Nhửng kỷ thuật căn bản sử dụng bảng biểu access trong quản lý tài chính

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, ......máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. Để hiểu thêm về những tính năng của Microsoft Access chúng em mạnh dạn lựa chọn đề tài: Nhửng kỷ thuật căn bản sử dụng bảng biểu Access trong quản lý tài chính NỘI DUNG I. Phần thiết kế A. Tạo bảng ? Trước hết mở CSDL chọn TableNew, chọn các kiểu thiết kế bảng và chọn bảng cần thiết kế như sau sau đó nhấn OK bảng thiết kế xuất hiện cột thứ nhất cho ta nhập các trường tương ứng, cột thứ hai cho ta chọn các kiểu trường , sau dã di chuyển chuột xuống phía dưới ta có các kiểu giá trị gán cho trường cần nhập Ví dụ : Các bảng được tạo trong đồ án này

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như

vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết

Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng

có hiều quả hơn trong công việc Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và

phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn

cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu

trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay Microsoft Access

là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng

tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương

trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc.

Để hiểu thêm về những tính năng của Microsoft Access chúng em mạnh dạn lựa chọn đề tài: Nhửng kỷ thuật căn bản sử dụng bảng biểu Access trong quản lý tài chính

Lớp: CDKT14ATH Nhóm: 07 GVHD: Nguyễn Xuân Lô

Trang 3

cột thứ nhất cho ta nhập các trường tương ứng, cột thứ hai cho ta chọn các kiểu trường , sau dã di chuyển chuột xuống phía dưới ta có các kiểu giá trị gán cho trường cần nhập

Ví dụ : Các bảng được tạo trong đồ án này

Bảng đơn vị

1.Bảng phiếu chi

Trang 5

1.Form Phiếu thu

Dùng chức năng Design View thiết kế form này

Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị

2.Form Phiếu chi

Trang 6

Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị

3 Form Báo cáo quý 1

4.Form Báo cáo quý 2

5 Form Báo cáo quý 3

Trang 7

6.Form Báo cáo quý 4

7.Form báo cáo tổng hợp tháng

8.Form báo cáo tháng

9 Form báo cáo tổng hợp năm

Trang 8

10 Form Báo cáo năm

Các form từ mục 3 đến mục 10 dùng công cụ AutoForm: Tabular để thiết kế

Trang 9

11 Form Nhập danh sách đơn vị

12 Form báo cáo tổng hợp quý 1, 2, 3, 4

Trang 10

13 Fomr Xem phiếu chi từng quý

14 Form Xem phiếu thu từng quý

Form trong mục 10, 11, 12 dùng chức năng Design View để thiết kế trong đó sử dụng công cụ Tab Control để tạo các form con trên một Form chính giúp người sử dụng giảm bớt được thao tác khi xem

Trang 11

15 MainForm

Trong khi thiết kế Form cần chú ý để có được một Form đẹp và khi sử dụng thao tác trên Form được tiện lợi cần phải biết kết hợp các nót công cụ hỗ trợ Form.

Trang 12

C Tạo các nót hỗ trợ

Mở CSDL\mở Form cần tạo Vào View\Toolbox và chọn các nót hỗ trợ trên thanh Toolbox gán với các trường dữ liệu có trong bảng kéo vào trong bảng sau đó gán các thuộc tính cho nót

Trang 13

D Tạo truy vấn

Mở CSDL chọn Queries\New chọn kiểu thiết kế rồi nhấn OK

Cửa sổ thiết kế Queries xuất hiện Cửa sổ này cho phép ta tạo truy vấn tới từng trường trong nhiều bảng bằng cách kích đúp chuột vào hộp ShowTable rồi kéo rê các trường trong bảng xuống cửa sổ thiết kế

Trang 14

Các truy vấn thiết kế trong đồ án này

1 Truy vấn chi quý 1

Trong mục Field dùng dòng lệnh: QUY: DatePart("q",[Ngaychi])

Mục Criteria: lấy giá trị 1

Tác dụng lấy ra tháng trong trường ngày chi, thoả mãn gía trị trong mục Criteria là 1

Trang 15

Trang 16

Trang 17

5 Truy vấn thu quý 1

Trang 18

7.Truy vấn thu quý 4

Trang 19

8 Truy vấn chi theo tháng

Truy vấn này sử dụng lệnh:

Thang: Month([Ngaychi])

Nam: Year([Ngaychi])

Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi

9 Truy vấn thu theo tháng

Trang 20

10 Truy vấn thu theo năm

11 Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Truy vấn này lấy tổng thu từ bảng Số tiền thu , Tổng chi từ bảng Số tiền chi sau đó tính ra Số dư = Tổng thu - Tổng chi

Quan hên hai bảng nh trên cho phép tính Số dư trên những bản ghi có cùng quý cùng năm

Trang 21

Tương tù nh Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Trang 22

15 Truy vấn báo cáo quý 1

Lấy từ truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1

Dùng dòng lênh: Like [Nhap nam can tra?] có tác dụng cho phép tìm ra

Trang 23

Dùng dòng lênh: Like [Nhap nam can tra?] có tác dụng cho phép tìm ra năm muốn xem báo cáo

Trang 24

Trang 25

19 Truy vấn báo cáo tổng hợp tháng

Tính tổng thu, tổng chi từ 2 bảng truy vấn Thu theo tháng, và Chi theo tháng sau đó tính ra Số dư của các tháng

20 Truy vấn báo cáo tháng

Lấy từ truy vấn báo cáo tổng hợp tháng trong truy vấn này cho ta tìm được tháng ứng với năm mà ta muốn xem:

Like [Cho biet thang ?]

Like [Cho biet nam? ]

Trang 26

21 Truy vấn báo cáo tổng hợp năm

Tính tổng thu và tổng chi trong hai truy vấn Thu theo năm và Chi theo năm sau đó tính ra số dư của các năm

Trang 27

22 Truy vấn báo cáo năm

Lấy từ bảng truy vấn báo cáo tổng hợp năm

Like [Cho biet nam nao]

Cho phép ta xem được báo cáo trong một năm bất kỳ

23 Truy vấn Phiếu chi

Like [Nhap so phieu can xem va sua]

Cho phép tìm phiếu chi theo số phếu

Trang 28

24 Truy vấn Phiếu thu

Like [Nhap so phieu can xem va sua]

Cho phép tìm phiếu thu theo số phếu

Trang 29

E Làm thế nào để tạo Report

Mở CSDL chọn Reports\new chọn kiểu thiết kế và bảng cần thiết kế và nhấn OK cử sổ thiết kế Report xuất hiện

Một sè Report có trong đồ án

Trang 30

1 Report Báo cáo quý 1

Dùng công cô Report Wizard thiết kế

2 Report Báo cáo quý 2

Dùng công cụ Report Wizard thiết kế

Trang 31

3 Report báo cáo quý 3

4 Report báo cáo quý 4

Trang 32

5 Report báo cáo tháng

6 Report báo cáo năm

Trang 33

7 Report Phiếu chi

Dùng công cụ Design View thiết kế

8 Report Phiếu thu

Dùng công cụ Design View thiết kế

Trang 34

KẾT LUẬN

Công nghệ tin học và những ứng dụng của nó con người chưa thể khám phá một cách triệt để được Qua bài tiểu luận trên chúng ta có thể thấy được sự quan trọng của công nghệ tin học nói chung và Access nói riêng trong lĩnh vực quản lý tài chính Chúng ta không thể phủ nhận được những ứng dụng của Access nhưng bên cạnh đó cccess đang còn những hạn chế nhất định như

Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao

Chưa giải quyết được trọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý Chương trình chưa đạt tính thẩm mĩ cao

Vì vậy để cải thiện được những điểm yếu trên chúng ta cần ngày một phát triển hơn nữa về mặt ứng dụng của Access

Trang 35

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

I Phần thiết kế 2

A Tạo bảng ? 2

1.Bảng phiếu chi 3

2.Bảng phiếu thu 4

B Tạo Form 4

1.Form Phiếu thu 5

2.Form Phiếu chi 5

3 Form Báo cáo quý 1 6

4.Form Báo cáo quý 2 6

5 Form Báo cáo quý 3 6

6.Form Báo cáo quý 4 7

7.Form báo cáo tổng hợp tháng 7

8.Form báo cáo tháng 7

9 Form báo cáo tổng hợp năm 7

10 Form Báo cáo năm 8

11 Form Nhập danh sách đơn vị 9

12 Form báo cáo tổng hợp quý 1, 2, 3, 4 9

13 Fomr Xem phiếu chi từng quý 10

14 Form Xem phiếu thu từng quý 10

15 MainForm 11

C Tạo các nót hỗ trợ 12

D Tạo truy vấn 13

1 Truy vấn chi quý 1 14

5 Truy vấn thu quý 1 17

7.Truy vấn thu quý 4 18 Lớp: CDKT14ATH Nhóm: 07 GVHD: Nguyễn Xuân Lô

Trang 36

8 Truy vấn chi theo tháng 19

9 Truy vấn thu theo tháng 19

10 Truy vấn thu theo năm 20

11 Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1 20

15 Truy vấn báo cáo quý 1 22

19 Truy vấn báo cáo tổng hợp tháng 25

20 Truy vấn báo cáo tháng 25

21 Truy vấn báo cáo tổng hợp năm 26

22 Truy vấn báo cáo năm 27

23 Truy vấn Phiếu chi 27

24 Truy vấn Phiếu thu 28

E Làm thế nào để tạo Report 29

1 Report Báo cáo quý 1 30

2 Report Báo cáo quý 2 30

3 Report báo cáo quý 3 31

4 Report báo cáo quý 4 31

5 Report báo cáo tháng 32

6 Report báo cáo năm 32

7 Report Phiếu chi 33

8 Report Phiếu thu 33

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	1,08 MB