kỹ thuật sử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong excel

Trong bài viết này tôi xin đưa ra một ví dụ về tổng hợp báo cáo 2A2 mặt giáo dục hàng kỳ hàng năm như sau: 1- Mỗi đơn vị được copy về một chương trình mẫu bằng Excel có thể tải về từ một

Kỹ thuật sử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong Excel - Phần 1

Trong quá trình tổng hợp bảng biểu việc tự động có được số liệu tổng hợp của 1 đơn vị mỗi khi có dữ liệu từ các đơn vị con là việc rất cần thiết và khoa học

Trong bài viết này tôi xin đưa ra một ví dụ về tổng hợp báo cáo 2A(2 mặt giáo dục) hàng kỳ hàng năm như sau:

1- Mỗi đơn vị được copy về một chương trình mẫu bằng Excel (có thể tải về từ một địa chỉ cho trước nào đó) và nhập số liệu; các số liệu khi nhập sẽ tự động kiểm tra đúng sai ngay tại cơ sở

2- Các đơn vị nộp báo cáo (đĩa có chương trình trên) về phòng Chỉ một cái bấm chuột lập tức số liệu đã có trong báo cáo tổng hợp của phòng và chỉ mất khoảng 15 phút có thể thu báo cáo của 25 trường, đồng thời có ngay báo cáo gửi lãnh đạo 3- Trong báo cáo phần quan trọng nhất ví dụ: số đơn vị có điểm xếp loại học lực dưới 5% cần phải tô mầu đỏ cho dẽ xem

4- Tạo các Macro; các nút in ấn tự động để tối ưu bảng tính

Chúng ta cùng lần lượt thực hiện nhé

Bước 1 Tạo mẫu báo cáo 2A

- Các bạn hãy chú ý các lệnh trong các ô; trong ô AH7 tôi dùng hàm if để kiểm tra đúng sai của bảng tính

- Bảng tính này phải khóa lại vì nếu để mở ai đó có thể thay đổi một số ô trong bảng sẽ mất hiệu quả

+ Để khoá bảng tính, sau khi làm xong các công đoạn như; tạo ô, bảng, tạo mầu

ô nào( vùng nào) cần để cho cớ sở nhập dữ liệu các bạn kích phải chuột, chọn Formatcells\Protection bỏ dấu tích ở Locked (ô hidden dùng để dấu các công thức khi khoá sheef lại)

+ Sau đó để khoá sheef lại như sau: vào Tool\Protection\Protec Sheef

Nếu muốn khoá mà vẫn dùng được chế độ lọc Filter thì tích vào đây

Đặt MK vào đây

Bước 2: tạo bảng tổng hợp từ 25 mẫu (tương ứng 25 trường)

tệp có tên PHONG.XLS

+ Sau khi tạo xong các mẫu như trên các bạn hãy làm như sau:

- Vào excel mở đồng thời tất cả 26 tệp vừa làm (25 trường và 1 phòng)

- Từ tệp của phòng ô C7 sheef 2A các bạn đánh dấu = 2A\[NX.xls]2A'!C7+

(Lưu ý ở câu lệnh này như sau: 2A là têb SHeef; NX là tên trường Nghinh Xuyên tôi đăth tên là NX, đó cũng là tên tệp Excel khi trường Nghinh Xuyên nộp cho phòng phải đổi tên tệp là NX.xls)

- Tiếp tục nhập đủ 25 trường

= 2A\[NX.xls]2A'!C7+2A\[HQ.xls]2A'!C7+2A\[VDU.xls]2A'!C7+

Các bạn Copy và thay tên thôi

Làm tương tự với các sheef còn lại và các mẫu còn lại Chú ý khi làm phải dứt khoát là làm xong mới tắt máy vì nếu dừng đột ngột máy tính sẽ điền thêm đường dẫn khó quan sát

Bước 3: Thu báo cáo:

- Các đơn vị nộp báo cáo các bạn phải nhớ đổi tên báo cáo trùng với các tên tệp mà

ta vừa tạo ở trên Ví dụ trường Nghinh Xuyên nộp cho phòng phải đổi tên tệp là NX.xls

- Copy tệp của trường Nghinh Xuyên có tên là NX.xls vào thư mục chứa báo cáo

Ví dụ là 2A Khi thả vào máy tính hỏi:

Bấm Yes

- Tiếp đó để xem tổng hợp các bạn mở tệp PHONG.xls, một bảng hỏi hiện ra như sau:

Chọn Update (quá trình cập nhập báo cáo mất 2 giây)

Vậy là OK rồi đấy

Bước 3: trong báo cáo phần quan trọng giả sử cột học lực yếu đơn vị nào dưới 5% phải tạo chữ mầu đỏ, nền xanh cho dễ xem ta làm như sau:

Bôi đen toàn bộ cột từ T7 đến T32 trong sheef CACTRUONG của tệp PHONG.xls vào Format chọn như sau:

Tiếp chọn như hướng dẫn và bấm Format

Bảng Format

Kết quả như sau

Bước 4: Trong Sheef CAC TRUONG bạn muốn tạo một nút lênh mà khi bấm vào

đó nó in ra toàn bộ Sheef 2A chẳng hạn làm như sau:

Chọn mầu nền chữ

Chọn mầu chữ

- Kích phải lên thanh công cụ bất kỳ chọn Form

Trong hộp Form chọn nút Button

Bạn đặt vào vị trí muốn để nút lệnh bảng như sau hiện ra

Bấm Record; OK

Quá trình ghi Marco bắt đầu bây giờ các bạn bấm sang sheef 2A và bấm in; tiếp vào Tool\Marco chọn Stop Recording

Bây giờ đã xong; tiếp là đổi tên nút lệnh

Kích phaỉ vào nút chọn Edit text đổi tên thành IN 2A

Công việc đã hoàn thành Chúc các bạn thành công Chúc năm mới Sức khoẻ và hạnh phúc