202 Kiểm toán nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài

202 Kiểm toán nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài

Lời mở đầu

* * *

Cùng với sự phát triển và tiến bộ của xã hội, cơ chế thị trờng

ra đời đã làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càngtrở nên đa dạng và phức tạp Vì thế chức năng kiểm tra của kếtoán dần dần không đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụngthông tin và kiểm toán ra đời là một tất yếu khách quan Từ khixuất hiện, ngành kiểm toán liên tục phát triển cả về lý luận, thựctiễn và ngày càng có vai trò quan trọng, khẳng định mình làmột môn khoa học, một lĩnh vực nghiên cứu riêng Cơ chế thị tr-ờng cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực vơnlên từ chính bản thân mình Điều này đòi hỏi các nhà quản trịphải có những quyết định và phơng pháp quản lý đúng đắn

để bảo đảm cho việc kinh doanh có hiệu quả Đó cũng là lý doxuất hiện loại hình kiểm toán nội bộ (KTNB) Với sự hiện diện củamình, KTNB giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có đầy đủcác thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanhnghiệp mình, về các báo cáo tài chính đợc lập cũng nh nhiềubáo cáo khác để làm cơ sở cho việc quản trị doanh nghiệp

KTNB tuy là một lĩnh vực mới mẻ nhng đó là một trong nhữngcông cụ hữu hiệu và có vai trò hết sức to lớn trong việc đánh giátính chính xác của các báo cáo tài chính, kiểm toán tính tuânthủ, hoạt động trong doanh nghiệp, taọ niềm tin cho những ngời

sử dụng thông tin và là cơ sở để ra các quyết định của nhàquản trị

Trớc đây có quan điểm cho rằng hoạt động kiểm toán nội

bộ là sự mở rộng công việc của kiểm toán viên bên ngoài Thực

tế, trong nhiều trờng hợp, chơng trình kiểm toán nội bộ do kiểmtoán viên bên ngoài đặt ra và trực tiếp sử dụng đẻ phục vụ nhucầu của kiểm toán bên ngoài Hiện nay, tuy có một số mặt quantâm chung, nhng những u tiên của kiểm toán nội bộ và kiểmtoán bên ngoài lại rất khác nhau Kiểm toán viên bên ngoài có tráchnhiệm chủ yếu với các bên, ngoài tổ chức khách hàng, còn kiểmtoán viên nội bộ thì chịu trách nhiệm chủ yếu với tổ chức Kiểmtoán viên bên ngoài quan tâm đặc biệt đến sự đúng đắn củabáo cáo tài chính, còn kiểm toán viên nội bộ thì đặt mối quantâm hàng đầu vào hiệu quả chung của các nghiệp vụ và khảnăng có lãi của công ty Mặc dù hai nhóm kiểm toán khác nhau vềnhiệm vụ chủ yếu, nhng vẫn có những mối quan tâm chung làmcơ sở cho một sự kết hợp tác dụng rộng rãi

Với tinh thần đó, đề tài “Kiểm toan nội bộ và sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài” xin đợc

đề cập đến những khía cạnh liên quan đến công tác KTNB và

sự phối hợp giữa kiểm toán viên nội bộ với kiểm toán viên bênngoài nh thê nào để đem lại hiệu quả

Nội dung chuyên đề gồm:

Phần I: Những lí luận chung về KTNB và sự phối hợp với kiểm toán viên bên ngoài.

Phần II: Thực trạng KTNB trong các DNNN và sự phối hợp với kiểm toán viên bên ngoài ở Việt Nam hiện nay.

Phần III: Một số đề xuất cải thiện việc tổ chức hoạt động

KTNB và sự phối hợp giữa kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài ở Việt Nam.

Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu, song do hạn chế

về kiến thức nên chuyên đề của em không tránh khỏi nhữngthiếu xót Em rất mong nhận đợc sự góp y của các thầy cô giáo

để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn nữa

Để hoàn thiện chuyên đề, em xin chân thành cảm ơn sự

giúp đỡ nhiệt tình của TS Nguyễn Phơng Hoa và các thầy cô

trong khoa kế toán

Chơng I

Lý luận chung về kiểm toán nội bộ và sự phối

hợp với kiểm toán viên bên ngoài

1.1 Khái quát chung về KTNB

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của KTNB

Hoạt động của kiểm toán nói chung đã xuất hiện từ lâu trênthế giới cùng với sự phát triển không ngừng về kinh tế và xã hộicũng nh nhiều mặt khác của mỗi quốc gia So với kiểm toán độclập và kiểm toán Nhà nớc thì loại hình KTNB ra đời muộn hơn,bắt đầu từ năm 1940 mới xuất hiện khái niệm KTNB Nhng nó có

sự phát triển rất mạnh mẽ đặc biệt trong công việc quản trịdoanh nghiệp Các đơn vị kiểm toán cơ sở phát hiện ra rằng hệthống KTNB là phơng tiện quản lí có hiệu quả và là công cụ

đắc lực giúp các nhà quản lí giám sát đợc toàn bộ hoạt động của

đơn vị mình Không những thế, trong các cơ quan nhà nớc việchình thành các bộ phận KTNB để kiểm tra thờng xuyên các hoạt

động trong cơ quan đang tỏ ra có nhiều tác dụng thiết thực.Với sự lớn mạnh và gia tăng quy mô các doanh nghiệp vài thậpniên gần đây, tầm quan trọng KTNB cũng lớn mạnh một cách t-

ơng ứng, làm cho nó trở thành yếu tố chính trong việc thiết lập

hệ thông kiểm soát và kiểm tra nội bộ.ở một số nớc, cơ quan lậppháp đã đa ra những văn bản pháp luật nhằm tạo ra hành langpháp lí để tạo điều kiện cho KTNB hoạt động và phát triển Bộphận KTNB đã phát triển mạnh ở Mỹ cũng nh ở châu Âu từ những

của trờng đào tạo kiểm toán nội bộ (IIA) năm 1941 tại New York,

tổ chức này đã xác định bản chất, mục tiêu và phạm vi hoạt

động của bộ phận KTNB Tiếp đó là sự xuất hiện của Hiệp hộikiểm toán viên nội bộ ở Pháp từ năm 1965 và sau đó trở thànhViện nghiên cứu của kiểm toán viên và kiểm toán viên nội bộ củaPháp (IFAC) vào năm 1973 Phổ biến ở các nớc, việc trao đổikinh nghiệm và bồi dỡng nghiệp vụ kiểm toán nội bộ đã đợc thựchiện ở các hiệp hội kế toán viên

ở Việt Nam, theo quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinhdoanh đối với doanh nghiệp Nhà nớc, ban hành kèm theo Nghị

định 59/CP ngày 03 tháng 10 năm 1996 của Chính phủ (đợc sửa

đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định 27/CP-1999) báo cáotài chính hàng năm của doanh nghiệp nhà nớc phải đợc kiểm tra,xác nhận của kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ Nh vậyquy đinh này đã bớc đầu tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức

và hoạt động của kiểm toán nội bộ Đến ngày 28 tháng 10 năm

1997 Bộ trởng Bộ tài chính ký Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKTban hành Quy chế kiểm toán nôi bộ - kiểm toan nội bộ chínhthức xuất hiện

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nội dung hoạt

động của kiểm toán nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm kiểm toán nội bộ

Hiểu một cách cơ bản, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độclập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra

đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Theo Liên đoàn kế toán quốc tê (IFAC), kiểm toán nội bộ là

“một hoạt động đánh giá độc lập đợc thiết lập ra trong mộtdoanh nghiệp nh là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, cóchức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quảcủa hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ” Mục tiêu của kiểmtoán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thànhtrách nhiệm của họ một cách hiệu quả, giúp cho các nhà quản lýcấp cao trong đơn vị quán xuyến đợc các hoạt động đã và

đang diễn ra trong đơn vị, bao gồm: những qui tắc đặt ra có

đợc tuân thủ không? Tài sản có đợc sử dụng hợp lý không? Cán bộcông nhân viên làm việc có hiệu quả không? Các qui định hiệnhành có còn phù hợp khi điều kiện thay đổi?

Nh vậy, KTNB hình thành và phát triển xuất phát từ nhu cầuquản lí của bản thân doanh nghiệp KTNB là chức năng đánh giámột cách độc lập và khách quan cơ cấu kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp Phạm vi của kiểm toán nội bộ bao gồm tất cả mọimặt hoạt động của doanh nghiệp ở tất cả các cấp quản lí khácnhau KTNB xem xét, đánh giá và báo cáo về thực trạng của hệthống kiểm soát nội bộ, đa ra những phân tích, kiến nghị, tvấn mang tính chuyên nghiệp để lãnh đạo doanh nghiệp có cơ

sở tin cậy trong việc quản lí có hiệu quả các hoạt động củadoanh nghiệp

1.1.2.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ

KTNB hình thành do nhu cầu quản lí cho nên chức năng của

nó cũng trải qua quá trình phát triển từ thấp đến cao cùng với

khoa học quản lí kinh tế, trình độ và kinh nghiệm quản lí củacác nhà lãnh đạo doanh nghiệp Mặc dù theo kinh nghiệm của cácnớc có nền kinh tế thị trờng phát triển, chức năng của KTNB hiện

đại là đánh giá độc lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhng chứcnăng truyền thống của KTNB là xem xét, đánh giá độ tin cậy,thống nhất của các thông tin tài chính và hoạt động, đánh giáviệc sử dụng tiết kiệm, hữu ích, có hiệu quả vốn và tài sảndoanh nghiệp Chính vì vậy, việc quy định chức năng, nhiệm

vụ cho KTNB cần phải xem xét phù hợp với điều kiện cụ thể củatừng quốc gia, từng khu vực kinh tế, từng ngành và từng đơn vị

1.1.2.3 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Về cơ bản, nhiệm vụ của KTNB bao gồm các nhiệm vụ sau:

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu,

số liệu kế toán, việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toántài chính của nhà nớc

- Kiểm tra và xác nhận mức độ trung thực, hợp lí của báo

cáo quyết toán do kế toán và các bộ phận khác trong DNlập ra

- Kiểm tra xác nhận giá trị vốn góp của DN và các đối tác

tham gia liên doanh với DN Kiểm tra xác nhận tính trungthực, hợp lí, đầy đủ của số liệu kế toán và báo cáoquyết toán của đơn vị liên doanh

- Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lí của hệ thống

kiểm soát nội bộ trong đó có hệ thống kế toán Giám sát

sự hoạt động và tham gia hoàn thiện chúng

- Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lí của quy chế

kiểm soát nội bộ, đồng thời có kiến nghị hoàn thiện cácquy chế này

Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, KTNB có tráchnhiệm hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán và các cán bộnghiệp vụ khác có liên quan, đề xuất các quyết định quản lí, xử

lí về tài chính kế toán và các nội dung xử lí khác

1.1.2.4 Quyền hạn của kiểm toán nội bộ

Do đặc trng của KTNB là kiểm tra, xác minh tính đúng đắncủa các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp, tính tuân thủ vàhiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nên KTNB có nhữngquyền hạn riêng để đảm bảo mục đích hoạt động KTNB cóquyền:

- Thứ nhất, KTNB độc lập với các bộ phận khác trong doanh

nghiệp, độc lập về chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vikhuôn khổ luật pháp và các chuẩn mực, phơng phápnghiệp vụ chuyên môn

- Thứ hai, yêu cầu các bộ phận và các cá nhân có liên quan

cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu về kế toán, tàichính và các tài liệu khác có liên quan tới nội dung kiểmtoán

- Thứ ba, có quyền đối chiếu xác minh các thông tin kinh

tế có liên quan tới đối tợng đợc kiểm toán ở trong vàngoài doanh nghiệp

- Thứ t, có quyền kiến nghị với đối tợng đợc kiểm toán có

biện pháp sửa chữa sai phạm và có quyền ghi ý kiến củamình vào báo cáo kiểm toán

- Thứ năm, có quyền đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp

những kiến nghị và biện pháp về quản lý

Đó là những quyền hạn cơ bản của KTNB Bên cạnh đó, tuỳthuộc vào từng doanh nghiệp, từng điều kiện cụ thể mà KTNB

có thể có thêm các quyền hạn khác

1.1.2.5 Nội dung hoạt động của kiểm toán nội bộ

Các hoạt động mà kiểm toán nội bộ tiến hành bao gồm:

- Rà soát lại hệ thống kế toán và các qui chế kiểm soát nội

bộ có liên quan,giám sát sự hoạt động của các hệ thốngcũng nh tham gia hoàn thiện chúng

- Kiểm tra các thông tin tác nghiệp, thông tin tài chính

bao gồm việc rà soát lại các phơng tiện đã sử dụng đểxác định, tính toán, phân loại và baó cáo những thôngtin này, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các số d và cácbớc công việc

- Kiểm tra tính hiệu quả , sự tiết kiệm và hiệu suất của

các hoạt động kể cả các qui định không có tính chất tàichính của doanh nghiệp

Nh vậy, lĩnh vực chủ yếu của KTNB là kiểm toán hoạt độngcủa các bộ phận trong doanh nghiệp Ngoài ra, KTNB cũng tiếnhành các nội dung kiểm toán tuân thủ để xem xét việc chấphành các chính sách, qui định của doanh nghiệp

1.2 Sự phối hợp giữa kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên bên ngoài

1.2.1 Sự cần thiết phải phối hợp

Trên thực tế, doanh nghiệp đợc cung cấp những dịch vụkiểm toán chính từ hai nguồn khác nhau – kiểm toán viên nội bộ

và kiểm toán viên bên ngoài – điều này đã tạo ra sự trong dợi là

có những mối quan hệ qua lại làm cơ sở cho sự phối hợp mà ngời

ta mong muốn Cho dù một loại hình dịch vụ kiểm toán là do kếtoán viên độc lập của Nhà nớc thực hiện còn loại hình kia do cácnhân viên thuộc phòng kiểm toán nội bộ của bản thân doanhnghiệp đảm nhận, nhng cả hai nỗ lực kiểm toán đều phải xử lý

hồ sơ và nhân sự của cùng một công ty Do đó, khả năng trùnglặp không cần thiết về cố gắng hoặc những yêu cầu quá mức

đối với phòng nhân sự là không tránh đợc Đồng thời, cũng thờng

có khả năng tiềm tàng là toàn bộ nỗ lực kiểm toán có thể, trongchừng mực nào đó, đợc hợp nhất theo một cách thức để đáp ứng

có hiệu quả hơn những mục tiêu và mục đích lớn hơn của doanhnghiệp Vì vậy, chúng ta cần biết rõ hơn những mục đích ban

đầu của từng nhóm kiểm toán và việc đạt đợc những mục đíchnày có thể liên quan nh thế nào tới, một cách gián tiếp hoặc trựctiếp, những mối quan tâm chung Chúng ta cũng cần biết nhiềuhơn về những mối quan tâm chung này và làm thế nào để cóthể thoả mãn đợc chúng một cách tốt nhất thông qua những kiểuphối hợp đặc biệt

1.2.2 Cơ sở của sự phối hợp hiệu quả

1.2.2.1 Những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu

Sự phối hợp hiệu quả của kiểm toán viên (KTV) nội bộ và KTVbên ngoài khởi đầu cùng với sự hiểu biết về những mối quantâm ban đầu và thứ yếu của mỗi loại kiểm toán viên Sau đó sựhiểu biết này sẽ là cơ sở cho việc nhìn nhận những mối quantâm chung

Những mối quan tâm ban đầu của kiểm toán viên nội bô.

Kiểm toán nội bộ là chứng năng đánh giá độc lập đợc thiếtlập trong một đơn vị nh là một loại hình dịch vụ nhằm xem xét

và đánh giá các hoạt động của nó Mục đích của KTNB là nhằmgiúp đỡ các thành viên của đơn vị trong việc hoàn thành cáctrọng trách của mình một cách có hiệu quả bằng việc tổng kết

và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Trong việc làm này, KTVnội bộ theo đuổi việc bảo vệ đơn vị ở những khía cạnh nhtính trung thực và độ tin cậy của thông tin, việc tuân thủ chínhsách, kế hoạch, thủ tục và quy định cũng nh việc bảo vệ tài sản

Đồng thời, KTV nội bộ cũng theo đuổi việc giúp đỡ đơn vị nhằm

đạt đợc độ thoả dụng các nguồn lực một cách hữu ích hơn.Những mối quan tâm này có liên quan đến toàn bộ hệ thốngkiểm soát nội bộ nhng chúng cũng bao gồm và dựa vào phần việccủa kiểm soát nội bộ mà gắn lion với việc ghi nhận các giao dịch

và việc chuẩn bị các báo cáo tài chính

Những mối quan tâm ban đầu của kiểm toán viên bên ngoài.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một môi trờng mà ở đótrong nhiều phơng diện nó có gắn bó mật thiết với cổ đông,

nhà đầu t, chủ nợ, cơ quan của Chính phủ, các đơn vị khác vàcá nhân khác Trong mối tơng quan này, đơn vị phải cung cấpthông tin và mô tả các khoản mục chính của báo cáo tài chính -

đặc biệt là tình hình tài chính đợc trình bày trong bảng cân

đối kế toán và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh đợctrình bày trong báo cáo thu nhập Trách nhiệm của đơn vị làchuẩn bị các báo cáo tài chính nhng chúng phải đợc ai đó ởngoài đơn vị là ngời với tính độc lập và kỹ năng nghề nghiệp

đặc biệt có thể cung cấp một số các dịch vụ khác, nhng nhiệm

vụ ban đầu của anh ta có liên quan tới báo cáo tài chính là cungcấp ý kiến độc lập cần thiết đã nêu trớc đây về sự công khaitrung thực của những báo cáo này Do đó, mối quan tâm ban

đầu của KTV bên ngoài phải thực sự là tính hợp lý và đúng đắnmang tính nghề nghiệp của ý kiến độc lập này

Tuy nhiên, các báo cáo tài chính của đơn vị dựa trực tiếpvào những thủ tục và sổ sách quan trọng mà phản ánh kết quảhoạt động liên tục của đơn vị Đây lại là hệ thống kiểm soát kếtoán nội bộ - một phần mối quan tâm rộng hơn của KTV nội bộ

Nh vậy, mặc dù cả KTV nội bộ và KTV bên ngoài đều có nhữngnhiệm vụ ban đầu rất khác nhau nhng họ có mối quan tâm thứyếu chung về tính đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ của

đơn vị Đó là mối quan tâm chung cung cấp cơ sở hợp lý chủyếu cho nỗ lực phối hợp hiệu quả giữa hai loại kiểm toán này

Những mối quan tâm chung thứ yếu khác.

Thực chất của mối quan tâm chính trong hệ thống kiểm soát

kế toán nội bộ không thể phủ nhận những mối quan tâm chung

thứ yếu khác Chẳng hạn, đứng về lợi ích của toàn bộ công ty,KTV nội bộ quan tâm đến việc tổ chức tìm kiếm dịch vụ kiểmtoán bên ngoài sao cho cung cấp giá trị tốt với giá phí phải trả vàtối thiểu hoá việc can thiệp vào các hoạt động khác đang diễn

ra trong đơn vị KTV nội bộ có mối quan tâm cơ bản gần giốngvới KTV bên ngoài khi họ là bất cứ ngời bán nào khác cùng với nănglực đặc biệt trong trờng hợp có hiểu biết tốt hơn về phạm vi màsản phẩm bán đặc thù đợc cung cấp Mặt khác, KTV bên ngoàicũng quan tâm đến lợi ích của công ty, đặc biệt với nghĩa làmột khách hàng giàu có thì đó là một nhân tố quan trọng hơn

đối với uy tín và doanh thu của hãng kiểm toán t nhân bên ngoài

ở một chừng mực nào đó, KTV bên ngoài cũng biết rằng nhàquản lý của công ty đó sẽ chờ đợi ở họ lời khuyên trong việc đánhgiá tính hiệu quả của kiểm toán nội bộ, bao gồm cả phạm vi vàchất lợng cả các dịch vụ khác nhau của kiểm toán nội bộ KTV bênngoài cũng biết rằng quản lý thờng sẽ mong đợi nếu không nói là

đòi hỏi - rằng KTV bên ngoài sẽ đa ra tất cả sự cân nhắc có thể

đối với công việc của KTV nội bộ trong khi thực hiện công việckiểm toán của chính mình Do đó, tất cả những mối quan tâmthứ yếu này của hai nhóm kiểm toán có ảnh hởng đến việc tăngcờng thêm mối quan tâm đã có trong những nỗ lực phối hợp hiệuquả

1.2.2.2 Thái độ đúng đắn của mỗi nhóm kiểm toán

Mặc dù những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu của KTVnội bộ và KTV bên ngoài đã tạo ra cơ sở phong phú cho việc thiết

lập một nỗ lực phối hợp hiệu quả nhng mỗi nhóm kiểm toán vẫncần có thái độ đúng đắn của mình Những nhà kiểm toánchuyên nghiệp cũng giống nh bất kỳ cá nhân nào khác Do đó,

họ có thể lệ thuộc vào những vấn đề tơng tự nh lòng tự trọng,

sự ghen tỵ, lợi ích cá nhân bị méo mó, sự chậm chạp, thiếu tự tin

và những yếu tố phản tác dụng khác Những khả năng này thờngkhông đợc xem xét một cách khách quan và vô tình trỏ thành cơ

sở cho sự khẳng định những lý do thực tế hơn đối với việc cảntrở nỗ lực phối hợp hiệu quả Những vần đề này cũng thờngxuyên cản trỏ nỗ lực phối hợp hiệu quả thực sự

1.2.2.3 Sự hiểu biết mang tính cộng tác ở bộ máy lãnh

đạo

Nhân tố nền tảng chủ yếu khác cho sự phối hợp hiệu quả củahai nỗ lực kiểm toán là sự hiểu biết những nhân tố có liên quantồn tại ở bộ máy lãnh đạo Trong đó, ba cá nhân có ảnh hởng

đặc biệt quan trọng là giám đốc tài chính, giám đốc điềuhành và chủ tịch uỷ ban kiểm toán của ban giám đốc

Vai trò của giám đốc tài chính Giám đốc tài chính (CFO) là

ngời có quan hệ trực tiếp nhất với hãng kiểm toán bên ngoài - nơichịu trách nhiệm về những cam kết kiểm toán đặc biệt bởiGiám đốc tài chính thờng phải đảm nhận trách nhiệm về cáchoạt động kiểm toán tài chính và kế toán mà cấu thành nên hệthống kiểm soát kế toán nội bộ và cũng bao gồm hàng loạt cáchoạt động dẫn đến kết quả cuối cùng là các báo cáo tài chính

đang đợc KTV bên ngoài xem xét Chính Giám đốc tài chính là

ngời làm việc đầu tiên với kiểm toán vien bên ngoài để đi tới sựthoả thuận về bản chất và phạm vi xem xét của KTV bên ngoài.

Nh vậy, mức độ quan trọng của các dữ liệu kiểm toán nội bộ

và những khả năng tận dụng chúng thông qua sự phối hợp hiệuquả, mà Giám đốc tài chính nhấn mạnh, đã trở thành một định

tố chính của quan tâm mà KTV bên ngoài dành cho nỗ lực phốihợp này Đồng thời, Giám đốc tài chính có thể tác động, ở cácmức độ khác nhau, bằng niềm tin hay quyền lực của mình, đốivới sự cộng tác đó

Vai trò của giám đốc điều hành Theo truyền thống, giám

đốc điều hành (CEO) giao cho giám đốc tài chính trách nhiệm

về các hoạt động gắn liền với các hoạt động kiểm soát tài chính

và việc thoả thuận với KTV bên ngoài về hoạt động kiểm toántheo thông lệ hàng năm Tuy nhiên, việc ban hành Luật nhữnghành vi hối lộ nớc ngoài vào năm 1977 đã có xu hởng nhiều hơn

đến giám đốc điều hành trong những phần việc này Đặc biệtkết quả của những quy định do Uỷ ban Chứng khoán và Giaodịch đề xuất đã yêu cầu giám đốc điều hành ký một báo cáoquản lý trong đó bao gồm việc trình bày về tính đầy đủ của

hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ Tất cả những quy định này

có xu hớng ảnh hởng sâu rộng hơn đến giám đốc điều hànhtrong việc giao dịch với KTV bên ngoài và do đó đóng góp quantrọng trong việc thúc đẩy cách tiếp cận nghiêm túc hơn về tiếntrình phối hợp

Vai trò của Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán, dới sự lãnh

đạo của chủ tịch uỷ ban kiểm toán (CAC), ngày càng nhận trách

nhiệm nhiều hơn về việc tuyển dụng và thông qua các điềukhoản hợp đồng của KTV bên ngoài Sau đó, Uỷ ban kiểm toáncũng có vai trò tích cực hơn trong việc phối hợp các nỗ lực củakiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài Điều này không cónghĩa rằng vai trò của các bên liên quan khác là không cực kỳquan trọng Nhng sự tham gia của uỷ ban kiểm toán có uy tín lớn

- đặc biệt là chủ tịch uỷ ban kiểm toán - và mối quan tâm sâurộng hơn về sự phối hợp hiệu quả đã làm tăng thêm sức mạnh choviệc đạt đợc thoả thuận phối hợp một cách tốt nhất có thể

Tầm quan trọng của việc hiểu biết đúng đắn Trong tất cả

các hoạt động phối hợp của các quan chức cấp cao của đơn vị đã

đợc trình bày ở trên, việc hiểu biết đúng đắn của tất cả các cánhân ngày càng trở nên quan trọng Đặc biệt cần thiết là sựhiểu biết về những mối quan tâm ban đầu và thứ yếu của mỗinhóm kiểm toán và sự cần thiết phải hoà trộn các nỗ lực kiểmtoán đã đợc phối hợp theo cách thức cho phép có thể đạt đợc tấtcả các mục tiêu chính Một điều cũng đặc biệt quan trọng làcác bên liên quan nhận ra sự cần thiết về trình độ nghiệp vụcao của mỗi nhóm kiểm toán và sự cần thiết về quan hệ nghiệp

vụ ở mức độ tơng tự giữa KTV nội bộ và KTV bên ngoài Điều nàycũng bao gồm việc tiếp tục thừa nhận rằng chức năng của nhómkiểm toán nội bộ không phải chỉ là trợ giúp cho KTV bên ngoài

đạt đợc các mục tiêu kiểm toán của họ, đồng thời các nguồn lựccủa nhóm kiểm toán nội bộ phải đợc bảo vệ để có thể cung cấpmột cách hợp lý các dịch vụ cho ban quản lý nhằm đạt đợc nhữngmục tiêu nghiệp vụ

1.2.2.4 Những nhân tố thúc đẩy sự phối hợp

Việc phối hợp có hiệu quả giữa KTV nội bộ và KTV bên ngoài

bị tác động bởi những nhân tố mang tính thúc đẩy Tuy nhiên,các nhân tố thúc đẩy khác nhau thờng có xu hớng chòng chéo lênnhau Các nhân tố này biến đổi từ các nhân tố ở mức độ tơng

đối thấp đến những nhân tố có tầm quan trọng ở mức độ cao.Chẳng hạn, việc cản trở những đại diện của hai nhóm kiểm toánnày đạt đợc vị trí nghề nghiệp nhất định một cách đồng thời

và sau đó cản trở việc theo đuổi xem xét những sổ sách giốngnhau hoặc thẩm vấn ngời lao động của cùng một công ty Mặtkhác, những nhân tố thúc đẩy có thể là sự hỗ trợ mang tính hợptác ở mức độ cao hơn Ví dụ, việc trao đổi tài liệu và thông tinliên quan cùng với việc thảo luận và thảo luận chung về việc triểnkhai công việc hơn nữa và việc khắc phục những nhợc điểm đã

đợc chỉ ra

1.2.2.5 Những cản trở sự phối hợp

Cũng giống nh những nhân tố thúc đẩy, những cản trở ảnhhởng tới nỗ lực phối hợp có hiệu quả có thể biến đổi từ nhữngnhân tố ở mức độ rất thấp đến những vật cản rất lớn Chúng cóthể thay đổi từ những nhợc điểm của riêng KTV nội bộ hoặcKTV bên ngoài đến những hoạt động ở mức độ cao hơn hoặcnhững áp lực cản trở sự phối hợp có hiệu quả có thể phát triển ởmức độ công việc Tóm lại, chúng tạo thành những vật cản đốivới sự phối hợp có hiệu quả Những kiểu cản trở chính cần đợc

liên tục lu ý gồm:

- Tính đầy đủ của những chuẩn mực kiểm toán nội bộ

bên ngoài

- Trách nhiệm pháp lý tiềm tàng của KTV bên ngoài

1.2.3 Những yếu tố của sự phối hợp hiệu quả

Sự phối hợp giữa KTV nội bộ và KTV bên ngoài có thể đợc thựchiện dới nhiều hình thức khác nhau Tuy nhiên, những hoạt độngphối hợp này có thể nhóm thành 11 loại sau:

1 Trao đổi tài liệu kiểm toán

2 Sự chia sẻ trực tiếp về thông tin

3 Sử dụng phơng pháp luận phổ biến

4 Hỗ trợ công việc hợp tác

5 Hợp tác trong đào tạo cán bộ

6 Triển khai trợ giúp những tài liệu kiểm toán

7 Lập kế hoạch chung

8 Phân loại công việc kiểm toán

9 Tổng hợp các báo cáo kiểm toán

10 Lập báo cáo chung lên các tổ chức cấp cao hơn

11 Đánh giá chéo

1.2.3.1 Trao đổi tài liệu kiểm toán

Kiểu phối hợp cơ bản xoay quanh việc trao đổi tài liệu kiểmtoán Hai tài liệu chủ yếu là hồ sơ và báo cáo kiểm toán Nhữngtài liệu này có thể có do KTV nội bộ và KTV bên ngoài cung cấp

cho nhau.

Trao đổi hồ sơ kiểm toán Đối với hồ sơ kiểm toán, tính sẵn

sàng cung cấp chúng của KTV nội bộ cho KTV bên ngoài là vấn

đề ít gây tranh luận nhất và do đó là phổ biến nhất trong thực

tế Tính logic ở đây là KTV bên ngoài phải kiểm tra những hồsơ kiểm toán này ở phạm vi có thể dựa vào công việc của KTVnội bộ Hơn nữa, nó thờng đợc nhìn nhận là điều đúng đắn cóthể làm cho thông tin trở nên sẵn có cho KTV bên ngoài mà mặtkhác KTV bên ngoài sẽ phải có thêm thời gian để thu thập vớinhững cách khác nhau Trong một số trờng hợp KTV nội bộ có thể

do dự trong việc công khai hồ sơ kiểm toán mà chất lợng về mặtchuyên môn của chúng không đợc nh mong muốn, nhng điều này

sẽ là một vấn đề cần có sự sửa chữa cơ bản đối với những sựkiện của chính nó Chắc chắn rằng, không một lý do thật sựthích đáng nào có thể làm cơ sở cho việc KTV nội bộ từ chốicung cấp cho KTV bên ngoài những hồ sơ kiểm toán này

Trờng hợp ngợc lại, về mặt nguyên tắc, tính sẵn sàng củanhững hồ sơ kiểm toán của KTV bên ngoài cho KTV nội bộ khôngtơng hợp với tính độc lập và những trách nhiệm rộng hơn của họ

đối với thế giới bên ngoài Do đó, sự sẵn sàng của những hồ sơkiểm toán của KTV bên ngoài là vấn đề khó Tuy nhiên, tính sẵnsàng này đợc KTV bên ngoài nới rộng ra, ngoại trừ trờng hợp có thể

về bản chất đặc biệt

Trao đổi những báo cáo Việc trao đổi những báo cáo giữa

KTV nội bộ và KTV bên ngoài cũng là hợp lý và là thực tế mangtính đặc thù chung Những báo cáo của KTV nội bộ đã có ảnh h-

ởng đến những nguyên tắc tơng tự nh hồ sơ kiểm toán Do đó,những báo cáo của KTV nội bộ thờng đợc cung cấp một cách tựnguyện cho KTV bên ngoài và chúng thiết lập nên một phơngtiện quan trọng để tiếp tục thông báo một cách hợp lý cho KTVbên ngoài Tuy nhiên trong một số trờng hợp, những báo cáo đặcbiệt của KTV nội bộ có thể đợc giữ kín hoặc không phải là mốiquan tâm của KTV bên ngoài.

Đối với KTV bên ngoài cần phải nhận thức rằng những kiểu báocáo mô tả bổ sung cho ý kiến mang tính nguyên tắc là ít phổbiến hơn và chúng thay đổi theo những điều khoản tuyểndụng kiểm toan riêng Những báo cáo đặc biệt của KTV bênngoài có thể cũng đợc giữ kín và không nên đa lý do vì saochúng không đợc cung cấp cho KTV nội bộ Do đó trong việccung cấp này, thông thờng nó là thực tế mang tính chuẩn mực

1.2.3.2 Chia sẻ trực tiếp thông tin

KTV nội bộ có thể đi sâu vào những vấn đề trong việctrình bày rộng hơn và chi tiết hơn về những hoạt động điềuhành mà sẽ là quan trọng đối với KTV bên ngoài Đồng thời, KTVbên ngoài phụ thuộc rất nhiều vào dòng thông tin hữu ích Do

đó, sự chia sẻ trực tiếp thông tin giữa hai nhóm kiểm toán là rấtcần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của cả hai nhóm

1.2.3.3 Sử dụng những thủ tục kiểm toán phổ biến

Trong nhiều trờng hợp, ngời ta tin rằng hai nhóm kiểm toán

đều mong muốn rắng nhóm kiểm toán nội bộ sẽ tuân theo

những thủ tục kỹ thuật tơng tự với những thủ tục đợc KTV bênngoài áp dụng Những ví dụ phổ biến nhất về điều này lànhững thủ tục kiểm toán đợc áp dụng trong những phần riêngcủa toàn bộ nỗ lực kiểm toán và sự sắp xếp những hồ sơ kiểmtoán có liên quan Sự hợp lý ở đây là tất cả những thủ tục này đãlàm cho KTV bên ngoài dễ dàng hơn trong việc xem xét và sửdụng công việc của KTV nội bộ.

Tuy nhiên, có quan điểm cho rằng những thủ tục phổ biếnnày chỉ là yếu tố tơng đối không quan trọng và dựa nhiều hơnvào năng lực nghề nghiệp cơ bản Trong bất kỳ tình huống nào,các mục tiêu của KTV nội bộ là rộng hơn so với những mục tiêucủa KTV bên ngoài và ở điểm nào đó cấn có sự tiếp cận khácnhau đối với những nhiệm vụ kiểm toán riêng rẽ này ở một mức

độ nào đó các thủ tục phổ biến này có thể là hữu ích đối vớinhững tình huống mang tính tập thể nhng sự xét đoán cầnphải đợc kiểm nghiệm trong việc áp dụng thực tế Tóm lại, nhũngthủ tục kiểm toán phổ biến là một công cụ đợc sử dụng cùng với

sự cẩn thận và thận trọng hợp lý

1.2.3.4 Hỗ trợ công việc hợp tác

Trong những năm trớc đây khi mà sự nhấn mạnh vào nỗ lựcphối hợp là ban đầu nhằm giảm thời gian và giá phí kiểm toáncủa KTV bên ngoài, nhân viên của phòng kiểm toán nội bộ có thể

đợc bổ sung cho KTV bên ngoài và làm việc trực tiếp dới sự giámsát của KTV bên ngoài Ngày nay, theo những điều kiện của việcthực hành hiện tại, bất kỳ sự sắp xếp công việc cộng tác nào

phải đợc cân nhắc cẩn thận KTV nội bộ phản đối việc chỉ

định trực tiếp nh là sự ngụ ý về một vị trí công việc hạng hai

đã dẫn đến việc anh ta không đợc tiếp tục năng lực nghềnghiệp của chính mình Điều này tồn tại đặc biệt khi KTV nội

bộ đợc chỉ định thật sự nhiều tuổi đời và nhiều kinh nghiệmhơn KTV bên ngoài Vấn đề này có thể đợc giải quyết bằng cáchKTV nội bộ có vai trò nh một nhà t vấn đợc chỉ định hoặc cùngvới sự hiểu biết thấu đáo rằng sự sắp xếp này liên quan đếnnhững ngời ngang hàng làm việc vì một nền tảng tạm thờinhằm đáp ứng nhu cầu đã đợc thừa nhận một cách rõ ràng Mộtgiải pháp khác là phân công ngời có chuyên môn tốt nhất chịutrách nhiệm về nỗ lực công việc chung dù cho ngời đó là KTV nội

bộ hoặc KTV độc lập

1.2.3.5 Hợp tác trong đào tạo cán bộ

Một tình hình đang tồn tại khá phổ biến là khi nào thìhoặc KTV nội bộ hoặc KTV bên ngoài có đợc năng lực đào tạohữu ích cho cả hai nhóm KTV bên ngoài, ngời cung cấp dịch vụcho rất nhiều khách hàng, có thể có đợc các nguồn lực cho việcphát triển các kiểu chơng trình đào tạo khác nhau hữu ích choKTV nội bộ thuộc những công ty đi thuê kiểm toán Tuy nhiên,trong những ví dụ khác, KTV nội bộ có thể đang chỉ đạo nhữngkhoá đào tạo hoặc triển khai những tài liệu đào tạo khác mangtính duy nhất đối với công ty Về phần KTV bên ngoài, có thể cónhu cầu sử dụng những tài liệu này cho nhân viên của mình,

đặc biệt cho những cá nhân thực hiện công việc kiểm toán

riêng biệt Tuy nhiên trong thực tế, việc KTV nội bộ và KTV bênngoài có những nhiệm vụ ban đầu khác nhau có nghĩa là mỗinhóm kiểm toán thờng có nhiều thuận lợi hơn trong việc triểnkhai và điều hành các chơng trình đào tạo của chính mình.Thông thờng, khi những tài liệu đào tạo của một nhóm này

đợc nhóm kia sử dụng thì việc sử dụng này đợc cung cấp màkhông có trách nhiệm kèm theo bởi vì những mối quan tâmchung do đó đã đợc đáp ứng Tuy nhiên trong những năm gần

đây, các hãng kiểm toán bên ngoài đã phát triển các chơngtrình đào tạo cho KTV nội bộ nh là một công việc kinh doanhmạo hiểm riêng và tạo ra nguồn thu nhập bổ sung mang tínhnghề nghiệp

1.2.3.6 Triển khai trợ giúp những tài liệu kiểm toán

Hai nhóm kiểm toán nội bộ và bên ngoài sẽ phát triển nhữngtài liệu tìm they và các khuyến nghị làm ảnh hởng tới các hoạt

động của tổ chức Mặc dù những nhân viên trong tổ chức sẽ cótrách nhiệm chính một cách cá nhân hay tập thể với việc đa racân nhắc cuối cùng cho những khuyến nghị nh vậy và hành

động sửa chữa có liên quan nhng cả hai nhóm kiểm toán đều cóchung mối quan tâm tới bản chất và phạm vi của tất cả nhữngthiếu sót đã đợc biết đến và việc sửa chữa sau này của nhữngthiếu sót đó Do đó, cả hai sẽ rất nhạy cảm với tất cả những pháttriển trong lĩnh vực này và sẽ phối hợp nhau trong việc đạt đếnmức độ hiệu quả mong muốn trong những thủ tục hoạt động cơbản

Nh chúng ta đã thấy, mối quan tâm ban đầu của KTV bênngoài chính là tính đúng đắn của báo cáo tài chính và sẽ khôngphải dính líu quá sâu vào các thủ tục hoạt động ngầm nh KTVnội bộ Do đó, KTV bên ngoài sẽ thờng có ít các phát hiện kiểmtoán và khuyến cáo liên quan đến những thủ tục hoạt động nàyhơn Cũng vì thế mà KTV bên ngoài sẽ ít liên quan đến việctriển khai các kết quả kiểm toán hơn KTV nội bộ Tuy nhiên, một

số phát hiện kiểm toán và khuyến cáo đặc biệt của KTV bênngoài có tầm quan trọng rất lớn đối với việc quản trị công ty Kếtquả là kế hoạch triển khai kết quả kiểm toán ban đầu và tiếptheo của KTV bên ngoài đợc các bên liên quan xem xét với độquan tâm đặc biệt

Điều quan trọng là KTV nội bộ và bên ngoài phối hợp với nhaubằng mọi cách để có thể chia sẻ thông tin liên quan tới những gìthuộc về tính hiệu quả hiện nay và trong tơng lai của các quátrình hoạt động trong công ty, đặc biệt trong nhiều lĩnh vựcliên quan tới hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ Bằng cách làmviệc cùng nhau, họ đảm bảo một cách tốt nhất hoạt động sửachữa cần thiết Đồng thời cả hai cũng sẽ có khả năng tốt hơn đểhình thành những nỗ lực kiểm toán đang tiến triển của riêngmình nhằm phục vụ một cách tốt nhất lợi ích chung của họ vàsau đó là lợi ích riêng của từng phía

1.2.3.7 Lập kế hoạch chung

Khi KTV nội bộ và KTV bên ngoài làm việc một cách hợp tácnhằm đạt tới một sự phối hợp kiểm toán có hiệu quả họ sẽ ngày

càng nhận thấy rằng họ cần phải ngồi lại cùng nhau để vạch ranhững chơng trình kiểm toán riêng của mỗi bên trớc khi bắt tayvào công việc kiểm toán thực tế Quá trình lên kế hoạch liênquan đến uỷ ban kiểm toán và mỗi nhóm kiểm toán sẽ phụ tráchmột số năm Quá trình này cũng đã đợc trình bày một phầntrong chơng trình ngân sách đợc thông qua cho năm tới Mặc dùKTV bên ngoài sẽ thờng tham gia tới một mức độ nào đó vào quátrình lên kế hoạch dài hạn này, nhng những kế hoạch của KTVbên ngoài sẽ tập trung hơn vào nhu cầu mỗi năm của mình nhằmphát triển đề nghị của mình để đạt đợc sự chấp nhận của hội

đồng quản trị Đặc biệt, đề nghị đó đợc đa ra sau khi kiểmtoán hàng năm đã hoàn tất

Thông qua việc lên kế hoạch chung, yêu cầu của mỗi nhómkiểm toán đợc hoà hợp với nhau Một mặt, KTV nội bộ quyết địnhxem lên làm gì trong công việc kiểm toán của mình, nhng với

độ linh hoạt thích hợp, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho các nhucầu kiểm toán trong năm tới của KTV bên ngoài Mặt khác KTV bênngoài lại xác định những việc cần làm nhằm thực hiện tráchnhiệm kiểm toán của mình, có cân nhắc tới những gì mànhóm kiểm toán nội bộ có thể cung cấp, khi làm việc đó thìmột trọng số thích hợp đợc gắn cho quy mô của đội ngũ nhânviên kiểm toán nội bộ, những khả năng đợc biểu hiện và mức độsẵn sàng với công việc kiểm toán của đội ngũ này

Những lợi ích thu đợc từ sự phối hợp này về bản chất cũnggiống nh những lợi ích thu đợc từ bất kỳ loại lên kế hoạch trớc nào.Các KTV giống nh các quản trị gia khác, cần phải xác định trớc cái

gì họ phải thực hiện và thực hiện nh thế nào Điều này là đúngbất chấp thực tế là những kế hoạch đã đợc đồng ý nh vậy có thể

và cần phải đợc sửa đổi khi có sự thay đổi các điều kiện Nhờ

áp dụng những công cụ quản lý trình độ cao này vào thành quảcủa toàn bộ những mục tiêu kiểm toán đã cung cấp cơ sở cầnthiết nhất cho một cố gắng kiểm toán đợc phối hợp có hiệu quả

và là sự thực hành chuẩn mực trong một tổ chức lớn điển hình

đợc quản lý tốt

1.2.3.8 Phân đoạn công việc kiểm toán

Trong khi việc lên kế hoạch trớc giữa KTV bên ngoài và KTVnội bộ cung cấp cơ sở thiết yếu cho một nỗ lực phối hợp có hiệuquả thì những lợi ích của nó cũng sẽ đạt đợc một cách tốt nhấtkhi công việc kiểm toán - đã đợc lên kế hoạch trớc - đợc phânchia theo cách phù hợp nhất với yêu cầu của hai nhóm nhân viênchuyên môn Yêu cầu này sẽ chia công việc kiểm toán đã đợc lên

kế hoạch sao cho mỗi nhóm có thể xử lý những phân đoạn côngviệc kiểm toán của mình bằng cách độc lập Việc phân đoạnnày đạt đợc nhờ sự phân công cho mỗi nhóm kiểm toán nhữngtrách nhiệm kiểm toán ban đầu đối với từng thiết bị sản xuất,phòng ban, bộ phận, công ty hay là những thủ tục nhất định Vớitrách nhiệm ban đầu của mình, nhóm kiểm toán sẽ tiếp tục lên

kế hoạch chi tiết hơn cho những nỗ lực kiểm toán đòi hỏi vàtriển khai kế hoạch đó với đội ngũ nhân viên của mình và sựgiám sát của chính nó Đồng thời, hồ sơ kiểm toán, báo cáo, tài