bài 2 tìm hiểu các chức năng của menu file trong power point

MỞ ĐẦU 1. LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬN Power point là phần mềm tạo trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích giúp trình bày, thuyết trình các vấn đề trở nên sinh động và hiệu quả hơn, được sử dụng trong các báo cáo, hội nghị, giảng dạy ... Từ những kiến thức được các thầy cô giảng dạy nhóm chúng em tìm hiểu một số chức năng của menu file qua đề tài “Tìm hiểu các chức năng menu file trong Power point” 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1. Mục đích Qua những kiến thức đã được các thầy cô giảng dạy, chúng em đi tìm hiểu chức năng cụ thể của từng group của menu file trong Power point, từ đó trang bị, cũng cố những kiến thức đã được học và tìm hiểu thêm nhằm trang bị cho bản thân những kỹ năng kiến thức của môn học. 2.2. Yêu cầu. Để đạt được hiệu quả cao trong nhiệm vụ làm bài tiểu luận này, nhóm phân công cho mỗi thành viên một phần, ngoài ra nhóm sẽ hội ý bổ sung cho nhau, bố trí thời gian thảo luận. 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU Tìm hiểu các chức năng của menu file trong Power point 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU Phương pháp phân tích và so sánh. Phương pháp logic. Phương pháp nghiên cứu, đánh giá từ thực tế sử dụng. 5. PHẠM VI TÌM HIỂU Sử dụng trong hệ điều hành Microsoft Power point NỘI DUNG Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình, và nhiều chức năng khác.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN



MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG

Thanh Hóa, tháng 03 năm 2012

TIỂU LUẬN

PHOTO QUANG TUẤN ĐT: 0972.246.583 & 0166.922.4176

Gmail: vtvu2015@gmail.com ; Fabook: vttuan85

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại Học Công Nghiệp TP.HCM cơ sởThanh Hóa Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Kinh tế, các thầy cô bên khoanhất là ……… đã dạy và hướng dẫn em, tạo điều kiện liên hệcho em, sinh viên của trường có được một môi trường tìm hiểu những kiếnthức sâu rộng, em xin được cảm ơn các thầy cô bên Thư viện đã cho emmượn, tham khảo những tài liệu để em học tập và làm bài tiểu luận này Tuy đã có rất nhiều cố gắng và nổ lực trong quá trình làm bài tiểu luận,xong không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu,trìnhbày và đánh giá Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy, cô cùngtất cả các bạn đọc

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CẢM ƠN 3

MỞ ĐẦU 7

1 LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬN 7

2 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 7

2.1 Mục đích 7

2.2 Yêu cầu 7

3 ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU 7

4 PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU 8

5 PHẠM VI TÌM HIỂU 8

NỘI DUNG 8

Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT 8

1.1 Chức năng lưu 9

1.1.1.Chức năng lưu bản sao 10

1.1.2.Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác 11

1.1.3.Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video 16

1.1.4.Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS 19

1.1.5.Tùy chọn lưu trữ 22

1.1.7.Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 24

1.2 Chức năng mở một tập tin 27

1.3 Chức năng đóng một tập tin 27

1.4 Chức năng New 27

1.4.1 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn 28

1.4.3 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn 31

1.4.4 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài 32

1.5 Chức năng bảo vệ: Info 33

1.6 Chức năng in ấn (Print) 35

1.6.1.Thực hiện in ấn tài liệu dùng cho diễn giả dạng Outline 39

1.6.2.In tài liệu dành cho khán giả 41

1.6.3.Thực hiện in ấn Handout 45

1.6.4.Thực hiện in ấn Slide 45

Chương 2: KẾT QUẢ THẢO LUẬN VÀ NHẬN XÉT CỦA THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 47

2.1 Kết quả tìm hiểu được và nhận xét của nhóm đối với thành viên Trịnh Thị Mai 47

2.2 Kết quả tìm hiểu được và nhận xét của nhóm đối với thành viên

Nguyễn Thị Lài 47

2.3 Kết quả tìm hiểu được và nhận xét của nhóm đối với thành viên Nguyễn Thị Nhàn 47

2.4 Chức năng mà nhóm cho là tâm đắc nhất 47

KẾT LUẬN 48

Kết quả tìm hiểu 48

Đề xuất, kiến nghị: 48

TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

MỞ ĐẦU

1 LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬN

Power point là phần mềm tạo trình diễn (presentation) chuyên nghiệp cónhiều tiện ích giúp trình bày, thuyết trình các vấn đề trở nên sinh động và hiệuquả hơn, được sử dụng trong các báo cáo, hội nghị, giảng dạy

Từ những kiến thức được các thầy cô giảng dạy nhóm chúng em tìm hiểu một

số chức năng của menu file qua đề tài “Tìm hiểu các chức năng menu file trong Power point”

3 ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU

Tìm hiểu các chức năng của menu file trong Power point

NỘI DUNG Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT

Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in(print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình, và nhiều chức năng khác

Info Chức năng bảo vệ

Nguyễn Thị NhànPrint Chức năng in ấn

Kết luận: Kết quả tìm hiểu & đề xuất kiến

1.1 Chức năng lưu

Muốn lưu một tập tin, ta mở thực đơn File, từ đó truy cập lệnh Save Hộp thoại File Save xuất hiện

Tìm nơi lưu tập tin tại Save in

Đặt tên tập tin tại File name

Save as type để mặc định là Power point presentation hoạc có thể lưu ở định dạng khác như Power point 97-2003 presentation; Power point Macro- Enabled presentation; PDF ….

Nhấn nút Save để lưu.

Sau khi lưu tập tin trong quá trình thao tác chúng ta phải thường xuyên lưu

tập tin bằng cách kích chuột lên biểu tượng Save ( ) hoạc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+S hay Shift+F12 để thực hiện công việc quan trọng này Hoạc có thể cài

đặt chế độ lưu tự động, tránh trường hợp mất điện đột ngột hoạc máy bị lỗi.Chế sao lưu tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là 10phút/lần) Nhưng có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian giữa các lần saolưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện

Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Bấm vào thực đơn File, chọn options, chọn Save, chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every rồi chỉnh

lại thời gian sao lưu tự động theo ý muốn

1.1.1 Chức năng lưu bản sao

Nếu muốn tạo bản sao để giữ tập tin gốc, chọn chức năng Save As và đặt tên khác, cũng như chọn kiểu tập tin tại Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) vừa tạo ra, có thể để mặc định hoạc chuyển đổi đuôi như Save trên Save as type Cuối cùng nhấn nút Save để lưu trữ

1.1.2 Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác

Khi lưu bài thuyết trình, bạn có thể chọn các kiểu định dạng tập tin từ hộp

Save as type trong hộp thoại Save As PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định

dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh nhưJPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html),

OpenDocument Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong

bộ OpenOffice), và thậm chí là lưu bài thuyết trình sang định dạng phim,

Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác:

- Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác

- Vào ngăn File

- Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện

- Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác.

PDF pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài

thêm PDF and XPS từ trang web OfficeOnline

XPS xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng

của Microsoft Windows Vista có sẵntrình xem tập tin XPS.

PowerPoint

Template

.potx Tập tin mẫu định dạng (template) của

PowerPoint 2007PowerPoint

Office Theme thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa

các thiết lập định dạng (theme) như (fonts,màu sắc, và các hiệu ứng)

PowerPoint Show pps, .pps

x

Giống như một tập tin PowerPoint bìnhthường nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show;rất hữu ích khi phân phối cho người xem.PowerPoint

các lệnh tạo thêm bằng VBA

PowerPoint

97-2003 Add-In

.ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa

các lệnh tạo thêm bằng VBA và có thể mởtrong các phiên bản PowerPoint 97 đếnPowerPoint 2003

Single File Web

Page

.mht, .mhtml

Lưu toàn bộ các thành phần của tập tintrình diễn trong một file duy nhất và cóthể mở bằng trình duyệt web Thích hợpkhi muốn đưa lên trang web hoặc gửi e-

mailWeb Page htm, .ht

ml

Lưu tập tin dưới định dạng HTML, cáchình ảnh sẽ lưu thành các tập tin riêng.Định dạng này thích hợp cho việc đưa lêntrang web

wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video

PowerPoint 2010 có thể lưu sang phim vớicác mức chất lượng như High Quality(1024x768, 30fps); Medium Quality(640x480, 24fps); và Low Quality(320X240, 15fps)

Định dạng phim WMV có thể chơi trênWindows Media Player và nhiều chươngtrình phổ biến khác

.png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm

các ưu điểm của hình GIF và JPG

TIFF (Tagged

Image File Format)

.tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất

caoDevice

Independent

Bitmap

.bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows

Windows Metafile wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có

thể điều chỉnh kích thước mà không làmvỡ hình (không tương thích với máy chạy

hệ điều hành Mac)

Enhanced

Windows Metafile

.emf Phiên bản cải tiến của WMF

Outline/RTF rtf Định dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả các

thành phần khác Chỉ chứa các Text trênslide nằm trong (placeholders) mới đượcchuyển outline,các Text trong phần Noteskhông được lưu

PowerPoint Picture

Presentation

.pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint

2010 hoặc 2007 sang định dạng hình sẽgiúp giảm kích thước tập tin Tuy nhiên,một số thông tin sẽ bị mất

OpenDocument

Presentation

.odp Lưu tập tin PowerPoint 2010 sang định

dạng ODP sẽ giúp chúng ta có thể mở tậptin bằng các trình biên soạn bài thuyếttrình khác như là Google Docs vàOpenOffice.org Impress Tất nhiên, bạn

có thể dùng PowerPoint 2010 để mở cáctập tin odp Tuy nhiên, một số thông tin

Hình ảnh SmartArt Chuyển thành hình không cho phép

hiệu chỉnh

Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts) Chuyển thành đối tượng OLE có thể

hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bịbiến dạng đôi chút khi mở lại trênPowerPoint 2010

Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) Chuyển thành multiple masters

(nhiều slide master)

sẽ chuyển thành các kiểu đổ bóng đơngiản (hard shadows)

Font chữ cho Heading và phần nội

dung

Chuyển thành font chữ bình thường

Các hình vẽ (shape), hình ảnh

(picture), đối tượng (objects), hiệu

ứng hoạt hình, các hiệu ứng mới

 Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn

 Tô nền bằng gradient, picture, và

texture cho văn bản

 Đỗ bóng,hiệu ứng tương phản, hầu

hết các hiệu ứng 3-D

Chuyển thành hình không hiệu chỉnhđược trong các phiên bản trước

1.1.3 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng videonhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu

PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thôngdụng như Windows Media Video (.wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ

xử lý phim để chuyển đổi sang các định dạng video khác như avi, mov,…Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cảcác hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự độngchuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bàithuyết trình

Các bước thực hiện như sau:

- Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video

- Vào ngăn File

- Chọn lệnh Share

- Tại nhóm File Types, chọn Create a Video

- Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ

Share Có 3 lựa chọn cho bạn:

Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh

cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất Kiểu kết xuất này có thểdùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiểnthị có độ phân giải cao

Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin

có kích thước vừa phải Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽqua mạng internet hay chép ra đĩa DVD

Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin

sẽ có kích thước nhỏ nhất Loại kết xuất này thích hợp để tải vào cácthiết bị di động như Zune, các PDA hay Smart Phone…

- Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn

sau:

Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không

muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùychọn này

Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn

đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bàithuyết trình Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồngtiếng và các hoạt động của con trỏ laser

- Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện

- Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu

chuyển đổi

1.1.4 Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS

Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấnphát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặcXPS Bộ Microsoft Office 2010 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạngPDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng

 Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổbiến nhất hiện nay Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bịthay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nólưu trữ.Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khimang đi in ấn

 XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năngtương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng

Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS:

- Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS

- Vào File

- Chọnlệnh Share

- Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document

- Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS

xuất hiện

- Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name

Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi

chuyển sẽ được mở lên

Tại Optimize for có hai lựa chọn:

Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn).

Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ).

- Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tùy chọn:

Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ

custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình

Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như

kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline Ngoài ra còn có các tùychọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tinchú thích hay thông tin chỉnh sửa…

TạiInclude non-printing information:

 Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.

 Chọn Document structure tags for accessibility: đưa các thông tin

về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.

PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và

qui định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kíchthước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được

- Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ

Options

- Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi.

1.1.5 Tùy chọn lưu trữ

Có một số tùy chọn khi lưu trữ đáng chú ý như thiết lập kiểu định dạng mặcđịnh, thiết lập thời gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui địnhthư mục lưu trữ mặc định, thiết lập nhúng font chữ ngay trong bài thuyết trình,

…

Thay đổi định dạng tập tin mặc định

Để thay đổi định dạng tập tin lưu trữ mặc định của PowerPoint hãy làm theocác bước sau:

- Vào ngăn File

- Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

- Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

- Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ

hộp xổ xuống kế bên

- Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập Kể từ thời điểm này các tập tin

mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn kiểu định dạng tập tin này

Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố

- Vào ngăn File

- Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

- Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

- Chọn Save AutoRecover information every <10> minutes và

thiết lập lại khoảng thời gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu trữ

- Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

1.1.6 Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định

- Vào ngăn File

- Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

- Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ

- Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu

trữ mặc định

- Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

1.1.7 Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã

Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chứcnăng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint Có hai loại bảo vệ là mật mãtruy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) vàbạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết

a Thiết lập mật mã bảo vệ

Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:

- Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint

- Vào ngăn File

- Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện

- Đặt tên tập tin tại hộp File name

- Vào Tools và chọn General Options… hộp thoại General Options

xuất hiện

- Thiết lập mật mã:

- Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi mở tập tin thì bạn

hãy đặtmật mã vào hộp Password for open

- Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập

tin thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify

- Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password.

- Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã

- Nhấn nút Save để lưu bài thuyết trình với các mật mã vừa thiết lập.

Nếu chọn sẽ loại bỏ các thông tin cá nhân của người dùng trong tập tin Thiết lập các tùy chọn đối với mã Macro và VBA

b Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình

Khi chia sẽ bài thuyết trình và cho phép người sử dụng mở xem và hiệu chỉnh,chúng ta không nên đặt mật mã Các hướng dẫn dưới đây chỉ áp dụng chotrường hợp bạn đã biết các mật mã mở và hiệu chỉnh tập tin

Thực hiện các bước sau để gỡ bỏ mật mã mở và mật mã hiệu chỉnh tập tin:

- Mở bài thuyết trình đang có mật mã bảo vệ và khai báo các mật mãvào hộp Password khi có yêu cầu

- Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào

ngăn File

- Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện.

- Vào Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options