Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đầu máy Hà Nội

Lời mở đầu

ăm 1986 là một cột mốc lớn trong tiến trình lịch sử của đất nớc ta: Từ cơ chế tậptrung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng Điều này đã tạo ra những vậnhội và thời cơ lớn cho các doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng đặt ra cho mỗimột tổ chức những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vợt qua để tồn tại và pháttriển

Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trờng, việc

đảm bảo đúng, đủ và kịp thời về số lợng và chất lợng các yếu tố của quá trình sảnxuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của doanhnghiệp Trong đó, nguyên vật liệu là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng làm nên sựthành công của sản phẩm và tạo u thế cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranhkhốc liệt trên thị trờng Do đó, quản lý vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệumột cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nó không những đảm bảo choquá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn góp phần giảm thiểu chi phí nguyênvật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinhdoanh

Hiểu và nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác hạchtoán nguyên vật liệu là một điều hết sức cần thiết Xuất phát từ điều này, trong thờigian thực tập tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội, em đã chọn đề tài cho bài chuyên đề tốtnghiệp của mình là:

“Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội”

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanhnghiệp sản xuất

Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy HàNội

Phần III - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toánnguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Do trình độ bản thân và thời gian thực tập có hạn nên bản chuyên đề của emkhông tránh khỏi những thiết sót cần đợc bổ sung Do đó em rất mong nhận đợc ýkiến đóng góp của thầy cô để em có thể nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốthơn cho công tác thực tế sau này Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa các bác, các cô chú tại các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kế toán tài vụ của Xínghiệp Đầu máy Hà Nội và sự hớng dẫn tận tình của Phó Giáo s - Tiến sĩ Đặng ThịLoan đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề tốt nghiệp

Phần I - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

trong các doanh nghiệp sản xuất

1 Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh

N

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cầnthiết trong quá trình hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp Nó là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham giavào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêuhao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể củasản phẩm Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nênkhi tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu sẽ đợc tính hết một lần vào chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ Do đặc điểm này vật liệu đợc xếp vào loại tài sản

lu động của doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trongchi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vậnchuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiếtkiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm

Vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lu động, do đó việc dự trữ và

sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả củaquá trình sản xuất kinh doanh và tăng tốc độ chu chuyển vốn

2 ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp

Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại nguyên vậtliệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn Trong điều kiện nguyên vật liệu trong nớccha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhậpngoại Do đó việc quản lý tốt, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả là việc làmcần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu,thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời; dự trữ và sửdụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát, lãngphí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh

Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực cho của công tác quản lý vật liệu

Kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hởng lớn đếntình hình quản lý vật liệu của doanh nghiệp Quản lý vật liệu sẽ không thể tiếnhành đợc nếu công tác kế toán vật liệu cha tốt Vì vậy, để tăng cờng và cải tiếncông tác quản lý vật liệu, nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện côngtác kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình

và chủ động trong sản xuất Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy

đủ tình hình của nguyên vật liệu thì lãnh đạo mới nắm đợc thông tin và đa ra đợcnhững quyết định quản lý phù hợp, kịp thời

Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nênnếu công tác kế toán vật liệu đợc thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đa ra

đợc những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệuquả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng

Kế toán vật liệu có nhiệm vụ sau:

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vậnchuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu; tính giá thực tế vật liệu thu mua và kiểmtra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về mặt số lợng, chất lợng, mặthàng…

Hớng dẫn, kiểm tra các phân xởng, các kho và phòng ban thực hiện cácchứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu

đúng chế độ, phơng pháp

2

Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức

dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu,thừa, ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lợng và giá trị vật liệu tiêu hao,phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tợng sử dụng

Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu vàphân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

II - Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp

1 Phân loại vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình

mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau Mỗi loại vậtliệu có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thờng xuyênliên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất Để phục vụ cho công tác quản lý vàhạch toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp cácvật liệu cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợicho việc quản lý và hạch toán Tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng củavật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp có

sự phân chia khác nhau Nhìn chung, vật liệu đợc chia thành những loại sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tợng lao

động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thựcthể của sản phẩm mới Nh sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong côngnghiệp kéo sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bóntrong nông nghiệp… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyênliệu, vật liệu chính (nh vật kết cấu trong xây dựng cơ bản)

Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động, nhng vật liệu phụ

không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ

có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuấtkinh doanh đợc bình thờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản

lý… Nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thuốc trừ sâu,thuốc thú y, thuốc kích thích sinh trởng trong sản xuất nông nghiệp

Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản

xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, mỡ, hơi đốt, than củi…

Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị

mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị,phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị

(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp muavào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh

doanh của đơn vị; phế liệu đã mất hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu, nhsắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch, ngói vỡ…

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài những thứ cha kể trên

nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng…

Trên thực tế, việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại nh đã trình bàytrên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, vì

có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhng ở đơn vị kháclại là vật liệu phụ… Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vậtliệu, cần phải biết đợc một cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến độngcủa từng loại vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp Vì vậy, nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơntheo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu.Việc đó đợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ “Danh điểm nguyên vậtliệu” trong đó nguyên vật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứnguyên vật liệu Sổ Danh điểm nguyên vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số hiệucủa loại nguyên vật liệu, nhóm nguyên vật liệu, thứ nguyên vật liệu

2 Tính giá vật liệu

Tính giá vật liệu là dùng thớc đo bằng tiền để biểu hiện giá trị ghi sổ củachúng theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định, vật liệu đợc tính theogiá thực tế (giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháptrực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếutính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tínhthuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

2.1 Với vật liệu nhập kho

Giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập

* Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế

của vật liệu

mua ngoài =

Giá mua ghi trên hoá đơn +

Chi phí thu mua -

Chiết khấu mua hàng (nếu có) +

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, bảohiểm… vật liệu từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán

bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong

định mức

* Với vật liệu tự sản xuất:

Giá thực tế của vật liệu tự

chế biến = Giá thị trờng của vậtliệu xuất chế biến + chế biếnChi phí

* Với vật liệu thuê ngoài gia công:

Giá thực tế của vật

liệu thuê ngoài gia

công chế biến =

Giá trị của vật liệu xuất chế biến +

Chi phí thuê ngoài gia công chế biến +

Chi phí vận chuyển, bốc

dỡ, bảo hiểm…

* Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên

doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phítiếp nhận (nếu có)

* Với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu

hồi tối thiểu

* Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng

cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tếhết sức khó khăn phức tạp Để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày,

kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị Giá hạch toán cóthể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từngthời kỳ hạch toán Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu rồi điềuchỉnh giá hạch toán sang giá thực tế

2.2 Đối với vật liệu xuất kho

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có

4

thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạchtoán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nhập trớc thì sẽ đợc xuất

tr-ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàngxuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này giá thực tế của vật liệu mua trớc

sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệutồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng phápnày thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho sau nhất sẽ đợcxuất ra sử dụng trớc nhất, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Do

đó giá trị vật liệu xuất kho đợc tính hết theo giá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếptheo giá nhập kho kế trớc Nh vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc tính theo giáthực tế của vật liệu nhập kho đầu tiên Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợplạm phát

* Phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từnglô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, ph-

ơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giáthực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tínhtách biệt

Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:

Giá đơn vị bình

quân cuối kỳ trớc = Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến độngvật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động củagiá cả vật liệu kỳ này

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc

nh-ợc điểm của cả 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhnh-ợc điểm củaphơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Việc tính giá theo các phơng pháp này đợc thực hiện trên Bảng kê tính giáthực tế

Giá thực tế

vật liệu xuất

kho trong kỳ =

Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x

Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế

và giá hạch toán của vật liệu

(hệ số giá)

Trong đó:

Giá hạch toán vật liệu

xuất kho trong kỳ = Số lợng vật liệuxuất kho x Đơn giá hạch toán củavật liệu

Hệ số

giá

=

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ

+ Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ +

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếutuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Tổ chức kế toán vật liệu theo phơng phápgiá hạch toán có u điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lợng công tác kếtoán hàng ngày đồng thời tăng cờng đợc chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và

kế toán chi tiết đợc dễ dàng và thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ.Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thực hiện trên bảng kê số 3

6

2 II Số phát sinh trong tháng

1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi trờng hợp nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách

đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợcNhà nớc ban hành Những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ

kế toán, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu, phục

vụ cho công tác quản lý vật liệu và hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợc ban hành của Tổng cụcThống kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm:

- Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05-VT)

- Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu số 08-VT)

2 Tổ chức luân chuyển chứng từ vật liệu

2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu

Khi phát sinh nhu cầu vật liệu:

- Đơn vị có nhu cầu vật liệu trình danh sách vật liệu cần mua và bản báogiá cho Giám đốc và Kế toán trởng ký duyệt Khi hàng đã về, ngời giao hàngxuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu.

- Ban kiểm nghiệm gồm ngời phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàngcăn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật t dới sự chứng kiến củathủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật liệu

- Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật liệu, cán bộ cung ứng lập Phiếunhập kho, Trởng phòng ký duyệt rồi giao cho thủ kho

- Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồichuyển lên phòng Kế toán

- Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lu chứng từ

2.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho vật liệu

Khi có nhu cầu sử dụng vật t:

- Đơn vị có nhu cầu sẽ lập chứng từ xin xuất vật liệu sau đó trình Giám

đốc đơn vị hoặc Kế toán trởng duyệt lệnh xuất vật liệu

- Bộ phận cung ứng vật liệu lập Phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kholàm thủ tục xuất vật liệu

- Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật liệu, ghi số thực xuất vào Thẻ kho

và chuyển kho kế toán

- Kế toán vật liệu sẽ thu nhận chứng từ, tiến hành ghi sổ kế toán và bảoquản lu chứng từ

IV - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, đòi hỏi phản

ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theotừng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay có 3 phơngpháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ

đối chiếu luân chuyển và phơng pháp sổ số d

1 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

* Sổ theo dõi ở kho hàng:

Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) đợc lập cho từng danh điểm vật liệu và phát chothủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho, dùng để phản ánh tình hìnhnhập xuất tồn kho vật liệu về mặt số lợng

8

* Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào các phơng pháp hạch toán chi tiết vật

liệu, bao gồm:

- Sổ chi tiết thẻ song song

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

2 Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu

2.1 Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp này, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán nh sau:

* Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho

vật liệu về mặt số lợng Thẻ kho đợc mở cho từng loại vật t (từng danh điểm vậtt), từng kho do thủ kho ghi Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất, mỗichứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổngcộng số nhập, xuất vật liệu, tính ra số tồn trên từng thẻ kho

* Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu

cho từng danh điểm vật t tơng ứng với Thẻ kho mở ở kho Sổ này có nội dung

nh Thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ 3

đến 5 ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới,nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào

Sổ kế toán và tính ra số tiền Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các sổ

kế toán chi tiết vật t có liên quan Cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp

vụ nhập, xuất kho vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho Số ợng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với sốtồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợckiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thật Để thực hiện kiểm tra đốichiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủkho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lập Bảng tổng hợp nhập xuất

l-và tồn kho vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổnghợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ Thẻ kho, kếtoán vật liệu còn mở đăng ký Thẻ kho, khi giao Thẻ kho cho thủ kho, kế toán phảighi vào sổ

Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Ngày… tháng….năm…

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Tại kho: công việc cụ thể đợc tiến hành tơng tự nh phơng pháp thẻ song song.

* Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà

mở Sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh

điểm) vật liệu theo từngkho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ

sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu,mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ

đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sổ đối chiếu luân chuyển

Đơn giá

Số d đầu tháng 1

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp thẻsong song, tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về cuối thángnên số liệu cung cấp không kịp thời

2.3 Phơng pháp sổ số d

* Tại kho: Công việc đợc tiến hành nh hai phơng pháp trên Định kỳ, sau

khi ghi Thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phátsinh theo từng vật liệu quy định Sau đó, lập Phiếu giao nhận chứng từ và nộpcho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu Ngoài ra, thủ kho cònphải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số

d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuốitháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi vềphòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Phiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày … đến ngày…tháng… năm… đến ngày … đến ngày…tháng… năm… tháng … đến ngày…tháng… năm… năm … đến ngày…tháng… năm…

Ngày… tháng… năm…

* Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán vật liệu phải xuống kho để

hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ.Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạchtoán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ

Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng)vào mỗi bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t Bảng này đợc mở cho từng kho,mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các Phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật

t Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính

ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột

số tiền trên Sổ số d (số liệu trên Sổ số d do kế toán vật liệu tính bằng cách lấy sốlợng tồn kho nhân với giá hạch toán)

Từ ngày…

đến ngày… đến ngày…Từ ngày… đến ngày…Từ ngày… đến ngày…Từ ngày…

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việchạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ

sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán

về giá rị của vật liệu, xoá bỏ đợc sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điềukiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho,

đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d:

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

V - Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kếtoán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê

định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh củadoanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toáncũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành Hàng tồn kho của doanhnghiệp là tài sản lu động của doanh nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất, baogồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hànghoá Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và đợcdùng để phục vụ cho quá trình sản xuất hay thực hiện việc cung cấp lao vụ, dịch

vụ hay để bán

1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tìnhhình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tụctrên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụngphổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanhnghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuấtdùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dầu vậy,phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho mộtcách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toáncũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nóichung và nguyên vật liệu nói riêng

1.1 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này đợc dùng để theo

dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế,

có thể mở chi tiết theo từng loại, từng nhóm… tuỳ theo yêu cầu quản lý và ph

-ơng tiện thanh toán

- Chiết khấu mua hàng đợc hởng

- Trị giá nguyên vật liệu trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá

- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.

* Tài khoản 151 “Hàng mua đi đờng”: Tài khoản này dùng theo dõi các loại

nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhậnmua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho(kể cả số đang gửi kho ngời bán)

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao

cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnliên quan khác nh 133, 331, 111, 112…

1.2 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu

1.2.1 Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theophơng pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực

tế của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho

ng-ời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT

đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ

* Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên ban kiểm nhận và Phiếu nhập kho, kếtoán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331, 111, 112, 141: tổng giá thanh toán

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều, dohàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hay hàng doanhnghiệp đã mua nay trả lại chủ hàng (nếu có), ghi:

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận

Có TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Số giảm giá hàng mua đợc hởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tơng ứng với số giảm giá đợc hởng hay hàng mua trả lại

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toántiền trớc hạn, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận

Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán đợc hởng

Trong trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu không có hoá đơn nhng

có Bảng kê mua hàng hoặc có hoá đơn hợp lệ (hoá đơn thông thờng), doanhnghiệp đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo một tỉ lệ nhất định tuỳ thuộc vàonhững trờng hợp cụ thể

* Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liênquan biết để xử lý Về mặt kế toán, ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa cha có thuế GTGT

Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số hàng trả lại

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

- Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp bình thờng

Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002.

Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002.

Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau;

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa

14

+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

* Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vàobiên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

- Khi nhập:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

- Khi xử lý:

+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

+ Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

* Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng

Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giaohàng cho chủ hàng hoặc đợc giảm giá, ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá

* Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn

Kế toán lu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng cha có hoá đơn” Nếu trongtháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha

về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)

th-Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếugiá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính)Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi,ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

* Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” Nếu trongtháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá trị thanh toán

Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu)

Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng

Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về

* Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho

* Các trờng hợp tăng vật liệu khác

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanhnghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng,phát hiện thừa khi kiểm kê… Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều

đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳnghạn:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm

Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần.

Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho

Có TK 338 (381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho

Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

1.2.2 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (những

đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặcvới các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT đợc tính vàogiá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giáthanh toán

Nợ TK 15 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK 111, 112, 141, 331… đến ngày…tháng… năm…

Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:

16

Nợ TK 111, 112, 141, 331… đến ngày…tháng… năm…

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt

1.3 Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuấtkinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trờnghợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152

* Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6272 - Chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng,

bộ phận sản xuất

Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng

* Xuất vật liệu góp vốn liên doanh

Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp

đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ

đợc phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trịvốn góp thì ghi Nợ TK 412, nếu giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412)

Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh

*Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất kho

* Giảm vật liệu do cho vay tạm thời

Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay

* Giảm do các nguyên nhân khác (nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu, tặng)

Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) củavật liệu xuất dùng cho các mục đích:

Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thiếu

* Giảm do phát hiện thiếu, hao hụt khi kiểm kê

Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt hàng tồn kho, kế toán phản ánhgiá trị vật liệu mất mát, hao hụt, ghi:

Nợ TK 138 (1381)

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất

Căn cứ vào biên bản xử lý về vật liệu hao hụt, mất mát, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 632: Các khoản hao hụt, mất mát của vật liệu sau khi trừ phần bồi thờng của tổ chức, cá nhân gây ra

Có TK 138 (1381): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất mát

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(Đối với những doanh nghiệp tính thuế

TK 642, 3381

Phát hiện thừa khi kiểm kê

TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 627, 641, 642… Xuất cho quản lý phân x ởng,

bán hàng, quản lý, XDCB

TK 1381 Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 621 Xuất cho sản xuất sản phẩm

TK 154

Vật liệu thuê ngoài gia công, tự SX

TK 136, 138 Cho các cá nhân, tập thể vay

TK 632 Xuất biếu tặng

Dxxx

TK 152

2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờngxuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trêncác tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho

đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn khothực tế Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đíchkhác trong kỳ theo công thức:

2.1 Tài khoản sử dụng

* TK 611 “Mua hàng”:

Tiểu khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi tình hình thumua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm

trong kỳ

Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu

hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

TK 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loạinguyên vật liệu

* TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật

liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.

D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.

* TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng

mua (đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại khongời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán

Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan nh 133, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kếtcấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

* Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại)

Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho

Có TK 151: Vật liệu đang đi đờng

* Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331 … đến ngày…tháng… năm… : Tổng giá thanh toán

Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu khác trong kỳ:

Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu tăng

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thởng… đến ngày…tháng… năm…

Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn

Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn

Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý TSCĐ

20

Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại trong kỳ:

Nợ TK 111, 112, 331 … đến ngày…tháng… năm… : Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại theo tổng giá thanh toán

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tơng ứng với số giảm giá và hàng mua trả lại

Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá mua không thuế của số vật liệu đã mua trả lại hay giảm giá hàng mua.

Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt

động tài chính:

Nợ TK 111, 112, 331, 1388… đến ngày…tháng… năm…

Có TK 515

* Cuối kỳ, căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý

số mất mát, thiếu hụt:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151: Hàng đang đi đờng cuối kỳ

Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 138 (1381): Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại)

2.2.1 Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, trong giá thực

tế vật liệu mua vào gồm cả thuế GTGT đầu vào, cụ thể:

Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK 111, 112, 311, 331 … đến ngày…tháng… năm… : Tổng giá thanh toán

Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có):

Nợ TK 111, 112, 331… đến ngày…tháng… năm…

Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu)

Các nghiệp vụ khác phát sinh tại thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạchtoán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế GTGT

3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thị trờng của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốcthì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Số dự phòng đợc lập là chênhlệch giữa giá gốc hơn giá thị trờng của vật liệu

Trờng hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơnkhoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớnhơn đợc lập thêm:

Nợ TK 632: Số chênh lệch

Có TK 159

Trong trờng hợp ngợc lại thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

4 Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu

Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổnhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp Cụ thể:

(Đối với những doanh nghiệp tính thuế

TK 128, 222

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh

TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 621 Xuất cho sản xuất sản phẩm

TK 151, 152

K/c giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

TK 627, 641, 642… Xuất cho quản lý phân x ởng,

bán hàng, quản lý, XDCB

TK 151, 152 K/c giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

giá trị hàng mua trả lại

TK 1381

Số vật liệu thiếu hụt

4.1 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký- Sổ cái

Các loại sổ sử dụng hạch toán theo quy trình sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

4.2 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

4.3 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ

Chứng từ vật liệu,

bảng phân bổ

Nhật ký – Sổ cái

TK 152

Báo cáo kế toán

Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Chứng từ vật liệu, Bảng kê và các bảng phân bổ

Chứng từ ghi sổ (nhập - xuất)

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

4.4 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

I khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Ngày 21/10/1946 ngành Đờng sắt vinh dự đón Hồ Chủ tịch từ Hải Phòng về

Hà Nội, ngày này đã trở thành ngày truyền thống của ngành cũng nh của Xínghiệp Đầu máy Hà Nội Trong thời kỳ tạm chiến, dới sự lãnh đạo của Đảng,công nhân làm việc trong Đề pô thực hiện phá hoại và ngăn trở hoạt động của đ-ờng sắt nhằm làm thất bại chủ trơng “đánh nhanh thắng nhanh” của địch

Sau 10 năm hoà bình, ngành Đờng sắt tiến hành khôi phục và xây dựng lạicác tuyến đờng sắt trên miền Bắc và đây cũng là giai đoạn xây dựng và trởngthành của Xí nghiệp Trên cơ sở mặt bằng hiện có, Xí nghiệp đợc đầu t kinh phí,sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, lắp đặt thiết bị để khôi phục, sửa chữa nhằm ngàycàng đa nhiều đầu máy ra kéo các đoàn tàu khách hàng phục vụ thắng lợi côngcuộc khôi phục và phát triển kinh tế, khối lợng vận tải tăng từ 182 triệu Tkmnăm 1955 lên 1.365 triệu Tkm vào năm 1965 Số lợng CBCNV của Xí nghiệpcũng đợc bổ sung tăng từ 550 ngời năm 1955 lên tới 1.363 ngời năm 1965.

1.3 Giai đoạn 3 (1966-1975)

Ngành Đờng sắt và xí nghiệp bớc vào thời kỳ mới là đảm bảo giao thông,quyết tâm cùng toàn dân đánh thắng giặc Mỹ Trong giai đoạn này sản lợng vận tảihoàn thành tăng từ 1.112 triệu tkm năm 1966 lên 1.611 triệu Tkm năm 1975, tăng1.4 lần Khối lợng sửa chữa các cấp đầu máy hoàn thành tơng ứng đảm bảo cungcấp đủ số lợng - chất lợng đầu máy ra kéo tàu

1.4 Giai đoạn 4 (1976-1985)

Đảm bảo vận tải phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xây dựng CNXH trênphạm vi toàn quốc Sản lợng vận tải bình quân hàng năm trong giai đoạn này là1.110 triệu T/km Sản lợng sửa chữa các cấp đầu máy tăng từ 11-14% Hàngchục máy móc thiết bị sơ tán trong chiến tranh đợc di chuyển về lắp đặt để ổn

định sản xuất Hàng ngàn m2 mặt bằng sản xuất, nhà xởng đợc cải tạo nâng cấpnhằm đáp ứng đợc số lợng sửa chữa các cấp đầu máy ngày càng tăng, đặc biệt làsửa chữa cấp đại tu đầu máy Trong giai đoạn này xí nghiệp đã vợt qua nhiềukhó khăn để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao

1.5 Giai đoạn 5 (Từ 1986 đến nay)

Phát triển xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới sức kéo, nâng cấp nănglực vận tải và sửa chữa các cấp đầu máy đáp ứng sự nghiệp đổi mới của ngành.Trong giai đoạn này xí nghiệp đạt đợc nhiều thành tích đáng kể Sản lợng vận tải

đạt bình quân 1.107 triệu Tkm/năm Chất lợng vận tải đợc chú trọng nâng cao, tỷ

lệ tàu đi đến đúng giờ năm sau cao hơn năm trớc Để nâng cao chất lợng chạychạy tàu, xí nghiệp đã tiến hành cải tạo và nâng cao tốc độ đầu máy TG7E từ40km/h lên 70km/h đợc 13 đầu máy, chất lợng lao động của CBCNV khôngngừng đợc nâng cao

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần

đây đợc thể hiện ở bảng sau:

Năm

1 Sản lợng vận tải 1368 tr Tkm 1458 tr Tkm 1426 tr Tkm 1495 tr Tkm

2 Bình quân km/vụ trở ngại 144.322

(36 vụ) 146.300 (34 vụ) 172.000 (28 vụ)

3 Tỉ lệ tàu đúng giờ

- Thống nhất

- Địa phơng

72,08 %77,5 %

78,5 %86,5 %

Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một Xí nghiệp thành viên của Liên hợpvận tải Đờng sắt khu vực I Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là:

- Vận dụng đầu máy để cung cấp sức kéo theo đúng yêu cầu của kế hoạchvận tải đờng sắt Hiện nay, Xí nghiệp đang đảm nhiệm sức kéo cho:

+ Các đôi tầu Thống nhất trong địa phận Liên hợp I, tầu khách Hà nội Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Đăng, Yên Viên - Mạo Khê - Uông Bí, Liên vậnquốc tế - Hà Nội - Đồng Đăng

-+ Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàntầu hàng đi theo các tuyến đờng: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, TháiNguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dơng, Giáp Bát - HảiPhòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đờng vành đai Hà Đông), Phủ Lý

Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống nh sảnphẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách vàhàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải

- Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vậndụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng

Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên

3.1 Ban Giám đốc

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trớcLiên hợp I và Liên hiệp Đờng sắt Việt Nam Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải,chi phí, giá thành sản phẩm mà Liên hợp I giao xuống hàng quí, Giám đốc phâncông công việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thựchiện qua đó nắm bắt kịp thời những vớng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất

* Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu củacấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa khu vực Yên Viên, trạm Giáp Bát, NinhBình, Hải Phòng, Đồng Mỏ, Đồng Đăng

* Phó Giám đốc sửa chữa phụ trách công tác sửa chữa đầu máy và máy mócthiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp

* Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệpkhi giám đốc đi vắng, thờng trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếpphụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác

an ninh chính trị xí nghiệp

* Phó Giám đốc dịch vụ phụ trách sản xuất ngoài vận tải và các nhóm dịch

vụ của xí nghiệp nh phân xởng bia, trạm xăng, các kiốt cho thuê

3.2 Hệ thống các Phòng ban chức năng nghiệp vụ:

3.2.1 Phòng Kế hoạch thống kê

Xây dựng kế hoạch sản xuất - tài chính, đầu t duy tu nhà xởng cho toàn xínghiệp, thống kê tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ, thống kê toàn bộ kế hoạch sản xuấtnhằm đánh giá kết quả sản xuất, lập dự toán kinh phí và tổ chức sản xuất phụ cho xínghiệp

3.2.2 Phòng Kế toán tài vụ

Quản lý tài chính, thanh toán lơng thởng và các chế độ cho ngời lao động,quản lý và cấp phát vật t phụ tùng, tài sản cố định và vốn lu động của xí nghiệp,

26