đẩy mạnh hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ

đẩy mạnh hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với xu thế mở cửa và hội nhập với nền kinh tế thế giới thì hoạt động

kinh tế nói chung và hoạt động kinh tế đối ngoại nói riêng ngày càng mở rộng

Sự giao lưu buôn bán hàng hóa giữa các quốc gia khác nhau với một khối lượng

ngày cằng lớn đã đòi hỏi các quá trình trên thị trường hàng hóa xuất nhập khẩu

phải nhanh chóng và thuận tiện cho các bên Sau thời gian thực tập tại Ngân

hàng cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long em nhận thấy xu

thế này cũng đặt ra rất nhiều thách thức đối với các Ngân hàng thương mại Việt

Nam trong hoạt động thanh toán quốc tế Trong hoạt động thanh toán các cuộc

giao thương quốc tế, thanh toán theo L/C luôn là phương thức thanh toán phổ

biến và quan trọng nhất giữa các đối tác kinh doanh bởi L/C tạo ra sự an tâm và

thuận lợi tối đa giữa các bên tham gia Tuy nhiên dù được coi là phương thức

thanh toán an toàn và tiện lợi nhất thì thanh toán bằng L/C vẫn không thể tránh

được những tranh chấp phát sinh Chính vì lí do này, việc tổng kết thực tiễn tìm

ra các giải pháp cho sự phát triển của hoạt động thanh toán quốc tế bằng tín

dụng chứng từ là một điều hết sức cần thiết nhằm nâng cao vị thế và sự tín dụng

của khách hàng đối với các ngân hàng thương mại trong nước

Trong những năm qua, Chi nhánh Thăng Long thuộc Ngân hàng thương

mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) đã không ngừng đổi mới và

nâng cao nghiệp vụ thanh toán bằng tín dụng chứng từ để phục vụ và đáp ứng

tốt cho nhu cầu thanh toán của khách hàng Nghiệp vụ thanh toán quốc tế bằng

tín dụng chứng từ của chi nhánh cũng ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn

tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số mặt hạn chế cần khắc phục

Xuất phát từ thực tế đó, em đã chọn vấn đề: “Thực trạng và giải pháp

đẩy mạnh hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ tại Ngân hàng

Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long” làm đề

tài Thu hoạch thực tập cuối khóa của mình

Thu hoạch thực tập này bao gồm 3 chương:

Ch ương 1: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và tín dụng chứng từ

Ch ương 2: Thực trạng thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng

th ương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long

Ch ương 3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

m ại cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long

Trong thời gian thực tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương

Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của

các anh chị trong Ngân hàng Em xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên

trong Chi nhánh Techcombank Thăng Long và TS Nguyễn Quang Minh đẫ

giúp đỡ em hoàn thành tốt bài thu hoạch thực tập này

Do thời gian và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài thực tập của em

khó tránh khỏi những sai sót Kính mong thầy cô, các bạn nhận xét và góp ý

cho bài Thu hoạch thực tập của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành

cảm ơn

1 Khái niệm về thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế là việc thực hiện chi trả liên quan đến các dịch vụ mua

bán hàng hóa hay cung ứng lao động không mang tính chất hàng hóa giữa các tổ

chức, cá nhân nước này đối với các tổ chức, cá nhân nước khác hoặc giữa một

quốc gia với một tổ chức quốc tế thông qua hệ thống Ngân hàng của các nước

có liên quan

2 Vai trò của thanh toán quốc tế trong thương mại quốc tế

Trong xu thế hội nhập ngày càng tăng ở nhiều mức độ và khía cạnh,

thương mại quốc tế vì thế cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ Một trong những

yếu tố quan trọng để đảm bảo cho giao lưu thương mại giữa các chủ thể ở các

quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau được thông suốt là vấn đề thanh toán

Thanh toán là hoạt động cuối cùng nhưng có tính quyết định đến kết quả thu

được sau một quá trình trao đổi mua bán giữa các bên

Trong ngoại thương, hoạt động thanh toán lại càng quan trọng và mang

tính chất đặc thù Đồng tiền dùng để thanh toán là ngoại tệ đối với ít nhất một

bên và thường không tồn tại dưới hình thức tiền mặt mà chủ yếu dưới dạng

phương thức thanh toán quốc tế như: séc, hối phiếu, kì phiếu, điện, thư chuyển

tiền… ghi bằng ngoại tệ Hơn nữa, chủ thể hoạt động thương mại quốc tế là các

cá nhân, tổ chức ở các nước khác nhau nên việc chi trả hầu hết phải thông qua

các ngân hàng tại nước này Lúc này, ngân hàng với vai trò trung tâm thanh

toán, tín dụng tham gia mạnh mẽ vào các quan hệ kinh tế thương mại và ngày

càng thể hiện được vai trò to lớn của mình Nó góp phần giúp các doanh nghiệp

hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể đạt được mục tiêu kinh doanh

của mình và thực hiện đúng các yêu cầu của chính sách kinh tế đối ngoại Cụ

thể, đối với hoạt động xuất khẩu: hoạt động thanh toán quốc tế cần đảm bảo thu

đúng, đủ, kịp thời càng nhanh càng tốt tiền hàng, đảm bảo quay vòng vốn nhanh

và kịp cung ứng vốn cho chu trình tái sản xuất ở giai đoạn sau: đảm bảo giữ

vững giá trị thực tế của số ngoại tệ thu về khi có những biến động về tiền tệ có

thể xảy ra; góp phần thúc đẩy nhanh mạnh hơn nữa xuất khẩu và mở rộng được

thị trường

Đối với hoạt động nhập khẩu: hoạt động thanh toán phải đảm bảo nhập

khẩu kịp thời, đúng chủng loại, chất lượng hàng hóa Trong điều kiện tình hình

tài chính tiền tệ ổn định, kéo dài được thời hạn thanh toán càng lâu càng tốt; góp

phần hợp lý hóa hoạt động nhập khẩu, nhập khẩu phục vụ cho mục đích công

nghiệp hóa, hiện đại hóa, học tập ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho

nhiệm vụ phát triển nền kinh tế quốc dân

Có thể nói rằng, trong điều kiện xu hướng hội nhập nền kinh tế thế giới và

khu vực ngày càng gia tăng, hoạt động thanh toán quốc tế trở thành một chỉ tiêu

khá nhạy cảm giúp đánh giá hoạt động xuất nhập khẩu, đồng thời cũng là một

yếu tố thực hiện mức độ mở cửa, giao lưu thương mại với bên ngoài một quốc

gia

3 Điều kiện thanh toán quốc tế

Bao gồm các điều kiện tiền tệ, điều kiện đảm bảo ngoại hối, điều kiện địa

điểm thanh toán, điều kiện phương thức thanh toán Trong đó điều kiện về

phương thức thanh toán được trình bày sâu hơn dưới đây:

Điều kiện về phương thức thanh toán:

Phương thức thanh toán là cách thức người bán thu tiền về và người mua

thực hiện việc chi trả và được thể hiện trong các điều khoản của hiệp định

thương mại, hợp đồng mua bán giữa hai hên người mua và người bán Trong

buôn bán quốc tế tồn tại nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau, vì vậy

việc lựa chọn phương thức thanh toán nào là rất quan trọng vì nó phụ thuộc vào

mối quan hệ, uy tín, khả năng và mục đích của các bên

Căn cứ vào việc thanh toán có kèm theo các chứng từ thực hiện nghĩa vụ

hay là điều kiện thanh toán hay không, có thể chi thành hai nhóm phương thức

thanh toán:

• Nhóm phương thức thanh toán không kèm chứng từ thực hiện nghĩa vụ là

những phương thức mà việc thanh toán của người có nghĩa vụ trả tiền không căn

cứ vào các chứng từ thực hiện nghĩa vụ do người thực hiện nghĩa vụ xuất trình,

gồm các phương thức sau:

- Chuyển tiền (Remittance)

- Ghi sổ (Open Account)

- Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection)

- Thư bảo lãnh (Letter of Guarantee)

- Thư tín dụng dự phòng (Standby L/C)

• Nhóm phương thức thanh toán kèm chứng từ thương mại là những

phương thức mà các chứng từ thương mại do người thực hiện nghĩa vụ xuất

trình, bao gồm các phương thức sau:

- Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection)

- Tín dụng chứng từ (Documentary Credit)

- Thư ủy thác mua ( Letter of Authority to Purchase)

Trong đó, phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán phổ

biến và an toàn nhất hiện nay và được trình bày trong phần II sau đây

II PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ

1 Khái niệm

Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận, trong đó một Ngân

hàng (Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (Người yêu cầu

mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (Người hưởng

lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí phát

trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng

từ thanh toán theo phương thức này bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng

do đó có thể nói: Thư tín dụng thương mại là một công cụ quan trọng của thư tín

dụng chứng từ

Thư tín dụng thương mại (Letter of Credit L/C) là một chứng từ (điện

hoặc chứng chỉ), trong đó Ngân hàng phát hành L/C sẽ cam kết trả tiền cho

Người xuất khẩu nếu họ xuất trình được các chứng từ phù hợp với các điều kiện

và điều khoản quy định trong L/C

Thư tín dụng thương mại hình thành trên cơ sở hợp đồng cơ sở, nhưng sau

khi được phát hành, nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng cơ sở Đây chính là

tính chất quan trọng của L/C Tính chất của L/C được quy định rất chặt chẽ

trong UCP 600 “Về bản chất, L/C là những giao dịch riêng biệt với các hợp

đồng mua bán, hoặc các hợp đồng khác mà các hợp đồng này có thể làm cơ sở

h ợp đồng như thế thậm chí ngay cả L/C có bất cứ sự dẫn chiếu nào đến các hợp

đồng đó”

2 Các chứng từ cơ bản trong bộ chứng từ thanh toán bằng tín dụng chứng

từ

2.1 Hối phiếu (Bill of Exchange, Draft)

Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người kí phát

cho một người khác, yêu cầu người này khi nhìn thấy hối phiếu, hoặc đến một

ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định được trong tương lai

phải trả một số tiền nhất định cho người nào đó hoặc theo lệnh của người này trả

cho một người khác hoặc trả cho người cầm phiếu Hối phiếu được điều chỉnh

theo Luật thống nhất về hối phiếu (Uniform for Bill of Exchange – ULB 1930)

2.2 Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một chứng từ kế toán do người xuất khẩu lập mà

trong đó có thể hiện lượng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp cho người

XK và sẽ được người NK thanh toán Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

B/L là một chứng từ vận tải đường biển do người chuyên chở hoặc người

đại diện của họ cấp phát cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng hóa lên tàu

hoặc sau khi người chuyên chở đã nhận hàng hóa để xếp

2.3 Bảng kê đóng góp chi tiết (Packing List)

Bảng kê đóng gói liệt kê chi tiết những hàng hóa được đóng gói trong một

kiện hàng cùng những thông tin về chất liệu dùng làm bao bì đóng gói, kí mã

hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng tịnh, kích cỡ…

2.4 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

C/O là một văn bản cung cấp bằng chứng về quốc gia xuất xứ hàng hóa,

thông thường được ICC của nước sở tại có thẩm quyền kí phát

2.5 Đơn bảo hiểm (Insuarance Policy)

Ngoài ra, tùy từng trường hợp, có thể có thêm một số chứng từ khác như

giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận giám định hàng hóa…

3 Một số văn bản làm cơ sở pháp lý quốc tế cho hoạt động thanh toán quốc

tế bằng L/C

Phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ là một nghĩa vụ đòi hỏi

phải thực hiện một cách chặt chẽ, tránh những bất đồng giữa các bên trong quan

hệ thanh toán quốc tế, gây ra nhiều thiệt hại Do đó, để khắc phục tình trạng này

trong Luật và các Tập quán quốc tế trong Thanh toán quốc tế ra đời Đây là

những văn kiện mang tính pháp lý quốc tế quan trọng điều chỉnh mối quan hệ

thanh toán

3.1 Quy tắc và cách thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ, UCP600

ICC2006

Bản quy tắc này mang tính chất pháp lý tùy ý, nghĩa là khi áp dụng nó các

bên phải thỏa thuận ghi vào L/C, đồng thời có thể thỏa thuận khác, miễn là có

ghi rõ trong nội dung L/C

So với UCP 500, UCP 600 có một số thay đổi cơ bản như sau:

- Thứ nhất về hình thức: UCP được bố cục lại với 39 điều khoản (so với

49 điều khoản của UCP 500) trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích

những thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa những thuật ngữ còn gây tranh cãi trong

UCP 500 Ví dụ như “Advising Bank, Applicant, Bebeficiary, Complying

Presentation, Confirming Bank…”

- Thứ hai, UCP600 đã quy định rõ thời gian cho việc từ chối hoặc chấp

nhận các chứng từ xuất trình là khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân

hàng” (5 banking days) Trong UCP 500, khoảng thời gian này không được quy

định hợp lý là “Thời gian hợp lý” (Reasonable time) và “Không chậm trễ”

(Without dalay) để kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ bất hợp lệ

- Thứ ba, UCP 600 đã đưa ra quy định mới về địa chỉ của người yêu cầu

mở và người hưởng lợi thư tín dụng phải được thể hiện trên chứng từ xuất trình

đúng như trong L/C

- Thứ tư, theo UCP 600, Ngân hàng phát hành được phép từ chối chứng

từ và giao bộ chứng từ cho người yêu cầu mở thư tín dụng khi họ nhận được

thông báo về việc từ chối chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của họ

3.2 Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế kiểm tra chứng từ theo L/C số

645 năm 2003 Phòng Thương mại Quốc tế – ISBP 645 2003

ISBP cụ thể hóa Điều 13 UCP 500 ICC 1993 “ Các Ngân hàng phải kiểm

tra tất cả các chứng từ quy định trong L/C với sự cẩn thận hợp lý để xác minh

các chứng từ đó có hay không có thể hiện trên bề mặt chúng là phù hợp với các

điều kiện của L/C Sự phù hợp với các điều kiện của L/C thể hiện trên bề mặt

của các chứng từ quy định sẽ được quyết định bởi các tập quán Ngân hàng tiêu

chuẩn quốc tế phản ánh trong các điều khoản này Các chứng từ thể hiện trên bề

mặt của chúng mâu thuẫn với nhau sẽ được coi là không phù hợp với các điều

kiện của “Tín dụng” Vì lẽ đó, áp dụng UCP đương nhiên là áp dụng cả ISBP

645 ICC 2003

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG THANH TOÁN BẰNG L/C TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG

MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH THĂNG

LONG

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TECHCOMBANK THĂNG LONG

1 Quá trình hình thành và phát triển

Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam gọi tắt là

Techcombank được thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993 theo giấy phép

hoạt động số 0040/NH - GP do Thống đốc NHNN Việt Nam cấp ngày 06 tháng

09 năm 1993 và giấy phép kinh doanh số 055697 do Trọng tài kinh tế Hà Nội

nay là sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp nhằm mục đích trở thành một trung

gian tài chính, nối liền nhà tiết kiệm và nhà đầu tư cần vốn để kinh doanh, phát

triển nền kinh tế trong thời kỳ mở cửa

Trụ sở ban đầu đặt ở số 24 Lý Thường Kiệt sau đó chuyển sang số 15 Đào

Duy Từ và hiện nay thì Techcombank đặt tại 90-92 Bà Triệu Sau 15 năm hoạt

động thì Techcombank không ngừng phát triển lớn mạnh, thể hiện là số lượng

chi nhánh được mở rộng ở khắp các tỉnh thành phố lớn của cả nước và vốn điều

lệ liên tục tăng trưởng Cụ thể đến nay vốn điều lệ của Techcombank là 2500 tỷ

đồng (so với 20 tỷ đồng lúc mới thành lập)

Techcombank Thăng Long là chi nhánh đầu tiên của Techcombank được

thành lập theo nghị quyết số 00149/NH-GP của NHNN ngày 24 tháng 4 năm

1996, nhằm mở rộng mạng lưới Techcombank và bắt kịp với nhu cầu khách

hàng Techcombank Thăng Long chịu sự quản lý trực tiếp của Techcombank, có

trụ sở hiện nay tại 181 Nguyễn Lương Bằng, Hà Nội Hiện nay thì

Techcombank đã thành lập được 18 phòng giao dịch và quản lý gần 200 nhân

viên Techcombank Thăng Long ngày càng lớn mạnh và có cơ sở vật chất kỹ

thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ nhân viên năng động và chuyên nghiệp đủ thỏa

mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng

Techcombank Thăng Long là một trong số chi nhánh đầu tiên của Ngân

hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Chi nhánh nằm trong khu vực

trung tâm, đông dân cư, phù hợp với mục tiêu phát triển ngân hàng đô thị, có

tiềm năng phát triển mạnh mẽ và thực tế đã chứng minh được điều đó với lượng

khách hàng đông đảo Khách hàng của chi nhánh chủ yếu là doanh nghiệp ngoài

quốc doanh, cá nhân là những người trẻ, thu nhập khá trở lên, có nhu cầu lớn về

gửi tiền, tín dụng thanh toán… Chi nhánh đang ngày càng phát triển nhiều dịch

vụ để có thể thu hút được lượng khách hàng đông đảo nhất và đáp ứng được

những nhu cầu mới nhất của khách hàng

2 Một số hoạt động của Techcombank Thăng Long

- Mua bán, trao đổi ngoại tệ, chiết khấu giấy tờ có giá

- Huy động vốn bằng VND, USD và EUR gồm tiền gửi không kỳ han, có

- Bảo lãnh, tư vấn, ủy thác đầu tư cho khách hàng

- Thanh toán quốc tế với các phương thức chuyển tiền, nhờ thu, tín dụng

thư

- Tổ chức hoạt động của chi nhánh theo sự chỉ đạo của Ngân hàng

Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam, lập kế hoạch kinh doanh và thực

hiện báo cáo, kiểm tra, kiểm soát theo quy định

- Phát triển các dịch vụ mới, tìm kiếm khách hàng mới: thẻ, tài trợ ngoại

thương, bao thanh toán

Trong sự cạnh tranh gay gắt với các ngân hàng khác cùng địa bàn,

Techcombank Thăng Long vẫn đã và đang thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ

của mình và trở thành một đơn vị mạnh trong cuộc cạnh tranh đó Trong thời

gian tới còn nhiều mục tiêu để Techcombank Thăng Long vươn tới và chi nhánh

đang nỗ lực, sáng tạo rất nhiều

3 Cơ cấu tổ chức của Techcombank Thăng Long

Trong đó thanh toán quốc tế là một bộ phận của phòng doanh nghiệp thực

hiện các nghiệp vụ:

- Nhận, ký phát điện từ Techcombank đi nước ngoài và ngược lại

- Kiểm soát trong và sau khi thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế

- Hạch toán và quản lý tài khoản liên quan đến hoạt động thanh toán quốc

tế và ngân hàng đại lý

- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động thanh toán đối ngoại

Nhìn chung, chi nhánh có cơ cấu tổ chức khá rõ ràng, mỗi phòng ban đều

có nhiệm vụ, chức năng riêng Qua thực tế thấy rằng các phòng ban này hoạt

động khá hiệu quả và luôn hỗ trợ, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc Phụ trách kinh doanh

Ban hỗ trợ và kiểm soát

Phòng dịch vụ ngân hàng cá nhân

Phòng dịch vụ ngân hàng cá nhân

Phó Giám đốc Phụ trách Kế toán và kho quỹ và TTQT

Phó Giám đốc Phụ trách Phòng giao dịch

Phòng giao dịch

Trong trường hợp cần thiết có thể điều chuyển nhân viên giữa các phòng ban với

nhau Chính điều này là một trong các yếu tố quan trọng giúp cho chi nhánh

hoạt động hiệu quả

II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Thanh toán bằng tín dụng chứng từ cho hoạt động xuất khẩu hay nhập

khẩu thì được chi nhánh Techcombank Thăng Long thực hiện theo đúng quy

định và quy trình mà Techcombank Việt Nam quy định

1 Quy định chung

Trong quy trình thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng

từ, Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam là ngân hàng thông

báo, giữ vai trò là người thay mặt người xuất khẩu đòi tiền người nhập khẩu ở

nước ngoài Còn trong quy trình thanh toán nhập khẩu thì ngược lại Trong hoạt

động này Techcombank có một số quy định chung như sau:

Một là, Techcombank tiến hành thanh toán quốc tế bằng hình thức tập

trung tại hội sở Các đơn vị trong hệ thống sử dụng thương hiệu Techcombank

và thông qua hệ thống tài khoản Nostro duy nhất của Techcombank để thực hiện

thanh toán với bên ngoài

Hai là, trung tâm thanh toán là bộ phận có nhiệm vụ tham mưu và tổ chức

thực hiện các hoạt động thanh toán trên toàn hệ thống Techcombank Trung tâm

thanh toán được ủy quyền quản lý tài khoản Nostro của Techcombank, chịu

trách nhiệm phối hợp với các bộ phận liên quan đảm bảo đủ nguồn ngoại tệ

thanh toán cho toàn hệ thống theo yêu cầu của các đơn vị

Ba là, trưởng đơn vị hoặc người ủy quyền phê duyệt giao dịch thanh toán

L/C xuất khẩu gửi đi đòi tiền sau khi đã thẩm định bộ chứng từ L/C và chịu

hoàn toàn trách nhiệm về kết quả thẩm định

Bốn là, chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị nhận, xử lý L/C và bộ

chứng từ L/C, gửi bộ chứng từ L/C đòi tiền ngân hàng nước ngoài và nhập dữ

liệu giao dịch L/C trên Globus tại đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác của

giao dịch so với bộ chứng từ L/C và yêu cầu thanh toán L/C của khách hàng

Nếu đơn vị không có bộ phận/chuyên viên thanh toán quốc tế thì trách nhiêm

này sẽ thuộc về trung tâm thanh toán

Năm là, trong các trường hợp khẩn cấp trưởng trung tâm có thể tổ chức

chỉnh sửa các giao dịch thanh toán quốc tế tại trung tâm nhưng hoàn toàn phải

chịu trách nhiệm về chỉnh sửa

Sáu là, trưởng trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm với phòng thông tin

điện toán để chuyển điện giao dịch sang SWIFT và tổ chức việc kiểm tra, phê

duyệt và phát điện đi ra bên ngoài

Bảy là, trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm cuối cùng về kỹ thuật và

nội dung điện đòi tiền, điện tra soát liên quan đến nghiệp vụ L/C gửi đi đòi tiền

nước ngoài Trong trường hợp các đơn vị không rõ về các công việc trong thanh

toán quốc tế thì đều phải liên hệ với trung tâm để được giải đáp và phối hợp

Tám là, phòng thông tin điện toán chịu trách nhiệm đảm bảo cơ sở hạ tầng

về phần cứng và phần mềm vi tính, các giao diện tương thích… để phục vụ hoạt

động thanh toán quốc tế

Các đơn vị có trách nhiệm đối chiếu với trung tâm thanh toán về tất cả các

giao dịch thanh toán quốc tế theo định kỳ và bất thường

2 Quy trình thực hiện hoạt động thanh toán Xuất khẩu

2.1 Thông báo thư tín dụng hàng xuất

Bộ phận thanh toán quốc tế khi tiếp nhận thư, điện phát hành hoặc phần

điều chỉnh từ L/C từ ngân hàng nước ngoài gửi đến cần phải thông báo và phối

hợp với bộ phận kinh toanh trực tiếp quản lý khách hàng tiến hành việc thông

báo L/C xuất khẩu cho khách hàng bao gồm các công việc như sau:

• Kiểm tra:

Chuyên viên tín dụng tiếp nhận thư, điện phát hành hoặc điều chỉnh L/C

từ ngân hàng nước ngoài gửi đến phải tiến hành kiểm tra, xác định tính chân

thực của điện, thư phát hành hoặc điều chỉnh L/C, gồm:

- Xác định được sự tồn tại của ngân hàng phát hành

- Xác định được điện, thư đúng là do ngân hàng đó phát hành

- Xác định được người hưởng lợi của L/C

- Kiểm tra và xác định tính chân thực của chữ ký được ủy quyền của ngân

hàng phát hành/thông báo theo danh sách chữ ký được ủy quyền của

ngân hàng đó

Đồng thời chuyên viên thanh toán quốc tế phải kiểm tra xem các nội dung

thư, điện phát hành hoặc điều chỉnh L/C có gì mâu thuẫn, không rõ ràng thì phải

điện hỏi lại ngay ngân hàng phát hành

Việc kiểm tra cụ thể tuân thủ theo quy định hiện hành tại Techcombank

• Thông báo cho khách hàng và hạnh toán thu phí:

Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị tiến hành nhập dữ liệu của L/C

và hạch toán thu phí thông báo L/C trên Globus theo quy định trong biểu phí

hiện hành tại Techcombank, lập thông báo L/C hoặc điều chỉnh L/C và trình bày

lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt và thư tín dụng gốc/điều chỉnh L/C cho

chuyên viên khách hàng

Chuyên viên khách hàng tiến hành thông báo cùng L/C gốc/điều chỉnh

L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng xem xét, chuẩn bị các nội dung

cần thiết được nêu trong thông báo, đồng thời yêu cầu khách hàng ký nhận việc

đã nhận các giấy tờ trên

Tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm sau: Trong trường hợp

Techcombank là ngân hàng thông báo thứ nhất thì chuyên viên khách hàng phải

liên hệ trực tiếp với khách hàng trước để xem khách hàng muốn lấy L/C/điều

chỉnh L/C tại Techcombank hay ngân hàng thông báo thứ hai Nếu khách hàng

yêu cầu nhận L/C/điều chỉnh L/C tại Ngân hàng thông báo thứ hai thì chuyên

viên khách hàng phải chuyển tiếp điều chỉnh L/C/điều chỉnh L/C đến Ngân hàng

đó, đồng thời yêu cầu Ngân hàng thông báo thứ 2 chuyển tiền trả phí thông báo

• Chuyên viên thanh toán quốc tế lưu hồ sơ theo quy định quản lý hồ sơ

tại bộ phận thanh toán quốc tế

2.2 Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ

• Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ:

Chuyên viên khách hàng hướng dẫn khách hàng lập 02 bản chính yêu cầu

thanh toán L/C, chuẩn bị các chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C/điều chỉnh

L/C do ngân hàng nước ngoài phát hành kèm theo bản gốc L/C xuất khẩu/điều

chỉnh L/C xuất khẩu xuất trình tại Techcombank

Chuyên viên khách hàng ký nhận yêu cầu thanh toán L/C xuất và bộ

chứng từ kèm theo, khi nhận chú ý đếm đủ loại và số lượng bản gốc chứng từ

được xuất trình, ghi rõ ngày giờ nhận và ký xác nhận vào yêu cầu thanh toán

L/C sau đó chuyển lại cho khách hàng 01 Yêu cầu thanh toán L/C đồng thời

chuyển toàn bộ hồ sơ cho chuyên viên thanh toán quốc tế để tiến hành kiểm tra

và thực hiện nghiệp vụ

• Kiểm tra chứng từ:

Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận 01 bản yêu cầu thanh toán L/C

và các chứng từ có liên quan từ chuyên viên khách hàng và tiến hành kiểm tra

bộ chứng từ dựa theo yêu cầu của L/C/điều chỉnh L/C do ngân hàng nước ngoài

phát hành

2.3 Yêu cầu cung cấp, điều chỉnh bổ sung (nếu có)

Chuyên viên thanh toán quốc tế sau khi thực hiện kiểm tra, nếu bộ chứng

từ không đủ, có sai sót, chưa đáp ứng được yêu cầu của L/C/điều chỉnh L/C thì

lập yêu cầu cung cấp, bổ sung hoặc điều chỉnh và chuyển chuyên viên khách

hàng yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ chứng từ

Khi nhận được thông báo của chuyên viên thanh toán quốc tế về việc hồ

sơ chưa đáp ứng đủ các yêu cầu theo L/C của ngân hàng nước ngoài, chuyên

viên khách hàng phải lập tức chuyển thông báo cho khách hàng biết để kịp thời

thực hiện chỉnh sửa bổ sung trong thời hạn cho phép của L/C

2.4 Nhập dữ liệu và lập chỉ thị thanh toán/điện

Khi bộ chứng từ xuất trình đã được kiểm tra xong thì chuyên viên thanh

toán quốc tế nhập các dữ liệu chi tiết của bộ chứng từ trên Globus, lập chỉ thị

thanh toán theo mẫu biểu Globus để gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng

phát hành

Trường hợp thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện, chuyên viên thanh

toán lập điện MT742 đòi tiền theo hình thức L/C

2.5 Phê duyệt

Sau khi chuyên viên thanh toán hoàn tất nghiệp vụ ở các bước nói trên thì

trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Cấp có thẩm quyền xem xét bộ chứng từ, chỉ

thị thanh toán/điện xác định nội dung là phù hợp thì ký phê duyệt trên chỉ thị

thanh toán

2.6 Gửi chứng từ, phát điện và giám sát

• Gửi chứng từ, phát điện:

Chuyên viên thanh toán quốc tế gửi chỉ thị thanh toán đã lập tại bước 2.4

và bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng thanh toán đồng thời

phôtô lại bộ chứng từ để lưu hồ sơ

Chuyên viên thanh toán quốc tế khi gửi thì phải điền chính xác, đầy đủ

địa chỉ ngân hàng phát hành, ngân hàng thanh toán để tránh việc nhầm địa chỉ

gây thất lạc bộ chứng từ, đồng thời giữ lại 1 bản giấy giao nhận vận chuyển

chứng từ của hãng chuyển phát nhanh/bưu điện

Trong trường hợp lập điện đòi tiền thì tiến hành phát điện để đòi tiền ngân

hàng nước ngoài, bộ phận phát điện chịu trách nhiệm phát điện theo đúng yêu

cầu của chương trình SWIFT

Sau khi gửi chứng từ, chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành lưu bộ

chứng từ chờ thanh toán theo quy định kiểm soát hồ sơ đang có hiệu lực thi hành

tại bộ phận thanh toán quốc tế Đồng thời gửi bằng fax cho trung tâm thanh toán

thuộc hội sở bản chỉ thị thanh toán theo L/C xuất có gắn Test trên đó liệt kê các

loại phí sẽ phải thu của khách hàng Chuyên viên thanh toán quốc tế hội sở có

trách nhiệm lưu giữ bản chỉ thị thanh toán theo từng đơn vị và theo dõi việc

thanh toán của ngân hàng nước ngoài

• Giám sát

Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị có trách nhiệm giám sát việc

thanh toán của ngân hàng nước ngoài đối với bộ chứng từ đã gửi, căn cứ vào

thời hạn trả tiền quy định trong L/C và trong Hối phiếu để giám sát việc thanh

toán

Nếu hết thời hạn quy định mà ngân hàng nước ngoài vẫn chưa thanh toán

thì phải lập điện tra soát hỏi lý do chậm thanh toán

Trường hợp bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì ngân hàng nước

ngoài bắt buộc phải thanh toán trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được

bộ chứng từ Nếu ngân hàng nước ngoài thanh toán chậm mà không có lý do gì

thì chuyên viên thanh toán quốc tế phải lập điện đòi tiền và tính lãi phạt theo

quy định của ngân hàng, thời hạn được tính từ ngày thứ 8 sau ngày ngân hàng

phát hành nhận được chứng từ

2.7 Kiểm tra lệnh thanh toán L/C đến từ ngân hàng nước ngoài

Khi Techcombank nhận được điện thông báo thanh toán và điện thanh

toán L/C từ nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán

tiến hành kiểm tra điện như sau:

- Kiểm tra mã khóa của điện (MAC trailer), nếu điện không có mã khóa

thì cần thông báo ngay cho ngân hàng gửi điện để phát điện lại

- Kiểm tra chi tiết của điện thanh toán L/C: Số Ref, số tiền, loại tiền, ngày

giá trị, xem có phù hợp so với chỉ thị thanh toán L/C/điều chỉnh L/C

không Nếu phát hiện sai sót thì phải gửi điện tra soát với ngân hàng gửi

điện

Sau khi kiểm tra xong và xét thấy điện thanh toán hợp lệ chuyên viên

thanh toán quốc tế đóng dấu “SWIFT RECEIVED” và vào sổ theo dõi lệnh

thanh toán L/C đến theo mẫu quy định đồng thời chuyển cho trưởng trung tâm

thanh toán hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt

2.8 Phê duyệt lệnh thanh toán L/C đến

Trưởng trung tâm thanh toán hoặc người được ủy quyền thực hiện phê

duyệt các lệnh thanh toán L/C xuất đã được kiểm tra, xác nhận tính chân thực và

ký tên vào các lệnh này trên bản chính duy nhất

Nếu thấy không đủ các yếu tố xác nhận tính chân thực của lệnh thanh toán

đến thì phê duyệt yêu cầu chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện tra soát với

ngân hàng nước ngoài theo nội dung xử lý sai lầm sẽ được trình bày ở mục 2.12

2.9 Hạch toán và thu phí

Điện thanh toán L/C sau khi ký duyệt sẽ được chuyển lại cho chuyên viên

thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán để thực hiện hạch toán ghi Có cho

khách hàng và thu phí Chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán

có trách nhiệm phải thông báo cho chuyên viên thanh toán tại đơn vị về chi tiết

của điện thanh toán L/C

Việc hạch toán và thu phí được thể hiện trên màn hình TF của đơn vị cụ

Trong trường hợp lệnh thanh toán L/C đến không có đủ thông tin để ghi

Có vào tài khoản của khách hàng thì thực hiện xử lý được trình bày trong mục

2.12

2.10 Phê duyệt ghi Có cho khách hàng

Sau khi giao dịch ghi Có theo thanh toán L/C đến được nhập dữ liệu,

chuyên viên thanh toán quốc tế chuyển trưởng trung tâm thanh toán hoặc người

được ủy quyền phê duyệt căn cứ vào bản chính điện thanh toán L/C Khi đồng ý

phê duyệt, người phê duyệt ký vào bản chính điện báo Có đến

Nếu cần chỉnh sửa, người phê duyệt sẽ chuyển lại cho chuyên viên thanh

toán quốc tế chỉnh sửa và ghi nhận sai sót theo quy trình khắc phục và phòng

ngừa

2.11 Báo có và Lưu hồ sơ

Lệnh thanh toán L/C đến lưu tại trung tâm thanh toán hội sở Các đơn vị

có thể in ra giấy báo Có để thông báo cho khách hàng về chi tiết số tiền, số phí

ngân hàng đã thu

Hồ sơ phải được lưu giữ trong “Bìa đựng L/C” Ngoài bìa ghi rõ các

thông tin: Tên khách hàng; Số và ngày L/C; Số và loại tiền bộ chứng từ L/C; Số

ref của Techcombank… và các ghi chú đặc biệt khác in sẵn trên bìa

Việc lưu trữ hồ sơ L/C tại đơn vị tuân theo quy định quản lý hồ sơ của

trung tâm thanh toán

2.12 Xử lý sai (nếu có)

- Trong trường hợp trung tâm thanh toán nhận được báo Có từ ngân hàng

đại lý mà thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác về số Ref, số tiền, loại

tiền… thì phải yêu cầu chuyên viên thanh toán phụ trách mảng tra soát tại trung

tâm thanh toán tiến hành lập điện tra soát gửi cho ngân hàng đại lý/ngân hàng

thanh toán Khi nhận được điện xác nhận chính thức từ ngân hàng đại lý/ngân

hàng thanh toán thì tiến hành hạch toán Có vào tài khoản cho khách hàng

- Các trường hợp sai lầm, chuyên viên thanh toán quốc tế hạch toán treo

vào tài khoản chuyển tiền phải trả để chờ xử lý bằng cách ghi Nợ Nostro và ghi

Có tài khoản chuyển tiền phải trả Khi nhận được đầy đủ các thư/điện tra soát,

xác nhận chính xác về thông tin người hưởng, kế toán hạch toán ghi Nợ tài

khoản chuyển tiền phải trả và ghi Có cho khách hàng

- Trường hợp trung tâm thanh toán nhận được điện tra soát, yêu cầu sửa

đổi điện thanh toán L/C đến sai lầm từ ngân hàng đại lý/ngân hàng thanh toán

thì chuyên viên thanh toán sẽ lập thông báo cho khách hàng, đề nghị khách hàng

ủy quyền cho Techcombank thực hiện sửa đổi lại nội dung thanh toán L/C đến

sai lầm đã thực hiện trên tài khoản của khách hàng

3 Quy trình thực hiện hoạt động thanh toán nhập khẩu

3.1 Tiếp nhận yêu cầu