284 Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại Công ty giấy Bãi Bằng

284 Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại Công ty giấy Bãi Bằng

Lời nói đầu

Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập đợc thiết lập bêntrong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động đợc kiểm toán nhmột loại dịch vụ đối với tổ chức đó Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúpcác thành viên của tổ chức hoàn thành một cách hiệu quả các mục tiêu, nhiệm

vụ của họ Để đạt đợc điều đó, kiểm toán viên nội bộ cung cấp cho họ những

sự phân tích, đánh giá, t vấn, kiến nghị và các thông tin liên quan khác đếncác hoạt động đợc kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu đặc biệt quan trọng trong hoạt độngkiểm toán nội bộ Những tài liệu này mô tả tất cả các thời gian biểu, các công

nội bộ soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêukiểm toán, làm cơ sở cho việc cung cấp những sự phân tích, đánh giá, t vấn,

cấp bởi các nhà quản lí, các nhân viên trong công ty hoặc ngời bên ngoài Nhvậy, hồ sơ kiểm toán là cầu nối giữa công việc kiểm toán trong thực tế và cácbáo cáo kiểm toán đợc đa ra Tầm quan trọng đó thể hiện ở các ý sau:

Trớc hết, nó là cơ sở pháp lí cho mọi cuộc kiểm toán nội bộ Hồ sơ kiểmtoán gồm rất nhiều những tài liệu nh các quy định, các quyết định của Nhà n-

ớc, tổ chức, các bộ phận chức năng trong tổ chức đó cùng các bằng chứngkiểm toán viên thu thập đợc trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với cácmục tiêu kiểm toán, làm căn cứ pháp lí cho việc đa ra ý kiến, nhận xét, kiếnnghị của kiểm toán viên

Mặt khác, hồ sơ kiểm toán còn là tài liệu để kiểm toán viên chứng minhrằng: các công việc kiểm toán viên tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viênthu thập là tuân thủ đúng chuẩn mực hiện hành Qua đó, kiểm toán viên tự bảo

vệ mình, khẳng định trình độ chuyên môn cũng nh chất lợng công việc kiểmtoán mình tiến hành

Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng trong công tác

tổ chức kiểm toán, làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra các công việc đãphân công cũng nh phối hợp kiểm toán

Chính vì tầm quan trọng đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán nh vậy nên

thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng ”

Việc nghiên cứu về hồ sơ kiểm toán gắn với thực tế là rất cần thiết đốivới một sinh viên nh em Nó có ý nghĩa quan trọng không chỉ về mặt lí luận

mà còn cả về mặt thực tiễn, tạo ra những tiền lệ kiến thức vững chắc cũng nh

sự tự tin cho các kiểm toán viên tơng lai khi bớc vào nghề

Do thời gian và điều kiện nghiên cứu cũng nh đi thực tế tại công ty giấyBãi Bằng là có hạn nên việc tiếp cận đề tài của em chỉ dừng lại ở mức độ kếthợp những kiến thức đã học, tham khảo thêm một số tài liệu và phỏng vấn,quan sát thực tế…đdo đó không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mongmuốn nhận đợc những ý kiến đống góp giúp em bổ sung và hoàn thiện đề tàinghiên cứu của mình

Em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo Bùi Minh Hải cùng các kiểmtoán viên trong Tổ kiểm toán nội bộ công ty giấy Bãi Bằng đã tận tình giúp đỡ

em trong quá trình đi thực tế cũng nh thực hiện bài viết này

Phần I Cơ sở lí luận chung về hồ sơ kiểm toán.

1 Khái niệm hồ sơ kiểm toán.

Hiện nay có khá nhiều tài liệu đa ra các khái niệm khác nhau về hồ sơkiểm toán Cụ thể:

Theo SAS 41(AU 338) thì “Hoàn Hồ sơ kiểm toán là sổ sách của kiểm toánviên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, các thôngtin thu đợc và những kết luận thích hợp đạt đợc trong công tác Các tài liệunày phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết đểtiến hành kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán” Chuẩn mực thứ 230 do Bộ Tài Chính mới ban hành 9/1999 định nghĩa:

“HoànHồ sơ kiểm toán là những giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập, thu thập,phân loại, sử dụng và lu giữ, bảo quản Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ dới nhiều

Còn Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ đa ra khái niệm này trongchuẩn mực thứ 420 nh sau:

“HoànHồ sơ kiểm toán nên do kiểm toán viên(kiểm toán viên) chuẩn bị và đợc

rà soát bởi ngời quản lí Phòng kiểm toán nội bộ Hồ sơ kiểm toán nên ghi lạithông tin thu đợc và các phân tích đợc thực hiện và nên hỗ trợ cho các pháthiện và kiến nghị đề xuất”

Nh vậy, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán Tuy nhiên,các quan điểm trên đều có điểm chung là: “Hoàn Hồ sơ kiểm toán do các kiểm toánviên lập, sử dụng và lu giữ, làm minh chứng cho các công việc kiểm toán viên

đã tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập, làm cơ sở cho việc

đa ra ý kiến nhận xét của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán”

2 Các chuẩn mực về hồ sơ kiểm toán.

Theo IAS thứ 420, các chuẩn mực liên quan đến hồ sơ kiểm toán thờng

đợc chia làm 2 nhóm là:

a Nhóm các chuẩn mực thuộc về bản chất:

Theo quan điểm thuộc về bản chất thì kiểm toán viên nội bộ cần quantâm tới những vấn đề sau:

 Mối liên quan với các mục tiêu kiểm toán:

Nội dung của hồ sơ kiểm toán phải liên quan tới toàn bộ các nhiệm vụcủa cuộc kiểm toán, các mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm

toán Số lợng các tài liệu đa vào hồ sơ kiểm toán có thể không cần nhiều nhngphải đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp đủ thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán.

 Cô đọng chi tiết:

Cô đọng và tóm tắt phần chi tiết có thể giảm bớt số lợng lớn hồ sơ kiểmtoán và để sau này sử dụng có hiệu quả hơn Điều đó đòi hỏi sự cố gắng đặcbiệt của kiểm toán viên

 Trình bày rõ ràng:

Chuẩn mực này liên quan đến năng lực trình bày tài liệu rõ ràng và dễhiểu của kiểm toán viên Để làm đợc việc này có hiệu quả thì kiểm toán viênphải có kế hoạch hợp lí trớc khi cuộc kiểm toán đợc thực hiện

 Hoạt động theo các khoản mục mở:

Các khoản mục mở là những vấn đề thờng đợc đặt ra trong kiểm toán hoặcthông tin gắn liền với yêu cầu phải theo dõi việc thực hiện Việc hoàn thành kiểmtoán cũng đòi hỏi phải có những khoản mục mở trong hồ sơ kiểm toán

b Nhóm các chuẩn mực thuộc về hình thức:

Theo quan điểm về mặt hình thức, kiểm toán viên cần quan tâm tới cácvấn đề sau:

 Soạn thảo các đề mục:

Các đề mục cần đợc soạn thảo một cách nhất quán Đề mục chính phảibao gồm tên gọi của toàn bộ nhiệm vụ kiểm toán, từng mặt riêng của toàn bộnhiệm vụ đó, ngày tháng áp dụng cho các tài liệu hiện hành Đề mục nhỏ hơilệch về một phía chỉ ra tên của ngời lập ra hồ sơ kiểm toán và ngày tháng lập

 Tổ chức:

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán cần đợc tổ chức, sắp xếp theo mộtcách sao cho dễ đọc, dễ hiểu, dễ soát xét, tra cứu.Việc này phải bao gồm cảviệc sử dụng các tiêu đề thích hợp, chừa khoảng cách, đặt lề…đ

 Ngắn gọn và rõ ràng :

Tính ngắn gọn và rõ ràng làm cho việc sử dụng các hồ sơ kiểm toán cóhiệu quả hơn Những chuẩn mực này cũng xác nhận mức độ thận trọng củakiểm toán viên trong việc lập hồ sơ kiểm toán

 Lập mục lục:

Tất cả các hồ sơ kiểm toán phải đợc lập mục lục tạo định hớng cho kiểmtoán viên và giám sát viên trong việc kiểm soát chặt chẽ số lợng tài liệu cũng nhtính chính xác của thông tin trong hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán.

3 Các loại hồ sơ kiểm toán.

Không có một chuẩn mực hay một qui định chung nào về cách tổ chức tàiliệu trong hồ sơ kiểm toán Tuỳ từng công ty kiểm toán, từng bộ phận kiểm toánnội bộ của các công ty khác nhau xây dựng phơng pháp của riêng mình để xâydựng, tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán Các kiểm toán viên mới vàonghề phải tuân thủ theo các phơng pháp đó Tuy nhiên, một hồ sơ kiểm toán baogiờ cũng chứa đựng hầu nh tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc kiểm toán Cáctài liệu bắt đầu từ những thông tin tổng quát nhất nh những dữ kiện liên quan tớicông ty, bộ phận cần đợc kiểm toán ghi trong hồ sơ kiểm toán thờng xuyên chotới các báo cáo tài chính, các tài liệu chứng minh cho các khảo sát của kiểm toánviên và cuối cùng là báo cáo kiểm toán Có 2 loại hồ sơ kiểm toán thông dụng là

hồ sơ thờng xuyên và hồ sơ hiện hành

a Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên:

Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên(hồ sơ kiểm toán chung) nhằm lu giữ nhữngdữ kiện về bản chất có tính lịch sử hoặc có tính liên tục thích hợp với quá trìnhkiểm toán hiện hành Những hồ sơ này cung cấp một nguồn thông tin thíchhợp về cuộc kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên từ năm này qua năm khác

Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên có thể đợc chỉnh lí mỗi khi có những thay đổi

chức năng Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên thờng bao gồm các tài liệu sau:

* Các trích đoạn hoặc các bản sao những chứng từ có tầm quan trọng thờng xuyên nh quyết định thành lập, các quy định về mặt tổ chức,

với kiểm toán viên trong nhiều năm, nhiều cuộc kiểm toán khi chúng còn cóhiệu lực

* Các quá trình phân tích từ các năm trớc, các tài khoản có tính quan trọng thờng xuyên đối với kiểm toán viên nh: Tài sản cố định, nợ dài

viên tập trung vào việc phân tích những biến động trong số d của năm hiệnhành mà vẫn giữ lại kết quả các lần kiểm toán của các năm trớc

* Thông tin liên quan đến việc hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ

và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát Thông tin này bao gồm các sơ đồ tổ

chức, sơ đồ vận động, bảng câu hỏi và các thông tin khác về kiểm soát nội bộgồm cả sự liệt kê các quá trình kiểm soát và các nhợc điểm trong hệ thống

b Hồ sơ kiểm toán hiện hành.

Hồ sơ kiểm toán hiện hành(hồ sơ kiểm toán năm) bao gồm tất cả các tàiliệu có thể áp dụng đợc cho năm đang kiểm toán, cho cuộc kiểm toán hiệnhành Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán hiện hành đợc các kiểm toán viên nội

bộ cập nhật thờng xuyên trong suốt quá trình kiểm toán và bao gồm các tàiliệu sau:

* Thông tin chung:

Thông tin chung bao gồm các tài liệu nh bản ghi nhớ về kế hoạch kiểmtoán, các bản tóm tắt hoặc bản sao biên bản họp của Ban giám đốc, Hội đồngquản trị, các ghi chú về các thảo luận với đại diện các bộ phận đợc kiểm toán,những xác nhận của ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng…đ

* Chơng trình kiểm toán:

Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh dấu trên chơng trình cácthể thức kiểm toán đã hoàn thành và ghi rõ ngày hoàn thành Việc đa vào hồ sơkiểm toán một chơng trình kiểm toán đợc thiết kế kĩ lỡng, đợc hoàn tất một cáchchu đáo là một bằng chứng về một cuộc kiểm toán chất lợng cao

* Bảng cân đối thử tạm thời:

Dựa trên các sổ cái tổng hợp, kiểm toán viên lên các bảng cân đối thửtạm thời và đối chiếu với các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm đánhgiá tính trung thực, hợp lí của các con số trong các Báo cáo tài chính đố

* Điều chỉnh và phân loại các bút toán:

Khi kiểm toán viên phát hiện ra sai sót trọng yếu trên sổ sách kế toán thìcác sổ sách, Báo cáo tài chính phải đợc sửa chữa bằng các bút toán điều chỉnhcủa kiểm toán viên Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải đợc Tổng Giám đốc

và bộ phận kế toán chấp nhận

Quá trình phân loại các bút toán nhằm trình bày các thông tin kế toánmột cách đúng đắn ngay cả khi số d trên báo cáo là chính xác

Các bút toán chỉ đợc điều chỉnh, phân loại nếu nó ảnh hởng trọng yếu

đến sự trình bày trung thực của các báo cáo tài chính

* Các bản kê cơ sở:

Các bản kê cơ sở đợc lập nhằm chứng minh cho các số tiền khác nhautrên các báo cáo tài chính thể hiện tính đầy đủ của cuộc kiểm toán

4 Chức năng của hồ sơ kiểm toán.

Chức năng chung của hồ sơ kiểm toán là giúp kiểm toán viên cung cấpmột sự đảm bảo hợp lí rằng: cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành đầy đủ, phù hợpvới các chuẩn mực kiểm toán đã đợc thừa nhận Cụ thể, chúng là căn cứ để lập

kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập đợc, giám sát cuộckiểm toán…đ

a Căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán.

Để tiến hành một cuộc kiểm toán có kết quả tốt mà chi phí thấp, kiểmtoán viên cần phải xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểmtoán chi tiết Kế hoạch kiểm toán đầy đủ cần có những thông tin đối chiếu sẵn

có trong hồ sơ kiểm toán Hồ sơ phải gồm thông tin các loại để lập dự toán

nh thông tin mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ, kế hoạch về thời gian, côngviệc cho các lĩnh vực kiểm toán cụ thể, chơng trình kiểm toán, kết quả kiểm

cao hiệu quả của việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng nhữngthông tin trong hồ sơ kiểm toán của năm trớc để xây dựng kế hoạch kiểm toáncho năm nay

b Cơ sở pháp lí cho các công việc kiểm toán

Các bằng chứng thu thập đợc kiểm toán viên ghi chép vào hồ sơ kiểmtoán làm minh chứng trớc Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các bộ phận đợc

bằng chứng thu thập đợc là đầy đủ, đúng lúc và có giá trị phù hợp với chuẩnmực kiểm toán hiện hành

Ngoài ra, kiểm toán viên lu giữ cả kết quả của các cuộc kiểm toán nămtrớc trong hồ sơ kiểm toán nhằm giúp kiểm toán viên lu ý hơn đối với nhữngphát hiện có tính quan trọng, đặc trng của bộ phận kiểm toán từ cuộc kiểmtoán trớc

c Dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo kiểm toán phù hợp.

Trên cơ sở hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên sẽ quyết định ra loại báo cáokiểm toán phù hợp với các loại ý kiến khác nhau nh: ý kiến chấp nhận toàn bộ, ýkiến chấp nhận từng phần, ý kiến bác bỏ hay ý kiến từ chối đa ra ý kiến

d Căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán.

Thông qua hồ sơ kiểm toán, ngời giám sát cuộc kiểm toán có thể kiểmtra, soát xét đợc các công việc kiểm toán viên đã làm, các bằng chứng kiểmtoán viên đã thu thập cùng các kết luận của họ Việc kiểm tra đợc tiến hànhthờng xuyên trong suốt quá trình kiểm toán từ cấp thấp đến cấp cao

e Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán.

Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều kiểm toán viên cũng

nh trợ lí kiểm toán trong một thời gian nhất định Do đó, việc phân công vàphối hợp công tác là một yêu cầu cần thiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụhữu hiệu cho mục đích này:

- Kiểm toán viên chính căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập ra hồ sơkiểm toán chi tiết các công việc cần làm và giao cho trợ lí kiểm toán tiến hànhthực hiện Nh vậy, thông qua cách này, kiểm toán viên chính sẽ giao việc vàgiám sát các công việc của trợ lí kiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phốihợp hoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụngbởi các kiểm toán viên khác đẻ tiếp tục công việc đó hay thực hiện các côngviệc khác có liên quan

- Mỗi hồ sơ kiểm toán đều đánh dấu một bớc công việc đã đợc hoànthành trong qúa trình kiểm toán Kiểm toán viên căn cứ vào hồ sơ kiểm toán

đẻ điều hành công việc cũng nh đánh giá tiến độ thực hiện cuộc kiểm toán

f Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau.

Hồ sơ kiểm toán kì trớc là nguồn tài liệu quan trọng cho việc lập kếhoạch kiểm toán kì sau Cụ thể:

- Hồ sơ kiểm toán cho biết thời gian cần thiết đẻ tiến hành công việckiểm toán dựa vào thời gian kiểm toán thực tế kì trớc

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của

đơn vị đợc kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán cho biết các vấn đề quan trọng cần quan tâm

g Làm tài liệu đào tạo và tham khảo.

Với các kiểm toán viên khi mới bắt đầu bớc vào nghề thì hồ sơ kiểm toánnăm trớc không những là các tài liệu tham khảo mà còn là các tài liệu đào tạotrên cơ sở có sự hớng dẫn của các kiểm toán viên có kinh nghiệm đi trớc Đócũng là tài liệu thực tế nhất mà các kiểm toán viên tơng lai cần tiếp cận

5 Quyền sở hữu các hồ sơ kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán đợc soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán và là tàisản của các kiểm toán viên Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ ở phòng kiểm toánhoặc kho lu trữ của công ty làm tài liệu tham khảo sau này Bên thứ ba chỉ đ-

ợc xem xét và sử dụng một phần hay toàn bộ trong trờng hợp có sự đồng ý củakiểm toán viên và ngời lãnh đạo trực tiếp Phòng kiểm toán nội bộ

6 Tính bảo mật.

Kiểm toán viên không đợc tiết lộ bất cứ thông tin nào liên quan đến bộphận đợc kiểm toán ngoại trừ có sự đồng ý của ngời lãnh đạo và bộ phận đợckiểm toán Việc cung cấp các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán- vi phạm nguyêntắc bảo mật còn tạo cơ hội cho việc sửa đổi những thông tin trong đó Vìnhững lí do đó, sự thận trọng thích đáng của kiểm toán viên luôn phải có đểbảo vệ tài liệu

7 Quá trình soạn thảo các hồ sơ kiểm toán.

Quá trình soạn thảo đúng đắn các bản kê cơ sở làm tài liệu chứng minhcho bằng chứng đã thu thập, cho các kết quả tìm đợc và cho các kết luận đạt

đợc là một phần quan trọng của cuộc kiểm toán Kiểm toán viên phải nhậnbiết các tình huống cần có trong một bản kê và một kết cấu thích hợp cho cácbản kê phải đợc lu trữ trong hồ sơ Mặc dù, kết cấu của bản kê phù hợp với cácmục tiêu liên quan nhng vẫn có những đặc điểm chính sau:

- Mỗi tài liệu phải đợc nhận diện một cách đúng đắn với các thông tin

nh tên bộ phận đợc kiểm toán, kì thực hiện, nội dung, tên của ngời lập, ngàylập và chú dẫn

- Tài liệu phải đợc đánh kí hiệu và đối chiếu tham khảo để giúp cho việc

tổ chức và lu trữ Ví dụ: Bảng kê chính đối với tiền mặt đợc đánh kí hiệu làA-1, các tài khoản cá biệt trên sổ cái tổng hợp cấu thành số tổng cộng tiền mặttrên báo các tài chính đợc đánh kí hiệu từ A-2, A-4

- Tài liệu hoàn tất phải chỉ rõ công việc kiểm toán viên hoàn thành Điềunày đợc hoàn thành theo 3 cách: bằng văn bản viết tay theo mẫu bản ghi nhớ,bằng cách kí tắt vào các thể thức kiểm toán trong chơng trình kiểm toán và bằngcác kí hiệu đánh trực tiếp trên các bản kê của tài liệu Các kí hiệu trên các tài liệu

đợc thực hiện bằng cách sử dụng dấu ghi bên cạnh các khoản mục đợc kiểm tra.Những kí hiệu này phải đợc giải thích rõ ở phía dới tài liệu

- Mỗi tài liệu phải gồm đủ thông tin để hoàn thành các mục tiêu màchúng đợc thiết kế Nếu kiểm toán viên muốn soạn thảo tài liệu một cách

đúng đắn, kiểm toán viên phải có ý thức về các mục tiêu của mình

- Các kết luận đạt đợc về từng phần mà kiểm toán viên đang xem xétphải đợc trình bày một cách rõ ràng

Nh vậy, quá trình soạn thảo hồ sơ kiểm toán là một quá trình khoa học tạo

điều kiện thuận lợi cho việc soát xét hồ sơ kiểm toán nh: nhận dạng tài liệu, đánhgiá chất lợng công việc kiểm toán thực hiện một cuộc kiểm toán hiệu quả

Phần II Thực trạng việc lập, đánh giá và kiểm soát đối với hồ sơ kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng.

Tổ kiểm toán trực thuộc Phòng Tổ chức hành chính của công ty giấy BãiBằng đợc thành lập theo quyết định số 832 của Bộ Tài Chính ngày28/10/1997 Tổ gồm có 02 ngời trong đó, ông Cao Thế Viêm là Tổ trởng và bàNguyễn Hồng Châm là kiểm toán viên Tuy nhiên, về mặt quyền hạn thì Tổkiểm toán chịu sự quản lí trực tiếp của Tổng Giám đốc công ty Hằng năm, Tổkiểm toán soạn thảo kế hoạch kiểm toán trình Tổng Giám đốc phê duyệt Đặc

điểm công tác kiểm toán ở công ty là mỗi năm chỉ tiến hành kiểm toán một

phần hành cụ thể nhng bao quát toàn công ty nh: Bán hàng- Thu tiền, Mua

Tổng Giám đốc phê duyệt và việc đánh giá rủi ro tiềm tàng ở các bộ phận, cáckhâu, Tổ kiểm toán chọn ra một số bộ phận, một số khâu liên quan để kiểmtoán Để bằng chứng thu đợc là hiệu quả, các cuộc kiểm toán ở công ty thờngdiễn ra rất bất ngờ và đột xuất Các quy định về kế toán, kiểm toán, thuế…đcủa Nhà nớc, các quyết định đợc đa ra bởi các cấp quản lí trong công ty, các

quá trình kiểm toán, phù hợp với mục tiêu kiểm toán đều đợc đa vào hồ sơkiểm toán

1 Thực trạng lập hồ sơ kiểm toán nội bộ.

Hồ sơ kiểm toán đợc lập ngay từ khi có quyết định kiểm toán và cũnggồm 02 loại là hồ sơ thờng xuyên và hồ sơ hiện hành Hồ sơ kiểm toán do tổtrởng kiểm toán lập ra Toàn bộ các kiểm toán viên trong Tổ kiểm toán đều

có trách nhiệm cập nhật những tài liệu cần thiết cho quá trình kiểm toán cũng

nh các phát hiện và ý kiến, nhận xét của mình về bằng chứng thu thập đợc.Các tài liệu chứng minh trong hồ sơ kiểm toán đợc Tổ kiểm toán xuống tận bộphận đợc kiểm toán thu thập bằng cách sao chụp, thu mang về Tổ và hẹn saumột thời gian nhất định sẽ hoàn trả, tiến hành kiểm kê và ghi lại có xác nhậncủa bộ phận đợc kiểm toán hay gửi th yêu cầu xác nhận

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán thờng xuyên chi tiết theo các bộ phậnchức năng và thờng tơng đối ổn định trong nhiều năm Mỗi khi có những thay

kiểm toán kiểm toán có thể đợc thêm, bớt, sửa đổi cho phù hợp với tình hìnhmới Ví dụ về hồ sơ kiểm toán thờng xuyên của kho phụ tùng công ty giấy BãiBằng:

- Sơ đồ tổ chức và sơ đồ hoạt động N-X-T thiết bị, phụ tùng của kho phụ tùng

- Những đánh giá quan trọng của kiểm toán viên về khả năng gian lận,sai sót trong việc ghi chép, bảo quản thiết bị, phụ tùng và khả năng ngăn chặnnhững gian lận, sai sót đó

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán năm đợc kiểm toán viên cập nhật ờng xuyên trong suốt quá trình kiểm toán và đợc phân loại một cách khoa học

- Cặp tài liệu ghi những biên bản họp mặt, thảo luận với bộ phận đợc kiểmtoán, các quy định, quyết định có liên quan, các xác nhận của bên thứ ba,…đ

- Báo cáo kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán hiện hành chỉ gồm các tài liệu phù hợp với mục tiêu củacuộc kiểm toán hiện hành Ví dụ, mục tiêu kiểm toán là các nghiệp vụ bánhàng- thu tiền thì hồ sơ kiểm toán gồm các tài liệu sau:

- Kế hoạch kiểm toán đợc Tổng Giám đốc phê duyệt

- Các quy định của Nhà nớc, Ban Giám đốc, bộ phận đợc kiểm toán…đliên quan đến bán hàng-thu tiền

- Các tài liệu chứng minh nh: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn bán hàng,bảng kê bán hàng, bảng kê N-X-T, lệnh xuất kho, xác nhận của ngân hàng,khách hàng, bảng kê số 11, NK-CT số 8, giấy tờ thế chấp, phiếu thu,…đ

- Tổng hợp chữ T của các tài khoản

- Các tài liệu là biên bản ghi lại các ý kiến phản hồi, các thoả thuận vớicác bên trong các cuộc họp…đ

- Các tài liệu ghi lại những ý kiến, nhận xét, đánh giá của KTV

- Báo cáo kiểm toán

Nh vậy, thông quá trình lập hồ sơ kiểm toán của Tổ kiểm toán công tygiấy Bãi Bằng cho thấy các kiểm toán viên đã có sự chuẩn bị tơng đối chu đáocho cuộc kiểm toán cũng nh tổ chức việc thu thập, sắp xếp những tài liệuchứng minh, ghi chép các ý kiến, nhận xét, đánh giá của cá nhân mình Việclập hồ sơ kiểm toán một cách chu đáo này đã góp phần không nhỏ đến hiệuquả soát xét, đánh giá bằng chứng kiểm toán cũng nh tra cứu, sử dụng trong

và sau kiểm toán

2 Thực trạng đánh giá hồ sơ kiểm toán.

Đánh giá các bằng chứng thu thập đợc trên cơ sở những chuẩn mực hiệnhành là một khâu hết sức quan trọng trong quá trình kiểm toán Tổng hợpnhững sự đánh giá đó cho phép kiểm toán viên đa ra loại báo cáo kiểm toánphù hợp Hơn nữa, quá trình đánh giá hồ sơ kiểm toán cũng thể hiện trình độnghiệp vụ của kiểm toán viên, sự thận trọng thích đáng cũng nh tinh thần tráchnhiệm của kiểm toán viên ở công ty giấy Bãi Bằng, dựa trên các chứng cứ thuthập đợc kết hợp đối chiếu với các văn bản của Nhà nớc, các quy định của

con số, thực hiện các thủ tục phân tích, cân nhắc, đánh giá các bằng chứng thuthập đợc và ghi vào cặp tài liệu ghi những ý kiến đánh giá của kiểm toán viên,cặp tài liệu điều chỉnh các số liệu kế toán theo đánh giá của kiểm toán viên