phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

[2,23 ] Cũng theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền

PHÂN BIỆT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Phan Thị Thái Hà*

Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh – ĐH Thái Nguyên

TÓM TẮT

Trong quá hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro, bao gồm cả rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và Kiểm toán nội bộ (KTNB) được thiết lập trong doanh nghiệp (DN) nhằm mục đích cuối cùng chính là giảm thiểu những rủi ro đó Tuy nhiên, không phải lúc nào khái niệm về HTKSNB và KTNB cũng được hiểu đúng Ngoài việc đưa ra hai khái niệm trên, bài viết còn phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng của sự nhầm lẫn các khái niệm đó đối với hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời chỉ ra mối liên hệ giữa chúng nhằm giúp cho những người quan tâm có thể nắm bắt được vấn đề và có cái nhìn toàn diện về HTKSNB và KTNB trong DN

Từ khoá: hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, hữu hiệu, rủi ro.

Nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp (DN)

nói riêng càng phát triển thì vai trò của hệ

thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và kiểm toán

nội bộ (KTNB) trong DN càng trở nên quan

trọng Tuy nhiên, hiện giờ vẫn có nhiều sự

nhầm lẫn giữa những khái niệm đó Trong

DN, nếu các khái niệm này không được hiểu

đúng, sẽ dẫn tới tình trạng nhà quản trị thiết

lập nên một hệ thống KSNB và KTNB hoạt

động không thực sự hiệu quả Sự nhầm lẫn

khái niệm có thể xảy ra bởi các lý do sau:

Thứ nhất: Bản chất của KSBN và KTNB đều là

hướng tới quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Thứ hai: Tính chủ quan cao của ban lãnh đạo

(nhất là đối với các DN có hình thức sở hữu

mang tính chất tư nhân, gia đình) dễ làm cho

hoạt động của KSNB và KTNB không phân tách rõ ràng

Thứ ba: Bản thân KTNB cũng là một hình

thức kiểm soát, do vậy mặc dù phạm vi và tính chất kiểm soát của KTNB và KSNB không giống nhau thì hai khái niệm này vẫn

dễ bị nhầm lẫn nếu không được phân biệt rõ

KSNB, Hệ thống KSNB là gì?

Theo COSO (Committee of Sponsoring

Oganizations), kiểm soát nội bộ là một quy

trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự

 Email:thaiha.tueba@gmail.com

bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục

tiêu sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt

động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài

chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định

hiện hành [2,23 ]

Cũng theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ

trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ

phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro,

các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền

thông, giám sát và thẩm định [2,26 ]

Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố bên

trong DN ảnh hưởng đến hoạt động của hệ

thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi

trường mà trong đó toàn bộ các thành viên

của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng

của hệ thống KSNB

Xác định và đánh giá rủi ro: Mọi DN dù hoạt

động trong lĩnh vực gì, có quy mô, cấu trúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhau đều có thể phải chịu sự tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài

DN Việc xác định và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB chính là phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài DN và các rủi

ro mà DN có thể gặp phải

Các hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm soát):

Chính là những chính sách, thủ tục giúp cho

việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý

Nó đảm bảo các hành động cần thiết

để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của DN Các thủ tục kiểm soát gồm có:

143

Thủ tục phê duyệt: Là sự cho phép một nghiệp

vụ được xảy ra hoặc cho phép tiếp cận hay sử

dụng tài sản, thông tin, tài liệu của DN Bằng

chứng của sự phê duyệt là chữ ký của người

phê duyệt đúng thẩm quyền

Thủ tục định dạng trước: Là việc DN áp dụng

rộng rãi chương trình máy tính vào công tác

quản lý Đây là một thủ tục hữu hiệu vì máy

tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý

nếu các yêu cầu không được tuân thủ Ví dụ

như sử dụng chữ ký điện tử, định dạng bằng

dấu vân tay…

Thủ tục báo cáo bất thường: Tất cả các cá

nhân, các bộ phận trong DN phải có trách

nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường

về các vấn đề bát hợp lý mà họ phát hiện ra ở

mọi nơi, mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận

của mình, trong và ngoài DN

Thủ tục bảo vệ tài sản: Là tất cả các hoạt

động của DN nhằm giảm thiểu việc tài sản bị

mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hay bị

phá hoại

Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: Sử dụng các chỉ tiêu

tính toán được nhằm đánh giá thực trạng hoạt

động của DN Ví dụ như: chỉ tiêu tỷ suất lợp

nhuận, chỉ tiêu hàng tồn kho…

Thủ tục bất kiêm nhiệm: Đây là việc tách biệt

giữa 4 chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài

sản và ghi nhận nhằm đảm bảo không ai có thể

thực hiện và che giấu hành vi gian lận

Thủ tục đối chiếu: Là việc đối chiếu cùng một

số liệu từ các nguồn phát sinh khác nhau

Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện

và ghi nhận các nghiệp vụ

Thủ tục kiểm tra và theo dõi: Đây có thể được

xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát” Có nghĩa là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát

- Thông tin và truyền thông: Thông tin được

thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài

Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng

144

thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời

- Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình

theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũng

như được cải thiện khi có khiếm khuyết [4 ]

KTNB - Khái niệm và bản chất

Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội

bộ” của Hoa Kỳ được Viện kiểm toán nội bộ

Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978: “Kiểm

toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập

được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và

đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi

là một dịch vụ đối với tổ chức đó”.

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiểm

toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập

ra trong một đơn vị kinh tế như là một loại dịch

vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh

giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của

hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.

Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán viên

nội bộ (IIA): “Kiểm toán nội bộ là một hoạt

động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập

được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải

thiện cho các hoạt động của tổ chức Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát” [3].

Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khác nhau về KTNB, song chúng không hề mâu thuẫn với nhau Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn:

KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá độc lập được doanh nghiệp thiết lập để đánh giá và kiểm tra các chức năng, hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro.

Khái niệm này có thể được phân tích như sau:

- Kiểm toán: có thể được xem xét ở khía cạnh

hẹp như kiểm tra tính hiện hữu của hàng tồn kho hay sự phê duyệt của chứng từ, báo cáo, nghiệp vụ… Kiểm toán cũng có thể được xem xét rộng hơn, đó là việc đánh giá và phân tích trên khía cạnh tổng thể DN như đánh giá hệ thống quản trị rủi ro và đánh giá hệ thống

quản trị nội bộ Đó cũng là điều mà các DN

muốn hướng tới

Nội bộ: Có nghĩa là hoạt động kiểm toán

trong nội bộ DN (internal audit), phân biệt với

kiểm toán độc lập - kiểm toán từ bên ngoài

DN (external audit) Từ “nội bộ” dễ tạo cảm

giác rằng, bộ phận KTNB phải do chính DN

tạo ra và thuộc sự quản lý hành chính của

DN, có nghĩa là nhân viên KTNB phải là

nhân viên trong DN Trên thực tế, hoạt động

KTNB thường được chính nhân viên của DN

thực hiện trong phạm vi nội bộ DN, song

cũng có những DN thuê tổ chức kiểm toán

bên ngoài thực hiện công việc kiểm toán nội

bộ cho mình

Độc lập: Kiểm toán viên nội bộ và bộ phận

KTNB phải độc lập với các bộ phận khác

trong DN để thực hiện công việc của mình và

có thể mang lại kết quả khách quan nhất

Thiết lập: Bộ phận KTNB là một bộ phận

chính thức của DN, có chức năng và phạm vi

hoạt động xác định

Đánh giá, kiểm tra: Kiểm toán viên nội bộ sẽ

xác nhận nhu cầu cần được xem xét và

đánh giá các hoạt động, chức năng của DN,

sau đó thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá

các hoạt động, chức năng đó Đây là vai trò

chính của bộ phận KTNB cũng như của kiểm

toán viên nội bộ

Các chức năng hoạt động khác của DN: Có

nghĩa là phạm vi hoạt động của KTNB rất rộng, bao gồm toàn bộ chức năng và hoạt

động của của DN.[4]

Thực hiện hai chức năng cơ bản của kiểm toán nói chung, KTNB có các chức năng

chính sau: chức năng kiểm tra, chức năng xác

nhận và chức năng đánh giá.

Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của KTNB bao gồm:

Tính phù hợp, độ tin cậy và chính xác của thông tin kế toán, các thông tin tài chính có thể định lượng được thuộc tất cả các hệ thống

và hoạt động của doanh nghiệp

Sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tính tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc, chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định của nhà nước và doanh nghiệp

145

Tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động kinh doanh và việc sử dụng các nguồn lực Phạm vi chức năng của kiểm toán nội bộ phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán nội bộ

được vận dụng linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc

điểm, quy mô hoạt động và đặc thù quản lý

của các doanh nghiệp

Hoạt động trên cơ sở chức năng của mình,

KTNB có các nhiệm vụ sau:

Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và

hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy

của các thông tin kinh tế, tài chính của báo

cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước

khi trình ký duyệt

Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt

động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ

luật pháp, chính sách chế độ tài chính, kế

toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của

Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh

nghiệp

Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong

quản lý, trong bảo vệ tài sản của DN, đề xuất

các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống

quản lý, điều hành kinh doanh của DN

Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực

Tựu chung lại, chúng ta có thể thấy rằng, bản chất của KTNB chính là một trong những biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro

KTNB cũng được ghi nhận với chức năng kiểm soát của DN, có mục tiêu thực hiện đánh giá tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống kiểm soát Kiểm toán viên nội bộ là người thực hiện các công việc kiểm toán nội bộ một cách hiệu quả để đảm bảo cho hệ thống kiểm soát trong DN được thiết kế phù hợp và được

áp dụng đúng như thiết kế (có nghĩa là hoạt động hiệu quả, giúp DN tránh được rủi ro)

Hệ thống KSNB và KTNB: Ảnh hưởng của việc nhầm lẫn khái niệm

Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này dẫn tới một số ảnh hưởng đối với hoạt động của DN như:

- Thiết lập hệ thống KSNB và KTNB không khoa học và hiệu quả Điều này dễ xảy ra do việc nhầm lẫn khái niệm sẽ dẫn đến việc không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng

hệ thống làm cho hình dung về các hệ thống

này không chính xác Việc thiết lập một hệ

thống trên một cơ sở không chính xác sẽ

không mang lại một hệ thống chuẩn mực

Các biện pháp kiểm soát, các hoạt động kiểm

soát dễ bị chồng chéo do nhiệm vụ không phân

định rõ ràng gây cản trở công việc của các bộ

phận khác và gây tâm lý ức chế trong công việc

của các nhân viên trong công ty, ảnh hưởng đến

sự phát triển chung của DN do mọi hoạt động

đều không hiệu quả

Khối lượng công việc và trách nhiệm của

những nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm

soát quá nhiều, gây quá tải, sức ép lớn dễ dẫn

đến sai sót trong chính việc kiểm tra, kiểm

soát

Nếu ban lãnh đạo DN chỉ đạo trực tiếp để

đảm bảo các yêu cầu quản lý của mình được

đáp ứng sẽ dẫn đến tình trạng bộ phận kiểm

soát thụ động, không linh hoạt, không phát

huy được năng lực của mình trong khi các

nhà quản trị lại phải mất quá nhiều thời gian

trong việc đánh giá, xem xét, chỉ đạo bộ phận

giúp việc cho mình Rõ ràng, đây là một sự

lãng phí nhân lực và tài chính mà không đạt

được hiệu quả

Hệ thống KSNB và KTNB có mối liên hệ gì?

Để tránh nhầm lẫn, cần có sự phân biệt giữa

hệ thống KSNB và KTNB, đồng thời hiểu rõ

mối quan hệ giữa chúng Từ đó, DN có thể

thiết lập cho mình một hệ thống kiểm soát

hữu hiệu Theo những phân tích ở trên, có thể thấy rằng cả hệ thống KSNB và KTNB đều nhằm tới mục đích là kiểm soát rủi ro Tuy nhiên, trong DN, chúng có vị trí và vai trò khác nhau

“Kiểm soát” là chỉ hoạt động “Hệ thống kiểm soát nội bộ” là một hệ thống có tổ chức, bao gồm nhiều yếu tố Những yếu tố này đảm bảo cho DN hoạt động theo ý chí của lãnh đạo

DN Biểu hiện của chúng chính là những chính sách, quy chế, quy định của Pháp luật, của DN mà bắt buộc mọi thành viên trong DN phải tuân theo Việc sử dụng các biện pháp để đảm bảo cho các chính sách, quy chế, quy

định đó được thực hiện được gọi là “hoạt SUMMARY

146

động kiểm soát” KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác của DN nên được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”, hay nói cách khác, nó cũng là một biện pháp để kiểm soát Như vậy, KTNB là một bộ máy nằm trong hệ thống KSNB của

DN Hệ thống KSNB là một quy trình còn KTNB là một thực thể tồn tại trong DN Do vậy, có thể thấy rằng, hệ thống KSNB tồn tại

dù cho DN ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực kinh doanh nào, đó là điều kiện tiên quyết để DN tồn tại và phát triển KTNB là một bộ phận đặc thù trong DN song không bắt buộc phải

có DN có thể thiết lập một bộ máy KTNB nếu nhận thấy cần phải có thêm một biện pháp kiểm soát hữu hiệu

Chúng ta có thể hình dung mối liên hệ giữa

chúng như sau: Hệ thống KSNB giống như

một “hành lang” các quy định, chính sách,

quy chế được thiết lập để đảm bảo cho DN

hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả; hoạt

động kiểm soát là các cách thức, các thủ tục

được áp dụng để đảm bảo rằng DN đang đi

đúng trong “hành lang” đó; bộ phận KTNB có

nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm soát có

thực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ

kiểm soát của hệ thống một cách trung thực,

khách quan, chỉ ra những hạn chế và đề xuất

hoàn thiện Dựa trên kết quả của kiểm tra,

giám sát và đánh giá, DN có thể sẽ quay trở

lại hoàn chỉnh hệ thống KSNB của mình để

nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu

nhất nghĩa là một hệ thống kiểm soát phù hợp

và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của DN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Bộ Tài chính (2005), Các văn bản pháp luật

về kiểm toán, Nxb Tài chính

[2] Vũ Hữu Đức (1999), Kiểm toán nội bộ - Khái niệm và quy trình, Nxb Thống kê

GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2005), Giáo trình

lý thuyết kiểm toán, Nxb Tài chính, Hà Nội

Tài liệu khoá học Kiểm toán nội bộ, Vietsourcing

- Hà Nội

DICSRIMINATE FROM INTERNAL CONTROL SYSTEM AND INTERNAL AUDIT OF ENTERPRISES

Phan Thi Thai Ha

Thai nguyen University of Economics and Business administration

Enterprises always have to confront with risks, including inside and outside risk in business activities Internal control system (ICS) and Internal Audit (IA) are set up in the enterprises with a final purpose is to minimize risks However, the conceptions of ICS and IA are not always correctly understood This paper is not only giving the conceptions above, but also analyzing the reasons and the effects of the confusion of conceptions on enterprises’ activities It also pointed out the relationship between ICS and IA to help interested users to catch up the subject and have a global look about the ICS and IA in enterprises

Key words: internal control system, internal audit, effectiveness, risk.