Đề cương kỹ năng làm việc nhóm

Hướng dẫn trả lời Ý 1 – Trình bày khái niệm về nhóm Nhóm làm việc Teamwork là một nhóm người cùng làm việc với nhau:  Cùng theo đuổi một triết lý, các tư tưởng và giá trị  Cùng cam kế

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM (Các ý chính)

Câu 1 Trình bày khái niệm về nhóm và vai trò của các cá nhân trong nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Ý 1 – Trình bày khái niệm về nhóm

Nhóm làm việc (Teamwork) là một nhóm người cùng làm việc với nhau:

 Cùng theo đuổi một triết lý, các tư tưởng và giá trị

 Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp

 Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau nhằm đạt được nhiệm vụ chung

 Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực

(Lấy ví dụ và phân tích từng đặc điểm)

Chú ý nguyên tắc “ all for one and one for all ”

Ý 2 – Vai trò của các cá nhân trong nhóm

Các cá nhân trong một nhóm có những vai trò khác nhau trong làm việc nhóm

 Đảm nhận vai trò chuyên môn: (tham gia tìm hiểu vấn đề, hoàn thành tốt công việc được giao, giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm hoàn thành công việc của mình,…)

 Đảm nhận vai trò động viên: (động viên các thành viên khi cần thiết, cụ thể

là khích lệ các thành viên hoàn thành công việc, sống hài hòa,…)

 Các thành viên trong nhóm phải tôn trọng lẫn nhau

Câu 2 Trình bày khái quát về đặc điểm tâm lý của nhóm Nếu bạn bị ghép vào một nhóm mà bạn không thích thì nên ứng xử thế nào?

Hướng dẫn trả lời

Ý 1 – Khái quát đặc điểm tâm lý của nhóm

1 Các thành viên trong nhóm làm việc tương tác để hướng đến mục tiêu chung của nhóm và các mục tiêu cá nhân

2 Các thành viên hiểu được sự quan trọng trong làm việc nhóm sẽ dẫn đến thành công và chịu trách nhiệm công việc được giao

3 Các thành viên hợp tác với nhau, đóng góp tài năng và kinh nghiệm của mình vào thành công chung của cả nhóm

4 Khuyến khích các thành viên bày tỏ ý kiến, quan điểm của cá nhân và tăng cường đặt câu hỏi

5 Các thành viên trung thực, tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác

6 Cùng nhau giải quyết xung đột để hướng tới mục tiêu chung và hiểu nhau thêm

7 Bình đẳng trong việc đưa ra ý kiến cho hoạt động của nhóm nhưng quyết định cuối cùng phụ thuộc vào nhóm trưởng

Ý 2 – Nếu bị ghép vào nhóm không thích

Đầu tiên phải tìm hiểu đặc điểm của nhóm mà mình bị ghép vào, tìm hiểu công việc mà nhóm này thực hiện, các thành viên trong nhóm (tính cách, nhiệm vụ của mỗi người)

Tiếp theo, xem xét xem mình có thể phù hợp được với môi trường làm việc của nhóm hay không Nếu được cố gắng điều chỉnh bản thân cho phù hợp với công việc của nhóm Cố gắng hòa đồng với các thành viên trong nhóm

Nếu không, làm việc với nhóm trưởng và làm việc với người có thẩm quyền đề nghị đổi sang nhóm làm việc khác phù hợp hơn

Chú ý nguyên tắc “ tiên trách kỷ hậu trách nhân ”

( Phân tích thêm )

Câu 3 Trình bày nguyên tắc làm việc nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Các nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

1 Bình đẳng: Các thành viên trong nhóm đều bình đẳng như nhau, không ai hơn ai, mọi người đều có quyền được đưa ra ý kiến của mình

2 Tinh thần tích cực: Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền và có trách nhiệm đưa ra ý kiến của mình về các hoạt động của nhóm, đóng góp tài năng, trí tuệ, sức lực của mình để đưa công việc đến kết quả cuối cùng

3 Xác định công việc rõ ràng: Khi đã định hình được công việc cần làm, phải phân chia công việc thành từng phần phù hợp với năng lực từng thành viên, chú ý nguyên tắc công bằng khi phân công công việc, tránh xung đột, ganh

tỵ

4 Không có chủ nghĩa cá nhân: Mọi thành viên trong nhóm cần ý thức được lợi ích của tập thể và loại bỏ lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến công việc chung

5 Sự lắng nghe: Tiếp thu ý kiến của các thành viên với thái độ trân trọng và cầu thị sẽ giúp cho họ cảm thấy tự tin hơn và mạnh dạn đóng góp nhiều ý kiến hơn

6 Biến ý tưởng thành hành động: Sau khi thống nhất ý tưởng hãy biến nó thành hành động

Chú ý: Phân tích thêm từng ý

Câu 4 Sự cần thiết phải làm việc nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Làm việc nhóm rất cần thiết vì:

1 Trong cuộc sống không có ai hoàn hảo, mọi người đều có thiếu sót trong nhận thức, lối sống và trong cách làm việc

2 Một công việc hay một dự án đều có nhiều công việc nhỏ khác nhau, mỗi công việc đều liên quan đến một lĩnh vực khác nhau mà một người không thể hiểu hết được

3 Làm việc nhóm sẽ tập trung được những điểm mạnh của từng người dẫn đến hoàn thành công việc được giao, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc

4 Làm việc nhóm giúp cá nhân mỗi con người tự kiểm điểm lại bản thân, sửa chữa khuyết điểm, phát huy ưu điểm bằng cách học hỏi từ người khác

5 Làm việc nhóm giúp mở rộng quan hệ giao tiếp

Chú ý: Phân tích thêm các ý

Câu 5 Để tạo được thành công khi làm việc nhóm cần chú ý đến những yếu tố nào?

Hướng dẫn trả lời

Các yếu tố dẫn đến thành công khi làm việc nhóm:

1 Mục tiêu rõ ràng: Phải hiểu được mục tiêu của nhóm làm việc và từ đó cố gắng làm việc hết sức mình để đạt được mục tiêu đó

2 Ghi nhận và hợp tác: Các thành viên phải biết được vai trò của mình cũng như của các đồng nghiệp để từ đó ghi nhận nỗ lực của họ và hợp tác để đạt được mục tiêu chung

3 Lòng tin và sự gắn kết: Các thành viên trong nhóm phải tuyệt đối tin tưởng lẫn nhau, tập trung cùng nhau giải quyết các vấn đề của công việc

4 Vai trò rõ ràng: Công việc phải được phân chia một cách rõ ràng và công bằng với tất cả thành viên trong nhóm, thông báo và trả lời thắc mắc một cách công khai và minh bạch

5 Xử lý xung đột: Đưa ra thảo luận các ý kiến khác biệt và cùng nhau đi tới quyết định cuối cùng

6 Xác định điều quan trọng nhất: Trong từng thời điểm, các thành viên phải xác định được điều gì là quan trọng nhất để tạo nên thành công

7 Đào tạo: các thành viên phải có trình độ và khả năng làm việc để có thể đáp ứng được nhu cầu của công việc

Chú ý: Phân tích chi tiết từng ý

Câu 6 Giao tiếp là gì? Vẽ sơ đồ minh họa mô hình giao tiếp chi tiết?

Hướng dẫn trả lời

Ý 1 – Giao tiếp là gì

1 Là quá trình trao đổi thông tin, niềm tin giữa người với người

2 Là sự chuyển giao thông tin dẫn đến mục đích hiểu biết lẫn nhau

3 Hiểu rõ suy nghĩ giữa người này với người khác từ đó dẫn đến hành vi và thái độ được chấp nhận bởi người khác

Ý 2 – Sơ đồ mô hình giao tiếp

Phân tích sơ đồ:

Câu 7 Vai trò của ngôn ngữ không lời trong quá trình giao tiếp? Muốn sử dụng ngôn ngữ không lời một cách có hiệu quả thì phải làm thế nào?

Hướng dẫn trả lời

Ý 1 – Vai trò của phi ngôn ngữ

Truyền thông phi ngôn ngữ là quá trình truyền tải thông tin mà không cần dùng đến lời nói Nó bao gồm: cử chỉ chân tay, chất giọng, trang phục, dáng điệu, nét mặt, ngoại hình, tốc độ thay đổi âm thanh, … Nó chiếm 55% trong việc tác động đến người nghe (ngôn ngữ chiếm 7% và giọng nói chiếm 38%)

Vai trò:

1 Làm cho buổi nói chuyện trở nên hấp dẫn (lấy ví dụ và chứng minh)

2 Mang nhiều thông điệp trong quan hệ giữa con người với con người (lấy ví

dụ và chứng minh)

3 Cách hay nhất để con người giao tiếp với cuộc sống bên ngoài (lấy ví dụ và chứng minh)

4 Giúp cho kỹ năng giao tiếp của chúng ta thêm hoàn thiện và phong phú (lấy

ví dụ và chứng minh)

Ý 2 – Sử dụng phi ngôn ngữ một cách có hiệu quả

Tùy vào hoàn cảnh mà chúng ta sử dụng phi ngôn ngữ cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất

1 Chú ý đến thái độ và tư thế của bản thân khi giao tiếp

Thái độ cần chân thành cầu thị và nghiêm túc, tránh thái độ ngạo mạn, kỳ thị, lúng túng hay lạnh lùng dễ gây ác cảm cho người đối diện

Tư thế phải thoải mái, đĩnh đạc, tránh gãi đầu gãi tai, ngáp ngắn ngáp dài, không ngửa mặt lên trời, vênh váo…

2 Chú ý đến các cử chỉ của chân tay

Ra hiệu bằng tay một cách thích đáng sẽ giúp nhấn mạnh những gì bạn dang nói, định nói hay sẽ nói (lấy ví dụ và chứng minh) Chú ý sử dụng đúng lúc, đúng thời điểm tránh gây cảm giác khó chịu cho người nghe

3 Chú ý đến nét mặt trong khi giao tiếp

Có tác dụng truyền đạt thông tin rất quan trọng Nét mặt phải phù hợp với hoàn cảnh buổi nói chuyện (lấy ví dụ và chứng minh: người bán hàng thì nét mặt phải thế nào? … )

4 Chú ý đến ánh mắt

Ánh mắt có tác dụng cho thấy sự tôn trọng với người nghe và sự tập trung Nên nhìn thẳng một cách có thiện ý vào đối phương để họ cảm thấy được tôn trọng

5 Chú ý đến trang phục:

Trang phục phải phù hợp với nội dung buổi nói chuyện, phù hợp với người nói, … (lấy ví dụ minh họa)

Câu 8 Tại sao nói giao tiếp là quan trọng? Lấy ví dụ minh họa?

Hướng dẫn trả lời

Trong môi trường kinh tế xã hội phát triển đầy cạnh tranh như ngày nay, chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại cho bạn một vị trí xứng đáng Mỗi người cần phải nỗ lực làm việc, học hỏi thật nhiều trên con đường xây dựng sự nghiệp cho riêng mình Nhưng cho dù có chất cả núi kiến thức trong bụng,

đổ hàng tấn công sức cho công việc mà không có sự trao đổi thông tin với mọi người, không có sự giúp đỡ hay nhất là không có sự tin tưởng của người khác, bạn cũng khó gặt hái được thành công Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại

Một kỹ sư cơ khí giỏi có thể sẽ mãi là kỹ sư nếu không trình bày rõ ràng những phương án sản xuất mới của mình Một nhà kinh tế học sẽ không được trọng dụng nếu không làm người khác hiểu được những chiến lược kinh doanh mới Và hơn

thế nữa, người quản lý càng cần có kỹ năng giao tiếp để thông tin giữa nhân viên

và cấp quản lý được trao đổi một cách hiệu quả Người ta có thể dễ dàng tìm được một bảng điểm, một học bạ đầy ắp điểm giỏi ở rất nhiều trường ĐH trên toàn quốc, nhưng làm sao biết được đằng sau những dấu son trên tờ giấy học bạ ấy là con người như thế nào

Trong học tập, học sinh phải chăm chỉ làm bài tập Trong công việc, người ta cần

có kiến thức chuyên môn tốt để làm tốt những công việc được giao Trong cuộc sống, người ta muốn được nhiều người yêu mến Thế nhưng, nếu không có kỹ năng giao tiếp, làm sao một học sinh có thể trình bày thắc mắc với thầy cô giáo, làm sao người ta trình bày những sáng tạo của mình trong công việc, làm sao người ta biết cười để chiếm lấy tình cảm của mọi người? Kỹ năng giao tiếp thật sự là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đời

Câu 9 Nguồn gốc của xung đột trong làm việc nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Nguồn gốc của xung đột trong làm việc nhóm có thể bắt nguồn từ

1 Sự phụ thuộc lẫn nhau trong công việc: hai hay nhiều nhóm phụ thuộc lẫn nhau trong công việc làm tăng xung đột

2 Mục tiêu không tương đồng: mục tiêu không tương đồng có thể xảy ra do những mục tiêu cá nhân Khi nguồn lực bị hạn chế hay thông tin bị sai lệch dẫn tới cạnh tranh nguồn lực và dẫn đến xung đột

3 Sử dụng đe dọa lẫn nhau: Mức độ xung đột tăng lên khi một bên có năng lực

đe dọa bên còn lại

4 Sự gắn bó với nhau trong làm việc nhóm: Khi các nhóm cùng theo đuổi một mục tiêu nhưng chỉ có một nhóm đạt tới

5 Thái độ thắng – thua trong làm việc nhóm: Khi các nhóm có tâm lý thắng thua trong khi cố gắng hoàn thành tốt công việc

Chú ý lấy ví dụ và phân tích từng ý

Câu 10 Vì sao phải chú ý lắng nghe? Muốn lắng nghe hiệu quả thì phải làm thế nào?

Hướng dẫn trả lời

Ý 1 – Vì sao phải chú ý lắng nghe?

1 Lắng nghe giúp tiết kiệm thời gian (phân tích)

2 Lắng nghe giúp hạn chế rắc rối (phân tích)

3 Lắng nghe giúp tăng mối quan hệ (phân tích)

4 Lắng nghe giúp khả năng tập hợp thông tin (phân tích)

Ý 2 – Muốn lắng nghe tốt phải làm gì?

1 Chuẩn bị lắng nghe bằng cách tập trung chú ý vào người nói Tránh nhìn ra chỗ khác

2 Tạo sự giao tiếp bằng mắt tới người nói Nhìn thẳng vào mắt người nói để họ biết mình đang tập trung lắng nghe (phân tích)

3 Không ngắt lời hay nói chuyện riêng (phân tích)

4 Tránh phán xét hay kết luận Không bỏ qua bất cứ thứ gì nghe được (phân tích)

5 Lắng nghe và tìm hiểu ẩn ý, chú ý nội dung trình bày, chú ý cả nội dung qua giọng nói, điệu bộ, cử chỉ của người nói (phân tích)

6 Tự đặt câu hỏi cho bản thân, thắc mắc ngay những vấn đề chưa hiểu rõ (phân tích)

Câu 11 Nêu các xu hướng và các bước giải quyết xung đột trong nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Các phương pháp giải quyết xung đột

1 Tạo ra các xung đột chức năng: giúp tạo động lực, khuấy động nhân viên tạo

ra ý tưởng và hoàn thành tốt nhiệm vụ

Có bốn cách tạo xung đột chức năng:

 Thay đổi thông tin: tạo thông tin giả hay làm lộ thông tin mật

 Tạo sự cạnh tranh: khuyến khích bằng vật chất và tiền thưởng -> tạo sự cạnh tranh trong công việc thúc đẩy công việc được tiến hành một cách nhanh chóng (phân tích)

 Thay đổi cơ cấu tổ chức: (phân tích)

 Thuê chuyên gia: (phân tích)

2 Hạn chế xung đột phi chức năng làm ảnh hưởng đến công việc

 Né tránh mâu thuẫn (phân tích)

 Dàn xếp ổn thỏa và thỏa hiệp (phân tích)

 Đối đầu: dùng quyền lực bắt buộc người khác theo ý kiến của mình

 Hợp tác: (phân tích)

Câu 12 Cho biết vai trò của người nhóm trưởng?

Hướng dẫn trả lời

Vai trò của người nhóm trưởng

Là người khởi xướng các hoạt động cho nhóm và có vai trò rất quan trọng trong nhóm

1 Huấn luyện nhóm: hướng dẫn, giúp đỡ, kèm cặp các thành viên trong nhóm

để họ tiến bộ và hoàn thiện hơn

2 Hình mẫu cho nhóm: là tấm gương cho cả nhóm noi theo

3 Nhạc trưởng cho nhóm: không những chỉ huy mà còn là cảm hứng cho các thành viên trong nhóm làm việc

4 Đàm phán cho nhóm: không chỉ trong nhóm mà thay mặt nhóm quan hệ với các đối tác ngoài nhóm

5 Lắng nghe: cảm nhận và chịu trách nhiệm các hoạt động của nhóm

6 Linh hồn của nhóm:

7 Giải quyết xung đột trong nhóm:

Chú ý phân tích thêm các ý trên

Câu 13 Làm thế nào để tăng cường động lực làm việc của nhóm?

Hướng dẫn trả lời

Các cách để tăng cường hoạt động nhóm:

1 Theo Frederic Wilson Taylor thì nên tạo cho các thành viên trong nhóm môi trường và cách làm việc tốt nhất đồng thời có thể động viên bằng yếu tố kinh

tế (phân tích)

2 Theo thuyết cổ điển tâm lý xã hội thì nên thừa nhận nhu cầu của các thành viên, cho các thành viên cảm thấy họ được tôn trọng và hãnh diện về sự hữu ích của họ trong công việc chung, tham khảo các thành viên trước khi quyết định giao công việc, quan tâm nhiều hơn và cung cấp nhiều thông tin liên quan đến công việc cho các thành viên (phân tích)

3 Theo Abraham Maslow thì nên chú trọng vào các nhu cầu của các thành viên như nhu cầu về vật chất, sinh học, nhu cầu về an toàn hay an ninh, nhu cầu được tôn trọng hay nhu cầu được tự thân vận động (phân tích)

4 Ngoài ra để tăng cường động lực cho làm việc nhóm cần:

a Giúp các thành viên hiểu được ý nghĩa công việc

b Thường xuyên đánh giá khen thưởng cho các thành viên

c Tạo thời gian trống hợp lý để các thành viên theo đuổi sở thích của mình

d Tăng cường làm việc nhóm để tăng tính hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

e Huấn luyện các thành viên cách suy nghĩ tích cực khi gặp khó khăn Chú ý: phân tích thêm các ý trên

Câu 14 Để lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần làm gì?

Hướng dẫn trả lời

Để lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần:

1 Đưa ra quy định chung cho nhóm (phân tích)

2 Tôn trọng ý kiến các thành viên trong nhóm (phân tích)

3 Xử lý các công việc đặc biệt là các mâu thuẫn xảy ra trong nhóm một cách tinh tế, không bới móc cá nhân (phân tích)

4 Nắm được các mục tiêu cụ thể của nhóm và hướng nhóm làm việc để đạt được kết quả như mong muốn (phân tích)

5 Khuyến khích các thành viên bày tỏ quan điểm và đối thoại chân thành (phân tích)

6 Sẵn sàng nhận trách nhiệm về bản thân mình, không đổ lỗi cho các thành viên trong nhóm (phân tích)

7 Lắng nghe và quan tâm xây dựng các mối quan hệ trong nhóm

8 Ghi nhận công sức và thành quả làm việc của các thành viên trong nhóm bên cạnh đó phải duy trì kỷ luật của nhóm (phân tích)

Câu 15 Điều gì tạo nên một người nhóm trưởng thành công?

Hướng dẫn trả lời