CHU TRÌNH KIỂM TOÁN CHO KHOẢN mục kế TOÁN bán HÀNG năm 2014

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG 3 1.1. Thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng 3 1.1.1. Chức năng của chu trình mua hàng 3 1.1.2. Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình mua hàng 4 1.1.3. Mục tiêu kiểm toán của chu trình mua hàng 5 1.2. Thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng 7 1.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng 7 1.2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán. 8 1.2.1.2. Thực hiện thủ tục phân tích. 10 1.2.1.3. Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán. 10 1.2.1.4. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán 13 1.2.2.Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng 13 1.2.2.1. Thực hiện thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng 13 1.2.2.2.Thực hiện các thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng 17 1.2.3. Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng 17 CHƯƠNG 2 19 THỰC TRẠNG THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG CỦA KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HÀ NỘI 19 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty kế toán và kiểm toán Hà Nội 19 2.2. Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng 19 2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 20 2.2.1.1. Liên hệ và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng. 20 2.2.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán . 21 2.2.2.Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng 23 2.2.3.1.Thực hiện các thủ tục kiểm soát. 25 2.2.3.2.Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết 25 2.2.4. Hoàn tất kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. 25 2.2.5. Công việc sau kiểm toán. 26 CHƯƠNG 3 28 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG 28 CỦA CÔNG TY KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HÀ NỘI. 28 3.1. Bài học kinh nghiệm 28 3.1.1.Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng: 28 3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán 28 3.1.3. Chương trình kiểm toán 28 3.1.4. Thực hiện kiểm toán: 29 3.2.5. Hoàn tất kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán: 29 3.2.6. Công việc sau kiểm toán: 29 3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng 30 3.2.1.Vấn đề tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. 31 3.2.2.Vấn đề hồ sơ kiểm toán. 31 3.2.3. Vấn đề kiểm tra giá mua hàng nhập khẩu. 32 MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì quá trình mua vào và thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, giá thành và tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, chu trình mua hàng và thanh toán cũng không bao gồm qua trình thu hút và hoàn trả vốn. Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận được. Chính vì vậy mà chúng em đã quyết định chọn đề tài“ Hãy thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng” với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn về lĩnh vực này, đồng thời góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện thử nghiệm kế toán mua hàng. Nội dung đề tài gồm có 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng Chương 2: Thực trạng thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

MỤC LỤC

DANH SÁCH NHÓM 1

HỌ VÀ TÊN 1

MSSV 1

GHI CHÚ 1

Mai Thị Vân 1

11006143 1

NT 1

Mai Thị Vân 1

11005173 1

Nguyễn Thị Vân 1

11004443 1

Nguyễn Thị Vân 1

11004053 1

Lường Thị Yến 1

11034783 1

Lê Thị Hằng 1

11003103 1

MỤC LỤC 2

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG 3

1.1 Thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng 3

1.1.1 Chức năng của chu trình mua hàng 3

1.1.2 Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình mua hàng 4

1.1.3 Mục tiêu kiểm toán của chu trình mua hàng 5

1.2 Thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng 7

1.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng 8

1.2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán 8

1.2.1.2 Thực hiện thủ tục phân tích 10

1.2.1.3 Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán 10

1.2.1.4 Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán 13

1.2.2.Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng 13

1.2.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng 13

1.2.2.2.Thực hiện các thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng 17

1.2.3 Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng 17

CHƯƠNG 2 19

THỰC TRẠNG THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG CỦA KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HÀ NỘI 19

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty kế toán và kiểm toán Hà Nội 19

2.2 Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng 19

2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 20

2.2.1.1 Liên hệ và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng 20

2.2.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán 21

2.2.2.Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng 23

2.2.3.1.Thực hiện các thủ tục kiểm soát 25

2.2.3.2.Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết 25

2.2.4 Hoàn tất kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán 25

2.2.5 Công việc sau kiểm toán 26

CHƯƠNG 3 28

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG 28

CỦA CÔNG TY KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HÀ NỘI 28

3.1 Bài học kinh nghiệm 28

3.1.1.Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng: 28

3.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán 28

3.1.3 Chương trình kiểm toán 28

3.1.4 Thực hiện kiểm toán: 29

3.2.5 Hoàn tất kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán: 29

3.2.6 Công việc sau kiểm toán: 29

3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng 30

3.2.1.Vấn đề tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 31

3.2.2.Vấn đề hồ sơ kiểm toán 31

3.2.3 Vấn đề kiểm tra giá mua hàng nhập khẩu 32

MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển

và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ

và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì quá trình mua vào và thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, giá thành và tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí

ở bên trong tổ chức, chu trình mua hàng và thanh toán cũng không bao gồm qua trình thu hút và hoàn trả vốn

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận được Chính vì vậy mà chúng

em đã quyết định chọn đề tài“ Hãy thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục

kế toán mua hàng” với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn về lĩnh vực này, đồng thời

góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện thử nghiệm kế toán mua hàng

Nội dung đề tài gồm có 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng

Chương 2: Thực trạng thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM CƠ BẢN CHO

KHOẢN MỤC KẾ TOÁN MUA HÀNG

1.1 Thiết kế thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng

1.1.1 Chức năng của chu trình mua hàng

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu

tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.

Căn cứ vào nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình cho người có thẩm quyền phê duyệt Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng,

bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoávà dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không

cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép

Đơn đặt hàng sẽ được lập thành 3 liên ( 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 giao cho phòng kế toán và 1 giao cho bộ phận kho), được đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho người bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định đơn đặt hàng được coi là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ Trong những trường hợp mà các bên thực hiện các giao dịch lớn thì cần phải lập hợp đồng

Nhận hàng hoá hay dịch vụ.

Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các đIều kiện khác

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải tra thông báo để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ

1.1.2 Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình mua hàng

Trong chu trình mua hàng, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:

Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và

gửi cho nhà cung cấp.

Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ

Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phảI được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế

Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát)

Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụh đã được chuyển giao

Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán

để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các hàng hoá (tong cái một), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó

Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong

sổ hạch toán chi tiết phảI bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định

Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua

hệ thống tài khoản Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình gồm có các tài khoản trong khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả,… Nhìn chung đa số các tài khoản chịu ảnh hưởng trong chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến các chu trình nghiệp vụ khác

1.1.3 Mục tiêu kiểm toán của chu trình mua hàng

Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì việc đưa ra các mục tiêu kiểm

toán là rất cần thiết Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng yếu trong chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiệu kiểm toán cho chu trình này được chia ra: mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại là mục tiêu về tính hợp lý chung và mục tiêu khác Mục tiêu kiểm toán chung giúp KTV đánh giá các số dư tài khoản đã hợp lý chưa còn mục tiêu kiểm toán chung khác gồm 6 mục tiêu: tình hiện hữu, tính đầy đủ, tính chính xác, tính đánh giá, tính trình bày Các mục tỉêu kiểm toán đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán xuất phát từ 6 mục tiêu kiểm toán trên.

Chu trình mua hàng là một chu trình quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh của doanh nghiệp Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán Chính vì vậy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể tách rời của tronh kiểm toán báo cáo tài chính Mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản liên quan có được trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán bao gồm

Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán

phải đúng với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của tài sản cũng như công nợ đó

Đầy đủ: việc nghi nhận các hàng hóa gay dịch vụ mua vào và các khoản

phải trả người bán phải đúng với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu

kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí

thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn người bán và biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ

Trình bày và công bố: việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào

cũng như các khoản phải trả người bán phải đúng với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua

hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết

Quyền và nghĩa vụ: phải đúng với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên

báo cáo tài chính thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và nợ phải trả người bán thê hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

Đánh giá: các tài sản, hàng hóa mua về hay các khoản nợ phải trả người

bán phải ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được thừa nhận)

Phát sinh: Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi chép thì phải đã xảy ra

và có liên quan đến đơn vị trong thời kỳ xem xét

1.2 Thử nghiệm cơ bản cho khoản mục kế toán mua hàng

Thử ngiệm cơ bản là loại thử nghiệm được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ kiện do hệ thông kế toán xử lý Thử nghiệm cơ bản thường được sử dụng với số lượng lớn khi mà rủi

ro kiểm soát của chu trình đó được đánh giá là cao Tuy nhiên thử nghiệm cơ bản cũng được sử dụng ngay khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp bởi vì một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh cũng không có nghĩa là nó có thể ngăn chặn mọi gian lận và sai sót có thể xảy ra Do đó, trong quá trình tìm kiểm bằng chứng kiểm toán, các thử ngiệm cơ bản vẫn được các kiểm toán viên sử dụng bởi tính hiệu quả của nó, tuy nhiên thì các thử nghiệm cơ bản thường phải tốn nhiều công sức nên phải sử dụng cho hợp lý

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự chung Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Bước 2: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Bước 3: Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Mục đích của giai đoạn này là xây dựng

kế hoạch kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm

vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện

1.2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán.

Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán

Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không

Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các

lý do kiểm toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán

Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuôc kiểm toán , từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lượng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình

Hợp đồng kiểm toán

Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi

rõ trách nhiệm,nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên

Thu thập thông tin về khách hàng

Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến phần hành kiểm toán của mình

Các thông tin cơ sở

Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng :

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, quy định kiểm toán viên phải tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán

và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng van bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của ngành nghề này

Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung.Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém Thông thư

Tham quan nhà xưởng

Tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều dặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu Ngược lại, nếu

sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt.

Nhận diện các bên hữu quan

Các bên hữu quan được hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý ), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan

mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn

1.2.1.2 Thực hiện thủ tục phân tích.

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, sau khi đã thu thập các thông tin

cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán các thủ tục phân tích sử dụng có thể là :

So sánh tỷ lệ chi phí mua hàng trên doanh thu của công ty khách hàng với các công ty khác trong cùng nghành, so sánh tỷ lệ này qua các năm để đánh giá tính hợp lý của việc mua hàng

So sánh số dư tài khoản phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, đối chiếu số chênh lệch đó với lượng hàng hoá mua vào của năm nay tăng hay giảm hơn so với năm trước để tìm ra những điều không hợp lý

Xác định hệ số quay vòng của hàng tồn kho để xác định chất lượng, tính kịp thời, tính lỗi thời của hàng hoá mua vào

Ngoài những thủ tục trên còn rất nhiều những thủ tục khác được kiểm toán viên sử dụng trong quá trình phân tích sơ bộ

1.2.1.3 Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán.

Đánh giá tính trọng yếu:

Trọng yếu là khái niệm chỉ về tầm cỡ, bản chất các sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì không chính xác hoặc là sẽ rút

ra những kết luận sai lầm

Tuy nhiên tính trọng yếu là một khái niệm tương đối Một sai sót có quy

mô nhất định, ví dụ bỏ sót không phản ánh 1 khoản chi mua hàng trị giá 3 triệu

có thể là trọng yếu đối với một công ty nhỏ nhưng có thể không là trọng yếu đối với công ty lớn Do đó, việc ước lượng trọng yếu phần lớn phụ thuộc vào kinh nghiệm của KTV Thông thường việc đánh giá tính trọng yếu bao gồm hai bước

cơ bản:

Bước 1: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu.

Bước 2: Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục

kiểm toán

Việc đánh giá tính trọng yếu đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng không nằm ngoài các bước công việc trên Trong giai đoạn này kiểm toán viên cần ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ chu trình sau đó phân bổ mức trọng yếu cho các nhóm nghiệp vụ

Đánh giá rủi ro:

Theo định nghĩa trong chuẩn mực kiểm toán số 400 “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và các kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu”

Rủi ro tiềm tàng:

Bản thân chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình phức tạp, liên quan đến nhiều tài khoản, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và việc thực hiện nghĩa vụ về thuế với nhà nước đồng thời nó cũng phản ánh khả năng tài chính của doanh nghiệp do đó dễ xảy ra những gian lận và sai sót Rủi ro tiềm tàng của chu trình thường được đánh giá là cao

Để đánh giá rủi ro tiềm tàng, kiểm toán viên có thể dựa vào các yếu ảnh hưởng sau: bản chất kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của Ban Giám Đốc, kết quả của các cuộc kiểm toán lần trước, các nghiệp vụ kinh tế không thường xuyên, các hợp đồng kiểm toán lần đầu và dài hạn, các ước tính kế toán, quy mô số dư tài khoản.

Rủi ro kiểm soát:

Nói lên khả năng hạn chế gian lận sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm soát càng lớn có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ càng yếu kém và ngược lại Việc đánh giá rủi ro phát hiện thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Rủi ro phát hiện:

Là khả năng xảy ra các sai sót hoặc gian lận trên báo cáo tài chính mà không được ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ vàcúng không được kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán

Viêc đánh giá rủi ro phát hiện phụ thuộc việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi

ro kiểm soát và khả năng chuyên môn của kiểm toán viên, nếu rủi ro tiềm tàng

và rủi ro kiểm soát càng cao thì rủi ro phát hiện có thể đánh giá ở mức thấp và ngược lại, nếu mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được kiểm toán viên đánh giá là thấp thì có thể xác định mức rủi ro phát hiện là cao nhất nhưng vẫn đảm bảo là mức rủi ro kiểm toán có thể chấp nhận được Khả năng chuyên môn của kiểm toán viên tôt sẽ là nhân tố tích cực làm giảm rủi ro phát hiện

Đánh giá của kiểm toán viên

về rủi ro kiểm soát

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400:“Kiểm toán viên phải dựa vào đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để xác định nội dung, lịch trình và phạm vi thử nghiệm cơ bản để giảm rủi ro phát hiện và giảm rủi ro kiểm toán

Chương trình kiểm toán là sự chi tiết hoá của kế hoạch kiểm toán, việc thiết kế chương trình kiểm toán bao gồm việc thiết kế các thử nghiệm tuân thủ

và các thử nghiệm cơ bản nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.2.Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng

Thực hiên kiểm toán là việc cụ thể hóa chương trình kiểm toán đã thiết kế trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đây là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán một cách đầy đủ và tin cậy nhằm đưa ra những ý kiến xác thực

về mức độ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính

Việc thu thập bằng chứng kiểm toán được tiến hành thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán Các thủ tục kiểm toán bao gồm 3 loại: các thủ tục kiểm soát, các thủ tục kiểm tra chi tiết, các thủ rục phân tích Thưòng thì nếu kiểm toán viên tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ thì bằng chứng kiểm toán sẽ được thu thập chủ yếu thông qua các thủ tục kiểm soát còn ngược lại việc thu thập bằng chứng kiểm toán sẽ chủ yếu thông qua các thủ tục kiểm tra chi tiết

1.2.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra hệ thống kiểm soát

nội bộ được chia thành hai phần hành cơ bản là thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ mua hàng và thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán.

Bảy mục tiêu kiểm soát nội bộ được sử dụng như là một khung tham chiếu của việc thiết kế các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ mua vào và các nghiệp vụ thanh toán

Đối với các nghiệp vụ mua hàng

Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thanh các khoản thanh toán phụ trội hoặc các chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kì kế toán Sau đây là các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua vào căn cứ theo các mục tiêu kiểm toán:

Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ nhận được (tính có căn cứ hợp lý)

Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu:

- Sự có thật của các chứng từ

- Sự phê chuẩn chứng từ ở đúng cấp

- Huỷ bỏ các chứng từ tránh việc sử dụng lại

- Kiểm soát nội bộ các chứng từ

Các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng:

- Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn

- Kiểm tra dấu hiệu huỷ bỏ

- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ

Các trắc nghiệm độ vững trãi tương ứng:

- Xem xét lai sổ nhật kí mua hàng, sổ cái tổng hợp và sổ chi tiết các khoản phải trả

- Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh

- Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách.

- Kiểm tra các tài sản mua vào

 Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn (sự phê chuẩn)

Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu:

- Sự phê chuẩn các nghiệp vụ hàng ở đúng cấp có thẩm quyền

Các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng:

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn

Các trắc nghiệm độ vững trãi tương ứng:

- Kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh

 Các nghiệp vụ hiện có đều được ghi vào sổ (tính đầy đủ)

Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu:

- Các đơn đặt mua và các báo cáo nhận hàng đều được đánh số và theo dõi

Các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng:

- Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua, các báo cáo nhận hàng

Các trắc nghiệm độ vững trãi tương ứng:

- Đối chiếu một hồ sơ báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đều được đánh giá đúng (tính giá)Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu:

- Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền

Các trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng:

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ

Các trắc nghiệm độ vững trãi tương ứng:

- So sánh các nghiệp vụ ghi trên sổ nhật kí mua hàng với các chứng từ có liên quan và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn người bán

Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

Các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu:

- Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ