đồ án tốt nghiệp chương trình quản lý nhân sự

Tốc độ phát triển của công nghệ thông tin nhanhđến chóng mặt, chủng loại rất đa dạng và phong phú Đặc biệt ứng dụng công nghệ quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu hếtsức thiết yếu của hầ

Lời nói đầu

khoa học kỹ thuật khác thì ngành công nghệ thông tin cũng đã và đang phát triểnmạnh mẽ trên mọi lĩnh vực và đã đạt được những thành tựu không nhỏ trongcuộc sống của con người

Tin học một ngành non trẻ trong các ngành khoa học được phát triển tạiViệt Nam, dù còn rất trẻ nhưng đã có được những đóng góp không nhỏ trong sựphát triển chung của đất nước

Xu hướng phát triển hệ thống tin học trên thế giới là xã hội hoá thông tin,thông tin mang tính toàn cầu Tốc độ phát triển của công nghệ thông tin nhanhđến chóng mặt, chủng loại rất đa dạng và phong phú

Đặc biệt ứng dụng công nghệ quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu hếtsức thiết yếu của hầu hết các nghành nghề mà đặc biệt là các doanh nghiệp đangthuực hiện các vấn đề kinh doanh

Trong đó nhu cầu về việc quản lý nhân sự là nhiệm vụ rất quan trọng

quan hành chính sự nghiệp đang quan tâm

Với mỗi tổ chức, mỗi loại hình doanh nghiệp để kinh doanh vì mục tiêulợi nhuận hay lợi ích thì việc quản lý công nhân viên của mình là việc làm thiếtthực để thực hiện những mục tiêu của mình

Với mong muốn được áp dụng những kiến thức đã học tại trường trongđợt thực tập này em đã xây dựng đề tài là

“Xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công tyTNHH thưong mại

& dịch vụ GIA BẢO”

được sự giúp đở của cơ quan, các thầy cô trong khoa và đặc biệt là thầy NguyễnThế Phương cùng các bạn trong lớp để chương trình được hoàn thiện hơn

Sinh viên : Bùi Văn Cường

Chương 1 Khảo sát và đánh giá hệ thống

1.1 Giới thiệu sơ lược

đa lĩnh vực, đó là các lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tư vấn nhà đất, đào tạotin học và kinh doanh thiết bị tin học Trong quá trình hình thành và phát triểncủa mình công ty đã và đang đầu tư vào nhiều lĩnh vực rất khác nhau đòi hỏimỗi một lĩnh vực phải có một hệ thống quản lý riêng sao cho phù hợp với mỗilĩnh vực đó nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và giảm thiểu chi phí đầu tư

Vì những đòi hỏi đó các nhà đầu tư đã xây dựng những hệ thống quản lý riêngcho từng bộ phận của mình, mỗi bộ phận trong một lĩnh vực được quản lý vàhạch toán riêng

1.1.1 Thực trạng lĩnh vực đề tài được nghiên cứu

Trong quá trình hoạt động của công ty Công ty thường xuyên tuyển mới,điều động, đào tạo bồi dưỡng, thường xuyên có những quyết định kỷ luật haykhen thưởng công nhân viên để từ đó nâng cao năng suất làm việc của côngnhân viên, Công nhân viên làm việc ở đây thường được áp dụng với tất cả cáchình thức công việc như theo ca, theo kíp, công nhật hay công khoán hay tính

Khi công nhân viên về hưu công ty cũng giải quyết chế độ cho công nhân viên

- Phải phân loại hồ sơ, phải phân loại hồ sơ của người xin việc là nam hay nữ

mà cụ thể là phù hợp với những công việc gì

- Tiếp nhận hồ sơ của người xin việc

- Trả lại hồ sơ cho người xin việc nếu họ yêu cầu, và những hồ sơ không đạt yêucầu

Khi công ty cần tuyển dụng công nhân viên đáp ứng những nhu cầu cho công ty Các công nhân viên được tuyển dụng sẽ được phân công vào các phòng ban haycác tổ khác nhau và được quản lý toàn bộ hồ sơ và lý lịch

Công việc thường làm của người quản lý là:

* Công việc đầu tiên là phải cập nhật hồ sơ của công nhân viên đó vào phònglưu trữ hồ sơ nhân viên, sàng lọc, tìm kiếm các thông tin cơ bản và cần thiết nhấtcủa nhân viên đó

* Người quản lý phải kiểm tra một lần trước khi lưu, xem các thông tin vào củatừng nhân viên, nếu thấy sai xót gì thì khắc phục ngay sau đó lưu lại

* Người quản lý phải thường xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin về công nhânviên, trong quá trình công tác nếu có nhân viên nào bị đuổi việc hoặc hết thờihạn hợp đồng, chuyển phòng ban, tổ, tăng lương, trừ lương thưởng phạt hoặcđược đào tạo thêm về trình độ…Thì phải cập nhật ngay để đảm bảo yêu cầu củacông ty cũng như vì lợi ích của công nhân viên

* Người quản lý phải thường xuyên theo dõi vấn đề lương của công nhân viênnhư chấm lương theo công khoán hay công nhật Tính lương theo hệ số

* Khen thưởng cho những công nhân viên có thành tích tốt trong quá trình thựcthi công việc của mình Phải kỷ luật những công nhân viên nếu không hoànthành trách nhiệm công việc được giao

Sau đó phải tính lương cho công nhân viên

* Người quản lý phải nắm bắt thông tin về lương thực lĩnh của công nhân viênđược tính theo cấp bậc, chức vụ và hệ số lương theo ngành nghề đào tạo hoặcphụ cấp khi làm thêm, phụ cấp theo chính sách, chức vụ

* Tham gia bảo hiểm Y tế, bảo hiểm xã hội

* Theo dõi những công nhân viên nghỉ hưu hoặc chuyển đổi công tác, đuổi việcchấm dứt hợp đồng lao động phải được cập nhật lưu trữ …

Trong công ty máy tính điện tử đã được sử dụng hầu hết trong phòng ban, quản

lý nhân sự cũng được quản lý trên máy vi tính, tuy nhiên công việc quản lý ởđây còn nhiều thiếu xót, phức tạp và khó khăn cho người quản lý

Hệ thống thông tin đang được từng bước đóng những vai trò quan trọng trongtất cả các lĩnh vực mà đặc biệt là trong các tập đoàn kinh tế hoặc các cơ quanhành chính sự chính sự nghiệp đòi hỏi con người phải xây dựng các phần mềmquản lý để đáp ứng công việc, song công việc quản lý ở công ty TNHH Gia Bảocòn có những vấn đề cần phải khắc phục ở đây công việc quản lý còn có nhiềubất cập trong công tác quản lý nhân sự chính vì thế mà phải cần xây dựng chocông ty một phần mềm có tính ưu việt hơn, đảm bảo được tính chính xác, giảiquyết công việc một cách nhanh chóng mang lại lợi ích kinh tế cho công ty,phần mềm ấy phải có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết nhằm mang lạicác quyết định quản lý có hiệu quả kinh tế tối đa

Trong công việc quản lý có rất nhiều loại, ta có thể quản lý về con người, quản

lý công cụ dụng cụ, quản lý kế toán, quản lý thư viện…

Mỗi công việc quản lý mang tính đặc thù riêng Tuy vậy trong công tác quản lý

có những yêu cầu chung mà người làm việc phải tuân theo

Tìm hiểu kỹ lưỡng tại nơi quản lý để thấy rõ yêu cầu cần quản lý phải nắm rõchi tiết các công việc thực thi nắm bắt các thông tin kịp thời chính xác

1.1.2 Tính cấp thiết của đề tài

Chính vì sự phát triển đến chóng mặt của công nghệ thông tin mà phần mềmcông ty đang sử dụng đã nảy sinh những bất cập trong vấn đề giải quyết nhữngcông việc ngây nhiều cản trở cho người quản lý, công việc quản lý thì lan man,công việc thủ công ở nhiều khâu dẫn đến việc tăng chi phí tăng nhân viên màcông việc thì vẫn chưa giải quyết triệt để

Chính vì thế phải nhanh chóng xây dựng được một chương trình quản lý mớiphù hợp với thực tế trong công tác quản lý Phần mềm ấy ra đời phải giúp việcquản lý một cách triệt để trong việc luân chuyển các nguồn thông tin đầu vàođầu ra, tìm kiếm hoặc cập nhật và giải quyết đến vấn đề liên quan đến côngnhân viên

1.1.3 Mục tiêu

Đề tài ra đời sẽ khắc phục được những yếu kém của hệ thống cũ như công việctìm kiếm nhanh công nhân viên, giải quyết một cách nhanh chóng trong việc thuthập và xử lý thông tin trong các ban ngành công ty các hồ sơ công nhân viênĐáp ứng cho công ty một hệ thống quản lý tốt, phát triển lâu dài, chi phí thấpgiảm thiểu được sức lao động dẫn đến giảm thiểu về chi phí qua đó có thể giúpcông ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn

1.1.4 Tính khả thi của đề tài

Phần mềm này ra đời sẽ giải quyết được những thiếu xót các chức năng nào đó

mà hiện tại hệ thống quản lý chưa giải quyết được

Phải giải quyết được những bất cập nâng cao hiệu suất công việc ,phương pháp

xử lý công việc phải chặt chẽ thông qua hệ thống quản lý này nó còn giải quyếtđược một cơ cấu tổ chức hợp lý, lưu chuyển dòng thông tin nhanh gọn chínhxác, giấy tờ trình bày nhanh gọn, kịp thời đáp ứng được mọi nhu cầu của côngnhân viên

Ngoài ra phần mềm này sẽ giải quyết triệt để công việc ùn tắc quá tải đáp ứngkịp thời những vấn đề liên quan đến công nhân viên, của lãnh đạo công ty

1.1.5 Những công việc đã làm và hạn chế

1.1.5.1 Những việc đã làm

Hiện tại công ty đang thực hiện một phần mềm quản lý nhân sự hết sức phù hợp,giải quyết được các khâu vào ra của dữ liệu liên quan đến công nhân viên,lương, hay cập nhật những trích ngang lý lịch công nhân viên đang làm việc tạicông ty, hiện nay công ty đang sở hữu một hệ cơ sở dữ liệu tương đối đầy đủ Thông tin công nhân viên thường xuyên được cập nhật và in những báo cáo tổnghợp của công ty theo các phòng ban, tại các cơ sở của công ty

dẫn đến chưa tối đa hoá được doanh thu và giảm thiểu được chi phí Công typhải thuê nhiều nhân viên quản lý riêng cho từng bộ phận nhằm đáp ứng côngviệc từ đó dẫn đến việc phải chi phí nhiều cho công việc quản lý

Ngoài ra do hệ thống quản lý còn nhiều bất cập nhiều lúc còn chậm trễ dẫn đếnviệc ùn tắc quá tải Đội ngũ quản lý còn thiếu kinh nghiệm do vậy rất lúng túngtrong vấn đề quản lý

Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong ngày

móc Về con người thì khả năng quản lý nắm bắt kỹ thuật, mới, khả năng đàotạo, tác nghiệp

Chương 2

Phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Gia

Bảo

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Các chức năng chính của bài toán quản lý nhân sự

2.1.1 Quản lý người sử dụng

2.1.3 Giới thiệu chương trình Hệ thống

2.1.3 Phân loại hồ sơ

2.1.4 Nhập mới hồ sơ

2.1.5 Sửa hồ sơ

2.1.6 Quản lý quá trình đào tạo

2.1.7 Quản lý quá trình công tác Quản lý

2.1.8 Quản lý khen thưởng kỷ luật

2.1.15 In nhân viên theo phòng ban

2.1.16 In nhân viên theo sơ yếu lý lịch Thống kê, báo cáo

2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng

Thoát

In sơ yếu lý lịch nhân viên

In nhân viên theo phòng ban

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

* Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh

Biểu đồ ngữ cảnh diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mốiquan hệ trước và sau của quá trình xử lý, bàn giao thông tin trong quá trình xử

lý, trao đổi thông cho nhau Quá trình phân tích hệ thống coi đây là công cụchính để làm cơ sở cho việc thiết kế trao đổi dữ liệu

Bộ phận quản lý

Công

nhân

viên

Bộ phận chấm công

Gửi hồ sơ Gửigiấybaó Đơn xin nghỉ việc

Gửi công

(h1, Biểu đồ mức khung cảnh)

Quản lý nhân

sự & Lương

Quản lý lương 2

Công

nhân

viên

Bộ phận chấm công

Người quản lý

cầu báo cáo

Gửi công

Yêu cầu sai xót

Trả lại hồ sơ

Y/cầu tính lương

Hồ sơ CNV

Người quản lý

Công nhân viên

Quyết định thôi việc

Hồ sơ CNV

(h4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh)

Cập nhật công

Tính lương

Quản lý công

Khen thưởng

Kỷ luật

KT-KL LƯƠNG

HSCNV CÔNG

Chức năng in, thống kê

Trong công tác quản lý mục đích chính của mô hình quản lý là phải xác địnhxem :

-Dữ liệu nào cần được xử lý

-Mối quan hệ nội tại giữa các dữ liệu

b.Thực thể và các kiểu thực thể

* Thực thể:

Là đối tượng được quan tâm trong một tổ chức, trong một hệ thống, nó có thể

là đối tượng cụ thể hay trừu tượng Thực thể phải tồn tại, được lựa chọn trongcông việc quản lý

* Kiểu thực thể

Là tập hợp các thực thể hay một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng bảnchất Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử tập hợp hay lớpcủa kiểu thực thể

- Mô tả : Dữ liệu gắn liền với thực thể, là thuộc tính không khoá

- Kết nối : Nhận diện kiểu thực thể trong thực hệ hay mối liên kết thuộc tính kếtnối là khoá ở quan hệ này, là mô tả ở quan hệ khác

- Khoá : Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết nên không được cập nhật Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính nhất định

* Đơn vị: MaDV, Tên DV

* HS: MAHS, MADV, MACONG, MAKTKL, MALUONG, Tong

* Cong: MACONG, TenHS, NgayCONG, LUONG, MALUONG, MAHS

* Luong: MALUONG, MAHS, Thang

* KT-KL: MAKTKL, MAHS, Thang…

2.4.2 Thực thể liên kết trong bài toán quản lý nhân sự

Hồ sơ CNV Công

KT_KL

Dữ liệu đầu vào

- Hồ sơ công nhân viên

- Lý lịch công nhân viên

- Cập nhật và bổ xung những thông tin còn thiếu xót vào hồ sơ công nhân viên

- Tiếp nhận nhân viên mới

- Chuyển đổi công tác, thải hồi, hay đuổi việc, hưu trí…

- Trợ cấp, tăng lương, thưởng phạt

- Quá trình đào tạo

………

Dữ liệu đầu ra

- Trích toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong công ty

- Trích ngang toàn bộ lý lịch của công nhân viên trong công ty

- Liệt kê danh sách công nhân viên ở các phòng ban

- Liệt kê cán bộ công nhân viên của các phòng ban theo trình độ chuyên môn

- Liệt kê những cán bộ được tăng lương hoặc bị trừ lương, phạt

- Liệt kê những công nhân viên mới vào công ty và ở những phòng ban nào

- liệt kê những đanh sách công nhân viên được cử đi đào tạo

- Liệt kê danh sách cán bộ công nhân viên chuyển đổi công tác

- Danh sách những người về hưu

-Danh sách cán bộ trong ban giám đốc, các cán bộ đầu ngành của các phòng ban

………

Chương 3

Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Gia

Bảo 3.1 Giới thiệu về Access

3.1.1 Lựa chọn cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình

Dựa vào thực tế tại công ty nơi đang thực tập kết hợp với những gì được học

ở trường Ngôn ngữ Visual Basic rất hữu ích và thuận lợi cho công viêc làmchương trình quản lý Đây là lý do chính mà em chọn ngôn ngữ Visual Basic đểthiết kế chương trình của mình

Một trong những ngôn ngữ trợ giúp cho ngôn ngữ Visual Basic là MicrosoftAccess Chính vì thế em đã chọn Microsoft Access là ngôn ngữ tạo lập cơ sở dữliệu

3.1.2 Giới thiệu sơ lược về ngôn ngữ Microsoft Access

Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của MicrosoftOffice, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows dùng

để tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liênquan đến nhau nhiều lần trong những bảng dữ liệu khác nhau

nhờ vào mối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽđược tạo ra Access còn có tính năng mạnh là các thuật đồ có thể dùng để tạo racác bảng và các list câu hỏi và để tuỳ biến theo kiểu biểu mẫu Báo biểu hoặctrong việc truy cập dữ liệu bằng cách sử dụng các phương tiện như chuột, bànphím để xử lý

- Những ưu điểm của Access

+ Hệ định nghĩa khoá của một bảng và sau đó chúng có thể tự động kiểm traxem có trùng khoá hay không mà không cần đến viết chương trình để kiểm tra+ Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhậpvào cho một vùng bảng Sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra sự dàngbuộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu

+ Trường hợp hai bảng có cùng vùng chung và trong cơ sở dữ liệu có mối dàngbuộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này Access sẽ tự động kiểm tra mỗidàng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng chung ấy hoặc xoá

bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai

+ Khả năng vấn tin cung cấp một công cụ gọi là QBE thực hiện mô tả vấn tintrên cơ sở đồ hoạ

+ Access còn cung cấp hai công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizardgiúp người sử dụng chương trình đơn giản hơn trong công vịêc thiết kế

+ Cung cấp một một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết đối tượngtạo ra các ứng dụng khác nhau

+ Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng mdb chứatất cả các đối tượng của CSDL

+ Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua ba tính năngNhặt - Gắn - Xuất

+ Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và được nhiều người sử dụng Nó chophép nhiều người cùng truy xuất tới một cơ sở dữ liệu gốc trong một môi trườngmạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm hoặc theo từng cụm

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2.1 Thiết kế CSDL

a Xác định mục đích của cơ cấu của CSDL

Thông thường chúng ta phải xác định chính xác và đầy đủ các thông tin cầnđược nghiên cứu

b Các nguyên tắc khi thiết kế cơ sở dữ liệu

- Tránh dư thừa nguồn thông tin không cần thiết

- Chúng phải chứa những thông tin cần thiết cho quản lý

- Không nên chứa các thông tin dẫn xuất

- Tránh thông tin dị thường, thông tin phải đảm bảo tính nhất quán

- Giảm thiểu tối đa dư thừa, tránh trùng lặp

- Đảm bảo tính độc lập dữ liệu, tăng cường tính độc lập

- Độc lập dữ liệu mức vật lý

- Độc lập dữ liệu là tính bất biến, các hệ ứng dụng đối với thay đổi trong cấutrúc lưu trữ và chiến lược truy nhập

- Trong cơ sở dữ liệu không chứa các giá trị không đơn

Giá trị đơn là giá ttrị (giá trị nguyên tố) không thể chia nhỏ được nữa mà nó làđơn vị nhỏ nhất

- Xác định thuộc tính của thực thể và xây dựng kiểu thực thể

- Liệt kê các thuộc tính có liên quan đến đối tượng cần quản lý phải tiến hành

- Chuẩn hoá hệ con cho tới khi các quan hệ đảm bảo được các quy tắc về thiếtkế

- Tìm mối quan hệ giữa các lược đồ con

- Duyệt lại toàn bộ mô hình

- Tạo lập cơ sở dữ liệu trong công cụ lập trình

3.2.2 Lựa chọn môi trường cài đặt

Khi khởi động chương trình McroSoft Access ta thấy màn hình

Nhìn vào màn hình ta có thể lựa chọn các chế độ làm việc khác nhau Như tạo

một hệ cơ sở dữ liệu mới : Blank Access data database

3.2.3 Quy tắc đặt tên bảng, tên các trường, mã, các trường khác

- Đặt tên bảng phải dễ nhớ, không dài dòng và không được đặt tên bảng trùngnhau

- Đặt tên các trường phải dễ nhớ và phù hợp với bảng đó, thu hẹp dung lượng bộnhớ sao cho phù hợp tránh lãng phí bộ nhớ

- Mã không được trùng nhau, trong bảng có thể có khoá đơn hoặc khoá képThông thường khoá có sự trùng nhau thì máy sẽ báo và ta sẽ làm lại

3.2.4 Xây dựng các bảng

* Tạo lập bảng Hồ sơ nhân viên

TableHOSONV

TableHopđonglaodong