nghiên cứu hệ thống thông tin và đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống thông tin tại công ty tnhh long hiệp

Lý do chọn đề tài Hệ thống thông tin có thể vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ trong kinh doanh ở nước ta hiện nay, thế nhưng, với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp đã khiế

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống thông tin có thể vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ trong kinh doanh ở nước ta hiện nay, thế nhưng, với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp đã khiến các nhà lãnh đạo cần chú tâm nghiên cứu và áp dụng nó vào trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình Những thành công mà một hệ thống thông tin mang lại như cải tiến trong việc ra quyết định, phục vụ khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhanh chóng sự trông đợi của khách hàng, điều phối các nguồn lực khác nhau trong một tổ chức và tiến hành kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các hoạt động diễn

ra hàng ngày trong Công ty càng thôi thúc công tác chuẩn bị xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh Và nó càng trở nên cấp thiết hơn khi chúng ta đang sống trong

kỷ nguyên kỷ thuật số Trong thời đại ngày nay người ta nói nhiều đến thương mại điện tử, kinh doanh điện tử, chính phủ điện tử, không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng hàng đầu của thông tin, quản lý dòng luân chuyển thông tin trong việc tạo ra thành công cho các Công ty Vì vậy việc có được một hệ thống thông tin kỹ thuật số hiệu quả là mong ước của mọi tổ chức Tuy nhiên việc xây dựng và khai thác một cách hiệu quả hệ thống này đòi hỏi phải có một cách nhìn nhận đúng đắn và chiến lược dài hạn Bởi lẽ ngay cả những nước phát triển, họ đã tốn kém rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức cho nó Còn các nước đang phát triển, trong đó bao gồm cả Việt Nam thì mới ở trong giai đoạn nhận thức rõ tầm quan trọng của nó và đang tiến hành một số bước đầu cơ bản tuy nhiên lại có lợi thế của những nước đi sau Đứng trước thực trạng này, sau khi nghiên cứu hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long Hiệp và môi trường hoạt động của Công ty, em rất mong muốn đưa ra những đề xuất cho sự phát triển của hệ thống thông tin trong Công ty dựa trên nền tảng đã có và sau

đó đưa ra những giải pháp để thực hiện những đề xuất đó

2 Mục tiêu nghiên cứu

Bước đầu tiếp cận với cách thức sử dụng hệ thống thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Long Hiệp, đồng thời đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin Từ đó đưa ra phương hướng nhằm phát triển hệ thống thông tin tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Hệ thống hoá hệ thống thông tin trong doanh nghiêp

+ Nghiên cứu 3 phân hệ cơ bản của hệ thống thông tin : hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin bán hàng của Công ty TNHH Long Hiệp

+ Bước đầu đưa ra phương hướng phát triển hệ thống thông tin cho Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Đồ án sử dụng phương pháp chủ yếu là tổng hợp, phân tích, thống kê các tài liệu, thông tin thu thập được và phương pháp phỏng vấn, điều tra trực tiếp

5 Kết cấu của đồ án : Gồm 3 chương

Chương 1 : Tổng quan về hệ thống thông tin

Chương 2 : Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống thông tin của Công ty TNHH Long Hiệp

Chương 3 : Phương hướng phát triển hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long Hiệp trong thời gian tới và một số giải pháp để thực hiện

Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu tìm hiểu nhưng đây vẫn còn là một vấn đề còn khá mới mẻ ở Việt Nam, hơn nữa vấn đề đang nghiên cứu có liên quan nhiều đến mảng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý kinh tế Với thời lượng nghiên cứu có hạn, kinh nghiệm thực tiễn thiếu thốn cũng như kiến thức còn hạn chế nên việc mắc phải những sai sót trong bài viết là điều khó tránh khỏi Rất mong được

sự chia sẻ, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các anh chị trong Công ty để có thể nắm vững hơn nữa vấn đề đang rất cần được quan tâm này Em xin chân thành cảm

ơn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) không phải là môn học về máy tính vì

nó không đặt trọng tâm vào phần cứng hay phần mềm máy tính HTTTQL không dạy cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bản tính excel, hay thiết kế một cơ

sở dữ liệu trên access

Ngành HTTTQL gồm nhiều nội dung về kinh doanh và quản lý hơn là máy tính Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh doanh, về cách tổ chức kinh doanh, về việc sử dụng thông tin để đạt được những mục tiêu của các thành viên trong

tổ chức và của chính tổ chức đó Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống thông tin (HTTT), họ cần phải biết rất nhiều về các HTTT, chúng làm được gì? Được tạo thành từ cái gì? Rồi HTTT được triển khai như thế nào?

Nhà quản lý phải được trang bị kiến thức về HTTTQL để biết được những loại vấn đề nào có thể giải quyết được bằng HTTT và những loại nào không được Loại vấn đề nào sẽ được giải quyết được bằng một HTTT đặc thù nào đó, và biết làm sao để tiến hành lập một HTTT nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý và tổ chức của mình đạt được các mục tiêu

Có một câu hỏi mọi người thường đặt ra là nếu tôi không có máy tính và phần mềm thì tôi có một hệ thống thông tin không? Câu trả lời là Có Loài người trước khi

có máy tính tự mình đã có HTTT vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin, xử lý dữ liệu

và ra quyết định Nói như vậy không có nghĩa là máy tính không quan trọng trong HTTT Nhất là trong thời đại của công nghệ thông tin, bạn cũng có thể lưu, truyền xử

lý không phải trên máy tính nhưng chắc chắn là không hiệu quả bằng có máy tính

Đối với công việc quản lý thương mại, loại máy tính rất ít quan trọng so với thông tin được cung cấp thích hợp, kịp thời Như vậy, định hướng chính của HTTTQL không phải là máy tính, phần mềm hay kỹ thuật phân tích và thiết kế HTTTQL, mà quan trọng hơn là nhấn mạnh chủ yếu về vấn đề kế hoạch triển khai và sử dụng HTTT (các vấn đề trước và sau khi có hệ thống)

1.1.1 Lý thuyết hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường ĐH… Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau

§ Có các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình

§ Cách thức hay phương pháp xử lý

§ Mục tiêu của hệ thống

Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau tùy theo cách nhìn khác nhau Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (hệ thống cha của nó)

Ví dụ: Hệ thống giao thông bao gồm hệ thống hàng không, hệ thống đường sắt

Có nhiều hệ thống khác nhau và lý thuyết hệ thống đưa ra 4 kiểu hệ thống sau

§ Hệ thống đóng: Đây là dạng hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường Nó

không có các nơi giao tiếp với bên ngoài, hệ thống chỉ tác động trong phạm vi của nó và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lý của hệ thống

đó Kiểu hệ thống này chỉ mang tính chất lý thuyết vì thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau

§ Hệ thống đóng có quan hệ: Đó là hệ thống có sự tương tác với môi trường

Có cả nơi giao tiếp với bên ngoài nhưng hệ thống có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường thể hiện qua các đầu vào (dữ liệu đưa vào) và kết xuất của hệ thống

§ Hệ thống mở: Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng

nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này Khi môi trường thay đổi, hoạt động của hệ thống thay đổi theo Hệ thống thường bị nhiễu loạn do không kiểm soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lý của nó

§ Hệ thống kiểm soát phản hồi Là dạng hệ thống chịu ảnh hưởng của môi

trường bên ngoài nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết Vì vậy dù thay đổi hoạt động của mình nhưng hệ thống vẫn không bị nhiễu loạn Ví dụ hệ thống hướng dẫn tự động của máy bay

là hệ thống kiểm soát phản hồi Kết xuất của hệ thống sẽ quay trở lại là đầu vào của hệ thống nhưng đầu vào này đã có một số thay đổi do môi trường tác động

Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên Ví dụ một hệ thống đóng có quan hệ có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ Hệ thống mở là

hệ thống kiểm soát phản hồi

1.1.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp

Theo cách nhìn hệ thống, chúng ta tìm hiểu hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và các hệ thống con của nó

Như những hệ thống khác, hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý Trước khi giới thiệu các thành phần trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đề cập đến hoạt động ra quyết định ở các cấp độ quản lý trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Các loại hoạt động quản lý và vấn đề ra quyết định

Hoạt động quản lý trong doanh nghiệp thường bao gồm

§ Hoạt động kế hoạch chiến lược: đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài

hạn, các sử dụng và sắp xếp nguồn lực, các chính sách… để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Ví dụ như mục tiêu chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, sản xuất các dòng sản phẩm… Hoạt động này được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, các Phó giám đốc Thông tin về mục tiêu dài hạn được truyền xuống người quản lý cấp dưới và sau đó nhận lại thông tin thực hiện phản hồi từ quản lý cấp dưới để đánh giá thực hiện mục tiêu và điều chỉnh mục tiêu dài hạn cho phù hợp Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là những thông tin tổng hợp, liên quan tới nhiều vùng như kinh tế, xã hội, nhân sự… Hệ thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược cung cấp các thông tin có tính chất tổng hợp giúp cấp quản lý này đánh giá các mục tiêu và cung cấp dòng thông tin từ quản lý cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này

§ Hoạt động kiểm soát quản trị: Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể

dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định sách lược ngắn hạn để thực hiện các mục tiêu cụ thể này Các quyết định sách lược này được truyền đạt xuống cấp quản

lý thấp hơn và ngược lại những thông tin thực hiện cũng được phản hồi từ cấp quản

lý thấp hơn để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu cụ thể Hoạt động quản lý này thường do cấp quản lý trung gian là các phụ trách chi nhánh, phụ trách các vùng hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán thực hiện

§ Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể: Đây là các hoạt động chỉ đạo,

giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ quản

lý cấp trung gian Kiểm soát hoạt động do các trưởng bộ phận, giám sát viên… thực hiện Các thông tin phục vụ hoạt động quản lý này là các thông tin chi tiết,

cụ thể về các hoạt động liên quan ví dụ: mặt hàng A có số lượng tồn bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu? Và hầu hết được lấy từ hệ thống xử lý nghiệp vụ (Kết xuất

hệ thống này là các báo cáo chi tiết các nghiệp vụ, các báo cáo so sánh thực hiện với mục tiêu của cấp độ hoạt động)

Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định… Trong quá trình ra quyết định của các cấp quản lý, các vấn đề thường được phân thành các loại sau:

§ Vấn đề không cấu trúc: Là các vấn đề có thể được giải quyết bằng

nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất, tuy nhiên không có hướng dẫn cụ thể cho xác định lựa chọn tốt nhất này và trong nhiều trường hợp tính đúng đắn của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính xác sau một khoảng thời gian dài Ví dụ người quản lý phải lựa chọn cách tốt nhất để phát triển sản phẩm mới, thị trường mới trong số nhiều giải pháp đưa ra Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng lâu dài tới sự thành công của doanh nghiệp và do

đó nó chỉ có thể kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài Để giải quyết loại vấn đề này người quản lý cần nhiều loại thông tin, dữ liệu liên quan bên trong và ngoài doanh nghiệp về nhiều loại hình hoạt động như kinh tế, xã hội, chính trị… Người quản lý cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không

có cấu trúc

§ Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt

động Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện Ví dụ nhân viên kế toán phải trả được hướng dẫn phải thanh toán các hóa đơn khi đến hạn ngoại trừ trường hợp phải thanh toán sớm hơn theo điều kiện xác định để được hưởng chiết khấu mua Như vậy xác định ngày trả tiền là một vấn đề có cấu trúc vì đã có nguyên tắc để xác định trước ngày cần trả tiền Vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lý các vấn đề đã xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại Các thông tin để giải quyết các vấn đề có cấu trúc thường là thông tin chi tiết về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp

§ Vấn đề bán cấu trúc: Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể

là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc Ví

dụ quản lý cấp cao ấn định chỉ tiêu số lượng sản phẩm sản xuất và lợi nhuận cho quản lý trung gian Từ đó người quản lý này sẽ yêu cầu vật liệu, thuê mướn lao động, lập kế hoạch sản xuất… cho mục tiêu đặt ra Như vậy khi xác định yêu cầu vật liệu, người quản lý cần xác định yêu cầu về số lượng vật liệu (đây

là vấn đề quyết định có cấu trúc vì nó dựa trên số lượng sản phẩm yêu cầu và lượng nguyên vật liệu đơn vị sản phẩm) và người quản lý còn cần xác định yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu (đây là vấn đề cần cân nhắc giữa xu hướng sử dụng nguyên vật liệu, xu hướng yêu cầu chất lượng sản phẩm để đạt kết quả cạnh tranh về sản phẩm và cạnh tranh lợi nhuận Vì vậy đây là vấn đề không có cấu trúc) Hệ thống thông tin sử dụng đề ra các quyết định bán cấu trúc cần kết hợp cả các đặc tính của hệ thống cho quyết định có cấu trúc và hệ thống quyết định không có cấu trúc Vấn đề bán cấu trúc có thể gặp ở tất cả các cấp quản lý nhưng nó thường xảy ra ở các cấp trung gian

1.1.2.2 Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp

Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau trong doanh nghiệp Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành các loại hệ thống: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo, hệ thống chuyên gia

1.1.2.2.1 Các hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS)

Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng đến tình hình tài chính, hệ thống đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động

1.1.2.2 2 Hệ thống thông tin quản lý(MIS)

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống

xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập

từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm

§ Hệ thống thông tin thị trường: Nhằm cung cấp thông tin liên quan về

thị trường tiêu thụ Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh… Hệ thống thông tin này lấy thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp

§ Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất

như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế

§ Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực

tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay, về thị trường chứng khoán (lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài

§ Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về nguồn và cách sử

dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương Về thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực

§ Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống cung cấp thông tin xử lý

nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch Tất cả các hệ thống trình bày trên đều lấy thông tin từ hai nguồn: hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho cả ba cấp quản lý ra quyết định

1.1.2.2 3 Hệ công tác tri thức và tự động hóa văn phòng

Hệ công tác tri thức(KWS) và tự động hóa văn phòng (OAS) phục vụ nhu cầu thông tin ở mức tri thức của tổ chức KWS giúp đỡ các công nhân tri thức, trong khi OAS giúp công nhân dữ liệu mặc dù chúng cũng được các công nhân tri thức sử dụng rất nhiều

Nói chung, công nhân tri thức thường là những người có bằng cấp chính thứcvà thường là thành viên của các chuyên môn đã được thừa nhận như luật

1.1.2.2 4 Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS)

Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát

Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, thông tin thuộc lĩnh vực xã hội, văn hoá liên quan Nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính chất tổng hợp Hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp kế hoạch

1.1.2.2 5 Hệ hỗ trợ điều hành (ESS)

Những nhà quản trị cấp cao thường dùng một loại HTTT gọi là hệ hỗ trợ điều hành (ESS) để ra quyết định ESS phục vụ cho mức chiến lược của tổ chức Chúng đề cập đến các quyết định phi cấu trúcvà tạo ra một môi trường tính toánvà truyền thông tổng quát chứ không cung cấp một ứng dụng cố định hay khả năng đặc biệt nào ESS được thiết kế để tổ hợp các dữ liệu bên ngoài, như các luật thuế mới hay đối thủ cạnh tranh mới, nhưng chúng cũng rút ra các thông tin tóm tắt từ MIS và DSS bên trong Chúng lọc, nén và giữ lại những dữ liệu chủ chốt, nhấn mạnh vào việc rút ngắn thời gian và nỗ lực cần thiết để thu thập được thông tin có ích cho điều hành Mặc dù chúng

có khả năng phân tích giới hạn, ESS sử dụng hầu hết các phần mềm đồ hoạ cao cấpvà

có thể trình bày ngay các hình hoạ và dữ liệu từ nhiều nguồn cho các quan chức điều hành cấp cao hay cho phòng họp ban giám đốc

ESS phải trợ giúp trong việc trả lời các vấn đề như : chúng ta nên tiến hành các hoạt động kinh doanh thế nào? Đối thủ cạnh tranh đang là ai? những thu nhận mới nào

sẽ bảo vệ chúng ta khỏi chao đảo trong kinh doanh? Chúng ta nên bán những đơn vị nào để nâng cao tiền mặt?

Sau đây là sơ đồ mô tả mối quan hệ của các các hệ thống trong tổ chức

Sơ đồ 1: Mô tả mối quan hệ giữa các hệ thống

hệ hỗ trợ điều hành (ESS)

hệ thống tin quản lý (MIS)

hệ hỗ trợ quyết định (DSS)

hệ tri thức, tự động hoá văn phòng (KWS

và OAS)

hệ tác nghiệp (TPS)

Các hệ thống khác nhau trong tổ chức có quan hệ lẫn nhau TPS điển hình là nguồn dữ liệu của các hệ thống khác, trong khi ESS lại chủ yếu nhận dữ liệu ở các hệ thống mức thấp hơn Các hệ thống khác cũng trao đôi thông tin lẫn nhau Nhưng các

hệ thống này nên tích hợp với nhau như thế nào? Quan điểm hệ thống toàn bộ này đang nhanh chóng trở thành lạc hậu Một quan điểm hiện đại hơn là ở chổ các hệ thống nên được tích hợp lẫn nhau - tức là, chúng nên cung cấp các luồng thông tin hệ thống giữa các hệ thống khác nhau Cách tiếp cận tích hợp này có nhiều ưu điểm nhưng lại rất tốn kém

1.2 Một số quan điểm không đúng về hệ thống thông tin

Trên thực tế hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về HTTT và trong đó,

có thể nói, còn có nhiều cách hiểu chưa thực đúng Ở đây tôi xin đề cập đến ba quan điểm chưa đúng về HTTT mà hiện nay tương đối phổ biến Đó là :

· Quan điểm thứ nhất cho rằng: “Hệ thống thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế dần nhưng nguồn thông tin khác”

Trong thực tế những HTTT phức tạp với việc sử dụng máy tính điện tử đã cải thiện rất nhiều khả năng của nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm tra các hoạt động trong tổ chức Nhưng những hệ thống chính thức này chỉ bổ sung chứ không thể thay thế những nguồn thông tin khác Những cuộc họp, tiếp xúc ngẫu nhiên, đối thoại trực tiếp, những cuộc dạo quanh công sở không dự định trước, những hoạt động xã hội

và những điều tương tự vẫn tiếp tục là những nguồn thông tin quan trọng cho nhà quản trị

Sự giao tiếp bằng miệng mang tính cá nhân vẫn là hình thức thường dùng trong công việc hàng ngày của các nhà quản trị Với tư cách là những người lãnh đạo, các nhà quản trị luôn cần thu thập nhiều thông tin về những công việc đang được tiến hành

và những vần đề có thể xuất hiện Những nguồn thông tin này có thể giúp nhà quản trị biết được những vấn đề đang tiềm ẩn, có thể phát sinh nhanh hơn là hệ thống thông tin chính thức Mặt khác, để có một bức tranh tổng thể về những hoạt động trong hệ thống, thông tin chính thức không thể thay thế các phương tiện thông tin phi chính thức khác Vì vậy, nếu cho rằng, thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế các nguồn thông tin khác là sai lầm

· Quan điểm thứ hai cho rằng: “Càng có nhiều thông tin càng tốt” các nhà thiết kế HTTT theo quan điểm này nghĩ rằng : nhiều thông tin sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định tốt hơn và nhà quản trị cần tất cả các thông tin mà họ yêu cầu Cách lý giải này đều chưa xác đáng, vì những lý do sau:

ü Lượng thông tin tăng lên không phải lúc nào cũng gắn với việc nâng cao chất lượng của quyết định Khi thông tin quá nhiều các nhà quản trị dễ rơi vào tình trạng bị ngập đống thông tin, từ đó làm cho việc lựa chon các phương án quyết định sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian

ü Trên thực tế giá trị thông tin không chỉ phụ thuộc vào số lượng, mà còn phụ thuộc vào chất lượng của nó nữa như: mức độ liên quan các vấn đề, tính chính xác, tính hoàn chỉnh, độ tin cậy và đúng lúc

ü Quá nhiều thông tin, thậm chí thông tin có chất lượng cao, khi vượt quá ngưỡng tối ưu, có thể cản trở quá trình ra quyết định Hơn nữa, ngoài số lượng

và chất lượng của thông tin, chất lượng của quyết định còn phụ thuộc vào khả năng nhận thức các vấn đề của người ra quyết định Mặt khác, nhiều thông tin cũng có nghĩa là tăng chi phí Vì vậy, khi xem xét đáp ứng những yêu cầu về cung cấp thông tin đòi hỏi phải cân nhắc thêm về tính hiệu quả kinh tế của quá trình quản trị

Do tâm lí sợ thất bại, nhiều nhà quản trị coi thu thập nhiều thông tin là một phương tiện bảo vệ mình và họ không hiểu rằng thông tin mà họ yêu cầu không phải cái nào cũng cần thiết với công việc

· Thứ ba là quan điểm cho rằng: “Những nhà quản trị cần có những công nghệ mới nhất đang có và càng mới càng tốt” Họ nghĩ rằng HTTT hiệu quả sẽ đòi hỏi những công nghệ mới nhất Trên thực tế không thể phủ nhận được ý nghĩa của những cuộc họp từ xa, những siêu máy tính với dung tích khổng lồ của bộ nhớ…, trong một số tình huống nhất định Nhưng thật nguy hiểm khi cho rằng tất cả ngững cải tiến công nghệ cần phải được ứng dụng vào công tác qủn trị dù

ở điều kiện nào

Nhiều nhà quản trị và nhà doanh nghiệp thường bị ảnh hưởng bởi hiện tượng

“mốt” Khi máy tính trở nên nhanh hơn, mạnh hơn với phần mềm hiện đại hơn, thì họ nghĩ rằng công nghệ mới nhất là cái tốt nhất Nhưng trên thực tế không phải lúc nào cũng vậy Cái mới có tốt hay không phụ thuộc nhu cầu của người sử dụng và cái giá của công nghệ cải tiến Hơn thế nữa, công nghệ cải tiến thường đòi hỏi nhà quản trị phải học cách sử dụng nó và thường kéo theo một số thay đổi nhất định trong tổ chức Điều này dẫn đến chi phí đào tạo tăng Vì vậy trước khi áp dụng cải tiến công nghệ vào hệ thống thông tin đòi hỏi các nhà quản trị phải cân nhắc mọi lợi hại của các mặt

để ra quyết định đúng

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin

HTTT vẫn thường được coi như một hoạt động trợ giúp để tiến hành công việc trôi chảy, dường như ít hoặc không làm ảnh hưởng đến những khu vực quan tâm chính như doanh thu, thị phần,… Tuy nhiên, quan điểm này đang thay đổi ngày một nhiều

Sự cạnh tranh đang mang tới vai trò mới của HTTT Nó có thể đang ảnh hưởng đến doanh thu, sản phẩm mới, thị trường mới và các loại chi phí, cấu trúc tổ chức và khuyến khích sự cải cách Những sự ảnh hưởng như vậy là ảnh hưởng có tính chiến lược lên tổ chức

Một số tổ chức trong vài ngành công nghiệp sẽ tìm thấy những cơ hội mang tính chiến lược cao hay thấp khác nhau Chẳng hạn HTTT trong ngân hàng và dịch vụ tài chính không chỉ là có giá trị đơn thuần mà còn là vấn đề sống còn Những ngành công nghiệp và tổ chức khác có thể tìm thấy ít giá trị hơn

Như những công cụ cạnh tranh

Trong việc đánh giá những ứng dụng của những hệ thống tương lai có thể có giá trị chiến lược, nhiều công ty đang xem xét những hệ thống có ảnh hưởng đến vị trí kinh doanh trong một nền công nghiệp ra sao Michael Porter đưa ra ba chiến lược cạnh tranh tổng quát mà một tổ chức có thể có được :

+ Dẫn đầu về tổng chi phí + Sự khác biệt về sản phẩm + Thị trường mục tiêu Dẫn đầu về tổng chi phí là chiến lược được các hãng sử dụng là những nhà sản xuất với chi phí thấp, đang tăng lợi nhuận và tăng thị phần Mcfarlan, Mckenney và Pyburn cho rằng HTTT có thể có hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính hay ngăn chặn chi phí, cụ thể hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính hay ngăn chặn những chi phí khác cụ thể trong hành chính, những bộ phận trợ giúp khác,

sử dụng những nguồn lực hiệu quả hơn, giảm lưu kho, giảm thất thoát và hư hao trong

sử dụng nguyên liệu thô

Sự khác biệt về sản phẩm là chiến lược dựa vào việc khác biệt hoá các sản phẩm của công ty so với đối thủ cạnh tranh, căn cứ vào những nhân tố khác giá như cung cấp dịch vụ thông tin cho khách hàng với ít hay không phải trả phí HTTT còn có thể giúp hãng phát triển các sản phẩm mới nhanh hơn và như vậy cho phép họ phản ứng nhanh hơn với những xu hướng mới được nhận thấy trong thị trường

Thị trường mục tiêu là chiến lược theo đuổi việc nhận dạng những phân khúc thị trường cụ thể mà hãng có thể lấp đầy bằng cách dẫn đầu về giá hay khác biệt hoá sản phẩm

Làm ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

Như đã đề cập ở phần trên, hầu hết tầm quan trọng hiện tại tập trung vào những

hệ thống chiến lược liên quan đến ảnh hưởng của chúng lên những sản phẩm của Công

ty hay mối liên hệ với đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và khách hàng Sự thay đổi trong cách một công ty được tổ chức và quản lý có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất lao động của công nhân, tốc độ truyền tin, sự tương tác và sau cùng là tốc độ phát triển và quản lý của toàn Công ty

Trong xã hội công nghiệp, các đầu ra kinh tế chủ yếu là dịch vụ và thông tin thì những người có chức trách phải dựa nhiều vào tri thức và tài năng hơn là vị trí hính thức Hình dáng của tổ chức nên phẳng ra vì các công nhân chuyên nghiệp có khuynh hướng tự quản lý, còn việc ra quyết định trở nên phi tập trung hơn khi tri thức và thông tin trở nên rộng rãi hơn; các nhóm chuyên môn gần nhau hơn nhờ kiểu nối mạng “lực lượng đặc nhiệm”

Khuyến khích sự cải cách

Thomas J.Peters và Robert H.Waterman đã đưa ra những bài học từ những công

ty điều hành tốt nhất của Mỹ vào trong cuốn sách bán chạy nhất của họ “Đi tìm sự tuyệt hảo” xuất bản năm 1982 Họ đã chỉ ra tám đặc điểm của Công ty được quản lý một cách tuyệt hảo điển hình không tìm thấy ở những công ty kém thành công hơn Trong đó “Sự sáng tạo” là đang có một ý tưởng còn “Sự cải cách” là không chỉ đang

có một ý tưởng mà còn thực hiện chúng

Thomas J.Peters và Robert H.Waterman chỉ ra rằng những công ty nhấn mạnh việc cải cách hơn là sự sang tạo bởi vì họ mong đợi những người có các ý tưởng hãy thực hiện chúng Sự cải cách thường là một hành động theo nhóm, vì thế tạo ra một môi trường để mọi người có thể chia sẻ ý kiến một cách dễ dàng có thể cung cấp một bầu không khí mà cải cách có khả năng diễn ra hơn

1.4 Các công cụ kỹ thuật để đánh giá hệ thống thông tin tại doanh nghiệp

Nhằm giúp việc xem xét và đánh giá một hệ thống cũng như hỗ trợ cho quá trình phát triển các hệ thống người ta dùng các công cụ kỹ thuật, bao gồm:

§ Các công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin như lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu, sơ đồ logic

§ Công cụ mô tả và tổ chức dữ liệu

§ Công cụ để thu thập và tổng hợp thông tin như các hoạt động phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát…

§ Công cụ để lập kế hoạch và quản trị tình hình thực hiện kế hoạch

§ Công cụ để phân tích, đánh giá tài chính như các hàm tài chính

Tuy nhiên tôi chỉ trình bày nhóm công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin

là lưu đồ thủ công và sơ đồ logic

1.4.1 Lưu đồ thủ công

Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống Có nhiều lưu đồ như lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình và lưu đồ chứng từ

Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống đều mô tả hoạt động xử lý hay luân chuyển

dữ liệu của hệ thống Tuy nhiên giữa chúng có khác biệt nhỏ là lưu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ còn lưu

đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới hướng xử lý của hệ thống, không trình bày chi tiết

cụ thể các liên của chứng từ Xu hướng hiện nay người ta không còn để ý phân biệt lưu

đồ chứng từ hay lưu đồ hệ thống mà gọi chung là lưu đồ

Lưu đồ chương trình hay lưu đồ khối là lưu đồ trình bày trình tự xử lý của một chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó

Tất cả các loại lưu đồ trên đều sử dụng các ký hiệu giống nhau và các nguyên tắc vẽ giống nhau

1.4.1.1 Các ký hiệu lưu đồ

Lưu đồ sử dụng rất nhiều ký hiệu Trước hết chúng ta làm quen với các ký hiệu

cơ bản trong lưu đồ

Xử lý

Vào/

Ký hiệu này mô tả hoạt động xử lý trong hệ thống

Ký hiệu này mô tả dữ liệu được đưa vào hệ thống để xử lý hay thông tin là kết quả của một xử lý

Hướng luân chuyển của dữ liệu hay xử lý trong lưu đồ Ký hiệu chỉ ra thứ tự hoạt động và hướng lưu chuyển dữ liệu Mũi tên là cần thiết khi lưu đồ được trình bày khác với chiều

Các ký hiệu trên gọi là ký hiệu cơ bản vì nó không mô tả chi tiết phương tiện vật lý liên quan tới xử lý hay luân chuyển dữ liệu

Tuy nhiên, khi sử dụng lưu đồ để đánh giá hay mô tả hoạt động của hệ thống người đọc cần biết chính xác phương thức vật lý liên quan tới xử lý chẳng hạn như chứng từ gì đưa dữ liệu vào cho hệ thống xử lý hay hoạt động xử lý nào đó được thực hiện bằng tay hay bằng máy Vì vậy trong ký hiệu lưu đồ, người ta còn quy định ký hiệu chi tiết liên quan tới phương tiện vật lý trong hoạt động của hệ thống sau đây là các ký hiệu chi tiết thường dùng trong lưu đồ mô tả qui trình hoạt động xử lý hoạt động kinh tế của doanh nghiệp

Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy Ký hiệu này dùng để kết nối các phần khác nhau trong cùng trang giấy của lưu đồ

Điểm nối điểm nối sang trang Ký hiệu này cũng tương tự như ký hiệu nối lưu đồ nhưng dùng trong trường hợp các điểm nối ở khác trang lưu đồ

Ký hiệu này dùng để ghi thêm các chú thích cho các ký hiệu hay nội dung trong lưu đồ

Ký hiệu này có hai ý nghĩa:

§ Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ

§ Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin được bắt đầu từ đâu haychuyển tới đâu

Ký hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằng thiết bị Video, màn hình, máy in chứ không in ra giấy

Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng phương tiện mà hệ thống máy có thể truy suất trực tiếp không cần tuần tự

1.4.1.2 Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ

§ Một số quy ước khi vẽ lưu đồ

o Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký

hiệu thể hiện kết quả của xử lý

o Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ

liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường qui định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng

§ Các bước hướng dẫn cơ bản để vẽ lưu đồ

a Phân tích mô tả hệ thống để xác định các bộ phận xử lý, các xử lý

của từng bộ phận và đầu vào, đầu ra của xử lý

b Chia trang giấy thành các cột (nếu lưu đồ trình bày mối quan hệ

Ký hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy

tờ Thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu trữ theo một tiêu thức phân loại nào đó như ngày, số, tên dữ liệu Vì vậy để mô tả các tiêu thức phân loại này, người ta quy ước:

D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu

A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu

Ký hiệu này mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị bằng bàn phím, cần gạt, máy quét…

+ Dễ dàng phát hiện tình trạng không đầy đủ trong việc theo dõi nguồn gốc của một tài liệu, giúp phân tích viên có nhu cầu cần phải điều tra nghiên cứu thêm

+ Đòi hỏi ít kiến thức kỹ thuật để có thể đánh giá đúng tài liệu và vì vậy có thể được dùng như một công cụ thông tin giữa người sử dụng

hệ thống và phân tích viên để kiểm tra và hiệu chỉnh hiểu biết của phân tích viên

+ Dễ dàng xác định các yếu điểm trong hệ thống như tạo ra các tài liệu không cần thiết, thiếu sự kiểm tra, lặp lại những công việc không cần thiết và những điểm tắc nghẽn

· Nhược điểm

+ Với những hệ thống tích hợp cao thì những lưu đồ trở nên khó quản

lý hơn (khổ giấy lớn hơn) Đôi khi cần phải sử dụng những kí hiệu kết nối hết giấy và tiếp tục là cần thiết nhưng là nguyên nhân làm giảm các yếu tố trực quan hình ảnh và tính rõ ràng của lưu đồ

+ Chúng khó sữa đổi

+ Phải nhận thấy rằng khi phân tích một hệ thống hiện tại thì những thông tin không chính thức là một phần quan trọng Lưu đồ có thể biểu diễn bất kì một dạng nào của những thông tin này

1.4.2 Lưu đồ logic

Lưu đồ logic đựơc dùng như một phương pháp ghi rõ thủ tục một cách chính xác Nếu có dự định viết một chương trình từ những mô tả này thì lưu đồ được gọi là lưu đồ logic của chương trình

1.4.2.1 Ký hiệu lưu đồ logic

Dòng chảy

Được dùng để chuyển hướng những

kí hiệu khác nhau : nghĩa là, điều khiển

Đầu cuối (bắt đầu/kết thúc)

Được dùng để chỉ điểm bắt đầu hay kết thúc của lưu đồ

Quá trình/hành động

Được dùng để minh hoạ sự hoạt động của bất kỳ một quá trình

Quyết định hay hỏi

Được dùng để phân biệt hai trạng thái chọn lựa hệ quả là: dòng điều khiển sẽ đi theo chiều này hay chiều kia Chỉ có hai trạng thái chọn lựa trong hộp quyết định : Đúng (có) và Sai (không)

1.4.2.2 Ưu điểm và khuyết điểm trong việc sử dụng lưu đồ logic

và đánh giá có điều kiện + Có thể dùng mô tả những chương trình cho những người lập trình

· Nhược điểm

+ Sử dụng nhiều lệnh GOTO nếu được dùng trong thiết kế chương trình Điều này dẫn đến chương trình có một logic mê hồn trận + Rất khó và tốn nhiều thời gian để thay đổi một khi đã vẽ xong

1.5 Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống

1.5.1 Tổng quan

Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống Kết quả của quá trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế của một hệ thống mới, có thể là điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ nguyên hệ thống hiện hành Quá trình thiết kế

hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chuyên viên phân tích hệ thống kết luận

đúng

sai

mới đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa các chi phí và lợi ích Trong quá trình thiết kế

hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ quá trình phân tích hệ thống sang các hình thức có thể thực hiện được; kể từ đó, quá trình thực hiện và vận hành hệ thống được bắt đầu

1.5.2 Công cụ phân tích và thiết kế hệ thống

Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu sử dụng nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ hơn Các thành viên của đội xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, sử dụng kết quả phỏng vấn và sử dụng các kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm thế nào hệ thống hiện tại hoạt động Họ thu nhập các ghi chú có từ những hoạt động này và đính kèm chúng trong giấy làm việc của đội nghiên cứu Họ kẻ các lưu đồ hoặc sơ đồ dòng dữ liệu, đề ra các câu hỏi và cũng có thể xem xét và đánh giá các báo cáo do các kiểm toán viên độc lập hoặc các kiểm toán viên nội bộ cung cấp

Xem xét đánh giá các tài liệu

Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: tài liệu tổ chức, tài liệu cá

nhân và tài liệu xử lý

Đội nghiên cứu có thể xem các tài liệu có sẵn tập trung vào cách các cá nhân thực hiện công việc của họ Những tài liệu này bao gồm bảng mô tả công việc, thủ tục thủ công, tiêu chuẩn thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính Các tài liệu cá nhân thường rất chi tiết và việc kiểm tra nó là một tiến trình lâu dài Trong nghiên cứu tài liệu các thành viên của đội tìm ra những mô tả của các nhiệm vụ cá nhân và những mô

tả này có thể giúp xác định nguồn gốc của vấn đề cần giải quyết Thông thường, một nhu cầu thông tin mới hoặc kỹ thuật công nghệ mới yêu cầu thây đổi các nhiệm vụ này

và tập trung dữ liệu vào những nhiệm vụ hiện có nhằm thực hiện các hoạt động phát triển sau này dễ dàng hơn

Một loại tài liệu khác được đội nghiện cứu kiểm tra là tài liệu xử lý Những tài liệu này cung cấp thông tin về nơi giao tiếp giữa các nhiệm vụ cá nhân và giữa các nhiệm vụ này với máy tính Việc xử lý tài liệu chỉ ra các cách, các thủ tục nhập liệu bằng tay và nhập dữ liệu tự động bằng máy tính, nó bao gồm các lưu đồ, các biểu mẫu

và báo cáo mẫu Bằng cách kiểm tra lưu đồ, đội nghiên cứu xác định các tiến trình tuần tự được thực hiện tạo nên hệ thống tiến trình này có thể tạo ra cơ hội giải quyết các vấn đề tồn tại dễ hơn việc phân tích các công việc cá nhân Các biểu mẫu xác định

dữ liệu mà hệ thống thu nhập và báo cáo mẫu mô tả thông tin nó cung cấp Các biểu mẫu và các báo cáo mẫu có thể được thay đổi để thõa mãn nhu cầu mới về thông tin hoặc để thực hiện một kỹ thuật công nghệ mới

Việc xem xét, đánh giá các tài liệu là công việc quan trọng và cần thiết Tuy nhiên, có thể các tài liệu không còn hữu ích, ví dụ, trong trường hợp hệ thống đang được nghiên cứu đã quá lạc hậu, các lưu đồ, các mô tả thủ tục thủ công, các mô tả công việc có thể không còn chính xác

Phỏng vấn

Sau khi thu thập tài liệu, bước tiếp theo để khảo sát sơ bộ hệ thống hiện hành là tiến hành phỏng vấn Trước thành viên của đội nghiên cứu phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống Trong khi phỏng vấn, đội nghiên cứu không những tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại mà còn cố gắng tranh thủ sự nhiệt tình ủng hộ của người quản lý Sự phối hợp tất cả người dùng hệ thống rất quan trọng để cho việc nghiên cứu thành công và sự phối hợp này dễ dàng đạt được nếu các nhân viên nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ nó Sau khi phỏng vấn người quản lý, các thành viên khác của đội nghiên cứu bắt đầu phỏng vấn các giám sát viên

và các nhân viên thừa hành

Trong quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu yêu cầu người được phỏng vấn mô

tả nhiệm vụ, công việc của họ Điều này cho phép đội nghiên cứu biết được tại sao các

tài liệu hiện hành không phù hợp hiện tại (out of date) Đội cũng hiểu ý kiến của người

được phỏng vấn trong mối liên hệ với các vấn đề cần giải quyết, những yêu cầu thông tin hoặc thay đổi kỹ thuật công nghệ Thậm chí giám sát viên và các nhân viên thừa hành có thể giới hạn khả năng tiến triển của vấn đề cần giải quyết: họ có thể đưa ra những thông tin về nguồn gốc của nó, các giải pháp tình huống, những khó khăn vốn

có trong việc cung cấp thông tin mới hoặc trong giới thiệu một kỹ thuật mới Trong khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội nghiên cứu có thể ghi nhận hoặc thu thập các biểu mẫu đầy đủ nhằm dùng cho việc xem xét lại sau này

Nếu cấp quản lý quyết định giới thiệu một hệ thống mới, người phỏng vấn cần phải nắm bắt được sự chấp nhận của người dùng Người dùng cũng cung cấp cho đội nghiên cứu những thông tin cần thiết để hiểu cách hệ thống hiện hành hoạt động Đội nghiên cứu sử dụng sơ đồ, bảng quyết định, các câu hỏi và kỹ thuật đo lường công việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về hệ thống

Mô hình dữ liệu

Sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, đánh giá tài liệu

và quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu hệ thống thiết kế một mô hình dữ liệu được hệ thống hiện hành sử dụng Mô hình dữ liệu là một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả

dữ liệu của tổ chức, dữ liệu được mô tả trong mô hình dữ liệu phụ thuộc vào phương

Khi được thực hiện chính xác, mô hình dữ liệu là điều kiện đảm bảo quá trình

xử lý dữ liệu của hệ thống chính xác, luôn được cập nhật, và thỏa mãn tất cả các nhu cầu thông tin.Các dữ liệu cũng được tổ chức nhằm có thể dễ dàng điều chỉnh trong tương lai khi có các yêu cầu thông tin mới Điều này đảm bảo tính linh hoạt của dữ liệu Một phương pháp tiếp cận thông thường của việc tổ chức mô hình dữ liệu là sử dụng sơ đồ quan hệ thực thể

Mô hình xử lý – Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

Đội nghiên cứu hệ thống tạo các mô hình xử lý nhằm minh họa cho hệ thống hiện hành Kỹ thuật tổ chức và mô tả quá trình xử lý dữ liệu, nhập liệu và kết xuất của một hệ thống được gọi là mô hình xử lý của hệ thống Phương pháp thông thường được sử dụng để mô tả mô hình xử lý của hệ thống là việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu Một sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin

và nơi kết xuất dữ liệu bên ngoài Một lưu đồ minh họa trình tự các tiến trình; lưu đồ

có thể là lưu đồ hệ thống hoặc lưu đồ chứng từ

Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dòng dữ liệu mang tính logic hơn là tính tự nhiên, chúng cho phép các phân tích viên sáng tạo hơn Phân tích viên buộc phải nghĩ về cái nên làm hơn là làm bằng cách nào Điều này cung cấp phương tiện cho họ xác định các vấn đề cần giải quyết dễ hơn và phát triển các giải pháp tốt hơn Một chuyên viên phân tích hệ thống nếu bị những chi tiết mang tính kỹ thuật ám ảnh thì có thể không nhận thấy những nhu cầu thông tin của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống cho đến khi không thể sửa sai được; đồng thời, nếu bỏ qua các chi tiết mang tính kỹ thuật thì giữa người dùng và các phân tích viên có thể hiểu nhau dễ dàng hơn - do người dùng thường không hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật Chính vì những lý do này, trong phân tích và thiết kế hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu ngày càng thay thế vai trò của lưu đồ

Một nhân viên có thể sẽ tiếp cận với một trong những cách thức mô tả mô hình

xử lý của hệ thống, tuy nhiên, đội nghiên cứu hệ thống sử dụng mô hình xử lý hệ thống này vì ba mục đích: khái quát hóa, tài liệu hóa, và phân tích Sơ đồ là phương pháp hiệu quả để khái quát điều mà đội nghiên cứu tìm hiểu được qua phỏng vấn và xem xét và đánh giá tài liệu Ví dụ, qua các cuộc phỏng vấn, chuyên viên phân tích ghi lại các ghi chú, những ghi chú này mô tả quan điểm của các nhân viên riêng biệt Sau

đó phân tích viên thể hiện khái quát thông tin này vào một biểu mẫu mô tả toàn bộ các hoạt động đứng trên quan điểm tổng quát của doanh nghiệp Sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho phân tích viên này làm nhiệm vụ này dễ dàng hơn

Sơ đồ dòng dữ liệu cũng cho phép đội nghiên cứu dẫn chứng bằng tài liệu về phương thức hoạt động của hệ thống hiện hành Sơ đồ dòng dữ liệu được tạo ra trong khảo sát sơ bộ sẽ cập nhật các tài liệu cũ mà có thể không cần tốn thời gian sữa chữa Nếu giai đoạn thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một quá trình phân tích hệ thống thì khi thiết kế và chuyển đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ thống cũ Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã

có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành

Sơ đồ dòng dữ liệu cũng có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập hợp hết các dữ liệu của nó Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu phân tích hệ thống hiện hành để xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc các tiềm năng cải tiến Một sơ đồ dòng dữ liệu chứa những

mô tả súc tích các tiến trình tạo ra hệ thống Phân tích viên có thể thấy sự ảnh hưởng của vấn để cần giải quyết hoặc sự cải tiến dễ hơn so với khi ghi chú, tường thuật hoặc dạng khác của tài liệu được sử dụng Trong thực tế nhiều phân tích viên kinh nghiệm thấy rằng các tiến trình của sơ đồ dòng dữ liệu tự nó giúp xác định vấn đề cần giải quyết hoặc tạo ra ý tưởng cho hệ thống mới

từ tập thể người dùng hệ thống Lúc này, người dùng cần hoàn thành bảng câu hỏi hơn

là được phỏng vấn riêng lẻ Cách tiếp cận này có hiệu quả khi đội nghiên cứu đã điều tra hệ thống và đã xác định các yêu cầu thông tin quan trọng Ví dụ, để có thể thu thập

số liệu thống kê liên quan đến sự thỏa mãn yêu cầu của người dùng hoặc việc sử dụng

hệ thống thường xuyên, để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đội nghiên cứu hệ thống nên sử dụng bảng câu hỏi Tuy nhiên việc sử dụng bảng câu hỏi thay cho phỏng vấn có thể không thu thập đầy đủ thông tin quan trọng do khi sử dụng bảng câu hỏi, các phân tích viên không có cơ hội hỏi các câu hỏi mang tính chất thăm dò cũng không làm cho người được phỏng vấn sẵn sàng cung cấp thông tin

Đo lường công việc

Các bảng câu hỏi đôi khi được sử dụng chung với việc tìm hiểu khối lượng công việc Khi các công cụ hệ thống khác được đội nghiên cứu sử dụng nhằm xác định các nhiệm vụ được thực hiện trong hệ thống thì việc tìm hiểu khối lượng công việc xác định cường độ hoặc kế hoạch đối tượng của nhiệm vụ này

1.6 Một số khái niệm cần nghiên cứu

1.6.1 ERP ( Enterprise Resource Planning )

ERP là một hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp bằng CNTT, cho phép họ

tự kiểm soát được trạng thái năng lực của mình Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong

hệ thống ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinh doanh-sản xuất-dịch vụ dựa vào khả năng tích hợp và tính mở đã được tổ chức từ trước thông qua việc tham số hóa tất cả các nghiệp vụ phát sinh

ERP đại diện cho một phương pháp để tích hợp và đơn giản hoá các chức năng quản lý được vi tính hoá ERP không phải là một sản phẩm hay một tổ chức mà là một

mô hình để các tổ chức dựa vào nó thực hiện các nhiệm vụ chính yếu của mình một cách có hiệu quả nhất

Mục đích chính của ERP là tích hợp các hệ thống hiện đang sử dụng và loại bỏ việc nhập dữ liệu không cần thiết và xử lý các giao tác Đây là hai mục đích cơ bản của ERP cũng như việc xem cét đánh giá rất nhiều các hệ thống có liên quan để thoã mãn nhu cầu người sử dụng Đồng thời cũng cung cấp nhiều hơn nữa sự quản lý cục

bộ của riêng từng phòng ban, bộ phận và riêng từng nhân viên Cách tiếp cận theo nghĩa tự phục vụ này có nghĩa là các cá nhân ít phụ thuộc vào các cá nhân khác để quản lý công việc và có được các thông tin cần thiết

Cấu trúc của ERP bao gồm các phân hệ sau:

1 Kế toán tài chính

- Sổ cái

- Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng

- CSDL khách hàng

- Đơn đặt hàng và các khoản phải thu

- Mua hàng và các khoản phải trả

- Lương

- Nhân sự

- Tài sản cố định

- Lập kế hoạch sản xuất (MPS - Master Production Schedule)

- Lập kế hoạch NVL (MRP - Material Requirements Planning)

- Lập kế hoạch phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning)

- Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP - Capability Requirements Planning)

- Công thức sản phẩm (BoM - Bill of Material)

- Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)

- Quản lý mã vạch (Bar Coding)

- Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)

7 Công cụ lập báo cáo

Có ba chiến lược thường được sử dụng để tổ chức triển khai một dự án ERP, đó là: The big bang, Franchising strategy và Slam drunk

The big bang

Phần này là những những bước đến tham vọng và khó khăn nhất cho việc thực hiện ERP Các công ty loại bỏ các hệ thống sẵn có của họ và thiết lập một hệ thống ERP duy nhất xuyên suốt toàn bộ công ty Phương pháp này chiếm ưu thế cho việc thực hiện ERP Hầu hết các câu chuyện khủng khiếp về thực hiện dự án ERP từ những năm 90 đã cảnh báo chúng ta về những công ty sử dụng chiến lược này Việc khiến mọi người cộng tác và chấp nhận hệ thống phần mềm mới cùng một thời điểm là một

sự nỗ lực lớn lao vì hệ thống mới không có bất kỳ điểm tán thành nào Không ai trong công ty có kinh nghiệm sử dụng nó vì thế không ai biết chắc nó có hiệu quả hay không Hơn nữa, dự án ERP luôn cần sự thoả hiệp

Franchising-strategy

Con đường này thích hợp với các công ty lớn hoặc các công kinh doanh nhiều ngành khác nhau mà không tham gia chung các quy trình xuyên suốt phổ biến qua các đơn vị kinh doanh khác nhau Các hệ thống ERP độc lập được cài đặt ở từng đơn vị khi kết nối các quy trình chung như Kế toán Tài chính trong toàn bộ công ty Phương pháp này được xem là phổ biến nhất cho việc thực hiện ERP Trong nhiều trường hợp, các đơn vị kinh doanh đều có các “trường hợp cá biệt riêng” của ERP, đó là hệ thống riêng biệt và cơ sở dữ liệu Các hệ thống kết nối với nhau chia xẻ thông tin cần thiết của công ty, tạo một hình ảnh rõ nét xuyên suốt các đơn vị kinh doanh khác nhau (như tổng doanh thu của một đơn vị nào đó, chẳng hạn) hay cho các quá trình không khác biệt nhiều của đơn vị này hay đơn vị khác (lợi nhuận của bộ phận Hành chánh nhân sự,

có lẽ vậy) Thông thường, việc triển khai này bắt đầu với phần cài đặt thí điểm ở một đơn vị kinh doanh phù hợp, cho dù có sự cố xảy ra thì nòng cốt kinh doanh vẫn không

bị phá vỡ Kế hoạch cho chiến lược này cũng mất thời gian dài

Slam-drunk

ERP thiết kế các qui trình trong phương pháp này, tập trung vào một số quy trình chính yếu như những quy trình nào có phân hệ Tài chính của hệ thống ERP Slam drunk thường dành cho các công ty nhỏ muốn phát triển vào hệ thống phần mềm ERP Nhiều công ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt phần mềm trong suốt đoạn đường thực hiện Lúc này, nhiều người khám phá ra rằng hệ thống slammed của ERP có hiệu quả hơn hệ thống sẵn có vì nó không bắt buộc mọi người thay đổi bất kỳ thói quen nào của họ

1.6.2 CRM (Customer Relationship Management)

CRM bao gồm các phạm trù: các khái niệm, các công cụ và các tiến trình cho phép một tổ chức hiểu và phục vụ những người mà nó muốn thiết lập mối quan hệ, CRM sẽ tập hợp các thông tin về khách hàng và sử dụng chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu của khách hàng

Thực hiện CRM không chỉ là cài đặt một công cụ kỹ thuật mà nó có nghĩa là việc chuyển một chiến lược sang các ý tưởng thực hiện mà đảm bảo đạt được các mục tiêu của chiến lược dựa trên CRM Các ý tưởng này thường được đề cập đến như là chăm sóc khách hàng hay giao tiếp khách hàng

Một điều đáng lưu ý là công nghệ thông tin có vai trò không nhỏ vào CRM Bảng mô tả sau đây sẽ cho thấy bốn nhiệm vụ chủ chốt của CRM phụ thuộc rất nhiều vào các công nghệ thông tin được sử dụng trong CRM

Bảng 1: Bảng mô tả vai trò của công nghệ thông tin trong CRM

khách hàng

+ Phân tích riêng từng mức

+ Quản lý quan

hệ khách hàng

+ Hệ thống tự động trả lời

+ Tự động bán hàng + Tự động quá trình marketing

Các công nghệ thông tin

+ Riêng biệt hoá website

+ Khai thác dữ liệu

+ Tìm hiểu về tổ chức

+ Ứng dụng website

+ Liên lạc không dây

+ ERP + E-commerce

1.6.3 Thương mại điện tử ( E-Commerce)

Thương mại điện tử (TMĐT) đơn giản là phương thức điện tử để làm thương mại, nhưng đằng sau nó là cả một thay đổi về thói quen, phong cách làm việc và kinh doanh TMĐT không tạo ra mặt hàng mới, không tìm ra thị trường mới mà lập nên một phương thức giao dịch mới, từ đó giúp tăng kim ngạch mặt hàng, mở rộng thị trường

Về mặt bản chất: TMĐT gồm toàn bộ các chu trình và các hoạt động kinh doanh của các tổ chức và cá nhân được thực hiện thông qua phương tiện điện tử TMĐT phải được xây dựng trên một nền tảng vững chắc về cơ sở hạ tầng (bao gồm cơ

sở hạ tầng về kinh tế, công nghệ, pháp lý và nguồn nhân lực)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY TNHH LONG HIỆP

A GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH LONG HIỆP

2.1 Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Long Hiệp

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Long Hiệp 2.1.1.1 Quá trình hình thành

Công ty TNHH Long Hiệp là doanh nghiệp liên doanh giữa bên Việt Công ty TNHH Long Sinh với bên nước ngoài-Công ty TNHH YowMinh, hoạt đông theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 19/GP-KCN-Khánh Hoà do ban quản lý khu công nghiệp Khánh hoà cấp ngày 07/3/2002

Nam-Tên Công ty : Công ty TNHH Long Hiệp Tên giao dịch bằng tiếng nước ngoài : UNILONGSCO.LTD Địa chỉ : lô B1-Khu công nghiệp Suối Dầu-Diên Khánh-Khánh Hoà

Điện thoại : 058.743345 ~ 7 Fax : 058.743348 ~ 9 Email : unilongs@dng.vnn.vn Website : http://www.unilongs.com.vn Tổng số vốn đầu tư của Doanh nghiệp là : 3.500.000 USD Tổng vốn pháp định của Công ty là : 3.500.000 USD Trong đó:

Bên Việt Nam góp 700.000 USD chiếm 20% vốn pháp định bằng tiền và tài sản

Bên nước ngoài góp 2.800.000 USD chiếm 80% vốn pháp định bằng tiền và máy móc thiết bị

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Được thành lập vào đầu năm 2002 với đội ngũ cán bộ công nhân viên còn ít và non trẻ nhưng rất nhiệt tình năng nổ trong công việc, ham học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bước đầu Công ty đã thu được những thành tựu đáng kể

Trong năm 2003, do nhu cầu của người tiêu dùng đối với các sản phẩm của Công ty ở các tỉnh thành ngày càng cao, để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng Công ty đã thành lập thêm chi nhánh tại C11/12 ấp 3, xã Tân Trúc, Huyện Bình Chánh, Tp Hồ Chí Minh và một chi nhánh ở Đà Nẵng

Qua thời gian hoạt động, Công ty đã dần lớn mạnh và mở rộng với đội ngũ cán

bộ, nhân viên nghiệp vụ khoa học kỹ thuật được các chuyên gia nước ngoài huấn luyện chuyên nghiệp, thực hiện tốt các công tác hậu mãi và đáp ứng kịp thời, thoả đáng nhu cầu của thị trường Bên cạnh đó không ngừng trau dồi tiếp nhận những kiến thức khoa học kỹ thuật tiên tiến, nắm bắt ý kiến của người sử dụng để sản phẩm đưa ra ngày một hoàn thiện hơn

Hiện nay các sản phẩm của Công ty đã được người tiêu dùng của cả nước ưa chuộng và tin cậy Với hơn 120 mặt hàng khác nhau, được phân phối và tiêu thụ bởi hàng trăm đại lý trong cả nước, Công ty ngày càng vững mạnh và gây được tiếng vang lớn trên các thương hiệu sản phẩm của mình

Hầu hết các sản phẩm của Công ty TNHH Long Hiệp đều đã được Cục Sở Hữu Trí Tuệ cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá, đồng thời Công ty cũng đã được tập đoàn AFAQ AFNOR INTERNATIONAL của Pháp cấp giấy chứng nhận về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001:2000

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 2.1.2.1 Chức năng của Công ty

Công ty TNHH Long Hiệp được thành lập gồm các chức năng : sản xuất kinh doanh chế biến nguyên phụ liệu, thức ăn chăn nuôi ( thuỷ sản, gia cầm, gia súc ), thức

ăn tôm, men vi sinh, chất cải tạo ao chuồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, thuốc thú y thuỷ sản, phân bón

2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty

Theo quy chế hoạt động của Công ty được trưởng ban quản lý Khu Công Nghiệp Khánh Hoà phê duyệt ngày 07/3/2002 thì Công ty có các nhiệm vụ sau:

Ø Tổ chức sản xuất kinh doanh những mặt hàng đã dăng ký kinh doanh

Ø Thực hiện nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách kinh tế của Nhà nước

Ø Thực hiện phân phối theo lao động trên cơ sở hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh, không ngừng chăm lo cải thiện điều kiện làm việc, đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ cán bộ công nhân viên của Công ty

Ø Bảo vệ Công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường , giữ gìn trật tự an ninh, đảm bảo an toàn xã hội

2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Long Hiệp 2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

2.2.1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Long Hiệp

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÒNG HOÁ NGHIỆM KCS

PHÒNG SẢN XUẤT

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG HÀNH CHÁNH XNK

PHÒNG

KỸ THUẬT

PHÒNG

TỔ CHỨC

PHÒNG QUẢN

LÝ KD

PHÒNG

KD THUỐC THÚ Y

PHÒNG

KD THỨC

ĂN TÔM

PHÒNG

KD THỨC

ĂN GS,GC

2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

v Hội đồng quản trị

Là cơ quan quản lý Công ty có thẩm quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty Quản lý Công ty theo điều lệ và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn của Công ty, trực tiếp theo dõi

đề ra các phương pháp cần thiết nhằm thực hiện tốt các hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ, huy động vốn cho từng thời điểm thích hợp

v Tổng giám đốc

Tổng giám đốc có trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp, xây dựng các chiến lược phát triển và đề ra các phương án đầu tư của Công ty nhưng phải trình hội đồng quản trị xem xét và phê duyệt Đại diện cho doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, toà án và bên thứ ba về tất cả các vần đề liên quan tới doanh nghiệp Đồng thời chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị và báo cáo kết quả

v Phó tổng giám đốc thứ nhất

Cùng với tổng giám đốc điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp, quản lý nhân viên và chịu trách nhiệm hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh Thay mặt doanh nghiệp ký kết các hợp đồng lao động phù hợp với quy định Việt Nam

v Giám đốc kinh doanh

Theo dõi mọi vấn đề có có liên quan tới hoạt động kinh doanh Tham mưu cho Ban Lãnh Đạo trong việc đề ra các chiến lược kinh doanh Quản lý các

nhân viên trong bộ phận, trao đổi góp ý với bộ phận sản xuất

v Phòng tổ chức

Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác cán bộ nhân sự, triển khai việc xây dựng và áp dụng các định mức lao động Chịu trách nhiệm quản lý hướng dẫn lập hồ sơ các hợp đồng lao động theo quy định Quản lý và hướng đẫn các phòng ban về cách thức quản lý lao động tiền lương theo quy định của luật lao động, xây dựng nội quy, quy chế kỷ luật trong Công ty

v Phòng sản xuất

Thực hiện kế hoạch sản xuất của ban giám đốc và chỉ tiêu của ban giám đốc

đề ra, thống kê lại hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, xây dựng các phương hướng sản xuất cho kỳ sau, sắp xếp, phân công công việc trong bộ phận sao cho phù hợp với điều kiện sản xuất Đảm bảo thiết bị luôn hoạt động trong trạng thái

ổn định trong mùa vụ sản xuất, kiểm tra các thong số trong quá trình sản xuất Đồng thời luôn cải tiến thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, cung cấp thông tin kịp thời cho sản xuất, tìm và khắc phục những khó khăn trong công tác, hạn chế lượng hao phí trong sản xuất Thực thi an toàn vệ sinh lao động

v Phòng quản lý kinh doanh

Có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc trong công việc quản lý điều hành các công việc liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp làm ra Đề ra các phương án nghiên cứu và tìm kiếm thị trường tiên thụ sản phẩm đầu ra Là cầu nối giữa khách hàng với Công ty về tiêu thụ sản phẩm, báo cáo số lượng tiêu thụ, công nợ lên ban lãnh đạo Làm hợp đồng mua bán và đối chiếu công nợ với khách hàng, có quyền từ chối những đơn đặt hàng của khách hàng nếu vi phạm các điều khoản trong hợp đồng

v Phòng kinh doanh thức ăn tôm, gia súc, gia cầm và thuốc thú y

Giới thiệu và hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm của Công ty Phối hợp với bộ phận quản lý kinh doanh thu hồi công nợ và các quá trình liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm Lập các chương trình khuyến mãi, quảng cáo, phân công địa bàn hoạt động

v Phòng kỹ thuật

Đăng ký sản xuất sản phẩm, theo dõi công việc thử nghiệm Chuẩn bị tài liệu liên quan tới sản phẩm (tài liệu kỹ thuật và quảng cáo sản phẩm), đặt in ấn bao bì tài liệu Thu mua nguyên vật liệu trong nước Đồng thời, có quyền đồng

ý, từ chối hoặc đòi bồi thường nếu nhà cung cấp vi phạm các điều khoản trong hợp đồng thu mua nguyên liệu

v Phòng hoá nghiệm KCS

Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm của Công ty Kiểm tra đánh giá chất lượng bán thành phẩm trên các dây chuyền sản xuất Đồng thời kiểm tra, giám sát việc nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm mới, tổ chức bảo quản nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đúng tiêu chuẩn chất lượng quy định

Giai doạn 2

- Nguyên liệu tại bồn giữ nguyên liệu được thêm nguyên tố và chất phụ gia, sau khi được lấy mẫu kiểm tra tại phòng hoá nghiệm thì được đưa xuống máy đùa tải nguyên liệu ra băng chuyền lên tầng 5, qua hệ thống xử lý từ trường đến bồn giữ nguyên liệu ở tầng 1 rồi rơi xuống hệ thống hỗn hợp phụ ở tầng 3 và hệ thống hấp chín bằng lò

hơi đi qua máy tạo viên rồi đưa ra hệ thống sấy khô ở tầng 2, qua thiết bị làm nguội tới máy sàn cho ra thành phẩm đưa về bồn chứa thành phẩm Thành phẩm cỡ nhỏ được hút băng máy hút không khí, các thành phẩm cỡ lớn được đưa qua máy nghiền, qua lưới sàn lọc tách bụi cho ra thành phẩm tuyệt đối rồi đưa đi đóng gói , may bao

2.2.2.2 Thức ăn gia súc, gia cầm

- Sau khi chuyển nguyên liệu tươi cho khởi động máy, sau đó dây chuyền sẽ

tự động hoá

- Đưa nguyên liệu vào máy nhào trộn trục đơn tạo thành hỗn hợp nguyên liệu rồi được đưa vào xoắn ốc tải nguyên liệu ở mức độ vừa phải ra băng chuyền tới bồn chứa, tới máy xoắn ốc, sau đó đưa qua máy xay, tới máy phân loại từng nguyên liệu rồi đưa qua bồn chứa từng loại nguyên liệu Máy nâng đưa nguyên liệu lên máy tuyển lựa rồi đến máy nhào trộn trục đôi, sau đó đưa qua máy làm nguội ngược dòng, máy tụ bột, qua máy làm nguội thành thành phẩm được đóng gói và may bao

2.2.2.3 Thuốc thú y thuỷ sản và chất cải tạo ao

- Nguyên liệu bao gồm: Premix, vitamin, các men vi sinh, kháng sinh, các chủng vi sinh vật có lợi, các chất phụ gia, hỗn hợp các axitamin, dung dịch thuốc nước, khoáng hữu cơ, vôi, bột bã trà

Ø Thuốc bột

- Nhận lãnh nguyên liệu trong kho, sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn (không có tạp chất, kim loại nặng , mùi lạ, nước và các liều lượng pha trộn thích hợp, nguyên liệu được đưa qua hệ thống sơ chế để hỗn hợp và trộn đều, rồi được đưa qua hệ thống sàn

để mang đi sấy ở nhiệt độ tăng dần lên 120 độ, sau đó được đưa xuống làm lạnh, nhập kho thành phẩm

- Các thành phẩm sẽ được kiểm tra hoàn chỉnh đem đi cân và đóng gói

- Kiểm tra lại gói bao, trọng lượng trước khi nhập kho

Ø Thuốc nước

- Trước hết đem các dụng cụ pha chế đóng thành phẩm đi xử lý vô trùng

- Nhận lãnh nguyên liệu trong kho, sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn được đưa đến phòng sơ chế để lắng rồi trộn đều trong vòng một tiếng, tiếp tục để lắng lần hai, vớt hết bột, cúng cố ổn định, khử trùng sản phẩm sau đó mang đi nhập kho thành phẩm

- Sau khi thành phẩm vô chai được kiểm tra lại trước khi nhập kho, cuối cùng

sẽ thực hiện khâu dán nhãn, đóng dấu thành phẩm và vô thùng

2.2.2.4 Thuốc thú y (gia súc, gia cầm) và chất cải tạo ao chuồng

- Nguyên liệu bao gồm : premix, vitamin, khoáng chất, các nguyên tố vi sinh, kháng sinh, dung dịch thuốc nước, các chất phụ gia saccharide, men vi sinh, vôi, hoá chất diệt khuẩn

Ø Thuốc bột, thuốc nước

- Tương tự thuốc thú y thuỷ sản chỉ khác nguyên liệu đầu vào

2.3 Những thuận lợi khó khăn và phương hưóng phát triển của Công ty trong

thời gian tới

- Lãnh đạo là những người tâm huyết đến sự nghiệp phát triển của Công ty

- Nguồn lao động địa phương dồi dào

2.3.2 Khó khăn

- Điều kiện tự nhiên có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, vì mặt hàng kinh doanh của Công ty là thức ăn và các vật tư phục vụ cho ngành nuôi trồng thuỷ sản Bởi vậy, nếu điều kiện tự nhiên không ổn định sẽ gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng nguồn hàng, sản phẩm của Công ty và tình hình kinh doanh của Công ty

- Cán bộ kỹ thuật có trình độ cao của Công ty chưa nhiều, chính vì vậy mỗi khi gặp sự cố kỹ thuật phải thuê cán bộ kỹ thuật nước ngoài sang nên rất tốn kém cả về chi phí và thời gian của Công ty, ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh doanh

- Tay nghề lao động của công nhân trong Công ty chưa thật sự cao, điều đó ảnh hưởng tới năng suất lao động

2.3.3 Phương hướng phát triển của Cơng ty trong thời gian tới

- Cơng ty tiến hành mở rộng quy mơ sản xuất, đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu, sáng tạo, chế tạo sản phẩm mới Để phát triển và đứng vững trên thị trường hiện nay, Cơng ty khơng ngừng đổi mới cơng nghệ sản xuất, ứng dụng khoa học tiên tiến vào thực tiễn để thực hiện chiến lược đa dạng hố và nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy thế vững chắc trên thị trường trong nước và trên thế giới

- Trong những năm tới, Cơng ty mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt chú trọng nâng cao kim ngạch xuất khẩu, đồng thời mở thêm một số chi nhánh tiêu thụ sản phẩm trong nước

- Với phương châm “Hợp tác lâu dài, phát triển bền vững” Cơng ty luơn nổ lực phấn đấu dể nghiên cứu ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật và cơng nghệ sinh học mới, đầu tư máy mĩc thiết bị hiện đại, chính xác nhằm tạo ra những sản phẩm phục vụ tốt cho ngành Thuỷ sản và Nơng nghiệp Đồng thời, cải tiến thường xuyên hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng

- Con người là nhân tố quan trọng để duy trì và phát triển Cơng ty, do đĩ Cơng

ty thường xuyên mở các lớp tập huấn để nâng cao trình độ cho người lao động Đồng thời, tạo mơi trường và điều kiện làm việc tối ưu cho nhân viên để duy trì sự hợp tác

và phục vụ hiệu quả bên cạnh sự tin cậy và hỗ trợ của người tiêu dùng

B THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CƠNG TY TNHH LONG HIỆP TRONG THỜI GIAN QUA

2.1 Các nhân tố ảnh hưởng tới kết qủa hoạt động SXKD của Cơng ty

2.1.1 Mơi trường vĩ mơ

Các yếu tố của mơi trường vĩ mơ là các yếu tố khách quan tác động trực tiếp đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thuỷ sản Các yếu tố này cĩ thể mang lại những cơ hội nhưng cũng cĩ thể mang lại những khĩ khăn thách thức cho Cơng ty

2.1.1.1 Điều kiện tự nhiên:

Đây là một yếu tố vơ cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất khẩu thuỷ sản vì hoạt động của các Cơng ty chịu sự tác động trực tiếp của điều kiện tự nhiên

Một đặc điểm nỗi bật của ngành thuỷ sản là tính mùa vụ, vào những tháng mùa

vụ việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu rất thuận lợi Tuy nhiên khi kết thúc mùa vụ

thuận lợi lớn của Cơng ty là được thành lập trên địa bàn tỉnh Khánh Hồ, địa bàn được thiên nhiên ưu đãi cĩ nhiều tiềm năng phát triển ngành thuỷ sản, chỉ đứng sau Cà Mau,

kể vì đại dịch phát triển rộng rãi, số lượng khách hàng của cơng ty giảm đáng kể

Đồng thời, mơi trường tự nhiên ngày càng bị ơ nhiễm đã đem lại khơng ít khĩ khăn cho các doanh nghiệp thuỷ sản đĩ là sự cạn kiệt của các nguồn lợi thuỷ sản tự nhiên do khai thác quá mức và sự thiếu ý thức bảo vệ tài nguyên của con người

2.1.1.2 Đặc điểm về kinh tế:

Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và đi đơi với nĩ là nhu cầu tiêu dùng của người dân ngày càng tăng đặc biệt trong lĩnh vực ăn uống Điều này tạo nhiều thuận lợi cho Cơng ty trong việc tiêu thụ sản phẩm

Hiện nay với chính sách phát triển kinh tế theo hướng đa phương hố quan hệ với các quốc gia, tổ chức trên thế giới, đặc biệt nước ta đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO), điều này sẽ mang lại cho Cơng ty nhiều cơ hội như thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng, Cơng ty sẽ được tham gia vào thị trường thế giới một các cơng bằng, được hưởng mức thuế quan ưu đãi dành cho các quốc gia đang phát triển, hàng rào phi thuế quan được bãi bỏ…Tuy nhiên, do khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam nĩi chung cịn yếu nên dành thắng lợi trong các cuộc cạnh tranh trên thương trường quốc tế là rất khĩ khăn Đồng thời, khi gia nhập WTO sẽ cĩ rất nhiều Cơng ty trên thế giới đầu tư vào thị trường Việt Nam, đây sẽ là một thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước nĩi chung và Cơng ty TNHH Long Hiệp nĩi riêng, địi hỏi Cơng ty khơng ngừng cố gắng nổ lực, nâng cao năng lực cạnh tranh

2.1.1.3 Môi trường chính trị pháp luật

Với chính sách mở cửa của nhà nước ta hiện nay, tăng cường quan hệ với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới nhằm tạo điều kiện cho ngoại thương phát triển Hệ thống pháp luật ngày càng được pháp luật hồn thiện tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, thiết lập một trật tự quản lý kinh tế

chống lại những tiêu cực của xã hội như tham ơ, lãng phí, lạm dụng chức quyền, trốn tránh trách nhiệm… Mặt khác, nước ta sắp trở thành thành viên của WTO chính vì thế

hệ thống pháp luật nước ta cần cĩ nhiều thay đổi, hồn thiện Chính điều này dẫn đến

sự chưa ổn định trong pháp luật tạo nên khơng ít khĩ khăn cho các doanh nghiệp nĩi chung trong đĩ cĩ Cơng ty TNHH Long Hiệp Cụ thể:

Do chính sách thuế quan khơng ổn định, đặc biệt là thuế thu nhập khẩu nguyên liệu khiến Cơng ty khơng chủ động trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh,

từ đĩ gây ra sự biến động về chi phí, doanh thu ảnh hưởng đến chiến lược giá

Thủ tục hành chính cịn chồng chéo làm tổn thất về thời gian và tiền bạc, gây nhiều khĩ khăn cho Cơng ty

Khả năng thực thi pháp luật của đội ngũ cán bộ hành chính nhà nước cịn hạn chế dẫn đến thời gian xử lý hồ sơ kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh của Cơng ty

2.1.2 Mơi trường vi mơ 2.1.2.1 Nhà cung cấp:

Nhà cung cấp tốt là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp vì nĩ tác động trực tiếp đến sự thành cơng của Cơng ty Vì thế cần giữ vững, duy trì và phát huy nguồn cung cấp bền vững Do đĩ, cần tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để tạo nguồn nguyên liệu đầu vào ổn định

Cơng ty hiện cĩ nhiều nhà cung cấp trên các địa bàn khác nhau, với 60% nguồn nguyên liệu được cung cấp trong nước và 40% nguyên liệu được cung cấp từ nhập khẩu Điều này giúp Cơng ty cĩ nhiều sự lựa chọn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất Tuy nhiên, việc cung cấp nguồn nguyên liệu cũng gặp một số khĩ khăn do nguồn nguyên liệu mang tính chất thời vụ nên đơi khi Cơng ty khĩ chủ động được nguồn nguyên liệu của mình, vì thế luơn cĩ một lượng tồn kho nguyên vật liệu nhất định

2.1.2.2 Khách Hàng

Khách hàng làm nên sự thành cơng hay thất bại của Cơng ty, chính vì thế mục tiêu của các Cơng ty ngày nay là khách hàng Vì vậy luơn coi khách hàng là tài sản quý giá, cần phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, tạo uy tín với khách hàng

Với một thị trường rộng lớn hơn 80 triệu dân, một nền kinh tế đang trên đà phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tiêu thụ sản phẩm ngày càng gia tăng …Đây sẽ là thị trường

một số thị trường của một số địa phương trong nước như: Nha Trang, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Quãng Ngãi, Phan Rang…nhưng doanh số tiêu thụ còn hạn chế Ngoài ra Công ty cần chú trọng mở rộng thị trường tiêu thụ nước ngoài, đây

là một thị trường có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho Công ty, nhất là trong thời gian tới khi Việt Nam gia nhập WTO, đây có thể là điều kiện thuận lợi nhưng cũng có thể

là khó khăn nếu như Công ty không chuẩn bị các nguồn lực để tận dụng nó

2.1.2.3 Đối thủ cạnh tranh:

Trong nền kinh tế thi trường các cuộc ngày càng gay gắt cho nên việc xác định đối thủ cạnh tranh của mình là ai, những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ là vô cùng quan trọng

Thực tế Công ty TNHH Long Hiệp không phải là nhà cung cấp sản phẩm duy nhất, trên thị trường Công ty còn cạnh tranh với các doanh nghiệp khác vốn đã có mặt rất lâu trong ngành như: Cargill, UP, Long Thăng, Woosung…Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều có khách hàng truyền thống của mình cho nên thiết nghĩ các doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau nhất là khi có các thương vụ xuất khẩu lớn Điều này sẽ cho phép các doanh nghiệp dành thắng lợi trong các cuộc cạnh tranh trên thương trường quốc tế với các doanh nghiệp khác

2.1.3 Năng lực của Công ty 2.1.3.1 Năng lực về vốn

Căn cứ để nhà quản trị đưa ra các quyết đinh hoặc đưa ra các chiến lược phát triển của doanh nghiệp là căn cứ vào năng lực của mình, nhất là năng lực tài chính Vốn là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, không có vốn thì doanh nghiệp không thể tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, và không thể đưa ra các quyết định một cách đúng đắn

Khi xem xét tình hình vốn của Công ty có khá nhiều chỉ tiêu được đưa ra, song xét chung có các chỉ tiêu sau:

Tỉ số nợ = Nợ phải trả/Nguồn vốn

Tỷ lệ các khoản phải thu và các khoản phải trả = Tổng KPT/Tổng NPT Doanh nghiệp được xem là có tài chính lành mạnh khi ít công nợ, khả năng thanh toán dồi dào, ít bị chiếm dụng vốn cũng như đi chiếm dụng vốn Có nghĩa là doanh nghiệp có khả năng chủ động về vốn và điều này đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó được thuận lợi

Ta đi vào xem xét tình hình công nợ của Công ty TNHH Long Hiệp trong

3 năm 2003-2005 Bảng 2: Chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ của Công ty năm 2003-2005

%

Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005

2004/2003 2005/2004 Tổng các khoản phải thu

(đồng) 15,817,171,514 32,487,478,616 33,486,751,181

105.39

3.08

Tổng nợ phải trả (đồng) 17,105,378,529 22,337,044,536 28,914,192,903

30.58

29.45

Nguồn vốn (đồng) 67,996,137,393 89,641,784,602 81,662,500,252

31.83

(8.90)

Tỷ lệ các khoản phải thu và trả 0.92 1.45 1.16

57.29

(20.37)

Tỷ số nợ 0.25 0.25 0.35

0

40.00

Tỷ số tài trợ 0.75 0.75 0.65

0

(13.97)

Nhận xét:

+ Tỉ lệ các khoản phải thu và phải trả

Tỉ lệ này thể hiện phần vốn Công ty bị chiếm dụng so với phần vốn Công ty đi chiếm dụng Tỷ lệ này càng lớn chứng tỏ Công ty bị chiếm dụng vốn lớn và ngược lại

Trong 3 năm, tỉ lệ các khoản phải thu và phải trả thay đổi như sau : tăng từ 0.92 (năm 2003) lên 1.45 (năm 2004) rồi lại giảm xuống còn 1.16 ( năm 2005), hay tương đương năm 2004 tỷ lệ này tăng 57.29% so với năm 2003, và năm 2005 tỷ lệ này giảm 20.37%

so với năm 2004 cho thấy phần vốn bị chiếm dụng của Công ty tăng qua 3 năm từ 92%

tới 116% ( tuy đã có xu hướng giảm vào năm 2005) Nguyên nhân là do:

Ø Tổng nợ phải thu : năm 2004 tăng 105.39% so với năm 2003 và năm

2005 tăng 3.08% so với năm 2004

Ø Tổng nợ phải trả: tổng nợ phải trả tăng khá nhanh qua 3 năm đồng nghĩa Công ty đã và đang chiếm dụng vốn của người khác, khoản nợ lớn sẽ làm cho chi phí tài chính tăng lên cao và sẽ gây ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty