó yêu cầu tất yếu đối với chương trình là phải nâng cấp để chạy trên môi trường nhiều người dùng

Đây là một chương trình ứng dụng thực tế lớn và phức tạp Trong tương lai chương trình sẽ tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác quản lý tài chính

Định dạng
Số trang	58
Dung lượng	1,49 MB