xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công ty Thương Mại Dịch Vụ TTS

Đây là công việc mà các doanh nghiệp và các cơ quan hành chính sự nghiệp đang quan tâm Với mỗi tổ chức, mỗi loại hình doanh nghiệp để kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận hay lợi ích thì việ

Phần I: Khảo sát thực trạng

1.1.Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Thương Mại Dịch Vụ TTS

1.1.1 Tính cấp thiết của đề tài

1.1.2 Công tác tuyển nhân viên mới

1.1.3 Quản lý hồ sơ nhân viên

1.2.Quản lý Nhân Sự và Tính Lương

1.3 Mục tiêu đạt dược và hạn chế

Phần II: Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý nhân sự

2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng(BPL)

2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

4.2.Các chức năng được vi tính hoá

4.3Cách xây dựng các form báo cáo và View code

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay song song với việc phát triển với các ngành khoa học

kỹ thuật khác thì ngành công nghệ thông tin cũng đã và đang phát triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực và đã đạt được những thành tựu không nhỏ trong cuộc sống của con người

Tin học một ngành non trẻ trong các ngành khoa học được phát triển tại Việt Nam, dù còn rất trẻ nhưng đã có được những đóng góp không nhỏ trong sự phát triển chung của đất nước

Xu hướng phát triển hệ thống tin học trên thế giới là xã hội hoá thông tin, thông tin mang tính toàn cầu Tốc độ phát triển của công nghệ thông tin nhanh đến chóng mặt, chủng loại rất đa dạng và phong phú

Đặc biệt ứng dụng công nghệ quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu hết sức thiết yếu của hầu hết các nghành nghề mà đặc biệt là các doanh nghiệp đang thực hiện các vấn đề kinh doanh

Trong đó nhu cầu về việc quản lý nhân sự là nhiệm vụ rất quan trọng trong các phương pháp quản lý Đây là công việc mà các doanh nghiệp và các cơ quan hành chính sự nghiệp đang quan tâm

Với mỗi tổ chức, mỗi loại hình doanh nghiệp để kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận hay lợi ích thì việc quản lý công nhân viên của mình là việc làm thiết thực

để thực hiện những mục tiêu của mình

Với mong muốn được áp dụng những kiến thức đã học tại trường trong đợt thực tập này em đã xây dựng đề tài là

“Xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công ty thương mại & dịch vụ TTS”

Trong quá trình khảo sát thực tế chưa nhiều, kiến thức có hạn Rất mong được sự giúp đở của cơ quan, các thầy cô trong khoa và đặc biệt là thầy Tạ Minh Châu cùng các bạn trong lớp để chương trình được hoàn thiện hơn

Phần IKHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

1.Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Thương Mại Dịch vụ TTS

Công ty Thương Mại và Dịch vụ TTS là một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ về các thiết bị điện tử như máy tính,các thiết bị mang máy tính tại các công trình các thiết bị âm thanh truyền hình camera ….vv doanh nghiệp không những cung cấp các thiết bị mà còn cung câp các dịch vụ lắp đặt bảo trì sửa chữa lâu dài Trong công ty có nhiều nhân viên với nhiều công việc khác nhau Những nhân viên hợp đồng là những nhân viên ra ngoài công trường làm nhưng công viêc như kéo cáp quang cáp mang tại các công trình xây dựng.Nhưng nhân viên chính thức là nhân viên trong phòng kỹ thuật ,họ đảm nhận những công việc như thiết kế hay trực tiếp chỉ đạo ngoài công trình.cho nên trong công việc quản lý về nhân sự

có nhiều phức tạp,cần được cập nhật 1 cách chính xác

Vì vậy đối tương quản lý là các nhân viên ,công nhân của các phòng ban trong công ty,các phòng ban là phòng quản lý nhân sự ,phòng kỹ thuật ,phòng kế toán ,phòng kinh doanh Cụ thể là phòng kinh doanh có 7 người,phòng kế toán có

7 người,kho 5 người phòng kỹ thuật có 15 người,có 45 công nhân

Nội dung quản lý có nhiều phức tạp vì trong công ty công việc không có tính cố định ,công nhân làm viêc tại các công trường,các nhân viên kỹ thuật người làm tại công ty người thi trưc tiêp giám sát làm việc của công nhân tại các công trường, người đảm nhận bảo trì sửa chữa ở mọi nơi,người làm công tác thiết kế

Các công nhân trực tiếp làm việc tại công ty có tính thời vụ,không cố định thường là các hợp đồng lao động ngắn hạn Vì vậy việc quản lý trở nên rất khó khăn các công việc như tuyển mới điều động hoặc giải quyêt thôi việc thường xuyên sảy ra Không nhưng thế do công ty làm trong ngành điện tử viễn thông có nhiều sự đổi mới về công nghệ Vì vậy công ty cử cán bộ kỹ thuật đi học hỏi kinh nghiệm cả trong và ngoài nước vì vậy việc quản lý hồ sơ và theo dõi làm việc của công nhân viên hết sức khó khăn phụ thuộc vào trách nhiêm của từng cá nhân là chủ yếu có nhiều phức tạp công việc nhiều nhưng phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối,và được bảo mật

Các hồ sơ được lưu cả trong sổ sách và trong máy tinh một cách bảo mật Nhưng trong công tác quản lý vẫn còn nhiều hạn chế như công tác quản lý và đào tạo công nhân viên trong công ty

1.1.T ính c ấp thi ết c ủa đ ề t ài

với sự phát triển của công nghệ thông tin nói chung mỗi ngành mỗi nghề mỗi công việc phải có sự đổi mới tiến bộ các công t ác tổ chức đòi hỏi phải có tính chính xác cao T ừ thực tiễn trên công tác quản l ý cần có sự đổi mới đảm bảo yêu cầu của thực tế nhanh chóng chính và bảo mật an toàn cho người sử dụng

Dưới đây em xin trình bày về công tác quản lý nhân sự tại công ty theo quan điểm của mình sau thời gian thực tập tại công ty Thương mại dịch vụ TTS

1.2 Công tác quản lý nhân sự

Việc quản lý nhân sự trong công ty Thương Mại dịch vụ TTS được giao cho phòng nhân sự quản lý các giấy tờ từ tuyển mới nhân viên đến việc quản lý hồ sơ của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty, cũng như khi nhân viên thôi việc hoặc về nghỉ chế độ dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản

lý nhân sự tại công ty :

 Tuyển mới nhân viên:

- Khi thiếu nhân sự trong công ty phòng nhân sự sẽ đề nghị với giám đốc về việc tuyển người : Công việc này sẽ giao cho trưởng phòng nhân sự, Sau đó trưởng phòng hoặc cán bộ kỹ thuật trực tiêp phỏng vấn

- Quy trình tuyển nhân sự được tiến hành như sau:

+ Kiểm tra hồ sơ hợp lệ :

Đối với việc tuyển các nhân viên trực tiếp làm việc tại công trường công ty yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp PTTH trở lên tuổi từ 18 đến 50 Hồ sơ bao gồm:

01: Giấy khai sinh(bản sao có công chứng)

01: Sơ yếu lý lịch

01: Giấy chứng nhận sức khoẻ

01: Bản photo công chứng bằng tốt nghiệp

01: Bảng điểm kết quả học tập tại trường

- Đ ối với việc tuyển nhân viên kỹ thuật

ngoài những giấy tờ trên phải có bằng cao đẳng chuyên ngành trở lên để đáp ứng được nhu cầu của thực tế

Những hồ sơ sau khi kiểm tra hợp lệ sẽ được trưởng phòng duyệt Giao cho

bộ phận kỹ thuật trực tiếp phỏng vấn Nếu đạt sẽ đựơc trưởng phòng kiểm tra 1 lần nữa đưa danh sách lên ban giám đốc xét duyệt.Sau khi ban giám đốc xét duyệt xong các nhân viên sẽ đươc thử việc 1 tháng trước khi được làm chính thức

-Các hồ sơ không hợp lệ sẽ được trả lại người nộp vào ngày đã hẹn gặp

 Quá tr ình Quản lý và lưu tr ữ hồ sơ nhân viên trong quá trình công tác và làm việc tại công ty:

- Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ nhân viên trong công ty được lưu trữ trong máy tính của phòng nhân sự, ngoài ra nó còn được lưu trữ trên giấy tờ ở bên ngoài trong tủ

hồ sơ của công ty Các công việc như lưu thêm hồ sơ khi có nhân viên mới cũng như rút gửi trả hồ sơ khi thôi việc hoặc nghỉ chế độ, sẽ chỉ được thực hiện khi trưởng phòng trực tiếp thực hiện hoặc uỷ quyền cho các nhân viên trong phòng này thực hiện

Quản lý hồ sơ: Khi có yêu cầu thống kê tìm kiếm thông tin từ giám đốc hoặc các phòng khác, phòng nhân sự sẽ có nhiệm vụ lập cáo báo cáo thống kê, cung cấp các thông tin cần thiết được lấy từ dữ liệu mà họ quản lý cho các yêu cầu trên Các yêu cầu thường xuyên đối với phòng này bao gồm:

+ Khi đại hội đảng chi bộ công ty giám đốc yêu cầu thống kê các đảng viên trong công ty để gửi giấy mời họp Phòng nhân sự sẽ căn cứ vào hồ sơ nhân viên

để lập danh sách

+ Khi một nhân viên được nhận khen thưởng hoặc bị kỷ luật, sau khi nhận quyết định phòng nhân sự sẽ thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào quá trình khen thưởng kỷ luật của những nhân viên này

+ Các công nhân hoặc nhân viên được công ty cử đị học hoặc đào tạo sau khi tốt nghiệp hoặc kết thúc khoá học trở về công ty thì quá trình đào tạo này của nhân viên cũng sẽ được lưu vào hồ sơ…

 Trả hồ sơ khi nhân viên thôi việc hoặc về nghỉ chế độ:

- Tiếp nhận đơn xin thôi viêc: Đơn xin thôi việc nộp cho giám đốc, căn cứ vào quy định trong điều lệ của công ty và hợp đồng lao động với nhân viên Giám đốc sẽ ký quyết định cho nhân viên thôi việc

- Sau khi nhận quyết định cho thôi việc, đuổi việc, quyết định về nghỉ chế

độ từ giám đốc Phòng nhân sự sẽ trả lại hồ sơ cho nhân viên Đồng thời xoá những hồ sơ này khỏi cơ sở dữ liệu mà mình quản lý

 Quản lý lương

Do công ty thương Mại dich Vụ TTS là một doanh nghiệp Kinh doanh,thương mại và về dịch vụ ngoài những nhân viên lao động gián tiếp hưởng lương hành chính, còn có rất nhiều công nhân trực tiếp sản xuất Họ làm việc với những hợp đồng lao động khác nhau Cụ thể trong công ty có 20 người lao động với hợp đồng dài hạn và đăng ký đóng bảo hiểm xã hội, 15 người lao động với hợp đồng trên một năm, 10 người lao động với hợp đồng dưới một năm, số còn lại

là công nhân thử việc

Hàng tháng phải báo cáo danh sách lương và những thông tin kèm theo, như tạm ứng, phụ cấp… Để kịp thời thanh toán cho nhân viên cũng như hạch toán chi phí Công việc trở nên quá tải khi nó giao cho nhân viên kế toán phụ trách, khiến cho mọi hoạt động kinh doanh trở nên trì trệ thụ động không phản ứng kịp với thị trường.Vì có nhiều cách tính lương áp dụng cho từng công nhân viên Việc hạch toán tiền lương rất quan trọng vì nó ảnh hương sự tồn tại cuủa công ty

 Quy trình tính lương:

Hàng tháng công ty sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động, thâm niên làm việc, các khoản phụ cấp với nhiều hình thức khác nhau và bảo hiểm … để tính lương cho nhân viên

Lương cuối tháng của nhân viên kỹ thuật và bộ phận kinh doanh được tính như sau:

Lc = ( LG+ PCAC + PCCV +ĐT + KHAC ) - (BHXH + BHYT + UNG )

Lc :lương chính

LGCH :lương cơ bản

KHAC : xăng xe và các chi phí vì mụch đích của công ty

PCAC : phụ cấp ăn chưa

H: Hệ số lương của nhân viên

LG: Mức lương cơ bản của công ty

PCANC= 8.000 * Số ngày làm việc thực tế

-BHXH: Bảo hiểm xã hội

- KHAUTRU: Các khoản khấu trừ lương hàng tháng của nhân viên

Bao gồm: Những khoản khấu trừ thường xuyên (Trả góp tiền vay) và những khoản không thường xuyên (Tiền phạt, tiền bồi thường do làm mất hàng)

- UNG: Các khoản tạm ứng

Công ty tạm ứng vào ngày 20 hàng tháng và phát lương vào ngày cuối tháng

UNG = (H* LG)/2

- Đối với công nhân chính thức phân ra 2 trường hợp

+ Công nhân hợp đồng dài hạn

+ Công nhân hợp đồng Ngắn hạn

Với công nhân hợp đồng dài hạn

Lc=(LGCH +PC +TH +AC)-(BHYT+TU)

Áp dụng với những nhân viên làm lợp đồng

LGKHOAN = 30.000 * Số ngày công+(AC+TH)

Sau đây là các khoản phụ cấp ngoài giờ và thưởng:

- Phụ cấp ngoài giờ

GIO = Giờ công ngày thường(Tổng số giờ làm ngoài giờ) * 1,5 + Giờ công

T: Tiền lương nhân viên X

Q: Quỹ thưởng công ty (quỹ khen thưởng)

C: Hệ số lương X năm làm việc của nhân viên x

Z: Tổng hệ số lương X năm làm việc của nhân viên x

Riêng các nhân viên làm việc dưới một năm và làm lương khoán sẽ được thưởng một số tiền cụ thể

 Mẫu chứng từ tính lương áp dụng trong công ty

-Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

-Phiếu xác nhận hoàn thành công trình

-Phiếu báo làm thêm giờ

- Khen thưởng, kỷ luật

- Đào tạo, bồi dưỡng (Quá trình đào tạo)

- Đề bạt, bổ nhiệm (Quá trình công tác)

- Tính lương

- Nâng bậc lương

- Giải quyết chế độ, thôi việc

- Chỉnh sửa, cập nhật thông tin

- Thống kê, báo cáo, tìm kiếm

- Đăng nhập mật khẩu tìm kiếm

4 Những công việc đã làm và hạn chế

Qua một thời gian khảo sát thực tế hiện trạng quản lý nhân sự và việc hạch toán tiền lương ở công ty Thương Mại Và Dịch Vụ TTS em đã tìm hiểu và được công ty trực tiếp tiếo cận với công việc cả ở trong công ty và công việc ngoài công trường mạnh dạn đưa ra một hệ thống mới hy vọng đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý nhân sự của công ty Những tác dụng chính của hệ thống là:

- Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho các nhân viên quản lý trong việc lưu trữ những hồ sơ của công nhân trong công ty

- Với chức năng tính lương hệ thống giúp tính lương cho công nhân một cách nhanh chóng và chính xác

- Giúp lập những thống kê, báo cáo, quyết định nhanh chóng, chính xác.

- Giúp tìm kiếm số liệu nhanh chóng an toà và bảo mật

Bên cạnh đó, hệ thống cũng còn nhiều hạn chế như: Chưa giải quyết hết mọi khía cạnh trên thực tế, hệ thống còn chưa thật sát và phù hợp với công ty…

Lý do là do thời gian đi thực tế còn ít nên chưa hiểu rõ được cách làm và quản lý trong công ty Hơn thế nữa trình độ của người thực hiện còn hạn chế, còn đang trong quá trình học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm

Hướng phát triển của đề tài:

-Hoàn thiện những chức năng đã xây dựng

-Xây dựng thêm một số chức năng mới

-Cố gắng xây dựng một chương trình phù hợp và dễ sử dụng để có thể ứng dụng vào thực tế

Phần IITHIÊT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG

Phần này bao gồm:

- Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

- Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

+ Mức khung cảnh+Mức đỉnh

+Mức dưới đỉnh

- Thiết kế dữ liệu

+ Sơ đồ thực thể liên kết+ Cơ sở dữ liệu

2.1.Biểu đồ phõn cấp chức năng

Khen thưởng, kỷ luật 3

Hưu trí, thôi việc 5

Cập nhật, sao lưu 7

Đề bạt, bổ nhiệm 6

Tính Lương 4

Thống kê, báo cáo 8

Ra QĐ

Ban hành

Phân bổ chỉ tiêu

Duyệt danh sách

Ra QĐ

Ban hành

Nhận đơn

Lập danh sách nghỉ

Ra QĐ

Ban hành

Nhận yêu cầu

Lập BC tìm TT Trả lời

Lập danh sách

Ra QĐ

Ban hành

Lấy thông tin Cập nhật

Chấm công

Kiểm tra

đối chiếu

Sao lưu Tính lương

đú làm cho cụng việc thuận lợi hơn ,trong sỏng hơn trong cỏch quản lý.Việc dưa ra cỏc chức năng làm cjo người thực hiện được dễ dang hơn rất nhiều và cũng hiểu được cỏc vấn đề khỏc

2.2.biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

 Định Nghĩa (Biểu đồ mức khung cảnh)

Khi công ty quyết định về vụ việc gì phải thông qua các thủ tục pháp lý,như việ nhận hồ sơ xin việc ,người nộp hồ sơ gửi hồ sơ nhà quản lý,nhà quản lý tiếp nhận hồ sơ sau đó xét duyệt gửi lại thông tin cho người nộp đơn

Khi có danh hay đơn xin nghỉ việc nhà quản ly nhận đơn rồi gửi lai thông tin cần thiết cho người nộp đơn

người quyết định cuối cung là giám đốc công ty

Sau khi hoàn thiệ công trình ngườ đưng đầu thi công công trình đó phải nộp báo cáo lại nhà quản lý nhưng gì còn tồn tại , những gì được giả quyết khi nhà quản lý yêu cầu vè vụ việc đó

2.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Nhân viên

Tuyển mới CC 1

Đề bạt, bổ nhiệm 2

Đào tạo bồi dưỡng

Khen thưởng 4

Tính lương 5

Nghỉ chế

độ, thôi việc 6

Báo cáo thống kê 8

Cập nhật sao lưu 7

u c ầu

QĐ K T-KL Q

Bảng chấm công

Khi cụng ty thiếu nhõn viờn cụng tỏc tuyển mới được lập kế hoặch rừ ràng , qua cỏc khõu kiểm tra cho phự hợp với cụng việc được giao

Hàng năm cụng ty cú chớnh sỏch nhưng người đủ tuổi nghỉ hưu ,hoặc chế độ nghỉ thụi việc với cỏc nhõn viờn , khụng thớch hợp với cụng việc đựơc giao , hoăc nghỉ nhiềub trong những ngay làm viờc hay thương xuyờn đi muộn , đều cú chớnh sỏch khen thưởng rừ ràng Cỏc vấn đề đú được cập nhật sao lưu trong sổ sỏch và trờn mỏy tớnh,Từ đú bỏo cỏo nhà quản lý một cỏch chớnh xỏc,kịp thời đẻ cụng việc khụng bị ỏch tắc ảnh hương chung đến cụng ty

2.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh

1 Định nghĩa chức năng 1: “Tuyển mới cụng chức”

Mỗi năm hai lần cụng ty lại tuyển thờm cụng nhõn để bổ xung vào những

vị trớ bị thiếu trong cụng ty Dựa vào mỗi vị trớ cần tuyển cụng ty sẽ đưa ra cỏc chỉ tiờu sao cho phự hợp Những người cú hồ sơ hợp lệ sẽ được phỏng vấn xem cú phự hợp với cụng việc khụng trước khi được nhận vào làm việc

Ban hành quyết định 1.5 quyết địnhRa

Hồ sơ nhân viên

Nhà QL

BLD đĩnh nghĩa chức năng 1

2 Định nghĩa chức năng 2: “Đề bạt bổ nhiệm”

Công chức

Ban hành quyết định 2.3

Lập danh sách 2.1

da nh s

ách

QĐ bổ nhiệm * danh sách

Nhà QL

QTCT

QĐ

Khi thấy đơn vị mỡnh thiếu một số vị trớ trong bộ mỏy quản lý, nhà quản lý

sẽ gửi đề nghị hệ thống Hệ thống sẽ lập ra danh sỏch những người phự hợp để trỡnh lờn cho cấp trờn duyệt và ra quyết định

Khi nhõn viờn cụng ty được đề bạt chức vụ mới, hệ thống sẽ thay đổi quỏ trỡnh cụng tỏc, chức vụ trong hồ sơ của cụng chức đú

3 Định nghĩa chức năng 3: “Đào tạo bồi dưỡng”

Công chức

Ban hành quyết định 3.4

Phân bổ chỉ tiêu 3.1

QĐ

QT ĐT, BD

Ra quyết định 3.3

4 Định nghĩa chức năng 4: “Khen thưởng, kỷ luật”

Công chức

Ban hành quyết định 4.3

Lập danh sách 4.1

Quỏ trỡnh khen thưởng kỷ luõt luụn trong sỏng , những người chăm chỉ khụng đi lam muụn hay nghi quỏ số ngày quy định đều cú thưởng % theo mức lương

5 Định nghĩa chức năng 5: “Tớnh lương”

Công chức

Tính lương 5.3

Chấm công 5.1

Hồ sơ CC

Kiểm tra, đối chiếu 5.2

Yê

u c ầu

Kiểm tra

Ban hành quyết định 6.4

Ra quyết định 6.3

Q

Đ h

ưu,

th

ôi việc

QĐ * danh sách

đơn

Hồ sơ CC

đơn xin thôi việc

Lập ds nghỉ chế độ 6.2

Cỏc nhõn viờn khi đủ tuổi nghỉ chế độ đều được xột duyệt và cú hồ sơ xin nghỉ hoăc thụi việc, và đều được lập danh sỏch sao lưu trong sổ sỏch và mỏy tớnh dều cú chớnh sỏch như trong hợp đồng của cụng ty

7 Định nghĩa chức năng 7: “Chỉnh sửa, cập nhật, sao lưu”

Công chức

Lấy thông tin 7.1

yêu cầu TT

Sao lưu 7.3

Lưu trữ

đề nghị sao lưu

Cỏc sổ sỏch đều được cập nhật kịp thời trỏnh tỡnh trạng trỡ trệ trong cụng việc,điều đú để thuõn tiện trong cụng việc lấy thụng tin được dễ dàng

8 Định nghĩa chức năng 8: “Thống kê, báo cáo, tìm kiếm”

8.1

LËp BC, t×m kiÕm TT 8.2

yªu cÇu BC()TK

yª

u c Çu

Tr¶ lêi 8.3

Ngoài ra chức năng này cũng đáp ứng những yêu cầu về tìm kiếm thông tin của cấp trên