báo cáo và tìm hiểu về công ty cổ phần thiết bị máy văn phòng sao mai

Nhằm đáp ứng nhu cầu của Khách hàng một cách tốt nhất và thuận lợi nhất, đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty có trình độ chuyên môn cao tốt nghiệp Đại học, Cao Đẳng các chuyên ngành K

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ MÁY VĂN PHÒNG SAO

MAI

1 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị máy văn phòng Sao Mai

Loại hình công ty: công ty cổ phần

Địa chỉ: 27 Quốc tử Giám – Đống Đa – Hà Nội

Trụ sở: 47/554 Trường Trinh – Đống Đa – Hà Nội

Tel: (84-4) 2211.1067 – 22112318 – 37323894

Email: tbvpsaomai@fpt.vn

Website: www.saomaico.com.vn/saomaico.com

Người đại diện pháp luật là ông Trần Đức Nghĩa – Giám đốc công ty

Công ty Sao Mai chuyên kinh doanh thiết bị văn phòng, tiền thân là trung tâm Văn phòng phẩm – Thiết bị văn phòng Sao Mai được thành lập từ năm 1997 Ngay từ những ngày đầu thành lập, ban Giám đốc Công ty đã xác định “ Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu của mọi hoạt động trong Công ty ” “Đem lợi ích đến cho khách hàng” là phương châm hoạt động của Sao Mai, toàn thể cán bộ công nhân viên công ty luôn hiểu rằng Khách hàng là người quyết định sự thành công của công ty

Hiện nay Sao Mai đã xây dựng các Trung Tâm bán buôn, bán lẻ trải rộng trên các địa bàn của thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận Nhằm đáp ứng nhu cầu của Khách hàng một cách tốt nhất và thuận lợi nhất, đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty có trình độ chuyên môn cao ( tốt nghiệp Đại học, Cao Đẳng các chuyên ngành Kinh tế, kỹ thuật ) luôn sẵn sàng cho việc triển khai các công nghệ mới, dịch vụ mới để phục vụ Khách hàng một cách nhanh nhất, chuyên nghiệp nhất

Không những thế, đội ngũ nhân viên của Sao Mai còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng Tất cả cán bộ nhân viên trong công ty Sao Mai đều thấu hiểu một điều đó là:

“ Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Sao Mai”.

Sự thành công của Công ty ngày hôm nay có được là nhờ sự ủng hộ và tin tưởng cua Khách hàng, Công ty đề ra mục tiêu phấn đấu ngày càng hoàn thiện hơn nhằm cung cấp đến Khách hàng những sản phẩm tốt nhất, dịch vụ chuyên nghiệp nhất, giá cả cạnh tranh nhất

Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

Chức năng cung cấp các loại thiết bị văn phòng với già thành hợp lý, cạnh tranh

cao Đảm bảo khách hàng luôn yên tâm về giá cả cũng như chất lượng, bảo hành theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất; đáp ứng đầy đủ được những tiêu chuẩn khắt khe nhất của khách hàng

Phương châm kinh doanh: “ Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Sao Mai”.

Nhiệm vụ Nâng cao năng suất lao động Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển,

phát huy năng lực của mình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ bộ máy quản lý của công ty CPTBMVP Sao Mai bao gồm 2 khối chính

 Ban giám đốc và HĐQT: đứng đầu đơn vị là Giám đốc, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn

 Các bộ phận, phòng ban nghiệp vụ: bao gồm các bộ phận sau

Bộ phận hành chính, nhân sự: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác tổ

chức cán bộ, lao động, tiền lương, công tác đào tạo, công tác hành chính

Bộ phận tài chính – kế toán: Có trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán trong đơn

vị, cung cấp thông tin tài chính cho lãnh đạo đơn vị và các cơ quan có liên quan, đảm bảo công tác kế toán của đơn vị được tiến hành theo đúng chế độ hiện hành

Bộ phận kinh doanh: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh

ngắn và dài hạn, nghiên cứu và phát triển thị trường; tác nghiệp hoạt động mua bán hàng

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của công ty

1.4 Ngành nghề kinh doanh

- Cung cấp mực in – linh kiện máy tính, fax, photocopy

- Cung cấp văn phòng phẩm

- Cung cấp máy văn phòng bao gồm máy in, photo copy… của các hãng HP, Samsung, Xerox, Upson, Canon…

- Sửa chữa các loại máy văn phòng

2 Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp ( Nguồn: Phòng hành chính, nhân sự)

2.1 Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp.

 Tổng số nhân viên của công ty hiện nay có 20 người, trong đó:

- Số lao động dài hạn là 06 người và số còn lại là hợp đồng ngắn hạn từ 1-3 năm

- Số lao động nam là 14, số lao động nữ là 06

Ban quản trị

Bộ phận kinh

doanh Bộ phận kĩ thuật

Bộ phận tài chính kế toán

Bộ phận hành chính nhân sự

Bảng 2.1: Bảng thống kê nhân viên từ năm 2009-2011

Đơn vị: Người

Năm

Qua bàng 2.1 cho ta thấy được rằng tỷ lệ nam giới của doanh nghiệp chiếm phần

đông vì doanh nghiệp chủ yếu phục vụ về mảng kĩ thuật, chính vì vậy mà cần lượng nhân viên nam nhiều hơn

 Chất lượng lao động

Bảng 2.2: Trình độ lao động của nhân viên từ năm 2009-2011

Đơn vị: Người

Số người

Tỷ lệ (%)

Số người

Tỷ lệ (%)

Số người

Tỷ lệ (%)

Qua bảng thống kê 2.2 ta dễ dành nhận thấy rằng trong những năm gần đây số lượng nhân viên của công ty có trình độ trên đại học đại học tăng cao qua đó ta có thể thấy được năng suất của công ty cũng tăng lên

Chất lượng lao động của công ty đã được cải thiện đáng kể trong các năm qua, điều này phù hợp để giúp công ty hoàn thành mục tiêu của mình cũng như tiếp tục phát triển trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay

2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp.

 Cơ cấu nhân viên của công ty theo các phòng ban

Bảng 2.3: Bảng cơ cấu nhân viên năm 2011

Đơn vị: Người

3 Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp ( Đơn vị : nghìn đồng)

3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổng tài sản của công ty: 5.782.285

 Tài sản ngắn hạn: 3.267.620

- Tiền và các khoản tương đương: 320.623

- Các khoản phải thu ngắn hạn: 1.284.861

- Hàng tồn kho: 1.638.585

- Tài sản ngắn hạn khác: 23.551

 Tài sản dài hạn: 2.514.665

3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổng nguồn vốn của công ty là: 5.782.285

 Nợ phải trả: 2.810.907,25 trong đó toàn bộ là nợ ngắn hạn

 Vốn chủ sở hữu: 2.971.378

- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: 1.221.376, 75

- Vốn khác của chủ sở hữu: 950.001

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đơn vị tính: nghìn đồng

Chênh lệch 2010/2009

Chênh lệch 2011/2010

1.DT bán hàng và

2.Các khoản giảm

12.Tổng LN kế

40.794 3,36

14.LN sau thuế thu

(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính) Bảng 4.1: Tình hình kết quả KD của công ty 2009-2011

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm vừa qua ta có thể thấy:

So với năm 2009, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 239.358 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 35,96% Kết quả kinh doanh cho thấy tác dụng của việc sự mở rộng

về công nghệ sản xuất kinh doanh, mở rộng về quy mô dây chuyền sản xuất và ngành nghề kinh doanh, đầu tư thêm về trang thiết bị máy móc, quy trình công nghệ, nâng cao trình độ kỹ thuật và trình độ cán bộ công nhân viên

Năm 2011 vừa qua, nền kinh tế nước ta gặp nhiều khó khăn tuy nhiên với sự nỗ lực của ban Giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty, kết quả sản xuất kinh doanh mà đơn vị đạt được là khá cao tuy nhiên tốc độ tăng có giảm so với năm 2010 Bằng việc tận dụng nguồn vốn vay với chi phí hoạt động tài chính hoàn toàn là chi phí lãi vay, lợi nhuận sau thuế của công ty đạt được năm 2011 là 30.596 nghìn đồng giảm 32,59% so với năm 2010

II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH CẦN GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI DOANH NGHIỆP

1 Tình hình thực hiện các chức năng quản trị của công ty

- Chức năng hoạch định của công ty chủ yếu là do giám đốc và phó giám đốc đưa ra các quyết định cũng như những chính sách và đường lối của công ty

a Xác định mục tiêu của doanh nghiệp:

Ngay từ những ngày đầu thành lập, ban Giám đốc Công ty đã xác định “ Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu của mọi hoạt động trong Công ty ” “Đem lợi ích đến cho khách hàng” là phương châm hoạt động của Sao Mai, toàn thể cán bộ công nhân viên công ty luôn hiểu rằng Khách hàng là người quyết định sự thành công của công ty

b Xây dựng chiến lược

Để thực hiện mục tiêu đề ra của mình ban quản trị của công ty đã xác định chiến lược của công ty mình Và đó chính là chiến lược dẫn đầu về chi phí Sao Mai luôn khẳng định uy tín của mình bằng các sản phẩm tốt nhất, giá cả cạnh tranh, dịch vụ nhanh chóng và chu đáo cùng tinh thần phục vụ hết mình với khách hàng

Tuy nhiên, công tác hoạch định của công ty vẫn chưa được hoàn thiện bởi thứ nhất chưa có sự phối hợp ý kiến thực sự của các phòng ban phía dưới đối với Ban giám đốc, sự phối hợp ý kiến vẫn mang tính hình thức bởi chủ yếu các chính sách, mục tiêu đều do Ban giám đốc tự quyết định Thứ hai là công tác hoạch định vẫn chủ yếu tập trung vào khoảng thời gian ngắn hạn chưa quan tâm tới việc hoạch định cho một tương lai dài hạn

 Chức năng tổ chức

Thông qua những mục tiêu, chiến lược mà ban lãnh đạo công ty đã thông qua thì ban lãnh đạo đã xác định nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên cũng như các bộ phận như sau:

- Bộ phận kinh doanh: phát triển thị trường, thu hút khách hàng mới đồng thời giữ chân những khách hàng cũ

- Bộ phận kĩ thuật: triển khai các công nghệ mới, dịch vụ mới để phục vụ Khách hàng một cách nhanh nhất, chuyên nghiệp nhất

- Bộ phận bán hàng: phục vụ khách hàng chu đáo và thể hiện được văn hóa của công ty

Tuy nhiên phòng kinh doanh có những công tác chưa được tổ chức nhạy bén, linh hoạt như chưa phân chia nhân viên kinh doanh theo khu vực thị trường và đối tượng khách hàng nên tinh thần trách nhiệm của nhân viên phát triển thị trường chưa cao, dẫn đến công tác giám sát, kiểm soát thị trường chưa tốt

 Chức năng lãnh đạo

Giám đốc công ty ông Trần Đức Nghĩa là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Ông đã lãnh đạo công ty khắc phục được các khó khăn cả bên trong lẫn bên ngoài để đạt được tăng trưởng cao về lợi nhuận cũng như nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

Các trưởng bộ phận được Giám đốc phân quyền, là người lãnh đạo trực tiếp của các phòng ban Các trưởng phòng đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ của mình Tuy nhiên việc ủy quyền chưa được thực hiện tốt, lãnh đạo còn ôm đồm nhiều công việc

Sau khi nghe báo cáo hằng ngày của nhân viên kinh doanh vè những gì chưa thực hiện được hoặc những việc thực hiện chưa tốt thì giám đốc công ty đã đưa ra những hướng dẫn, chỉ đạo cho nhân viên thực hiện tốt hơn Đồng thời lên kế hoạch ngày hôm sau cho nhân viên

Các trưởng phòng, trưởng bộ phận được Giám đốc phân quyền, là người lãnh đạo trực tiếp của các phòng ban Các trưởng phòng đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ của mình Tuy nhiên việc ủy quyền chưa được thực hiện tốt, lãnh đạo còn ôm đồm nhiều công việc

 Chức năng kiểm soát

- Cuối mỗi buổi bộ phận kinh doanh của công ty đều phải báo cáo những việc đã làm được và những việc chưa thực hiện được

- Bộ phận kĩ thuật, bán hàng báo cáo lên ban quản trị số liệu, thành tích mình đạt được trong ngày

- Sau khi nghe báo cáo của các bộ phận thì ban lãnh đạo của công ty đưa ra kế hoạch ngày mới cho các bộ phận

Tuy nhiên cũng còn hạn chế đó là công ty chưa xây dựng một quy trình kiểm soát vì vậy khi công ty gặp những khó khăn thì việc khắc phục rất tốn thời gian và nguồn lực

Thu thập thông tin và ra quyết định quản trị:

Thông tin là căn cứ chủ yếu trong việc ra quyết định của nhà quản trị, để có được thông tin chính xác nhà quản trị thu thập thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

a Đối với thông tin bên ngoài doanh nghiệp

Công ty thu thập nguồn thông tin về thị trường, nhu cầu của thị trường, khách hàng cũng như các đói thủ cạnh tranh Để qua đó nắm bát được nhu cầu của khách hàng cũng như các chiến lược của đối thủ cạnh tranh Qua nhưng thông tin bên ngoài thu thập được ban quản trị xử lý các thông tin thu thập được và đưa ra các chiến lược, định hướng cho doanh nghiệp của mình phát triển

b Đối với thông tin trong doanh nghiệp:

Thông tin bên trong doanh nghiệp chủ yếu là do các nhân viên của công ty cung cấp Thông qua những thông tin đó ban quản trị của công ty sẽ đưa ra được những chính sách

cụ thể cho đội ngũ nhân viên của mình

Kỹ năng quản trị của nhà quản trị ở các cấp quản trị

- Ban giám đốc: Là những người tụ họp đầy dủ các kỹ năng của một nhà quản trị, gồm có kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp nhân sự và kỹ năng tư duy

- Trưởng bộ phận: hầu hết được chọn lọc từ những nhân viên có thành tích tốt tại các ban ngành chính vì vậy các kỹ năng tư duy khá tốt, chuyên môn cao nhưng cần được đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý nhân sự, lập kế hoạch

2 Công tác quản trị chiến lược của công ty

2.1 Tình thế chiến lược của công ty

Môi trường kinh tế vĩ mô

Khoa học kĩ thuật phát triển mạnh mẽ đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng tạo điều kiện cho công ty phát triển được khách hàng cũng như những mở rộng thêm thị trường của mình

Bên cạnh những thuận lợi kể trên việc Việt Nam gia nhập WTO sẽ có rất nhiều các đối thủ cạnh tranh tiềm tàng, luôn luôn phải cập nhật các công nghệ mới nhất đáp ứng nhu cầu của khách hàng Lạm phát cao và tăng trưởng giảm sút sẽ là thách thức lớn nhất với doanh nghiệp

- Khách hàng: khách hàng chủ yếu của Sao Mai chủ yếu là các doanh nghiệp, đơn vị trường học, các tổ chức trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận Với xu thế như

hiện nay thì các doanh nghiệp đang có nguy cơ giảm thiểu do lạm phát tăng cao thêm vào đó là tình hình kinh tế bất ổn định chính vì vậy làm cho thị trường ngày càng bị thu hẹp lại

- Đối thủ cạnh tranh: Công ty CPTBMVP Sao Mai gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp lớn như VPP Hồng Ha, Công ty TBVP Minh Nam, Siêu Thanh…

2.2 Tình hình triển khai chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển thị trường :

- Chiến lược cạnh tranh: với những lời thế vốn có của mình thì Sao Mai xác định rằng họ sưu dụng chiến lược dẫn đạo về chi phí làm chiến lược cạnh tranh với các đối thủ khác

- Chiến lược phát triển thị trường: công ty đẩy mạnh phát triển thị trường của mình sang các tỉnh lân cận nhưng thị trường chủ yếu của doanh nghiệp vẫn là địa bàn Hà Nội

- Chiến lược về sản phẩm: công ty chú trọng tới việc mang đến cho khách hàng những thiết bị văn phòng, cung cấp mực in,… với giá cả rẻ nhất, chất lượng cao

3 Công tác quản trị tác nghiệp của công

Hàng hóa, nguyên liệu chính của công ty chủ yếu được cung cấp từ nhà phân phối FINTEC, chủ yếu mua theo phương thức hợp đồng mua hàng nguyên tắc Công ty và nhà cung cấp ký kết hợp đồng nguyên tắc về việc mua hàng trong một thời kỳ nhất định thường thì 3 tháng,theo đó nếu không có biến động lớn thì công ty mua hàng theo như hợp đồng đã thỏa thuận,công ty thường ký hợp đồng nguyên tắc và triển khai theo các đơn đặt hàng, giá mua được thỏa thuận giữa hai bên, căn cứ chính được xây dựng kế hoạch mua hàng chủ yếu căn cứ vào giá trị hàng mua và theo mùa vụ, như những mặt hàng có giá trị lớn sẽ được chú trọng hơn đến việc hoạch định kế hoạch mua hơn những mặt hàng có giá trị nhỏ,hay tùy theo mùa mà có kế hoạch riêng

Đối với việc mua hàng từ các nhà cung cấp nhỏ và các nhà cung cấp nước ngoài thì công ty tiến hành mua theo từng hợp đồng riêng

Tồn tại trong mua hàng:

- Quá trình lập kế hoạch mua hàng của công ty nhiều khi chưa chính xác nên có loại thì thiếu có loại thì thừa

- Trong bộ phận mua hàng chưa có sự chuyên môn hóa rõ ràng giữa các công việc,công việc thường chồng chéo,nhiệm vụ không rõ ràng nên trưởng bộ phân mua hàng rất khó kiểm soát đến từng công việc cụ thể

3.2 Hoạt động bán hàng

Tổ chức, cơ cấu bán hàng chưa phù hợp với tình hình hiện tại của công ty Công ty chưa phân công rõ việc bán hàng theo từng đối tượng khách hàng và từng khu vực địa lý Việc thu thập thông tin khách hàng mới chỉ dựng lại ở việc thu thập thông tin khách hàng hiện có chưa đầu tư vào tìm hiểu thông tin khách hàng tiềm năng

Công ty cần xúc tiến bán hàng qua nhiều kênh hơn nữa ví dụ như thông qua các hội chợ ngành, hiện tại kênh xúc tiến bán hàng của công ty vẫn theo hình thức truyền thống bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển

3.3 Hoạt động dự trữ

Do sản phẩm của công ty là các mặt hàng chủ yếu là máy thiết bị và mực in nên đối với công tác dự trữ cần đảm bảo nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về ánh sang, độ ẩm

Tồn tại trong hoạt động dự trữ tại công ty

Do việc xác định nhu cầu dự trữ thiếu chính xác,nên công ty thường hay xảy ra tình trạng có mặt hàng thừa và có mặt hàng thiếu bỏ lỡ cơ hội bán hàng

Thủ tục giao xuất hàng hóa rườm rà

4 Công tác quản trị nhân lực tại công ty

4.1 Phân tích công việc

Đây là một trong những công việc thể hiện kĩ năng của nhà quản trị Nhận biết được điều đó ban lãnh đạo của công ty CPTBMVP Sao Mai đã cùng với trưởng các bộ phận ngồi lại để phân tích rõ nội dung công việc mà mình phải làm để thực hiện được mục tiêu

mà doanh nghiệp đề ra Cụ thể công việc của các bộ phận như sau:

- Bộ phận kinh doanh: thu thập xác đinh nhu cầu thị trường, tìm kiếm khách hàng, giữ chân các khách hàng cũ

- Bộ phận tài chính kế toàn: đây là một công việc cần tới sự cẩn trọng, tinh tế cũng như kinh nghiệm