Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học sài gòn

Bang 2.10 Trình độ tin học của Phòng Tổ chức — Cán bộ 57 Bang 2.11 Nhận thức mục đích, yêu cầu ứng dụng công 59 nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn Bảng 2.12 Đá

BO GIAO DUC VA DAO TAO

TRUONG DAI HOC VINH

¬ sẽ

LÝ KIỀU HƯNG

MOT SO GIAI PHAP UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG QUAN LY

NHAN SU O TRUONG DAI HOC SAI GON

LUAN VAN THAC Si KHOA HOC GIAO DUC

NGHE AN - 2013

BO GIAO DUC VA DAO TAO

TRUONG DAI HOC VINH

LY KIEU HUNG

MOT SO GIAI PHAP UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG QUAN LY

NHÂN SU Ở TRƯỜNG DAI HQC SAI GON

CHUYEN NGANH: QUAN LY GIAO DUC

MA SO: 60.14.05

LUAN VAN THAC Si KHOA HOC GIAO DUC

Người hướng dẫn khoa học:

PGS TS NGUYÊN VIẾT NGOẠN

Nghệ An, tháng 9 năm 2013

Trong quá trình học tập, nghiên cứu luận văn; tác giả đã nhận được nhiều sự quan tâm, động viên, giúp đỡ tận tình, tạo điều kiện thuận lợi của các

cấp lãnh đạo, quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình

Xin chân thành cảm ơn: Ban Giảm hiệu, Hội đồng khoa học trường Đại

học Vinh, Phòng Đào tạo Sau đại học, quý thầy cô đã trực tiếp giảng đạy và tạo điều kiện, giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập

Bên cạnh đó, xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, quý thầy cô

Phòng Tổ chức —- Cán bộ, quý thầy cô các anh chị cán bộ, chuyên viên và giảng viên công tác ở trường Đại học Sài Gòn đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn,

tạo mọi điều kiện để tác giả thực hiện tốt luận văn

Đặc biệt tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS.Nguyễn Viết Ngoạn đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả nghiên

cứu đề tài và hoàn chỉnh luận văn mặc dù thầy rất bận rộn với công việc

Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện để tài nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp, chỉ dẫn của quý thầy cô và các anh chị đồng nghiệp để luận văn này được

hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Nghệ An, tháng 9 năm 2013 Tác giả luận văn

Lý Kiều Hưng

THONG TIN TRONG QUAN LY NHAN SU O TRUONG ĐẠI HỌC 6

1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đỀ - c n T1 S11 111111111111 1128 HH Hee 6

1.2 Một số khái niệm cơ bản của đề tài - 5: 222222222222 2222222222222 zxe2 8

1.3 Quản lý nhân sự ở trường đại học . ¿5-2 222222222 sssss 15 1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học 20

e Tiểu kết chương 1 2-2-5 S£ + £ +s£+E+E£Ex£EE£ Sex sex rrererrereesee 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHẸ THÔNG TIN TRONG QUAN LY NHAN SU O TRUONG DAI HOC SAI GON 33

2.1 Khái quát về trường Đại học Sài Gòn -2 2 c2 SE ree 33 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở trường Đại học Sài Gòn 38 2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường

Đại học Sài Gòn - 1 1 1111111211215 1225525252111 11 1111k kg 2221111555 54

CHUONG 3: MOT SO GIAI PHAP UNG DUNG CONG NGHE

THONG TIN TRONG QUAN LY NHAN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC

3.1 Các nguyên tắc đề xuất giải pháp 2-22 S922 222221222 xe 66

3.2 Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở

trường Đại học Sài Gòn - - 1 2 2122112 22111122111 2111121111811 1E net 67

3.3 Đánh giá sự cần thiết và tinh khả thi của các giải pháp đã đề xuất 22 W0 n 96 KET LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ, 5 ©2s©7s+<++sexexxereersrrersrsee 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - 5-5 5° 552 << + 100

So dé 1.1 Mô hình hoạt động quản lý 13

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Sài Gòn 35

Hình 2.2 Hệ thống tra cứu sách trực tuyến của Trung tâm 42

Học liệu

Hình 2.3 Giao diện trang Thông tin đào tạo của Phòng 42

Đào tạo Hình 2.4 Giao diện trang thông tin điện tử trường Đại học 46

Sài Gòn Hình 2.5 Giao diện chương trình Edusoft 47 Hình 2.6 Giao diện Hệ thống quản lý đào tạo PSC UIS 48

Hình 2.7 Giao diện phần mềm Quản lý nhân sự HRM 49 Hình 2.8 Giao diện Hệ thống Quản lý văn bản và HỖ sơ 50

công việc

Hình 2.9 Giao diện Hệ thống phần mềm kế toán IMAS 51

Hinh 2.10 Chương trình Quản lý Cán bộ, Công chức, 56

Viên chức

Hinh 2.11 Trang thông tin điện tử của Phòng Tổ chức — 58

Cán bộ trường Đại học Sài Gòn

Bảng 2.3 Trình độ chuyên môn của cán bộ - viên chức của 36

trường Đại học Sài Gòn (tính đến tháng 5

năm 2013)

Bảng 2.4 Trình độ tin học của giảng viên, giáo viên trường 40

Đại học Sài Gòn (tính đến tháng 5 năm 2013)

Bảng 2.5 Tỉ lệ giảng viên, giáo viên cơ hữu ứng dụng công 40

nghệ thông tin cho công tác giảng dạy và nghiên

cứu năm học 2011 - 2012 (n =451)

Bảng 2.6 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong đào 43

tạo của giảng viên và sinh viên trường Đại học

Sài Gon (n = 114) Bang 2.7 Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin 44

trong dạy học ở trường Đại học Sài Gòn

Bảng 2.8 Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin 52

trong công tác quản lý hành chính ở trường Đại

học Sài Gòn

Bảng 2.9 Trình độ chuyên môn của Phòng Tổ chức — Cán bộ 57

Bang 2.10 Trình độ tin học của Phòng Tổ chức — Cán bộ 57

Bang 2.11 Nhận thức mục đích, yêu cầu ứng dụng công 59

nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường

Đại học Sài Gòn

Bảng 2.12 Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin 61

trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn

Bảng 2.13 Nhận thức về nội dung ứng dụng công nghệ 62

thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

Bang 3.1 Đánh giá sự cần thiết của các giải pháp đề xuất 93 Đảng 3.2 Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất 95

1 Ly do chon dé tai

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước là

công tác đã và đang được chú trọng thực hiện từ nhiều năm qua theo sự

hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan các cấp từ Trung ương đến địa phương Mục đích của công tác này nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch

của cơ quan nhà nước với tô chức và cá nhân, hỗ trợ đây mạnh cải cách hành chính vào bảo đảm công khai, minh bạch

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước Đề cụ thể hóa nội dung trên, Thủ tướng Chính phú đã ra các quyết định phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước cho các giai đoạn và mới nhất là Quyết định

số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 phê duyệt chương trình giai đoạn

2011 — 2015 Trong đó, nêu rõ mục tiêu đến năm 2015 và định hướng đến

năm 2020 về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Bén cạnh đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Chỉ thị

số 55/2008/CT-BGDĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 — 2012 nhân mạnh nhiệm

vụ thứ năm “đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản

lý giáo dục”

Đối với thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp được xem là

nhiệm vụ của Kế hoạch thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phó lần

thứ IX về chương trình cải cách hành chính gắn với mục tiêu xây dựng mô

đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt yêu cầu lãnh đạo và quản lý với các giải pháp thực hiện

Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động của cơ quan nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là góp phần nâng cao hiệu quả chung của hoạt động của cơ quan nhà nước, thực hiện tốt chương trình cải

cách hành chính đã và đang được triên khai thực hiện

Trường Đại học Sài Gòn được thành lập theo Quyết định số 478/QĐÐ- TTg ngày 25/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp trường Cao đẳng Sư phạm TP.HCM Qua quá trình phát triển, Trường đã đạt được những thành tựu đáng kể, tốc độ phát triển nhanh cả về quy mô ngành nghề đào tạo lẫn số lượng sinh viên Đội ngũ cán bộ - viên chức của Trường tăng lên để đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển Từ đó, đặt ra cho công tác tô chức

— can bé, cu thé 1a công tác quản lý nhân sự, những yêu cầu và đòi hỏi những giải pháp thực hiện trong tình hình mới

Công tác quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn trong những năm

qua đã có sự chuyên biến tích cực Việc tin học hóa dữ liệu cán bộ - viên chức

(CBVC) đã giúp cho công tác quản lý nhân sự được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng Thông tin được cập nhật thường xuyên, phục vụ tốt cho

việc báo cáo, theo dõi biến động của CBVC (về thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, chế độ ) Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức - Cán bộ trường đã

thực hiện và cho ra mắt trang thông tin điện tử của đơn vị nhằm đáp ứng nhu cầu truy cập, tìm kiếm thông tin có liên quan của CBVC trong trường cũng như khách vãng lai

Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiện

nay tại đơn vị còn tổn tại nhiều hạn chế Việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong quản lý nhân sự hiện nay chỉ dừng lại ở mức độ chuyền từ quản lý

thức cá nhân của chuyên viên phụ trách từng mảng công việc, nhiều đầu mối

và chưa mang tính hệ thống Điều này dẫn đến việc dữ liệu quản lý thiếu tính thống nhất, chính xác, hệ thống tập trung, gây khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tra cứu, quản lý và báo cáo số liệu

Việc nghiên cứu để tìm ra giải pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông

tin trong quản lý nhân sự ở trường chưa được thực hiện một cách đầy đủ và có tính hệ thống trên cơ sở lý luận khoa học, phù hợp với thực tiễn của đơn vị

nên chưa đem lại hiệu quả như yêu cầu đề ra

Xuất phát từ những lý luận và thực tiễn trên, tôi tiến hành nghiên cứu

đề tài “Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự

ở trường Đại học Sài Gòn”

Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tô chức — cán bộ ở

trường Dai hoc Sai Gòn

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở

trường Đại học Sài Gòn

4 Giả thuyết khoa học

Nếu đề xuất được một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin có cơ

sở khoa học và có tính khả thi thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý

nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

Nghiên cứu cơ sở lý luận của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự

Nghiên cứu cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn

Đề xuất một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Nhóm phương pháp này được thực hiện nhằm thu thập thông tin, tổng hợp đề xây dựng cơ sở lý luận của đề tài, gồm có:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp khái quát hóa các nhận định độc lập

6.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Nhóm phương pháp này được thực hiện nhằm thu thập các thông tin

thực tiễn tại đơn vị để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài, gồm:

- Phương pháp điều tra

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm quản lý giáo dục

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia

- Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động

7 Đóng góp của luận văn

Z1 Về mặt lý luận

Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học: phân tích và làm rõ các nội dung có liên quan đến công tác này

7.2 Vé mat thực tiễn

Luận văn đã khảo sát và làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn: từ đó đề xuất

công tác này trong thời gian tới

8 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần Mở đâu Kết luận, Tài liệu tham khảo: luận văn này có cấu

trúc gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở jý luận về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

Chương 2: 7c trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

nhân sự ở trường Đại học Sài (òn

Chuong 3: M6t sé giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quan

lý nhân sự ở trường Đại hoc Sai Gon

CO SO LY LUAN VE VIEC UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN

TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC

1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

1.11 Trên thế giới

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin”, xuất phát từ thuật ngữ tiếng Anh

“Information Technology”, xuat hiện lần đầu tiên vào năm 1958 trong bài viết đăng trên Tạp chi Harvard Business Review cua hai tac gia Harold J Leavitt

va Thomas L Whisler Trong bài viết này, hai ông đã bình luận về ngành công nghệ mới ra đời là “Công nghệ mới chưa được thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi nó là công nghệ thông tin”

Ở các nước phát triển, việc ứng dụng công nghệ thông tin và các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin đã được thực hiện trên tất cả các lĩnh

vực của đời sống xã hội như y tế, giáo dục, văn phòng, trong nhiều năm qua Hiện nay, những khái niệm như Chính phủ điện tử, chức danh Lãnh đạo

công nghệ thông tin (CIO), thương mại điện tử, đã trở nên quen thuộc tại những nước này

Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu nhằm tìm ra những giải pháp, tạo ra những sản phẩm, ứng dụng những thành tựu mới nhất của ngành công nghệ thông tin để phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của con người vẫn đang được thực hiện, nhất là các hoạt động liên quan đến chính phủ và giáo dục

Vị dụ như nhóm nghiên cứu công nghệ thông tin kinh doanh và khoa hoc quan ly (Business Information Technology and Management Science Group) thuộc trường Đại học Manchester Metropolitan đã có những nghiên

cứu về vấn đề thương mại điện tử, quản lý trị thức, mô hình chính sách, đổi

mới phát triển hệ thống và quá trình e-learning Một trong số những nghiên

learning”, Phíl Scown với “Thương mại điện tử và quản lý của sự thay đôi” 1.12 Tại Hiệt Nam

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” lần đầu tiên được định nghĩa trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90, đã cho thấy tầm quan trọng của công tác này trong việc cải tiến quản lý nhà nước, nâng cao

hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tẾ - xã

hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân Nhà nước ta đã xác định những quan điểm và mục tiêu định hướng cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin ở nước ta, tạo ra những sản phẩm phục vụ tốt

cho yêu cầu đối mới, nâng cao hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh tế - xã

hội, trong đó có hoạt động quản lý hành chính nhà nước và giáo dục

Nhiều công trình nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin đã

được thực hiện với nhiều quy mô khác nhau Như từ năm 2002 đến năm 2004,

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã nghiên cứu và cho ra đời phần mềm PMIS quản

lý, báo cáo hồ sơ cán bộ - viên chức và phần mềm EMIS thu thập, báo cáo dữ

liệu hồ sơ trường học Hay dự án /!ỗ ợ đổi mới quản lý giáo dục (viết tắt

tiếng Anh là SREM) được thực hiện từ tháng 4 năm 2006 đến tháng 4 năm

2010 theo kết quả của Hiệp định tài chính giữa Cộng đồng Châu Âu và Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm mục tiêu nâng cao năng lực quản lý giáo dục ở các cấp trong ngành giáo dục, xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cho hệ thống quản lý giáo dục đôi mới

Bên cạnh đó, một số các nhà khoa học đã tiến hành nghiên cứu và đưa

ra những giải pháp để thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự như “Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo

dục” của tác giả Trần Khánh (ĐHSP Thái Nguyên), đề tài “Nâng cao hiệu quả

TP.HCM” của tác giả Huỳnh Lê Tuần Đối với công tác quản lý nhân sự, tác giả Võ Thiện Cang đã thực hiện đề tài “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý nhân sự ngành Giáo dục và Đào tạo TP.HCM” nhằm đánh giá thực trạng công tác này tại các đơn vị trường học và đơn vị quản lý

cấp trên như Phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn TP.HCM

Nhìn chung, các nghiên cứu trên đã đánh giá đúng vai trò, tính cấp thiết cũng như thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đối với các hoạt động quản lý nhà nước và giáo dục Nhiều nghiên cứu đã đưa ra được những giải pháp, sản phẩm để thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác có liên quan Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu chỉ tập trung vào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ sở giáo dục phổ thông và đơn vị quản lý cấp trên như Phòng, Sở Giáo dục và Đảo tạo Việc nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin ở các cơ sở giáo dục đại học, nhất là trong công tác quản lý nhân sự còn hạn chế, chưa đánh giá toàn

diện thực trạng Nguyên nhân là do cơ sở giáo dục đại học có đặc điểm tình

hình, điều kiện khác với các cơ sở giáo dục phô thông: từ đó dẫn đến các vấn

dé nay sinh cần giải quyết cũng khác nhau Mặt khác, các cơ sở giáo dục đại học chưa xác lập được hệ thống thống nhất từ trên xuống cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự nên gây ra khó khăn trong việc đề

ra các giải pháp chung cũng như triển khai thực hiện đồng bộ Vì vậy, việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự để giải quyết các công việc có liên quan là việc làm cấp thiết

1.2 Một số khái niệm cơ bản của đề tài

1.21 Trường đại học

Đại học là cơ sở giáo dục đại học bao gồm tổ hợp các trường cao đẳng, trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc các lĩnh vực

duc dai hoc [16, tr.02]

Cơ sở giáo dục đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân bao gồm

trường cao đẳng: trường đại học, học viện; đại học vùng, đại học quốc gia và viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ với hai loại hình

cơ sở giáo dục đại học công lập và cơ sở giáo dục đại học tư thục

Trường đại học là cơ sở giáo dục đại học được giao cho nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại điều 28 Luật giáo dục đại học như sau:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cơ sở giáo dục đại học

- Triển khai hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ hợp tác quốc

tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại học

- Phát triển các chương trình đào tạo theo mục tiêu xác định: bảo

đảm sự liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo

- Tô chức bộ máy: tuyên dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động

- Quản lý người học: bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của giảng

viên, viên chức, nhân viên, cán bộ quản lý và người học; dành kinh phi để thực hiện chính sách xã hội đối với đối tượng được hưởng chính sách xã hội, đối

tượng ở vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc

biệt khó khăn: bảo đảm môi trường sư phạm cho hoạt động giáo dục

- Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượng

giáo dục

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất: được miễn,

giảm thuế theo quy định của pháp luật

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực: xây dựng và tăng cường

cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị

- Hop tac voi cac t6 chitc kinh té, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể

thao, y tế, nghiên cứu khoa học trong nước và nước ngoài

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi cơ sở giáo dục đại học đặt trụ sở hoặc có tô chức hoạt động đào

tạo theo quy định

- Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Trường đại học được thực hiện quyền tự chủ của mình trong các hoạt động chủ yếu thuộc lĩnh vực tổ chức và nhân sự, tài chính và tài sản, dao tao,

khoa học và công nghệ hợp tác quốc tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại học

theo sự phân cấp của cơ quan cấp trên Cơ sở giáo dục đại học đại học thực

hiện quyên tự chủ ở mức độ cao hơn phù hợp với năng lực, kết quả xếp hạng

và kết quả kiểm định chất lượng giáo dục Cơ sở giáo dục đại học không còn

đú năng lực thực hiện quyền tự chủ hoặc vi phạm pháp luật trong quá trình

thực hiện quyền tự chủ, tùy thuộc mức độ, bị xử lý theo quy định của

pháp luật

1.22 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.2.1 Công nghệ thông tin

Khái niệm công nghệ thông tin được định nghĩa trong Nghị quyết 49/CP của Chính phủ như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tô chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực

hoạt động của con người và xã hội”

Trong Luật Công nghệ thông tin được ban hành năm 2006, khái nệm

công nghệ thông tin được định nghĩa là “tập hợp các phương pháp khoa học,

công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuẤt, truyền đưa, thu thập, xử

lý, lưu trữ và trao đối thông tin số”

Như vậy, công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Phát triển từ những năm 60 của thế kỷ 20 với việc thành lập Phòng

Toán học tính toán (Phòng Máy tính) trực thuộc Ủy ban Khoa học và Kĩ thuật Nhà nước, sử dụng máy tính điện tử đầu tiên Minsk-22 do Liên Xô viện trợ:

qua quá trình hình thành và phát triển, ngành công nghệ thông tin tại Việt

Nam đã đạt được một số thành tựu nôi bật

Nhận thấy tầm quan trọng của việc phát triển và ứng dụng thành tựu của ngành công nghệ thông tin trong đời sống - xã hội, Nhà nước đã có những chính sách định hướng cho việc phát triển ngành này như sự ra đời của

Luật Công nghệ thông tin năm 2006 đã tạo sự đồng bộ với các văn bản luật khác có liên quan như Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Sở hữu trí tuệ

năm 2005 Bên cạnh đó, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành các quyết định về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước cho các giai đoạn phát triển và mới nhất là

giai đoạn 2011 — 2015

1222 Ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin là “việc sử dụng công nghệ thông tin

vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả

của các hoạt động này” [15, tr.02]

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng những thành tựu của ngành vào hoạt động quản lý đang trở thành xu hướng tất yếu, là khâu đột phá quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác quản lý hành chính nhà nước Xu hướng hiện nay của cơ quan nhà nước đã chuyên sang sử dụng các sản phẩm công nghệ thông tin trong nước với chỉ phí thấp, hiệu quả cao thay cho sản phẩm có xuất xứ từ nước ngoài 1.23 Quản lý nhân sự

1.2.3.1 Quan ly

Hoạt động quản lý là dạng lao động mang tính đặc thù xuất hiện từ khi

có sự phân công lao động trong xã hội Hoạt động này có nhiệm vụ tổ chức,

điều khiển các hoạt động lao động khác theo những yêu cầu nhất định Mọi

hoạt động trong xã hội đều cần đến quản lý

Khái niệm quản lý được định nghĩa theo nhiều quan điểm khác nhau tùy thuộc vào phương pháp tiếp cận như:

- “Quan ly là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm

cái đó bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất” (F.W.Taylor nhà thực hành quản lý lao động):

- “Quản lý là quá trình chuyên một hệ động lực phức tạp từ trạng thái này sang trạng thái khác nhờ sự tác động vào các phần tử biến thiên của

nó” (A.I.Berg, nhà điều khiên học);

- “Quản lý là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá

nhân làm việc với nhau trong nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định” (H.Koontz, C.Heinweihrich);

- “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể

quản lý đến tập thê người lao động nói chung (khách thê quản lý), nhằm thực

hiện những mục tiêu dự kiến” (Phạm Minh Hạc)

Tóm lại, do đối tượng quản lý đa dạng, phức tạp và có những thay đối tùy theo từng thời kí lịch sử phát triển của xã hội nên các nhà tư tưởng quản lý

đã đưa ra những nội dung cơ bản của quản lý ở các khía cạnh khác nhau Song khái niệm quản lý có thể được định nghĩa như sau: “Quản lý là hoạt động thiết yếu nảy sinh khi con người hoạt động tập thể, là sự tác động của chú thể vào khách thể, trong đó quan trọng nhất là khách thể con người, để

đạt được các mục tiêu chung của tổ chức đề ra một cách hiệu quả nhất”

Hoạt động quản lý được mô tả qua sơ đồ 1.1 với chủ thể quản lý (đối tượng tạo ra tác động), khách thể quản lý (đối tượng tiếp nhận sự tác động), công cụ quản lý (phương tiện mà chủ thể quản lý dùng tác động đến đối tượng quản lý), phương pháp quản lý (cách thức tác động) và mục tiêu quản lý

Sơ đà 1.1 Mô hình hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý có bốn chức năng cơ bản là: lập kế hoạch, tô chức

thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra Đây là quan điểm được nhiều nhà khoa học

nghiên cứu đồng tình Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động quản lý diễn ra,

không thê xác định riêng biệt từng chức năng trên mà đó là quá trình đan xen, kết hợp các chức năng trên để thực hiện mục tiêu cuối cùng

Nhân sự là thuật ngữ được sử dụng để chỉ về con người nói chung trong

tổ chức, cơ quan, đơn vị Thuật ngữ quản lý nhân sự được hiểu theo hướng

quản lý con người trong một don vi

Quản lý nhân sự là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý về nhân sự đã đề ra

Hay nói một cách cụ thé, quản lý nhân sự là sự tác động có tô chức, có mục

đích đến con người, tập thể người để tổ chức và phối hợp hoạt động của những cá nhân đó trong suốt quá trình lao động của họ: qua đó, sử dụng có hiệu quả, phát huy tốt năng lực cá nhân nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra Quản lý nhân sự trong trường đại học là hoạt động gồm tuyên chọn, sử

dụng, phát triển, động viên, tạo những điều kiện thuận lợi để các cá nhân và nhóm hoạt động có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cao nhất và

sự bất mãn ít nhất của cán bộ, viên chức trong nhà trường

1.24 Giải pháp

Từ điển tiếng Việt định nghĩa khái niệm giải pháp như sau: “giải pháp

là phương pháp giải quyết một công việc, một vấn đề cụ thể” Như vậy, khi đề

cập đến khái niệm giải pháp tức là đề cập đến những cách thức tác động,

hướng giải quyết thay đối chuyển biến một hệ thống, một quá trình, một trạng thái nhằm đạt được mục tiêu đề ra Giải pháp càng thích hợp, càng tối

ưu thì càng giúp việc giải quyết những vấn đề được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả cao Tuy nhiên, để có thể đề ra được những giải pháp mang tính tối ưu cần phải dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn của vấn đề

một cách toàn diện

1.3 Quản lý nhân sự ở trường đại học

1.3.1 Mục tiêu của quản lý nhân sự ở trường đựi học

Quản lý nhân sự ở trường đại học là hoạt động có liên quan đến CBVC

như tuyển chọn, sử dụng, đào tạo nhằm bảo toàn và phát triển lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu cả về số lượng và chất lượng: qua đó, đạt được mục tiêu của tổ chức cao nhất và sự bất mãn ít nhất của cán bộ, viên chức trong

nhà trường Có thể nói, công tác CBVC, công tác liên quan đến con người, luôn là mặt quan trọng hàng đầu của một đơn vị Vì thế, quản lý nhân sự là yếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác nói trên

Đối tượng của quản lý nhân sự là đội ngũ CBVC đang công tác tại đơn

vị với tư cách là những cá nhân và các vấn đề có liên quan đến họ như công

việc, quyền lợi, nghĩa vụ của họ đối với đơn vị

Mục tiêu chủ yếu của quản lý nhân sự ở trường đại học nhằm nâng cao

sự năng lực đóng góp của đội ngũ CBVC đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu của

đơn vị; đồng thời, giảm thấp nhất sự bất mãn của họ Thực chất, quản lý nhân

sự ở trường đại học là công tác quản lý con người xét trong phạm vi một

trường đại học, là sự đối xử của nhà trường đối với đội ngũ CBVC Do vậy,

công tác này cần phải được thực hiện một cách có hệ thống, khoa học, tránh

sự nóng vội Người làm công tác quản lý nhân sự cần phải có những kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp với công việc này

1.3.2 Tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự ở trường đại học Quản lý nhân sự là một bộ phận phức tạp, khó khăn nhất trong công tác

quản lý, lãnh đạo và có quan hệ lớn đến sự phát triển của đơn vị Vì vậy, mỗi

người lãnh đạo phải tập trung tinh thần sức lực vào công tác này

Quản lý nhân sự thể hiện chức năng cơ bản và năng lực cần có của người lãnh đạo Vì vậy, người lãnh đạo cần phải coi trọng công tác quản lý nhân sự, phải giỏi dùng người mới thật sự lãnh đạo được đúng đắn

Trường đại học là một bộ phận trong hệ thống giáo dục quốc dân Do

vậy, nhân sự chủ yếu là giảng viên, giáo viên Đây là lực lượng quyết định đến chất lượng giáo dục của đơn vị, như Raja Roy Singh (Án Ðộ) đã nhận xét

“Không một hệ thống giáo dục nào có thể vươn cao quá tầm những giáo viên làm việc cho nó” [20, tr.13] Vì vậy, công tác quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phát triển đội ngũ nhà giáo đủ về số lượng, đảm

bảo về chất lượng đề thực hiện tốt nhiệm vụ của đơn vị

Quản lý nhân sự là điều kiện quan trọng đề đánh giá hiệu quả của công tác lãnh đạo Việc sử dụng đúng người để giao đúng việc giúp khai thác hết

tiềm năng của người lao động, đem lại hiệu quả công việc cao

1.3.3 Nội dung quản lý nhân sự ở trường đại học

Trường đại học là cơ sở giáo dục đại học chịu sự quản lý Nhà nước về

giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo Công tác quản lý nhân sự ở trường đại học cũng giống như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác, trên thực

tế đều phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước như Luật, Nghị

định, Thông tư hướng dẫn và các văn bản quy phạm pháp luật khác, như:

- Luật Liên chức sô 58/2010/QH12 đã được Quốc hội nước Cộng

hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày l5 tháng 11 nam 2010;

- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 thang 12 năm 2004 của

Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực

lượng vũ trang:

- Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyên dung, sử dụng và quản lý viên chức;

- Nghị định số 17/2013/NĐ-CP ngày 19 thang 02 năm 2013 của

Chính phủ sửa đối, bô sung một điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP:

- Thông tư số 12/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định về chức danh nghề nghiệp và thay đối chức danh nghề nghiệp đối với viên chức:

- Thong tu 15/2012/TT-BNV ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc và đền bù chi phi

đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức

Mặt khác, trường đại học là cơ sở giáo dục nên phải thực hiện theo các

văn bản quy phạm khác như:

- Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 đã được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoa XIII, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày

18 tháng 6 năm 2012:

- Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của

Thủ tướng Chính phủ về ban hành Điều lệ trường Đại học

- Nghị định 54/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 07 năm 2011 về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo:

- Quyét dinh sé 64/2008/QD-BGDDT ngay 28 tháng I1 năm 2008

của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy định chế độ làm việc

đối với giảng viên:

- Thông tư liên tịch số 07/2009/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 15 tháng

4 năm 2009 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và đào tạo:

- Thông tư liên tịch số 68/2011/TTLT-BGDĐT- BNV- BTC-

BLĐTBXH ngày 30 tháng 12 năm 2011 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ Bộ Tài chính và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn

thực hiện một số điều của Nghị định số 54/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm

2011 của Chính phú về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo

Công tác quản lý nhân sự ở trường đại học là công tác liên quan trực tiếp đến lợi ích, quyền lợi của đội ngũ CBVC Công tác này bao gồm:

- Quy hoạch lập kế hoạch xây dựng đội ngũ CBVC:

- Quy hoạch, lập kế hoạch xây dựng, bố nhiệm, miễn nhiệm đội ngũ cán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc:

- Tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc với viên chức:

- Thực hiện các chế độ về tiền lương, phụ cấp, đãi ngộ:

- Thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức;

- Đánh giá, xếp loại viên chức;

- Đào tạo, bởi dưỡng viên chức;

- Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với viên chức:

- Thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định của pháp luật:

- Thực hiện việc thống kê, báo cáo về viên chức.

1.3.4 Phương pháp, hình thức

Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính các vấn đề có liên quan

đến nhân sự tại trường, với vai trò là cản bộ quản lý cao nhất của đơn vị mình

quản lý Các chức năng chủ yếu của Hiệu trưởng trong công tác này bao gồm lập kế hoạch sử dụng và phát triển nguồn nhân lực; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: quản lý duy trì và khuyến khích nguồn nhân lực Tuy nhiên,

trên thực tế, bên cạnh nhiệm vụ trong công tác nhân sự, người Hiệu trưởng

còn phải thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác như quản lý đào tạo, quản lý tài

chính, cơ sở vật chất nên cần thiết phải có một bộ phận chuyên trách về nhân sự, làm công tác tham mưu và thực hiện các vấn đề có liên quan

Việc quản lý nhân sự và các công tác khác có liên quan đến CBVC ở trường đại học được Ban Giám hiệu trường phân cấp, giao cho bộ phận Quản

lý nhân sự thường là phòng Tổ chức — Cán bộ (ở một số đơn vị khác là phòng

Tổ chức —- Hành chính), chịu trách nhiệm thực hiện Hiệu trưởng là người cán

bộ quản lý trực tiếp chỉ đạo, thực hiện việc kiểm tra hoạt động của don vi nay Phong Tổ chức - Cán bộ có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, đề xuất

với Hiệu trưởng đề thực hiện các công tác liên quan đến đội ngũ CBVC như

tuyến dụng, bố nhiệm viên chức, thực hiện nâng lương, các chế độ thưởng,

bảo hiểm xã hội, chế độ hưu trí, nghỉ việc đảm bảo đúng và kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước đối với CBVC Công tác này cần được chú

trọng thực hiện nhằm đảm bảo quyền lợi, lợi ích của người lao động đang làm việc tại trường, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân Mặt khác, phòng Tổ chức - Cán bộ còn có nhiệm vụ đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyên đội ngũ cán bộ

chuyên môn và cán bộ quản lý để đảm bảo bộ máy hoạt động tại trường vận

hành một cách có hiệu quả

Bên cạnh đó, để tăng cường hiệu lực quản lý của Hiệu trưởng, bảo đảm

và nâng cao chất lượng giáo dục, phòng Thanh tra được thành lập với chức năng chính là tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện quyền thanh tra nội bộ

về giáo dục và đào tạo trong phạm vi nhà trường, trong đó có công tác về

nhân sự

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

141 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tac quan ly nhân sự ở trường đại học

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin cùng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật khác vào hoạt động quản lý, tin học hoá công tác quản lý đang trở thành xu hướng tắt yếu là khâu đột phá quan trọng quyết định thành công của sự nghiệp đổi mới và là một trong những yếu tố cơ bản bảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động của trường đại học

Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự ở

trường đại học là rất lớn do yêu cầu quản lý đòi hỏi việc quản lý dữ liệu về

CBVC phải chính xác, giảm thiểu tối đa các sai sót, đáp ứng nhanh các yêu

cầu như thống kê, báo cáo số liệu Điều này được thể hiện ở một số điểm sau:

- Thứ nhất hầu hết các trường đại học hiện nay đều sử dụng các thiết

bị kỹ thuật điện tử như máy tính, máy ¡n để thực hiện việc quản lý dữ liệu

về nhân sự thay cho việc quản lý hoàn toàn trên số sách, giấy tờ

- Thứ hai, sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý dữ

liệu về nhân sự Phần lớn các đơn vị hiện nay sử dụng các phần mềm văn phòng có sẵn như Word, Excel, Access đề thực hiện Một số ít đơn vị bắt

đầu thực hiện việc quản lý bằng các phần mềm quản lý chuyên dụng nhằm nâng cao chất lượng quản lý, quản lý tập trung dữ liệu

- Thứ ba, thực hiện kênh thông tin điện tử để đăng tải các thông tin

như thông báo, hướng dẫn các quy trình thực hiện phục vụ nhu cầu tra cứu

thông tin của viên chức Điều này giúp làm giảm thời gian liên hệ công tác trực tiếp, tăng tính chủ động của CBVC về những vấn đề có liên quan: đồng

thời, mọi thông tin có liên quan đến CBVC đều được công bố một cách công khai, minh bạch

Mặt khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự là góp phần vào công cuộc cải cách hành chính đã và đang được triển khai rộng rãi trong các cơ quan Nhà nước “Tin học hoá hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng

lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luận

của Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10

năm 2000 về đây mạnh ứng dụng và phát triên công nghệ thông tin phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Trong cải cách hành chính, cụ thể là công tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tự động

hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, cải tiến hình thức làm

việc từ thủ công giấy tờ sang quản lý bằng máy, tiến đến hình thức làm việc

trực tuyến

1.42 Những điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ở trường đại học

1.42 L Hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng kỹ thuật là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng

công nghệ thông tin Có thể nói, hạ tầng kỹ thuật là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin của một đơn vị Một hệ thống không ồn định hoặc bị ngắt quãng có thê gây ảnh hưởng

nghiêm trọng đến hiệu quả và hiệu suất công việc của đơn vị đó Do đó, để có

thể triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở đơn vị,

truong dai hoc cần thực hiện khảo sát và đầu tư trang bị, nâng cấp các thiết bị

- Việc đầu tư các thiết bị như hệ thống máy tính, máy in, may chu (server) phục vụ cho việc vận hành hệ thống thông tin Khi thực hiện đầu tư

trang thiết bị, đơn vị cần tính toán đến thời gian sử dụng và chi phí khấu hao

tài sản; đồng thời, thực hiện theo dõi thiết bị, thường xuyên kiểm tra để nâng

cấp hoặc thay thế thiết bị đã không còn đáp ứng yêu cầu trong quá trình hệ thống vận hành

ii Hệ thống mạng

- Hệ thống mạng ở đây có thể hiệu bao gồm mạng viễn thông, mạng

Internet và mạng máy tính nhằm phục vụ cho việc truyền dẫn dữ liệu từ máy

chủ đến máy tính và ngược lại, giữa các máy tính trong cùng hệ thống mang với nhau

- Hệ thống thông tin khi vận hành đòi hỏi đường truyền dữ liệu phải

luôn được đâm bảo Do đó, đơn vị cần đầu tư đường truyền dữ liệu, đảm bảo

quá trình vận hành của hệ thống thông tin được xuyên suốt Đồng thời, lên kế hoạch dự phòng trong trường hợp đường truyền dữ liệu xảy ra sự có, làm gián đoạn và ảnh hưởng hệ thống thông tin vận hành

- Việc xây dựng hệ thống mạng giúp cho việc trao đồi, truyền dẫn dữ liệu giữa các máy tính với nhau, giữa máy tính và máy chủ được diễn ra dễ

dàng, thuận tiện, nhanh chóng Mặt khác, hệ thống mạng giúp làm giảm chi

phi dau tư các thiết bị số khác do các máy tính trong hệ thống mạng cùng chia

sẻ tài nguyên, sử dụng chung các thiết bị số với nhau

- Bên cạnh xây dựng hệ thống mạng phục vụ cho việc truyền dẫn dữ

liệu, cần chú ý đến việc xây dựng, nâng cấp hệ thống an toàn thông tin va bao mật đề phòng chống việc truy cập trái phép dữ liệu trên hệ thống, gây xáo

trộn, làm mát hoặc lộ thông tin cá nhân của CBVC Đề thực hiện điều này,

cần đề ra các biện pháp quản lý về lưu trữ và truy cập dữ liệu, phòng chống

tin tặc truy cập trái phép vào hệ thống: định kì kiểm tra, cài đặt các bản vá lỗi

phát sinh cho hệ thống Bên cạnh đó, trang bị, cài đặt các thiết bị và phần

mềm chống vi-rút (virus) tin tặc, triển khai hệ thống giám sát an ninh, cảnh báo nguy cơ cho toàn bộ hệ thống khi có vấn đề xảy ra

1.42.2 Cơ sở đữ liệu

- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu (có liên quan hoặc không liên

quan với nhau) được lưu trữ và quản lý tập trung để tất cả các thành viên của

tổ chức (hệ thống) có thể truy nhập và sử dụng được Cơ sở dữ liệu được thiết

kế nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong hệ thống thông tin như lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hoặc người dùng Đây là thành phần không thê thiếu trong việc vận hành hệ thống thông tin vì các thao tác quản lý khi được

thực hiện trên hệ thống đều cần đến dữ liệu đề thao tác

- Ưu điểm của cơ sở đữ liệu mang lại là:

+ Tiết kiệm chi phí cho việc thu thập, xứ lí, quản lý dữ liệu: làm

giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo thông tin dữ liệu

có tính thống nhất và toàn vẹn

+ Tiết kiệm thời gian truy cập dữ liệu

+ Đảm bảo dữ liệu có thê được truy xuất trên hệ thống thông tin theo nhiều cách khác nhau

+ Nhiều người có thê sử dụng chung một cơ sở dữ liệu

+ Cơ sở dữ liệu có thể được chia sẻ với các hệ thống quản lý

khác một cách dễ dàng, mang lại xu hướng hội nhập hóa, toàn cầu hóa

- Tuy nhiên, dé dat duoc những ưu điểm trên, cơ sở dữ liệu khi được

thiết kế cần giải quyết những vấn đề phát sinh sau:

+ Tính chủ quyền của dữ liệu: Do sự chia sẻ cơ sở đữ liệu cho

nhiều người dùng trên hệ thống dễ dẫn đến tính trách nhiệm, độ an toàn và

tính chính xác của dữ liệu giảm Do đó, cơ sở dữ liệu cần được đảm bảo tính

an toàn, chính xác Đồng thời, người dùng phải có trách nhiệm cập nhật thông

tin mới nhất cho cơ sở dữ liệu

+ Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người dùng: Do

có thể có nhiều người cùng khai thác cơ sở dữ liệu tại một thời điểm nén can

phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu

+ Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép truy cập vào cùng

một cơ sở dữ liệu và sử dụng trong các thao tác nên dễ dẫn đến tình trạng

tranh chấp dữ liệu, ví dụ dữ liệu bị thay đôi cùng lúc bởi hai người dùng khác nhau Như vậy cần phải có cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu cũng như giải quyết tình trạng tranh chấp dữ liệu trong quá trình khai thác như cấp quyền ưu tiên cho người khai thác theo thứ tự ưu tiên, theo thứ tự truy cập

+ Đảm bảo dữ liệu được an toàn khi có sự cố: Một số các sự cố

như mất điện đột xuất, một phần hoặc toàn bộ thiết bị lưu trữ dữ liệu bị hư

khiến cho cơ sở đữ liệu gặp vấn đề, ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống thông tin Để tránh được tình trạng trên, cần thực hiện thao tác sao lưu đữ liệu

để đảm bảo cơ sở đữ liệu có thể được phục hồi toàn bộ hoặc một phần sau các

liệu để quản lý trên hệ thống Tất cả các thông tin trên được quản lý một cách thống nhất, có hệ thống và tuân theo các tiêu chuẩn quy định của hệ thống thông tin quản lý đề ra

Ví dụ như mỗi CBVC khi được quản lý trên hệ thống phải được cấp

một mã định dạng đề phân biệt với CBVC khác, tránh trường hợp thông tin

dữ liệu của người này trùng với người khác Thông thường, mã viên chức

được sử dụng làm mã định dạng CBVC đó trên hệ thống vì đây là thông tin

duy nhất của CBVC hoàn toàn không trùng lặp với bat ki CBVC khác Tất cả

các thông tin còn lại có liên quan đến CBVC đó như ngày sinh, nơi sinh, lương trình độ học vấn sẽ được quản lý theo mã định dạng đó

1.4.2.3 Phan mém quản lý

Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu,

mã hoặc ngôn ngữ để điều khiến thiết bị số thực hiện chức năng nhất định

Nói cách khác, phần mềm những chương trình được lập trình và chạy trên các

thiết bị phần cứng như máy tính nhằm tiết kiệm thời gian làm việc cho

người dùng, mang lại sự tự động hóa trong công việc

Trong hệ thống thông tin về quản lý nhân sự, phần mềm đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, giúp người dùng thực hiện thao tác tính toán và xử lý dữ liệu

Từ đó, giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Mặt khác, việc sử dụng phần mềm giúp

cho đơn vị giảm chi phí về nhân lực

Phần mềm được chia làm hai loại gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

- Phần mềm hệ thống giúp vận hành các thiết bị phần cứng của máy

tính và hệ thống máy tính như hệ điều hành

- Phan mém ung dung phuc vu cho nhu cầu của người sử dụng, được

phân chia thành phần mềm ứng dụng đa năng (hệ soạn thảo văn bản ) và phần mềm ứng dụng chuyên dụng (chương trình quản lý nhân sự )

Thông thường, khi thực hiện việc tin học hóa dữ liệu CBVC phục vụ

cho công tác quản lý nhân sự, trường đại học sử dụng các phần mềm ứng dụng đa năng có sẵn đề quản lý dữ liệu và thao tác Tuy nhiên, để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học có hiệu quả hơn, cần thiết phải có phần mềm ứng dụng chuyên dụng để thao tác và quản

lý dữ liệu Các phần mềm ứng dụng chuyên dụng như chương trình quản lý

nhân sự, quản lý tài chính, được thiết kế theo hình thức chương trình được

đóng gói sẵn hoặc viết theo đặt hàng để phù hợp với tình hình cũng như nhu

cầu của mỗi đơn vị

1.424 Nhân lực

Nhân lực là yếu tố quyết định trong ứng dụng công nghệ thông tin

trong quản lý nhân sự ở trường đại học Đây là nhân tố thực hiện việc thiết kế

hệ thống thông tin; đồng thời, vận hành, thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu

trên hệ thống đó Nhân lực về công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi phải am hiểu về lĩnh vực công nghệ thông tin lẫn công tác nhân sự để có thể đáp ứng được yêu cầu của công tác này

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý có đạt hiệu quả như

mong muốn hay không, trước hết phụ thuộc vào trình độ nhận thức, năng lực,

kỹ năng của người quản lý hệ thống thông tin và người sử dụng Người quản

lý hệ thống phải có trình độ kiến thức hiều biết sâu về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chuyên môn của mình để có thể đảm bảo hệ thống thông tin được vận hành tốt Đồng thời, phải có năng lực tô chức và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn, biết tổ chức

học tập, trao đối, tổng kết kinh nghiệm dé làm mẫu, hướng dẫn người khác

thực hiện các thao tác trên hệ thống Ngoài ra, uy tín của người quản lý có tác dụng như chất xúc tác thúc đây sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin

vào việc quản lý nhân sự

Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi người quản lý và người sử dụng có kiến thức chuyên môn về công tác nhân sự, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy có liên quan đến mảng công việc của mình

Để có được nguồn nhân lực đủ trình độ để vận hành hệ thống thông tin,

cần chú ý đến khâu bôi dưỡng, đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bằng các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc cử CBVC tham gia học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ Đồng thời, có giải pháp về chế độ đãi ngộ và điều kiện làm việc đề thu hút nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao tham gia công tác

1.43 Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

nhân sự ở trường đại học

Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự nhằm giúp cho công tác này được thực hiện đúng theo mục đích, yêu cầu

đề ra Đây là hoạt động căn cứ dựa trên việc khảo sát, phân tích tình hình thực trạng của đơn vị, bên cạnh việc xác định mục đích, yêu cầu đề từ đó định ra

nội dung các giải pháp, cách thức thực hiện những mục đích, yêu cầu đó Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi nhiều

điều kiện để triển khai thực hiện nên xây dựng kế hoạch là bước quan trọng

Xây dựng kế hoạch sát với mục tiêu, phù hợp với thực trạng của đơn vị giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc thực hiện, chủ động đối phó, thích ứng với sự thay đổi có thể xảy ra

Đề xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học cân đảm bảo các yêu câu sau đây:

- Thứ nhất, cần xác định rõ mục đích cũng như yêu cầu khi triển khai

thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại đơn vị

Điều này giúp đơn vị có thể đưa ra được các nội dung cần thực hiện dựa trên những mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch Mục đích được xác định dựa trên

các yếu tố về nhu cầu, đòi hỏi, hiện trạng của đơn vị về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự Bên cạnh đó, trường xác định các yêu cầu như phối hợp các đơn vị có liên quan, tiến độ trong quá trình thực

- Thứ ba, xây dựng các giải pháp và cụ thể hóa thành nội dung dé

thực hiện Việc xây dựng giải pháp được thực hiện dựa trên mục đích cũng

như kết quả khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin ở trường đại học, nhất là trong công tác quản lý nhân sự Đồng thời, các giải pháp này

phải sát với tình hình thực tiễn tại đơn vị, có tính ứng dụng cao Đề đạt được

kết quả như mong muốn, giải pháp cần được cụ thể thành các nội dung và

triển khai thực hiện những nội dung đó

- Thứ tư, đưa ra quy trình và thời gian thực hiện những nội dung đã

đề ra Việc này giúp cho công tác triển khai thực hiện được diễn ra theo đúng

kế hoạch, với trình tự các bước thực hiện Đồng thời, việc đưa ra quy trình và

thời gian giúp cho công tác quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện các nội dung được dễ dàng, nhanh chóng

Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là qua

trình đi dần từ thấp đến cao Do đó, kế hoạch cần được xác định rõ yêu cầu,

mức độ của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại đơn

vi đạt được ở giai đoạn nào để từ đó đề ra được những giải pháp tương ứng Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin có thê phân chia thành ba giai đoạn như sau:

- Giai đoạn 1: Dùng công cụ, thiết bị sản phẩm của ngành công nghệ thông tin để thực hiện việc quản lý riêng lẻ Đây có thể được xem như bước chuyển đầu tiên từ giai đoạn quản lý thủ công, đơn thuần bằng sỐ sách sang việc quản lý theo phương thức mới bằng các sản phầm của ngành công nghệ thông tin Điều này giúp giải quyết nhanh chóng một số vấn đề nhưng chưa mang lại tiến bộ đang kể và hiệu quả cao trong việc ứng dụng công nghệ thống tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

- Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý từng phần Trong

giai đoạn này, đơn vị xác định các bộ phận có vai trò quan trọng nhất và tiến

hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho các bộ phận này Cơ sở đữ liệu

về CBVC phục vụ cho hệ thống được thiết lập Các bộ phận khác vẫn hoạt

động theo phương thức cũ Cải tiến này mang lại thay đổi đáng kề trong việc quản lý tuy chưa đạt được sự đồng bộ hoàn toàn về thông tin

- Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ thay thế hoàn

toàn hệ thống quản lý kiểu cũ Trong giai đoạn này, tất cả các thao tác đều

được thực hiện trên hệ thống với dữ liệu được quản lý theo kiểu tập trung, có

hệ thống

144 Tổ chúc, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

nhân sự ở trường đại học

Công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự ở trường đại học nói riêng cũng như ứng dụng công nghệ thông tin ở các

trường nói chung thường gặp nhiều khó khăn Xây dựng kế hoạch triển khai

sẽ giúp cho nhà trường chủ động trong việc thực hiện từng bước ứng dụng

công nghệ thông tin, đồng thời, giúp cho việc tô chức, chỉ đạo được thực hiện

theo đúng kế hoạch đã đề ra

Tổ chức là sự hình thành nên cấu trúc các mối quan hệ giữa các thành

viên, giữa các bộ phận trong tổ chức với nhau mà nhờ cấu trúc đó, chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý một cách hiệu quả nhất nhằm thực hiện thành công kế hoạch, tức là đạt được mục tiêu, mục đích mà kế hoạch đã

dé ra Chi đạo là hoạt động điều khiến hệ thống, làm cho hệ thống tiến đến

mục tiêu đề ra Người quản lý cần nắm được thực trạng của hệ thống đề có những giải pháp, biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh Cả hai khâu tổ

chức và chỉ đạo cần nhiều thông tin có tính khách quan, trung thực, chính xác,

rõ ràng để thực hiện

Việc nắm những thông tin một cách đầy đủ, trung thực giúp cho người quản lý đưa ra được những quyết định sáng suốt, đúng đắn, phù hợp với trạng

thái của đơn vị, giúp don vi dat đến mục tiêu với một chi phí thấp nhất

Đề tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự ở trường đại học; cần chú trọng một số vấn để sau:

- Tô chức thực hiện kế hoạch xuất phát từ quan điểm là phát huy tính tích cực, chủ động của chủ thể và đối tượng quản lý

- Tổ chức thực hiện kế hoạch bao gồm tô chức nhân lực dé thực hiện

kế hoạch, phân công trách nhiệm quản lý, huy động cơ sở vật chat — ky thuat, thực hiện các hoạt động

- Hoạt động tô chức trước hết và chủ yếu là xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định các bộ phận cần có, thiết lập mối quan hệ ngang và dọc của các bộ phận, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, xây dựng

quy chế hoạt động

- Chỉ đạo thực hiện từng nội dung theo kế hoạch, kịp thời điều chỉnh

kế hoạch một cách hợp lí khi cần thiết

- Thu thập ý kiến, mạnh dạn thể nghiệm sáng kiến kinh nghiệm nhằm

nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc

145 Kiển tra, đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

nhân sự ở trường đại học

Kiểm tra là hoạt động nhằm thấm định, xác định trạng thái của hệ

thống, của đơ vị Như vậy, kiểm tra là thu thập, ghi chép các thông tin về hệ

thống và so sánh các thông tin này với một thước đo nhằm xác định xem hệ

thống đang ở vị trí nào trong quá trình thực hiện mục tiêu Việc kiểm tra để

nắm bắt trạng thái của hệ thống rất quan trọng Kiểm tra cho phép đánh giá

mức độ, chất lượng các công việc mà đơn vị đã thực hiện trong quá trình thực hiện mục tiêu đề có những điều chỉnh kịp thời làm cho đơn vị thực hiện mục tiêu đề ra một cách tối ưu nhất

Việc kiêm tra, đánh giá trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học nhằm giúp người lãnh đạo đơn vị đánh

giá được mức độ triên khai tô chức thực hiện các công tác đã đề ra, để từ đó

đơn vị có những điều chỉnh kịp thời những hạn chế tổn tại trong quá trình

CBVC trong đơn vị và các cấp lãnh đạo

e Tiểu kết chương I

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự đang trở thành xu hướng tất yếu là khâu đột phá quan trọng quyết định thành công của sự nghiệp đổi mới và là một trong những yếu tố cơ bản bảo đảm nâng cao

chất lượng hoạt động của trường đại học Tuy nhiên, đề thực hiện việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự có hiệu quả nhất là đối với trường Đại học Sài Gòn: cần thiết phải có sự nghiên cứu kĩ lưỡng cơ sở lý

luận của vấn đề này cũng như tìm hiểu điều kiện, thực trạng của đơn vị đề đề

xuất những giải pháp có tính khả thi cao

CHUONG 2

THUC TRANG UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRUONG DAI HOC SAI GON

2.1 Khái quát về trường Đại học Sài Gòn

Trường Đại học Sài Gòn được thành lập theo Quyết định số 478/QĐÐ- TTg ngày 25 tháng 4 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Sư phạm TP.HCM: là cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân TP.HCM, chịu sự quản lý Nhà nước về giáo dục của

Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trường Đại học Sài Gòn là trường đào tạo đa ngành, đa cấp, đa lĩnh

vực với các trình độ từ trung cấp, cao đẳng, đại học theo hai hình thức chính

quy và không chính quy Hiện nay, trường đang tổ chức đào tạo 30 chuyên ngành cấp độ đại học, 24 chuyên ngành cấp độ cao đẳng và 4 chuyên ngành

cấp độ trung cấp thuộc các lĩnh vực kinh tế - kĩ thuật, văn hóa - xã hội, chính trị - nghệ thuật và sư phạm Ngoài việc đào tạo cấp bằng, trường còn được Bộ

Giáo dục và Đào tạo cho phép đảo tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm

bậc I, bac II bên cạnh việc đào tạo và cấp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ, ứng dụng công nghệ thông tin và ứng dụng các nghiệp vụ khác

Bên cạnh việc đào tạo trực tiếp tại các cơ sở của trường, trường Đại học Sài Gòn còn thực hiện việc đào tạo các ngành Âm nhạc, Mỹ thuật cho các tỉnh miền Tây Nam Bộ các ngành thuộc khối kinh tế hệ vừa làm vừa học cho

các tỉnh như Đà Nẵng, Hậu Giang Bình Phước, Nghệ An Ngoài ra, trường

còn liên kết với các trường đại học khác đào tạo các chuyên ngành trình độ

thạc sỹ

Các cơ sở hoạt động của Đại học Sài Gòn

- Trụ sở chính: 273 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5

- Cơ sở 105 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3