hệ thống kiểm soát nội bộ tại 2 doanh nghiệp bất kỳ năm 2014

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỘT CÔNG TY. 2 1.1. BẢN CHẤT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (HTKSNB) 2 1.1.1. Bảo vệ tài sản của đơn vị. 2 1.1.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: 2 1.1.3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: 2 1.1.4. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: 2 1.2. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KSNB 3 1.2.1. Môi trường kiểm soát 3 1.2.2. Hệ thống kế toán. 3 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát 4 1.2.4. Kiểm toán nội bộ 4 1.3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 6 2.1. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI 6 2.1.1. Giới thiệu về công ty 6 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh 6 2.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO 6 2.1.3.1. Môi trưường kiểm soát 7 2.1.3.2. Hệ thống kế toán: 10 2.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát 11 2.1.3.3.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: 11 2.1.3.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 11 2.1.3.3.3. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: 12 2.1.4. Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO: 12 2.1.4.1. Ưu điểm: 12 2.1.4.2. Nhược điểm 13 2.1.5. Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 15 2.2.1. Lịch sử hình thành 15 2.2.2. Đặc điểm bộ máy kế toán 16 2.2.3. Các yếu tố có tính môi trường ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ 16 2.2.3.1. Chính sách nhân sự. 19 2.2.3.2.Kiểm toán nội bộ. 20 2.2.3.3. Những yếu tố có tính môi trường khác. 21 2.2.4.Quá trình kiểm soát nội bộ tại tổng công ty đối với một số khoản mục. 21 2.2.4.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền. 21 2.2.4.2.Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền. 23 2.2.4.3. Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định. 23 2.2.4.4. Kiểm soát nội bộ trong công tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định. 24 2.2.4.5. Kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm kê và trích khấu hao tài sản cố định. 24 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA HAI DOANH NGHIỆP 25 3.1. GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY INTRACO 25 3.2. GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 27 3.2.1. Đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. 3.2.2.Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. 29 KẾT LUẬN 31 MỞ ĐẦU Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trưường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rười khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong khuôn khổ bài viết này, nhóm em muốn đưa ra và thảo luận về việc xây dựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào để phù hợp với hình thức doanh nghiệp Việt Nam. Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp, trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể. Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ rành, minh bạch để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu quả hỗ trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB,nên nhóm em chọn đề tài “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai doanh nghiệp bất kỳ ” với các nội dung chủ yếu gồm 3 chương như sau: Chương 1:Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong một công ty. Chương 2: Thực trạng hệ thống nội bộ của công ty tư vấn đầu tư và thương mại và công ty xi măng Việt Nam. Chương 3: Giải pháp về hoạt động của kiểm soát nội bộ của hai doanh nghiệp:

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỘT CÔNG TY 2

1.1 BẢN CHẤT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (HTKSNB) 2

1.1.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị 2

1.1.2 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: 2

1.1.3 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: 2

1.1.4 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: 2

1.2 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KSNB 3

1.2.1 Môi trường kiểm soát 3

1.2.2 Hệ thống kế toán 3

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát 4

1.2.4 Kiểm toán nội bộ 4

1.3 TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 6

2.1 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI 6

2.1.1 Giới thiệu về công ty 6

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 6

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO 6

2.1.3.1 Môi trưường kiểm soát 7

2.1.3.2 Hệ thống kế toán: 10

2.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 11

2.1.3.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: 11

2.1.3.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 11

2.1.3.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: 12

2.1.4 Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO: 12

2.1.4.1 Ưu điểm: 12

2.1.4.2 Nhược điểm 13

2.1.5 Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 15

2.2.1 Lịch sử hình thành 15

2.2.2 Đặc điểm bộ máy kế toán 16

2.2.3 Các yếu tố có tính môi trường ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ 16 2.2.3.1 Chính sách nhân sự 19

2.2.3.2.Kiểm toán nội bộ 20

2.2.3.3 Những yếu tố có tính môi trường khác 21

2.2.4.Quá trình kiểm soát nội bộ tại tổng công ty đối với một số khoản mục 21

2.2.4.1 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền 21

2.2.4.2.Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền 23

2.2.4.3 Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định 23

2.2.4.4 Kiểm soát nội bộ trong công tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định 24

2.2.4.5 Kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm kê và trích khấu hao tài sản cố định 24

CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA HAI DOANH NGHIỆP 25

3.1 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY INTRACO 25

3.2 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM 27

3.2.1 Đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng 3.2.2.Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng 29

KẾT LUẬN 31

MỞ ĐẦU

Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngàycàng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trìnhđẩy nhanh việc vốn hoá thị trưường vốn của môi trường kinh doanh tại ViệtNam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rười khỏi vai trò quản lýdoanh nghiệp

Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhucầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư,xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thờinắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Trong khuôn khổ bài viết này, nhóm em muốn đưa ra và thảo luận về việcxây dựng nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp như thế nào để phù hợpvới hình thức doanh nghiệp Việt Nam

Để xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp,trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh,hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tácnghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể

Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ rành, minh bạch đểtất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu quả hỗtrợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB,nên

nhóm em chọn đề tài “ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai doanh nghiệp bất kỳ ” với các nội dung chủ yếu gồm 3 chương như sau:

Chương 1:Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong một công ty.

Chương 2: Thực trạng hệ thống nội bộ của công ty tư vấn đầu tư và thương mại và công ty xi măng Việt Nam.

Chương 3: Giải pháp về hoạt động của kiểm soát nội bộ của hai doanh nghiệp:

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG MỘT CÔNG TY.

1.1 BẢN CHẤT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (HTKSNB)

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ làmột hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau:bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thựchiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị,

tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc đểtìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt racủa đơn vị:

1.1.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,chúng có thể mất mát, có thể hư hại và không được sử dụng hợp lý Vì thế, kiểmsoát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình

1.1.2 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành cácquyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hưởng to lớn tới hoạt động của công ty

Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thười về thời gian, tínhchính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh và phản ánh đầy đủ khách quan vềnội dung hoạt động kinh tế và tài chính

1.1.3 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủnhững nguyên tắc, chính sách của Nhà nớc đề ra Các chế độ pháp lý thườngxuyên đợc sửa đổi, bổ sung và có ảnh hưởng vĩ mô đến hoạt động của doanh

1.1.4 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của mộtdoanh nghiệp.

1.2 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KSNB

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt độngcác đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNBvới bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểmsoát và hệ thống kiểm toán nội bộ

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bênngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình KSNB

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát:

Đặc thù về quản lý

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

Công tác kế hoạch

Uỷ ban kiểm soát

Môi trường bên ngoài

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởngđến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất lànhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhàquản lý doanh nghiệp

1.2.2 Hệ thống kế toán.

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị Và trong hệthống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọnghơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chitiết:

Tính có thực

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

1.2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanhnghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả củaviệc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB

1.3 TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiệnhiệu quả những mục tiêu đề ra Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùngquan trọng trong một doanh nghiệp

Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện đượcnhững thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của đơn

vị Từ đó, hệ thống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệuhơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp

Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngthông tin trong đơn vị Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnhhưởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị Các nhà quản lý ko nắm bắt đượchoạt động của công ty mình , từ đó đề ra những phương hướng hoạt động sailầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể phá sản lúc nào không biết ” Hệ thốngKSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách cóliên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thườinhững gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Hệ thốngKSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin khôngđáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó xác định được tình hình củadoanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lược phát triển công ty hợp lý hơn.

Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét được hiệu quả hoạtđộng và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu trong nănglực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Từ đó đa ranhững biện pháp cải thiện tình hình đó

Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp Nó sẽgiúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và

đi đúng hướng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũngnhư trong hoạt động của một doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG

TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG TY XI

MĂNG VIỆT NAM2.1 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU

TƯ VÀ THƯƠNG MẠI

2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên đơn vị : Công ty tư vấn đầu tư và thương mại

Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANTCOMPANY

Tên viết tắt : INTRACO

Địa chỉ : Đông Hương – Tp Thanh Hoá

- Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu vàphân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị

- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng và

xử lý nền móng công trình

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO

Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có hệthống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty Hệ thống KSNB của công tyINTRACO được cấu thành bưởi các yếu tố sau:

Môi trưường kiểm soát.

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

2.1.3.1 Môi trưường kiểm soát

a Môi trưường bên trong

Giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong công ty, là người raquyết định cuối cùng cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty

Dưưới giám đốc có 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòngban trong công ty Hiện nay trong công ty có 12 phòng ban, mỗi phòng banchuyên về các lĩnh vực khác nhau Trong mỗi phòng có trưởng phòng và phóphòng điều hành kiểm tra các hoạt động của phòng trước khi trình lên phó giámđốc xét duyệt Tuy nhiên, có 2 phòng ban do giám đốc trực tiếp quản lý, đó làphòng Tài chính kế toán và phòng Tổ chức nhân sự

Các phòng ban trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ, tuy mỗi phòng ban

có chức năng khác nhau nhưng một hợp đồng muốn hoàn thành cần có sự kếthợp chặt chẽ giữa các phòng ban, mỗi phòng ban thực hiện một giai đoạn trongquá trình thực hiện hợp đồng lướn Nhng sự bàn giao công việc cũng hết sức rõràng, chứng từ giao nhận giữa các phòng ban luôn được ghi nhận vào sổ giaonhận công văn, chứng từ giữa các phòng ban

Ngoài ra, cũng như bất kỳ hợp đồng nào, thì giữa công ty vưới các công

ty bên ngoài cũng cần biên bản giao nhận

Bên cạnh đó, công ty có các chi nhánh và văn phòng đại diện mở một sốtỉnh thành trong cả nước Mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh,Văn phòng đại

diện có trưởng phòng giám sát và điều hành chi nhánh Các giám đốc chi nhánh

này chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty

Vì thế, ban lãnh đạo của INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao nhấttrong công ty), phó giám đốc và các giám đốc chi nhánh và trưởng phòng đạidiện Đó là mô hình tổ chức khá phổ biến các doanh nghiệp Việt Nam hiện thời

b Chính sách nhân sự của công ty

Yếu tố thứ hai cấu thành nên môi trờng kiểm soát trong công ty chính làcác chính sách nhân sự do ban lãnh đạo của công ty đặt ra

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng nh chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

Hàng năm, công ty có các kỳ tổ chức tuyển dụng các nhân viên có trình

độ chuyên môn vào làm cho công ty Công ty hiện nay có tổng cộng có 118 cán

bộ công nhân viên, trong đó có 5 chuyên gia Công ty tự hào có một đội ngũ kỹ

sư có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ năng lao động lành nghề, đảm bảo

sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức và kỷ luật cao trong công việc

Ngoài công việc thường nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên củaINTRACO còn đợc hưởng quyền lợi tham gia các hoạt động văn hoá thể thao docông ty hoặc do bộ giao thông vận tải tổ chức Công ty luôn tạo điều kiện chocán bộ nhân viên của mình có được thời giờ nghỉ ngơi và vui chơi hợp lý, vìphương châm của công ty là “ Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoải mái và làm việchiệu quả”

c C«ng t¸c kÕ ho¹ch trong c«ng ty

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ … là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Bất kỳmột công ty nào, việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng, INTRACO cũngkhông ngoại lệ Công ty có một phòng chuyên thực hiện công tác này, đó làphòng kế hoạch Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu và xâydựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thường là kế hoạch trong một nămhoặc có thể lâu hơn Bản kế hoạch được trưởng phòng kiểm tra và sau đóchuyển lên cấp cao hơn là phó giám đốc

Kế hoạch thường xuyên được kiểm tra trong các cuộc họp hàng tuần,hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch để giúp

cho việc tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện sai sót và sửachữa sai sót trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kế hoạch riêng của phòngban đó Kế hoạch đó đợc mỗi trưởng phòng xem xét và trình lên trên ban lãnhđạo

Mỗi phòng ban giữ một nhiệm vụ và phải hoàn thành số lượng công việctrong thời gian nhất định Việc phân công công việc giữa các phòng ban đã đượcphân công rõ ràng Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định, thì phòng ban sẽđợc hưởng phẩn chênh lệch Nếu chi phí bỏ ra lớn hơn chi phí quy định thìphòng ban sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là một công cụhữu hiệu để các nhà

d Môi trường bên ngoài

Quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mỡnh Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào cácnhân tố bên ngoài Môi trờng kiểm soát bên ngoài gồm có sự kiểm soát của các

cơ quan chức năng của Nhà nớc, môi trờng pháp lý, đường lối phát triển của đấtnớc

INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, là một tập đoàn có vốncủa Nhà nước, chịu sự điều hành và quản lý của Nhà nước Môi trờng pháp lýđang dần hoàn thiện, và tạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển trong

đó có INTRACO Mặt khác, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây chính là cơ hội đểcho công ty và tổng công ty Vinashin mở rộng danh tiếng của mình ra trườngquốc tế Tuy nhiên cũng đặt ra nhiều khó khăn với công ty, tính cạnh tranh ngàycàng tăng, buộc công ty phải có những biện pháp nào đó để thực hiện dự án củamình có chất lượng hơn, đội ngũ cán bộ phải thành thạo và chuyên nghiệp hơnnữa

Như vậy, môi trờng kiểm soát của INTRACO bao gồm nhiều nhân tố, vànắm rõ từng nhân tố mới có thể quản lý và kiểm soát tốt hoạt động của công ty,

từ đó phát triển và mở rộng công ty Và nhân tố quan trọng trong đó là nhậnthức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản

lý doanh nghiệp

2.1.3.2 Hệ thống kế toán:

Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công tynói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán Hệ thống kếtoán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thốngbảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từđóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Từ

đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán có một vị trí vô cùng trọng yếutrong toàn bộ hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Nhiều năm trước đây, kế toán chỉ là một công cụ để ban lãnh đạo theo dõitình hình kinh doanh của doanh nghiệp Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏikiểm toán viên cần phải nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầm hiểu biếtcủa mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa Chính vì nắm được đặc điểm này, nêntrong INTRACO, kế toán không chỉ là công cụ phục vụ các nhà quản lý, mà bảnthân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận tham gia hoạt động kiểm soáttrong công ty

Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kế toán do trực tiếpgiám đốc kiểm tra và giám sát mà không thông qua phó giám đốc Kế toán trởngkhông chỉ quản lý bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng tham gia vào cấp quản

lý của doanh nghiệp Trong các cuộc họp, kế toán trởng đợc tham dự nh mộtthành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp Phần nào, INTRACO đã đánhgiá đợc tầm quan trọng và cần thiết của công tác kiểm soát nội bộ

Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sống trong hoạt động kếtoán của một doanh nghiệp

Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản lýluân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thường được sử dụng

chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn do những kếtoán viên thực hiện.

Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng ít, để thực hiệncông tác ghi sổ và lập chứng từ Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng

từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là trởngphòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại cho phòng thực hiệnnghiệp vụ đó

2.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Như các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng cónhững nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong côngty

2.1.3.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng rõràng rằng trách nhiệm và công việc phải đợc phân công cụ thể cho từng bộ phận

và từng nhân viên trong công ty

Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên môn hoá với từngphòng ban Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viêntrong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn thànhphần việc đó

2.1.3.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện vàkiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản… đợc thực hiện riêng rẽ và do những cánhân khác nhau đảm nhiệm

Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc đợcgiao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm nhiệm Nhvậy có sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát trong từng phòngban Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp trên (lãnh đạocông ty) phê chuẩn Công việc phê chuẩn do lãnh đạo cấp cao nhất của công tythực hiện

2.1.3.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Những công việcnào liên quan và ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có

sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hành thực hiện Việc thu

và chi tiền cũng cần phải có chữ ký của giám đốc công ty, thủ quỹ mới đợc xuấttiền hoặc thu tiền, và ghi sổ

Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nàocũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tơng đối nghiêm túc ba nguyêntắc trên

2.1.4 Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tương đối thông thường và đơngiản Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng

2.1.4.1 Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trưởng phòng và

2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó Và đã có sự phân

- Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc, phó giám đốc,trưởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạch nóichung cũng như mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đưa ra được phươnghướng đúng đắn, rút ra được kinh nghiệm, khắc phục được những điểm còn yếukém

- Đội ngũ cán bộ nhân viên được tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lưỡng

và được đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chấtlượng công việc

- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xácđịnh rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty Mọi nhân viênphải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Trách nhiệm kiểm tra và giám sát đượcphân tách rõ ràng

- Chính sách khen thưởng, phê bình của công ty đối với nhân viên là độnglực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu và hoàn thiện mình để xây dựng mộtINTRACO thành công và vững mạnh.

- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ giữa nhàquản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quan trọng

- Tạo được mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nước ngoài về côngnghiệp đóng tàu, ngày càng tạo được uy tín trên trường quốc tế, ngày càng nhậnđược nhiều hợp đồng

- Các báo cáo tài chính được công ty trình bày rõ ràng và đầy đủ

- Chế độ kế toán nói riêng cũng như các nghị quyết, nghị định, chính sáchđược cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ

- Tổng công ty không thường xuyên tổ chức thanh tra đối với các chinhánh

2.1.5 Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.

Công ty tư vân đầu tư và thương mại tuy chưa có hệ thống kiểm soát nội

bộ nhưng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban

đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có