Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

Vai trò tin học hóa trong công tác quản lý thư viện 1.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý Từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, nền kinh tế nước

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên chân thành và sâu sắc nhất, chúng em xin được gởi đến

cô Trần Thị Xuân Trang, thầy Lê Minh Thái, đã hướng dẫn hết sức nhiệt tình và chu đáo, giúp chúng em hoàn thành đề tài này

Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, thầy giáo, đặc biệt là thầy cô giáo

tổ bộ môn tin đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tại trường

Chúng tôi xin cảm ơn các bạn đã cùng học tập, giúp đỡ, động viên và đóng góp ý kiến, để chúng tôi hoàn thành đề tài này

Với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân của chúng em nhưng do ý tưởng chưa phong phú và kiến thức còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi thiếu sót, chúng em mong nhận được sự thông cảm và chỉ bảo để chúng em có thể vững vàng trong công việc của mình sau này

Sinh viên thực hiện Trần Ngọc Vũ Trần Thị Diệu Thúy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan :

1 Những nội dung trong đề tài này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy Lê Minh Thái và cô Trần Thị Xuân Trang

2 Mọi tham khảo dùng trong đề tài đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Sinh viên thực hiện

Trần Ngọc Vũ

Trần Thị Diệu Thúy

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đang sống, làm việc trong thời đại khoa học kỹ thuật đã và đang phát triển hết sức mạnh mẽ Bên cạnh đó, công nghệ thông tin cũng phát triển rất nhanh chóng Việc áp dụng tin học trong công việc tính toán, quản lý ngày càng phổ biến và đem lại hiệu quả kinh tế rất lớn, nó giúp cho con người rút ngắn thời gian làm việc, giảm thiểu nguồn nhân lực, kết xuất dữ liệu chặt chẽ, giúp cho người quản

lý làm việc chính xác hơn, nâng cao hiệu quả lao động Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, Công nghệ Thông tin mới chỉ bước đầu được ứng dụng trong đời sống nói chung và giáo dục nói riêng Việc sử dụng tài liệu điện tử trong dạy và học chưa thực sự phổ biến, chưa mang lại hiệu quả cao thì những quyển sách, giáo trình … vẫn có vai trò vô cùng quan trọng Đối với những trường trung học phổ thông, việc quản lý một hệ thống thư viện với hàng ngàn đầu sách và quản lý việc mượn – trả sách của hàng ngàn học sinh là vô cùng phức tạp

Để quá trình diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác, chúng em xây

dựng chương trình “QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NGUYỄN VĂN CỪ”

Chương trình sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công việc cập nhật, thống kê và truy xuất thông tin Đề tài được viết và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic Net và MicroSoft Access 2003

Chương trình quản lý thư viện gồm có 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KHẢO SÁT THỰC TRANG VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾT QUẢ CHẠY THỬ

Trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thành viên trong trường cũng như sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn, chúng em đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp này của mình Vì ý tưởng chưa phong phú và kiến thức còn hạn chế nên chương trình không tránh khỏi những thiếu

xót, chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn chỉnh hơn

Đà Nẵng, tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện Trần Ngọc Vũ

Trần Thị Diệu Thúy

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG

VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU

1 Vai trò tin học hóa trong công tác quản lý thư viện

1.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, nền kinh tế nước ta hoạt động trong môi trường cạnh tranh sôi động với hệ thống thông tin lớn, các hoạt động ngày càng đa dạng phức tạp, vì thế các hoạt động thủ công không còn phù hợp nữa, nó không những không mang lại hiệu quả kinh tế cao mà còn không đáp ứng được nhu cầu đặt ra hằng đầu của nền kinh tế Để khắc phục hiện tượng trên thì cần phải có một giải pháp nhằm cải thiện điều kiện làm việc và giảm bớt gánh nặng cho người lao động đồng thời đem lại hiệu quả kinh tế cao, giải pháp tốt nhất hiện nay không gì khác ngoài tin học hoá các hoạt động quản lý

- Về mặt quản lý:

Để đáp ứng nhu cầu thông tin đặt ra hằng ngày tại các doanh nghiệp, công ty cũng như các đơn vị cơ quan Nhà Nước cần phải đưa tin học vào trong thực tiễn mà trước hết là công tác quản lý Qua đó giúp cho công tác quản lý, kiểm soát các luồng thông tin vào quá trình phát sinh trong công việc Ngoài ra, tin học còn giảm bớt các công việc không cần thiết và tạo điều kiện cho các bộ phận khác nắm bắt,

xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáp ứng được mọi yêu cầu đặt ra hằng ngày của công việc

- Về mặt kinh tế:

Cùng với sự ưu việt của việc ứng dụng máy tính vào công tác tổ chức quản

lý thì về mặt kinh tế việc tin học hoá giúp cho công việc được nhẹ nhàng hơn, tiết kiệm được thời gian lao động, loại bỏ được thời gian không cần thiết, thu thập thông

tin nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế

1.2 Đặc điểm của bài toán quản lý

Bài toán thông thường phát sinh trong các doanh nghiệp, công ty, cơ quan Nhà Nước để áp dụng máy tính xử lý công việc hằng ngày thay cho con người Chính vì thế tính ưu việt mà bài toán quản lý đến nhiều đơn vị sản xuất, thậm chí còn ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của đơn vị

Tiến trình xử lý còn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của người

sử dụng, phương pháp xử lý tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể của từng đơn vị cụ thể

Các nhu cầu của đơn vị về phát triển hệ thống quản lý liên quan đến những khía cạnh mà đơn vị phải hoàn thành Các sản phẩm thông tin phải đáp ứng được nhu cầu đó

Việc đề ra bài toán quản lý đòi hỏi phải phù hợp với tình hình phát triển chung của trường học, những thay đổi nhỏ trong chiến lược phát triển chung của đơn vị có thể ảnh hưởng lớn đến hệ thống thông tin

Các sản phẩm của hệ thống quản lý là thành phần của quá trình ra quyết định, thường là ở dạng tổng hợp cho phép phân tích tình hình khi cần thiết

1.3 Ứng dụng tin học hóa vào hệ thống quản lý

Để ứng dụng tin học vào trong hệ thống cần phải có các bước cơ bản sau:

- Quá trình khảo sát thực tế: Đây là bước hình thành của bài toán, người phân tích phải xác định tất cả các mục tiêu, yêu cầu công tác quản lý

- Quá trình phân tích các hệ thống thu thập: Tất cả các thông tin thu thập phân được phân tích đầy đủ, chi tiết theo chiều rộng và theo chiều sâu Các kết quả thu được có thể trình bày dưới dạng lưu đồ, sơ đồ thực thể

- Đặt tả yêu cầu: Mô tả các yếu tố đầu vào, đầu ra, các biến đổi và các tính chất cần đạt dược của chương trình, không cần quan tâm đến cấu trúc và nội dung các thao tác cần phải thực hiện

- Xây dựng cơ sở dữ liệu: Dựa trên các kết quả của quá trình phân tích và quan hệ giữa chúng

- Xây dựng thuật toán chương trình

- Thiết kế và viết chương trinh

- Kiểm thử chương trình một cách hệ thống Kiểm tra tính ổn định, phức tạp theo thời gian, kiểm thử để phát hiện lỗi của chương trình có phù hợp với hệ thống không?

- Đưa chương trình vào ứng dụng thực tế, theo dõi và kiểm soát chương trình, tiến hành bổ sung để chương trình hoàn thiện hơn

1.4 Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Lập kế hoạch: Định danh các mối quan hệ giữa công việc, bố trí công việc hợp lý

- Khảo sát hiện trạng: Phân tích các hoạt động của hệ thống thông tin, biên dịch các thông tin thu thập được

- Phân tích tính khả thi: Nghiên cứu khả thi để đánh giá xem các yêu cầu có thể được bởi phần mềm và phần cứng hay không Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí

- Đặc tả yêu cầu: Mô tả chi tiết và chính xác các yêu cầu của hệ thống

- Thiết kế: Phát hoạ hệ thống cần phải làm gì và làm như thế nào

- Thiết kế giao diện bao gồm nội dung chi tiết thời gian, trách nhiệm chi tiết

cụ thể

- Lập trình: Đây là giai đoạn triển khai thiết kế và cài đặt sản phẩm

- Thử nghiệm: Chạy thử, kiểm tra, lắp ráp, chú thích chương trình

- Khai thác: Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống thông tin, tuỳ theo kết quả khai thác mà người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ thống để thay đổi hệ thống thủ công cũ hay không?

- Bảo trì: Bảo trì, cải tiến và thích nghi hoá hệ thống với những thay đổi với môi trường

2 Khảo sát thực trạng và tìm hiểu nhu cầu

Đây là bước mở đầu của quá trình phân tích thiết kế một hệ thống Mục đích của khảo sát hiện trạng là nhằm để tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường làm việc của hệ thống, tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống, chỉ ra chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý cần được nghiên cứu khắc phục

1.2 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện

Về nguyên tắc, dù là quản lý thư viện trên máy tính nhưng mô hình hoạt động của hệ thống thư viện vẫn dựa trên phương pháp quản lý truyền thống

Để quản lý được một khối lượng lớn sách và độc giả thì cần phải tổ chức tốt

hệ thống thư mục Hệ thống thư mục sẽ giúp độc giả tra cứu sách một cách có hiệu quả, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng khi có yêu cầu mượn sách của độc giả

Thông thường chúng ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách khác nhau như sau:

 Hệ thống thư mục theo thể loại: Loại hình này sẽ tiện lợi cho độc giả tìm sách để nghiên cứu về một chuyên đề nào đó hay tìm một loại sách viết về một vấn

đề nào đó mà độc giả đang quan tâm

 Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với loại hình này khi cần mượn một cuốn sách nếu biết chính xác tên của cuốn sách đó thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng đối với cả độc giả lẫn thủ thư

 Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc giả muốn tìm sách của một tác giả nào đó vì thông thường độc giả thường có sự ưa thích sách của một số tác giả nào đó

 Hệ thống thư mục theo nhà xuất bản: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc giả muốn tra cứu sách của một nhà xuất bản nào đó

Vấn đề quan tâm tiếp theo là việc sắp xếp sách vào trong kho sách thế nào cho hợp lý Vấn đề này đòi hỏi phải thoả mãn hai yêu cầu sau: tiết kiệm diện tích kho sách và làm thế nào để nhân viên thủ thư có thể dễ tìm, dễ lấy sách ra khi có

yêu cầu mượn sách của độc giả Để thực hiện được các yêu cầu trên, cần lưu ý cách đánh mã số sách sao cho khi nhìn mã sách có thể biết được vị trí sách trong kho

Một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc quản lý sách đó là quản lý độc giả Bất cứ lúc nào, người quản lý thư viện cũng phải biết ai đang mượn sách gì của thư viện, những độc giả nào đang mượn sách đã quá hạn và thời hạn sử dụng thẻ thư viện của mỗi độc giả Việc nắm giữ thông tin về độc giả và các nhu cầu về sách của họ sẽ giúp việc quản lý được tốt hơn và từ đó có xu hướng đầu tư

sách một cách thích hợp hơn theo nhu cầu của từng nơi

1.3 Cách thức hoạt động thủ công truyền thống

Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lý, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạn các ấn phẩm khác nhau Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện thực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc Những khó khăn trong việc quản lý thư viện được thể hiện như sau:

 Đối với việc phục vụ độc giả:

Khi độc giả có nhu cầu mượn một cuốn sách, cán bộ thủ thư trong thư viện phải kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong thư viện hay không, nếu còn mới làm thủ tục cho mượn còn nếu không thì thông báo hết sách cho độc giả Công việc này

là tất yếu, song nó tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu, công việc tra cứu cũng hết sức nặng nề và tồn thời gian Nếu có sự sai lệch về thông tin giữa bản danh mục sách và số lượng sách hiện có trong kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ đợi rất lâu mới nhận được câu trả lời là sách hiện tại đã hết trong thư viện Trường hợp độc giả không nắm vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm sẽ càng trở nên khó khăn hơn

 Đối với việc quản lý sách:

Khi cần báo cáo thống kê định kì về danh mục các loại sách có trong thư viện, tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của một thư viện, ta sẽ tồn rất nhiều thời gian, có khi thậm chí không làm nổi vì khối lượng công việc quá lớn

Tóm lại, việc quản lý theo phương pháp thủ công trong hệ thống cũ là không còn phù hợp ở các thư viện hiện nay nhất là đối với nhu cầu ngày càng tăng của độc giả Mặc dù đã có những bước tiến trong việc đưa tin học vào quản lý thư viện, nhưng chúng ta chỉ mới dừng lại ở mức: giúp độc giả tra cứu (bên cạnh việc tra phích sách) và một số khâu khác như kiểm tra thẻ để xem số lượng sách đã mượn là bao nhiêu và số sách mượn đã quá hạn mà chưa trả cho thư viện Còn người quản lý vẫn chưa tiếp cận được nhiều với tin học để giảm thiểu thời gian xử lý các công việc khối lượng lớn Những tồn tại trên đây cho thấy việc tổ chức lại hệ thống thư viện là một công việc rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu trong quản lý thư viện

1.4 Chức năng nghiệp vụ

Qua quá trình khảo sát hoạt động của thư viện Trường THPT Nguyễn Văn

Cừ thì nhìn chung chúng ta có một số điểm tương đồng trong nghiệp vụ thư viện Các hoạt động của thư viện bao gồm các chức năng nghiệp vụ sau:

 Lên kế hoạch bổ sung tài liệu

 Huỷ sách quá hạn lưu trữ

 Làm báo cáo hoạt động của thư viện

 Cấp thẻ cho độc giả

 Thống kê sách cho mượn

 Thống kê độc giả

1.5.1 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ cho độc giả mượn sách

1.5.2 Sơ đồ tiến trình của nghiệp vụ trả sách

1.5.3 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ yêu cầu làm thẻ thư viện

1.5.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ bổ sung và quản lý sách

1.5.5 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ làm lại thẻ khi bị mất

1.6 Những yêu cầu đặt ra với hệ thống mới

Công tác quản lý thư viện làm việc với một số lượng lớn sách và các độc giả, nếu không biết tổ chức sắp xếp các công việc một cách hợp lý sẽ gặp nhiều khó khăn Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được các nhược điểm của hệ thống cũ, phải giúp được cán bộ quản lý trong công tác quản lý thư viện tốt hơn, giúp độc giả

đỡ mất thời gian chờ đợi để mượn hoặc trả để họ chấp hành các quy định của thư viện một cách nghiêm túc và đúng quy định

CHƯƠNG 2

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.1 Phân tích hệ thống thông tin cho bài toán

2.1.1 Mô tả cho bài toán

Những hoạt động trong một hệ thống thông tin thư viện như sau:

Độc giả tra cứu tài liệu trong thư viện nếu thấy có tài liệu mà mình cần thì viết phiếu mượn sách rồi giao cho cán bộ thư viện Sau khi cán bộ thư viện nhận phiếu mượn sách của độc giả thì kiểm tra thẻ thư viện của độc giả đó Nếu độc giả không có thẻ thì yêu cầu làm thẻ thư viện Nếu độc giả có thẻ thì kiểm tra tài liệu còn nợ của độc giả Nếu độc giả còn nợ tài liệu thì yêu cầu trả tài liệu còn nợ mới được mượn tài liệu tiếp còn nếu độc giả không nợ tài liệu thì kiểm tra xem khả năng cho mượn hiện tại của thư viện Nếu không có khả năng cho mượn thì thông báo cho độc giả còn nếu thấy có khả năng cho mượn được thì tìm tài liệu và giao tài liệu cho độc giả

Khi độc giả trả tài liệu thì cán bộ thư viện kiểm tra trình trạng của tài liệu và kiểm tra hạn trả tài liệu đó Nếu tài liệu bị rách thì lập biên bản bồi thường theo nguyên tắc và nếu sách quá hạn trả thì khoá thẻ thư viện của độc giả đó theo nguyên tắc

Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ thư viện thì phải nộp phiếu đăng ký làm thẻ thư viện cho cán bộ thư viện Cán bộ thư viện nhận phiếu đăng ký làm thẻ thư viện

từ độc giả, kiểm tra thông tin trên phiếu đăng ký nếu thấy hợp lệ thì tiến hành làm mới thẻ thư viện cho độc giả còn nếu thấy thông tin không hợp lệ thì thông báo cho độc giả làm lại

Nếu độc giả làm mất thẻ thư viện thì phải thông báo cho cán bộ thư viện và phải làm lại thẻ thư viện mới được mượn tài liệu Độc giả nộp đơn xin cấp lại thẻ cho cán bộ thư viện Cán bộ thư viện kiểm tra thông tin nếu chính xác thì làm lại thẻ

cho độc giả Nếu độc giả làm mất tài liệu thì cán bộ thư viện lập phiếu phạt và thu tiền phạt của độc giả

Cán bộ thư viện phải thường xuyên theo dõi hạn trả sách của độc giả Nếu thấy quá hạn thì gửi giấy nhắc yêu cầu trả sách tới độc giả Cán bộ thư viện cũng phải thường xuyên theo dõi tình trạng của tài liệu để xem khi tài liệu đã quá cũ hoặc rách nát thì bổ sung tài liệu thay thế và bổ sung tài liệu chưa có Khi cần bổ sung tài liệu thì phải đặt tài liệu với nhà xuất bản, sau đó nhận tài liệu từ nhà xuất bản, phân kho, phân loại, tạo số đăng ký riêng cho mỗi tài liệu, ghi ký hiệu vào tài liệu, tạo danh sách các danh mục tài liệu Cuối cùng là chuyển tài liệu đến các kho và sắp xếp tài liệu vào các kho Ngoài ra, cán bộ thư viện còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn để viết báo cáo

2.1.2 Hồ sơ sử dụng cho việc quản lý

 Phòng thư viện có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH

Mã sách:………

Tên sách:……… ………… Tập:…………Số trang:…………

Số lượng:……… ……… Năm xuất bản:………

Mã nhà xuất bản:……… Nhà xuất bản:……… ………

Mã thể loại:……….Thể loại:……… ……

Mã tác giả:……… Tác giả:………

Đơn giá : ………

Mã kệ sách:……… Vị trí:……… Tầng:… ……….…

 Mỗi khi độc giả đến đăng ký làm thẻ, phòng thư viện tiến hành phát phiếu đăng ký cho độc giả

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ

Họ và tên:……… Ngày sinh:……/………/………

Địa chỉ :……….………

Loại Độc Giả:………

Lớp :………Năm học………

Ngày đăng ký:………

Xác nhận của giáo viên chủ nhiệm  Sau khi nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả sẽ được phòng thư viện cấp thẻ và trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả Số Thẻ:…………

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ THẺ ĐỘC GIẢ Họ và tên:……….Ngày sinh :……/……/………

Loại độc giả :………

Lớp :………Năm học : ………

Ngày lập thẻ:……… Ngày hết hạn:………

Ngày … Tháng… Năm 20… Xác nhận của hiệu trưởng  Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN Họ tên:……… Ngày sinh……/……/…………

Địa chỉ:……… ………

Loại độc giả :………

Lớp :………Năm học : ………

Lý do cấp lại thẻ:………

Mã số thẻ đã được cấp:……… Xác nhận của GVCN Người viết ký tên Ngày…tháng…năm 20…

 Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách

và giao cho nhân viên thủ thư

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Số thẻ:………

Họ tên:………

Loại độc giả:………Lớp : ………Năm học : ………

Địa chỉ:………

Ngày mượn :……/……/…………Ngày trả :……/……/……… Số lượng :………

Hình thức mượn:………

Mã sách Tên sách Tên tác giả Thể loại Ngày… tháng… năm 20…  Bộ phận quản lý phải theo dõi độc giả mượn sách quá hạn để gửi giấy nhắc thông báo trả sách tới độc giả Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH Kính gửi:………

Địa chỉ:………

Đề nghị ông bà trả sách đã quá hạn mượn Mã sách: ………

Tên sách:………

Ngày mượn:………

Đã quá hạn:………

Vậy xin ông (bà) vui lòng đem sách đến trả cho thư viện  Đối với công tác phòng thư viện, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu của độc giả, còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ Từ ngày………… đến ngày…………

Mã độc giả Họ và tên Địa chỉ Số sách mượn

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH

Từ ngày………… đến ngày………

Mã sách Tên sách Tác giả Số lượng mượn

2.2 Sơ đồ luân chuyển thông tin

CÁN BỘ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NGUYỄN VĂN CỪ

BAN GIÁM HIỆU

NHÀ XUẤT BẢN (NHÀ CUNG CẤP )

(1) Thư viện có nhu cầu mua sách

(2) Nhà cung cấp giao sách cho thư viện

(3) Thủ thư nhập sách vào kho

(4) Độc giả có nhu cầu mượn sách

(5) Thủ thư tìm kiếm sách cho độc giả

(6) Kết quả tìm kiếm cho độc giả

(7) Thủ thư giao sách cho độc giả

(8) Độc giả trả sách cho thủ thư

(9) Thủ thư nhập sách vào kho

(10) Ban Giám Hiệu yêu cầu thống kê

(11)Thủ thư báo cáo thống kê cho Ban Giám Hiệu

2.3 Phân tích dữ liệu

Một thư viện cần quản lý việc đăng ký thẻ độc giả, mượn sách và trả sách của các độc giả thư viện Sau đây là phần mô tả theo các nghiệp vụ hằng ngày của thư viện như sau:

Thủ thư tiếp nhận sách, mỗi quyển sách có một mã sách để phân biệt với các quyển sách khác Các quyển sách có cùng tên sách nhưng mã sách khác nhau, sách

có thể nhiều sách giống nhau ứng với các mã sách đó

Để trở thành độc giả của thư viện, thì mỗi độc giả phải đăng ký và cung cấp các thông tin cá nhân của mình Thủ thư sẽ cấp cho độc giả một thẻ thư viện, trên

đó có số thẻ thư viện của độc giả để phân biệt với các độc giả khác Thẻ này có giá trị trong một năm học kể từ ngày đăng ký là thẻ Một tháng trước ngày hết hạn thẻ, thủ thư sẽ thông báo cho độc giả biết để trả sách thư viện

Mượn sách

Khi mượn sách, độc giả đến phòng thư viện để gặp trực tiếp thủ thư Thủ thu

sẽ kiểm tra thông tin thẻ thư viện và chương trình sẽ hiển thị thông tin về độc giả có

số thẻ đó như : Mã độc giả, Họ tên, ….và ngày hết hạn thẻ

Trả sách

Khi sách được trả, thủ thư kiểm tra thông tin thẻ thư viện có đúng với độc giả

đó không và chương trình sẽ hiện thị thông tin về Mã sách, tên sách, tác giả, thể loại,…Tiếp đến những thông tin của độc giả liên quan đến quyển sách ngày cũng được truy xuất và hiện thị ra màn hình

Sau khi thực hiện xong quá trình trả sách đối với các độc giả này thì thủ thư

sẽ sắp xếp các quyển sách này vào vị trí của kệ sách trong kho và những thông tin trả sách cũng được ghi nhận lại trong hệ thống

Phát sinh báo cáo thống kê

Thủ thư sẽ thống kê hằng năm để báo cáo lên ban giám hiệu trường như: Thống kê về sách thư viện, thống kê về tình hình mượn và trả sách của độc giả, và thống kê độc giả, số lượng sách có trong kho và nhu cầu cung cấp thêm sách cho thư viện (nếu có)

2.4 Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu

2.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Đây là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết, biểu đồ này chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy tình tự xử lý, thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Hệ Thống Quản Lý Sách Quản Lý Độc Giả

Tiếp Nhận Sách Tìm Kiếm Sách Mượn Sách Trả Sách

Cấp Thể Độc Giả Tìm Kiếm Đọc Giả

Thống Kê

Thống Kê Sách Thư Viện Thống Kê Độc Giả Thống Kê Sách Độc Giả Mượn Trả Thông Kê Sách Tồn Kho

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu : là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả quy trình xử

lý thông tin, nhằm chỉ rõ các chức năng phải được thực hiện để hoàn tất quy trình

xử lý cần mô tả, chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và cho

thấy trình tự thực hiện của chúng

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

ĐỘC

GiẢ

THỦ THƯ

0 QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Yêu cầu mượn trả sách

Thông tin mượn trả sách

Yêu cầu thống kê tình hình trả sách

Kết quả thống kê

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

1.1 Cấp Thẻ [Yêu cầu lập thẻ ]

1.2 Mượn sách

1.3 Trả sách

1.4 Thống kê Độc Giả

Thẻ độc giả

Thẻ độc giả

Yêu cầu mượn sách

[Thông tin mượn sách]

Thông tin phiếu mượn

Thông tin trả sách Yêu cầu trả sách

Thông tin kết quả trả sách

Thông tin mượn sách

[Yêu cầu thống kê tình hình mượn trả sách ] [Kết quả thống kê]

- Biểu đồ luồng dữ liệu mước 2

Thẻ độc giả

Độc Giả

1.2.1 Kiểm tra thẻ

1.2.3 Kiểm tra sách

1.2.2 Gia hạn thẻ

1.2.4

Xử lý mượn sách

[Yêu cầu mượn sách]

Thông tin thẻ hết hạn hoặc sắp hết hạn

Yêu cầu gia hạn thẻ

Thông báo kết quả gia hạn thẻ

Trả sách [Thông tin phiếu mượn]

Ghi phiếu mượn

[Sách đã được mượn]

[Thông tin sách mượn]

Thông kê

Ghi nhận tình trạng mỗi quyển sách

Thông tin tình trạng quyển sách

Thẻ kiểm tra hợp lệ Thẻ gia hạn

Thông tin sách mượn

Thông tin thẻ độc giả

2.5 Xây dựng mô hình dữ liệu

lí tập trung và chính xác mọi thuật ngữ và các mã dùng trong hệ thống, kiểm soát được sự trùng lặp, đồng nghĩa…Cụ thể hơn từ điển dữ liệu là một tập hợp các mục

từ, mỗi một từ tương ứng với một tên gọi kèm cùng với các chú thích của nó

4 MaLoaiDocGia KTT Text Mã loại độc giả

6 NgayLapThe KTT Date/time Ngày lập thẻ

7 NgayHetHan KTT Date/time Ngày hết hạn

20 SoLuongNhap KTT Number Số lượng nhập

27 MaLoaiDocGia KTT Text Mã loại độc giả

30 TenLop KTT Text Tên lớp

33 SoLuongMuon KTT Number Số lượng mượn

34 SoLuongTra KTT Number Số lượng trả

37 SoLuongSachMuonToiDa KTT Number Số lượng sách

mượn tối đa

NgayLapThe NgayHetHan DiaChi DaCap MaQuyen NamHoc

Mã độc giả

Họ tên Ngày sinh

Mã loại độc giả

Mã lớp Ngày lập thẻ Ngày hết hạn Địa chỉ

Đã cấp

Mã quyền Năm học

MaSach TenSach Tap MaTacGia MaNhaXB NgayNhap SoLuongNhap LanXB

Mã sách Tên sách Tập

Mã tác giả

Mã nhà xuất bản Ngày nhập

Số lượng nhập Lần xuất bản

SoTrang DonGia MaTheLoai MaKeSach

Số trang Đơn giá

Mã thể loại

Mã kệ sách Loại Độc Giả MaLoaiDocGia MaLoaiDocGia

LoaiDocGia

Mã loại độc giả Loại độc giả

Mươn Sách MaDocGia

MaSach

MaDocGia MaSach NgayMuon NgayTra SoLuongMuon SoLuongTra

Mã độc giả

Mã sách Ngày mượn Ngày trả

TheLoai

Mã thể loại Thể loại

Tác Giả MaTacGia

MaTacGia TenTacGia DienThoai DiaChi

Mã tác giả Tên tác giả Điện thoại Địa chỉ

Nhà Xuất Bản MaNhaXB

MaNhaXB NhaXB DiaChi DienThoai

Mã nhà xuất bản Nhà xuất bản Địa chỉ Điện thoại Thẻ Thư Viện MaSoThe

MaSoThe SoThe DaCap

TenQuyen

Mã quyền Tên quyền Thay Đổi Quy Đinh SoLuongSach

MuonToDa

SoLuongSach MuonToiDa

Số lượng sách mượn tối đa

2.7 Các thực thể

2.7.1 Thực thể Độc Giả

Thực thể độc giả cho biết các thông tin về mã độc giả, họ tên, ngày sinh, mã loại độc giả, mã lớp, ngày lập thẻ, ngày hết hạn, địa chỉ, mã số thẻ, đã cấp, mã quyền, năm học Trong đó Mã Độc Giả là khóa chính

DOCGIA

MaDocGia

HoTen NgaySinh MaLoaiDocGia MaLop NgayLapThe NgayHetHan DiaChi MaSoThe DaCap MaQuyen NamHoc

2.7.2 Thực Thể Sách

Thực thể sách cho biết các thông tin về mã sách, tên sách, tập, mã tác giả, mã nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng nhập, lần xuất bản, số trang, đơn giá, mã thể loại, mã kệ sách Trong đó mã sách là khóa chính

SACH

MaSach

TenSach Tap MaTacGia MaNhaXB NamXB NgayNhap SoLuongNhap LanXB SoTrang DonGia MaTheLoai MaKeSach

MaDocGia MaSach

NgayMuon NgayTra SoLuongMuon SoLuongTra

2.7.6 Thực Thể Nhà Xuất Bản

Thực thể nhà xuất bản cho biết thông tin về mã nhà xuất bản, nhà xuất bản, điện thoại, địa chỉ Trong đó mã nhà xuất bản la khoa chính

MaNhaXB

NhaXB DienThoai DiaChi

2.7.10 Thực Thể Thay Đổi Quy Định

Thực thể thay đổi quy định cho biết thông tin về số lượng sách mượn tối đa