286 Tìm hiểu việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán VN

286 Tìm hiểu việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán VN

lời mở đầu

Chơng trình kiểm toán là bớc cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, lànhững dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoànthành và sự phân công lao động giữa các kiểm toán viên (KTV) cũng nh dự kiến

về những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập Thiết kế chơng trìnhkiểm toán đúng đắn sẽ là cơ sở để KTV thu thập bằng chứng có giá trị góp phần

đa ra các nhận xét xác đáng về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán góp phần giữvững và nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty kiểm toán đối với khách hàng.Chính vì tầm quan trọng đó mà chơng trình kiểm toán đợc thiết kế cho từng tàikhoản trên BCTC của doanh nghiệp đợc kiểm toán và đợc thực hiện cho mọi cuộckiểm toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo ra đầy đủcác yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Khôngnhững thế chu trình này còn liên quan đến rất nhiều tài khoản, cần nhiều thời giankiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán

Do tầm quan trọng của việc thiết kế chơng trình kiểm toán và của chu trình

mua hàng và thanh toán nên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu việc thiết kế chơng

trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Kiểm toán Việt nam” Nhằm tìm hiểu công tác thiết kế chơng trình kiểm toán cho một chu trình

kiểm toán cụ thể từ lý thuyết đến thực tại

Ngoài phần Mở đầu và kết luận bài viết chia làm 2 nội dung cơ bản:

Phần I Cơ sở lý luận của việc thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán

Phần II Thực tế việc thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán tại công ty kiểm toán Việt nam (VACO)

Trong bài viết em dùng phơng pháp biện chứng duy vật để lý giải dẫn dắt vấn

đề từ xa đến gần, từ những công việc của kế toán chu trình mua hàng và thanhtoán tới những hoạt động của KTV đối với chu trình này Ngoài ra em còn kết hợpviệc sử dụng các bảng biểu để giải thích vấn đề một cách khoa học hơn

Do hạn chế về thời gian nên bài viết chỉ đề cập đến những vấn đề liên quan trựctiếp đến quá trình thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán trong phần ký luận Và trong thực tiễn tại công ty VACO bài viết cũng chỉmô tả việc thiết kế chơng trình kiểm toán mà cha đa ra một chơng trình cụ thể đợcVACO thiết lập cho một cuộc kiẻm toán tại một khách hàng cụ thể

Chơng trình kiểm toán đợc thiết kế phù hợp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:

Sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc, và nhân lực, đảm bảo sự phối hợpgiữa các KTV cũng nh hớng dẫn chi tiết cho các KTV trong quá trình kiểm toán Đây là phơng tiện để chủ nhiệm kiểm toán (ngời phụ trách kiểm toán) quản lý,giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác định các bớc công việc đợc thực hiện Bằng chứng kiểm toán để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã thực hiện Thôngthờng sau khi hoàn thành một cuộc kiểm toán, KTV ký tên hoặc ký tắt lên chơngtrình kiểm toán liền với thủ tục kiểm toán vừa hoàn thành

Việc lập chơng trình kiểm toán là bắt buộc cho mọi cuộc kiểm toán Chuẩnmực kiểm toán Việt Nam số 300 “Lập kế hoạch kiểm toán” (VSA 300) quy địnhchơng trình kiểm toán phải đợc lập và thực hiện với mọi cuộc kiểm toán, trong đóxác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết đểthực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể Khi xây dựng chơng trình kiểm toán KTVphải xem xét các đánh giá về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát cũng nh mức độ

đảm bảo phải đạt đợc thông qua thử nghiệm cơ bản KTV cần xem xét:

Thời gian để thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản

Sự phối hợp từ phía khách hàng, từ trợ lý kiểm toán trong nhóm và sự tham giacủa KTV khác hoặc các chuyên gia khác

2 Quy trình thiết kế chơng trình kiểm toán.

Chơng trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán đợc thiết kế thành baphần: khảo sát nghiệp vụ, các thủ tục phân tích, và khảo sát chi tiết số d

Mục tiêu kiểm toán của các hình thức khảo sát này là:

Sự tồn tại và phát sinh: KTV có trách nhiệm thu thập bằng chứng về sự tồn tại

của các tài sản bằng các kỹ thuật kiểm toán

Quyền và nghĩa vụ: Đơn vị phải có quyền sở hữu với tài sản và có nghĩa vụ

phải thanh toán với các khoản công nợ đợc trình bày trên báo cáo tài chính Dovậy KTV cần phải kiểm tra chủ quyền với các khoản nợ phải trả, KTV cũng phảixem đó có thực sự phải là nghĩa vụ của công ty không

Sự ghi chép đầy đủ: KTV cần thu thập bằng chứng để chứng minh là mọi nghiệp

vụ, tài sản, công nợ đều đợc phản ánh đầy đủ trong BCTC

Sự đánh giá: KTV cần thu thập bằng chứng để xem tài sản, công nợ có đợc đánh

giá đúng theo những chuẩn mực kiểm toán hiện hành hay không

Sự ghi chép chính xác:KTV phải xác định quá trình tính toán, tổng cộng luỹ kế

các số liệu trên BCTC xem có chính xác hay không

Trình bày và khai báo: Các nhà quản lí có trách nhiệm phản ánh trung thực về

tình hình tài chính, kết quả hoạt động và trình bày đầy đủ các thủ tục kiểm toánthích hợp để đảm bảo cho việc thực thi các vấn đề trên

Trên cơ sở các mục tiêu kiểm toán tổng quát, khi thiết kế chơng trình kiểm toáncho từng khoản mục, KTV sẽ xác định những mục tiêu kiểm toán riêng biệt và đề

ra những thủ tục kiểm toán cần thiết cho khoản mục liên quan

Kết quả thực hiện các khảo sát sẽ giúp mở rộng hay thu hẹp phạm vi áp dụngcác hình thức khảo sát cơ bản ( Khảo sát nghiệp vụ, thủ tục phân tích và khảo sátchi tiết số d )

Việc thiết kế các hình thức khảo sát kiểm toán đều gồm bốn nội dung : Xác

định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gian thực hiện

Các thủ tục kiểm toán cần sử dụng : Đây là những hớng dẫn chi tiết về quá trình thu thập một loại bằng chứng cá biệt ở một thời điểm nào đó trong khi tiến hành kiểm toán

Quy mô chọn mẫu :Do đối tợng kiểm toán bao gồm nhiều loại nghiệp vụ khác

nhau với khối lợng nghiệp vụ phát sinh rất lớn, KTV không thể kiểm tra đợc hết100% các nghiệp vụ phát sinh Nhng những ngời sử dụng thông tin lại đòi hỏiKTV phải có kết luận chính xác về các thông tin đó Vì vậy KTV phải tiến hànhchọn mẫu theo phơng pháp kế hoạch để chọn đợc mẫu có tính đại diện, phản ánh

đợc đặc trng của tổng thể

Khoản mục đợc chọn :khi quyết định đợc số lợng mẫu thì lại phải chọn mẫu có

tính đại diện, do vậy phơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên thờng hay đợc sử dụng( Sử dụng bảng số ngẫu nhiên ) Ngoài ra, nếu nghiệp vụ nào bất thờng hoặc có sốtiền lớn thì cũng đợc xem xét đến mặc dù không có trong mẫu

Thời gian thực hiện: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc các thủ tục kiểm

toán đã đề ra.Phần lớn các trắc nghiệm trực tiếp số d đợc thực hiện vào thời điểmcuối kỳ ( kết thúc niên độ kế toán ) Tuy nhiên đối với các khách hàng muốn công

bố báo cáo tài chính sớm ngay sau ngày lập bảng cân đối tài sản, thì những khảosát trực tiếp số d tốn nhiều thời gian sẽ đợc làm từ giữa kỳ và KTV sẽ thực hiệncác thủ tục kiểm toán bổ sung vào cuối năm để cập nhật các số d đã kiểm toángiữa kỳ thành số d cuối kỳ

a Thiết kế các thủ tục khảo sát nghiệp vụ.

Các thủ tục kiểm soát: Việc thiết kế các thủ tục kiểm toán khảo sát nghiệp vụ

th-ờng tuân theo phơng pháp luận, gồm bốn bớc sau:

+ Cụ thể hoá các mục tiêu KSNB cho từng khoản mục đang đợc khảo sát

+ Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù mà có tác dụng làm giảm rủi ro kiểmsoát của từng mục tiêu KSNB

+ Thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với từng quá trình kiểm soát đặc thù nóitrên

+ Thiết kế các thủ tục khảo sát chính thức nghiệp vụ theo từng mục tiêu KSNB

có xét đến nhợc điểm của hệ thống KSNB và kết quả ớc tính của các khảo sátkiểm soát

Quy mô chọn mẫu:Trong khảo sát nghiệp vụ, để xác định quy mô chọn mẫu ngời

ta thờng dùng phơng pháp chọn mẫu thống kê đợc sử dụng để ớc tính tỷ lệ của cácphần tử trong một tổng thể có chứa một đặc điểm hoặc thuộc tính đợc quan tâm

Khoản mục đợc chọn: Sau khi xác định quy mô mẫu chọn, KTV phải xác định

các phần tử cá biệt mang tính đại diện cao cho tổng thể

Thời gian thực hiện: Các cuộc khảo sát nghiệp vụ thờng đợc tiến hành vào thời

điểm giữa năm hoặc thời điểm kết thúc năm Các khảo sát giữa năm đợc thực hiệngiúp kết thúc kiểm toán ngay sau ngày lập bảng cân đối kế toán vì đó cũng làmong muốn của khách hàng và để giúp hãng kiểm toán giãn đều công việc suốttrong năm Với các khảo sát giữa năm, các khảo sát bổ sung sẽ đợc thực hiệnngay sau đó đối với các nghiệp vụ từ ngày giữa năm đến ngày kết thúc năm

b Thiết kế các thủ tục phân tích

Các thủ tục phân tích đợc thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của các số dtài khoản đang đợc kiểm toán Trên cơ sở kết quả của việc thực hiện các thủ tụcphân tích đó, KTV sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp các khảo sát số d Tronggiai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán, quy trình phân tích còn bao hàm nhữngthủ tục phân tích chi tiết đối với các số d tài khoản và đợc thực hiện qua các bớcsau:

Xác định số d tài khoản và sai sót tiềm tàng cần đợc kiểm tra

Tính toán giá trị ớc tính của tài khoản cần đợc kiểm tra

Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận đợc

Xác định số chênh lệch trọng yếu cần đợc kiểm tra

Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu

Đánh giá kết quả kiểm tra

c Thiết kế các khảo sát chi tiết số d.

Việc thiết kế các khảo sát chi tiết số d cho từng khoản mục trên BCTC đợc tiếnhành theo phơng pháp luận nh sau:

Sơ đồ: Phơng pháp luận thiết kế các khảo sát chi tiết số d

Đánh giá tính trọng yếu,rủi ro cố hữu đối với các khoản mục khảo sát

Đánh giá rủi ro kiểm soát với chu kỳ kiểm toán đang thực hiện

Thiết kế các cuộc khảo sát, khảo sát chính thức nghiệp vụ và các thủ tụcphân tích, dự toán kết quả

- Thiết kế các khảo sát chi tiết số d của khoản mục đang đợc xét để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù

- Các thủ tục kiểm toán

- Quy mô chọn mẫu

- Khoản mục đợc chọn

Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu đối với các khoản mục đang khảo sát:Thông qua ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ tính trọng yếu này

cho từng khoản mục trên BCTC, KTV sẽ xác định mức sai sót kế toán chấp nhận

đợc cho từng khoản mục Sai số chấp nhận đợc của mỗi khoản mục càng thấp thì

đòi hỏi số lợng bằng chứng kiểm toán thu thập càng nhiều và do đó các khảo sátchi tiết nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số d sẽ đợc mở rộng và ngợc lại.

Rủi ro cố hữu cho từng khoản mục càng cao thì số lợng bằng chứng kiểmtoán phải thu thập càng nhiều và do đó các khảo sát chi tiết sẽ đợc mở rộng và ng-

ợc lại

Đánh giá rủi ro kiểm soát: Quá trình kiểm soát có hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro

kiểm soát, do đó số lợng bằng chứng cần thu thập trong các cuộc khảo sát chínhthức nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số d giảm xuống, chi phí kiểm toán giảmxuống và ngợc lại

Thiết kế và dự đoán kết quả khảo sát kiểm soát, khảo sát nghiệp vụ và các thủ tục phân tích : Các hình thức khảo sát kiểm toán này đợc thiết kế với dự kiến là sẽ

đạt đợc một số kết quả nhất định Các kết quả dự kiến này sẽ ảnh hởng tới việcthiết kế các khảo sát số d tiếp theo

Thiết kế các khảo sát chi tiết số d để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục đang xét : các khảo sát chi tiết số d đợc thiết kế dựa trên kết quả -

ớc tính của các khảo sát kiểm toán trớc đó và chúng đợc thiết kế làm cácphần :Thủ tục kiểm toán, quy mô chọn mẫu và thời gian thực hiện

Trên thực tế khi đã đợc thiết kế, các thủ tục kiểm toán ở các hình thức khảosát trên sẽ đợc kết hợp và sắp xếp lại theo một chơng trình kiểm toán Chơng trìnhkiểm toán ban đầu đợc thiết kế sớm trong cuộc kiểm toán và có thể cần phải sửa

đổi do hoàn cảnh thay đổi Việc thay đổi chơng trình kiểm toán ban đầu khôngphải là điều bất thờng vì việc dự kiến trớc tất cả các tình huống xảy ra là rất khókhăn

Theo ISA 300, lập kế hoạch kiểm toán và chơng trình kiểm toán cần đợc sửa

đổi lại, nếu cần, trong suốt quá trình kiểm toán Việc lập kế hoạch kiểm toán phảimang tính liên tục trong suốt cuộc kiểm toán do đó có những sửa đổi đáng kểtrong kế hoạch hoặc chơng trình kiểm toán cần phải đợc ghi nhận trong hồ sơkiểm toán

II Chu trình mua hàng và thanh toán với việc thiết kế chơng trình kiểm toán.

1 Khái niệm, đặc điểm,bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán.

Để đa ra khái niệm về mua hàng và thanh toán ta hãy xét quá trình vận độngtuần hoàn của vốn theo mô hình sau của Mac

SLĐ

T-H .SX H’- T’

TLSX

Giai đoạn I Giai đoạn II Giai đoạn III

Nh vậy ta có thể đa ra khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán nh sau: Mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu của quá trình tuần hoàn và chuchuyển của vốn, là hành vi trao đổi Tiền-Hàng nhằm thực hiện giá trị của hànghoávà là tiền đề tạo ra giá trị thặng d cho Doanh nghiệp

Theo Mac giai đoạn mua hàng và thanh toán bao gồm hai hành vi mua bán SLĐ và T- TLSX Hai hành vi này xảy ra trên hai thị trờng hoàn toàn khác nhau làthị trờng sức lao động và thị trờng hàng hoá thông thờng Trong phạm vi bài viếtnày em chỉ xét hành vi T- TLSX trên thị trờng hàng hoá thông thờng, gồm muahàng hoá, dịch vụ nh: NVL, máy móc thiết bị, điện nớc, bảo trì mà không xét tớiquá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng vàphân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức

Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh, nó tạo ra cácyếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh

Chi phí cho việc mua hàng thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sảnxuất kinh doanh

Giai đoạn mua vào thờng phức tạp do phải sử dụng nhiều tiêu chuẩn về chất lợng,

số lợng, tính kịp thời cho sản xuất và cần đến sự phối hợp của nhiều bộ phận khácnhau trong Doanh nghiệp nh bộ phận sản xuất, bộ phận thu nhận, bộ phận kho, bộphận kế toán

Mua hàng có tính độc lập thấp thông thờng sản xuất ở giai đoạn nào thì mua vàocho giai đoạn đó tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất và tiêu thụ thực tế

Thanh toán là việc thực hiện nghĩa vụ của DN đối với nhà cung cấp Nghiệp vụthanh toán chỉ phát sinh khi DN mua hàng theo phơng thức thanh toán trả chậmtiền hàng hoặc trả trớc tiền hàng so với việc thực hiện giao nhận hàng Trong cảhai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa DN với ngời bán Khi DNứng trớc tiền hàng cho ngời bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở ngời bán.Khi DN mua chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả cho ngờibán

- Giai đoạn mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều khoản mục trênBCTC nh:Tiền, các khoản phải trả nhà cung cấp, hàng tồn kho, TSCĐ

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết

để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của ngời cótrách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanhtoán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc

Chu trình mua vào và thanh toán thờng bao gồm bốn chức năng cơ bản sau:

- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

- Nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đơn đặt hàng đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫucủa đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoádịch vụ và quy định của công ty

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì

nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩncủa công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cầnthiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục

vụ các nhu cầu thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép Sau khi việc mua

đã đợc phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ Một đơn đặthàng đợc gửi cho ngời bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, đợcgiao vào một ngày quy định Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và đ ợc xem

nh một đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ Trong một số trờng hợp khác, nếungời mua và ngời bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịchlớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụnhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp

đồng

Nhận hàng hoá hay dịch vụ.

Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ ngời bán là một điểm quyết định trong chutrình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liênquan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hoá nhận đợc, quá trình kiểmsoát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiệnkhác

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận hàng nh mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thờng đợc gửicho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo Đểngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đợckiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi.Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuốicùng sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoákhi hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sảnxuất hay đa đi tiêu thụ

Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của cáclần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phảitrả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải sosánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vớithông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng ) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đãvề) Thờng thì các phép nhân và các phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc ghivào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phảitrả.

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả lugiữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệm chi,sec hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản đợc gửi cho ngời đợc thanhtoán, một bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán

Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán.

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng cácloại chứng từ, sổ sách sau:

Yêu cầu mua hàng: Tài liệu đợc lập bởi bộ phận sử dụng (Nh bộ phận sản xuất)

để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộ phận trongdoanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhàcung cấp

Đơn đặt hàng: Lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cungcấp hàng hoá hay dịch vụ

Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): Tài liệu

đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận bởi khách hàng

để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ ) thực tế

Báo cáo nhận hàng: Đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của việcnhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát )

Hoá đơn của ngời bán: Chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng, đề nghị thanhtoán cho những hàng hoá dịch vụ đã đợc chuyển giao Một hoá đơn thờng baogồm các chi tiết sau:

- Thuế VAT và các loại thuế khác

- Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu

Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghilại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một ),cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền củacác hoá đơn đó

Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: Danh sách các khoản tiền phảitrả cho mỗi nhà cung cấp hàng Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong

sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng ờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất

(th-định

Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệthống tài khoản Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnhhởng của chu trình gồm có các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền,hàng tồn kho, nợ phải trả, Nhìn chung đa số các tài khoản chịu ảnh hởng trongchu trình mua vào và thanh toán có liên quan đến các chu trình nghiệp vụ khác

2 Thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ

tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc trong việc lập và trình bàyBáo cáo tài chính Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán là đánh giá xem liệu các số d tài khoản có liên quan có đợc trình bàytrung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc thừa nhận haykhông Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu

đối với chu trình

Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các mụctiêu sau:

Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời bánvới ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo bằng

sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và cáckhoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kếtoán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo chiphí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phùhợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản giao nhậnhàng hoá hay dịch vụ

Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng nhcác khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loạicác tài sản và công nợ cùng việc thực hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp

và chi tiết

Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản muavào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và

nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối vớicác nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác địnhcác thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứngkiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các khảo sát tuân thủ

để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theotừng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựngcác thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng Hay nóicách khác căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán của chu trình mà KTV xây dựngmột chơng trình kiểm toán phù hợp, nhằm phân bổ nhân viên của mình vào cácphần công việc cụ thể một cách hợp lý để thu thập đợc những bằng chứng kiểm

toán có chất lợng cao, trong một thời gian ngắn, tạo hiệu quả cao cho cuộc kiểmtoán.

a Thiết kế khảo sát công việc trong chơng trình kiểm toán chu trình mua

Khảo sát đạt yêu cầu trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là trình tự ràsoát các thủ tục của kế toán chu trình mua hàng và thanh toán hay thủ tục quản lý

có liên quan đến việc mua hàng và thanh toán

Khảo sát độ vững chãi là trình tự rà soát các thông tin về giá trị trong phầnhành mua hàng và thanh toán của kế toán.Trong trờng hợp này KTV phải tínhtoán lại số tiền trên chứng từ kế toán nh kế toán viên đã làm và so sánh số tiềntrên các chứng từ kế toán với sổ sách kế toán khác có liên quan nh sổ chi tiết nợphải trả ngời bán, sổ nhật ký mua hàng Qua đó KTV có thể khẳng định mức độthoả mãn mục đích “bảo đảm độ tin cậy của thông tin”của hệ thống kiểm soát nộibộ

Do nghiệp vụ mua hàng và thanh toán xảy ra thờng xuyên nên KTV không thểsoát xét toàn bộ thủ tục của kế toán hay thủ tục quản lý cho tất cả các lần muabán đặc biệt lại càng không thể tính toán lại số tiền trên các chứng từ nh kế toánviên đã làm vì nó mất quá nhiều thời gian, không đảm bảo hiệu quả của cuộckiểm toán Để thiết kế thủ tục khảo sát công việc trong chu trình mua hàng vàthanh toán KTV phải tiến hành chọn mẫu sau đó rà soát các thủ tục kiểm soát vàkiểm tra giữa số hiệu trên chứng từ và sổ sách kế toán

Theo VSA 530 “lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác” khi thiết

kế các thủ tục kiểm toán, KTV phải xác định các phơng pháp thích hợp để lựachọn các phần tử kiểm tra Các phơng pháp có thể đợc lựa chọn là:

- Mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị (TSCĐ)

- Mua và thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và

các dịch vụ khác

Với việc mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị các nghiệp vụthờng ít xảy ra mặt khác khi xảy ra thì số tiền phát sinh thờng rất lớn nên vớinghiệp vụ này KTV phải tiến hành lấy mẫu là toàn bộ tổng thể Với mua và thanh

toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ các nghiệp vụ xảy ra ờng xuyên thì KTV sử dụng phơng pháp lấy mẫu kiểm toán phi xác suất để ràsoát và kiểm tra các thủ tục kế toán đợc kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là các khoảnmua có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụtrội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa cácnăm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán Cáckhảo sát công việc đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua cácbảng sau:

Các khảo sát công việc đối với nghiệp vụ mua hàng

MụC TIÊU KIểM

TOáN QUá TRìNH KIểM SOáT NộI Bộ

CHủ YếU

TRắC NGHIệM

ĐạT YÊU CầU TRắC NGHIệM ĐộVữNG CH IãI

Các nghiệp vụ mua

đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và hoá

đơn của ngời bán.

- Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng

- Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự huỷ bỏ.

- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.

- Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp, và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thờng.

- Kiểm tra tính hợp

lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (hoặc

đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng,

đơn đặt hàng, và yêu cầu mua hàng).

- Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán Kiểm tra các tài sản mua vào.

Các nhiệp vụ mua

hàng đợc phê chuẩn

(sự phê chuẩn)

Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng

ở đúng cấp có thẩm quyền

Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra tính đúngđắn của chứng từ

Các báo cáo nhận hàng đều đợc đánh số trớc và theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.

Theo dõi một chuỗi các hoá đơn nhận hàng.

Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ mua

Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

So sánh các nghiệp

vụ ghi sổ trên nhật ký mua hàng với hoá

đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn ngời bán

Các nghiệp vụ mua

hàng đợc phân loại

đúng đắn (sự phân

loại)

- Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy

đủ.

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công

và sơ đồ tài khoản.

- So sánh sự phânloại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài

- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại - Kiểm tra dấu

hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

khoản tham chiếu theo hoá đơn của từng ngời bán.

Các nghiệp vụ mua

hàng đợc ghi sổ đúng

lúc (tính đúng thời

gian)

- Doanh nghiệp có các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận đợc hàng hoá và dịch vụ.

- Quá trình kiểm tra nội bộ.

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công

và quan sát liệu có hoá đơn nào của ngời bán cha đợc ghi sổ hay không.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

- So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của ngời bán với ngày trên sổ nhật

số trong sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho.

Các trắc nghiệm công việc đối với nghiệp vụ thanh toán.

MụC TIÊU KIểM

TOáN QUá TRìNH KIểM SOáT NộI Bộ

CHủ YếU

TRắC NGHIệM

ĐạT YÊU CầU TRắC NGHIệM Độ VữNG TR IãI

Các khoản thanh toán

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh trớc khi lập phiếu chi

và các các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện.

- Sự kiểm soát nội bộ.

- Thảo luận với

ng-ời ghi sổ và quan sát các hoạt động.

- Thảo luận với

ng-ời ghi sổ và quan sát các hoạt động.

- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ

- Xem xét lại sổ nhật

ký chi tiền, sổ cái tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thờng.

- Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán

đã thực hiện với bút toán trong nhật ký mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của ngời đợc thanh toán.

- Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng

đắn của các phiếu chi

và các chứng từ thanh toán đã thực hiện.

Nghiệp vụ thanh toán

đợc ghi sổ và đợc phê

chuẩn đúng đắn (sự

- Sự phê chuẩn cáckhoản chi trên chứng

từ vào thời điểm lập

- Kiểm tra dấu hiệu của sự thanh toán. - Kiểm tra các chứngtừ đi kèm.

phê chuẩn) phiếu chi và các

chứng từ thanh toán Các nghiệp vụ thanh

toán hiện có đều đợc

ghi sổ (tính đầy đủ)

- Phiếu chi và các chứng từ thanh toán (sec, uỷ nhiệm chi)

đợc đánh số trớc và theo dõi.

- Bảng đối chiếu với ngân hàng đợc lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt và thanh toán.

- Theo dõi một chuỗi các phiếu chi

và các chứng từ thanh toán.

- Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu.

- Cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản chi trên bảng kê (sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt (bằng chứng của các khoản thanh toán).

Các nghiệp vụ thanh

- Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

- Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu.

- So sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền liên quan.

- Lập một bằng chứng khẳng định các khoản chi tiền đ-

ợc định giá đúng Các nghiệp vụ thanh

toán đợc phân loại

đúng đắn (sự phân

loại)

- Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy

đủ.

- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công

và kiểm tra sơ đồ tài khoản.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

- So sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá

đơn của ngời bán và

sổ nhật ký mua hàng Các nghiệp vụ thanh

toán đợc vào sổ đúng

lúc (tính thời gian)

- Doanh nghiệp có các thủ tục quy định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán

đã đợc thực hiện.

- Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng cha đợc vào sổ không.

- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.

- So sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt.

- So sánh ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng.

Các nghiệp vụ thanh

- Kiểm tra nội bộ - Kiểm tra dấu hiệu

của sự kiểm tra nội bộ.

- Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng

số trong nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả.

b Thiết kế các thủ tục phân tích trong chu trình kiển toán mua hàng và thanh toán.

Theo chuẩn mực Việt nam 520 “Quy trình phân tích” thì trong giai đoạn lập

kế hoạch kiểm toán KTV phải áp dụng quy trình phân tích để tìm hiểu tình hìnhkinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có rủi ro Trong giai đoạn thiết kếchơng trình kiểm toán quy trình phân tích là những dự kiến công việc phân tíchphải thực hiện trong giai đoạn thực hiện kiểm toán dựa trên nền tảng của nhữngthủ tục phân tích của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và các thủ tục khảo sátcông việc đã thực hiện

Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quantrọng, qua đó tìm ra những xu hớng, biến động và tìm ra những mối quan hệ cómâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giátrị đã dự kiến

Trong chu trình mua hàng và thanh toán các thủ tục phân tích đợc thực hiệndựa trên những cơ sở sau:

Các thủ tục phân tích với giai đoạn mua hàng: Thờng đợc thực hiện qua

việc so sánh đối chiếu các chi phí mua hàng giữa các năm tài chính trong điềukiện ít có thay đổi trong kế hoạch kinh doanh Cũng có thể liên hệ các chỉ tiêunày với doanh số hoặc những chỉ tiêu phi tài chính khác nh giờ công của côngnhân sản xuất trên tổng số nguyên vật liệu mua vào để phát hiện những biến độngbất thờng, hoặc có thể so sánh định mức hao phí của nguyên vật liệu trên một đơn

vị sản phẩm rồi so sánh nó với những đơn vị khác cùng ngành để tìm ra những bấthợp lý trong việc mua nguyên vật liệu So sánh mật độ mua hàng giữa các kỳ kếtoán rồi đối chiếu với kế hoạch dự trữ, kế hoạch sản xuất kinh doanh giữa các kỳcũng có thể tìm ra những bât hợp lý trong việc mua hàng

Các thủ tục phân tích với nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Thờng

đợc thực hiện qua việc so sánh đối chiếu nợ phải trả (số d có tài khoản 331)giữacác năm tài chính hoặc xem xét tỷ lệ nợ phải trả trên tổng số hàng mua vào giữacác năm trong điều kiện ít thay đổi trong chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp Xác định số chênh lệch giữa thực tế trên số d tài khoản 331, và các tàikhoản liên quan đến mua hàng và thanh toán với số ớc tính của KTV So sánh sốchênh lệch vừa tính đợc với mức trọng yếu đã đợc phân bổ cho tài khoản nàytrong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán để có kế hoạch thu thập bằng chứng kiểmtoán trong giai đoạn thực hiện thủ tục khảo sát chi tiết số d

Do thủ tục phân tích rất phức tạp đòi hỏi nhiều ở kinh nghiệm của KTV, nên cácthủ tục phân tích thờng do chủ nhiệm kiểm toán thực hiện, hoặc do trởng nhómkiểm toán thực hiện

c Thiết kế các thủ tục khảo sát chi tiết số d trong chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán.

Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan rất nhiều đến các khoản mụcquan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mụctrong đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh chu trình hàng tồn kho,chu trình tài sản cố định duy chỉ có khoản mục thanh toán với nhà cung cấp chịu

ảnh hởng trực tiếp của chu trình mà không chịu ảnh hởng của các chu trình khác

Do giới hạn nội dung bài viết nên em chỉ đề cập đến khoản mục thanh toán vớinhà cung cấp trong thủ tục khảo sát chi tiết số d chu trình mua hàng và thanhtoán