NHỮNG kỹ THUẬT sử DỤNG TRUY vấn của ACCESS TRONG QUẢN lý tài CHÍNH NGÂN HÀNG

LỜI MỞ ĐẦU Trên thế giới ngày nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng vào quản lý kinh tế, nhưng Access vẫn là lựa chọn số một của các nhà quản lý và nhà điều hành tin học ứng dụng. Vì nó là chương trình đơn giản và dễ dàng. Nên nó là lựa chọn sang suốt của người sử dụng. Trong Access thì truy vấn (Query) là một chương trình quan trọng trong quản lý tài chính ngân hàng. NỘI DUNG I.Khái niệm về Access Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS) rất phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel. Acces còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm , giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. II.QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU 1.Khái niệm : Query là các câu lệnh SQL( Structce red Query Language – ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc ) là một loại ngôn ngữ phổ biến để lập, hiệu chỉnh và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ. Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và sử lý dữ liệu đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại Query. Simple select queries. 2.Select Queries Select Queries là loại query dùng để tuy vấn dữ liệu từ một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu.Nếu tuy vấn dữ liệu trên nhiều bảng thì các bảng tham gia tuy vấn được thiết lập quan hệ với nhau. 2.1.Các toán tử điều kiện Các toán tử điều kiện thường được sử dụng trong biểu thức của Query VD = “MN” Tìm những record có giá trị là MN 2.2.Cách tạo select query Trong cửa sổ database chọn object query Double click lệnh create query in desingn view→xuất hiện cửa sổ thiết kế query. Chọn các bảng trong của sổ show table cần sử dụng trong query→ Add, click nút show table để chọn tiếp bảng. Cửa sổ thiết kế query gồm các phần: + Khung chứa các bảng tham gia tuy vấn : các bảng phải được kết nối + Lưới thiết kế xong→kích nút save để lưu và nhập tên cho query. Kích nút run để thực thi Query

LỜI CẢM ƠN Dưới đây là bài tiểu luận của nhóm tôi về đề tài : Những kỹ thuật căn bản sử dụng tuy vấn trong access trong quản lý tài chính ngân hàng Được sự hướng dẫn của thầy cô giáo đã giup tôi làm được bài tiểu luận này Đây là một đề tài rất hay, đề tài này giúp chúng ta hiểu hơn và sâu hơn về những kỹ thuật tuy vấn trong quản lý tài chính ngân hàng Nhờ nó mà công việc của nhân viên quản lý đơn giản và dễ dàng hơn trong công việc của mình Bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những sai sót, rất mong thầy giáo và các bạn thong cảm cho tôi

PHOTO QUANG TUẤN ĐT: 0972.246.583 & 0166.922.4176

Gmail: vtvu2015@gmail.com; Fabook: vttuan85

LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới ngày nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng vào quản lý kinh tế, nhưng Access vẫn là lựa chọn số một của các nhà quản lý và nhà điều hành tin học ứng dụng Vì nó là chương trình đơn giản và dễ dàng Nên nó là lựa chọn sang suốt của người sử dụng Trong Access thì truy vấn (Query) là một chương trình quan trọng trong quản lý tài chính ngân hàng.

NỘI DUNG

I.Khái niệm về Access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS) rất phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao và đặc biệt sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel

Acces còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm , giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ

II.QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU

1.Khái niệm :

Query là các câu lệnh SQL( Structce red Query Language – ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc ) là một loại ngôn ngữ phổ biến để lập, hiệu chỉnh và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ

Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và sử lý dữ liệu đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại Query Simple select queries

2.Select Queries

Select Queries là loại query dùng để tuy vấn dữ liệu từ một hoặc nhiều cơ sở

dữ liệu.Nếu tuy vấn dữ liệu trên nhiều bảng thì các bảng tham gia tuy vấn được thiết lập quan hệ với nhau

2.1.Các toán tử điều kiện

Các toán tử điều kiện thường được sử dụng trong biểu thức của Query

VD = “MN” Tìm những record có giá trị là MN

2.2.Cách tạo select query

- Trong cửa sổ database chọn object query

- Double click lệnh create query in desingn view→xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn các bảng trong của sổ show table cần sử dụng trong query→ Add, click nút show table để chọn tiếp bảng

- Cửa sổ thiết kế query gồm các phần:

+ Khung chứa các bảng tham gia tuy vấn : các bảng phải được kết nối

+ Lưới thiết kế xong→kích nút save để lưu và nhập tên cho query

- Kích nút run để thực thi Query

2.3.Tạo field tính toán

Field tính toán là các field không có sẵn trong cơ sở dữ liệu mà là một field mới được tạo ra từ biểu thức tính toán Một biểu thức bao hàm là các hàm biểu thức, chuỗi, tên field

- Nếu trong biểu thức có chứa chuỗi thì chuỗi được đặt trong cặp dấu nháy kép“ ”

- Nếu trong biểu thức có chứa tên field thì tên field được đặt trong dấu móc vuông.[ ]

- Nếu tên field tồn tại trong nhiều bảng thì phải nhập theo quy tắc tên [teeb bảng ]![tên field]

- Cú pháp tạo field tính toán

<tên field mới>:<biểu thức tính toán>

2.4.Cách sử dụng công cụ Expression Builder

Có thể sử dụng công cụ expression builder để xây dựng biểu thức bằng cách:

- Đặt trỏ tại field tính toán click nut build trên thanh công cụ hoặc click phải→ chọn Build

- Xuất hiện của sổ expression builder

- Khung trên cùng là nơi nhập biểu thức tính toán gồm: các toán tử,tên file,tên hàm,chuỗi,…

- Khung trái : chứa các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, để tuy xuất vào một đối tượng ta chọn đối tượng, khung giữa hiển thị các thành phần con của đối tượng được chọn

- Nếu muốn sử dụng hàm ta kích click folder funcition→ build- in functions

- Khung bên phải hiển thị toàn bộ thư viện của access

2.5.Các toán tử thông dụng

a) Toán tử số học

b) Toán tử nối chuỗi

Dùng để nối các chuỗi thành một chuỗi

c) Toán tử so sánh

Kết quả của toán tử so sánh là True hoặc false

d) Toán tử logic

- Toán tử And chỉ cho kết quả là True khi hai toán hạng được định tự là True

- Toán tử la Or chỉ cho kết quả là false khi hai toán hạng được định tự là false

2.6.Các hàm thông dụng

a Hàm thống kê

VD SUM: tổng giá trị của < Biểu thức> trong nhóm record

Count: Đếm số record trong nhóm

b Hàm điều kiện

IFF(< điều kiện>,<kết quả khi điều kiện đúng>,<Kết quả khi điều kiện sai>)

- Điều kiện là một biểu thức logic cho kết quả T hoặc F

c Hàm xử lý chuỗi

d Hàm thời gian

2.7 Chức năng Top Values.

a.Chức năng: Dùng để hiển thị các record có giá trị nằm trên cùng của danh sách

b Cách thực hiện :

- Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị cao nhất của field được chỉ định thì sắp xếp field đó theo chiều giảm dần(descending)

- Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị thấp nhất ở field được chỉ định thì sắp xếp field đó theo chiều tăng dần (Ascending)

- Trong ô Top Values ta nhập vào số giá trị muốn hiển thị

c Các tuỳ chọn trong top Values

-All: Hiển thị tất cả các record của Query

Nếu các record thuộc Top Values có giá trị trùng nhau thì chúng cũng xuất hiện trong kết quả

- Nếu muốn chỉ xuất hiện duy nhất một record trong các record có giá trị trùng nhau ta click phải trong cửa sổ thiết kế query → chọn properties, tại thuộc tính Unique Values → chon yes

2.8.Tổng hợp dữ liệu trong nhóm record sử dụng chức năng Total.

a Chức năng Total: Khi sử lý dữ liệu, người dùng thường quan tâm đến việc tổng hợp thông tin trong một nhóm các record

b Cách tạo

- Tại cửa sổ thiết kế query,chọn các bảng cần thiết trong query

- Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả

- Click nút total trên thanh công cụ

- Lưới thiết kế xuất hiện dòng Total

- Trên dòng Total, ta chọn group by tại những field muốn kết nhóm

- Chọn phép thống kê những field cần tính toán

e Cách tuỳ chọn trên dòng Total

3 Queries tham số ( Darameter Queries ).

Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query thì query thực thi

 Cách tạo

- Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng query tham gia truy vấn

- Chọn các file hiển thị trong bảng

- Tại field chứa điều kiện lọc, nhập cân nhắc liên dòng critetia và đặt trong dấu [ ]

- Khi query thực thi sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc người dùng giá trị của điều kiện lọc cho query

4 Crosstab query

4.1.Chức năng

Crosstab query là query dùng để thống kê dữ liệu dưới dạng tham số chéo

- Một field đề lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi là column heading

- Một field( hoặc nhiều field) để lấy giá trị tiêu đề cho dòng gọi là row heading

- Một filed để lấy dữ liệu thống kê

4.2 Cách tạo Crosstab query bằng wizard

- Trong cửa sổ Database, chọn object queries, click nut New → crosstab query wizard →OK

- Xuất hiện cửa sổ crosstab query wizard

- Chọn bảng hoặc query chứa các field muốn hiển thị trong kết quả của crosstab query Nếu các field được lấy từ nhiều bảng hoặc trong query Nếu các field được lấy từ nhiều bảng hoặc trong query có chứa các điều kiện lọc dữ liệu thì phải tạo ra một select query chứa tất cả các dữ liệu thì phải tạo ra một select query chứa tất cả các field và các điều kiện, sau đó select query này làm dữ liệu nguồn tạo crosstab query Click Next để tiếp tục

- Chọn một field( hoặc nhiều field) làm Row Heading→next

- Chọn một field làm column Heading → Next

- Chọn một field làm dữ liệu thống kê → Next

-Nhập tên cho query → finish

* Một số hạn chế tạo crosstab query bằng wizard :

+ Phòng tạo cross query bằng wizard khi các filed hiển thị trong kết quả được lấy từ nhiều bảng

+ Không tạo crosstab query bằng wizad khi các field chứa điều kiện lọc

4.3.Cách lọc crosstab query bằng design

- Trong cửa sổ Data Base, chọn object queries, double click lệnh create query

in design view → Xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn các bảng chứa field muốn hiển thị trong kết quả

+ Chọn một hoặc nhiều field làm row Heading

+ Chọn một field làm column heading

Chọn một field làm dữ liệu thống kê

Chọn các field chứa điều kiện lọc dữ liệu

- Chọn menu query→ crosstab query

- Trong lưới thiết kế xuất hiện thêm dòng Total và dòng Crosstab

- Đối với các field làm row heading và column heading thì trên dòng Total

ta chọn chức năng Group by, trên dòng crosstab Chỉ định chức năng Row Heading hoặc column heading

- Đối với các field chứa dữ liệu thống kê thì trên dòng Total, chọn hàm thống kê ( Sum,Avg.Count,Min….) trên dòng Crosstab chọn value

- Đối với các field chứa điều kiện lọc dữ liệu thì trên dòng Total chọn Where, các field này sẽ không xuất hiện trong kết quả

5 Find Duplicates query wizard

5.1.Chức năng

Find Duplicate query wizard dùng để tìm những recordcos giá trị trùng lặp ở một số field

5.2.Cách tạo

Trong cửa sổ Database, chon object queries, click nút New→ Find Duplites query Wizard→OK

- Xuất hiện cửa sổ Find Dupliccites query wizard

- Chọn bảng chứa field muốn tìm dữ liệu trùng lặp→Next

- Chọn field chứa dữ liệu trùng lặp → Next

- Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả →Next

- Nhập tên cho query → finish

6 Find Unmatched query wizard

6.1.Chức năng

Trong quan hệ 1-n, một record trong bảng 1 quan hệ với nhiều record trong bảng n Tuy nhiên cũng có những record không quan hệ với bất kỳ record nào trong bảng n

6.2 Cách tạo

- Trong cửa sổ Database, chọn Obiect queries, Click nút New →find unmatched query wizard →Ok

- Xuất hiện cửa sổ Find Unnmafch query wizard

- Chọn bảng 1 là bảng chứa các record cần tìm →Next

- Chọn bảng n là bảng chứa record quan hệ →Next

- Chọn field quan hê giữa hai bảng ( MANV) →Next

- Chọn các field hiển thị trong kết quả →Next

- Nhập tên cho query → Finnish

7 Action query

Action query là loại query mà khi thực thi sẽ làm thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu Có 4 loại action query

- Update query

- Make – query

- Append query

- Delete query

7.1 Update query

a> Chức năng

Update query dùng để cập nhập dữ liệu trong các bảng

b> Cách lọc

- Trong cửa sổ Database, chọn object queries,double click lệnh create query

in design view → xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhập

- Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện

- Trong menu Query chọn update query

- Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to

- Tại field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhập dữ liệu

- Click nút run để thực thi query

- Khi thực thi query sẽ xuất hiện hợp thoại thông báo record được Update

- Nếu đồng ý → click yes

- Xem kết quả trong bảng chứa dữ liệu Update

7.2 Make – Table query

a> Chức năng

Make – Table dùng để tạo một bảng mới dựa trên các bảng hoặc query đã có sẳn

b> Cách lọc

- Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query in desing view → Xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn menu Queerry → Chọn Make- Table quẻy

- Xuất hiện hộp thoại Make Table

- Chọn nút OK để tạo Make- table

- Click nút run để thực thi query

- Khi query thực thi sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo record được đưa vào bảng mới

- Nếu đồng ý → click yes, khi đó bảng mới được tạo xem kết quả trong phần table

7.3 Append query

a> Chức năng

Append query dùng để nối dữ liệu vào một bảng có sẵn

b> Cách tạo

Trong cửa sổ Date base, chọn object queries, double click lệnh create in design view →Xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các file được chonjphair tương ứng với các field trong các bảng muốn nối dữ liệu vào

- Chọn menu query → Chọn bảng muốn nối vào dữ liệu vào

- Chọn menu query → Append query

- Xuất hiện hộp thoại Append → Chọn bảng muốn nối dữ liệu vào

- Trong lưới xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẳn

- Click nút run để thực thi query

- Xuất hiện thông báo rổ recoud được nối vào

- Nếu đồng ý → click yes,xem kết quả trong phần Table

7.4 Delete query

a Chức năng

Delete query dùng để xoá các record trong bảng cùng một lúc theo các điều kiện cho trước

b Cách tạo

- Trong cửa sổ Data base, chọn object, double click lệnh create query in design view → xuất hiện cửa sổ thiết kế query

- Chọn hàng chứa dữ liệu muốn xoá Chọn field chứa điều kiện xoá

Chọn menu query →Delete query

-Dòng lưới thiết kế xuất hiện dòng delete→ tại field chứa điều kiện xoá ta chọn where

- Nhập điều kiện xoá trên dòng Criteria

- Click nút run để thực thi, xuất hiện hộp thông báo record bị xoá.

- Nếu đồng ý →yes, cac record trong bảng đã bị xoá xem kết quả trong table

KẾT BÀI

Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản,việc quan trọng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu Access là một chương trình quan trọng trong quản lý tài chính ngân hàng Nhờ nó mà công việc quản lý tài chính ngân hàng ngày càng gọn nhẹ và dễ dàng hơn Tuy vốn là một trong những phần mềm quan trọng của Access trong quản lý kinh tế và đặc biệt là trong quản lý tài chính ngân hàng

Trên đây những gì mà tôi biết về truy vấn của Access,hiểu biết của tôi chỉ

là một hạt nước trong đại dương kiến thức vô tận, hiểu biết của tôi thì có hạn còn kiến thức thì vô hạn Và đây cũng là lần đầu tiên tôi làm tiểu luận, bài làm của tôi có gì sai sót thì mong các bạn và thầy cô bổ xung và sửa chữa cho tôi.Một lần nữa xin trân thành cảm ơn các bạn và thầy cô giáo đã nghe bài tiểu luận của tôi

Tôi xin trân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU .2

NỘI DUNG 3

I.Khái niệm về Access 3

II.QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU 3

1.Khái niệm : .3

2.Select Queries .3

2.1.Các toán tử điều kiện .3

2.2.Cách tạo select query .3

2.3.Tạo field tính toán .4

2.4.Cách sử dụng công cụ Expression Builder 4

2.5.Các toán tử thông dụng .5

2.6.Các hàm thông dụng .5

2.7 Chức năng Top Values 5

2.8.Tổng hợp dữ liệu trong nhóm record sử dụng chức năng Total 6

3 Queries tham số ( Darameter Queries ) 6

4 Crosstab query 7

4.1.Chức năng 7

4.2 Cách tạo Crosstab query bằng wizard .7

4.3.Cách lọc crosstab query bằng design 8

5 Find Duplicates query wizard 8

5.1.Chức năng 8

5.2.Cách tạo .8

6 Find Unmatched query wizard 8

6.1.Chức năng 9

6.2 Cách tạo 9

7 Action query 9

7.1 Update query .9

7.2 Make – Table query .10

7.3 Append query 11

7.4 Delete query .11

KẾT BÀI .13

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Giáo trình Access

2.Giáo trình tin học ứng dụng