HOÀN THIỆN CÔNG tác kế TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ tại CÔNG TY cấp THOÁT nước CÔNG TRÌNH đô THỊ hậu GIANG

Bên cạnh đó, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc vào các thành viên trong hệ thống tài chính - kế toán, những người tham mưu để nhà quản trị ra quyết định quan trọn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

======

NGUYỄN THANH MAI

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC

CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NHA TRANG –NĂM 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

======

NGUYỄN THANH MAI

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC

CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích được trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào

Nha Trang, tháng 10 năm 2012

Tác giả

NGUYỄN THANH MAI

ii

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn quí thầy cô Trường Đại học Nha Trang, đặc biệt là thầy Trương Bá Thanh (Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng) đã tận tình dạy, giúp đỡ và hướng dẫn cho em trong suốt hơn hai năm qua

Xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong Ban lãnh đạo Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang, cùng các cô, chú, anh, chị, em,… trong Công ty đã cung cấp thông tin và tài liệu giúp tôi thực hiện đề tài

Xin bày tỏ lòng biết ơn đến quí thầy, cô, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp

đã tạo mọi điều kiện và động viên tôi trong suốt thời gian qua

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ viii

DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT ix

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 3 1.1 Sự cần thiết của Kế toán quản trị 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Chức năng 6

1.2 Nội dung Kế toán quản trị 7

1.2.1 Phân loại chi phí 7

1.2.1.1 Khái niệm: 7

1.2.1.2 Tiêu thức phân loại chi phí 7

1.2.1.3 Cách ứng xử của chi phí 12

1.2.2 DỰ TOÁN CHI PHÍ 13

1.2.2.1 Dự toán: 13

1.2.2.2 Định mức chi phí 14

1.2.2.3 Quy trình kỹ thuật dự toán 16

1.2.3 Tổ chức thực hiện kế toán chi phí 17

1.2.3.1 Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp 17

1.2.3.2 Phân bổ chi phí 18

1.2.4 Kiểm soát chi phí 20

1.2.4.1 KTQT và việc ra quyết định đầu tư của nhà quản trị 21

1.2.4.2 Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận 22

1.2.4.3 Phân tích biến động chi phí 25

1.2.4.4 Trung tâm quản lý chi phí 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

iv

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT

NƯỚC - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG TRONG THỜI GIAN QUA 30

2.1 Tổng quan về Công ty Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 30

2.2 Thực trạng tổ chức công tác KTQT 36

2.2.1 Phân loại chi phí 36

2.2.2 Công tác dự toán chi phí 37

2.2.2.1 Công tác xây dựng định mức 37

2.2.2.2 Công tác hạch toán chi phí và tính giá thành 40

2.2.2.3 Quy trình kỹ thuật dự toán 41

2.2.3 Tổ chức thực hiện KTQT chi phí 41

2.2.4 Kiểm soát chi phí 42

2.2.4.1 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty CP Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang 42

2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí Quản lý doanh nghiệp 50

2.2.4.3 Đánh giá chung về công tác kiểm soát chi phí tại công ty nghiên cứu 50

2.2.4.4 Trung tâm quản lý chi phí 53

2.2.4.5 Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận 54

2.2.4.6 Phân tích sự biến động của chi phí 54

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 55

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG 56

3.1 Sự cần thiết và yêu cầu tổ chức công tác KTQT trong Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang hiện nay 56

3.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác KTQT 56

3.1.2 Căn cứ đề xuất giải pháp tổ chức công tác KTQT trong Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang 57

3.2 Phương hướng tổ chức công tác KTQT ở Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang 58

3.2.1 Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong Công ty Cấp thoát nước – Công trình đo thị Hậu Giang 58

3.3 Giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí tại Công ty CP Cấp thoát nước – Công

trình đô thị Hậu Giang 68

3.3.1 Hoàn thiện mô hình KTQT chi phí 68

3.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành 70

3.3.1.2 Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với KTTC 71

3.3.1.3 Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với các phòng ban khác trong doanh nghiệp 71

3.3.2 Phân loại chi phí 72

3.3.2.1 Biến phí 73

3.3.2.2 Định phí 73

3.3.2.3 Hỗn hợp 73

3.3.3 Tổ chức công tác hạch toán kế toán phục vụ cho công tác KTQT chi phí 75

3.3.4 Tổ chức thu thập và phân tích thông tin 76

3.3.5 Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí 77

3.3.5.1 Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn sản xuất 77

3.3.5.2 Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí 78

3.3.6 Kiểm soát chi phí 80

3.3.6.1 Phân tích Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (C-V-P) 80

3.3.6.2 Phân tích biến động giá và lượng 81

3.3.7 Tổ chức sử dụng thông tin KTQT chi phí phục vụ cho việc ra quyết định 84

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

PHỤ LỤC 89

vi

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Các nguyên nhân biến động chi phí thường gặp 26

Bảng 2: Mối quan hệ giữa các biến động 27

Bảng 3: Một số chỉ tiêu chủ yếu phát triển của Công ty 34

Bảng 4: Bảng lương của công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất

kinh doanh (CNTT) 39

Bảng 5: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí 74

Bảng 6: Chi tiết các tài khoản hạch toán chi phí 76

Bảng 7: Dự toán chi phí linh hoạt cho các mặt hàng 79

Bảng 8: Mẫu phân tích tình hình thực hiện chi phí 83

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định 6

Sơ đồ 1.2: Qui trình lập dự toán 16

Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý 18

Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc 19

Sơ đồ 1.5: Mô hình các bước cho việc ra quyết định 22

Sơ đồ 1.6: Trung tâm quản lý chi phí 28

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức HAWASUCO 32

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Phòng Tài chính – Kế toán 33

Sơ đồ 2.3:Kiểm soát quá trình mua và nhập kho nguyên vật liệu 44

Sơ đồ 2.4: Kiểm soát quá trình xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu 45

Sơ đồ 2.5: Kiểm soát quá trình thanh toán chi phí nhân công trực tiếp 48

Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý thông tin 62

Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và cơ cấu tổ chức 64

Sơ đồ 3.3: Đề xuất mô hình KTQT của HAWASUCO 69

Sơ đồ số 3.4: Đề xuất cơ cấu tổ chức HAWASUCO 72

viii

DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT

BCTC : Báo cáo tài chính

CCDC : Công cụ dụng cụ

CNTT : Công nhân trực tiếp

CP NCTT : Chi phí nhân công trực tiếp

CP NVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP SXC : Chi phí sản xuất chung

CTĐT : Công trình đô thị

DNNN : Doanh nghiệp Nhà nước

HAWASUCO : Công ty Cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TGĐ : Tổng giám đốc

TLK : Thuỷ lượng kế (đồng hồ nước)

TSCĐ : Tài sản cố định

MỞ ĐẦU

1 Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài:

Qua nhiều năm đổi mới cơ cấu tổ chức, cơ cấu hoạt động sản xuất từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, cho đến nay các công ty vẫn gặp không

ít khó khăn, nhất là đối với các công ty nhà nước

Cổ phần hóa là cách gọi tắt của việc chuyển đổi các doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần, đổi mới tư duy quản lý kinh tế này bắt đầu diễn ra mạnh sau Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam diễn ra vào tháng 12 năm 1986 Một trong những tư duy quản lý đã thay đổi đó là cải cách khu vực doanh nghiệp nhà nước, bao gồm tăng quyền tự chủ cho các doanh nghiệp, yêu cầu phải chuyển sang hình thức kinh doanh hạch toán kinh tế, lời ăn lỗ chịu

Một phần quan trọng trong quản lý kinh tế đó là quản lý về mặt tài chính Mục tiêu quan trọng nhất trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp là làm sao

để gia tăng giá trị doanh nghiệp: đó là yếu tố quyết định Để đáp ứng yêu cầu trên buộc các nhà quản trị phải ra nhiều quyết định, đặc biệt là quyết định về tài chính mang ý nghĩa quan trọng, là quyết định sống còn của doanh nghiệp Bên cạnh đó, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc vào các thành viên trong

hệ thống tài chính - kế toán, những người tham mưu để nhà quản trị ra quyết định quan trọng, đặc biệt là bộ phận kế toán quản trị

Kế toán quản trị cung cấp thông tin định lượng, tình hình kinh tế - tài chính

về hoạt động của doanh nghiệp cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao Kế toán quản trị tồn tại dưới 2 mô hình: mô hình theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính theo từng ‘bộ phận chuyên môn hoá’ và

mô hình theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính trong từng ‘quá trình hoạt động’

Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty tôi đang làm việc, với tâm huyết

‘học đi đôi với hành’, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí

tại Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang” nhằm góp phần nhỏ

vào sự hoàn thiện công tác kế toán trong công ty tại tỉnh nhà cùng phát triển theo xu hướng hội nhập kinh tế hiện nay trong giai đoạn công ty nhà nước chuyển sang công ty cổ phần

2

2 Ý nghĩa của đề tài:

Luận văn trình bày và làm rõ sự cần thiết, cơ sở lý luận và thực tiễn việc tổ

chức công tác KTQT chi phí trong Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu

Giang

Qua việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng KTQT chi phí tại Công ty cấp thoát nước - công trình đô thị Hậu Giang, luận văn phân tích những vấn đề còn hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế đó và đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác KTQT chi phí tại đơn vị nghiên cứu

3 Mục tiêu của đề tài:

5 Phương pháp luận:

Với mục tiêu 1, luận văn sẽ sử dụng phương pháp nghiên cứu các lý thuyết

đi trước làm nền tảng cơ sở lý luận Mục tiêu 2 dùng phương pháp quan sát và phỏng vấn chuyên sâu các nhà quản trị công ty Mục tiêu 3 dùng phương pháp phân tích, tổng hợp và đề xuất phương hướng tổ chức công tác KTQT tại đơn vị nghiên cứu Dùng phương pháp so sánh với mô hình tham khảo, đưa ra ưu, khuyến điểm khi vận dụng

sự cạnh tranh khốc liệt và ngày càng mở ra trên diện rộng

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế mang đến cho các quốc gia vận hội để phát triển nhưng cũng chứa đựng chính trong lòng nó nhiều thách thức, một lần nữa lại đặt trước các doanh nghiệp bài toán khó về hiệu quả

Trước đây, người ta chỉ đơn thuần định nghĩa kế toán như là một công việc giữ sổ sách của nhân viên kế toán Năm 1941, việc các giám định viên kế toán (Anurican Institute of Certified Public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó" Cách định nghĩa này về kế toán dù sao cũng được phổ biến rộng rãi

Năm 1970, tổ chức AICPA xác định chức năng của kế toán là cung cấp thông tin, nhất là thông tin về tài chính có ích để các tổ chức kinh tế thực hiện việc

ra quyết định (mỗi đơn vị kinh tế là một đơn vị hạch toán độc lập)

Vậy có thể hiểu, kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ở doanh nghiệp mà thông tin đó có bản chất về kinh tế Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho những người ra quyết định quản lý bên trong đơn vị như: Ông chủ, các nhà quản trị… mà còn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài như: Chủ đầu tư, bạn hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý chức năng… Do mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp cũng đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ,

4

tính chất và thời gian cung cấp, kể cả về mặt gía trị pháp lý của thông tin Chính vì

lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia thành KTTC và KTQT

KTQT đưa ra tất cả các loại thông tin kinh tế đã được đo lường, xử lý và cung cấp cho nội bộ sử dụng để ra quyết định và quản lý; KTTC đưa ra những thông tin kế toán mà ngoài việc nó được sử dụng trong nội bộ ban quản lý, còn được cung cấp cho các tổ chức bên ngoài Thông tin kế toán cung cấp, về bản chất, thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng của các vấn đề như: Toàn cầu hoá, sự cạnh tranh, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật… Chính điều này và kết hợp với sự tiến bộ trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới

Đến nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về KTQT Ta có thể hiểu thông qua một số khái niệm sau:

Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT “là việc thu thập, xử lý, phân tích và

cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”

Theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ thì KTQT “là quá trình nhận diện, đo lường, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện các mục đích của tổ chức Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên kế toán quản trị là những đối tác chiến lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”

- Nhận diện: là sự ghi nhận và đánh giá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

nhằm có hành động kế toán thích hợp

- Đo lường: là sự định lượng, gồm cả ước tính, các nghiệp vụ kinh tế đã xảy

ra hoặc dự báo các sự kiện kinh tế có thể xảy ra

- Phân tích: là sự xác định nguyên nhân của các kết quả trên báo cáo và các

mối quan hệ của các nguyên nhân đó với các sự kiện kinh tế

- Diễn giải: là sự liên kết các số liệu kế toán hoặc số liệu kế hoạch nhằm

trình bày thông tin một cách hợp lý, đồng thời đưa ra các kết luận rút ra từ các số liệu đó

- Truyền đạt: là sự báo cáo các thông tin thích hợp cho nhà quản trị và

những người khác trong tổ chức

Tóm lại, dù các khái niệm có khác nhau về mặt câu chữ nhưng thâu tóm lại

có thể hiểu, KTQT là một bộ phận của công tác kế toán nói chung, đồng thời là một công cụ không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp thông qua KTQT, các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp được trình bày, diễn giải một cách cụ thể, tỉ mỉ, đáp ứng yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết và quản lý từng bộ phận doanh nghiệp KTQT là loại kế toán dành cho người làm công tác quản lý Nó được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý và quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp

Mục đích quan trọng của việc nghiên cứu kế toán là để có một kiến thức và một khả năng chuyên môn hầu tham gia vào những quyết định kinh tế quan trọng Thông tin do kế toán cung cấp làm nền tảng của những quyết định Để có thể làm một quyết định khôn ngoan và thi hành quyết định đó có hiệu quả, người làm quyết định phải trả lời câu hỏi sau đây:

- Bước 1: Mục tiêu phải thực hiện là gì ?

- Bước 2: Các phương tiện khác nhau sẵn có để đạt được mục tiêu đó ?

- Bước3: Phương pháp dự phòng nào tạo điều kiện thuận lợi nhất để đạt mục tiêu đó

- Bước 4: Cần có biện pháp hành động nào?

- Bước 5: Mục tiêu đề ra có thực hiện được không? [2, 5-6]

6

Để trả lời các câu hỏi trên, ta thực hiện sơ đồ quy trình sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định

1.1.2 Chức năng

- Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó, là tiến trình hình thành phương pháp hành động Đó có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn

Để chức năng lập kế hoạch của quản lý được thực hiện tốt, để các kế hoạch được lập đảm bảo tính khoa học và tính khả thi cao đòi hỏi phải dựa trên những thông tin đầy đủ thích hợp và có cơ sở Các thông tin này chủ yếu do KTQT cung cấp

- Tổ chức và điều hành

Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa các yếu tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng phải có nhu cầu rất lớn đối với các thông tin KTQT để có thể ra được các quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn đúng đắn và phù hợp

- Kiểm tra

Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch Để làm được điều này, nhà quản trị cần được các kế toán viên quản trị cung cấp các báo cáo thực hiện

để nhận được những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý

Đặt mục tiêu

Bước 1

Xem xét phương án

Thông thường, các nhà quản trị thừa hành thường đánh giá từng phần trong phạm vi kiểm soát của họ Các nhà quản trị cấp cao hơn không tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động hàng ngày mà đánh giá và kiểm tra dựa vào các báo cáo thực hiện của từng bộ phận thừa hành do kế toán quản trị cung cấp

- Ra quyết định

Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị Đây là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch tổ chức thực hiện, cho đến kiểm tra và đánh giá

KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin phù hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất

1.2 Nội dung Kế toán quản trị

1.2.1 Phân loại chi phí

1.2.1.1 Khái niệm:

Chi phí có thể được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động của tổ chức kinh doanh để đạt được một mục đích nào đó Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả Kết quả dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng,… hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ…

Nói một cách khác chi phí là giá thành của hàng hóa và dịch vụ sử dụng trong quá trình tạo ra doanh thu Thường được gọi là chi phí sản xuất kinh doanh, tất cả chi phí bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí cho các hoạt động cần thiết để duy trì doanh nghiệp và các chi phí nhằm thu hút và phục vụ khách hàng Ví dụ như lương bổng, tiền thuê nhà, quảng cáo, dịch vụ điện thoại và khấu hao (phân bổ hao phí) của tòa nhà hoặc thiết bị văn phòng

1.2.1.2 Tiêu thức phân loại chi phí

a Phân loại theo nội dung kinh tế ban đầu, gồm các loại

a1 Chi phí nhân công (Chi phí lao động – labour costs)

Bao gồm:

Các khoản tiền lương phải trả cho người lao động

8

Các khoản trích theo lương: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế của người lao động

a2 Chi phí nguyên vật liệu (Materials cost)

Bao gồm: Giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động SXKD

a3 Chi phí công cụ dụng cụ (CCDC)

Bao gồm giá mua, chi phí mua của CCDC dùng vào hoạt động SXKD

a4 Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Bao gồm khấu hao của tất cả TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD

a5 Chi phí dịch vụ thuê ngoài

Bao gồm giá phí gắn liền với dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà xưởng…

a6 Chi phí khác bằng tiền

Bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh bằng tiền mà doanh nghiệp thường hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí trong kỳ

b Phân loại theo công dụng kinh tế (chi phí trong sản xuất và chi phí ngoài sản xuất)

b1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Materials cost)

Bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

là những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì không thể tạo ra sản phẩm

b2 Chi phí nhân công trực tiếp: (Direct labour cost)

Bao gồm tiền lương nhân công trực tiếp thực hiện qui trình sản xuất, các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của nhân công trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất

Tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp là những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí nhân công trực tiếp thì sẽ không tạo ra sản phẩm

b3 Chi phí sản xuất chung (Factory overhead costs)

Bao gồm tất cả các chi phí không thuộc hai khoản mục trên Chi phí sản xuất chung thường bao gồm:

- Chi phí lao động gián tiếp phục vụ, quản lý sản xuất tại phân xưởng

- Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị

- Chi công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất

- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất

- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như: điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất

b4 Chi phí bán hàng (selling expenses)

Chi phí bán hàng được gọi là chi phí phát sinh để đưa sản phẩm dịch vụ tại kho đến nơi tiêu thụ, là những phí tổn cần thiết để ddamr bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng Chi phí bán hàng thường bao gồm:

Chi phí về lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

Chi phí về công cụ, dụng cụ dùng trong việc bán hàng như bao bì, sử dụng, luân chuyển, các quầy hàng…

Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định dùng trong việc bán hàng như thiết

bị đông lạnh, phương tiện vận chuyển, cửa hàng, nhà kho…

Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng như quảng cáo, hội chợ, bảo hành, bảo trì, khuyến mãi…

Chi phí khác bằng tiền trong việc bán hàng

b5 Chi phí quản lý doanh nghiệp (General and administrative expense)

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những phí tổn liên quan đến công việc hành chánh, quản trị ở toàn doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

Chi phí tiền lương và khoản trích theo lương vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp

Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu trong hành chính quản trị

Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị

Chi phí khấu hao thiết bị, TSCĐ khác dùng trong việc hành chính quản trị Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung toàn doanh nghiệp Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản

10

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể gọi chung là chi phí hoạt động (Operating cost)

c Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động

Nếu xét trong mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động của doanh nghiệp, người ta phân chia chi phí ra thành các loại:

c1 Biến phí (variable cost): là các khoản chi phí thay đổi về tổng số, tỷ lệ

với những biến đổi của mức độ hoạt động Biến phí có thể chia làm 2 loại: Biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc

Biến phí thực thụ: là biến phí biến đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động nhưng không thay đổi cho mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất ra Biến phí này gồm các khoản: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp,

Biến phí cấp bậc: là các khoản chi phí tăng lên hoặc giảm đi khi biến động nhiều hay ít

Ví dụ, một tổ sửa chữa bảo trì có thể làm việc với tốc độ thông thả khi ít việc nhưng phải tăng cường lên khi có nhiều việc

c2 Định phí (Fixed cost)

Định phí là các chi phí không thay đổi về tổng số dù có sự thay đổi về mức

độ trong một phạm vi nhất định, hoặc trong những giới hạn bình thường

Định phí bao gồm các khoản: Khấu hao thiết bị sản xuất, chi phí quảng cáo, tiền lương của bộ phận quản lý phục vụ, Định phí được chia làm hai loại: Định phí bắt buộc và định phí tùy ý (hay còn gọi là định phí không bắt buộc)

Định phí bắt buộc: là định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng vì chúng thường liên quan đến tài sản cố định và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp

Ví dụ: như khấu hao tài sản cố định, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp Đặc điểm của định phí bắt buộc là có bản chất sử dụng lâu dài và không thể giảm bớt tới bằng 0

Định phí tùy ý hay còn được xem như định phí quản trị Chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của nhà quản trị

d Phân loại chi phí theo các căn cứ khác nhau

d1 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả

Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với thời kỳ tính kết quả chi phí có thể chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Chi phí sản phẩm (product costs) là những chi phí gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc được mua vào Như vậy, chi phí sản phẩm gắn liền với sản xuất hàng hóa và có thể phân bổ theo tỷ lệ cho các sản phẩm khác nhau

Chi phí thời kỳ (Period costs) được xác định rõ cho một khoản thời gian cụ thể vì chúng không được yêu cầu một cách trực tiếp để sản xuất ra một sản phẩm có thể bán Như vậy chi phí thời kỳ là những chi phí không gắn liền với trực tiếp sản xuất hàng hóa

Tóm lại, chi phí sản phẩm là chi phí có thể lưu kho được, nghĩa là chi phí được tiêu dùng khi sản phẩm được bán Trước khi sản phẩm được bán, chi phí đó được xem như là một bộ phận của hàng hóa lưu kho Chi phí thời kỳ là chi phí được tiêu dùng tại thời kỳ mà chi phí phát sinh (chi tiêu) đó xảy ra và không thể lưu khô được Những chi phí sản phẩm chủ yếu là chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung,… liên quan đến quá trình sản xuất Những chi phí thời kỳ chủ yếu là về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, … [3, 64 – 70]

d2 Chi phí có thể kiểm soát được và chi phí không thể kiểm soát được

Cách phân loại này được dựa trên khái niệm trách nhiệm kế toán Trách nhiệm kế toán được chia thành 3 trung tâm trách nhiệm khác nhau: (1) trung tâm chi phí, (2) trung tâm lợi nhuận và (3) trung tâm đầu tư Một chi phí được xem là có thể kiểm soát được ở một cấp quản lý hay một trung tâm trách nhiệm nào đó nếu cấp quản lý hay trung tâm trách nhiệm đó có quyền ra quyết định về chi phí đó [2, 19]

d3 Chi phí thực và chi phí cơ hội

Chi phí thực (out-of-pocket costs): là những chi phí mà sự phát sinh của chúng đi cùng vơi sự gia giảm tài sản hay tăng mợ phải trả Các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, bán hàng, quản lý, đều là chi phí thực

Chi phí cơ hội (opportunity costs): là những khoản thu nhập tiềm tàng bị mất khi chọn một phương án này thay cho một phương án khác

d4 Chi phí trên báo cáo tài chính

Chi phí trên bảng cân đối kế toán là các chi phí sản phẩm tương ứng với các thành phần hay hàng hoá chưa được bán sẽ được thể hiện trên bảng cân đối kế toán

Chi phí trên báo cáo thu nhập là các chi phí về hàng hoá, thành phẩm đã bán trong kỳ và các chi phí thời kỳ sẽ được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh [3, 76]

12

d5 Chi phí lặn

Chi phí lặn là những chi phí không thể thay đổi được trong tương lai Chi phí

lặn chỉ xuất hiện khi chúng ta có sự lựa chọn của một hay một vài cơ hội kinh doanh

hay phương án kinh doanh trong số hai hay nhiều phương án kinh doanh hiện có

sẵn Chi phí lặn ám chỉ những chi phí đã thực sự phát sinh trong quá khứ mà không

thể thay đổi được khi đem vào các phương án kinh doanh trong tương lai Chi phí

lặn đều giống nhau khi chúng ta thể hiện nó trong phương án kinh doanh tương lai

[2, 19]

1.2.1.3 Cách ứng xử của chi phí

Sự biến động của một khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động tăng (giảm)

được gọi là sự ứng xử của chi phí theo mức độ hoạt động đó Hình thức ứng xử của

chi phí được thể hiện theo ba loại: Chi phí khả biến, Chi phí bất biến và Chi phí hỗn

hợp

a Chi phí khả biến

Một khoản mục được xem là loại chi phí khả biến khi căn cứ ứng xử của nó

biến động thì tính theo tổng số tiền nó thay đổi theo, còn tính theo một đơn vị căn

cứ ứng xử nó lại không thay đổi

Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho một sản phẩm là 10.000

đồng không đổi và tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ sẽ tăng

(giảm) theo số lượng sản phẩm cần sản xuất tăng (giảm)

b Chi phí bất biến

Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí bất biến khi căn cứ ứng xữ

của nó biến động thì tính theo tổng số tiền nó không thay đổi, còn tính theo một đơn

vị căn cứ ứng xữ nó sẽ thay đổi

c Chi phí hỗn hợp

Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí hỗn hợp khi sự ứng xử của

nó bao gồm cả hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến Nếu tính theo tổng số

tiền và tính theo một đơn vị căn cứ nó đều thay đổi [2, 28 – 30]

1.2.2 DỰ TOÁN CHI PHÍ

1.2.2.1 Dự toán:

Là tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp để chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ được biểu hiện bằng hệ thống về số lượng và giá trị

Các loại dự toán:

- Theo thời gian: Dự toán ngắn hạn và dài hạn

- Theo mức độ hoạt động: Dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt Dự toán tĩnh là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động, dự toán linh hoạt là dự toán được lập cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau

Chi phí đối nghĩa với doanh thu ở chỗ gây ra sự giảm sút vốn chủ sở hữu Chúng còn làm giảm tài sản hoặc làm tăng các khoản nợ Cũng như không phải tất

cả việc thu tiền mặt là doanh thu, nên không phải tất cả việc chi trả bằng tiền mặt là chi phí [14, 121-122]

Các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính thường phải được thiết lập theo dạng có thể so sánh được Một báo cáo đơn lẻ cho một kỳ kinh doanh không thể cung cấp cho các nhà phân tích bất kỳ một ý tưởng nào cả

Báo cáo về tình hình thực hiện chi phí cũng vậy, chúng sẽ được thiết kế gồm hai phần: thực tế và kế hoạch Sự chênh lệch giữa chúng là sự biến động chi phí mà các nhà quản trị quan tâm

Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, khi mà các biện pháp nhằm tăng lợi nhuận bằng cách gia tăng khối lượng hay gia tăng giá bán là vô cùng khó khăn

và rất ít khả thi, không muốn nói rằng đôi khi chạy theo sự tăng trưởng qui mô là một việc làm đầy mạo hiểm, thì việc kiểm soát chi phí và tiết kiệm chi phí được xem như một con đường duy nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp

Việc đánh giá biến động chi phí được căn cứ vào các định mức chi phí hay

kế hoạch chi phí

sẽ cho phép chúng ta kiểm soát chi tiết các biến động Sử dụng các chi phí định mức sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những hoàn cảnh nhất định Từ đó, ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát

được hiệu quả hoạt động thực tế

Định mức là căn cứ để lập dự toán, đồng thời là căn cứ để tập hợp, phân tích đánh giá kết quả thực hiện chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm bắt và

am hiểu định mức chi phí là một yêu cầu quan trọng đối với kế toán quản trị Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các loại định mức chi phí do ngành qui định,

đó là những định mức được quy định trong điều kiện chung nhất Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp là một thực thể khách quan có những đặc điểm riêng, để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường, để có cơ sở phấn đấu thực hiện và tiết kiệm chi phí phù hợp với đặc điểm của mình, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống định mức chi phí trên cơ sở định mức của ngành đã ban hành với sự tham gia của nhiều cá nhân, bộ phận có liên quan trong

- Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá

- Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời

- Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao

cho tiết kiệm

* Lợi ích

Thực hiện chi phí định mức sẽ phân quyền "xuống cho cơ sở", do vậy, nhiều người phải có trách nhiệm đạt định mức chuẩn trong phạm vi công việc của mình Khi có nhiều người tham gia sẽ có thể có được những lợi ích như:

- Nếu chi phí đơn vị được áp dụng rộng rãi và nhiều người cùng theo dõi thực hiện thì ta có thể xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý

- Việc đặt ra chuẩn sẽ tạo cho mọi người một cái đích để phấn đấu và giúp họ

luôn có ý thức tiết kiệm chi phí

- Khi được kiểm soát bởi nhiều người, việc tính giá thành theo định mức sẽ

cung cấp cho doanh nghiệp nhiều số liệu về hiệu quả hoạt động

Từ đó tính giá thành theo định mức có thêm hai lợi thế nữa:

- Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế thực sự do đã suy tính từ trước các loại nguyên vật liệu hoặc phương pháp sản xuất tối ưu

- Giúp doanh nghiệp chỉ tập trung vào những các biến động nào vượt quá một phạm vi nào đó thay vì phải tập trung vào nghiên cứu tất cả các biến động, dù là nhỏ

- Có lẽ chúng ta cũng cần tổng kết lại bằng cách nhấn mạnh rằng, không cần phải thực hiện việc tính giá thành theo định mức để có thể kiểm soát thực hiện ngân sách Tuy nhiên, nếu thực hiện tính giá thành theo định mức, việc kiểm soát sẽ đạt được hiệu quả nhiều hơn

c Phương pháp xác định chi phí định mức

- Phương pháp kỹ thuật

Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích số liệu lịch sử

Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã

16

phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại

- Phương pháp điều chỉnh

Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương

lai của doanh nghiệp

1.2.2.3 Quy trình kỹ thuật dự toán

Khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp thì không thể bỏ

qua việc xây dựng hệ thống dự toán vì nó là một nội dung quan trọng Lập dự toán trong doanh nghiệp không những cho phép kiểm soát các mục tiêu đã đặt ra mà còn phân bổ các nguồn lực khan hiếm một cách hiệu quả nhất Xây dựng hệ thống dự toán bao gồm các công việc như: xác định phương pháp luận về lập dự toán trong doanh nghiệp, tổ chức quá trình dự toán

Xác định phương pháp luận lập dự toán là xây dựng hệ thống dự toán cho công ty và các trung tâm trách nhiệm tài chính Công tác tổ chức dự toán thể hiện ở trách nhiệm trong lập dự toán, xây dựng mối quan hệ giữa các trung tâm tài chính khi lập dự toán và các qui định về lập dự toán

Công tác lập dự toán sẽ hoàn toàn không có ý nghĩa nếu thiếu hoạt động kiểm soát việc thực hiện dự toán và ra quyết định quản lý theo kết quả kiểm soát Do đó, xây dựng hệ thống dự toán cần phải xây dựng phương pháp kiểm soát dự toán Quy trình kiểm soát là tiến hành kiểm tra công tác lập dự toán, so sánh các chỉ tiêu thực

tế đạt được với các chỉ tiêu kế hoạch và phân tích sự sai lệch giữa thực tế và kế hoạch đề ra

Sơ đồ 1.2 dưới đây phản ánh trình tự logic của quá trình lập dự toán trong các

doanh nghiệp, tuy nhiên sơ đồ này không thể phản ánh tất cả các mối quan hệ qua lại giữa các loại dự toán với nhau

Sơ đồ 1.2: Qui trình lập dự toán

Dự toán chi phí nguyên vật liệu

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán tiền vốn

Báo cáo lời lỗ

Dự toán chi phí tiền lương

Dự toán giá thành sản phẩm

Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí QLDN

Bảng cân đối kế toán

Dự toán đầu tư

Dự toán dự

trữ sản xuất

và cung cấp

dịch vụ

1.2.3 Tổ chức thực hiện kế toán chi phí

1.2.3.1 Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp

- Tổ chức thu nhận thông tin

Thông tin KTQT là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, mà hoạt động kinh tế - tài chính này được hình thành từ các hoạt động kinh tế - tài chính đã phát sinh và sẽ phát sinh KTQT có thể sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau, mỗi nguồn tin cung cấp các thông tin đặc thù khác nhau phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và lập dự đoán…

Tổ chức thu thập thông tin là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình KTQT,

có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản lý KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra quyết định, là phương tiện

để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp

- Phân tích thông tin

Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thông tin

đã thu nhận được, để đưa ra được các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết Đây là công đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống Nếu thông tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có được những quyết định đúng đắn Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp ích được cho các nhà quản lý trong công tác ra quyết định thậm chí còn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng

- Cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị

Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống

cụ thể; nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phương án Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo các KTQT và các tờ trình phưong án kinh doanh của các bộ phận quản

lý, tư vấn trong doanh nghiệp Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT

Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý như sau:

Xét theo các khâu công việc trong quá trình kế toán, tổ chức công tác KTQT gồm có các nội dung sau:

- Chứng từ kế toán

Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT còn

sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ

sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp Việc thu nhận, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý

Hoạt động kinh tế

Báo cáo cho nhà quản trị

Chọn lọc và ghi chép số liệu (Tổ chức thu nhận thông tin)

Phân tích số liệu (thông tin)

Ra quyết định

Cung cấp thông tin

19

- Tài khoản kế toán

Để có số liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ phục vụ quản trị doanh nghiệp, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4… và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại hàng hoá, dịch vụ… để đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể Tuy nhiên, trong thực tế, đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch toán tăng lên Do đó, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất

- Sổ kế toán

Ngoài việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế toán tổng hợp, KTQT còn tổ chức ghi chép các thông tin chi tiết trên các sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp hàng ngày

- Tính giá và lập báo cáo KTQT

Đối với KTQT, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp Các dữ liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn

Các báo cáo trong KTQT là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản…) Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các BCTC Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động…

Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo khâu công việc như sau:

Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc

Chứng

từ

kế toán

Báo cáo

KTQT

Sổ kế toán quản trị

Phân loại

1.2.4 Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào, hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp

Nhà quản trị muốn làm giảm chi phí một cách thấp nhất trong khi vẫn duy trì sản lượng hay cung cấp dịch vụ như cũ Các tổ chức lợi nhuận muốn tối đa hóa lợi nhuận Các tổ chức phi lợi nhuận, như Chính phủ hay các tổ chức từ thiện thực hiện một nhiệm vụ theo tiến độ hay theo ngân sách Để hoàn thành những mục tiêu, nhà quản trị phải biết nguồn chi phí hay doanh thu và có thể biết người kiểm soát chúng

Sự kiểm soát chi phí của nhà quản trị là những kết quả từ hoạt động, sự ảnh hưởng và quyết định của họ Nếu nhà quản trị có thể xử lý theo nguyên tắc hoặc ảnh hưởng đến yếu tố chi phí thì yếu tố này được kiểm soát tại cấp độ hoạt động đó Nếu nhà quản trị có quyền sử dụng nguồn doanh thu, họ sẽ kiểm soát chi phí của nó

Ta có: ∆ CP = Aq + Ag

Trong đó: ∆CP: sự biến động của chi phí

Aq: biến động giá Ag: biến động lượng Xác định quyền kiểm soát là chìa khóa đi đến thành công trong hệ thống kế toán trách nhiệm Theo thuyết này, có nghĩa là một đồng doanh nghiệp bỏ ra hay kiếm được là có thể được vạch ra và được kiểm soát bởi ít nhất một nhà quản trị Tuy nhiên, chi phí có thể kiểm soát, được nhận biết bởi cấp độ quản lý thấp hơn thường khó khăn hơn bởi vì những nhà quản trị ở cấp độ này thường không có đầy đủ quyền lực để đòi hỏi việc sử dụng tài nguyên hay quyền lực Chẳng hạn, nếu tài nguyên được chia cho một bộ phận khác, mỗi nhà quản trị chỉ kiểm soát một phần hay ảnh hưởng trên chi phí phát sinh liên quan đến phần tài nguyên đó Vì lý do này, nhà quản trị phải nhận ra chi phí trong khuôn khổ mà họ kiểm soát Nếu chi phí và doanh thu có thể kiểm soát bởi người có trách nhiệm trong khu vực hoạt động, nhà quản trị tại các trung tâm chi phí

sẽ được thiết kế hệ thống báo cáo có nghĩa, và hiệu quả cho hoạt động của đơn vị

Hoạt động của trung tâm trách nhiệm nằm trong phạm vi trách nhiệm của nhà quản trị Nếu một trung tâm trách nhiệm chỉ liên quan đến chi phí, nó được gọi là trung tâm chi phí Ngược lại, nếu nhà quản trị có trách nhiệm trong cả chi phí và

21

doanh thu thì được gọi là trung tâm lợi nhuận Cuối cùng, nếu nhà quản trị liên quan đến các quyết định đầu tư trong các dự án, tài sản cố định hay nguồn vốn khác thì cùng

có trách nhiệm đối với doanh thu và chi phí, được gọi là trung tâm đầu tư [3, 167-168]

1.2.4.1 KTQT và việc ra quyết định đầu tư của nhà quản trị

Để có thể làm tốt chức năng của mình, phục vụ hữu hiệu cho nhà quản trị trong việc ra quyết định đầu tư, kế toán quản trị trước hết phải nghiên cứu, nắm bắt mục tiêu đầu tư của doanh nghiệp, nghiên cứu các dự án được đề xuất chuẩn bị cho quá trình đầu tư, trên cơ sở đó thu thập và phân tích dữ liệu có liên quan, các định các chỉ tiêu đánh giá, các tiêu chuẩn lựa chọn, so sánh, xác định và chọn lọc các thông tin phù hợp, hữu ích cung cấp cho nhà quản trị ra quyết định đầu tư

Trong quá trình tập hợp và phân tích dữ liệu, kế toán quản trị cần xác định tính chất phù hợp và hữu ích của thông tin đối với việc lựa chọn, ra quyết định đầu tư của nhà quản trị nhằm giúp cho nhà quản trị tránh không lãng phí thời gian và công sức cho những thông tin không cần thiết, tránh tình trạng quá tải thông tin được cung cấp

và nhiễu thông tin trong quá trình ra quyết định đầu tư

Thông tin cung cấp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định đầu tư được xem

là phù hợp và hữu ích khi nó đảm bảo được các yêu cầu như: thông tin có ảnh hưởng đến tương lai, nói lên sự khác biệt giữa các dự án đang được nghiên cứu lựa chọn, cần thiết cho dự báo tương lai… đồng thời nó phải đảm bảo đúng nội dung, không gian và thời gian của mục tiêu đầu tư

Để phục vụ tốt cho việc ra quyết định đầu tư của nhà quản trị, kế toán quản trị Công ty nên thực hiện theo mô hình sau:

Sơ đồ 1.5: Mô hình các bước cho việc ra quyết định

Để đánh giá, lựa chọn các dự án đầu tư, nhà quản trị thường dựa vào các tiêu chuẩn:

- Kỳ hoàn vốn (PP)

- Giá trị hiện tại ròng (NPV)

- Tỷ suất doanh lợi nội bộ (IRR)

- Chỉ số sinh lợi (RR)

1.2.4.2 Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận

Lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng như thế nào nếu mở thêm một tuyến đường vận tải hành khách? Lợi nhuận sẽ tăng như thế nào nếu tăng giá bán? … Những câu hỏi như thế được rất nhiều nhà quản trị quan tâm Kế toán quản trị sử dụng một kỹ thuật phân tích

có tên là phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận (gọi tắt là phân tích CVP) để trả lời cho các câu hỏi như trên Theo cách phân tích này chi phí sẽ được phân loại theo cách ứng xử của chúng với biến động của mức hoạt động

Phân tích CVP không chỉ được áp dụng ở các tổ chức vì lợi nhuận mà cả ở các tổ chức phi lợi nhuận để xem xét ảnh hưởng của hoạt động, và những thay đổi ngắn hạn

về doanh thu và chi phí Ví dụ, ở thành phố X mỗi ngày dân số tăng 100 người Chính

Chuẩn bị

- Nghiên cứu mục tiêu dự án

Xác định thông tin

- Tập hợp và phân tích dữ liệu

- Xác định các tiêu chuẩn lựa chọn

- Xác định loại thông tin phù hợp

Cung cấp thông tin

Cung cấp thông tin phù hợp để nhà quản trị ra quyết định đầu tư

+ Tổng số dư đảm phí được dùng trước hết để bù đắp định phí, phần còn lại là sau

đó là lãi trong kỳ Công thức tính:

Số dư đảm phí = Doanh thu – Biến phí

Khái niệm số dư đảm phí chỉ cho doanh nghiệp thấy rõ lượng bán thay đổi sẽ làm cho doanh thu thay đổi, sự thay đổi đó sẽ tác động thế nào đến lãi thuần

+ Tỷ lệ số dư đảm phí: là chỉ tiêu biểu hiện bằng số tương đối quan hệ giữa tổng số dư đảm phí với doanh thu, hoặc giữa phần đóng góp với đơn giá bán Công thức tính:

Nhiều nhà quản trị doanh nghiệp cho rằng sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ số dư đảm phí,

để nghiên cứu và xác định lãi thuần thuận lợi hơn chỉ tiêu tổng số dư đảm phí, nhất là khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh, hoặc kinh doanh nhiều mặt hàng khác

nhau Đúng vậy, trong những trường hợp này, với quy mô so sánh khác nhau thì chỉ có chỉ tiêu tỷ lệ số dư đảm phí, là một chỉ tiêu tương đối, mới có thể so sánh được

+ Khi doanh nghiệp có tỷ lệ định phí trong tổng chi phí cao, lãi của doanh nghiệp sẽ rất nhạy cảm với biến động của doanh thu Chính vì vậy, lãi sẽ tăng nhanh trong những năm kinh doanh thắng lợi và giảm nhanh trong những năm thất bại

+ Khi doanh nghiệp có tỷ lệ định phí trong tổng chi phí thấp, lãi của doanh nghiệp sẽ tương đối ổn định hơn khi doanh thu biến động Tuy nhiên, nếu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng thắng lợi nhưng doanh nghiệp vẫn duy trì kết cấu chi phí như vậy, thì doanh nghiệp sẽ không tận dụng được cơ hội đạt lợi nhuận tối

đa

Tóm lại, kết cấu chi phí như một con dao hai lưỡi, nếu doanh nghiệp biết cách

sử dụng, doanh nghiệp có lợi, ngược lại, doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại nặng nề Định phí nói chung là những khoản chi phí đầu tư lâu dài nhằm tạo nên sức sản xuất cho doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp đầu tư đúng, doanh nghiệp sẽ tạo được sức bật mạnh cho lợi nhuận của doanh nghiệp

- Đòn bẩy kinh doanh

Đối với các nhà vật lý, đòn bẩy dùng để lay chuyển một vật rất lớn với một lực tác động rất nhỏ Đối với các nhà kinh doanh, đòn bẩy kinh doanh là cách mà nhà quản trị

sử dụng để đạt được tỷ lệ tăng cao về lợi nhuận, với một tỷ lệ tăng nhỏ hơn nhiều về doanh thu

Độ lớn của đòn Tổng số dư đảm phí Tổng số dư đảm phí

bẩy kinh doanh Lãi trước thuế Tổng số dư đảm phí- Định phí

Từ công thức trên cho thấy độ lớn của đòn bẩy kinh doanh phụ thuộc vào định phí, định phí càng lớn, hiệu số của mẫu số của công thức trên càng nhỏ nên giá trị của đòn bẩy kinh doanh càng lớn

Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh được tính ở một mức doanh thu nhất định Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh cho biết khi doanh thu biến động 1%, lãi trước thuế sẽ tăng lên bao nhiêu %

1.2.4.3 Phân tích biến động chi phí

a Biến động: là khoảng chênh lệch giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng

b Phân tích biến động là phân tích tổng chênh lệch giữa kết quả thực hiện với kỳ

vọng

Sau khi lập dự toán sản xuất kinh doanh, định kỳ nhân viên kế toán quản trị phải đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, để kịp thời phát hiện những hoạt động không đúng như dự toán, xác định nguyên nhân nhằm kiến nghị cho quản lý biện pháp điều chỉnh thích hợp Quá trình phân tích biến động chính là quá trình cung cấp thông tin phản hồi, nhằm giúp quản lý kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động chưa tốt hoặc kịp thời điều chỉnh những tiêu chuẩn xa rời thực tế

Khi kết quả thực hiện tốt hơn kết quả kỳ vọng, biến động tốt (T); ngược lại, kết quả thực hiện kém hơn kết quả kỳ vọng, biến động không tốt (K)

- Biến động về giá = Lượng thực tế x (giá thực tế - giá kỳ vọng)

- Biến động về lượng = Giá kỳ vọng x (Lượng thực tế - Lượng kỳ vọng)

=

b1 Phân tích biến động chi phí: là thực hiện so sánh giữa chi phí thực

hiện với chi phí tiêu chuẩn, và xác định nguyên nhân biến động trên 2 mặt giá và lượng đã tác động như thế nào đến biến động chung

b2 Phân tích biến động doanh thu: là chênh lệch giữa doanh thu thực

tế với doanh thu kế hoạch

c Các nguyên nhân biến động:

Bảng 1: Các nguyên nhân biến động chi phí thường gặp

BIẾN ĐỘNG TỐT (T) KHÔNG TỐT (K) Gía nguyên

- Sử dụng nguyên liệu hiệu quả hơn

- Sai sót khi phân bổ nguyên liệu cho các công việc

- Nguyên liệu chất lượng kém

Giá lao động - Sử dụng lao động có giá tiền

công thấp hơn so với tiêu chuẩn

- Tiền lương, tiền công tăng

- Kết quả hoàn thành nhanh hơn

dự kiến do giới quản lý biết cách động viên công việc, hoặc chất lượng nguyên liệu, máy móc tốt hơn

- Sai sót khi phân bổ thời gian cho các công việc

- Thời gian hao phí cao hơn tiêu chuẩn

- Sản lượng thấp hơn tiêu chuẩn do thiếu huấn luyện, nguyên liệu chất lượng kém hơn…

- Sai sót khi phân bổ thời gian cho các công việc

Chi tiêu sản

xuất chung

- Tiết kiệm chi phí

- Sử dụng các dịch vụ phục vụ kinh tế hơn

Giá bán - Giá tăng ngoài kế hoạch - Giá giảm ngoài kế hoạch

Lượng bán - Nhu cầu tăng thêm - Nhu cầu giảm ngoài dự kiến

27

d Điều tra biến động

- Mối quan hệ giữa các biến động

Khi hai biến động có quan hệ với nhau thì thường có một biến động có lợi và một biến động bất lợi Bảng dưới đây trình bày một số ví dụ:

Bảng 2: Mối quan hệ giữa các biến động

Nếu sử dụng nguyên liệu rẻ hơn để được biến động giá

có lợi, mức hao hụt nguyên liệu có thể cao hơn, và có thể có biến động bất lợi đối với mức sử dụng

Nếu nguyên liệu rẻ hơn nên khó xử lý hơn thì lại có thể dẫn đến biến động bất lợi về năng suất lao động

Nếu sử dụng nguyên liệu mắc tiền hơn, biến động giá sẽ bất lợi, nhưng biến động mức sử dụng sẽ có lợi nếu nguyên liệu

dễ xử lý hơn, hoặc có chất lượng cao hơn

Đơn giá lao động

và năng suất

Nếu sử dụng lao động có tay nghề thấp hơn để được biến động giá có lợi, thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm có thể cao hơn, dẫn đến biến động bất lợi đối với năng suất

Giá bán và lượng

bán

Nếu giá bán cao hơn, biến động giá bán sẽ có lợi nhưng

có thể vì giá bán cao nên lượng bán giảm, do vậy biến động lượng bán sẽ bất lợi

Ngược lại, nếu giá bán thấp hơn, biến động giá sẽ bất lợi, nhưng lượng bán có thể tăng cao dẫn đến biến động lượng bán có lợi

1.2.4.4 Trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi mà chúng ta xác định, tập hợp chi phí và sau

đó gắn với một đơn vị tính phí

Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập hợp các chi phí

“Điểm” ở đây có nghĩa là:

- Một phòng ban trong một doanh nghiệp;

- Một nơi (chi nhánh, xí nghiệp,…) làm việc;

- Một cái máy hay một dây chuyền máy;

- Một người (chẳng hạn như một nhân viên bán hàng)

Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại cho doanh nghiệp những thuận lợi sau:

- Cho phép thu nhập thông tin về chi phí một cách dễ dàng hơn;

- Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp;

- Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó sẽ được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó anh ta có thể kiểm soát được chi phí

Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ, nhóm Chẳng hạn, trung tâm quản lý chi phí có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của bộ phận in bao bì để từ đó quyết định nên tiếp tục tự in bao bì hay thuê bên ngoài làm việc này

Sơ đồ 1.6: Trung tâm quản lý chi phí

Việc thành lập các trung tâm quản lý chi phí không có nghĩa là bạn phải lấy toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí Chỉ một bộ phận nào bạn muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của một

“điểm” nào đó trong doanh nghiệp, thì bạn mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí

Lương LĐTT NVL Trực tiếp Lương LĐTT NVL Trực tiếp

Bộ phận A (Trung tâm quản lý chi phí)

Bộ phận B (Trung tâm quản lý chi phí)

Chi phí chung

29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn đã trình bày khái quát về các vấn đề lý luận chung

về công tác KTQT: phân tích, phân loại chi phí; dự toán, kiểm soát chi phí và tổ chức thực hiện KTQT trong doanh nghiệp Cụ thể:

- Luận văn đã trình bày khái niệm về KTQT, chức năng và nội dung của KTQT chi phí, ý nghĩa của việc lập dự toán và quy trình kỹ thuật lập dự toán

- Trình bày phương pháp tổ chức thực hiện KTQT chi phí trong doanh nghiệp theo chức năng và theo khâu công việc

- Trình bày việc kiểm soát chi phí thông qua ba phân tích: phân tích mối quan

hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận; phân tích biến động chi phí và trung tâm chi phí

Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng công tác KTQT chi phí tại Công ty Cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang