Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần phương nam chi nhánh trần hưng đạo

Mặt khác, dothu nhập của người dân nhìn chung còn ở mức thấp, thêm vào đó thói quen sửdụng tiền mặt, đơn giản, thuận tiện bao đời nay không dễ thay đổi nhanh được.Tuy nhiên, trong một số

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:

KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHƯƠNG NAM - CHI NHÁNH TRẦN HƯNG ĐẠO

Giảng viên hướng dẫn: ThS Phùng Thế Vinh

Sinh viên: Đinh Cao Cường Lớp: KT0911

MSSV: 093096

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Trân trọng Ngày tháng năm 2012

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Trân trọng

Ngày tháng năm 2012

TRÍCH YẾU

Đề án thực tập tốt nghiệp là kết quả của hơn 3 tháng tôi làm việc tại Ngânhàng TMCP Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo Đây là cơ hội để tôi ápdụng những kiến thức lý thuyết được học từ hơn 3 năm học trên giảng đường vàothực tế Thực tập tốt nghiệp cũng giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về công việc củabản thân sau khi ra trường, đồng thời có định hướng để phát triển nghề nghiệpcủa mình trong tương lai

MỤC LỤ

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

CỔ PHẦN PHƯƠNG NAM 1

1.1 Tổng quan về Ngân hàng Phương Nam 1

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý 3

1.2.1 Sơ đồ tổ chức trụ sở Ngân hàng Phương Nam 3

1.2.2 Sơ đồ Ngân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo 4

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 6

1.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 6

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụcác vị trí 6

1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ-Tài khoản 7

1.3.4 Sổ sách kế toán trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo 7

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀNGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT QUA NGÂN HÀNG 12

2.1 Khái quát dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng 12 2.1.1 Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và những điều kiện sử dụng dịch vụ thanh toán 12

2.1.2 Tài khoản sử dụng trong phương pháp kế toán dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng 14

2.1.2.1 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn 14 2.1.2.2 Nhóm các tài khoản phản ánh hoạt động chuyển tiền giữa

2.1.2.3 Tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán 15

2.2 Nội dung và quy trình các thể thức thanh toán chủ yếu 15

2.2.1 Thể thức thanh toán ủy nhiệm chi 16

2.2.2 Thể thức thanh toán ủy nhiệm thu 21

2.2.3 Thể thức thanh toán séc 24

2.2.4 Thể thức thanh toán thẻ 29

CHƯƠNG 3 NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP PHƯƠNG NAM - CHI NHÁNH TRẦN HƯNG ĐẠO 34

3.1 Tình hình nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng tại NH TM CP Phương Nam- Chi nhánh Trần Hưng Đạo 34

3.2 Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kế toán 35

3.2.1 Foxprox 35

3.2.2 Core banking 37

3.3 Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu 42

3.3.1 Thanh toán bằng ủy nhiệm chi 42

3.3.2 Thanh toán bằng thẻ 45

3.3.2.1 Thẻ ghi nợ nội địa (ATM) 46

3.3.2.2 Thẻ ghi nợ quốc tế (Southernbank Debit MasterCard) 54

3.3.2.3 Thẻ quà tặng (Southernbank Prepaid MasterCard) 57

3.4 Dịch vụ thanh toán KDTM khác mà chi nhánh đã triển khai thành công và đang được áp dụng 60

CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ 62

4.1 Nhận xét 62

4.1.1 Kết quả đạt được của công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại chi nhánh 62

4.1.2 Những tồn tại 63

4.1.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 63

4.1.2.2 Về nguồn nhân lực 63

4.1.2.3 Về thói quen sử dụng tiền mặt của người dân 64

4.1.2.4 Về tính chất lượng, tiện ích và tính đa dạng về dịch vụ TT KDTM 64

4.1.2.5 Về khoa học công nghệ và công tác tuyên truyền quảng cáo 65

4.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện và mở rộng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt 65

4.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 66

4.2.2 Về nguồn nhân lực 66

4.2.3 Về thói quen sử dụng tiền mặt của người dân 66

4.2.4 Về tính chất lượng, tiện ích và tính đa dạng về dịch vụ TT KDTM 67

4.2.5 Về khoa học công nghệ và công tác tuyên truyền, quảng cáo .68 KẾT LUẬN 70

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị phòng Hỗtrợ sinh viên trường Đại học Hoa Sen đã giúp đỡ và giới thiệu tôi thực tập tạiNgân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ban lãnh đạo và các anhchị trong Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần HưngĐạo, đặc biệt là các anh chị phòng Kế toán đã nhiệt tình hướng dẫn, đào tạo vàcung cấp thông tin giúp chúng tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này

Tôi cũng xin cảm ơn thầy Phùng Thế Vinh đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫntôi trong suốt quá trình hoàn thành đề tài

Cuối cùng tôi xin cảm ơn nhóm thực tập đã hỗ trợ, giúp đỡ tôi làm tốtcông việc được giao tại Ngân hàng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

NHPHT Ngân hàng phát hành Thẻ

NHTTT Ngân hàng thanh toán Thẻ

NHTM CP PN Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam

SXKD Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Trang

Hình 1: Nhật ký quỹ 8

Hình 2: Liệt kê giao dịch 9

Hình 3: Giấy báo nợ 10

Hình 4: Giấy báo có 10

Hình 5: Bảng sao kê 11

Hình 6: Đồ thị so sánh giữa TT bằng tiền mặt và TTKDTM năm 2010 và 2011 35

Hình 7: UNC trường hợp đơn vị chuyển tiền và đơn vị hưởng có cùng tài khoản tại Ngân hàng Phương Nam 43

Hình 8: UNC trường hợp đơn vị chuyển tiền có tài khoản tại Ngân hàng Phương Nam còn đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác 45

Hình 9: Phiếu thu trường hợp người nộp tiền vào thẻ ATM có tài khoản ở Ngân hàng 48

Hình 10: Phiếu thu trường hợp n Người nộp tiền vào thẻ ATM không có tài khoản ở Ngân hàng 49

Hình 11: UNC trường hợp chuyển tiền giữa 2 tài khoản ATM cùng hệ thống của Ngân hàng Phương Nam 51

Hình 12: UNC trường hợp chuyển tiền giữa 2 tài khoản ATM khác hệ thống 52 Hình 13: Giấy chuyển tiền trường hợp người nộp tiền vào thẻ ATM ở

Hình 14: Phiếu thu trường hợp khách hàng yêu cầu mở thẻ Debit 57Hình 15: Phiếu thu trong trường hợp khách hàng mua thẻ quà tặng 60

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Hiện nay, thanh toán không dùng tiền mặt qua Ngân hàng đang là vấn đề

mà xã hội rất quan tâm, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập khu vực và thế giớicủa Việt Nam hiện nay Sự nhanh chóng, tiện ích, an toàn, hiệu quả trong thanhtoán sẽ đẩy nhanh việc tập trung phân phối các dòng vốn trong nền kinh tế xãhội, cung ứng vốn cho nền kinh tế phát triển

Ở nước ta, mọi sự tiếp cận với phương thức thanh toán không dùng tiềnmặt vẫn chưa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi như: thanh toán tiền điện,nước, điện thoại, truyền hình cáp chưa được triển khai mạnh trên thực tế Cácdịch vụ thanh toán trực tuyến dừng lại ở quy mô nhỏ hẹp, chưa triển khai trêndiện rộng để đáp ứng nhu cầu thanh toán nhỏ lẻ của khách hàng Mặt khác, dothu nhập của người dân nhìn chung còn ở mức thấp, thêm vào đó thói quen sửdụng tiền mặt, đơn giản, thuận tiện bao đời nay không dễ thay đổi nhanh được.Tuy nhiên, trong một số năm trở lại đây, tỷ trọng tiền mặt trên phương tiện thanhtoán xã hội cũng đang có xu hướng giảm dần qua từng năm, và hiện tại thanhtoán sử dụng chứng từ điện tử cũng dần chiếm tỷ trọng khá lớn trong các hoạtđộng giao dịch thanh toán, thời gian xử lý hoàn tất một giao dịch được rút ngắn

từ hàng tuần xuống còn vài phút, vài giây

Thanh toán không dùng tiền mặt đã và đang trở thành phương tiện thanhtoán khá phổ biến, đang dần được hệ thống ngân hàng mở rộng và phát triển,được nhiều quốc gia khuyến khích sử dụng, đặc biệt là đối với các giao dịchthương mại có giá trị thanh toán khá lớn, góp phần giảm đáng kể lượng tiền mặttrong thanh toán

Nhờ vào sự ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ số liệu…trong công tác kế toán giúp cho ngân hàng biết được thực trạng của việc thanhtoán không dùng tiền mặt đang diễn ra giữa các cá nhân, tổ chức kinh tế và ngân

hàng Qua đó, ta thấy được vai trò của kế toán viên cũng như công tác kế toánthanh toán không dùng tiền mặt là rất cần thiết Và từ đó, ngân hàng có thể hỗ trợchính phủ đưa ra những chính sách để góp phần mở rộng phương thức thanh toánkhông dùng tiền mặt Đây chính là một đề án đang rất được chính phủ quan tâm,

đó là cơ sở pháp lý quan trọng cho hoạt động thanh toán, đáp ứng nhu cầu pháttriển của nền kinh tế Qua đó, ngân hàng có thể mở rộng đối tượng và phạm vithanh toán cũng như các yêu cầu trong việc thanh toán, đáp ứng các yêu cầu đòihỏi của nền kinh tế: giảm chi phí, tăng hiệu quả, mang lại lợi ích cho nền kinh tế.Nhận thức được tầm quan trọng của nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền

mặt, tôi quyết định chọn đề tài “Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại

Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam - chi nhánh Trần Hưng Đạo”.

2.Mục tiêu nghiên cứu:

- Hệ thống hóa về các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

- Đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại

NHTMCP Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

- Một số giải pháp kiến nghịnhằm hoàn thiện & mở rộng công tác kế toán

thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

3.Phạm vi nghiên cứu:

Vì thời gian có hạn, đề tài chỉ được tập trung nghiên cứu các nghiệp vụthanh toán không dùng tiền mặt xảy ra tại NHTM CP PN – chi nhánh TrầnHưng Đạo, số liệu được dùng để minh họa là số liệu năm 2010-2011

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Thu thập và nghiên cứu tài liệu.

- Phỏng vấn các đồng nghiệp.

- Phân tích so sánh, tổng hợp đối chiếu.

- Chương 3: Thực trạng về nghiệp vụ và công tác kế toán thanh toán không

dùng tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh TrầnHưng Đạo

- Chương 4: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện và mở rộng

công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổphần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Tp Hồ Chí Minh, tháng 12/2012

Sinh viên

Đinh Cao Cường

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Kế toán Ngân hàng của TS.Trương Thị Hồng

2.Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho hiện đại hóa ngân hàng và hệthống thanh toán NHCT VN – incas (theo QĐ 1609/NHCT10 ngày 7/9/2006 củaTổng Giám Đốc NHCT VN)

3 Báo cáo thường niên về kết quả hoạt động kinh doanh và thanh toánkhông dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Phương Nam – chi nhánh Trần HưngĐạo

PHƯƠNG NAM.

1.1 Tổng quan về Ngân hàng Phương Nam

Ngân hàng TMCP Phương Nam (Ngân hàng Phương Nam) được thànhlập 19/05/1993 với số vốn ban đầu 10 tỷ đồng Năm đầu, Ngân hàng PhươngNam đạt tổng vốn huy động 31,2 tỷ đồng; dư nợ 21,6 tỷ đồng; lợi nhuận 258triệu đồng Với mạng lưới tổ chức hoạt động là 01 Hội sở và 1 chi nhánh

Trước những khó khăn của nền kinh tế thị trường còn non trẻ và sự tácđộng mạnh của cuộc khủng hoảng tài chính khu vực (1997), Ngân hàng Nhànước đã chủ trương tập trung xây dựng hệ thống ngân hàng thương mại vữngmạnh Theo chủ trương đó, Hội đồng Quản trị ngân hàng đã đề ra những chiếnlược tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển sau này của Ngân hàng PhươngNam:

- Phát triển năng lực tài chính lành mạnh, vững vàng đáp ứng mọi nhu cầu

hoạt động kinh doanh và phát triển kinh tế

- Xây dựng bộ máy quản lý điều hành có năng lực chuyên môn giỏi, đạo

đức tốt và trách nhiệm cao Bảo đảm cho mỗi bước đi của Ngân hàng PhươngNam luôn đúng hướng, an toàn và phát triển bền vững

- Trải rộng mạng lưới hoạt động tại các vùng kinh tế trọng điểm của cả

nước, góp phần tạo động lực tích cực cho phát triển kinh tế - chính trị - xã hộicủa từng khu vực, đưa Ngân hàng Phương Nam trở thành ngân hàng đa phần sởhữu lớn mạnh theo mô hình Ngân hàng thương mại cổ phần của Nhà nước vànhân dân

Theo chiến lược đó, Ngân hàng Phương Nam đã tiến hành sáp nhập cácngân hàng và các tổ chức tín dụng trong giai đoạn 1997 – 2003:

1 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Đồng Tháp năm 1997.

2 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Đại Nam năm 1999

3 Năm 2000 mua Qũy Tín Dụng Nhân Dân Định Công Thanh Trì Hà Nội

4 Năm 2001 sáp nhập Ngân hàng TMCP Nông Thôn Châu Phú

5 Năm 2003 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Nông Thôn Cái Sắn, Cần Thơ.Ngân Hàng TMCP Phương Nam (Ngân hàng Phương Nam) đã có nhữngbước đi vững chắc Đến 2012 Ngân Hàng TMCP Phương Nam có 137 ChiNhánh, Phòng Giao Dịch và đơn vị trực thuộc trên khắp phạm vi cả nước; Vốnđiều lệ đạt hơn 4.000 tỷ đồng, và tổng tài sản hiện tại đạt hơn 72.000 tỷ đồng

Đối tác chiến lược của Phương Nam hiện nay là Ngân hàng United

Overseas Bank (UOB): một trong những tập đoàn tài chính nắm giữ lượng vốn

145 tỷ đô la ở Singapore; là ngân hàng dẫn đầu về hoạt động cho vay cá nhân,phát hành thẻ và cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ trong hệ thống ngân hàngtoàn cầu, đã trở thành cổ đông chiến lược của Ngân hàng Phương Nam, sở hữu20% cổ phần

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý

1.2.1 Sơ đồ tổ chức trụ sở Ngân hàng Phương Nam

(Nguồn: www.southernbank.com.vn)

1.2.2 Sơ đồ Ngân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại chi nhánh

(Nguồn: Sinh viên vẽ)

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

 Ban giám đốc:

Ban Giám đốc có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động của chinhánh, hướng dẫn chỉ đạo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạtđộng của cấp trên giao

Ban giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc Giám đốc lãnh đạođiều hành mọi hoạt động của các phòng, và chịu trách nhiệm trước Tổng Giámđốc NHTM CP Phương Nam Giúp việc cho Giám đốc có 2 Phó Giám đốc: 1Phó Giám đốc phụ tráchvề kinh doanh, 1 Phó Giám đốc phụ trách kế toán

Là phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, các

Giám đốc

Phòng kế toán

ngân quỹ

Phòng kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ

trách Kế toán

nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài chính, chi tiêu nội

bộ tại chi nhánh, cung cấp các dịch vụ ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanhtoán, xử lý hạch toán các giao dịch Quản lý và chịu trách nhiệm đối với hệthống giao dịch trên máy Thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về sửdụng các sản phẩm ngân hàng

Đồng thời là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiềnmặt theo quy địnhcủa NHNN và NHTM CP PN Ứng và thu tiền cho các quỹtiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho cácdoanh nghiệp có thu chi tiền mặt lớn

- Lập hồ sơ xác minh tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng.

- Kiểm tra việc sử dụng vốn định kỳ hoặc đột xuất khi cho vay nhằmbảo đảm việc sử dụng vốn vay đúng mục đích

- Tiếp nhận hồ sơ tài sản đảm bảo từ phía khách hàng.

- Thẩm định tài sản đảm bảo của khách hàng: Trực tiếp đến cơ sởkinh doanh của doanh nghiệp để thẩm định tài sản bảo đảm, đề xuất hạn mức tíndụng được phép cấp dựa trên giá trị tài sản đảm bảo

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại chi nhánh

(Nguồn: Sinh viên vẽ)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụcác vị trí

 Trưởng phòng kế toán:

Tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán hạch toán tại đơn vị theo chế

độ kế toán Việt Nam, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thờiđầy đủ mọi biến động tài sản, phân tích hoạt động kinh tế trong Ngân hàng, lậpđầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán

Giao dịch viên:

Phó Giám đốc phụ trách Kế toán

Trưởng phòng

kế toán

Thủ quỹ Giao dịch viên

Kiểm ngân

Trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp nhận và xử lý các chứng từ của khách hàng theo đúng qui trình nghiệp vụ kế toán hiện hành

1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ-Tài khoản

Tất cả các chứng từ thanh toán của chủ thể đều được lập trên mẫu in sẵncủa Ngân hàng và Ngân hàng nhượng bán Các chứng từ đó phải được lập đầy đủcác liên, viết hoặc in rõ ràng, không được tẩy xóa và nộp vào Ngân hàng theođúng quy định Ngân hàng được từ chối thanh toán khi chủ thể vi phạm nhữngquy định về thanh toán hiện hành

Hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng tuân thủ theo các Quyết định479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004, QĐ 807/2005/QĐ –NHNN ngày 1/6/2005

về việc “sửa đổi bổ sung một số tài khoản trong hệ thống Tài khoản kế toán cácTCTD ban hành kèm theo QĐ 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 của Thốngđốc NHNN và hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam

1.3.4 Sổ sách kế toán trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần

Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Nhật ký quỹ: là sổ ghi đầy đủ các khoản thu, chi trong ngày để đối chiếuvới thủ quỹ, dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trongngày.

Hình 1: Nhật ký quỹ

Báo cáo liệt kê giao dịch : là bảng liệt kê thời gian, số tiền gửi, số tiền rútcủa các tài khoản và định khoản trực tiếp trong báo cáo này.

Hình 2: Liệt kê giao dịch

Hai loại sổ sách kế toán trên ghi nhận và phản ánh toàn diện các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo từng tài khoản (chi tiết hoặc tổng hợp) theo qui định trên

cơ sở các bút toán hạch toán tự động và in theo qui định, nó làm căncứ để đốichiếu chi tiết với các chứng từ, báo cáo, bảng kê giao dịch phát sinh trong ngày,trong tháng hoặc trong năm

Ngoài ra, sau mỗi giao dịch, nếu khách hàng yêu cầu, Ngân hàng sẽ in ragiấy báo nợ, giấy báo có hoặc bảng sao kê tùy theo yêu cầu của khách hàng

Hình 3: Giấy báo nợ

Hình 4: Giấy báo có

Hình 5: Bảng sao kê

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀNGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT QUA NGÂN HÀNG.

2.1 Khái quát dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

2.1.1 Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và những điều kiện sử dụng dịch vụ thanh toán

Thanh toán là hoạt động không thể thiếu trong các giao dịch của thể nhâncũng như các pháp nhân trong việc chi tiêu, mua bán hàng hóa, dịch vụ và cácloại thanh toán khác…Trên thực tế luôn tồn tại hai hình thức thanh toán bằng tiềnmặt và thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt sẽ dẫn đến hệquả một lương tiền trong lưu thông, kém an toàn cho người thanh toán và khókhăn trong việc kiểm soát Nhà nước

Thanh toán (không dùng tiền mặt) qua ngân hàng là dịch vụ trong đó NH

sẽ thực hiện việc trích từ tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của người có nghĩa vụtrả tiền, hoặc nhu cầu chuyển tiền cho người khác để chuyển vào tài khoản chongười thụ hưởng nhằm chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ hoặc đơn giản chỉ làmột chuyển tiền cho người thân

Mặc dù các định chế tài chính đều có thể cung cấp dịch vụ thanh toán chonền kinh tế nếu được cấp phép, nhưng với vai trò làm trung gian thanh toán, hệthống Ngân hàng là người tổ chức, cung ứng các sản phẩm dịch vụ thanh toánkhông dùng tiền mặt vừa là người trực tiếp thực hiện việc chi trả cho khách hàng

Khi thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thì chu chuyển vốn và chuchuyển hàng hóa dịch vụ sẽ tách biệt nhau về không gian, thời gian, mặt kháchoạt động thanh toán diễn ra không chỉ trong chi nhánh NH mà còn diễn ra giữacác chi nhánh NH khác nhau xuất phát từ chính yêu cầu sử dụng sản phẩm từkhách hàng Vì vậy, khi cung cấp dịch vụ này ngân hàng phải đảm bảo yêu cầunhanh chóng, thuận tiện và an toàn trong khi chuyển tiền

Nhưng để ngân hàng phục vụ tốt khách hàng cũng cần phải thực hiệnđúng các quy định do ngân hàng đặt ra nếu chấp nhận sử dụng dịch vụ Xét trênmột ý nghĩa nào đó, khi khách hàng chấp nhận sử dụng dịch vụ thì các quy địnhthanh toán do NH đặt ra chính là điều khoản cam kết mà cả Ngân hàng ngườicung cấp dịch vụ, lẫn khách hàng- người sử dụng dịch vụ đều phải thực hiện

Việc mở tài khoản tiền gửi không kỳ hạn ở ngân hàng là duy trì số dư nhấtđịnh để thực hiện việc thanh toán là yêu cầu đầu tiên nếu khách hàng muốn sửdụng dịch vụ này Do mục đích sử dụng là số tiền trên tài khoản chủ yều để thựchiện các khoản thanh toán tiền hàng, séc…nên để đảm bảo NH không bị kháchhàng khiếu nại do trả sai số tiền, hoặc trả một tờ séc đã có lệnh đình chỉ thanhtoán, hoặc không để khách hàng lợi dụng tài khoản để chuyển tiền bất hợppháp…, NH thường yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin cần thiết vềchủ tải khoản, đặc biệt là những người chủ tài khoản đại diện cho một pháp nhân.Đôi khi các NH cũng yêu cầu có sự giới thiệu từ người thứ ba và các thông tin vềtình trạng hoạt động của khách hàng

Hiện nay, khi mở tài khoản tiền gửi không kỳ hạn cho khách hàng, NHthường yêu cầu cung cấp các loại giấy tờ cơ bản như:

- Giấy đề nghị mở tài khoản

- Các giấy tờ chừng minh pháp nhân được thành lập theo quy định củapháp luật và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản (đốivới pháp nhân mở tài khoản)

- Chứng minh nhân dân hay hộ chiếu (đối vối thể nhân mở tài khoản)Ngoài ra còn có các loại giấy tờ khác tùy quy định của mỗi NH

Điểm quan trọng mà các nhân viên NH phải lưu ý khi xử lý các giao dịchtrên tài khoản này là việc kiểm tra chữ ký của khách hàng để đảm bảo rằng đó làchữ ký thật và số dư trên tài khoản hiện có, để tránh rủi ro do thanh toán vượt quá

số tiền mà khách hàng được sử dụng để thanh toán theo quy định của NH

Yêu cầu tiếp theo là khách hàng cần hiểu rõ từng thể thức thanh toán mà

NH đã giới thiệu để có thể chấp hành đúng các quy định của từng thể thức cũngnhư vận dụng chúng trong từng giao dịch cụ thể

Để phục vụ tốt khách hàng NH cần trang bị đầu tư thiết bị, cơ sở vật chất

để thực hiện thanh toán đảm bảo thanh toán an toàn, thuận tiện…Vì vậy, mặc dù

NH hưởng lợi từ tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng do chi phí vốn thấpnhưng khoản thu nhập này không đủ bù đắp chi phí đầu tư cho hoạt động dịch vụthanh toán, do đó khách hàng thường phải trả một khoản phí dịch vụ để NH bùđắp chi phí đã bỏ ra

2.1.2 Tài khoản sử dụng trong phương pháp kế toán dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

2.1.2.1 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn

Tài khoản này được mở cho mỗi khách hàng để phản ánh lượng tiền kháchhàng gửi vào và rút ra thường xuyên dưới hình thức tiền mặt hoặc tiền ghi sổ quaviệc sử dụng các dịch vụ thanh toán của NH

Nội dung tài khoản như sau:

Bên có: Số tiền khách hàng gửi vào

Bên nợ: Số tiền khách hàng rút ra

Dư có: Số tiền khách hàng đang gửi tại NH

2.1.2.2 Nhóm các tài khoản phản ánh hoạt động chuyển tiền giữa các NH

Do các khách hàng có quan hệ thanh toán với nhau có thể mở tài khoảntiền gửi ở các NH khác nhau, nên việc chuyển tiền giữa các NH hoặc các chinhánh NH khác nhau là đòi hỏi khách quan

Việc chuyển tiền giữa các NH có thể được thực hiện bằng các phươngthức: thanh toán liên hàng, thanh toán liên ngân hàng…

Để phản ánh các nghiệp vụ này, kế toán các tổ chức tín dụng sử dụng cáctài khoản có tên gọi như: tài khoản thanh toán bù trừ, tài khoản chuyển tiền…

Mặc dù tên gọi có khác nhau nhưng nhóm tài khoản này có tính chấtchung như sau:

Bên nợ: Phản ánh khoản tiền chi hộ NH khác

Bên có: Phản ánh khoản tiền thu hộ NH khác

Dư nợ: Phản ánh chênh lệch chi hộ lớn hơn thu hộ

Hoặc phản ánh chênh lệch thu hộ lớn hơn chi hộ

2.1.2.3 Tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán

Tài khoản này sẽ mở cho khách hàng trong trường hợp khách hàng có yêucầu sự xác nhận của ngân hàng về khả năng thanh toán của séc, hoặc thể thứcthanh toán khác như thư tín dụng trong thanh toán quốc tế mà ngân hàng đòi hỏikhách hàng phải ký quỹ một số tiền nhất định Mức ký quỹ là bao nhiêu so vớitổng số tiền thanh toán trong tương lai tùy thuộc vào yêu cầu của ngân hàng đốivới từng khách hàng

Nội dung tài khoản tiền gửi để đảm bảo thanh toán séc, thẻ, mở thư tíndụng như sau:

Bên Có: Số tiền khách hàng gửi vào để đảm bảo thanh toán

Bên Nợ: Số tiền đã sử dụng thanh toán cho người hưởng

Số tiền trả lại cho khách hàng

Dư có: Số tiền khách hàng ký gửi để đảm bảo thanh toán séc, thẻ, mởthư tín dụng

Cần lưu ý rằng đây là tài khoản tiền gửi mang tính chất chuyên dùng, nênkhông sử dụng số tiền trên tài khoản này vào bất kỳ mục đích nào khác, ngoàiviệc dùng để thanh toán cho séc có xác nhận (Bảo chi) hoặc thư tín dụng…

2.2 Nội dung và quy trình các thể thức thanh toán chủ yếu

Có khá nhiều sản phẩm dịch vụ thanh toán để khách hàng lựa chọn Dướiđây là một số thể thức thanh toán chủ yếu

2.2.1 Thể thức thanh toán ủy nhiệm chi

a Khái niệm:

Ủy nhiệm chi là thể thức thanh toán mà người trả tiền lập để yêu cầu NHtrích một số tiền trên tài khoản của mình vào tài khoản của người thụ hưởng (cóthể là tài khoản khác của mình hoặc tài khoản của người thứ ba) ở cùng NH hoặc

ở một NH khác

Đây là một thể thức thanh toán đang được sử dụng phổ biến Người ralệnh cho NH thanh toán chỉ việc điền các nội dung cần thiết vào Ủy nhiệm chi vàgửi đến NH nơi mình mở tài khoản Nếu tải khoản của họ có tiền NH sẽ tiếnthành thanh toán

Tuy nhiên, khi đồng ý để người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng ủy nhiệmchi trong việc thanh toán tiền hàng, người thụ hưởng cần lưu ý đến khả năngthanh toán và thiện chí thanh toán của họ, vì trong trường hợp này việc người thụhưởng có nhận được tiền hay không, sớm hay muộn hoàn toàn phụ thuộc vàongười “ra lệnh” cho NH thanh toán

Ủy nhiệm chi có thể có giá trị thanh toán một lần, cũng có thể có giá trịthanh toán nhiều lần khi sử dụng để thanh toán một số khoản chi phí thườngxuyên Ủy nhiệm chỉ được áp dụng ở Việt Nam hiện nay chỉ có giá trị thanh toánmột lần

Ủy nhiệm chi có thể dùng để chuyển tiền cho một cá nhân ở nơi khác

b Phương pháp hạch toán

Trường hợp 1: Khách hàng mở tài khoản trong cùng NH.

Sơ đồ 1.1: Quy trình thanh toán UNC trường hợp khách hàng mở tài khoản trong cùng ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng (nếu trả tiền trước,giao hàng sau thì đây là bước cuối cùng)

(2) Đơn vị mua lập UNC gửi vào NH

(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH ghi tăng tài khoản đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

- Một liên UNC dùng làm chứng từ giao cho khách hàng

Trường hợp 2: Khách hàng mở tài khoản khác NH.

(3) (4)

- Hai NH khác nhưng cùng hệ thống.

- Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ

- Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán quaNHNN

Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi trường hợp khách hàng mở tài khoản khác ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng cho đơn vị mua theo hợp đồng

(2) Đơn vị mua lập UNC gởi vào NH

(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán

(5) NH bên bán ghi tăng tài khoản đơn vị bán và báo có cho đơn vị bán

 Tại ngân hàng bên trả tiền:

Kiểm tra hai liên UNC khi nhận được từ đơn vị trả tiền, hạch toán:

Nợ 4211 (Đơn vị trả tiền)

Có 5211, 5111 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Có 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Có 1113 (Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ,thanh toán qua NHNN)

(1)

(2) 0

(3)

(4) (5)

Xử lý chứng từ:

- Một liên UNC dùng để ghi nợ cho đơn vị trả tiền

- Một liên UNC dùng để giao cho khách hàng

- Lập thêm các chứng từ tương ứng trong từng trường hợp:

Hai NH khác nhưng cùng hệ thống:

Một liên giấy báo Có (lệnh chuyển Có) dùng làm chứng từ ghi Có tàikhoản 5211, 5111, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử gửi cho NH cùng hệthống

Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ:

Một bảng kê số 12 (Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ) dùng để ghi Cótài khoản 5012, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử dùng để thanh toán bù trừ

Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN:

Một bảng kê số 11 (Bảng kê phải thu khách hàng) dùng để ghi Có tàikhoản 1113, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử gửi Ngân hàng nhà nước nơingân hàng trả tiền mở tài khoản tiền gửi

o Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng đều có TK tiền gửi tại NHNN.

Khi nhận bảng kê 11 và chứng từ điện tử, sau khi kiểm tra chứng từ, kiểmtra số dư trên tài khoản của NH bên trả tiền đủ điều kiện thì hạch toán:

Nợ TKTG NH bên trả tiền

Có TKTG NH bên thụ hưởng

NHNN lập thêm chứng từ ghi sổ, bảng kê 11 để ghi Nợ, ghi Có vào các

TK trên và gửi chứng từ điện tử cùng với bảng kê 11 về NH bên thụ hưởng

o Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng mở TK ở khác chi nhánh

NHNN

Tại NHNN bên trả tiền:

Nợ TKTG NH bên trả tiền

Có TK liên hàng đi

Lập thêm 2 liên giấy báo Có Xử lý chứng từ như sau:

- Bảng kê 11 dùng làm chứng từ ghi Nợ TKTG NH bên trả tiền

- Một liên giấy báo có dùng để ghi có TK liên hàng đi

- Chứng từ điện tử và 1 liên giấy báo Có gửi NHNN bên thụ hưởng (mởTKTG bên NH thụ hưởng)

Tại NHNN bên thụ hưởng:

Khi nhận các chứng từ trên kiểm tra và hạch toán:

Nợ TK liên hàng đến

Có TKTG NH bên thụ hưởng

Xử lý chứng từ, lập thêm 2 bảng kê 11

Liên giấy báo dùng để ghi Nợ TK liên hàng đến

Một bảng kê 11 dùng để ghi Có TKTG NH bên thụ hưởng

Chứng từ điện tử và một bảng kê 11 gửi cho NH bên thụ hưởng

 Tại ngân hàng bên thụ hưởng:

Khi nhận các chứng từ của NHNN chuyển đến hoặc của ngân hàng trảtiền, sau khi kiểm tra sẽ xử lý:

Nợ 5212, 5112 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Nợ 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Nợ 1113 (Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanhtoán qua NHNN)

Có 4211 (Đơn vị thụ hưởng)

Trường hợp chuyển tiền đi khác NH thì khách hàng phải trả phí chuyểntiền Các khoản thu này ghi vào thu dịch vụ thanh toán và phải tách riêng phầnthuế giá trị gia tăng để hạch toán

Nợ 4211, 1011,…

Có 711 (Thu dịch vụ thanh toán nếu có)

Có tài khoản thuế giá trị gia tăng (4531) nếu có

2.2.2 Thể thức thanh toán ủy nhiệm thu

a Khái niệm:

Ủy nhiệm thu là thể thức thanh toán mà người thụ hưởng lập ủy thác cho

NH thu hộ một số tiền nhất định từ người chi trả

Để thực hiện nhiệm vụ này, khách hàng sẽ lập một giấy ủy nhiệm thu kèmhóa đơn bán hàng và nộp vào NH nơi mình mở tài khoản nhờ NH thu hộ Vì đây

là nghiệp vụ khách hàng nhờ thu nên khi có đủ điều kiện NH mới có thể thu hộkhách hàng (người trả tiền có đủ tiền trên tài khoản) và NH không chịu tráchnhiệm về sự tranh chấp tiền hàng giữa hai bên khách hàng

b Phương pháp hạch toán:

Trường hợp 1: Người mua và người bán có tài khoản trong cùng NH.

Sơ đồ 1.3: Quy trình thanh toán UNT trường hợp người mua và người bán

có tài khoản trong cùng ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng

Đơn vị bán

(1) 0

(2)

(3) (4)

(2) Đơn vị bán lập UNT gửi vào NH.

(3) NH sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vịmua gởi trước đây nếu UNT hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

Khi nhận 2 liên UNT của người bán, NH kiểm tra tính hợp lệ của UNT và

số dư trên TK người mua nếu đủ điều kiện thì hạch toán

Nợ 4211 (đơn vị mua)

Có 4211 (đơn vị bán)

Xử lý chứng từ:

- Một liên UNT dùng làm chứng từ ghi Nợ TK 4211 và ghi Có TK 4211.

- Một liên UNT dùng làm chứng từ giao cho khách hàng.

Trường hợp 2: Người mua và người bán có tài khoản khác NH.

Trường hợp khác ngân hàng có thể là:

- Hai NH khác nhưng cùng hệ thống

- Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ

- Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán quaNHNN

Sơ đồ 1.4: Quy trình thanh toán UNT trường hợp người mua và người bán

có tài khoản khác ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(2)

0

(4) 0 (5)

0

(6) 0

(1)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng.

(2) Đơn vị bán lập UNT gửi vào NH bên bán

(3) NH bên bán chuyển UNT về NH bên mua

(4) NH bên mua sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản dođơn vị mua gửi trước đây nếu UNT hợp lệ sẽ trích TK đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(5) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán

(6) NH bên bán ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

Khi người bán lập 2 liên UNT gửi vào thì NH trích một liên lưu lại, còn 1liên và các hoá đơn chứng từ gửi cho NH bên mua (có thể chuyển nội dung cácchứng từ trên)

 Tại NH bên mua:

Kiểm tra các chứng từ nhận từ NH bên bán, nếu đủ điều kiện thì hạchtoán:

Nợ 4211 (đơn vị mua)

Có 5211, 5111 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Có 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Có 1113 (Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bùtrừ, thanh toán qua NHNN)

Lập thêm chứng từ và xử lý giống như trường hợp UNC khác NH

Nợ 1113 (Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ,thanh toán qua NHNN).

Có 4211 (Đơn vị bán)

Trường hợp chuyển tiền đi khác NH thì khách hàng phải trả phí chuyểntiền Các khoản này ghi vào thu dịch vụ thanh toán và phải tách riêng phần thuếgiá trị gia tăng để hạch toán:

Nợ 4211, 1011, …

Có 711 (thu dịch vụ thanh toán nếu có)

Có TK thuế giá trị gia tăng (4531) nếu có

Xử lý chứng từ tương tự như trường hợp UNC

Trong trường hợp TK tiền gửi người mua không đủ số dư thì NH bên mua

sẽ theo dõi và xử lý phạt theo quy định Số tiền phạt chuyển cho đơn vị bán tuỳtheo từng trường hợp:

Séc là một phương tiện thanh toán do người ký phát lập dưới hình thứcchứng từ theo mẫu in sẵn, lệnh cho người thực hiện thanh toán (ngân hàng nơingười ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phátséc theo thỏa thuận với NH) Như vậy liên quan đến séc bao gồm:

- Người ký phát (người phát hành) là người lập và ký phát hành tờ séc