xây dựng công tác kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền trung

Theo liên đoàn quốc tê úIFAC, hệ thống kiểm soát nộibộ KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tụcnhằm bốn mục tiêu sau:- Bảo vệ tài sản của đơn vị - Cung cấp dữ liệu chính xác, đáng

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI

BỘ.

1.1.1 Sự cần thiết của kiểm toán nội bộ.

Từ quan điểm thuần tuý về kế toán, những phát hiện

ra những sai sót và gian lận, kiểm toán nội bộ đã dần dầnmở rộng phạm vi hoạt động trên tất cả lĩnh vực hoạtđộng của đơn vị, hướng hoạt động kiểm toán nội bộ vàoviệc cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động, tăngcường sức mạnh cho cơ chế kiểm soát nội bộ Bộ phậnkiểm toán trong doanh nghiệp giữ vai trò độc lập với các bộphận khác và có nhiệm vụ xem xét thường xuyên định kỳcác biện pháp mà Ban lãnh đạo và các nhà quản lý sử dụngđể quản lý và kiểm soát hoạt động tại đơn vị

Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ trong khuôn khổxem xét định kỳ là kiểm tra các thủ tục có đủ an toàn và cácthông tin có đủ trung thực, đáng tin cậy hay không, các nghiệpvụ có hợp thức, tổ chức hoạt động có hiệu quả, cơ cấucó rõ ràng và thích hợp hay không

Ngày nay cùng với sự lớn mạnh và quy mô càng gia tăngcủa doanh nghiệp, tầm quan trọng của kiểm soát nội bộcũng lớn mạnh một cách tương ứng làm cho nó trở thànhyếu tố chính trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát vàkiểm toán nội bộ

Ơí Việt nam hiện nay đã xuất hiện nhiều nhu cầu vàđiều kiện cần thiết cho việc thành lập một hệ thốngkiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp Mặt khác nhànước ta cũng đã có những quan điểm chính thức để bảo hộviệc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanhnghiệp nhà nước

1.1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong mọi hoạt động của đơn vị, chức năng kiểm trakiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lývà được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nộibộ trong doanh nghiệp

Svth: TRẦN THỊ CAM - 26k06.1

Theo liên đoàn quốc tê ú(IFAC), hệ thống kiểm soát nộibộ (KSNB) là một hệ thống các chính sách và thủ tụcnhằm bốn mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Cung cấp dữ liệu chính xác, đáng tin cậy

- Thúc đẩy việc chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị

- Đánh giá hiệu quả hoạt động trong đơn vị

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giákết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với

cơ chế giám soát của hệ thông KSNB doanh nghiệp nhằmnâng cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý doanhnghiệp

Như vậy, bản chất của kiểm toán nội bộ là một bộphận độc lập trong doanh nghiệp tiến hành công tác kiểmtra, đánh giá đối với hệ thống KSNB nhằm phục vụ cho yêucầu của người quản lý

1.2 KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ

1.2.1 Khái quát về kiểm toán hoạt động

1.2.1.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động có thể định nghĩa theo nhiềucách Thuật ngữ này cũng có vài từ đồng nghĩa như:”kiểmtoán điều hành”,”kiểm toán quản lý” hay”kiểm toán hệthống” Sau đây là một số định nghĩa:

“Kiểm toán hoạt động là sự xem xét đánh giá các thủ tục và phương pháp hoạt động của bất kỳ một bộ phận nào trong một doanh nghiệp nhằm đánh giá tình hiệu quả và tính hiệu lực của hoạt động nào đó, từ đó đưa ra những kiến nghị để cải tiến, hoàn thiện hoạt động của doanh nghiệp ”

(1) Kiểm toán nội bộ ; Đặng Văn Thanh, Lê Thị Hoà; Trang 136].

“Kiểm toán hoạt động là một sự đánh giá khách quan, độc lập và có tính xây dựng về hiệu quả của những nhà quản lý tập thê,ø những người quản lý trong việc đạt tới những mục tiêu chung của Công ty và các chính sách để phát hiện ra những điểm yếu và những điểm mạnh đang tồn tại cũng như tiềm ẩn trong tất cả các chức năng và các hoạt động trong một tổ chức và kiến nghị những cách chấn chỉnh những điểm yếu đó và những điểm yếu tiềm ẩn Nó phải được xem xét là một chức năng quản lý, và cũng phải hổ trợ quản lý và khi làm như vậy thì không chỉ

Svth:

có điểm yếu mà cả những điểm mạnh cũng phải được báo cáo”” (2)[Kiểm toán, lý thuyế và thực hành, John Dunn, Trang400].

Từ các quan điểm trên kiểm toán hoạt động đượchiểu là quá tình xem xét lại mọi phần của các thủ tục vàphương pháp hoạt động nhằm đánh giá tính hiệu quả vàhiệu lực của hoạt động đó, từ đó đưa ý kiến để cải tiếnhoạt động nhằm tham vấn cho bộ phận quản lý

1.2.1.2 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động thường được kiểm toán bởi cáckiểm toán viên nội bộ của đơn vị Người sử dụng báo cáokiểm toán hoạt động là ban lãnh đạo Công ty Những ngườilãnh đạo Công ty cần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọibộ phận của đơn vị đang hành động vì mục tiêu của tổchức Để đáp ứng yêu cầu này, kiểm toán hoạt động thựchiện các bước sau:

-Tính hiệu quả và hiệu lực của doanh nghiệp

Khi tiến hành kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viêncần quan tâm đến tính kinh tế và hiệu quả của các hoạtđộng đang được triển khai và đảm bảo rằng các hoạt độngđang triển khai có đạt được mục tiêu đã đề ra hay không?Liệu rằng các hoạt động của các bộ phận, phòng ban đangđược điều hành có hiệu quả hay không Ơí đây tính hiệu lựclà đề cập đến việc hoàn thành cácmục tiêu Do đó khi tiếnhành kiểm toán tính hiệu lực của một quá trình hoạt độngnào đó kiểm toán viên phải xây dựng được một tiêu chuẩncụ thể về tính hiệu lực đó, trên cơ sở đánh giá lại đơn vịcó đạt được mục tiêu đề ra hay không

Tính hiệu quả đề cập đến việc sử dụng các nguồnlực để thực hiện các mục tiêu Thường được đánh giáthông qua mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích

-Đánh giá kiểm soát nội bộ

Với mục tiêu này, kiểm toán hoạt động là đánh giáhiệu lực và tính ảnh hưởng của cơ cấu kiểm soát nội bộ,từ đó cung cấp cho Ban Giám Đốc thông tin đáng tin cậy để

ra quyết định liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp,nâng cao tính hiệu quả của hệ thông kiểm soát nội bộ

Tóm lại, thông qua các mục tiêu của kiểm toán hoạtđộng, chúng ta thấy được vai trò quan trọng của kiểm toánhoạt động đối với sự thành công của một doanh nghiệp

Svth:

Kiểm toán hoạt động được xem là công cụ đắt lực hổ trợcho công tác quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệpcó hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.

1.2.1.3 Đặc điểm chung của kiểm toán hoạt động

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều hoạt động khácnhau, do đó kiểm toán hoạt động không chỉ bó hẹp ở mộtbộ phận hay một chức năng mà nó có phạm vi hoạt độngrất rộng, bao gồm việc đánh giá cơ cấu tổ chức, hoạtđộng của phòng máy tính, các phương pháp sản xuất, tiếpthị bán hàng hay bất kỳ một lĩnh vực nào khác mà kiểmtoán nội bộ có khả năng và Ban Giám Đốc yêu cầu Kiểmtoán hoạt động được sử dụng để mở rộng hoạt độngkiểm toán ra tất cả lĩnh vực hoạt động của Công ty ngoàilĩnh vực kế toán và tài chính Vì tính đa dạng của đốitượng kiểm toán hoạt động nên không có chẩn mực chungcho tất cả các cuộc kiểm toán hoạt động mà nó được xâydựng cho từng cuộc kiểm toán cụ thể và cũng khó có thểxây dựng chuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt độngthật khách quan và đúng đắn

Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thườngxuyên liên quan đến nhiều lĩnh vực Vì vậy, kiểm toán hoạtđộng thường sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau như: kếtoán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho mộtkiểm toán viên hoạt động là sự độc lập khách quan và sựthành thạo không chỉ về kiến thức lĩnh vực được kiểmtoán mà các lĩnh vực chuyên môn khác như: xây dựng, quảnlý, quản trị Chính vì đặc điểm của kiểm toán hoạt độngnhư vậy nên báo cáo kiểm toán chủ yếu là để phục vụ chomục tiêu quản lý trong đó trình bày kết quả kiểm toán và nêu

ra những đề xuất cải tiến hoạt động để công tác thựchiện hoạt động ngày càng đạt hiệu quả, hiệu lực hơn

1.2.1.4 Các hính thức kiểm toán hoạt động

Bản chất của kiểm toán hoạt động là kiểm tra tínhhiệu lực và hiệu quả, vì thế công việc của KTV là phải xácđịnh được mục tiêu cần đạt được trong một cuộc kiểmtoán Mỗi mục tiêu gắn liền với một loại hình hoạt độngriêng Từ việc xác định loại hình kiểm toán mà KTV sẽ có kếhoạch hợp lý về nhân sự cũng như thời gian tiến hành

Các cuộc kiểm toán hoạt động được chia làm 03nhóm chung: kiểm toán chức năng, kiểm toán tổ chức, kiểm

Svth:

toán các nhiệm vụ đặc biệt Trong từng trường hợp, mộtphần của cuộc kiểm toán có khả năng quan tâm đến việcđánh giá các quá trình kiểm soát nội bộ đối với tính hiệuquả và tính hiệu lực.

 Kiểm toán chức năng

Các chức năng là một phương tiện để phân loại cáchoạt động của một doanh nghiệp như chức năng tính tiềnhoặc chức năng sản xuất Vì vậy kiểm toán chức năng làquá trình kiểm toán hoạt động liên quan đến một hoặcnhiều chức năng được trãi rộng liên quan đến một hoặcnhiều bộ phận của đơn vị như: có một chức năng kế toántiền mặt nhưng cũng có các chức năng chi tiền mặt, thutiền mặt và phát lương

Cuộc kiểm toán chức năng có ưu điểm là cho phép sựchuyên môn hoá theo KTV Một số KTV trong đội ngũ KTV nộibộ có thể phát triển chuyên môn đáng kể trong một lĩnhvực như quá trình ứng dụng sản xuất Họ có thể bỏ rathời gian một cách hiệu quả hơn vào công tác kiểm toán lĩnhvực này Nhưng nó có một bất lợi là không đánh giá đượccác tác động qua lại giữa các chức năng với nhau trong hoạtđộng của doanh nghiệp

 Kiểm toán tổ chức ( kiểm toán bộ phận)

Để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thìcông việc cần được phân chia cho các phòng ban trong doanhnghiệp phối hợp thực hiện Chất lượng hoạt động củatừng phòng ban cũng như mối quan hệ tương hỗ giữa cácphòng ban ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện mục tiêuchung của toàn doanh nghiệp Do đó, cần có sự kiểm trakiểm soát thường xuyên hiệu quả hoạt động của từng bộphận nhằm đáp ứng nhu cầu của quảnlý Kiểm toán hoạtđộng ra đời để đáp ứng nhu cầu trên

Kiểm toán hoạt động là kiểm toán liên quan đến cácbộ phận trong cơ cấu tổ chức của đơn vị Tuy nhiên, mỗicuộc kiểm toán chỉ nằm trong giới hạn phạm vi của mộtbộ phận được kiểm toán

Kiểm toán các bộ phận chủ yếu nhằm vào các chứcnăng đã tác động qua lại một cách hiệu quả và hiệu lựcnhư thế nào? Vấn đề quan trọng trong hình thức kiểm toán

Svth:

này là kế hoạch của một tổ chức và các phương pháp đểliên kết các hoạt động Thí dụ, kiểm toán phòng nhân sựthì giới hạn phạm vi kiểm toán chỉ nằm ở phòng nhân sự,KTV sẽ xác định xem phòng nhân sự đã tổ chức thực hiệncông việc như thế nào, số lượng các khoá đào tạo đã tiếnhành, kết quả thu được sau khi đưa ra các chính sách, quyđịnh đối với công tác nhân sự, đồng thời tiến hành so sánhgiữa chi phí thực tế bỏ ra với kết quả kiểm toán chấtlượng nhân viên đã qua đào tạo.

 Kiểm toán các nhiệm vụ đăt biệt

Kiểm toán hoạt động đối với các nhiệm vụ đặc biệtphát sinh theo yêu cầu của Ban quản trị Có rất nhiều cuộckiểm toán loại này Thí dụ gồm quá trình xác định nguyênnhân của một hệ thống máy tính có hiệu quả hay không, haylà quá trình điều tra khả năng của gian lận trong một bộphận, và quá trình đóng góp ý kiến để làm giảm chi phí sảnxuất sản phẩm Khi cản thấy hoạt động của đơn vị cónhững đột biến bất thường thì Ban quản trị sẽ triển khaithực hiện kiểm toán để điều tra nguyên nhân của sự kiệnđó

1.2.1.5 Các tiêu chuẩn để đánh giá kiểm toán hoạt

động

Khác với kiểm toán báo cáo tài chính, khi tiến hànhkiểm toán hoạt động các KTV phải xây dựng các tiêu chuẩnđể đánh giá tính hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động.Bởi lẽ trong kiểm toán hoạt động các chuẩn mực đánh giákhông có những nguyên tắc rõ ràng để xây dựng như đốivới kiểm toán báo cáo tài chính

Đối với kiểm toán hoạt động, từ khi tiến hành kiểm toán,các KTV phải xây dựng được các tiêu chuẩn để đánh giáđược tính hiệu quả và tính hiệu lực hoạt động trong doanhnghiệp trên cơ sở so sánh kết quả thực tế đạt được củađối tượng kiểm toán Các tiêu chuẩn càng cụ thể chính xácthì các đánh giá của kiểm toán càng chính xác và khách quan

Tuy nhiên khác với kiểm toán báo cáo tài chính việc xácđịnh các tiêu chuẩn được đánh giá trong kiểm toán hoạtđộng gặp nhiều khó khăn hơn bởi lẽ trong kiểm toán hoạtđộng các chuẩn mực đánh giá không có những nguyên tắcrõ ràng, nó rất đa dạng tuỳ thuộc vào mục tiêu của kiểmtoán được tiến hành Thông thường các KTV dựa vào kinh

Svth:

nghiệm của mình hoặc căn cứ vào những tình huống cụthể để tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn cần thiết.

Để xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá có thể sử dụngcác nguồn sau:

- Thực hiện trước đây: Cách xây dựng tiêu chuẩn đơngiản có thể dựa trên kết quả thực tế từ các kỳ trước( haycác cuộc kiểm toán trước) nhằm xác định liệu các sự việctốt hơn hay xấu hơn trước không Ưu điểm của cách này làdễ dàng trong xây dựng, tuy vậy các chuẩn mực này khôngcho phép đánh giá đơn vị đang thực hiện tốt hay không tốt

- Thực hiện ở các đơn vị có thể so sánh được: Hầu hếtcác tổ chức được kiểm toán hoạt động không phải là mộttổ chức chung nhất, có rất nhiều tổ chức như vậy ở bêntrong hay ở bên ngoài doanh nghiệp Trong trường hợp này sốliệu thực hiện của các tổ chức có thể so sánh được làmột cơ sở để triển khai các tiêu chuẩn đánh giá Tuy nhiênviệc so sánh đó cần chú ý đến sự khác nhau về quy mô vàtrang bị kỹ thuật

- Các chuẩn mực kỹ thuật: Trong nhiều trường hợp,việc triển khai các tiêu chuẩn đánh giá dựa trên các chuẩnmực kỹ thuật cũng khả dĩ và thích hợp Ưu điểm của loạinày là khách quan và dễ đánh giá

- Trao đổi và thảo luận: Đôi khi các tiêu chuẩn đánh giákhông thể được xây dựng nếu dựa vào các cơ sở ở trênhoặc quá tốn kém để đạt được điều đo,ï khi đó các tiêuchuẩn đánh giá có thể được triển khai thông qua các cuộcthảo luận giữa các nhà quản lý của tổ chức được kiểmtoán, các KTV hoạt động và tổ chức cá nhân mà các pháthiện sẽ được báo cáo cho họ

1.2.1.6 Quy trình kiểm toán hoạt động

Việc tiến hành kiểm toán hoạt động nhìn chung cũngtuân thủ các bước kiểm toán giống như các cuộc kiểm toánkhác Các giai đoạn của một quy trình kiểm toán bao gồm:lập kế hoạch, phát triển chương trình kiểm toán, thựchiện kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán

 Lập kế hoạch kiểm toán

Giai đoạn lập kế hoạch là công việc đầu tiên của mỗicuộc kiểm toán Cũng như các cuộc kiểm toán các báo biểu

Svth:

tài chính, KTV hoạt động phải xác định phạm vi của cuộckiểm toán và thông báo nó cho toàn bộ tổ chức Ngoài racũng cần có đội ngũ nhân viên thích hợp, thu thập thông tincần thiết về tổ chức đó, hiểu được cơ cấu kiểm soát nộibộ và quyết định bằng chứng thích hợp phải thu thập Mụcđích của bước này là căn cứ vào mục tiêu của công việc đểxác định các nội dung của công việc cần tiến hành, giúp chocông việc tiếnss hành đúng hướng, đúng thời gian quy định vàcó hiệu quả Vì tính đa dạng của kiểm toán hoạt động cũngnhư mục tiêu của kiểm toán hoạt động phụ thuộc rấtnhiều tình huống mà công tác lập kế hoạch thường phứctạp và mất nhiều thời gian đòi hỏi KTV phải có những kỹnăng kỹ thuật chuyên môn trong việc phân tích và phán đoán.

 Phát triển chương trình kiểm toán

Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng, căncứ vào kết quả điều tra hoặc đánh giá kiểm soát nội bộđể phát hiện chi tiết chương trình kiểm toán, từ đó pháttriển các thủ tục kiểm toán Công việc này đòi hỏi KTV phảicó kiến thức về tổ chức, chức năng chung về kiểm toán,kế toán Căn cứ vào nội dung và mức độ khó khăn của côngviệc kiểm toán, các nhân viên thích hợp sẽ được phân côngcông việc và công việc sẽ được lên kế hoạch:

- Danh sách các thủ tục kiểm toán

- Nội dung và chương trình kiểm toán

- Mức độ giám sát thực hiện

 Thực hiện kiểm toán

Khi thực hiện kiểm toán, KTV phải xác đinh được cácthủ tục kiểm toán sẽ áp dụng trong quá trình kiểm toán.Việc xác định đúng các thủ tục kiểm toán sẽ giúp cho cuộckiểm toán có hiệu quả hơn Để đưa ra được các ý kiếnkiểm toán có sức thuyết phục thì KTV phải đưa ra nhữngbằng chứng chứng minh cho kết luận về các mục tiêu đangđược kiểm toán Để đạt được mục đích đó, công việc khithực hiện kiểm toán như sau:

- KTV phải xác định được thủ tục kiểm toán sẽ ápdụng giúp cho cuộc kiểm toán đạt hiệu quả hơn

- KTV thường xuyên liên hệ với Ban giám đốc và nhữngngười có trách nhiệm liên quan đến hoạt động kiểm toánđể nắm bắt được kế hoạch hoạt động của đơn vị và

Svth:

những biến động trong quá trình hoạt động bởi các nhân tốbên trong và bên ngoài đơn vị.

- KTV thu thập và lưu trữ những tài liệu đảm bảo khoahọc và thuận tiện cho việc xem xét làm căn cứ cho những ýkiến đánh giá và đề xuất trong báo cáo kiểm toán

- Do điều kiện thực tế có những thay đổi, KTV cầnphải vận dụng linh hoạt các phương pháp kiểm toán

- Để công tác kiểm toán có hiệu quả hơn, KTV có thểtiến hành kiểm toán bất ngờ để có được bằng chứng xácthực

- Cần phải có sự kiểm tra giám sát của trưởng nhómkiểm toán về tiến độ thực hiện, soát xét tài liệu thu thậpđược và xử lý kịp thời các phát hiện

- Khi kết thúc cuộc kiểm toán, KTV vần theo dõi vàhộp bàn với Ban giám đốc thoã thuận những vấn đề đãthống nhất và những vấn đề chưa thống nhất để cónhững giải pháp cho vấn đề còn tồn tại

 Lập báo cáo kiểm toán

Báo cáo kiểm toán là sản phẩm của cuộc kiểm toán, làphương thức chủ yếu để truyền đạt thông tin tới Ban giámđốc các phát hiện trong kiểm toán và đưa ra những ý kiếnđề xuất để cải thiện hệ thống quản lý của doanh nghiệp.Nó bao gồm 5 nội dung sau:

- Giới thiệu về phân công kiểm toán: mục đích, phạm

vi, mở rộng kiểm toán, thời kỳ kiểm toán,thời gianbắt đầu, thời gian kết thúc

- Tổng hợp các phát hiện trong quá trình thực hiện

- Tổng hợp các kiến nghị tương xứng với các pháthiện

- Kết luận gồm báo cáo chung về điều kiện và sựcộng tác của bộ phận được kiểm toán

- Phụ lục ( nếu có)

Báo cáo kiểm toán hoạt động với mục đích phục vụcho bản thân doanh nghiệp nên nội dung đưa ra trong báo cáotập trung vào mục đích tìm ra cách giải quết, hoàn thiệntrong tương lai chứ không nhấn mạnh vào các vấn đề tồntại Do đó, báo cáo kiểm toán chỉ đi vào chi tiết đối vớinhững vấn đề có tính trọng yếu, tiếp thu ý kiến của Banquản lý để tìm ra và sữa chữa những vấn đề còn đang tồntại

Svth:

1.2.1.7 Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và

kiểm toán nội bộ

Kiểm toán hoạt động là kiểm toán nhằm kiểm trađánh giá tính hiệu quả, năng lực của các hoạt động trongđơn vị Vì vậy, để việc thực hiện được thành công đòi hỏiKTV phải có sự am hiểu về thực trạng hoạt động đó tạiCông ty cũng như sự am hiểu một cách toàn diện hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong đơn vị Chính vì thế, KTV nộibộ là người có sự hiểu biết thấu đáo về đơn vị bởi lẽ nóxuất phát từ bản chất của một KTV nội bộ Họ có ưu thếhơn so với các KTV khác, điều đó đã tạo cho KTV nội bộ một

vị trí đặc biệt để thực hiện thành công và hiệu quả côngtác kiểm toán Có nhiều quan điểm cho rằng KTV nội bộ vàkiểm toán hoạt động có nội dung như nhau Tuy nhiên, nếuchỉ hiểu rằng kiểm toán hoạt động chỉ do KTV nội bộthực hiện hoặc kiểm toán nội bộ chỉ tiến hành kiểm toánhoạt động thì hoàn toàn không chính xác mà phải đặt kiểmtoán hoạt động và kiểm toán nội bộ trong mối quan hệmật thiết với nhau

Svth:

Biểu : ĐỐI CHIẾU QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG VÀ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.3 KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ

1.3.1 Hoạt động tiêu thụ

Hoạt động tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sở hữucủa hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng _ tiền Quá trìnhnày được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng(đơn đặthàng, hợp đồng mua hàng), và kết thúc bằng việc chuyểnđổi hàng hoá thành tiền Đó là một vòng luân chuyển vốn

Svth:

Lựa chọn đối

tượng kiểm

toánLập kế hoạch

kiểm toán

Xử lý các phát

hiện kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán

nghiệm mở rộng Thử nghiệm kiểm soát

Xử lý các phát hiện kiểm toán

Báo cáo kiểm toán

Theo dõi sau kiểm toán

Có tiêu thụ sản phẩm mới có vốn để tiến hành tái sảnxuất mở rộng, tăng nhanh tốc độ lưu chuyển vốn, nâng caohiệu quả của việc sử dụng vốn Qua tiêu thụ, tính chấthữu ích của sản phẩm mới được xác định một cách hoántoàn, đồng thời chứng tỏ năng lực kinh doanh của doanhnghiệp, thực hiện kết quả của cả quá trình nghiên cứu thịtrường, giao dịch đàm phán Mặt khác thông qua hoạt độngtiêu thụ doanh nghiệp sẽ thu hồi được những chi phí vậtchất trong quá trình SXKD và thực hiện được giá trị thặng

dư Đây là nguồn quan trọng nhằm tích luỹ vào ngân sáchNhà Nước, vào các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy

mô sản xuất và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viêncủa đơn vị

Tiêu thụ là quá trình có mục đích thống nhất songphương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳnghạn theo phương thức trao đổi và thanh toán, có thể có bánhàng theo phương pháp thu tiền mặt trực tiếp hoặc bánhàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thutiền sau, bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầucủa khách hàng và chờ khách hàng tiêu thụ

1.3.2 Mục đích của kiểm toán hoạt động tiêu thụ

Trong bất kỳ loại hình doanh nghiệp, dù doanh nghiệpsản xuất hay doanh nghiệp thương mại dịch vụ thì hoạtđộng tiêu thụ luôn chiếm vị trí hàng đầu Nó ảnh hưởngtrực tiếp đến tình hình doanh thu, lợi nhuận hay nói cáchkhác nó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Do vậy, để nâng cao lợi nhuận, nâng cao hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải có sựkiểm tra, kiểm soát thường xuyên đối với hoạt động này đểphát hiện kịp thời những điểm không hợp lý và có biệppháp cải tiến phù hợp

Một cuộc kiểm toán hoạt động tiêu thụ được thựchiện nhằm vào những mục tiêu sau:

- Đánh giá tính hiệu quả và hiệu lực của các thủ tụckiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ

- Đánh giá hiệu quả của hoạt động tiêu thụ thông quacác chỉ tiêu: doanh thu, lợi nhuận

- Xem xét và đánh giá tình hình thực hiện và hoànthành kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm

Svth:

- Đảm bảo rằng các quy định, quy chế được thiết lậpcho hoạt động tiêu thụ được thực hiện và có tácdụng thúc đẩy hoạt động tiêu thụ.

1.3.3 Phạm vi kiểm toán hoạt động tiêu thụ

Kiểm toán hoạt động tiêu thụ là loại kiểm toán chứcnăng, nó liên quan đến nhiều phòng ban trong đơn vị Tùy nộidung cũng như mục đích cụ thể của từng cuộc kiểm toánhoạt động tiêu thụ mà phạm vi của nó được xác định khácnhau Mặt khác đối với doanh nghiệp có quy mô lớn và cómức độ phân cấp quản lý cao thì phạm vi kiểm toán hoạtđộng tiêu thụ có thể rất rộng Cụ thể:

- Kiểm toán hoạt động tiêu thụ của Công ty mẹ hoặcCông ty con

- Kiểm toán hoạt động tiêu thụ từng quý, từng năm

- Kiểm toán hoạt động tiêu thụ nội địa, kiểm toánhoạt động tiêu thụ xuất khẩu đối với doanh nghiệpvừa thực hiện tiêu thụ nội địa vừa xuất khẩu

1.3.4 Tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của hoạt động tiêu thụ

+ Việc sử dụng các nguồn lực trong hoạt động tiêuthụ có tuân thủ định mức được quy định hay không và chúngđược kết hợp sử dụng một cách hợp lý

+ Các kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, hàng năm cóđược xây dựng trên cơ sở khoa học và phù hợp với tình hìnhsản xuất cũng như tiêu thụ tại đơn vị

+ So sánh tốc độ tăng của chi phí bán hàng, doanh thu,lợi nhuận qua các năm đồng thời so sánh với tốc độ tăng củatrung bình ngành

+ Các chính sách quy định với hoạt động tiêu thụ tạiCông ty đã được thực hiện nghiêm chỉnh chưa

1.3.5 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ

Chức năng kiểm soát nội bộ (KSNB) luôn chiếm một vịtrí quan trọng trong mọi quá trình của quản lý và đượcthực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống KSNBtại đơn vị Kiểm toán nội bộ là một hệ thống các chínhsách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợplý cho các nhà quản lý đạt được mục đích đề ra: bảo vệ tàisản, cung cấp thông tin đáng tin cậy, đánh giá kết quả hoạtđộng định kỳ, đòi hỏi các thành viên trong đơn vị tuân theo cácchính sách, quy định nội bộ

Svth:

Trong thực tế mỗi doanh nghiệp thường có một cơcấu KSNB riêng về hoạt động tiêu thụ Bởi vì tuỳ theo cáchthức cụ thể của quá trình trao đổi hàng hoá sản xuất ra,dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêudùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phươngthức bán buôn, bán hàng qua đại lý Với mỗi phương thứcnày, trình tự của quá trình tiêu thụ diễn ra khác nhau, cácthủ tục giao nhận thanh toán cũng khác nhau, tổ chức côngtác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau Do đó nội dung vàcách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau Với bản chấtvà hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thể hoá chu rình tiêuthụ thành các chức năng với những bước công việc tươngứng như : xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xétkhả năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vậnchuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, ghi sổhàng bán, ghi sổ phải thu và thu tiền Mỗi bước công việcnói trên lại bao gồm nhiều nghiệp vụ với những minh chứngbằng các chứng từ tương ứng Hiểu được các chức năngcủa các chứng từ này cùng với quá trình luân chuyển của nómới có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong kiểmtoán Tất nhiên với mỗi loại hình doanh nghiệp, cơ cấu cácchức năng và chứng từ về hoạt động tiêu thụ cũng cónhững điểm khác nhau và đòi hỏi phải cụ thể hoá trongtừng cuộc kiểm toán Thông thường với một số doanhnghiệp, những biểu hiện cụ thể của mọi chức năng và bộphận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhấtchu trình tiêu thụ đều bao gồm các chức năng chính như: xửlý đặt hàng của người mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giaohàng hoá; lập hoá đơn bán hàng; theo dõi quá trình thanhtoán Vì vậy, để kiểm soát hoạt động này đòi hỏi phải táchbiệt rõ ràng giữa chức năng, nguyên tắc phân công phânnhiệm cũng bất kiêm nhiệm được tuân thủ triệt để Khimức độ phân công phân nhiệm càng cao thì các sai phạm dễ

bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phầnhành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận, phầnhành với nhau Đồng thời sự hợp lý trong việc phân chia côngviệc sẽ tránh sự chồng chéo quyền hạn và trạch nhiệm,

do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nênhiệu quả

1.3.6 Nôi dung của kiểm toán hoạt động tiêu thụ

Svth:

Một cuộc kiểm toán hoạt động tiêu thụ được tiếnhành với những nội dung sau:

- Khảo sát nội bộ : Nhằm thu thập một số thông tinban đầu về hoạt động tiêu thụ của Công ty

- Mô tả và phân tích hệ thống KSNB đối với hoạt độngtiêu thụ để xem xét những điểm chưa hợp lý, từ đóxác định các thủ tục phân tích phù hợp

- Thực hiện các thử nghiệm mở rộng nhằm thu thậpthêm thông tin về hoạt động tiêu thụ để củng cố chokết luận của mình

- Phát hành báo cáo kiểm toán

PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT

ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY

XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN

MIỀN TRUNG

2A TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY 2.1 TÌNH HÌNH CHUNG

2.1.1 Sự ra đời và quá trình phát triển của công ty

2.1.1.1 Sự ra đời của công ty:

Đầu năm 1983, chi nhánh XK Thủy Sản Đà Nẵng (nay làcông ty XNK Thủy Sản Miền Trung) được thành lập nhằm đápứng nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế cả nướcnói chung và ngành thủy sản tại Miền Trung nói riêng Từ đóđến nay, Công ty không những tự khắc phục được khó khăntrong mỗi bước đi lên mà còn luôn phát triển không ngừng vàđang là một trong những công ty XK Thủy Sản có vị trí quantrọng đối với sự phát triển của ngành Thủy Sản tại khuvực Miền Trung.Với sự ra đời của mình, Công ty đã góp mộtphần không nhỏ trong việc vực dậy ngành thủy sản của toànbộ khu vực

Tên gọi hiện nay: Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung

Tên giao dịch đối ngoại: Danang Seaproduct Export ImportCorporation

Tên viết tắc : SEAPRODEX DANANG

Svth:

Thành lập : 26 - 3 -1983

Trụ sở công ty : tại 263 Phan Châu Trinh Đà Nẵng

Có 2 chi nhánh tại :

+ Hà Nội : 51 Nguyễn thị Minh Khai + Thành phố Hồ Chí Minh : 166 Nguyễn Công Chứ Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung là một doanh nghiệpnhà nước, là một trong những thành tựu của công ty XNK TSViệt Nam Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiệnhạch toán kinh doanh độc lập, có tài khoản độc lập bằngtiền VN và bằng ngoại tệ tại ngân hàng, có con dấu riêngđể giao dịch

Công ty họat động dưới sự quản lý trực tiếp củaTổng công ty Thủy Sản VN, Bộ Thủy Sản và chịu sự quản lýcủa nhà nước về họat động kinh doanh XNK và các họatđộng khác của ngành quản lý chức năng

2.1.1.2 Qúa trình phát triển của công ty:

Có 3 giai đọan

 Giai đọan 1983 - 1988: Giai đọan hình thành, ổn định và

1988, công ty chuyển sang mô hình phân cấp, nâng cao quyềntự chủ cho các đơn vị thành viên của công ty

 Giai đọan 1989 - 1996: Giai đọan hòa nhập kinh tế thị

trường và củng cố đi lên

Sang giai đọan này, một lọat các đơn vị thành viên ra đờitheo từng mô hình họat động cụ thể, được giao quyềnhọat động tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong mọi lĩnhvực họat động sản xuất kinh doanh của mình theo chứcnăng, nhiệm vụ mà công ty giao và họat động theo lĩnh vựcđịnh hướng điều hành thống nhất của công ty Toàn công tylà một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ và duynhất trước pháp luật Qua một thời gian họat động nhiềuđơn vị thành viên trưởng thành và đứng vững trên thị trường

Svth:

song một vài đơn vị bộc lộ những yếu kém phải sát nhậpvới các đơn vị khác

 Giai đọan 1997 đến nay: Giai đọan đổi mới kỷ thuật,

công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Cuối năm 1996 - đầu năm 1997 với chính sách “mở cửanền kinh tế” nhà nước đã cho phép mọi thành phần kinh tếđều được phép kinh doanh XNK trực tiếp dẫn đến tìnhtrạng cạnh tranh gay gắt Trong giai đọan này,công ty phảiđẩy mạnh tìm hiểu thị trường để sản xuất, luôn đáp ứngyêu cầu thị trường, nâng cao hiệu quả họat động sản xuấtcủa 2 xí nghiệp thành viên và quản lí chặt chẽ công tác tàichính

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.1Chức năng:

- Tổ chức sản xuất và chế biến các sản phẩm thủy sản

- Tổ chức sản xuất và chế biến thức ăn cho nuôi trồngthủy sản

- Thực hiện thương mại XNK các sản phẩm thủy sản

- Thực hiện thương mại XNK các vật tư thiết bị phục vụngành thủy sản

- Thực hiện thương mại XNK các sản phẩm thủy sản trênlãnh thổ VN

- Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất, kinh doanh dịch vụđồng thời quản lí, khai thác, sử dụng có hiệu quả cácnguồnvốn đảm bảo đầu tư, mở rộng sản xuất, kinh doanhtheo phương thức đa dạng, đa tuyến, đa phương và khôngngừng đổi mới thiết bị, tự bù đắp mọi chi phí, cân đốigiữa xuất và nhập

2.1.3 Đặc điểm về mô hình tổ chức sản xuất và mô hình tổ chức quản lý của công ty

2.1.3.1 Đặc điểm về mô hình tổ chức sản xuất tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Miền Trung

Công ty XNKTSMT là một doanh nghiệp Nhà Nước là đơn

vị thành viên của Tổng Công ty Thủy sản Việt Nam được giao

Svth:

nhiệm vụ trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh XNKTSvà một số lĩnh vực khác trong phạm vi cả nước.

MÔ HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY

2 1.3.2 Đặc điểm về mô hình tổ chức quản lý tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Miền Trung

Ở Công ty XNKTSMT, bộ máy quản lý được tổ chứctương đối gọn nhẹ, không có sự chồng chéo trách nhiệmgiữa các phòng ban Hình thức tổ chức quản lý được ápdụng theo kiểu trực tuyến chức năng Các phòng quản lýcồn việc theo mức độ phân cấp quản lý đã quy định, đồngthời tham mưa cho các bộ phận khác nếu vấn đề có liênquan đến chuyên môn của mình

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Svth:

CÔNG TY XUẤT NHẬPKHẨU THỦY SẢN MIỀNTRUNG

Hồ ChíMinh

Các đơn

vị thànhviên

Vănphòngđại diệnHà Nội

Các đơn

vị liêndoanh

Quan hệ chức

năng

Quan hệ phối hợp

BAN TC-KH ĐẦU

dịch vụ xây lắp thủy sản

Xí nghiê

ûp chế biến số 10

Chi nhán

h Hà Nội

Công ty phát triển nguồn lợi thủy sản

Các đơn

vị liên doanh

PHÒNG

KD KHO VẬN

Chú thích :

- Giám đốc Công ty : Đứng đầu công ty là Giám đốc do Bộ

Thủy Sản bổ nhiệm, Giám đốc công ty trực tiếp điều hànhmọi họat động của công ty theo chế độ một thủ trưởng vàphải chịu trách nhiệm tòan diện trước pháp luật, trước BộThủy Sản và trước Tổng công ty Thủy Sản VN và tập thể cánbộ công nhân viên của công ty

- Phó giám đốc : Là người giúp việc cho Giám đốc, điều

hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công và ủyquyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc vàtrước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công vàủy quyền thực hiện

- Văn phòng công ty : là bộ phận có chức năng tham mưu cho

Giám đốc công ty trong việc xây dựng các chính sách, chếđộ, chương trình kế hoạch công tác, giúp Giám đốc điềuhòa phân phối, phối hợp các họat động ccủa các đơn vịthành viên trực thuộc và thực hiện một số giao dịch đốingoại, đối nội theo sự ủy quyền của Giám đốc công ty

- Ban TC-KH-ĐT: Định hướng chiến lược phát triển sản xuất

kinh doanh của Công ty trên cơ sở kế hoạch dài hạn, trunghạn; xây dựng kế hoạch và xét duyệt giao kế hoạch SXKDcho các đơn vị thành viên; tổ chức thực hiện công tác kếhoạch tài chính kế toán, thống kê và đầu tư trong và ngoàinước

Svth:

- Ban XK : Trực tiếp điều hành các thương vụ XK hàng hóa

thủy sản sang thị trường nước ngoài

- Ban NK : NK trực tiếp các loại vật tư thiết bị ngành thủy

sản phục vụ cho công ty và nhu cầu của nhân dân

- Phòng kinh doanh kho vận : thực hiện các công tác liên quan

đến nghiệp vụ giao nhận vận tải XNK và trong nước

- Chi nhánh tại Thành phố HCM và Hà Nội : có chức năng

quan hệ giao dịch bạn hàng trong và ngoài nước

- Xí nghiệp Chế Biến Thủy Đặc Sản Số 10 (F.10) : Với chức

năng thu mua nguyên liệu thủy sản, chế biến các loại sảnphẩm thủy sản dùng cho XK với nội địa, nghiên cứu xây dựngcác qui trình sản xuất gia công chế biến các mặt hàng mới,kinh doanh các sản phẩm thủy sản

- Công ty Phát Triển Nguồn Lợi Thủy Sản : Sản xuất và kinh

doanh giống tôm, thức ăn nuôi tôm, thức ăn nuôi cá, dịch vụchuyển giao công nghệ và các loại thiết bị vật tư phục vụcho nuôi trồng thủy sản

- Công ty xây lắp và dịch vụ xây lắp thủy sản Miền Trung :

Xây dựng, lắp đặt trang bị nội ngọai thất, cung ứng nguyênvật liệu, thiết bị máy móc cho những công trình công nghiệpvà dân dụng

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Miền Trung

2.1.3.1 Bộ máy kế toán

Do Công ty là một doanh nghiệp có quy mô kinh doanh khálớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị trực thuộc vàmức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính tại các đơn vịnày rất khác nhau ( phân cấp quản lý không hòan chỉnh), , nên

mô hình tổ chức kế toán hiện nay Công ty đang áp dụn là môhình vừa tập trung vừa phân tán

 Chế độ áp dụg kế toán : Hiện nay Công ty đang áp

dụng chế độ thống nhất về pháp lệnh kế toán thống kêvà các quy đinh kế toán hiện hành của Nhà Nước

 Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết

thúc vào ngày 31/12 của năm tài chính

 Đơn vị tiền tệ sử dụng : Công ty sử dụng đơn vị

tiền tệ trêm báo cáo tài chính là đồng Việt Nam Trên các sổsách kế toán tại Công ty đều quản lý số tiền USD và VNĐ

 Phương pháp kế toán khấu hao tài sản cố định : Aïp

dụng phương pháp khấu hao đường thẳng

Svth:

 Hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai

thường xuyên

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho

được đánh giá theo giá thực tếcủa từng loại vật tư hànghóa

của công ty: (trang sau)

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán

lý chỉ đạo chung công tác kế toán, thống kê, tài chính ở Công

ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, phân công tráchnhiệm cho từng phần hành Đồng thời thực hiện việc kiểmtra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở Công ty.Kế toán trưởng là người tham mưu cho Giám đốc về mặttài chính, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty,đồng thới chịu sự kiêm tra nghiệ vụ của Tổng Công ty ThủySản Việt Nam, cơ quan chức năng

 Phó kế toán trưởng: Là người

giúp kế toán trưởng kiểm tra, đôn đốc nhân viên trong phòngkế toán thực hiện nhiệm vụ được giao Ngoài ra, phó kếtoán trưởng còn có thể thay mặt kế toán trưởng ký cácgiấy tờ cần thiết khi kế toán trưởng vắng mặt ( được kếtoán trưởng ủy quyền)

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Kế toán ngân hàng

Kế toán hàng hải sản, mở L/C hàng nhập khẩu

Kế toán công nợ hải sản, tiền lương, BHXH

Kế toán tiền mặt thanh toán

Kế toán tổng hợp

KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÓ KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán các đơn vị thành viên

Kế toán trưởng các đơn vị thành viên

Kế toán công nợ

Kế toán Kế toán

tổng hợp

Chú thích:

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

lương, BHXH : Theo dõi tình hình công nợ về hải sản, mở sổ

chi tiết cho từng khỏan nợ cụ thể ứng với từng khách hàngcụ thể tại Công ty Đồng thời theo dõi tình hình thanh toánlương, các khoản phục cấp, các khoản trích theo lương củatoàn bộ nhân viên tại Công ty

nhiệm theo dõi các khỏan tiền gởi, tiền vay cảu Công ty vớicác Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản, thường xuyên đốichiếu số liệu giữa sổ sách Ngân hàng với Công ty để quảnlý chặt chẽ các khoản tiền gởi, tiền vay cảu Công ty

 Kế toán hải sản, mở L/C hàng nhập khẩu : Kiểm tra, theo dõi từng loại hải sản bao gồm

hải sản khô và hải sản đông, kế toán lưu vào máy các chứngtừ liên quan đến nhập khẩu hải sản, cuối tháng in ra cácbảng báo cáo nhập- xuất - tồn Đồng thời thực hiện côngviệc mở L/Công ty để chuẩn bị thủ tục cho hàng nhập khẩu

tư: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của vật tư

trên cơ sở các hóa đơn, phiếu xuất nhập kho hàng hóa mởsổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu của khách hàng khi bánvật tư Nhập chứng từ vào máy để cuối tháng in ra bảng kêtổng hợp nhập xuất vật tư, các sổ kế toán chi tiết vềnhập xuất vật tư

Svth:

 Kế toán tiền mặt, thanh toán :

Theo dõi việc thu chi tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Công

ty, theo dõi thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên.Nhập vào máy các phiếu thu, phiếu chi để cuối tháng in racác báo cáo thu chi tiền mặt, công nợ tạm ứng của cán bộcông nhân viên

định:Thực hiện các bút toán ở giai đoạn cuối cùng, thu

thập và xử lý số liệu từ các phần hành khác để in ra cácbáo cáo sổ sách kế toán Đồng thời theo dõi biến động củaTSCĐ, mở sổ chi tiết theo dõi từng loại TSCĐ

Chứng

từ tiền

mặt

Chứng từ ngân hàng

Chứng từ hoàn nợ

Chứng từ nhập kho, xuất kho

Chứng từ khác

Sổ kế toán chi

tiết

Các báo cáo tổng

hợp

Kiểm tra báo biểu

Các báo cáo kế

toánKiểm tra báo cáo

Chuyển số liệu cho kỳ sau

Sữa sai

Nhập chứng từ vào thư viện chứng từ

Kiểm tra chứng từBổ sung các bút toán tự kết chuyển

 Các bước công việc tiến hành trên máy

- Nhập chứng từ : Hàng ngày hoặc định kỳ, các chứng từ

gốc sau khi đã được kiểm tra và phân loại, kế tóan lậpchứng từ ghi sổ đối với các chứng từ gốc không phải làphiếu thu, phiếu chi tiền mặt, TGNH, phiếu xuất kho, phiếunhập kho, phiếu thanh toán tạm ứng (các nghiệp cụ ít phátsinh) Mặt khác các chứng từ ghi sổ được xem như là cácchứng từ gốc dùng để phản ánh các bút toán điều chỉnh,kết chuyển như: bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí cuốikỳ Những chứng từ ghi sổ, phiếu thu chi, phiếu xuất nhậpnày, sẽ được các nhân viên kế toán định khoản trên đó rồitiến hành nhập dữ liệu đưa thông tin ban đầu để máy lưutrữ và xử lý thông tin kế toán theo yêu cầu sử dụng

- Xem và kiểm tra chứng từ: chứng từ sau khi được nhập

vào máy sẽ được kiểm tra vè đối ứng chứng từ của hai tài khoản:

- Sữa chứng từ: những chứng từ sau khi kiểm tra, nếu

phát hiện sai sót sẽ được sữa lại

- In : in ra những sổ sách, bảng biểu theo yêu cầu sử dụng.

Svth:

PHẦN 2B : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN MIỀN TRUNG.

Là doanh nghiệp nhà nước thực hiện chức năng kinhdoanh đa dạng, sản xuất kinh doanh hàng thuỷ sản xuất khẩuvà bán nội địa, nên vấn đề tổ chức sản xuất cũng nhưviệc quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xuất NhậpKhẩu Thủy Sản Miền Trung (XNKTSMT) mang những đặc thùriêng Hoạt động tiêu thụ chia làm 3 ban:

 Ban nhập : Thực hiên chức năng nhập khẩu hànghoá các loại, chủ yếu là vật tư và bán hàng nội địa

 Ban xuất : Chịu trách nhiệm từ việc tiếp nhận đơnđặt hàng đến khâu giao hàng xuát khẩu, có nhiệm vụ xingiấy xuất khẩu và làm thủ tục xuất trình với ngân hàng đểthanh toán L/C, theo dõi quá trình thanh toán

 Phòng kế toán : Đảm trách nhiệm vụ ghi chép,phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo dõi côngnợ phải thu, phải trả

2.1.1 Thị trường tiêu thụ và khách hàng của công ty

Công ty XNKTSMT tổ chức kinh doanh theo hợp đồng muabán với khách hàng trong và ngoài nước, nhưng chủ yếu làkhách nước ngoài thuộc nhiều quốc gia và khu vực khácnhau Riêng hoạt động xuất khẩu thì cho đến nay Công ty cóhơn 50 khách hàng nước ngoài, vùng Châu Á có: Nhật Bản ,Đài Loan, Singapore, Hàn Quốc Trong đó Nhật Bản là thịtrường rộng lớn thu hút phần lớn các sản phẩm thuỷ sản ởnước ta Thị trường chiếm lĩnh ở các nước EU và Mỹ, đặcbiệt Mỹ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong thị trường của Công tychiếm hơn 57% Nói về thị trường nội địa thì đây là nơi tiêuthụ hàng vật tư nhập khẩu và một phần nhỏ hàng hải sảnđược thu gom từ trong nước Cơ cấu khách hàng này chiếmtỷ trọng không cao so với toàn bộ khách hàng của Công ty.Khách hàng nội địa gồm có: Công ty TNHH Bạch Đằng, Công

ty TNHH Cửu Long Sài gòn, Công ty cổ phần Nicotex

2.1.2 Đối thủ cạnh tranh

Svth:

Trong nền kinh tế thị trường, với sự ra đời của nhiềucông ty thì vấn đề làm thế nào để tồn tại, đứng vững vàphát triển trong môi trường cạnh tranh được các nhà quản trịquan tâm hàng đầu Sau khi có chủ trương cho các đơn vị kinhtế kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm và công ty có đủ điềukiện để tiến hành xuất nhập khẩu trực tiếp thì đối thủcạnh tranh của Công ty rất rộng lớn, rãi đều cho các tỉnh ởtất cả các chi nhánh của Công ty Có 2 đối thủ cạnh tranh:

 Đối thủ lớn : + Các công ty XNKTS tỉnh

+ Các xí nghiệp chế biến XNK trực tiếp+ Các chi nhánh của các công ty đóng tại địa bàn miền trung

 Đối thủ nhỏ :

Đó là các tổ chức nước ngoài vào cạnh tranh mua bán,các tư nhân các tỉnh lớn vào miền trung buôn bán, các đầunậu lớn gom hàng cho các tổ chức để vận chuyển ra khỏimiền trung

Tính chất cạnh tranh trong hoạt động thương mại biểuhiện ở hoạt động chào bán sản phẩm cho các đối tác cácnước có nhu cầu Hình thức thương mại trực tiếp từ các

xí nghiệp sản xuất đã tạo ra tình trạng cạnh tranh khônglành mạnh trong hoạt động bán hàng

2.2 NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THUỶ SẢN MIỀN TRUNG

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc kinh doanh xuấtnhập khẩu, Ban giám đốc Công ty đặc biệt quan tâm đến uytín với khách hàng, chất lượng sản phẩm, mong muốn vàđòi hỏi báo cáo tài chính phải trung thực Điều này phục vụcho phương châm đề ra: đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầukhách hàng Lãnh đạo Công ty luôn xem vấn đề cạnh tranhlành mạnh là nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh để tồntại của Công ty mình Sự phân chia quyền hạn được chia xẻcho nhiều người Riêng đối với chu trình bán hàng, ngoài sựphê duyệt và kiểm soát của Ban giám đốc thì còn phải thông

Svth:

qua trưởng phòng Ban Xuất hoặc Ban Nhập, kế toán viên tiêuthụ và kế toán trưởng Do quyền hạn được phân chia nhưvậy nên vấn đề điều hành và phong cách lãnh đạo tại Công

ty luôn đi vào nguyên tắc Các nhà quản lý cấp cao là nhữngngười có uy tín, có năng lực quản lý cũng như chuyên môngiỏi Họ biết nắm bắt cơ hội kinh doanh và kịp thời pháthiện ra những sai sót, gian lận, những yếu tố làm giảmhiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Mô hình trực tuyến chức năng được sử dụng làm môhình quản lý của Công ty XNKTSMT, phòng ban theo dõi quátrình tiêu thụ được phân chia rõ ràng Vấn đề phân cấp quảnlý và phân cấp tài chính tương xứng với đặc thù kinh doanhtại đơn vị Hầu như không có sự chồng chéo quyền hành vàtrách nhiệm lẫn nhau, nguyên tắc phân công phân nhiệmđược thực hiện triệt để

2.2.1.3 Chính sách nhân sự

Đội ngũ lao động làm việc tại Công ty thực hiện cơchế hợp đồng lao động theo 3 hình thức:

+ Lao động không xác định được thời gian

+ Lao động có thời gian từ 1 đến 3 năm

+ Lao động theo thời vụ hoặc theo một số công việc nhất định

Trong suốt 15 năm qua, chính sách đối với con người luônlà mối quan tâm hàng đầu của Công ty, các chính sách đó thểhiện cụ thể qua cơ chế quản lý, phân phối và cơ chế sửdụng, đào tạo cán bộ của Công ty Hiện nay đơn vị có 1.500công nhân viên, trong đa số đó có bằng Đại học, Trung cấp,đội ngũ lao động này trẻ, cần cù với công việc, tinh thầnlàm việc phấn khởi, năng động, nghiệp vụ cao Lãnh đạoCông ty luôn chú ý đến việc đánh giá năng lực, đề bạc, khenthưởng, kỷ luật đối với tất cán bộ công nhân viên trong đơn

vị Để có được đội ngũ nhân lực như hiên nay, đơn vị đãphải tốn nhiều công sức và tài chính cho việc tuyển chọnvà đào tạo chuyên môn Hằng năm Ban quản lý luôn tìm kiếmnhân tài thông qua công tác tuyển chọn do phòng Tổ Chứcthực hiện Chỉ tiêu chất lượng luôn đặt lên hàng đầu làthướt đo công bằng cho mỗi hồ sơ xin việc Mặt khác, cánbộ công nhân viên luôn đoàn kết với nhau, lãnh đạo luôn quantâm, động viên thường xuyên, tránh những xung đột về

Svth:

quyền lợi giữa các nhân viên, giảm thiểu sự bất bình haykhông thoã mãn về thưởng phạt ở các con người tại Công ty.

2.2.1.4 Công tác kế hoạch

Tại công ty các nhà quản lý quan tâm xem xét việc lậpkế hoạch ở các phòng ban cũng như tiến độ thực hiện kếhoạch Cứ 6 tháng giữa năm và cuối năm lập bảng Báo CáoQuyết Toán, trong đó đánh giá tổng quát về tình hình thựchiện, phát hiện ra những vấn đề bất thường, kịp thời xửlý Từ đó, đưa ra những phương hướng cho kỳ kinh doanh tới.Trong những năm qua tình hình kinh doanh tại Công ty khôngđạt được kế hoạch trong hoạt động xuất khẩu do nhiềunguyên nhân chủ quan và khách quan Năm 2003 doanh số xuấtkhẩu chỉ đạt 79% so với kế hoạch do nhiều nguyên nhân sau:

 Nguyên nhân khách quan

+ Do tình hình khó khăn chung của đa số doanh nghiệpchế biến và xuất khẩu thủy sản, nhất là cac doanh nghiệptại miền trung_ đã làm ảnh hưởng đến hoạt động xuấtkhẩu của khối

+ Hoạt động xuất khẩu thủy sản dưới dạng uỷ thácngày càng giảm sút do các đơn vị có xu hướng muốn xuấtkhẩu trực tiếp

+ Với phương thức kinh doanh hiện tại của Ban Xuất,thường giao dịch Ban Xuất dẫn khách hàng trực tiếp đếnnơi sản xuất để mua hàng, nên một số khách hàng và cơ sởchế biến sau khi được sự môi giới đã tự tìm đến mua bántrực tiếp với nhau, làm mất không ít đầu mối quan trọngcủa đơn vị

+ Chính sách thương mại của Mỹ và các quy định nghiêmngặt của EU về an toàn thực phẩm cũng ảnh hưởng khôngnhỏ đến hoạt động xuất khẩu của đơn vị Một số kháchhàng trước đây có quan hệ buôn bán lớn với Công ty bị suygiảm nhưng Ban xuất chưa tìm ra được khách hàng mới đểthay thế

+ Sản lượng và hàng hoá trong khu vực ít, giá cả bị cạnh tranh, nhiều lúc hàng hoá bị khan hiếm không thực hiện được hợp đồng đã ký

 Nguyên nhân chủ quan

+ Công tác khai thác khách hàng, mở rộng thị trườngcòn yếu Khách hàng khai thác được chủ yếu qua các văn

Svth:

phòng đại diện hoặc khách hàng tự tìm đến, chúng ta chưathực sự chủ động trong công tác tìm kiếm và phát triểnkhách hàng mới.

+ Việc khai thác thông tin, mua bán qua mạng internetbước đầu quan tâm thực hiện nhưng nhân sự còn mỏng vàchưa mạnh dạn trả phí để tìm kiếm thông tin, nên chưa cóđược nhiều khách hàng, khối lượng và giá trị giao dịch muabán chưa cao

+ Vấn đề khai thác khách hàng, tìm kiếm thông tin qua các tham tán thương mại, lãnh sự quán có đặt ra nhưng chưa được triển khai thực hiện

+ Ban xuất còn thiếu cán bộ kỹ thuật, cán bộ thịtrường giỏi và chuyên sâu, nên chưa tìm kiếm được thịtrường mới, khách hàng mới, tiêu thụ những sản phẩm mớicó giá trị tăng, còn phụ thuộc quá lớn vào những khách hàngcũ nên thường bị động và lúng túng khi khách hàng gặp khókhăn Bên cạnh đó việc điều chuyển, tăng cường cán bộ thịtrường, cán bộ kỹ thuật của Ban Xuất cho các đơn vị thànhviên cũng ảnh hưởng đến hoạt động của Ban Xuất

+ Sự phối hợp giữa Ban Xuất và các đơn vị chế biếnthủy sản trong Công ty chưa tốt, chưa thực sự gắn bó vớinhau để bàn bạc tìm biện pháp mở rộng sản xuất, kinhdoanh, mặc dù vấn đề này được lãnh đạo Công ty quan tâmchỉ đạo nhưng việc thực hiện chưa được như mong muốn.Công tác tham mưu về lĩnh vực xuất khẩu trên phạm viCông ty còn hạn chế

+ Phương thức kinh doanh và mô hình hoạt động của BanXuất không còn phù hợp với xu thế kinh doanh như hiện nay,nhưng chưa điều chỉnh đổi mới kịp thời để bắt kịp vớinhững chuyển biến của thị trường

+ Cán bộ, nhân viên Ban Xuất phải quyết tâm hơn nữađể vượt qua thử thách

Do việc chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch nên vấnđề kiểm soát hoạt động tiêu thụ tại Công ty không chặtchẽ

2.2.1.5Bộ phận kiểm toán nội bộ

Hiện nay tại Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nộibộ chính thức mà chỉ có sự kiểm soát mang tính chất giámsát quá trình thực hiện của nhân viên kế toán cũng như thămdò hoạt động ở các đơn vị thành viên Vì vậy mà việc kiểm

Svth:

soát liên tục, thường xuyên, ngăn chặn mọi hành vi gian lậnvà sai sót chưa được chặt chẽ Hiệu quả hoạt động tiêuthụ chưa được tối đa hoá Bộ phận được phân công giámsát hoạt động tại đơn vị gồm có: kế toán tổng hợp cùngvới các kế toán viên được cử ra để tham gia vào đội thămdò hoạt động tại các đơn vị thành viên, sau đó báo cáo vềcho kế toán trưởng.

2.2.2 Hệ thống kế toán

Các chứng từ ban đầu được lập theo chế độ ban hànhcủa Nhà Nước Chứng từ được sử dụng đầy đủ, rõ ràngvề chủng loại và số lượng Cả nội dung, hình thức và kếtcấu của chứng từ đáp ứng được yêu cầu về độ tin cậy,tính đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát, được luân chuyển kịpthời cung cấp thông tin cho nhà quản lý để chỉ đạo có hiệuquả các nghiệp vụ hàng ngày Mỗi chứng từ được lậpthành nhiều bản và được lưu ở các phòng ban có liên quan.Các chứng từ này là bằng chứng vật chất phục vụ choviệc kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu của kế toán khi cầnthiết

Chứng từ dược sử dụng cho khâu tiêu thụ gồm có:

- Đơn đặt hàng của khách (Order Sheet)

- Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Vận đơn đường biển (Bill of lading)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin- C/O)

- Bảng kê chi tiết hàng hoá(Packing List)

Sổ sách được sử dụng trong khâu tiêu thụ gồm có: Bảng

kê chi tiết bán hàng, Báo cáo công nợ vật tư, Báo cáo côngnợ hải sản, Sổ cái 511, Sổ cái 131 Các bảng kê chi tiếtđược lập theo từng tháng trong đó chi tiết theo dõi cho từngchi nhánh: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng Báo cáo công nợquản lý khách hàng theo đơn vị trực thuộc theo dõi từngtháng trong đó quảm lý số phát sinh trong tháng và số luỹ kếtừ đầu năm, vì vậy mà quá trình đối chiếu công nợ phải thuvào cuối kỳ được thực hiện dễ dàng Sổ sách tiêu thụđược phân định rõ ràng giữa bán hàng trong nước và bánhàng nội địa Trên từng sổ đều có cột quản lý số tiền USDvà tiền VNĐ được quy đổi theo tỷ giá thanh toán

Tài khoản sử dụng để phản ánh quá trình tiêu thụ hànghoá, dịch vụ gồm:

- TK511”Doanh thu bán hàng”

Svth:

Trong đó : TK5111”Doanh thu bán hàng hải sản khô”

TK5112”Doanh thu bán hànghải sản đông”

TK5113”Doanh thu bán hàng vật tư”

TK5114”Doanh thu bán hàng uỷ thác ”

- TK531”Doanh thu bán hàng bị trả lại”

- TK632” Giá vốn hàng bán”

- TK156”Hàng hoá”

Trong đó : TK1561”Hàng hoá hàng hai sản khô”

TK1562”Hàng hoá hàng hai sản đông”

TK1563”Hàng hoá bán vật tư”

TK1564”Hàng hoá hàng uỷ thác”

- TK 131”Phải thu của khách hàng”

Trong đó : TK1311”Phải thu khách hàng trong nước”

TK1312”Phải thu khách hàng nước ngoài”

Báo cáo tài chính được sử dụng ở Công ty là: Bảng cânđối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minhbáo cáo, Bảng lưu chuyển tiền tệ Hiện nay mọi vấn đềvề báo cáo tài chính đều được xử lý và thực hiên trên máytính nên rất gọn nhẹ Tuy nhiên công tác đối chiếu số liệulại tương đối khó khăn

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ.

Một doanh nghiệp không thể đi vào hoạt động hiệu quảnếu không có sự kiểm ra, kiểm soát thường xuyên Với quy

mô lớn, Công ty Seaprodex Da Nang xem các thủ tục kiểm soátlà cơ sở cho việc kiểm tra, hạn chế sai soát và gian lận Cácthủ tục kiểm soát được ban hành thành một quy chế cụthể do Ban Giám Đốc Công ty ký duyệt và đòi hỏi các phòngban liên quan phải triển khai thực hiện đúng những nội dungđó Yêu cầu chủ yếu của những quy chế là việc lập và luânchuyển phải đúng, trách nhiệm và thời hạn viết phiếu, thờihạn chuyển sổ, chữ ký Riêng đối với hoạt động tiêu thụbao gồm các quy chế và thủ tục sau:

- Để thực hiện được một nghiệp vụ bán hàng thìcần phải có sự phê chuẩn của Ban giám Đốc, trưởng phòngBan Xuất hoặc Ban Nhập Nếu Giám Đốc đi vắng, trong giớihạn uỷ quyền của mình, Phó Giám Đốc sẽ ký duyệt và chịutrách nhiệm về chữ ký của mình Hầu như sự uỷ nhiệmcho người có thẩm quyền phê chuẩn tại đơn vị rất rạch ròi,không có sự lẫn lộn, chồng chéo quyền hành lẫn nhau

Svth:

- Giá bán không phải nhất quán cho từng mặt hàng mà tuỳtheo đơn đặt hàng và sự thoã thuận trong qúa trình đàmphán với khách hàng Hạn mức tín dụng để cấp cho mỗikhách hàng là 60 ngày.

- Các hoá đơn được viết sau khi hàng xuất bán Vấn đềlập và luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đốitốt Tuy nhiên công tác kiểm tra, đối chiếu chưa được thựchiện bởi một người độc lập Các nhân viên kế toán tự đốichiếu với nhau, Công ty chưa thực sự chú ý đến vấn đềnày Hàng ngày chỉ đối chiếu sổ phụ Ngân hàng của doanhnghiệp và giấy báo của ngân hàng mà không có sự kiểm trađối chiếu của kế toán tiền mặt và kế toán thanh toán.Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện cuối tháng giữakế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, không có kiểm tra theodõi của một nhân viên độc lập Mặc dù vậy vấn đề gianlận và sai sót trong khâu tiêu thụ khó có thể xảy ra bởi Công

ty có một cơ cấu tổ chức và thủ tục kiểm soát hợp lý Hoáđơn được lập một nơi, người phản ánh nghiệp vụ một nơi;giấy xác nhận nợ cho từng khách hàng được lập thườngxuyên liên tục mỗi tháng; tách biệt giữa người đi thanht toán

ở Ngân hàng và kế toán Ngân hàng Dù cho thủ tục kiểmsoát rất chu đáo nhưng không thể kiểm soát hoàn toàn đượccác sai phạm, đặt biệt với Công ty lớn như Công ty XNKTSMT.Chính vì vậy việc xây dựng và tổ chức một bộ phậnkiểm toán nội bộ nhằm tạo ra sự độc lập giữa kiểm travà thực hiện là rất cần thiết, nhất là trong khâu tiêu thụ vìđây là khâu có tính quyết định đến hiệu quả kinh doanh củadoanh nghiệp Có thể tóm lược các thủ tục chính kiểm soát

hoạt động tiêu thụ tại Công ty qua lược đồ sau: (trang sau:)

Các ký hiệu qui định:

Bước thực hiện Dòng minhhoạ, giải thích

Svth:

N

n

Lưu tại vị trí kiểm soát Dòng di chuyển

2.2.4 Các trình tự thủ tục tiến hành trong khâu tiêu thụ hàng xuất khẩu

2.2.4.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Đối với bất kỳ hoạt động nào khi đã tham gia vào việclàm kinh tế thì luôn đặt vấn đề khách hàng là thượng đếlên hàng đầu, bới nó được xem là yếu tố cơ bản, là điềukiện và cơ sở để hoạt động tiêu thụ diễn ra Để có đượckhách hàng và giữ chân khách hàng Công ty đã chú ý vàoviệc tạo ra ấn tượng ban đầu cho khách hàng và luôn giữthiện cảm trong suốt quá trình làm ăn với khách hàng Việcbuôn bán kinh doanh được bắt đầu từ khâu tiếp nhận đơnđặt hàng cho đến khi thanh toán Công việc đầu tiên là tiếpnhận đơn đặt hàng và xử lý nó Khâu này được thực hiện

ở Ban Xuất Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu mua hànghoặc là thư, fax, điện thoại, email Tiếp theo là hợp đông muabán hàng hoá Ban Xuất sẽ xem xét các điều kiện trong đơnđặt hàng về số lượng, chủng loại cũnh như tình hình tàichính của đối tác, nếu đồng ý thì phê chuẩn phương thứcthanh toán, thông qua chữ ký Giám Đốc, ngược lại khôngđồng ý với những điêù kiện trong đơn đặt hàng thì có thểthoã thuận lại với khách hàng, hai bên cùng nhau đàm phán

2.2.4.2 Xuất kho và chuyển giao hàng hoá

Sau khi hợp đồng đã được ký kết hoặc báo giá đãđược chấp nhận, Công ty sẽ giục người nhập khẩu mở L/Cđúng hạn để làm tiền đề cho việc thực hiện hợp đồng.Nhưng đôi khi trong thực tế người mua thường trì hoãn việcmở L/C khi gặp phải thịtrường xảy ra biến động hoặc thiếuvốn Điều này sẽ bất lợi cho Công ty trong vấn đề thựchiện hợp đồng và thu tiền hàng Mặt khác đặc điểm củahàng thủy sản là phải bảo quản nghiêm ngặt khi đã gom đượchàng, nếu thời gian mở L/C của khách hàng kéo dài thì Công tysẽ phải tốn nhiều chi phí cho việc bảo quản hàng hoá Vìvậy khâu thúc giục mở L/C phải nhanh chóng, kiểm tra nộidung của L/C cẩn thận có phù hợp với hợp đồng không.Tránh tình trạng khi hàng đã xuất kho và giao hàng cho kháchmà người mua không chịu thanh toán Ban Xuất sẽ tiến hànhcác thủ tục xuất khẩu: xin giấy phép xuất khẩu, thuê

Svth:

phương tiện vận chuyển (nếu hợp đồng có quy định), lậphoá đơn(Invoice) gởi cho khách hàng để được thanh toán Khicác thủ tục đó hoàn thành thì hàng hoá cũng được chuyểngiao Hiện nay tại Công ty có 02 phương thức xuất khẩu:xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu theogiá CFR hoặc theo giá FOB.

2.2.4.3 Lập và gửi hoá đơn cho khách hàng

Do có sự cách trở về không gian và thời gian nên quátrình giao hoá đơn cho khách hàng không cùng lúc với việc tiếpnhận hàng hoá của khách Hoá đơn do Ban Xuất lập thành 03liên: 01 liên để tại Ban Xuất, 01 liên chuyển cho khách hàng,

01 liên kèm theo bộ chứng từ chuyển lên phòng kế toán làm

chứng từ gốc nhập vào máy Đơn vị tính trong hoá đơn là

một đồng tiền cụ thể, trước đây Công ty thường sử dụngcác đồng tiền dollar HongKong (HKD), Yên Nhật (JPY) , bảng Anh( GBP) nhưng do tình hình thị trường ngoại hối ngày càngbất ổn, giá trị các đồng tiền trên không ổn định nên công tykhông thể ký kết các hợp đồng thanh toán bằng các loạitiền tệ đô nữa Chính vì vậy mà trong những năm gần đâytrong hầu hết các hợp đồng XK tại công ty chỉ sử dụng

đồng tiền dollar Mỹ ( USD ) để làm đồng tiền thanh toán Sở

dĩ Công ty sử dụng đồng USD làm đồng tiền thanh toán cũngnhư tính toán vì nó la ìđồng tiền được sử dụng thông dụngnhất và có giá trị ổn định nhất hiện nay trên thị trườngtiền tệ thế giới

Svth:

Svth:

2.2.4.4 Chuẩn bị bộ chứng từ xuất trình với Ngân hàng để thanh toán L/C

Khi L/C đã được Công ty chấp nhận, Công ty sẽ tiến hànhgiao hàng cho khách và lập bộ chứng từ thanh toán theo

phương thức tín dụng chứng từ Cán bộ nghiệp vụ của Công y thường có trong tay:

- Đơn đặt hàng của khách

- Bản thư tín dụng gốc, các bản tu chỉnh L/C Vì Công ty gởi hàng trực tiếp cho người vận chuyển không qua trung gian, Công ty sẽ lấy 03 bộ Bill of lading “clean and on board”, ”Packing list”, ” Weight note” từ người vận chuyển

- Hoá đơn thương mại(Commerical invoice) do cán bộ côngnhân viên của Ban Xuất lập theo những nội dung đã in sẵntrên hoá đơn

- Các chứng từ về chất lượng hàng hoá có thể do ngườimua cấp hoặc do các tổ chức kiểm nghiệm trong nước cấp

- Giấy chứng nhận xuất xư ï(cerificate of orgin) tại phòngthương mại và công nghiệp Việt nam chi nhánh tại Đà Nẵngcấp

Bộ chứng từ này sẽ được chuyển lên phòng kế toán và cho các Ngân hàng thanh toán của Công ty

Nói về phương thức thanh toán thì trong những năm quacông ty áp dụng các phương thức thanh toán phổ biến nhấtlà phương thức tín dụng chứng từ (chiếm tỷ trọng lớn trongtổng số lượng hợp đồng) và phương thức chuyển tiền Hiện nay, thời gian thanh toán trong hầu hết các hợp đồng XKtại công ty chủ yếu là hình thức thanh toán trả trước Đối vớihình thức này khách hàng thường trả trước cho công ty 20%tiền hàng và sau đó sẽ thanh toán ngay sau khi công ty hoànthành nghĩa vụ giao hàng Hình thức trả trước rất đảm bảochắc chắn cho Công ty trong khâu thanh toán nhưng có hạnchế là không mở rộng được thị trường , không khuyến khíchđược khách hàng mua hàng của công ty

Nhìn chung trong cả quá trình tiêu thụ thì cả hai phòng :Ban Xuất, phòng Tài Chính - Kế Hoạch - Đầu Tư hoạt độnghiệu quả Tuy nhiên giữa hai phòng chưa phối hợp chặt chẽvới nhau trong khâu lưu chuyển chứng từ dẫn đến công táckế toán thanh toán chưa thật sự hiệu quả

2.2.5 Trình tự thủ tục trong khâu tiêu thụ nội địa

Svth:

2.2.5.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng củae người mua

Mặt hàng tiêu thụ nội địa chủ yếu là hạt dẽo, hoá chất phục vụ cho hàng nhựa, các loại hoá chất bảo vệ thực vật, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, sắt thép,

xe máy Các mặt hàng này được nhập từ nước ngoài theo đơn đặt hàng của khách hàng trong nước Chính vì thế công tythường nhập hàng theo từng đợt, từng lô Sau hàng loạt công tác như: nghiên cứu thị trường, giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán, phòng kinh doanh nhập khẩu trìnhlên Giám Đốc Công ty xem xét và ký duyệt Được sự đồng ýcủa Giám Đốc, Ban Nhập lập tức phát hành đơn đặt hàng với nhà cung ứng ở nước ngoài, làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá về nhập kho hoặc giao ngay cho khách hàng

2.2.5.2 Xuất kho hàng hoá và chuyển giao quyền sở hữu

Dù hàng hoá có nhập kho hay không nhập kho, đơn vị vẫn hạch toán giả nhập, giả xuất Khi hàng về cảng, có 2 trường hợp có thể xảy ra:

 Bán hàng ngay không thông qua kho:

- Bán trọn gói: bán cả gom hàng

- Bán nhỏ lệ : bán phân phối cho các nhà đại lý đặt hàng

 Nhập kho xong đến hạn như trong hợp đồng đã ký kết với đối tác, công ty sẽ xuất kho hàng hoá và giao hàng cho khách

2.2.5.3 Lập hoá đơn và theo dõi quá trình thanh toán

Do hoá đơn là một chứng từ thông báo về số tiền mà khách hàng sẽ trả cho đơn vị nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hoá đơn bán hàng tiêu thụ nội địa do Ban Nhập lập Hoá đơn xuất giao cho khách hàng, xảy ra 02

trường hợp : nếu trường hợp nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì chu trình tiêu thụ đến đây kết thúc, kế toán sẽ phản ánh thông qua Ghi Nợ TK 1312, sau đó ghi Có TK 1312, còn nếu nghiệp vụ bán chịu kế toán công nợ vật tư phản ánh vào máy qua mục”hoá đơn bán hàng” Dữ liệu này sẽ được

phản ánh trên sổ ”Bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng”, ”Báo cáo công nợ vật tư”, “Bảng kê công nợ” để theo dõi công nợ và quá trình thanh toán của đối tác Quá trình theo dõi thanh toán do Ban Nhập và Kế toán đảm nhiệm, nếu không

Svth: