đề tài “Hoàn thiện công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long Biên”

LỜI MỞ ĐẦUTrong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, điều kiện sống của con người ngày càng tốt lên, việc mỗi người dân sở hữu một phương tiện vận tải như ô tô không còn là điều hiếm. Tuy nhiên, với điều kiện giao thông còn nhiều ách tắc, tai nạn, chi phí xăng dầu ở nước ta còn khá cao, cộng thêm việc các loại thuế, phí, lệ phí cho ô tô ở nước ta cao hơn rất nhiều so với thế giới, do đó, nhu cầu sử dụng, thuê phương tiện giao thông ngày càng nhiều. Đặc biệt, với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu đi lại, di chuyển giữa các tỉnh vì công việc, vì du lịch… ngày càng nhiều. Do đó, ngành kinh doanh vận tải là một ngành có nhiều tiềm năng. Và hiện nay, có khá nhiều công ty đã tham gia vào lĩnh vực này.Công ty TNHH vận tải Long Biên là một trong những công ty tham gia kinh doanh vận tải khá lâu đời, bắt đầu từ năm 2000. Công ty ngày càng có nhiều kinh nghiệm, có vị thế ngày càng cao trên thị trường. Tuy nhiên, việc ngày càng nhiều công ty tham gia kinh doanh đã khiến sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ. Để giữ lượng khách hàng đã quen thuộc, đồng thời thu hút thêm khách hàng mới, công ty cần có nhiều biện pháp thích hợp. Một trong những biện pháp quan trọng nhất là việc giảm thiểu chi phí và hạ giá thành. Do đó, công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là phần công tác quan trọng, đáng quan tâm trong công ty. Vì thế, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long Biên” để nghiên cứu trong quá trình thực tập tại công ty.Kết cấu của chuyên đề thực tập chuyên ngành gồm các phần:Lời mở đầuChương 1: Đặc điểm dịch vụ, tổ chức hoạt động và quản lý chi phí tại Công ty TNHH vận tải Long BiênChương 2: Thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tại Công ty TNHH vận tải Long BiênChương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tại Công ty TNHH vận tải Long BiênKết luận

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, điều kiện sống củacon người ngày càng tốt lên, việc mỗi người dân sở hữu một phương tiện vận tải như ô tô không còn là điều hiếm Tuy nhiên, với điều kiện giao thông còn nhiều ách tắc, tai nạn, chi phí xăng dầu ở nước ta còn khá cao, cộng thêm việc các loại thuế, phí, lệ phí cho ô tô ở nước ta cao hơn rất nhiều so với thế giới,

do đó, nhu cầu sử dụng, thuê phương tiện giao thông ngày càng nhiều Đặc biệt, với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu đi lại, di chuyển giữa các tỉnh

vì công việc, vì du lịch… ngày càng nhiều Do đó, ngành kinh doanh vận tải làmột ngành có nhiều tiềm năng Và hiện nay, có khá nhiều công ty đã tham gia vào lĩnh vực này

Công ty TNHH vận tải Long Biên là một trong những công ty tham gia kinh doanh vận tải khá lâu đời, bắt đầu từ năm 2000 Công ty ngày càng có nhiều kinh nghiệm, có vị thế ngày càng cao trên thị trường Tuy nhiên, việc ngày càng nhiều công ty tham gia kinh doanh đã khiến sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ Để giữ lượng khách hàng đã quen thuộc, đồng thời thu hút thêm khách hàng mới, công ty cần có nhiều biện pháp thích hợp Một trong những biện pháp quan trọng nhất là việc giảm thiểu chi phí và hạ giá thành Do đó, công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là phần công tác quan trọng, đáng quan tâm trong công ty Vì thế, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long Biên” để nghiên cứu trong quá trình thực tập tại công ty

Kết cấu của chuyên đề thực tập chuyên ngành gồm các phần:

Do thời gian thực tập và kiến thức của em còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến góp ý, bổ sung từ thầy cô hướng dẫn để em có thể hoàn thiện bài làm.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS.TS Phạm Quang trong bộ môn Kế toán, Viện Kế toán- Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân cùng toàn thể các cô, chú, anh, chị cán bộ nhân viên phòng Tài chính Kế toán Công ty TNHH vận tải Long Biên đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này!

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM DỊCH VỤ, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ

QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬN

TẢI LONG BIÊN

1.1 Đặc điểm dịch vụ của công ty

Bảng 1.1: Danh mục dịch vụ của công ty Long Biên

1.1.2 Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ

Công ty kinh doanh lĩnh vực vận tải, là một lĩnh vực dịch vụ rất đặc thù và hiện nay đang rất phát triển Để có khả năng cạnh tranh trên

thị trường, công ty luôn quan niệm đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu

Do đó, công ty liên tục đầu tư, đa dạng hóa dịch vụ và xây dựng chất

lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Việc áp dụng tiêu chuẩn

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Phòng kinh doanh

DANH MỤC DỊCH VỤ CÔNG TY LONG BIÊN

Xe tuyến cố định Xe chạy dịch vụ Tên tuyến Mã dịch

vụ Đơn vị Tên dịch vụ Đơn vị tính

Bình HN_TB Người*km Xe đưa đón cán bộcông nhân viên,

học sinh sinh viên

chất lượng vào hoạt động của công ty là rất cần thiết, tạo thêm lòng tin cho khách hàng

Ngoài việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng chung trong lĩnh vực vận tải, công ty Long Biên còn tự xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng của mình, cụ thể là:

- Tiêu chuẩn về giá: Với sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty hoạtđộng trong lĩnh vực vận tải như hiện nay, việc điều chỉnh giá cả được xem làmột trong nhứng chính sách quan trọng để tăng sức cạnh tranh Một công tyvận tải chất lượng phải có mức giá tốt và được niêm yết công khai trên toàn hệthống Tuy nhiên, mức giá tốt này phải đi kèm với dịch vụ đảm bảo đủ tiêuchuẩn Những tiêu chuẩn về giá cụ thể là:

Thống nhất giá vé toàn công ty trong từng khoảng thời gian

In giá vé trên vé xe mọi loại hìnhNiêm yết giá vé trên cửa ra vào xe và trên xeBán đúng giá đã niêm yết

- Tiêu chuẩn về chất lượng phục vụ:

Xe sạch sẽPhục vụ văn mình, an toàn: thái độ nhiệt tình, niềm nở, cách bán

vé, cách đóng gói, vận chuyển…

Dừng xe đúng điểm dừng, bắt khách đúng nơi quy định

- Tiêu chuẩn về thời gian

Thời gian biểu được thiết lập toàn công ty

Xe công ty luôn được chạy đúng thời gian biểuViệc xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng riêng của công ty là một biện pháp tốt, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, vì các hoạt động của công ty đều có tiêu chí đánh giá cụ thể, nhằm nhận thức nhanh chóng những thiếu sót và điều chỉnh kịp thời Do đó, dịch vụ của công ty luôn được khách hàng đón nhận với phản ứng tốt, vị thế của công ty trong lĩnh vực vận tải hành khách ở Hà Nội ngày càng nâng cao

1.1.3 Tính chất của sản phẩm dịch vụ vận tải

Dịch vụ vận tải là ngành dịch vụ đặc thù, sản phẩm vận tải là quá trình di chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác và không manghình thái vật chất, do đó không có quá trình nhập kho và lưu kho Do tính chất đó, nên không thể tính được chi phí sản phẩm dở dang trong lĩnh vực dịch vụ vận tải

Phương tiện vận tải là TSCĐ chủ yếu, quan trọng và không thể thiếu trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải Các phương tiện này cótính năng, hiệu suất và mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau, ảnh hưởng

lớn đến công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ Ngoài ra,

dịch vụ vận tải được quản lý theo nhiều khâu khác nhau: giao dịch, hợp

đồng vận chuyển khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm tra

việc thực hiện kế hoạch vận chuyển Do đó, tính chất sản phẩm dịch vụ

vận tải khá phức tạp

1.1.4 Loại hình dịch vụ

Căn cứ vào danh mục dịch vụ của công ty, với mỗi dịch vụ công

ty lại có loại hình cụ thể khác nhau Do đó, công ty chủ yếu kinh doanh

theo 2 loại hình dịch vụ chính

- Đối với xe chạy tuyến cố định, công ty hoạt động theo loại hình dịch vụ thường xuyên và cố định

Bảng 1.2: Lịch trình xe chạy tuyến cố định của công ty

• Ưu điểm: Xe chạy tuyến cố định mang lại nguồn doanh thu ổn định cho công ty trong cả năm tài chính, không phụ thuộc vào mùa vụ Các khoản chi phí có thể dự tính được trước, không bị biến động liên tục

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Hà Nội – Thái Nguyên

Thái Nguyên – Hà Nội Bến xe Mỹ Đình 2 chuyến/ngày 5h30 – 21h00

4 chuyến/ngày 5h30 – 21h00

Hà Nội – Thanh Hóa

Thanh Hóa – Hà Nội

Bến xe Giáp Bát

Bến xe Mỹ Đình

2 chuyến/ngày/bến

5h30 – 21h00

Nguồn: Phòng kinh doanh

• Nhược điểm: Giá bán được quyết định chung trên toàn thịtrường Thời gian chạy cố định, không linh hoạt

- Đối với xe chạy dịch vụ thì công ty hoạt động chủ yếu theo đơn đặt hàng của các tổ chức khách hàng Cụ thể với dịch vụ

xe đưa đón cán bộ công nhân viên, học sinh sinh viên, công

ty có lượng khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, trường học thường xuyên với những hợp đồng vận chuyển trong thờigian dài Với dịch vụ vận chuyển khách du lịch, dịch vụ xe phục vụ cưới hỏi hay xe vận chuyển thương mại thường là hoạt động đơn chiếc, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng

Những dịch vụ này thường được tiến hành nhiều theo mùa

vụ, như mùa du lịch, mùa cưới…

• Ưu điểm: Giá cả có thể do công ty tự thỏa thuận với khách hàng, có thể linh hoạt giảm giá, chiết khấu cho khách hàng để tăng sức cạnh tranh Thời gian chạy linh hoạt, đáp ứng nhu cầu khách hàng mọi lúc, mọi nơi

• Nhược điểm: Nguồn doanh thu mang lại không ổn định, theo mùa vụ Công ty phải tự tìm thị trường, chi phí marketing, chi phí kinh doanh cao hơn

1.1.5 Thời gian sản xuất

Do dịch vụ vận tải là dịch vụ đặc thù, kế hoạch vận chuyển cần phải cụ thể hóa cho từng ngày, từng tuần Lái xe và phương tiện hoạt

động chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp, do đó quá trình quản lý phải

được xây dựng cụ thể Dịch vụ vận tải khi hoàn thành tức là sản phẩm

vận tải đã được tiêu thụ Do vậy, thời gian sản xuất dịch vụ của công ty

mang tính chất là ngắn

1.1.6 Đặc điểm sản phẩm dở dang

Sản phẩm dịch vụ vận tải không có hình thái vật chất, quá trình sản xuất và tiêu thụ gắn liền nhau nên dịch vụ vận tải không có quá

trình nhập – xuất kho, cũng như không có dịch vụ tồn kho và lưu kho

Do đó, trong kinh doanh vận tải, không tính được chi phí sản phẩm dở

dang như các ngành sản xuất

1.2 Đặc điểm tổ chức cung cấp dịch vụ của công ty TNHH vận tải Long

vé, thutiền

Xin Lệnh xuất bến

Xin lệnhvào bến tại bến

xe các tỉnh

Trả khách tạibến và quay đầu

Báo cáotại côngty

Nguồn: Phòng kinh doanh

• Tập kết tại bến xe Giáp Bát/Mỹ Đình: Đây là địa điểm tậpkết của xe chạy tuyến cố định của công ty, hàng ngày các

xe sẽ chuẩn bị để đúng 5h30 bắt đầu xếp khách

• Xếp khách: Khách hàng có thể mua vé tại cổng bán vé của các bến xe, cũng có thể mua trực tiếp tại công ty hoặctại xe của công ty tại bến Sau đó, khách hàng được xếp lên xe đúng theo ghế đã ghi trên vé

• Xin lệnh xuất bến: trước khi ra khỏi bến, nhân viên công

ty trên xe sẽ phải xin lệnh xuất bến ở phòng quản lý bến

xe vào sổ lịch trình chạy hàng ngày của từng xe

• Xin lệnh vào bến: sau khi xuất bến, xe của công ty sẽ chạy thẳng tới bến xe của các tỉnh, và tiếp tục xin lệnh vào bến tại phòng quản lý của bến xe tại tỉnh

• Trả khách: xe công ty phải trả khách đúng theo quy định của bến xe, sau đó tiếp tục quay đầu, xếp khách trở về Hà Nội

• Báo cáo tại công ty: sau khi trở về Hà Nội, lái xe các tuyến phải có sự báo cáo với phòng kinh doanh và vận tảicủa công ty

- Xe chạy dịch vụ:

Sơ đồ 1.2: Quy trình hoạt động của xe chạy dịch vụ

Nguồn: Phòng kinh doanh

Lập kế hoạch vận chuyển

Thực hiện kế hoạch

Theo dõi việc thực hiện

Thanh

lý hợp đồng

• Tìm kiếm khách hàng: đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình hoạt động, và là hoạt động rất quan trọng Thông thường do các nhân viên phòng kinh doanh chủ động liên hệ các tổ chức để giới thiệu, quảng cáo trên báo, đài,…

• Kí hợp đồng: sau khi tìm kiếm được nguồn khách hàng thì công ty và khách hàng kí hợp đồng trên cơ sở các điềukhoản và thỏa thuận giữa 2 bên về giá cả, thời gian, địa điểm

• Lập kế hoạch vận chuyển: sau khi kí hợp đồng, nhân viênphòng kinh doanh kết hợp với phòng vận tải lập kế hoạch vận chuyển theo hợp đồng

• Theo dõi việc thực hiện: việc theo dõi, kiểm soát này được thực hiện ở cả phòng kinh doanh và phòng vận tải

• Thanh lý hợp đồng: việc thanh lý hợp đồng có thể được tiến hành định kì với loại hình đưa đón CBCNV, học sinh, hoặc tiến hành 1 lần với các loại xe thuê du lịch hoặc phục vụ cưới hỏi

1.2.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động

Trong cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ vận tải của công

ty, có 2 phòng ban tham gia chủ yếu là phòng vận tải và phòng kinh doanh

- Phòng kinh doanh chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xe chạy

du lịch Phòng kinh doanh lại được phân chia theo nhiệm vụ:

• Đội tìm kiếm khách hàng: đây thường là các nhân viên marketing, có mối quan hệ với các tổ chức, các phương tiện thông tin…

• Đội lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch: công tác này cần có sự phối hợp giữa phòng kinh doanh

và phòng vận tải, người làm công tác này cần có tư tưởng sáng tạo, khả năng quản lý

- Phòng vận tải: Phòng vận tải chủ yếu là các lái xe và phụ xe,

và được chia là 3 đội:

• Đội quản lý: số lượng ít nhất, chủ yếu tập hợp lịch trình, thông tin các tuyến xe, cập nhật số lượng lái xe, phụ xe,

và theo dõi tình hình thực hiện công việc của họ Đồng thời, đội quản lý theo dõi phương tiện vận tải, quản lý phương tiện

• Đội ngũ lái xe chính thức: số lượng lớn, chủ yếu là trình

độ phổ thông, giàu kinh nghiệm, chủ yếu lái và phụ lái

các tuyến cố định, ngoài ra còn thực hiện dịch vụ đưa đónCBCNV, học sinh.

• Đội ngũ lái xe hợp đồng: số lượng khá lớn, chủ yếu thực hiện dịch vụ thuê xe du lịch và xe phục vụ cưới hỏi, thường được thuê theo thời vụ trong năm, nhưng số lượng

và chất lượng khá ổn định

1.3 Quản lý chi phí thực hiện dịch vụ của công ty TNHH vận tải Long Biên

Hiện nay, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo

mô hình Chủ tịch công ty Theo cơ cấu này, người lãnh đạo là Chủ tịch công ty, 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 1 kiểm soát viên

và 5 phòng nghiệp vụ Mỗi vị trí, mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ riêng Cụ thể là:

- Phòng nhân sự: Phòng nhân sự là phòng chức năng quản lý vấn đề nhân sự của công ty Phòng nhân sự có nhiệm vụ tập hợp nhu cầu nhân sự, quản lý hoạt động của nhân viên, từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng, định mức chi phí nhân sự hoạt động, kết hợp với phòng tài chính – kế toán đưa ra dự toán chi phí cho từng thời kì

- Phòng vận tải: Phòng vận tải, đặc biệt là đội quản lý có nhiệm vụ lên kế hoạch về nhu cầu nhân sự thực tế, chuyển sang phòng nhân sự để phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng Phòng vận tải chính là những người thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ, do đó có vai trò rất quan trọng trong việc lên kế hoạch chi phí Phòng vận tải là phòng có số lượngnhân sự lớn nhất, nên chiếm tỉ lệ chi phí nhân công lớn nhất Ngoải ra, phòng vận tải quản lý các phương tiện vận tải, kiểm soát tài sản Do đó, phòng vận tải có nhiệm vụ cung cấpthông tin về chi phí nhân công, chi phí tài sản cố định,

phương tiện bị thiếu mất, phòng vận tải có chức năng xây dựng dự toán chi phí cho từng thời kì

- Phòng kinh doanh: phòng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp thông tin về chi phí quảng cáo, chi phí tìm kiếm khách hàng, kiểm soát về chi phí trong thực hiện hợp đồng dịch vụ Phòng kinh doanh có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch thực hiện dịch vụ trong từng thời kì, từ đó làm tiền đề cho phòng tài chính – kế toán đưa ra dự toán về chi phí cụ thể trong từng thời kì

- Phòng tài chính – kế toán: phòng tài chính – kế toán có trách nhiệm tổ chức quản lý tài chính, cụ thể là tập hợp tất cả thông tin về chi phí từ các phòng ban khác, theo dõi tài sản

cố định và khấu hao, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành Ngoài ra, phòng tài chính – kế toán còn là phòng ban quan trọng nhất trong xây dựng dự toán chi phí, cân đối chi phí, lập kế hoạch trình Phòng giám đốc và theo dõi việc thực hiện

kế hoạch Phòng tài chính – kế toán có vai trò quan trọng trong việc đưa ra tư vấn cho Giám đốc về việc điều chỉnh kịpthời các kế hoạch Từ những thông tin tài chính do phòng tài chính - kế toán cung cấp, phòng giám đốc và chủ tịch công ty

có thể nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận kinh doanh và phê duyệt các kế hoạch cho kỳ sau

- Phòng Giám đốc: phòng giám đốc là phòng xem xét các kế hoạch, dự toán chi phí từ các phòng ban trình lên, và đưa ra quyết định phê duyệt kế hoạch, dự toán, làm cơ sở cho các phòng ban hoạt động

- Chủ tịch công ty: chủ yếu phê duyệt các dự toán, kế hoạch vềchi phí trong dài hạn, nhận báo cáo chi phí từ phòng giám đốc và phòng tài chính – kế toán

- Kiểm soát viên: có vai trò kiểm soát việc thực hiện dự toán chi phí, định mức kế hoạch và đưa ra thông tin tư vấn cho Phòng giám đốc và chủ tịch công ty, nhằm điều chỉnh kịp thời

Như vậy, các phòng ban chức năng của Công ty khá đầy

đủ, được vận hành linh hoạt và mỗi phòng đều có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể, được chỉ đạo thực hiện sát sao từ cấp trêntới cấp dưới Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho Công ty, giúp công ty quản lý chi phí khá tốt trong những năm vừa qua

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ

TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI LONG

BIÊN

2.1 Kế toán chi phí kinh doanh dịch vụ

2.1.1 Kế toán chi phí nhiên liệu trực tiếp

2.1.1.1 Nội dung

Trong kinh doanh dịch vụ vận tải, chi phí nhiên liệu trực tiếp là khoản chi phí quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng

chi phí Nhiên liệu được sử dụng ở đây là xăng cho xe dưới 16 chỗ, và

dầu cho xe từ 16 chỗ trở lên Do đặc thù của ngành kinh doanh vận tải, chi phí nhiên liệu phụ thuộc rất lớn vào loại phương tiện vận tải, mức

độ tiêu hao nhiên liệu, hình thức cũ hay mới của phương tiện… Do đó, phòng tài chính – kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng

phương tiện vận tải để xây dựng định mức chi phí tiêu hao nhiên liệu

quá trình cung cấp dịch vụ Kết cấu của TK 621:

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị nhiên liệu xăng, dầu, săm lốp sửa chữa thường xuyên dùng trong hoạt động dịch vụ

- Bên Có: Phản ánh các khoản giảm chi phí theo quy định Kết chuyển chi phí nhiên, vật liệu trong kì vào TK 154

Chi phí nhiên liệu đưa vào phương tiệntrong kì

Chi phí nhiên liệu còn ở phương tiện cuối kì

Cuối kì, TK 621 không có số dưTrong đó, TK 621 được chi tiết theo từng khoản mục chi phí:

TK 6211: Chi phí nhiên liệu xăng trực tiếp

TK 6212: Chi phí nhiên liệu dầu trực tiếp

TK 6213: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên

2.1.1.3 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

- Với chi phí nhiên liệu trực tiếp:

Kế toán tập hợp chi phí nhiên liệu theo từng khoản mục chi phí là xăng, và dầu Do đặc thù của ngành kinh doanh vận tải, nên xăng dầu không được lưu trữ trong kho của công ty mà lái xe các phương tiện sẽ trực tiếp mua ở các cửahàng xăng, dầu

Hàng tháng, kế toán sẽ chuyển tiền vào thẻ xăng liên kết với ngân hàng PG bank – Ngân hàng thương mại cổ phần Petrolimex, và khi hoạt động, lái xe các phương tiện sẽ sử dụng thẻ xăng này để mua xăng, dầu trực tiếp vào phương tiện để hoạt động Sau mỗi ngày, lái xe các phương tiện sẽ về công ty báo cáo và nộp lại hóa đơn mua xăng, dầu để kế toán tập hợp chi phí nhiên liệu

Như vậy, bước đầu tiên của kế toán trong hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp

là tập hợp các hóa đơn và kê khai vào bảng kê mua vào

Bảng số 2.1: Bảng kê hóa đơn mua vào

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Phòng tài chính – kế toán

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN MUA VÀO

Tháng 10/2013

Hóa đơn mua xăng A92

Nguồn: Phòng tài chính – kế toán

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Phòng tài chính – kế toán

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN MUA VÀO

Tháng 10/2013

Hóa đơn mua dầu diezen

Nhìn vào bảng 2.1, ta có thể thấy kế toán hạch toán riêng chi phí xăng cho loạiphương tiện dưới 16 chỗ, và chi phí dầu cho loại phương tiện từ 16 chỗ trở lên.

Đồng thời với việc kê khai vào bảng kê, kế toán cũng hạch toán trên phần mềm kế toán với từng hóa đơn Cụ thể trong phân hệ Mua hàng, nghiệp vụ Mua hàng không qua kho:

Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTGT2/001

Ngọc Khánh – Ba Đình – Hà Nội Liên 2: Khách hàng Kí hiệu: AA/13P

Xuất bán lẻ - giá niêm yết

Đơn vị: Cửa hàng xăng dầu số 001

Địa chỉ: 92 Trần Quang Khải, Hà Nội

Tên khách hàng: Công ty TNHH vận tải Long Biên

Địa chỉ: P110, E5, Bách Khoa, Tạ Quang Bửu, Hà Nội

Tổng cộng tiền thanh toán 1,326,666

Số tiền viết bằng tay:Một triệu ba trăm hai mươi sáu nghìn sáu trăm sáu mươi sáu đồng

Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị

Cụ thể, kế toán vào phân hệ Mua hàng, nghiệp vụ Mua hàng không qua kho vànhập các thông tin cần thiết theo hóa đơn.

Đối tượng: XANGDAU – cửa hàng xăng dầu số 57

Diễn giải: mua dầu diezen cho xe BKS 29B-557.58 theo HĐ GTGT số

- Với chi phí bảo dưỡng thường xuyên:

Chi phí bảo dưỡng thường xuyên được tính toán dựa trên số kilomet hoạt độngcủa phương tiện vận tải trong quá trình hoạt động Định mức mà công ty quy định là chạy 1000 km thì tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên

Các trường hợp sửa chữa đột xuất diễn ra trên đường đi, thì do lái xe tự thanh toán Sau đó, về công ty, kế toán căn cứ vào đơn xin thanh toán vật tư, hóa đơn sửa chữa xe để tiến hành hạch toán chi phí

Khi hạch toán, kế toán sẽ vào trực tiếp phân hệ Quỹ, nghiệp vụ Phiếu chi:

Nợ TK 6213: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111: Tiền mặt

Ví dụ: Với hóa đơn bảo dưỡng thường xuyên số 0004005, ngày 5/10/2013, kế

toán vào phân hệ Quỹ, chọn Phiếu chi và nhập các thông tin cần thiết:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTGT2/001

Liên 2: Khách hàng Ký hiệu: LP/13P Ngày 5 tháng 10 năm 2013 Số: 0004005 Đơn vị bán hàng: TOTA Giải Phóng

Địa chỉ: 405 Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội

Mã số thuế: 0100235387

Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH vận tải Long Biên

Địa chỉ: P110, E5, Bách Khoa, Tạ Quang Bửu, Hà Nội

Mã số thuế: 0101074872

dịch vụ

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Bảo dưỡng toàn

Cộng tiền hàng: 983,500

Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 98,350

Tổng cộng tiền thanh toán: 1,081,850

Số tiền bằng chữ: Một triệu không trăm tám mươi mốt nghìn tám trăm năm mươi đồng

Đối tượng: TOTA_GIAIPHONG – gara sửa chữa TOTA ở Giải Phóng

Lý do chi: chi sửa chữa thường xuyên cho xe biển kiểm soát 29B-395.49 theo

Đối tượng tập hợp chi phí: DAU

Đồng thời với việc hạch toán vào phần mềm kế toán, kế toán cũng liệt kê các

khoản sửa chữa thường xuyên đó vào bảng kê đầu vào để theo dõi

Ví dụ: Bảng số 2.2: Bảng kê hóa đơn bảo dưỡng thường xuyên

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Cuối kì, kế toán kiểm tra bên Nợ TK 6213 và số tiền trên bảng kê Trong tháng 10, bên Nợ TK 6213 là 55.785.500 VNĐ, đúng với số tiền trên bảng kê Sau đó, kế toán kết chuyển số dư TK 6213 sang TK 154 để tính giá thành dịchvụ.

1/10 0396525 1/10 Mua xăng cho29B-257.34 331 1.103.182

1/10 0423834 1/10 Mua xăng cho29A-574.98 331 768.182

1/10 0415027 1/10 Mua xăng cho

Cộng phát sinh 384.482.388 384.482.388

Tổng cộng 384.482.388 328.696.888 55.785.500

Bảng số 2.5: Sổ cái TK 621

Công ty TNHH vận tải Long Biên

SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 10 năm 2013 Tài khoản: 621 – chi phí nhiên liệu trực tiếp

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

2.1.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp

2.1.2.1 Nội dung

Trong công ty TNHH vận tải Long Biên, khoản chi phí nhân công là một khoản chi phí rất quan trọng, vì do đặc thù ngành nghề nên số lượng nhân viên công ty, đặc biệt

là nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ rất lớn

Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản thù lao phải trả cho nhân viên trực tiếpthực hiện dịch vụ, bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp có tính chất lương (phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ) cho lái xe, phụ xe Việc tính đúng và tính đủ chi phí nhân công trực tiếp và không ngừng nâng cao điều kiện làm việc của người lao động là một điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo giá cả vậntải, làm người lao động gắn bó hơn với công ty và cố gắng vì lợi ích chung của toàn công

ty

Chi phí nhân công trực tiếp ở công ty TNHH vận tải Long Biên bao gồm:

- Lương lái xe, phụ xe: được tính theo mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động

- Phụ cấp: Phụ cấp cho lái xe, phụ xe thường được tính theo doanh thu Định mức ở công ty quy định phụ cấp thường là 10% * Doanh thu

- Tiền ăn trưa, làm đêm, làm thêm giờ

- Các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ2.1.2.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty TNHH vận tải Long Biên sử dụng TK

622 – chi phí nhân công trực tiếp

Bên Nợ: Các chi phí tiền lương, tiền phụ cấp của lái xe, phụ xe

Các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ

Bên Có: Cuối kì, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang TK 154 để tính giá thànhCuối kì, TK 622 không có số dư

TK 622 có 3 TK chi tiết:

TK 6221: Lương lái xe, phụ xe

TK 6222: Phụ cấp cho lái xe, phụ xe

TK 6223: Các khoản trích theo lương

Ngoài ra, trong phần hạch toán Chi phí nhân công trực tiếp, công ty còn sử dụng một số

2.1.2.3 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Hàng ngày, đội quản lý ở phòng vận tải chịu trách nhiệm chấm công lao động chotừng lái xe, phụ xe thông qua chứng từ “Bảng chấm công” Cuối tháng, Bảng chấm công

sẽ được tập hợp cho nhân viên kế toán Sau đó, kế toán sẽ căn cứ vào kết quả lao động,hóa đơn cung cấp dịch vụ để tính ra tiền lương của nhân viên đồng thời lập bảng thanhtoán tiền lương

Bảng số 2.6: Bảng chấm công

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Phòng vận tải

BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10/2013

Ngày 31 tháng 10 năm 2013

Khi đó, kế toán sẽ căn cứ vào Bảng chấm công trên, và tính ra mức lương cho từng lái xe,phụ xe Cụ thể:

Trong đó, định mức số ngày LĐ trong 1 tháng thường là 27 ngày

Ngoài việc tính lương cơ bản, hàng tháng kế toán còn có bảng tính phụ cấp cho từng lái

xe theo doanh thu

Dựa trên bảng chấm công và bảng phụ cấp lập trên, kế toán sẽ lập ra bảng tính lương trong từng tháng:

Mức lương cơ bản theo HĐ lao động

Bảng số 2.7: Bảng tính phụ cấp theo doanh thu

Công ty TNHH vận tải Long Biên

5/10/2013 0000310 Nguyễn

Văn Anh Công ty CP đầu tư

xây dựng Phú Minh

Cước vận chuyển khách

25.000.000 2.500.000

5/10/2013 0000311 Nguyễn

Hoàng Biên

Trung tâmnghiên cứu đầu tưxây dựng

Cước vận chuyển khách

Bảng số 2.8: Bảng thanh toán tiền lương

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Lương ngày công

Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương trên, cuối kì, kế toán hạch toán vào phần mềm Cụthể, kế toán vào phân hệ Tổng hợp, Chứng từ nghiệp vụ khác:

Cuối mỗi tháng, dựa trên các bảng chấm công, phiếu xác nhận dịch vụ thực hiện, nhân viên thống kê phân xưởng lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ lương và BHXH cho từng khoản mục chi phí

Cuối kỳ kế toán, các một bảng thanh toán tiền lương cùng các chứng từ gốc, các bảng chitiết về thời gian, dịch vụ hoàn thành được chuyển cho kế toán tiền lương tổng hợp lại, dựa vào đó, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định

Sau đó, kế toán ghi vào Sổ chi lương làm căn cứ để phân bổ tiền lương, BHXH cho từng đơn hàng dịch vụ Sau khi nhập số liệu vào bảng phân bổ trên, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu sang sổ chi tiết TK 622, bảng kê số 4 và sổ Nhật ký chung Ngoài ra,

kế toán cũng có thể in ra từ máy tính Sổ tổng hợp TK 622 và Sổ cái TK 622

Cuối kỳ kế toán, nhân viên kế toán thực hiện kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào

TK 154 phục vụ cho việc tính giá thành

Bảng 2.9: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho chi phí nhân công trực tiếp

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Bảng 2.10: Bảng chi lương

Công ty TNHH vận tải Long Biên

Phòng tài chính – kế toán

BẢNG CHI LƯƠNG Tháng 10 năm 2013

Ngày tháng

Số hiệu Ngàytháng