một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh sx - tm tân thuận thành

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, về bản chất là một hợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau. Trong đó qui định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa; bên mua phải thanh toán tiền và nhận hàng. Theo Luật Thương mại Việt Nam: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là những cam kết giữa tổ chức xuất nhập khẩu Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài nhằm thiết lập, thay đổi hay chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong lỉnh vực mua bán hàng hóa, phát minh sáng chế, bí quyết kỹ thuật, dịch vụ...

LỜI MỞ ĐẦU

Sau gần hai mươi năm cải cách mở cửa, nền kinh tế của đất nước ta đang ngày càngđổi mới Chúng ta đang từng bước hòa nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới Cùngvới sự phát triển của đất nước, hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng khẳng địnhtầm quan trọng của mình, góp phần đưa nền kinh tế nước nhà hội nhập vào trào lưumậu dịch thế giới đang sôi động như hiện nay

Hội nhập với nền kinh tế thế giới đồng nghĩa với việc đương đầu cùng với khó khăn

và thử thách Vì vậy, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắtđòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và tự hoàn thiện mình

Trong hoạt động xuất nhập khẩu việc quan trọng là phải tìm kiếm khách hàng và kýkết được nhiều hợp đồng Tạo được mối quan hệ với nhiều khách hàng, có uy tín trongviệc thực hiện hợp đồng là điều minh chứng cho sự thành công của doanh nghiệp trongthương trường và trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH SX – TM Tân Thuận Thành, em xinchọn đề tài “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔCHỨC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH

SX - TM TÂN THUẬN THÀNH” cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

Bố cục của đề tài gồm:

Chương 1: Một số cơ sở lý luận về hợp đồng ngoại thương

Chương 2: Thực trạng việc tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công tyTNHH SX-TM Tân Thuận Thành trong thời gian qua

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu

Vì điều kiện thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài viết không tránh khỏi nhữngthiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý, sửa chữa của thầy

Xin trân trọng cảm ơn !

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 1 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1.1 Những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương.

1.1.1 Khái niệm.

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, về bản chất là mộthợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khácnhau Trong đó qui định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ cóliên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa; bên mua phải thanh toán tiền vànhận hàng

Theo Luật Thương mại Việt Nam: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là nhữngcam kết giữa tổ chức xuất nhập khẩu Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoàinhằm thiết lập, thay đổi hay chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong lỉnh vựcmua bán hàng hóa, phát minh sáng chế, bí quyết kỹ thuật, dịch vụ

Đặc điểm 2: đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc

cả hai bên

Đặc điểm 3: hàng hóa – đối tượng mua bán của hợp đồng – được chuyển ra khỏi đấtnước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng

1.1.3 Bố cục một văn bản hợp đồng ngoại thương.

Thông thường một văn bản hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm những nội dung nhưsau:

 Phần mở đầu: tiêu đề hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợpđồng

 Phần thông tin về chủ thể hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, số fax, sốtài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng

 Phần nội dung của văn bản hợp đồng kinh tế, thường gồm 3 cụm điều khoản:

 Những điều khoản chủ yếu.

 Những điều khoản thường lệ

 Những điều khoản tùy nghi

Điều 2: Quality: Điều kiện về phẩm chất.

"Phẩm chất" là điều khoản nói lên mặt "chất" của hàng hóa mua bán như tính năng,tác dụng, công suất, hiệu suất của hàng hóa đó

Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm, là cơ sở để xác định giá cả Do vậy: xácđịnh điều kiện phẩm chất tốt, dẫn đến xác định giá cả tốt, đúng, và mua được hàng hóađúng yêu cầu của mình

Điều 3: Quantity: Điều kiện về số lượng hoặc trọng lượng.

Nhằm nói lên mặt "lượng" của hàng hóa được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hóa, phương pháp qui định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng

Ở đây cần lưu ý về hệ thống đo lường, vì bên cạnh hệ mét, nhiều nước còn sử dụng

hệ thống đo lường khác do đó để tránh hiểu lầm nên thống nhất dùng hệ mét hoặc qui định lượng tương đương của chúng tính bằng mét

Trong các hợp đồng ngoại thương, người ta sử dụng hai phương pháp qui định số lượng hàng hóa

+ Phương pháp qui định dứt khoát số lượng: Thường dùng trong buôn bán hàng công nghiệp, hàng bách hóa

+ Phương pháp qui định phỏng chừng: Phương pháp này thường được dùng khi mua bán hàng hóa có khối lượng lớn như: phân bón, quặng, ngũ cốc

Điều 4: Shipment: Điều kiện giao hàng hóa.

Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng

Điều 5: Price: Giá cả.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 3 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Trong điều kiện này cần xác định: Ðơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương phápqui định giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng.

- Tiêu chuẩn tiền tệ giá cả: Giá cả của 1 hàng hóa là biểu hiện bằng tiền của giá trịhàng hóa đó Nên khi ghi giá bao giờ người ta cũng phải xác định tiền tệ để biểu thị giá

đó Ðồng tiền ghi giá có thể là đồng tiền của nước người bán hoặc nước người mua,cũng có thể của nước thứ ba

Điều 6: Payment: Thanh toán.

Trong mục này của hợp đồng qui định đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, hìnhthức trả tiền, các chứng từ làm căn cứ để trả tiền

Điều 7: Packing and Marking: Bao bì và ký mã hiệu

- Bao bì: Trong điều khoản này các bên giao dịch thường thỏa thuận với nhau về:

 Yêu cầu chất lượng bao bì

 Phương thức cung cấp bao bì

 Giá cả bao bì

- Ký mã hiệu: Là những ký hiệu bằng chữ hoặc hình vẽ dùng để hướng dẫn trong giaonhận, vận chuyển, bảo quản hàng hóa

Điều 8: Warranty: Bảo hành.

Trong điều khoản này, cần phải thể hiện được hai yếu tố:

- Thời gian bảo hành: cần phải qui định hết sức rõ ràng

- Nội dung bảo hành: người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hành hàng hóa sẽbảo đảm các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui định của hợpđồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫn của người bán

về sử dụng và bảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tậtcủa hàng hóa, thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay thế

Điều 9: Penalty: Phạt và bồi thường thiệt hại.

Ðiều khoản này qui định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện (toàn

bộ hay một phần) Ðiều khoản này cùng lúc nhằm hai mục tiêu:

- Ngăn ngừa đối phương có ý định không thực hiện hay thực hiện không tốt hợp đồng

- Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây ra

Điều 10: Insurance: Bảo hiểm.

Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảohiểm cần mua.

Điều 11: Force majeure: Trường hợp bất khả kháng.

Bất khả kháng là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành không thể thực hiệnđược, mà không ai bị coi là chịu trách nhiệm Các sự kiện bất khả kháng mang 3 đặcđiểm sau:

- Không thể lường trước được

- Không thể vượt qua

- Xảy ra từ bên ngoài

Tuy nhiên, vẫn có thể quy định trong hợp đồng coi là bất khả kháng các sự kiện màbình thường ra thì không có đủ 3 đặc điểm trên, ví dụ: đình công, hỏng máy, mất điện,chậm được cung cấp vật tư Cũng có thể quy định thêm rằng: các sự kiện đó chỉ tạmngưng việc thực hiện hợp đồng chứ không làm hợp đồng mất hiệu lực

Điều 12: Claim: Khiếu nại

Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất lượnggiao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đã được quiđịnh trong hợp đồng

Về điều khoản này các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn có thể nộpđơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếunại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại

Khiếu nại được đưa ra dưới dạng văn bản và gồm các số liệu sau: Tên hàng, sốlượng, và xuất xứ hàng hóa, cơ sở để khiếu nại kèm theo chỉ dẫn chính về những thiếuxót mà đơn khiếu nại được phát ra, các yêu cầu về điều chỉnh khiếu nại Ðơn khiếu nại được gởi đi kèm theo các chứng từ cần thiết như: biên bản giám định,biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơn đường biển, bản liệt kê chi tiết, giấychứng nhận chất lượng

Điều 13: Aritration: Trọng tài hòa giải.

Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau:

- Ai là người đứng ra phân xử? Tòa án Quốc gia hay Tòa án trọng tài, trọng tài nào,thành lập ra sao? Ðể giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch, khi những tranhchấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng

- Luật áp dụng vào việc xét xử

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 5 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

- Ðịa điểm tiến hành xét xử.

- Phân định chi phí trọng tài

- Phân định chi phí trọng tài

Điều 14: Other terms and conditions: Những quy định khác.

Trong số các điều khoảng trên đây, các điều khoảng từ 1 đến 6 bao gồm tên hàng,chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toánđược xem là các điều khoảng chủ yếu, không thể thiếu đối với một hợp đồng ngoạithương hợp pháp theo quy định của Luật Thương mại

1.1.4 Yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thương.

- Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, cụ thể là người xâydựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững:

 Luật của nước người mua, nước người bán

 Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tếnhư: incoterms, công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốctế,

- Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp:

 Người tham gia ký kết phải có tư cách pháp nhân

 Nếu một tổ chức kinh doanh phải có đầy đủ các điều kiện sau:

o Phải được Nhà nước công nhận thông qua việc cấp giấy phép kinh doanh

o Phải có tài sản cố định, đội ngũ lao động, trình độ nghiệp vụ, chịu trách nhiệm

về công việc của mình và hoạt động một cách độc lập

o Phải có ngành nghề kinh doanh

- Nội dung hợp đồng hợp pháp:

 Ngày, tháng, năm ký hợp đồng

 Không có điều khoản nào trái với pháp luật Nhà nước và thông lệ quốc tế

 Phải có những điều chủ yếu như: đối tượng hàng hóa, giá cả, quy cách chấtlượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán

- Hình thức hợp pháp:

 Phải được ký kết bằng văn bản

 Người ký phải có đầy đủ thẩm quyền

- Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có hiệulực.

1.1.5 Phân loại hợp đồng ngoại thương.

- Xét về thời gian thực hiện hợp đồng: có hai loại

 Hợp đồng ngắn hạn thường được ký trong một thời gian tương đối ngắn

và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lýgiữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc

 Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện lâu dài và trong thời gian đó việcgiao hàng được tiến hành nhiều lần

- Xét về nội dung kinh doanh trong hợp đồng: người ta chia làm 5 loại hợp đồng

 Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng hóa cho nước ngoài nhằmthực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời chuyểnquyền sử dụng hàng hóa đó sang tay người khác

 Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng hóa của nước ngoài rồi đưahàng hoá đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, phục vụngành sản xuất, chế biến trong nước

 Hợp đồng tái xuất khẩu: là hợp đồng mà trước kia đã nhập từ nước ngoàikhông qua tái chế hoặc sản xuất gì trong nước

 Hợp đồng tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước ngoàisản xuất mà trước kia đã bán ra nước ngoài Việc tái nhập khẩu không có

ý nghĩa lớn trong ngoại thương của các nước

 Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: là hợp đồng thể hiện một bên trongnước nhập nguyên liệu từ bên nước ngoài để lắp ráp, gia công hoặc chếbiến thành sản phẩm rồi xuất sang nước đó chứ không tiêu thụ trongnước

1.2 Quy trình thực hiện đàm phán hợp đồng ngoại thương.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 7 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Thực tế có nhiều công việc cần làm để thực hiện một cuộc đàm phán hợp đồng ngoạithương Tuy nhiên, việc đàm phán được thực hiện qua hai hình thức chủ yếu: Đàm phántrực tiếp và đàm phán giao dịch bằng thư từ.

1.2.1 Đàm phán trực tiếp.

Để giao dịch trực tiếp đạt kết quả tốt, ngoài việc nắm vững một số thông tin về đốitác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… ta còn phải tìm hiểu vềphong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quán nhằm tránh hiểu lầm đáng tiếcảnh hưởng đến kết quả đàm phán

-Ưu: có thể trực tiếp bàn bạc, dễ hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểmchưa hiểu

-Nhược: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật

 Quy trình thực hiện:

Bước 1- Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Thông thường các nhà kinh doanh cần thực hiện năm công việc cụ thể như sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm

Bước 2- Chuẩn bị đàm phán thử: Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao đổi bằng thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác, có dịp hiểu thêm về đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽ càng chắc chắn hơn Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin

đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán thích hợp

Bước 3- Thực hiện tiếp xúc đàm phán: Cần tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công Đưa ra những đề nghịphù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác

Bước 4- Những công việc cần làm sau khi đàm phán: Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, rút kinh nghiệm cho lần sau Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương

Bước 5- Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung và tính pháp lý của hợp đồng sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng

1.2.2 Đàm phán giao dịch bằng thư từ.

Công việc giao dịch bằng thư được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: chàohàng, hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận Các thư từ này đượcviết dưới nhiều dạng phong phú, tuy nhiên trong thực tế không phải thực hiện hết tất cảthư này trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, sẽ có loại cần dùng, có loạikhông cần dùng, miễn sao đạt được yêu cầu của đàm phán là hai bên đi đến thỏa thuậnvới nhau để ký hợp đồng

Khi soạn thảo văn bản để giao dịch thì cần chú ý:

 Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo Chú ý màu giấy viết, mỗi màu giấy được coi

là sang trọng và lịch sự khác nhau

 Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ, địa chỉ, điện tính của công ty

 Thư chỉ nên viết một mặt giấy

 Mỗi thư chỉ đề cập đến một vấn đề

 Nên sử dụng thứ tiếng đối tác biết và hiểu

Tuy nhiên nó cũng có ưu nhược điểm như sau:

- Ưu: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, cóthể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau

- Nhược: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau

1.2.3 Các hoạt động hổ trợ cho việc đàm phán và ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu

Muốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau:

 Ngôn ngữ

Trong giao dịch ngoại thương, vấn đề bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất Đểkhắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thànhthạo các ngoại ngữ

 Thông tin

Trong thời đại ngày nay, với sự bùng nổ thông tin thì dù hoạt động trong bất cứ lĩnhvực nào, người nắm bắt được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xácnhất sẽ là người chiến thắng

Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú,nhưng có thể kể đến một số thông tin cơ bản như sau:

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 9 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

- Thông tin về hàng hóa: cần tìm hiểu về công dụng, giá trị, yêu cầu của thị trườngđối với cá loại hàng hóa Ngoài ra, để chủ động trong giao dịch mua bán cần nắmvững tình hình sản xuất của các mặt hàng

- Thông tin về thị trường:

+ Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị xã hội… + Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cânthanh toán, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số bán buôn, bán lẻ…

+ Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến cảng, sân bay, các phương tiện giaothông …

+ Chính sách ngoại thương: các mối quan hệ buôn bán đặt biệt, chính sách kinh tếnói chung và chính sách ngoại thương nói riêng

+ Hệ thống ngân hàng tín dụng

+ Điều kiện vận tải và giá cước

 Thông tin về thương nhân:

+ Về lịch sử hình thành của công ty

+ Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, công tyTNHH, tập đoàn xuyên quốc gia)

+ Phạm vi, mức độ và các mặt hàng kinh doanh

+ Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn

+ Kinh nghiệm và uy tín

+ Phong tục, tập quán trong kinh doanh cũng như trong lĩnh vực khác của đời sống

xã hội

+ Phương hướng phát triển

Ngoài ra, cũng cần nắm vững thông tin về công ty mình, thông tin về cạnh tranhtrong và ngoài nước, dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hìnhcung cầu, lạm phát

 Nghiên cứu thị trường

- Thị trường trong nước :

Là một trong những vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp có thể biết được tiềmnăng của nguồn hàng có từ đâu, biết ưu thế về giá cả hàng hóa của từng khu vực, trongthời gian nào hàng hóa hiếm hoặc hàng hóa nhiều

Chính nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được chiến lược kinh doanh,

có được thế chủ động trong việc cung cấp nguồn hàng ra nước ngoài theo thời gian cầnthiết, tránh được sự cạnh tranh gay gắt trong nước đối với các doanh nghiệp cùng kinhdoanh xuất nhập khẩu

- Thị trường nước ngoài:

Việc nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được khách hàng, để từ đó cóthể bán hàng trực tiếp cho khách hàng và không phải thông qua một nhà xuất khẩutrung gian nào khác Đồng thời tạo được thế cạnh tranh của mình trên thương trường

 Năng lực của cán bộ đàm phán:

Thành phần của đoàn đàm phán cần hội đủ chyên môn ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹthuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của các chuyên gia là cơ sở rất quantrọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệuquả cao Nếu thiếu một trong ba chuyên gia trên thì tuỳ điều kiện của từng thương vụ ta

có thể chọn một trong các cách giải quyết sau:

- Thuê chuyên gia bên ngoài

- Nghiên cứu sau

Thái độ của các cán bộ tham gia đàm phán cũng góp một phần không nhỏ tạo nênthành công cho cuộc đàm phán

 Thời gian và địa điểm đàm phán:

- Địa điểm cần đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên

- Thời gian phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tính toán sựkhác biệt giữa múi giờ hai nước, cũng như sự thuận tiện cho các bên Trước khi đàmphán hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩn thận

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 11 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

1.3 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Theo sơ đồ 1.1 ta có các bước như sau:

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.

Bước này chỉ áp dụng với các loại hàng hóa mà nhà nước quy định phải xin giấyphép Bên cạnh đó nhà nước cũng quy định danh mục các loại hàng hóa không cần phảixin giấy phép khi nhập khẩu từng lô hàng

Bước 2: Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế.

Dựa vào điều khoảng về thanh toán trong hợp đồng mà ta tiến hành làm thủ tục

thanh toán ban đầu Có nhiều phương thức thanh toán như:

bộ chứng từ

Nhận hàng

từ người vận tải

Giám định

số và chất lượng hàng hóa (nếu có)

Khiếu nại đòi bồi thường khi hàng hóa

CFR; CPT

Thúc giục người bán giao hàng

Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từTàu chuyến

Tàu chợ

 Nhờ thu chấp nhận chứg từ (D/A: Document Acceptance).

 Nhờ thu kèm chứng từ (D/P: Document against Payment)

 Điện chuyển tiền (Telegraphic Transfer) được viết tắt là TTr hoặc TT

 Chuyển bồi hoàn tiền bằng điện (Telegraphic Transfer Reimbursement) được viết tắt là TTR

 Trả tiền lấy chứng từ (C.A.D: Cash Against Document)

 Nhờ thu (Collection)

 Tín dụng thư (L/C: Letter of Credit)

Có những phương thức có lợi cho người bán như chuyển tiền trả trước, đổi chứng từtrả tiền ngay với sự trợ giúp của ngân hàng ; Có những phương thức có lợi cho ngườimua như nhờ thu phiếu trơn, D/A, chuyển tiền trả chậm Tùy vào từng phương thứcthanh toán mà ta có cách làm thủ tục khác nhau

Bước 3: Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu E; F.

Đối với các điều khoảng giao hàng như: EXW, FCA, FAS, FOB thì người mua hàngphải trả phí vận chuyển

Bước 4: Mua bảo hiểm cho hàng hóa khi nhập khẩu E; F; CFR; CPT.

Đối với các điều khoảng giao hàng như: EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT thìngười mua hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu của mình

Bước 5: Thúc giục người bán giao hàng Có thể thông qua điện thoại, ta nhắc nhở đối

tác giao hàng hay hỏi về tiến trình giao hàng của phía đối tác

Bước 6: Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ.

Sau khi hàng hóa được chuyển đến cảng đến thì ngân hàng sẽ thông báo cho ngườimua đến nhận bộ chứng từ tại ngân hàng ở nước người mua Kiểm tra bộ chứng từ cóđúng với những quy định trong hợp đồng hay không Bộ chứng từ gồm có: vận đơn,phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Bước 7: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu.

Đây là bước tiếp nhận hàng hóa từ cảng Tùy vào loại hàng hóa nhập khẩu mà cócách làm thủ tục hải quan khác nhau Thông thường thủ tục hải quan cho việc nhậpkhẩu hàng hóa phải trải qua các bước như: nộp và khai báo bộ tờ khai, kiểm hóa, tínhthuế và thủ tục nhận hàng

Bước 8: Thanh toán, nhận bộ chứng từ.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 13 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Sau khi hoàn thành các khoảng phí ở cảng và đóng thuế, người mua sẽ nhận lạichứng từ hàng hóa.

Bước 9: Nhận hàng từ người vận tải.

Đây là bước tiếp nhận hàng hóa sau khi phương tiện vận tải vận chuyển hàng hóa từcảng về kho của người mua

Bước 10: Giám định số và chất lượng hàng hóa (nếu có).

Sau khi hàng về đến kho, phía công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng

có đúng với hợp đồng hay không Nếu hàng đủ thì phía công ty sẽ ký biên bản nhậnhàng của người vận tải

Bước 11: Khiếu nại đòi bồi thường khi hàng hóa có tổn thất.

Nếu kiểm tra mà hàng hóa không đủ thì phía công ty có thể khiếu nại Nếu hàng vềđến công ty mà có xảy ra tổn thất thì trách nhiệm thuộc về người chuyên chở

Trong trường hợp nếu như hàng sai xuất xứ đối với hợp đồng, hàng bị hư hỏng thìngười bán phải bồi thường

Thời hạn khiếu nại là 2 năm

1.4 Vai trò và ý nghĩa của hợp đồng ngoại thương.

Nước ta từ một nền kinh tế bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, đang cónhững bước chuyển mình vườn lên hòa nhập vào guồng máy chung của nền kinh tế thếgiới Trong xu hướng đó, nếu chỉ gói gọn việc trao đổi mua bán hàng hóa trong mộtnước thì hệ quả tất yếu là nước ta sẽ có một nền kinh tế yếu kém so với các nước kháctrên thế giới Có thể nêu ra một số lý do sau:

- Không có trao đổi thông thường giữa nước này và nước khác thì không tận dụngđược lợi thế của từng quốc gia về mỗi mặt hàng khác nhau Lợi thế này có được là dođiều kiện địa lý, sự phân bố tài nguyên hoặc sự phát triển chuyên môn hóa kỹ thuật cao

- Không có trao đổi thông thường thì sẽ không thu hút được ngoại tệ, không thểtrao đổi hàng hóa, nhập máy móc thiết bị hiện đại thì nền kinh tế sẽ lạc hậu, đời sốngcủa người dân không được cải thiện

- Không trao đổi, giao lưu văn hóa giữa các nước trên thế giới sẽ dẫn đến sựkhông hiểu biết về phong tục tập quán Điều này gây nhiều khó khăn trong quá trìnhđảm bảo hòa bình kinh tế và phát triển nền văn minh nhân loại

Để việc trao đổi mua bán giữa hai chủ thể ở hai quốc gia khác nhau gặp ít rủi ro, cầnphải có một văn bản làm cơ sở pháp lý để pháp lý để ràng buộc trách nhiệm của haibên, văn bản này được gọi là hợp đồng ngoại thương.

Vì vậy, hợp đồng ngoại thương đóng vai trò rất quan trọng bất kỳ xã hội nào có traođổi thông thương hàng hóa với nước ngoài

đã nhìn ra những yếu tố, những phương pháp làm việc hiệu quả

Việc đàm phán có hiệu quả là sau khi đàm phán thì mục tiêu ban đầu của người đàmphán sẽ đạt được, lợi ích vô hình của đôi bên đàm phán phải đạt được, chi phí của hợp đồng ngoại thương sẽ thấp nhất Có 3 loại chi phí cần xét đến trong hợp đồng ngoại thương:

 Chi phí cơ bản: là chi phí mất đi khi có sự nhượng bộ xảy ra trong đàm phán nhằm ký được hợp đồng

Chi phí cơ bản = lợi ích dự kiến thu được – lợi ích thực tế thu được

Chi phí cơ bản <= 0: đàm phán thành công

Chi phí cơ bản >0: đàm phán thất bại

 Chi phí trực tiếp: thường bao gồm chi phí về nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian Nếu chi phí trực tiếp quá cao thì việc ký kết hợp đồng không mang lại hiệu quả cao

 Chi phí cơ hội: là chi phí mất đi do mất cơ hội đầu tư kiếm lợi khác khi tập trungquá mức vào việc đàm phán mà không ký kết được hợp đồng ngoại thương

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 15 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SX – TM TÂN THUẬN THÀNH TRONG THỜI GIAN QUA.

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH SX - TM Tân Thuận Thành.

2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

Sau nhiều năm hoạt động dưới hình thức xưởng sản xuất, năm 15/02/1994, Công tyTNHH SX-TM Tân Thuận Thành chính thức được thành lập Sản phẩm đầu tiên củaCông ty là bao bì giấy cacton được sản xuất trên diện tích nhà xưởng ban đầu 0,5ha tạikhu công nghiệp Tân Tạo Sản xuất đúng cái thị trường cần với chất lượng cao, Công ty

đã nhanh chóng có được sự tín nhiệm của người tiều dùng và phát triển được hệ thốngphân phối lớn tại thành phố Hồ Chí Minh Năm 2002, Công ty tiếp tục đưa ra những sản phẩm mới phục vụ sâu rộng hơn nhucầu công nghiệp Điển hình là: bao bì nhựa các loại, bao bì giấy các loại Công ty kháchhàng có thể đặt hàng loại bao bì, kích cở, màu sắc tùy chọn Đất nước đang phát triển và nhu cầu sử dụng bao bì rất lớn Năm 2005, Công ty triểnkhai dự án sản xuất bao bì trên máy ép phun của Nhật Bản và những dụng cụ hiện đại,

độ bền và tiện ích tối ưu; đứng hàng đầu trong số các hãng sản xuất bao bì đang có mặttrên thị trường

Năm 2009 công ty có 98 lao động, trong đó khối quản lý văn phòng là 16 người vàkhối trực tiếp sản xuất là 82 người

Giấy CNĐKKD: Số 0301956021 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ ChíMinh Cấp lần đầu ngày 28/12/1993

Tên giao dịch quốc tế: Tan Thuan Thanh Production and Trading Company LTD

Tên viết tắt: Tân Thuận Thành

2.1.2 Lỉnh vực kinh doanh và thị trường hoạt động.

Công ty chuyên sản xuất bao bì giấy và bao bì nhựa các loại

Thị trường của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất ở TP.HCM và các tỉnhvùng Đông Nam Bộ.

Khách hàng của công ty chủ yếu là các Công ty chế biến hải sản

( Nguồn: Phòng Hành Chánh của Công ty Tân Thuận Thành)

Lực lượng lao động của công ty phần lớn là ở khu vực nhà máy, khối văn phòng chỉ

có 16 người Khối văn phòng có sự bố trí nhân sự tương đối gọn nhẹ, riêng khối nhàmáy có lực lượng lao động tương đối đông do quy mô sản xuất lớn, đòi hỏi nhiều laođộng

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm cao nhất

về toàn bộ hoạt động đối với cơ quan quản lý nhà nước có liên quan

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 17 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

P.Kế ToánP.Kế Toán

P.Xuất Nhập Khẩu

P.Xuất Nhập KhẩuNhà Máy

Phòng banSố ngườiP

Giám Đốc

và Phó Giám Đốc2P Kỹ

Thuật và

Vật Tư4P

Kinh Doanh2P

Kế Toán3P

Hành Chánh3P

Phó giám đốc do giám đốc bổ nhiệm, là người giúp cho giám đốc và chịu trách

nhiệm trước giám đốc về toàn bộ những hoạt động có liên quan đến lỉnh vực được phâncông quản lý

Trưởng phòng chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ được giao, điều

hành hoạt động của đơn vị và phải chủ động phối hợp lẫn nhau trong quá trình làm việc

để hoàn thành mục tiêu chung của công ty

Phòng hành chánh quản trị là đơn vị chức năng trong hệ thống tổ chức của công

ty Phòng có hai chức năng là quản trị nguồn nhân lực và quản trị hành chánh:

 Nhiệm vụ thuộc quản trị nguồn nhân lực:

 Tham mưu cho giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt nhằm đápứng nhu cầu phát triển chung

 Dự báo nhu cầu về nhân lực và kế hoạch hàng năm của công ty

 Quản lý, bố trí và theo dõi nguồn nhân sự hiện có của công ty

 Đề xuất khen thưởng hay xử lý kỷ luật trên cơ sở việc tổ chức theo dõi kết quảđánh giá thành tích đối với nhân viên

 Triển khai các chế độ, chính sách đãi ngộ đối với người lao động và thực hiện trảlương chính xác, đúng thời hạn theo quy định của công ty

 Giải quyết tranh chấp lao động và tham gia xây dựng văn hóa công ty

 Tham mưu cho giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực, chính sách sửdụng nguồn nhân sự và đãi ngộ hợp lý, phù hợp với luật lao động và tạo ưu thếcạnh tranh trên thị trường lao động

 Nhiệm vụ thuộc lỉnh vực quản trị hành chánh:

- Xử lý, phát hành, theo dõi và lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ pháp lý của công ty.Thực hiện lưu trữ và lưu hành các loại văn bản

- Thực hiện các công việc, thủ tục thuộc lỉnh vực pháp lý phục vụ hoạt động củacông ty

- Quản lý, theo dõi hồ sơ và tình hình sử dụng máy móc, thiết bị của văn phòngcông ty

- Phối hợp với phòng kế toán kiểm kê định kỳ, đột xuất tài sản của công ty

- Mua, cấp phát các loại văn phòng phẩm và trang bị bảo hộ lao động cho các đơnvị

- Quản lý, điều động phương tiện vận chuyển của công ty

- Quản lý và theo dõi tình hình sử dụng điện thoại, fax, photocopy, điện nước củacông ty.

- Quản lý và điều hành các hoạt động bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao đông, vệsinh lao động và phòng cháy chữa cháy của công ty

Phòng kế toán là phòng chuyên môn ngiệp vụ trong hệ thống tổ chức của công ty,

chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp

vụ kế toán tài chính của chi cụ thuế Nhiệm vụ cụ thể của phòng bao gồm:

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước

- Tổ chức ghi chép, theo dõi và báo cáo tài chính định kỳ, giúp giám đốc quản lýkiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh và hiệu quả kinh doanh

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các hành

vi vi phạm về nguyên tắc tài chính

- Phân tích hoạt động kinh tế, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải phápphục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính cho giám đốc

Phòng kỹ thuật và vật tư :

- Lập dự toán về vật tư, thiết bị, tổ chức và bố trí nhân công cho từng bộ phận

- Trực tiếp tuyển dụng và đánh giá thành tích công tác lực lượng lao động Đềxuất với công ty ký hợp đồng lao động đối với công nhân có thành tích lao độngtốt

- Tìm nguồn cung cấp vật tư và nguyên liệu của công ty

- Quản lý và cung cấp vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất

- Bảo đưỡng, bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị

Phòng kinh doanh:

- Hoạch định và tham mưu đề xuất với giám đốc về chiến lược, chính sách kinhdoanh phù hợp với từng điều kiện về thị trường theo từng giai đoạn để phát triểncông ty

- Tìm kiếm khách hàng mới và thị trường tiềm năng mới

Phòng xuất nhập khẩu:

- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chứcthực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kếhoạch khác có liên quan của Công ty

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 19 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

- Tham mưu cho Giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhậpkhẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này GiúpGiám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt độngngoại thương khác.

- Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyềnđược phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này

- Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài khiliên kết kinh doanh với Công ty

- Giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồngvới khách hàng nước ngoài

- Thực hiện các hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị và nguên liệu cho nhàmáy Công ty

2.2 Tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua.

2.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm ĐVT: VNĐ

(Nguồn: Phòng Kế Toán của Công ty Tân Thuận Thành)

Lợi nhuận trước thuế 3.722.601.420 5.673.748.340 6.916.075.810

Tốc độ tăng doanh thu 39,2% 44,29% 20,55%

Tốc độ tăng chi phí 37% 42,44% 20,22%

Tôc độ tăng lợi nhuận 49,7% 52,4% 21,9%

Hiệu quả sản xuất kinh

doanh

1,23 1,24 1,25

doanh thu, chi phí, lợi nhuận giảm gần một nữa so với 2008 Đây là một tính hiệukhông tốt, nguyên nhân là sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới, công

ty cần phải chú ý đến điều này để có thể phân tích tình hình kinh doanh một cách chínhxác

Doanh thu Hiệu quả sản xuất kinh doanh = -

2.2.2 Đánh giá chung.

Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất kinhdoanh Tuy có những năm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khôngcao, nhưng công ty cũng đã nổ lực vượt qua Cụ thể vào năm 1999 do tình hình trong

và ngoài nước có nhiều biến động và năm 2001 do ảnh hưởng của tình hình chính trịtrên thế giới và sự cạnh tranh về giá cả trên thị trường nên hiệu quả hoạt động kinhdoanh không cao Đứng trước những khó khăn đó, công ty không chùng bước mà vẫn

cố gắng vươn lên, chủ động về nguồn hàng nhập khẩu và tìm kiếm thị trường, nâng caohiệu quả nhập khẩu, góp phần tạo nên sự thành công cho công ty, thực hiện tốt chủtrương, chính sách của nhà nước

Thành tích mà công ty đạt được thể hiện sự quyết tâm và nổ lực của tất cả các thànhviên trong công ty Hiện nay, công ty đã có được thị trường tiêu thụ ổn định, doanh thu

và lợi nhuận ngày càng tăng, đó chính là thành quả đáng khích lệ của tập thể cán bộ,công nhân viên Tân Thuận Thành

2.3 Phân tích hiện trạng ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty trong thời gian qua.

2.3.1 Tình hình xuất nhập khẩu.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 21 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Công ty chỉ nhập khẩu nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, do đó ta chỉ có bảng số

Giấy cuộn cacton 163.000 46,4 192.037 40,8 230.050 44,2Giấy cacton tráng lán

Tổng cộng 351.220 100 470.337 100 520.460 100( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)

Công ty nhập khẩu hai mặt hàng nguyên liệu giấy, tuy nhiên mỗi mặt hàng có nhiều loại khác nhau Giấy cuộn cacton có 8 loại: rộng 50, 55, 60, 70, 90, 110 (cm) Giấy cacton tráng lán một mặt có 6 loại khác nhau

Hoạt động nhập khẩu của công ty là nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất

và tiêu thụ trong nước Qua bảng số liệu cho thấy kim ngạch nhập khẩu tăng đáng kểhàng năm Cụ thể năm 2008 tăng so với năm 2007 là: 119.117 tương ứng tăng: 34%,năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 50.123 tương ứng tăng 10,7% Trong đó các mặthàng nhập khẩu đều gia tăng về số tuyệt đối Chủ yếu hàng được nhập khẩu từ TháiLan

Bảng 2.4: Thống kê tổng hợp các hợp đồng nhập khẩu Năm Số Hợp Đồng Tổng Giá Trị (USD) Năm 2007 59 351.220

Năm 2008 68 470.337

Năm 2009 71 520.460

( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)

Qua bảng số liệu ta thấy số lượng các hợp đồng được ký kết đều tăng qua các năm.Năm 2008 tăng 9 hợp đồng so với năm 2007 tương ứng tăng 119.117 USD Năm 2009tăng 3 hợp đồng so với năm 2008 tương ứng tăng 50.123 USD Năm 2009 tăng có phầnchậm hơn so với năm 2008 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính thế giới Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và số đơn dặt hàng mà phòngkinh doanh đưa ra dự toán về lượng sản phẩm có thể được tiêu thụ trong các tháng tiếptheo Từ đó phòng kỹ thuật và vật tư sẽ xác định lượng nguyên liệu cần, sau đó tiếnhành đặt hàng với đối tác nước ngoài

Mỗi tháng, đối tác nước ngoài sẽ Fax bảng báo giá cho công ty, nếu giá cả đượcchấp nhận thì phòng kỹ thuật và vật tư sẽ Fax đơn đặt hàng cho đối tác nước ngoài Đốitác nước ngoài sẽ soạn thảo hợp đồng và tiến hành ký kết với đại diện công ty.

Mỗi hợp đồng có giá trị khác nhau, tùy vào lượng hàng mà công ty cần Trung bình,mỗi tháng công ty sẽ ký khoảng 5 hợp đồng với phía đối tác

Biểu đồ 2.5: Lượng hợp đồng được ký trung bình hàng tháng.

( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)

Qua biểu đồ ta thấy số lượng hợp đồng được ký nhiều từ tháng 5 đến tháng 12 Đây

là thời điểm công ty có nhiều đơn đặt hàng từ phía khách hàng, thời điểm các doanhnghiệp đẩy mạnh sản xuất

Do chi phí ký kết hợp đồng không đáng kể, việc ký kết tương đối đơn giản, giá cảgiấy nguyên liệu phía đối tác nước ngoài ít biến động và chi phí thực hiện hợp đồngphụ thuộc vào giá trị đơn hàng nên phòng kỹ thuật và vật tư sẽ ra kế hoạch sao cholượng nguyên liệu tồn kho vừa đủ cho sản xuất trong 20 ngày Các hợp đồng được kýkết nhiều lần trong tháng để giảm chi phí tồn kho

2.3.2 Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng.

2.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 23 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Hợp đồng

Hợp đồng

ThángTháng

Để đàm phán thành công, công ty đã chuẩn bị các yếu tố sau:

- Ngôn ngữ: cán bộ đàm phán thông thạo tiếng Anh

- Thông tin: khách hàng nước ngoài của công ty bao gồm những khách hàngquen thuộc, có mối quan hệ với công ty từ trước đến nay và cả những khách hàng mới,cũng như những khách hàng tiềm năng Hiện nay công ty có hai đối tác chính ở TháiLan: SIAM KRAFT INDUSTRY CO., Ltd và PANJAPOL PAPER INDUSTRY CO.,Ltd Do là đối tác quen thuộc nên công ty thường xuyên cập nhật thông tin về các công

ty này cũng như các sản phẩm mà các công ty này sản xuất

- Năng lực của tổ đàm phán: gồm 3 người ( Giám đốc và 2 nhân viên phòng xuất nhập khẩu) am hiểu về pháp lý, và thương mại:

+ Giám đốc là người đàm phán chính ( trong trường hợp Giám đốc bận việc thì Phó giám đốc phụ trách công việc này)

+ Ngoài ra 2 nhân viên phòng xuất nhập khẩu có sự am hiểu sâu về pháp lý nên đã hỗ trợ rất nhiều cho việc ký kết hợp đồng

- Địa điểm và thời gian đàm phán: đảm bảo sự tiện lợi và thoải mái cho hai bên

- Hình thức đàm phán: tổ đàm phán tiến hành theo hai hình thức sau:

 Đàm phán trực tiếp.

Hình thức đàm phán này được tổ đàm phán áp dụng trong những lần hợp tác đầutiên với khách hàng mới Để giao dịch trực tiếp đạt kết quả tốt, ngoài việc nắm vữngmột số thông tin về đối tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… tổđàm phán còn phải tìm hiểu về phong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quánnhằm tránh hiểu lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến kết quả đàm phán

Bước 1: Thông thường tổ đàm phán thực hiện các công việc cụ thể như sau: nghiêncứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địađiểm

Bước 2: Tổ đàm phán tiến hành liên lạc với đối tác qua điện thoại về lịch trình của cuộc gặp mặt trực tiếp, thảo luận sơ lượt về nội dung cần nói Qua đó có thể thăm dò ý kiến của phía đối tác và có sự điều chỉnh phù hợp

Bước 3: Tổ đàm phán tiến hành gặp đối tác Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác

Bước 4: Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung và tính pháp lý của hợp đồng sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng

Đối với những đối tác lâu năm, việc đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra bằng thư

từ nên công việc này đơn giản và nhanh hơn Việc đàm phán và ký kết kéo dài khoảng

2 ngày và được tiến hành qua các bước như sau:

 Phía đối tác cung cấp nguyên liệu sẽ Fax bảng báo giá cho phía công ty vàokhoảng ngày 15 đến ngày 20 hàng tháng Bảng báo giá gồm các phần như sau:

o Người nhận và người gữi

o Bảng giá chi tiết từng mặt hàng kèm theo điều kiện giao hàng là CFRHCM

o Những điều lưu ý: giá trên không bao gồm phí dịch vụ bến bãi ở cảng(THC), thời hạn thanh toán L/C là 30 ngày sau ngày B/L và một số ghichú khác về giá và về bảng báo giá

Mẫu 2: (Phần Phụ lục) Bảng báo giá của Công ty SIAM KRAFT INDUSTRY CO., LTD

 Hoặc phía công ty sẽ viết thư hỏi hàng Nội dung sẽ thông báo cho bên đối tácbiết công ty đang cần loại hàng gì, yêu cầu mẫu, đồng thời báo giá, chất lượnghàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thanh toán và các điều kiện khác.Phần kết thúc thư mong chủ hàng phúc đáp và đáp ứng nhu cầu của mình

 Sau khi nhận được bảng báo giá hay hồi âm của đối tác, tổ đàm phán sẽ tiếnhành bàn bạc và tiến hành đàm phán Nếu giá cao, công ty sẽ viết thư trả giá.Nếu giá cả được chấp nhận thì công ty sẽ viết đơn đặt hàng cho phía đối tácnước ngoài

 Nếu đạt được sự thỏa thuận, phía đối tác sẽ viết thư xác nhận đơn đặt hàng vàtiến hành soạn thảo hợp đồng

Phía đối tác sẽ soạn thảo hợp đồng và tiến hành ký kết thông qua bản Fax

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 25 SVTH: Nguyễn Hữu Đức