hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng

Tính cấp thiết của đề tài Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệpkhông những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng ti

độc lập của tôi Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và có nguồngốc rõ ràng.

Tác giả luận văn

NGUYỄN ĐẶNG THÀNH

1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán đối với công tác quản lý trong các doanh nghiệp Quân đội 6

1.2.2 Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Quân đội 7

1.3.NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNTRONG CÁC DOANH NGHIỆP QUÂN ĐỘI 8

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 8

1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và tổ chức công tác ghi chép ban đầu 14

1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 141.3.2.2 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 161.3.2.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 17

1.3.3.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 18

1.3.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ

1.3.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái 231.3.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 24

1.3.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chung 261.3.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ 27

1.3.5.Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KHẢO SÁT THIẾT KẾ & TƯ VẤN XÂY DỰNG/BQP

2.2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYKHẢO SÁT THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG/BQP 47

2.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán 47

2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán 52

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong

2.2.4 Hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán 61

2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 61

2.2.6.Công tác kiểm tra kế toán tại Công ty 64

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY KHẢO SÁT THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG/BQP 65

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KHẢO SÁT THIẾT KẾ

VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG/BQP 68

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨCCÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KHẢO SÁT THIẾT KẾ VÀ TƯVẤN XÂY DỰNG/BQP 68

3.1.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty phải phù hợp với yêu cầu

hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế 70

3.1.1.3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp 71

3.1.1.4 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý tài chính 71

3.1.2 Các giải pháp hoàn thiện 72 3.1.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 72

3.1.2.2 Về chứng từ kế toán 73

3.1.2.3 Về hệ thống tài khoản kế toán 73

3.1.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 83

3.1.2.5 Về hệ thống kế toán quản trị của doanh nghiệp 84

3.1.2.6 Kết hợp tổ chức kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ 85

3.1.2.7.Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán 85

3.1.2.8 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán 86

3.2 NHỮNG ĐIỀU KIỆN CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN 88

3.2.1 Đối với các chính sách áp dụng từ phía nhà nước, Bộ Quốc Phòng 87 3.2.2.Về phía Công ty 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

PHỤ LỤC

BHXH Bảo hiểm xã hội

hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung 10

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng 12

hình thức kế toán phân tán 12

Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán 14

Sơ đồ 1.4:Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 24

Sơ đồ 1.5: Tổ chức kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán.25 Sơ đồ 1.6: Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung 27

Sơ đồ 1.7: Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ 29

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty 41

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 52

Sơ đồ 2.3: Kế toán theo hình thức Nhật ký chung 61

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán kinh phí Bộ Quốc Phòng cấp bằng hiện vật 80

BẢNG: Bảng 2.1: Kết quả SXKD giai đoạn 2007 – 2009 38

Bảng 2.2: Phân loại tổng quát hệ thống tài khoản kế toán 55

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệpkhông những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy

đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính màcòn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừanhững hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

Xuất phát từ vai trò quan trọng đó của công tác kế toán, tổ chức tốtcông tác kế toán là vấn đề luôn được các doanh nghiệp quan tâm Nếu cácdoanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán sẽ mang lại nguồn lợi lớn chodoanh nghiệp, ngược lại sẽ gây ra sự lãng phí, thất thoát, giảm năng lực sảnxuất kinh doanh

Trong tiến trình mở cửa và hội nhập nền kinh tế Việt Nam với khu vực

và toàn thế giới, đáp ứng nhu cầu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước,Công ty Khảo sát Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/ Bộ Quốc phòng là doanhnghiệp Quốc phòng hoạt động trong lĩnh vực khảo sát, thiết kế và tư vấn xâydựng trong và ngoài Quân đội trên phạm vi cả nước Để đạt được thành côngtrên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắtđòi hỏi doanh nghiệp phải có sự phát triển nhanh chóng về mọi mặt đáp ứngyêu cầu nhiệm vụ mới, trong đó tổ chức công tác kế toán đóng vai trò đặc biệtquan trọng trong sự nghiệp chung rất vinh quang nhưng cũng nhiều tháchthức này

Từ nhận thức về vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp, từ thực tế tổ chức công tác kế toán tại Công ty Khảo sát Thiết kế và

Tư vấn Xây dựng/BQP, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại Công ty Khảo sát Thiết kế và Tư vấn Xây dựng/BQP ” làm đề tài nghiên

cứu luận văn Thạc sỹ để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phầnđưa ra những đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại Công ty Khảo sát Thiết kế và Tư vấn Xây dựng/BQP

2 Nội dung nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại cácdoanh nghiệp Quân đội

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Khảo sátThiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

- Đưa ra những đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại Công ty Khảo sát Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại các Doanh nghiệpQuân đội

- Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Khảo sátThiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác Lênin để nghiên cứu lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn một cách có logic

Kết hợp sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, phương phápthống kê, so sánh để nghiên cứu và phân tích các vấn đề thực tiễn Trên cơ sở

đó đề xuất phương hướng và biện pháp phù hợp để giải quyết vấn đề

5 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Góp phần hệ thống hoá những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kếtoán tại các doanh nghiệp Quân đội

- Phân tích thực trạng và những điểm còn hạn chế về tổ chức công tác

kế toán tại Công ty Khảo sát Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại Công ty Khảo sát Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP.

6 Kết cấu luận văn

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các doanh

nghiệp Quân đội

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Khảo sát

Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại Công ty Khảo sát Thiết kế & Tư vấn Xây dựng/BQP

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP QUÂN ĐỘI 1.1 MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN

Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quanđiểm của các tác giả khác nhau

Khái niệm kế toán khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động: Là quá trìnhthu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về tài chính của hoạt động sản xuấtkinh doanh

Khái niệm kế toán trên góc độ sử dụng: Là phương pháp quản lý có hiệuquả, là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

Trước hết, Viện Kế toán công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941 định nghĩa

kế toán như sau: Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp mộtcách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính và giải trình kết quả củaviệc ghi chép này Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến việc giữ sổ sách

cố hữu của người kế toán Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nókhông còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa

Ngày nay, với quan điểm mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ

sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình

và giải quyết các vấn đề, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểmtra sổ sách Kế toán ngày nay chú trọng đến nhu cầu bức thiết của nhữngngười sử dụng thông tin kế toán dù họ ở bên trong hay bên ngoài doanhnghiệp Do vậy, vào năm 1970 Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ cho rằngnhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu mang tínhchất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán độc lập nhằm giúp ích cho việclàm các quyết định kinh tế

Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thốngthông tin và kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt nhữngthông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của mộtđơn vị kinh tế.

Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán của Việt Nam, định nghĩa kếtoán được trình bày ở điều 4 như sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, phântích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật vàthời gian lao động

Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì kế toán được xem

là việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thờigian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để kiểm tra tình hình vận độngcủa các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn củaNhà nước cũng như của từng tổ chức xí nghiệp

- Khái niệm tổ chức công tác kế toán:

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực vàchế độ kế toán để phản ánh tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế

độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và cácnhiệm vụ khác của kế toán Là tổ chức việc thu nhận hệ thống hoá và cungcấp các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị kế toán nhằmphục vụ cho công tác quản lý

- Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán:

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tintài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là mộttrong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diệncác mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Trong kế toán mọi nghiệp

vụ kinh tế đều được ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các

chứng từ hợp lệ, chính điều này đã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kếtoán Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theođối tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực kếtoán; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp,thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tàisản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; Phântích thông tin số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị;Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật Do vậy, việc

tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việccung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biếnđộng của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí,đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh

tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, củacác chủ thể trong nền kinh tế thị trường

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý tại doanh nghiệpkhông những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy

đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính màcòn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừanhững hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

1.2 VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP QUÂN ĐỘI

Công tác kế toán trong các doanh nghiệp Quân đội cũng phải tuân thủcác nguyên tắc tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp nói chung

1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán đối với công tác quản lý trong các doanh nghiệp Quân đội

Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán làmột trong những nội dung quan trọng Với chức năng cung

cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chínhnên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vàchất lượng của công tác quản lý doanh nghiệp Thêm vào đó,

nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khácnhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếpliên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có cơquan chức năng của nhà nước Trong giai đoạn hiện nay, khinền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khuvực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càngthường xuyên và khốc liệt hơn Lúc này, chất lượng thông tincủa kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quantrọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của cácquyết định kinh doanh Thông tin của kế toán tài chính và kếtoán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cầnthiết cho các nhà quản trị Để tổ chức công tác kế toán trongmột doanh nghiệp cần căn cứ vào qui mô hoạt động, đặcđiểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc điểm về tổ chứcsản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuấttrong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách,chế độ nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán phù hợpvới tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệmđược chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanhchóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lýkhác nhau

1.2.2 Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Quân đội

Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệpphải đảm bảo những nguyên tắc sau:

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ Luật kếtoán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các qui định, thông tưhướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp vàcác văn bản pháp qui khác có liên quan đến hoạt động sảnxuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các bộ luật về thuế,Luật doanh nghiệp… Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệthống văn bản pháp quy và vận hành trong thực tế của hệthống này

- Tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo thu nhận và hệthống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ởdoanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậyphục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước

và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp

- Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinhdoanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kếtoán của doanh nghiệp và khả năng trang bị các phương tiện

kỹ thuật tính toán ghi chép của doanh nghiệp

1.3.NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP QUÂN ĐỘI

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công côngviệc (phần hành) cho từng kế toán viên trong một phòng kếtoán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm:

tổ chức nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, tổ chức mối

quan hệ giữa các phần hành và tổ chức mối quan hệ giữaphòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan Việc tổchức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng nhữngyêu cầu:

- Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử

lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệpkhông thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõtrách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránhtình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau

- Tính đồng bộ trong công việc: Tính đồng bộ trong

công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đềucho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy

ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này

và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiềuviệc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tínhđồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanhnghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác

và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

- Đảm bảo năng lực của nhân viên: Việc đảm bảo

năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanhnghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kếtoán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạocông việc của những người này Ngoài việc tuyển dụng nhữngnhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao,doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồidưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng

được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thờithường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đứcnghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên

tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viêngiải quyết công việc theo “lối mòn”, điều này cũng giúpdoanh nghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốtcông việc mà trước đây họ chưa được phân công, đồng thờitránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnhvực họ đã và đang đảm nhiệm Ngoài ra, luân chuyển cán bộcòn là một giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được nhữngnhân viên có hiểu biết về toàn bộ quy trình kế toán trongdoanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triểnthành cán bộ quản lý

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

a Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty…) chỉ tổchức một phòng kế toán trung tâm ( ở văn phòng công ty, tổng công ty,…)còn ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanhnghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kếtoán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toántrung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp

Tại các đơn vị phụ thuộc ( xí nghiệp, tổ, đội…), phòng kế toán trungtâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thunhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kếtoán trung tâm Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kếtoán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp

Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với nhữngđơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp Hình thức nàykhông phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô lớn có địa bàn hoạt động sảnxuất, kinh doanh ở nhiều địa phương.

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng

hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ

b Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm(đơn vị kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức

kế toán riêng (đơn vị kế toán cấp cơ sở) Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổchức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lýkinh tế, tài chính cho các đơn vị cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phốinguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạocủa các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp đượcphân công, như sau:

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toáncấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp

- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở;

- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên vàcùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấptrên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp

Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phátsinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn

bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳgửi về phòng kế toán trung tâm Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứvào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán

ở đơn vị cho phù hợp

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng

hình thức kế toán phân tán

Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiệnchức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toántrung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ởđơn vị kế toán cấp cơ sở

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với nhữngdoanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng ở

☻ Đơn vị kế toán cấp trên

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp trên

Bộ phận kế toán tổng hợp

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới

nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng Hình thức này thườngkhông phù hợp đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ địa bàn hoạt động hẹp.

c Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trênvẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳthuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổchức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Đơn vị cơ sở có quy môlớn được phân công quản lý tài chính thì được tổ chức kế toán riêng, đượcthành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ởđơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm;còn đơn vị cơ sở nào quy mô nhỏ chưa được phân công quản lý tài chínhkhông tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụhướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định

kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Hình thức tổ chức công tác

kế toán này thích hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp

cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán

bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán

Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:

- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp

- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toáncấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng

Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán

vừa tập trung, vừa phân tán

Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vìvậy cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tìnhhình và thực trạng tổ chức hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp đểxây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp Có như vậy mới phát huy đượcđầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử dụng họ hợp lý nhằmbảo đảm hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh nghiệp

1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và tổ chức công tác ghi chép ban đầu

1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ cácnguyên tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ

kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế

Đơn vị kế toán cấp trên

Kế toán trưởng

Bộ phận

kế toán

tổng hợp

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp trên

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

kế toán kế toán kế toán kế toán

Bộ phận kiểm tra kế toán

Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp cơ sở

toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong luật kế toán và chế độ về chứng

từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Cụ thể:

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạtđộng của doanh nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kếtoán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kếtoán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy địnhtrên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanhnghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quyđịnh tại luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kếtoán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùngbút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạchchéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ

kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạchchéo vào chứng từ viết sai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quyđịnh Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụkinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán dodoanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệpthì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ

kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phảiđược ký bằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặcđóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phảithống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặcngười được uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủnội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chứng từ kế toán chi tiền

phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được

uỷ quyền ký chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫuchứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫuchứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kếtcấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung,phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệphoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm nhữngmẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưngdoanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kếbiểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưngphải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán

Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ

kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn chứng từ phù hợp với hoạt động củađơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tàichính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng cácnội dung kinh tế cần phải phản ánh trên chứng từ, chứ ký người chịu tráchnhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nộidung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3.2.2 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằmđảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có)trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng

từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kếtoán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán vì vậy cần

phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hànhghi sổ kế toán.

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán, bao gồm:

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinhphản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xáccủa thông tin kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánhtrong chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản

lý kinh tế - tài chính

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trongchứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toánhoặc các định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường,với điều kiện hợp đồng đã ký kết…

- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trongchứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán bảo đảm các yêu cầu nói trên mớidùng chứng từ để ghi sổ kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùngloại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán

1.3.2.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính từ khi phát sinhđến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các

bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kếtoán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy Kế toán trưởng cần phải xây dựngcác quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chínhphát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liênquan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế - tài chínhphản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời,

đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt độngsản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.

Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xácđịnh rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằmgiảm bớt những thủ tục chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Mọi nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ

kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ doNhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán và nội dung hoạt động kinh tếtài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sửdụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận cácnhiệm vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tựluân chuyển cho từng chứng từ một cách khoa học, hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ

kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định Trongquá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán, các đơn vị không được sửa đổi mẫubiểu quy định Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tùy theo tính chất và mức độ

vi phạm được xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh

về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước

Tóm lại, Luân chuyển chứng từ là quy trình xác định chứng từ sẽ được lập

ở những bộ phận nào, sau đó chuyển đến những bộ phận nào để xử lý và cuốicùng là việc lưu trữ và bảo quản được thực hiện ở bộ phận nào trong doanhnghiệp Quá trình lập và luân chuyển chứng từ ảnh hưởng đến tính kiểm soátcũng như hiệu quả của hệ thống thông tin

1.3.3.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán,

kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tàikhoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, doanhnghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanhnghiệp mình cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý đểnghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thànhmột hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được cụ thể hoá,

bổ sung thêm tài khoản cấp III, cấp IV… nhưng phải phù hợp với nội dung,kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I hoặc cấp II đối vớicác tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chưa có để phảnánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ được thực hiệnsau khi được Bộ Quốc phòng báo cáo Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản

Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phảnánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọinghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với nhữngquy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện củacác cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinhdoanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu

xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đốitượng sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản được doanhnghiệp sử dụng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trongdoanh nghiệp. Hệ thống tài khoản được thiết lập phải gồm các

tài khoản thể hiện được tình hình tài sản, nguồn vốn củadoanh nghiệp trong từng thời điểm, tình hình biến động củatài sản và nguồn vốn trong quá trình vận động của nó và

những tài khoản để phản ánh doanh thu, chi phí và xác địnhkết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.

Sau khi lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểmhoạt động của doanh nghiệp, người quản lý phải sắp xếp cáctài khoản này một cách khoa học và có tính hệ thống (thôngthường người ta hay sắp xếp theo tính thanh khoản giảmdần) Điều này sẽ giúp cho nhân viên dễ nắm bắt, dễ sử dụngcác tài khoản được qui định

Doanh nghiệp phải phê duyệt hệ thống tài khoản để hệthống tài khoản chính thức được đưa vào sử dụng và cũng là

cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát sự tuân thủ quy định củanhân viên

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể mở rộngquy mô hoạt động, thay đổi hoặc thêm ngành nghề kinhdoanh mới Lúc này hệ thống tài khoản cũ chắc chắn sẽ cónhiều thiếu sót, không xử lý được các nghiệp vụ mới hoặccũng có tài khoản doanh nghiệp không cần dùng đến Vì vậy,doanh nghiệp phải bổ sung tài khoản mới hoặc bỏ bớt nhữngtài khoản cũ để hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạtđộng của mình

Đặc trưng cơ bản của hệ thống tài khoản kế toán:

- Nội dung phản ánh của tài khoản: đặc trưng này xuất phát từ chức năngchủ yếu của tài khoản là cung cấp thông tin nên nội dung kinh tế mà tài khoảnphản ánh có những khác biệt nhất định

- Công dụng và kết cấu của tài khoản: mỗi một đối tượng hạch toán cóyêu cầu quản lý cụ thể khác nhau Bởi vậy, tài khoản kế toán phản ánh các đốitượng đó cũng có công dụng khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý từng

đối tượng và kết cấu cụ thể của các tài khoản cũng khác nhau mới đảm bảocho tài khoản thực hiện được công dụng của nó.

- Mức độ phản ánh của tài khoản: Tuỳ thuộc vào đối tượng mà tài khoảnphản ánh, có những tài khoản phản ánh đối tượng ở mức độ tổng hợp và cónhững tài khoản phản ánh đối tượng ở mức độ chi tiết, cụ thể hoá đối tượng

- Quan hệ với các báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính là phươngtiện trình bày khả năng sinh lời và tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằmcung cấp thông tin cho người sử dụng Để lập báo cáo tài chính một cách kịpthời, chính xác, cần căn cứ vào mối quan hệ giữa tài khoản với báo cáo tàichính để tính toán chỉ tiêu phù hợp

- Đặc trưng về phạm vi hạch toán: tuỳ thuộc vào phạm vi mà tài khoảnphản ánh, có những tài khoản chỉ được sử dụng trong kế toán tài chính đểphản ánh toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình thu mua, tiêu thụ, chi phí,thu nhập và tính toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ở mức độ tổngquát Trên cơ sở đó, lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báocáo kết quả kinh doanh Có một số tài khoản khác lại được sử dụng trong kếtoán quản trị để phản ánh chi phí, thu nhập và tính toán kết quả của từng hoạtđộng, từng loại sản phẩm, hàng hoá

Căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp:

- Căn cứ vào nội dung của đối tượng hạch toán kế toán, đối tượng hạchtoán kế toán gồm 3 loại cơ bản: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động củađơn vị

- Căn cứ vào tính vận động của đối tượng hạch toán kế toán, các đốitượng hạch toán kế toán luôn có 2 chiều hướng vận động khác nhau hoặc tănglên hoặc giảm xuống

- Căn cứ vào tính đa dạng của đối tượng hạch toán kế toán, mỗi đốitượng thường được chia thành nhiều đối tượng chi tiết hơn

- Căn cứ vào tính vận động không đồng bộ giữa giá trị và hiện vật củamột số đối tượng hạch toán kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.

- Căn cứ vào tính đối lập tương đối của 2 đối tượng hạch toán kế toán cơbản là tài sản và nguồn vốn

- Hệ thống tài khoản phải phản ánh được ba loại cơ bản của đối tượnghạch toán kế toán: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động

- Tài khoản kế toán phải được thiết kế hai bên đối xứng nhau để theo dõi

sự vận động tăng giảm của từng đối tượng hạch toán kế toán

- Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối tượng phải được thiết kế gồm tàikhoản tổng hợp và các tài khoản phân tích để theo dõi nội dung chi tiết củatừng đối tượng tổng hợp

- Bên cạnh các tài khoản kế toán thông thường cần phải có các tài khoảnđiều chỉnh để biểu hiện chính xác các đối tượng hạch toán kế toán có sự thayđổi giá trị nhưng không thay đổi về hiện vật

- Tài khoản kế toán phản ánh tài sản được thiết kế ngược chiều với tàikhoản phản ánh nguồn vốn

1.3.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổchuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu giữtoàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nộidung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanhnghiệp Trong môi trường kế toán thủ công, sổ sách kế toántồn tại dưới hình thức trang sổ được đóng thành quyển Trongmôi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toántồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với nhữngphần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu

Tùy theo qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầuquản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị cácphương tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà doanh nghiệp xây dựng hình thức kếtoán cho phù hợp Trong môi trường kế toán thủ công, do kỹ thuật tính toán bịhạn chế nên thường có nhiều hình thức kế toán được áp dụng Hiện nay, cónăm hình thức kế toán được áp dụng: Nhật ký chung; nhật ký chứng từ; chứng

từ ghi sổ; Nhật ký sổ cái và hình thức kế toán trên máy vi tính Mỗi hình thức

kế toán có những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì thế người quản lý cần lựachọn hình thức phù hợp nhất với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.Trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, việc tính toán và xử

lý các số liệu được máy tính thực hiện nhanh chóng và chính xác nên thôngthường doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, và lập thêmcác mẫu sổ của các hình thức kế toán khác (nếu thấy cần thiết) Như đã nói ởphần trên, trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toántồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán

và xử lý cơ sở dữ liệu Do đó, quá trình tổ chức sổ sách kế toán được thực hiệntrong quá trình thiết kế và cài đặt các thiết lập cho phần mềm kế toán

+ Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kếtoán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kếtoán tổng hợp (Nhật ký - Sổ cái) và sổ kế toán chi tiết

+ Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì

có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toáncấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong Sổ nhật ký - Sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Kiểm tra, đối chiếu số liệu

Sơ đồ 1.4:Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán

Nhật ký - Sổ cái

1.3.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy

mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán

- Đặc điểm:

+ Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thốngtoàn bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toántổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái

+ Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại lậpchứng từ ghi sổ để làm căn cứ các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi

Chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ

Các bảng tổng hợp chi

tiết số phát sinh Nhật ký - Sổ cái

Báo cáo tài chính

sổ đã lập, như vậy việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiếttách rời nhau.

+ Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối thángphải lập bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tínhchính xác của việc ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu số liệu

Sơ đồ 1.5: Tổ chức kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán

tiết số phát sinh Bảng cân đốitài khoản

Báo cáo tài chính

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký

1.3.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chung

Là hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy

mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

- Đặc điểm:

Hình thức kế toán này có đặc điểm giống như hình thức kế toán chứng

từ ghi sổ nhưng khác là không cần phải lập chứng từ ghi sổ tổng hợp mà chỉcăn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hàngngày để lập định khoản kế toán ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung hoặc sổnhật ký đặc biệt, sau đó căn cứ vào định khoản trong các sổ nhật ký này đểghi vào sổ cái

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Sổ quỹ

Các bảng tổng hợp chi

tiết số phát sinh

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ cái Nhật ký chung và các sổ nhật ký

đặc biệt (nếu có)

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Kiểm tra, đối chiếu số liệu

Sơ đồ 1.6: Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán

có của tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tàichính phát sinh, tức là các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên có của mộttài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký - Chứng từ mở cho bên có của tàikhoản đó Khi ghi vào Nhật ký - Chứng từ thì ghi theo quan hệ đối ứng các tàikhoản Vì vậy, số cộng cuối tháng ở nhật ký - chứng từ chính là định khoản

kế toán để ghi vào Sổ cái Như vậy Nhật ký - Chứng từ vừa là sổ nhật ký cácnghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái.

+ Kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký Chứng từ Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế toántổng hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp

-+ Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì

số cộng ở các Nhật ký - Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Cóvào các tài khoản phải cân bằng nhau

Dựa vào bên Có của tài khoản để ghi sổ Nhật ký - Chứng từ nên căn cứchứng từ kế toán để ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp khi ghi sổ kế toán Đâycũng là đặc điểm thể hiện tính ưu việt của hình thức kế toán này

Chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Sổ quỹ

Các bảng tổng hợp chi

Báo cáo tài chính

Nhật ký chứng từ Bảng kê và các bảng phân bổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Kiểm tra, đối chiếu số liệu

Sơ đồ 1.7: Tổ chức sổ kế toán và trình tự ghi chép sổ của hình thức kế toán

Nhật ký-chứng từ

Mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụngthích hợp Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về số lượng,kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát như sau: kiểm tra đảmbảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; Ghi sổ kế toán chi tiết; Chi sổ kế toántổng hợp; Kiểm tra, đối chiếu số liệu; Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán nêutrên để ghi sổ kế toán Từ hình thức kế toán đã được lựa chọn, doanh nghiệpphải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệthống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặcđiểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kếtoán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thôngtin ở doanh nghiệp để phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệptheo hệ thống các tài khoản mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kếtoán được quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ cácthông tin kinh tế tài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầukhác về quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toáncủa doanh nghiệp gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toánchi tiết Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm; Sổ cái; Sổ nhật ký hoặc sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ tuỳ theo từng trường hợp Sổ kế toán tổng hợp dùng để

phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế; Hệthống sổ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý kinh doanh và cung cấpthông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp mở đủcác sổ kế toán chi tiết Các sổ này dùng để phân loại, tổng hợp, chi tiết cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế.

1.3.5.Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính

Doanh nghiệp có thể ghi sổ kế toán bằng tay, hoặc sử dụng chươngtrình phần mềm kế toán để ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trường hợp sửdụng chương trình phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toán (nếu xử lý vàghi chép bằng chương trình phần mềm kế toán) vẫn phải đảm bảo nguyên tắcghi chép theo một hình thức kế toán đã lựa chọn (Chứng từ ghi sổ; nhật kýchung….) và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báocáo kế toán quản trị để sử dụng và lưu trữ Hệ thống xử lý và ghi chép kế toánbằng phần mềm máy vi tính có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệttheo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hoặc được ghi chépkết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng sổ kế toán Doanhnghiệp được lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp, có tính tươngthích với một hình thức kế toán nhất định được quy định trong chế độ kế toándoanh nghiệp Việt Nam

1.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Việc lập Báo cáo tài chính là khâu công việc cuối cùng của một quátrình công tác kế toán Số liệu trong báo cáo tài chính chứa đựng những thôngtin tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũngnhư tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Việclập Báo cáo tài chính có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý củadoanh nghiệp Vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải lập và nộp đầy đủ kịpthời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quy định, thời hạn lập, nộp và