Khảo sát và Phân tích hệ thống phần mềm quản lý công tác ứng dụng và triển khai các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của Viện KHCN Việt Nam

Khảo sát và Phân tích hệ thống phần mềm quản lý công tác ứng dụng và triển khai các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của Viện KHCN Việt Nam. Khảo sát là khâu hết sức quan trọng trong một dự án công nghệ thông tin, nó sẽ giúp cho công việc thiết kế hệ thống đảm bảo tính lôgíc và hiệu quả.

I Khảo sát

Khảo sát là khâu hết sức quan trọng trong một dự án công nghệ thông tin,

nó sẽ giúp cho công việc thiết kế hệ thống đảm bảo tính lôgíc và hiệu quả

Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trước khi bắtđầu xây dựng, phát triển một dự án tin học Những vấn đề quan trọng nhất cầnphải xác định rõ là:

Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự người

sử dụng muốn gì ở hệ thống?

Những vấn đề cần làm, không nên làm, chưa nên hay sẽ làm Nói cáchkhác là xác định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dụe án Với mỗinội dung, phải xem xét tới sự cần thiết và tính khả khi của nó

Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu Đòi hỏi xác định thời gian hoànthành ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đưa ra một thời hạnnhất định để thực hiện dựu án

Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tàichính) Điều này có nghĩa là, ngay từ khi khảo sát đã phải có một hìnhdung sơ bộ, thậm chí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứngđược mọi yêu cầu đặt ra hoặc các yêu cầu quan trọng

Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trường cho sản phẩm) Các câu trảlời - kết luận phải mang tính khách quan Các thông tin số liệu được đưa raxem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy

II Phân tích hệ thống phần mềm

* Các yêu cầu của phần mềm

- Đảm bảo dễ dàng trong khâu nhập, tìm kiếm và truy xuất số liệu, dữ liệu;Các thông tin, nhóm thông tin được mã hoá, đảm bảo khả năng sàng lọc và xử lýthông tin nhanh, chính xác các loại văn bản;

- Đảm bảo an ninh;

- Khả năng quản trị hệ thống cao, có khả năng lưu dữ và phục hồi dữ liệu;

- Xây dựng mã nguồn mở, đảm bảo khả năng cập nhật và thay đổi nộidung

* Nội dung phần mềm

- Quy trình nghiệp vụ: Quản lý, xử lý văn bản đến, soạn thảo văn bản đi,

xử lý, giải quyết công việc, vụ việc:

- Tiếp nhận văn bản đến;

- Xử lý văn bản đến và soạn thảo văn bản;

- Quản lý và phục vụ khai thác thông tin các văn bản;

- Quản lý lưu trữ văn bản đến, đi

* Các modul nghiệp vụ

- Nội dung quản lý: hợp tác địa phương về các dự án

- Cơ sở dữ liệu về các kết quả ứng dụng và phát triển công nghệ;

- Các biểu mẫu báo cáo tổng hợp;

- Quản trị hệ thống

- Tìm kiếm

* Mô hình chức năng hệ thống thông tin

- Mô tả chung

- Các chức năng tạo lập, lưu trữ và quản lý thông tin

- Chức năng tra cứu và khai thác thông tin

- Các chức năng quản trị hệ thống

- Mô hình chức năng của hệ thống

1 Mô hình chức năng

* Mô hình chức năng tổng thể

1) Nội dung quản lý hoạt động:

Hợp tác địa phương về ứng dụng và phát triển công nghệ;

2) Biểu mẫu phục vụ cáo cáo tổng hợp

3) Quản trị hệ thống

4) Tìm kiếm thông tin

Hệ thống thông tin quản lý ứng dụng và phát triển công nghệ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP TÁC ĐỊA PHƯƠNG

* Mô hình phân rã chức năng

2 Mô tả chức năng chi tiết

Tìm kiếm các thông tin khác

Gửi thông tin

Quản trị người dung

Quản trị vào ra

…

Danh mục đối tượng quản lý Danh mục cấp quản lý Quản trị tham số hệ thống

Gửi số liệu Kết xuất số liệu KXSL ra các hệ thống khác Khai thác thông tin Trao đổi thông tin

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỢP TÁC ĐỊA PHƯƠNG

Đây là phân hệ dùng cho người quản trị hệ thống nhằm thiết lập và quản lýcác thông tin về toàn bộ hệ thống phần mềm, từ chức năng phân quyền ngườidùng đến các chức năng cài đặt tham số hệ thống, hoặc nhằm kiểm soát cácthông tin về số lượng người vào ra, thao tác với các chức năng đó; nó có thể canthiệp trực tiếp đến toàn bộ dữ liệu hệ thống

Đối tượng sử dụng: Quản trị hệ thống

Phân hệ bao gồm các chức năng:

Vào ra hệ thống: Chức năng cho phép người sử dụng login và logout đểtruy cập và thoảt khỏi hệ thống sử dụng một User id và password

Tạo người sử dụng: cho phép duyệt, thêm mới, sửa đổi, xoá các đối tượngdanh mục người dùng trong hệ thống Bao gồm các dữ liệu về người dùng nhưtên, địa chỉ, đơn vị quản lý, tên đăng nhập (login), mật khẩu (password) vào hệthống…

Tạo nhóm, lớp người sử dụng: quản lý nhóm/ lớp sử dụng hệ thống baogồm tên nhóm và mô tả chức năng của nhóm, mỗi một nhóm có thể gồm nhiềungừời sử dụng, nhóm thuộc lớp sử dụng nào, đơn vị nào, …

Phân quyền cho nhóm/ người sử dụng: đây là chức năng quản lý cho phépphân quyền cho nhóm người dùng hoặc từng người dùng, phân quyền cho cácnhóm sẽ bao gồm các tiêu chuẩn sau:

Theo các chức năng được phép sử dụng

Theo những thông tin được phép truy cập và xử lý

Theo phân cấp người sử dụng

Định nghĩa tham số hệ thống: quản lý và định nghĩa các tham số chính của

hệ thống như tháng năm bắt đầu hoạt động của hệ thống vvv…

Lưu trữ và khôi phục dữ liệu: Cho phép các chuyên viên nghiệp vụ hoặccác nhà quản trị hệ thống thực hiện các chức năng lưu trữ số liệu (backup)

nghiệp vụ hàng ngày hoặc số liệu tuần, tháng năm đến các công cụ lưu trữ khácnhư đĩa, băng từ, máy chủ dự phòng, máy chủ backup số liệu Ngoài ra chứcnăng này còn cho phép nhà quản trị, người dùng thực hiện việc khôi phục số liệunghiệp vụ cần thiết trong trường hợp CSDL tại máy chủ gặp sự cố…

* Phân hệ Tra cứu tìm kiếm:

Nhằm cung cấp cho người sử dụng khả năng tìm kiếm và tra cứu thông tin

hồ sơ dự án hợp tác địa phương hoặc các thông tin liên quan đến một cách nhanhnhất trên cơ sở dữ liệu của ứng dụng

Đối tượng sử dụng: Mọi đối tượng người dùng trong hệ thống

Phân hệ bao gồm các chức năng:

Tìm kiếm nhanh các văn bản liên quan đến công tác ứng dụng và triển khaicác kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của ViệnKH&CN Việt Nam

Tìm kiếm hồ sơ các dự án hợp tác địa phương

Tình trạng xử lý các hồ sơ

Tìm kiếm theo tiêu chí khác

Chức năng khác (phát sinh trong thực tế)

Hình thức tìm kiếm:

Tìm kiếm thông tin thuộc tính (thông tin mô tả)

Tìm kiếm thông tin nội dung (search full text)

Thông tin đầu vào:

Các thông tin tìm kiếm

Thông tin đầu ra:

Các thông tin được trả về từ kết quả tìm kiếm.

* Phân hệ thống kê, báo cáo

Phân hệ này chủ yếu sử dụng cho lãnh đạo và các chuyên viên nghiệp vụchuyên báo cáo, thống kê

Cung cấp các tính năng cho phép thống kê và tạo các báo cáo phục vụ lãnhđạo và quản lý cũng như nghiệp vụ quản lý dự án hợp tác địa phương của BanỨng dụng và Triển khai công nghệ Viện KH&CN VN dựa trên hệ thống cơ sở

dữ liệu

Đối tượng sử dụng: chuyên viên tổng hợp

Phân hệ bao gồm các chức năng:

Tổng hợp dữ liệu báo cáo

Tạo lập các báo cáo, thống kê

Hiệu chỉnh số liệu báo cáo

Xem, in báo cáo

Kết xuất báo cáo

Kết xuất số liệu cho các hệ thống khác

Gửi số liệu báo cáo cho các đơn vị khác

Chức năng khác (phát sinh trong thực tế)

Các thông tin kết xuất là các thông tin được hệ thống kết xuất từ các kho dữliệu của hệ thống quản lý dự án hợp tác địa phương với các khuôn dạng định sẵn,hoặc các khuôn dạng động theo yêu cầu của người sử dụng Ví dụ:

Các biểu đồ, đồ thị thể hiện các bảng số liệu so sánh

Toàn văn bản báo cáo; các bảng số liệu theo các biểu mẫu; các tệp dữ liệu

Các bảng số liệu động do người sử dụng tạo lập.

Thống kê dãy số liệu của một số chỉ tiêu qua các kỳ báo cáo để so sánh.Thống kê dãy số liệu của một số chỉ tiêu từ các đơn vị báo cáo để so sánh.Thông tin thống kê, phân tích, dự báo

Thông tin tra cứu : Theo thời gian (từ năm…đến năm…), theo tập hợp cácchỉ tiêu, theo tập hợp các đơn vị báo cáo, theo tập hợp các kỳ báo cáo

* Phân hệ Trao đổi thông tin:

Đây là phân hệ cho phép thực hiện trao đổi thông tin với các hệ thống kháctrong hệ thống ứng dụng của một Văn phòng Ban, hoặc cho phép trao đổi vớicác đơn vị khác trong hệ thống

Đối tượng sử dụng: nhân viên xử lý/ lãnh đạo/ quản trị

Bao gồm các chức năng:

Chức năng trao đổi thông tin với các hệ thống khác

Kết xuất số liệu cho hệ thống quản lý dự án hợp tác địa phương

Kết xuất số liệu cho hệ thống báo cáo tổng hợp

Khai thác các số liệu từ hệ thống quản lý văn bản liên quan đến việc quản lýcác dự án hợp tác sản xuất địa phương

Kết xuất /khai thác số liệu với hệ thống khác

Chức năng trao đổi thông tin với các đơn vị khác:

Gửi thông tin đi (gửi đơn vị cấp trên/ gửi đơn vị cấp dưới /gửi đơn vị khác).Khai thác thông tin đến (thông tin từ đơn vị cấp trên/ từ đơn vị cấp dưới/ từđơn vị khác)

* Phân hệ Quản lý danh mục

Phân hệ này sử dụng cho người quản trị hệ thống ứng dụng tại từng điểmtriển khai

Đây là phân hệ quản lý toàn bộ dữ liệu danh mục (các dữ liệu đã được mô

tả ở phần trên) phục vụ cho hệ thống thông tin, cung cấp các thông tin dùngchung, các thông tin khác đã được thiết lập trước

Phân hệ này cung cấp các chức năng cho phép tạo mới các bảng danh mục,cập nhật, xoá các thành phần danh mục trong hệ thống

Đối tượng sử dụng: quản trị hệ thống

Bao gồm các chức năng:

Quản lý danh mục các đơn vị

Quản lý danh mục các cấp quản lý dự án

Quản lý danh mục các địa phương

III Nội dung hoạt động

Hợp tác địa phương về ứng dụng và phát triển công nghệ Các khâu cơ bảnquản lý lĩnh vực hợp tác ứng dụng và công nghệ với các địa phương gồm 2 nộidung:

Những thông tin sau đây cần được tin học hoá: thông tin về tình hình triểnkhai các dự án hợp tác (các thông tin về đơn vị chủ trì, đơn vị hợp tác, người chủtrì, thời gian thực hiện, kinh phí,…)

Bảng báo cáo định kỳ (6 tháng, cả năm) gồm các thông tin sau:

Người chủ trì

Thời gian thực hiện Kinh phí (triệu đồng)

Đăng

ký bản quyền GhichúNăm

BĐ

Năm

Viện KHCNVN

Đối tác

Văn bản đi: phân loại: Quyết định, công văn, giấy mời, tài liệu đính kèm.Các thuộc tính: ngày tháng, mã số, nội dung, đơn vị nhận, tài liệu đínhkèm lưu trên server

Nội dungcủa văn bản

Nội dungcủa văn bản

số 2

Viện KHCNVN

Người chủ trì

bản quyền Ghi chúNăm BĐ Năm KT Tổng Viện KHCNVN Đối tác

Quản trị hệ thống:

Quản trị người sử dụng: thêm mới, sửa, xoá

Phân quyền truy cập

Hệ thống thông tin danh mục

Sao lưu thông tin

Theo thời gian

Mô hình khai thác dữ liệu

Ban Ứng dụng, triển khai công nghệ

Lãnh đạo Viện

Các Ban, Viện chuyên ngành,…

Các Ban, Viện chuyên ngành,…

Người sử dụng: Chuyên viên tại Ban ứng dụng, triển khai công nghệ;Chuyên viên các Ban, Vụ, Viện trực thuộc.

Qua mỗi bước thực hiện công việc, xử lý hồ sơ, đăng ký của các tổ chức,các hồ sơ, đăng ký có các trạng thái cần xử lý như sau:

Cho phép các chuyên viên có thể truy cập từ xa để tạo môi trường xử lý đơngiản, thuận tiện và dễ sử dụng thông qua mạng LAN hay WAN của Viện Khoahọc và Công nghệ Việt Nam

Giải thích sơ đồ:

Ban đầu người quản trị cũng như người sử dụng kết nối hệ thống, tiếp theocần truy cập hệ thống qua tên login và mật khẩu Nếu truy cập hệ thống thànhcông:

Người sử dụng truy vấn dữ liệu:

Thêm, sửa, xoá theo các mã số phiếu tương ứng

Xem các báo cáo

Tạo truy vấn dữ liệu động.

Kết quả trả về tuỳ thuộc vào yêu cầu của người sử dụng

Phần B:

Thiết kế và xây dựng hệ thống phần mềm quản lý

* Cơ sở dữ liệu là nền tảng của hệ thống, tại cơ sở dữ liệu sẽ lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan đến hoạt động của Website Ứng dụng, triển khai và chuyền giao khoa học công nghệ

Trong dự án này, mô hình cơ sở dữ liệu của Website như sau:

Danh mục các đơn vị thành viên

triển khai

Hợp đồng, dự án của đơn vị hoạt động của đơn vị theo năm

8 NOPNS float Nộp ngân sách của hợp

bản

bản

Đơn vị hợp tác

5 MALOAIDVHT char(8) Mã loại đơn vị hợp

tác

Loại đơn vị

Người sử dụng

9 U_IsAdministrator bit(1) Là quyền tối cao?Quyền sử dụng

2 UR_Profile_Browse bit(1) Cho phép hiển thị

thông tin người dùng

3 UR_Profile_Edit bit(1) Cho phép sửa chữa

thông tin người dùng

4 UR_Profile_Delete bit(1) Cho phép xóa thông tin

bit(1) Cho phép chỉnh sửa

thông tin người dùng

3 UAL_TableName varchar(50) Bảng tác động

Luật sử dụng

Phiên người dùng

3 US_LoginTime datetime(8) Thời gian truy cập

4 US_LogOutTime datetime(8) Thời gian ngắt truy cập

I THIẾT KẾ CA SỬ DỤNG

Khái niệm Trường hợp sử dụng (Use Case - UC) được sử dụng trong hệthống nhằm mô tả ai đó sử dụng hệ thống như thế nào, mô tả tương tác giữangười sử dụng và hệ thống phần mềm để thực hiện các thao tác giải quyết côngviệc đó cụ thể như thế nào

Mục tiêu xây dựng UC trong tiến trình sử dụng hệ thống “Hệ thống thôngtin nâng cao năng lực quản lý và điều hành Sở Giao thông Công chính Hà Nội”là:

Hình thành quyết định và mô tả yêu cầu chức năng của hệ thống

Cho phép mô tả rõ ràng và nhất quán hệ thống làm sao cho mô hình có khảnăng kiểm soát và sử dụng xuyên suốt quá trình phát triển

Cung cấp cơ sở để kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

Cung cấp khả năng dễ thay đổi hay mở rộng yêu cầu hệ thống

Các quy trình nghiệp vụ cần quản lý đối với từng phòng ban tham gia vào

hệ thống chung nhất có các quy trình sau:

Các quy trình quản lý

Các nghiệp vụ thống kê

Các chức năng thông báo, trợ giúp

Đối với mỗi quy trình, các nghiệp vụ chính cần có để thực hiện quy trìnhsau khi tin học hóa bao gồm:

Kiểm tra, xác nhận

Nhập thông tin, hồ sơ

Thông báo, báo cáo

In thông tin, hồ sơ

Ghi nhận thông tin, hồ sơ

Ghi lỗi hồ sơ

Bổ sung hồ sơ

Chỉnh sửa thông tin, hồ sơ

Kết thúc bổ sung, hồ sơ

Xóa bỏ hồ sơ

* Mô hình UC tổng quát cho mỗi quy trình tham giao vào hệ thống là

Ghi nhận việc thu nhận, tiếp nhận hồ sơ

Chỉnh sửa, bổ sung thông

Nhập thông tin hồ sơ

Báo cáo, thống kê

In hồ sơ

Ghi lỗi hồ sơ

Xóa bỏ hồ sơ Kiểm tra, xác

nhận hồ sơ

Đối với hệ thống “Hệ thống nghiên cứu, ứng dụng và triển khai khoa họccông nghệ của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam” thì các bước xử lý dữliệu cho mỗi quy trình cần phải được xác định cụ thể bao gồm:

Bước 1 Hệ thống phần mềm cung cấp thông tin về hồ sơ giúp cho bộ phận

tiếp nhận và trả kết quả kiêm tra tính hợp lệ của hồ sơ Chuyên viên của bộ phậnnày nhập thông tin hồ sơ vào máy và in phiếu nhận hồ sơ

Bước 2 Khi hồ sơ được gửi tới Sở chuyên viên của Sở kiểm tra tính hợp lệ

của hồ sơ, nhập thông tin về những hồ sơ hoặc lý do trả lại khi phát hiện lỗitrong hồ sơ Sau khi xem xét, lãnh đạo hoặc chuyên viên chịu trách nhiệm sẽ kýxác nhận và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng chuyên môn, Lãnh đạo Sở vàLãnh đạo Sở xét duyệt và trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Hồ sơ sẽđược chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho Viện chuyên ngành, ban,hay doanh nghiệp

Bước 3 Khi tổ chức, công dân hay doanh nghiệp nhận được kết quả trả lời

tại bộ phận tiếp nhận, hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ in phiếu trả hồ sơ

Ở mỗi bước, hồ sơ có một trạng thái nhất định cho biết mức độ giải quyếttới đâu Có 5 trạng thái hồ sơ được xét:

Hệ thống phải có các tính năng giúp cho chuyên viên có liên quan thống kê

số hồ sơ xử lý tạo các báo cáo định kỳ gồm:

Thống kê số hồ sơ xử lý, được ký xác nhận theo thời gian, định kỳ hoặc bấtthường

Thống kê số hồ sơ xử lý theo thời gian, định kỳ hoặc bất thường.

Ngoài ra, hệ thống cũng phải có csac tính năng giúp tổ chức, người dân haydoanh nghiệp kiểm tra, theoi dõi hồ sơ của mình đã được xử lý tới đâu thông qua

hệ thống máy tính đặt tại Ban hoặc trên mạng Intranet của Viện Khoa học vàCông nghệ Việt Nam hoặc mạng Internet

Use Case 1 Kiểm tra, xác nhận

Mô tả Kiểm tra, thêm thông tin hồ sơ đồng thời hỗ trợ việc in ấn các

loại giấy tờ liên quanCác tác nhân Chuyên viên, lãnh đạo có liên quan

Tiền điều kiện Không

Các hành vi Sử dụng các Use Case:

Nhập thông tin hồ sơ

In giấy xác nhận

In hồ sơGhi nhận việc ký hồ sơGhi lỗi hồ sơ

Hậu điều kiện Không

Bao gồm Nhập thông tin hồ sơ

Mở rộng In quyết định

Ghi nhận hồ sơGhi lỗi hồ sơTổng quát hoá Không

Chuyên viên, lãnh đạo liên quan,…

Kiểm tra, xác nhận hồ sơ