Chuyên đề tốt nghiệp: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kênh phân phối công ty Vũ Tiến doc

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1: Mô hình kênh trực tiếp Hình 2: Mô hình kênh gián tiếp Hình 3: Mô hình kênh kênh hỗn hợp Hình 4: Mô hình tổ chức công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến

ĐỀ TÀI

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kênh phân phối

công ty Vũ Tiến

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KÊNH PHÂN PHỐI 7

1.1 KHÁI NIỆM 7

1.2 VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG KÊNH PHÂN PHỐI 8

1.2.1 Vai trò kênh phân phối 8

1.2.2 Chức năng của kênh phân phối 9

1.3 CÁC LOẠI KÊNH PHÂN PHỐI 10

1.3.1 Kênh trực tiếp 10

1.3.2 Kênh gián tiếp 10

1.3.3 Kênh hỗn hợp 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV CÔNG NGHỆ VŨ TIẾN 14

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY 14

2.1.1 Tổng quan về công ty 14

2.1.2 Mô hình tổ chức và chức năng các phòng ban 16

2.2 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH 23

2.2.1 Tình hình sản xuất 23

2.2.2 Kết quả kinh doanh 24

2.3 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ VŨ TIẾN 29

2.3.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn kênh 29

2.3.2 Tình hình mạng lưới kênh phân phối tại công ty TNHH TMDV công nghệ Vũ Tiến 30

2.4 ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM KÊNH PHÂN PHỐI 33

2.4.1 Ưu điểm 33

2.4.2 Nhược điểm 34

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN MẠNG LƯỚI TẠI CÔNG TY TNHH TM DV CÔNG NGHỆ VŨ TIẾN 36

3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KÊNH PHÂN PHỐI 36

3.1.1 Thiết kế kênh phân phối phải xuất phát từ thị trường và khả năng của công ty 36

3.1.2 Thiết lập thêm kênh bán hàng thông qua hệ thống đại lý ủy quyền 37

3.1.3 Thiết lập thêm kênh bán hàng Hotline thông qua hệ thống tổng đài 40

3.1.4 Đổi mới cơ chế tuyển chọn cộng tác viên 41

3.2 HOÀN THIỆN CƠ CHẾ QUẢN LÝ 44

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2008 - 2010

Bảng 2: Một số kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2008 – 2010

Bảng 3: Tổng hợp năng suất lao động bình quân

Bảng 4: Bảng đánh giá hiệu quả sử dụng vốn

Bảng 5: Tổng hợp tình hình tài chính của công ty từ 2008 – 2010

Bảng 6 : Các khoản cộng tác viên được hưởng

Bảng 7 :Danh mục công cụ phục vụ công tác bán hàng - Chăm sóc khách hàng

Bảng 8: Giá trị hàng hóa thất thoát cho kênh cộng tác viên.

Bảng 9 : Các khoản mục hỗ trợ cho Đại lý ủy quyền.

Bảng 10 : Cách tính lương cứng và phụ cấp cho cộng tác viên.

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1: Mô hình kênh trực tiếp

Hình 2: Mô hình kênh gián tiếp

Hình 3: Mô hình kênh kênh hỗn hợp

Hình 4: Mô hình tổ chức công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến

Hình 6: Mô hình kênh bán hàng hiện tại của công ty

Hình 7: Mô hình tuyển chọn cộng tác viên

Hình 8: Mô hình kênh phân phối công ty TNHH TM-DV Công Nghệ Vũ Tiến

Hình 9: Mô hình bán hàng qua kênh đại lý

Hình 10: Mô hình bán hàng qua kênh Hotline

IHình 11: Mô hình quản lý đội cộng tác viên bán hàng

LỜI MỞ ĐẦU

***************

Tiêu thụ sản phẩm hoàn toàn không phải là vấn đề mới mẻ đối với các doanh nghiệp Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, khi mà cạnh tranh ngày càng quyết liệt, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp quản trị, tổ chức doanh nghiệp phù hợp Với vị trí

là khâu cuối cùng kết thúc một chu kỳ sản xuất, tiêu thụ sản phẩm có vai trò hết sức quan trọng, thực hiện thu hồi vốn tiền tệ về doanh nghiệp để chuẩn bị cho một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới Song thực tế cho thấy, không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, nhất là khi tiêu thụ sản phẩm ngày càng khó khăn do tác động của môi trường cạnh tranh Do đó việc làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi để tồn tại và phát triển là nhiệm vụ ngày càng phức tạp và nặng nề.

Để làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm thì trước hết doanh nghiệp phải đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ sản phẩm Nhưng làm thế nào để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm? Đó cả là một quá trình tìm tòi, nghiên cứu, phân tích và đánh giá mọi mặt của doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường, khách hàng kết hợp với năng lực, sự sáng tạo của các nhà quản lý doanh nghiệp để tìm hướng đi đúng đắn.

Làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững trong cơ chế thị trường, tự khẳng định sự tồn tại của mình để tiếp tục phát triển vươn lên Ngược lại, công tác tiêu thụ làm không tốt thì doanh nghiệp sẽ bị mất đi thị phần , dần dần loại bỏ mình ra khỏi quá trình kinh doanh Bởi vậy, tiêu thụ sản phẩm luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp.

Xuất phát từ quan điểm này, trong thời gian thực tập tại Công ty ty THNH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến trên cơ sở những lý luận đã được học ở Trường đại học kinh tế

TPHCM và những điều đã học được trong thực tế của doanh nghiệp Được sự giúp đỡ

tận tình của thầy giáo Trần Thanh Lâm và các cán bộ trong các phòng ban của Công ty

TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến, tôi đã quyết định chọn đề tài :

“ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kênh phân phối tại Công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến ”

Tôi mong rằng đề tài này trước hết có thể giúp bản thân mình tổng hợp được tất cả những kiến thức đã học được trong nhà trường vừa qua và sau đó có thể phần nào giúp ích cho quá trình đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Mục đích nghiên cứu của chuyên đề là đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện mạng

lưới phân phối sản phẩm của Công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến trên cơ sở thực trạng hệ thống kênh phân phối của công ty.

Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức và hoạt động của kênh phân phối của Công ty

TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến tại thị trường TP HCM tìm ra các mặt mạnh mặt yếu của kênh Qua đó kiến nghị những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kênh phân phối tại công ty.

Nội dung của đề tài được chia thành 3 chương :

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kênh phân phối.

Chương 2: Thực trạng kênh phân phối tại công ty TNNH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến Chương 3:Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện mạng lưới kênh phân phối tại Công ty

TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KÊNH PHÂN PHỐI.

1.1 KHÁI NIỆM.

Ngay từ những thời kỳ đầu của xã hội loài người, con người đã biết đem những sảnphẩm do mình chế tạo ra để đổi lấy những thứ khác cần thiết cho cuộc sống Lúc đầu chỉđơn giản là trao đổi trực tiếp, sau đó do sản xuất phát triển của cải tạo ra ngày càng nhiềulàm xuất hiện những trung gian trong quá trình trao đổi Nhiệm vụ chính của họ là muahàng hoá từ những người cung cấp và bán cho những người có nhu cầu Kết quả là hìnhthành nên những kênh phân phối

Trải qua nhiều giai đoạn phát triển, kênh phân phối ngày càng khẳng định được vaitrò và tầm quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện naycòn tồn tại nhiều quan niệm khác nhau về kênh phân phối

Dưới góc độ quản lý vĩ mô: "Kênh phân phối là tập hợp các dòng vận động của hànghoá, dịch vụ từ người sản xuất tới người tiêu dùng"

Dưới góc độ người tiêu dùng "kênh phân phối là một hình thức làm cho hàng hoásẵn sàng ở những nơi mà người tiêu dùng mong muốn mua được sản phẩm với giá cả hợplý"

Các nhà kinh tế học lại quan niệm: " Hệ thống kênh phân phối là một nguồn lực thenchốt ở bên ngoài doanh nghiệp" Thông thường phải mất nhiều năm mới xây dựng được

và không dễ gì thay đổi được nó Nó có tầm quan trọng không thua kém gì các nguồn lựcthen chốt trong nội bộ như: Con người, phương tiện sản xuất, nghiên cứu…Nó là cam kếtlớn của công ty đối với rất nhiều các công ty độc lập chuyên về phân phối và đối vớinhững thị trường cụ thể mà họ phục vụ Nó cũng là một cam kết về một loạt các chínhsách và thông lệ tạo nên cơ sở để xây dựng rất nhiều những quan hệ lâu dài” (Theo nhàkinh tế học Corey)

Dưới góc độ của người sản xuất “Kênh phân phối là sự tổ chức các quan hệ bênngoài nhằm thực hiện các công việc phân phối để đạt được mục tiêu phân phối của doanhnghiệp trên thị trường”.

Từ những quan điểm trên có thể nhận thấy một cách tổng quát nhất kênh phân phối

là một tập hợp các doanh nghiệp và cá nhân độc lập và phụ thuộc lẫn nhau tham gia vàoquá trình đưa hàng hoá từ người sản xuất đến tay người tiêu dùng

Như vậy có thể nhận thấy rằng kênh phân phối là một tổ chức tồn tại bên ngoài cơcấu tổ chức của doanh nghiệp, nó được quản lý dựa trên các quan hệ đàm phán thươnglượng hơn là sử dụng các quyết định nội bộ Để phát triển một hệ thống kênh phân phốingười sản xuất có thể sử dụng các kênh đã có và thiết lập các kênh mới nhưng bao giờcũng dựa trên sự phân công công việc giữa các thành viên tham gia kênh

1.2 VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG KÊNH PHÂN PHỐI.

1.2.1 Vai trò kênh phân phối.

Kênh phân phối là công cụ chính của doanh nghiệp trong lĩnh vực phân phối, traođổi hàng hoá làm thoả mãn những nhu cầu cụ thể của nhóm khách hàng mục tiêu, khắcphục những ngăn cách về thời gian, không gian và quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ vớinhững người muốn sử dụng chúng

Kênh phân phối thực hiện quá trình chuyên môn hoá và phân công lao động để nângcao hiệu quả quá trình sử dụng các yếu tố trong sản xuất kinh doanh, đáp ứng được sựphát triển của thị trường cũng như sự phong phú đa dạng của nhu cầu

Tóm lại kênh phân phối có các vai trò chính là:

 Điều hoà sản xuất và tiêu dùng về mặt không gian, thời gian và số lượng

 Nâng cao khả năng lựa chọn hàng hoá cho người tiêu dùng.

1.2.2 Chức năng của kênh phân phối.

Kênh phân phối là con đường mà hàng hoá được lưu thông từ người sản xuất đến tayngười tiêu dùng Nhờ có mạng lưới kênh phân phối mà khắc phục được những khác biệt

về thời gian, địa điểm và quyền sở hữu giữa người sản xuất với những người sử dụng cáchàng hoá và dịch vụ Tất cả các thành viên của kênh phải thực hiện những chức năng chủyếu sau:

 Nghiên cứu thị trường: Nhằm thu thập thông tin cần thiết để lập chiến lược

phân phối

 Xúc tiến khuyếch trương(cho những sản phẩm họ bán): Soạn thảo và truyền

bá những thông tin về hàng hoá

 Thương lượng: Để thoả thuận phân chia trách nhiệm và quyền lợi trong kênh.

Thoả thuận với nhau về giá cả và những điều kiện phân phối khác

 Phân phối vật chất: Vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá.

 Thiết lập các mối quan hệ: Tạo dựng và duy trì mối liên hệ với những người

mua tiềm năng

 Hoàn thiện hàng hoá: Làm cho hàng hoá đáp ứng được những yêu cầu của

người mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của người sản xuất

 Tài trợ: Cơ chế tài chính giúp cho các thành viên kênh trong thanh toán.

 San sẻ rủi ro liên quan đến quá trình phân phối.

Vấn đề đặt ra là phải phân chia hợp lý các chức năng này giữa các thành viên củakênh Nguyên tắc để phân chia các chức năng này là chuyên môn hoá và phân công laođộng

1.3 CÁC LOẠI KÊNH PHÂN PHỐI.

1.3.1 Kênh trực tiếp.

Đây là loại kênh phân phối mà qua đó người sản xuất bán hàng trực tiếp cho ngườitiêu dùng không thông qua bất kỳ một trung gian nào Khi sử dụng loại kênh này lợinhuận của doanh nghiệp không bị chia sẻ cho các trung gian khác, mặt khác doanh nghiệp

có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với khách hàng do vậy có thể nắm bắt chính xác nhu cầu củangười tiêu dùng cũng như sự thay đổi nhu cầu Tuy nhiên loại kênh này chỉ thích hợp vớinhững đoạn thị trường nhỏ khách hàng tập trung về mặt địa lý Còn khi thị trường củadoanh nghiệp trải dài trên một địa bàn rộng lớn thì việc sử dụng loại kênh này gặp nhiềukhó khăn do công ty phải duy trì một lượng lớn nhân viên bán hàng

Hình 1: Mô hình kênh trực tiếp

1.3.2 Kênh gián tiếp.

Đây là loại kênh mà giữa người sản xuất và người tiêu dùng xuất hiện nhiều trunggian khác nhau làm nhiệm vụ đưa hàng hoá từ người sản xuất đến tay người tiêu dùng.Trong loại kênh này hàng hoá của doanh nghiệp có thể được tiêu thụ với tốc độ nhanhhơn, khối lượng lớn hơn, và sản phẩm được tiêu thụ trên một địa bàn rộng lớn hơn Việc

sử dụng loại kênh này có thể làm giảm một phần lợi nhuận của doanh nghiệp do phải chia

sẻ với các trung gian khác Đối với các trung gian doanh nghiệp có thể gặp khó khăntrong việc kiểm soát hành vi của họ trong việc tiêu thụ sản phẩm do họ là những tổ chức

hàng về sản phẩm có thể không chính xác khi về đến doanh nghiệp do phải qua nhiều cấptrung gian Hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nếu giữa người tiêu dùng vàcác trung gian hoặc giữa trung gian và người sản xuất sảy ra trục trặc Khi sử dụng cáctrung gian trong kênh phân phối, doanh nghiệp có thể giảm mức độ mạo hiểm khi thâmnhập một thị trường mới do các trung gian là những người am hiểu về khu vực thị trường

mà họ phụ trách và họ đã xây dựng được một mạng lưới phân phối

Hình 2: Mô hình kênh gián tiếp

Trong kênh gián tiếp người ta có thể chia ra làm các loại kênh có mức độ dài ngắnkhác nhau dựa vào số lượng các trung gian có trong kênh:

 Kênh một cấp: Đây là loại kênh ngắn nhất trong các kênh gián tiếp trong kênh này

chỉ xuất hiện một loại trung gian trong quá trình phân phối sản phẩm, đó có thể làngười bán lẻ trong kênh tiêu dùng các nhân, có thể là người phân phối công nghiệphoặc đại lý trong kênh tiêu dùng công nghiệp

 Kênh hai cấp: Trong kênh có thêm người bán buôn đối với kênh tiêu dùng cá

nhân, và có cả đại lý và người phân phối công nghiệp trong kênh tiêu dùng côngnghiệp Đối với hàng hoá tiêu dùng cá nhân, kênh này thường được dùng đối vớinhững hàng hoá có giá trị đơn vị thấp và thường được mua thường xuyên

Kênh ba cấp: Loại kênh này thường chỉ được sử dụng đối với những hàng hoá và dịch vụ

tiêu dùng cá nhân Trong kênh này xuất hiện thêm người đại lý bên cạnh người bán buôn

và bán lẻ, kênh này được sử dụng khi có nhiều người sản xuất nhỏ và nhiều người bán lẻnhỏ, một đại lý được sử dụng để giúp phối hợp cung cấp sản phẩm với khối lượng lớn

1.3.3 Kênh hỗn hợp.

Thực chất đây là loại kênh được tạo nên khi doanh nghiệp sử dụng nhiều loại kênh cùngmột lúc để phân phối một hoặc nhiều sản phẩm trên một khu vực thị trường hoặc nhiềukhu vực thị trường khác nhau.

Hình 3: Mô hình kênh kênh hỗn hợp

Sự khác nhau giữa kênh tiêu thụ hàng công nghiệp và kênh tiêu thụ hàng hoá tiêu dùng cá nhân.

Trong vấn đề tổ chức kênh phân phối khi căn cứ vào sản phẩm và đối tượng tiêudùng có thể phân thành kênh phân phối dùng cho tiêu dùng cá nhân và kênh phân phốidùng cho tiêu dùng công nghiệp

Kênh tiêu dùng cá nhân là loại kênh mà sản phẩm chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêudùng cá nhân Kênh này có đặc điểm là số lượng người mua lớn tuy nhiên khối lượngtrong mỗi lần mua nhỏ và thị trường trải dài trên một khu vực rộng lớn Do vậy người sảnxuất khó có điều kiện tổ chức mạng lưới bán hàng trực tiếp của mình do giới hạn về khảnăng tài chính do vậy họ phải sử dụng nhiều trung gian trong việc tiêu thụ sản phẩm Vìvậy đối với loại hàng hoá này kênh phân phối chủ yếu là những kênh dài và sử dụngnhiều trung gian trong quá trình phân phối sản phẩm Điều này làm cho sản phẩm củangười sản xuất có thể tiếp cận nhiều loại khách hàng và tạo ra sự cạnh tranh giữa cáctrung gian trong việc tổ chức tiêu thụ sản phẩm

Doanh nghiệp

Nhà phân phối trung gian

Người tiêu dùng

Đối với kênh tiêu dùng công nghiệp: Sản phẩm lưu thông trong kênh này chủ yếudùng làm đầu vào cho quá trình sản xuất khác hoặc phục vụ cho những hoạt động tiêudùng mang tính công nghiệp Khách hàng trong kênh này thường mua với khối lượng lớntrong mỗi lần mua và họ thường đã được xác định về mặt địa lý Do vậy kênh phân phốicho loại sản phẩm này thường là kênh ngắn Mặt khác đây là những sản phẩm có giá trịđơn vị cao do vậy nếu sử dụng kênh dài sẽ làm tăng chi phí và có thể gặp phải rủi ro trongvận chuyển và bảo quản…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY TNHH

TM-DV CÔNG NGHỆ VŨ TIẾN.

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY.

2.1.1 Tổng quan về công ty.

Tên công ty: Công ty TNHH TM-DV công nghệ Vũ Tiến

Quyết định thành lập số: 6130/QÐ-UB ngày 04/09/2006 của UBND Thành phố HồChí Minh

Ngành nghề kinh doanh:

 Cung cấp hệ thống Camera ( Camera System )

 Cung cấp hệ thống Quản lý ra vào ( Access Control System )

 Cung cấp Hệ thống báo cháy ( Fire Alarm System )

 Cung cấp hệ thống báo động (Alarm System )

 Cung cấp hệ thống mạng ( Network System )

 Cung cấp hệ thống gọi cửa bằng hình ảnh ( Interphone System )

Vốn pháp định: 10.000.000.000 VNÐ

Tổng vốn kinh doanh: 8.318.000.000 VNÐ

Địa chỉ giao dịch: Công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến

62 Hà Huy Giáp – Phường Thạnh Xuân – Q12 – TP HCM

ÐT: 08.73038300 Fax: 08.73038292

- Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Vũ Tiến: 62 Hà Huy Giáp – Phường Thạnh Xuân– Q12 – TP HCM

ÐT: 08.73038300 Fax: 08.73038292

- Chi Nhánh công ty tại Bình Dương

- Chi nhánh công ty tại Đồng Nai

 Tầm nhìn sứ mệnh công ty.

Từ ngày thành lập đến nay Vũ Tiến đã trở thành nhà phân phối sản phẩm của cácnhãn hiệu nổi tiếng đạt chất lượng cao từ các quốc gia có nền công nghiệp điện tử pháttriển mạnh như: Nhật, Mỹ, Anh, Canada, Hàn Quốc, Đài Loan… với các thương hiệu nhưApro, Secupointer, KCA, Cynix, Vivotek, CIT, Intotech, Fine Telecom, DSC, Keico,TyCo, Tushing

Cùng với sự phát triển, Vũ Tiến đã xây dựng một đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinhnghiệm, chân thành, tận tụy là nền tảng xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài Cụ thể làcông ty chúng tôi đã thiết kế và thi công hàng loạt các công trình lớn nhỏ cho nhiều kháchhàng như : Hệ thống báo động, báo cháy các cao ốc văn phòng, hệ thống camera giám sátcủa siêu thị, nhà xưởng, hộ gia đình…

 Chất lượng và dịch vụ.

Vũ Tiến nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của hệ thống an ninh, giámsát nên sau nhiều năm thử nghiệm và sàng lọc nhiều loại thiết bị khác nhau đã chọn lọcđược một số thiết bị của các nhà cung cấp nước ngoài đáp ứng được yêu cầu trên, mẫu

mã hàng hoá đẹp, chất lượng đảm bảo, luôn có cải tiến về Công nghệ cũng như chất lượng

Đến với Vũ Tiến khách hàng luôn yên tâm và tin tưởng vì tất cả các sản phẩm chúngtôi cung cấp đều có chứng nhận xuất xứ (C/O), chế độ bảo hành và hậu mãi tốt nhất

 Phương thức hoạt động.

Công ty TNHH TM-DV Công nghệ Vũ Tiến hoạt động thông qua việc ký hợp đồngcủa các công ty cung cấp thiết bị điện tử uy tín trong và ngoài nước để nhập nhập thiết bị

Sau đó công ty bán sản phẩm ra thị trường thông qua hệ thống kênh phân phối của công

ty Khách hàng chính của công ty là các xí nghiệp,nhà máy, khu chung cu, căn hộ, cácsiêu thị, bãi giữ xe…

2.1.2 Mô hình tổ chức và chức năng các phòng ban.

2.1.2.1Mô hình tổ chức.

Công ty được tổ chức gồm các phòng ban điều hành trực tiếp bởi ban giám đốc công

ty Mô hình tổ chức của công ty như sau:

Hình 4: Mô hình tổ chức công ty TNHH TMDV Công nghệ Vũ Tiến

Ban điều hành (Ban giám đốc) gồm: một giám đốc, một phó giám đốc kinh doanh.Các phòng ban gồm:

 Phòng tài chính kế toán – Hành chính tổng hợp

 Phòng kinh doanh

 Phòng tư vấn thiết kế

 Phòng lắp ráp và bảo hành

- Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, phối hợp với phòng kinh doanh vàcác đơn vị phụ thuộc, thanh quyết toán các hợp động kinh tế, tuân thủ theo quy chếtài chính của tổng công ty và các chế độ tài chính nhà nước ban hành.

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện quản lý sử dụng các quỹ của công ty

- Lập báo cáo thu chi tài chính và thực hiện chế độ tài chính của tổng công ty và nhànước ban hành một cách đầy đủ, trung thực chính xác và đúng luật

- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về việc kiểmtra thủ tục, nguyên tắc lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt chuyển khoản thu chi tài

chính, hạch toán và phân tích hoạt động kinh tế theo các quy định hiện hành giúpcho việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

- Giúp giám đốc công ty trong việc quản lý thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, hạnchế tối đa các khoản chi tiêu không cần thiết, không hiệu quả trong công ty

- Ghi chép chính xác và trung thực số liệu phản ánh tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,tình hình sử dụng kinh phí của công ty

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tàichính, thực hiện nghiêm chỉnh thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sửdụng các loại tài sản vật tư, tiền vốn kinh phí theo nguyên tắc quản lý tài chính củanhà nước

- Tổ chức cung ứng vốn thỏa mãn nhu cầu kinh doanh trên cơ sở khả năng hoàn vốn,lợi nhuận và sự tín nhiệm

- Soạn thảo và đề xuất các định mức chi phí chung, định mức khoán quản, lương,phụ cấp, chi phí quản lý, thưởng phạt…theo phương án kinh doanh

- Tham gia lập các phương án kinh doanh, tham gia thành viên hội đồng duyệt cácphương án kinh doanh của công ty

- Kế toán trưởng phải thực hiện đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm của mình theođiều lệ kế toán trưởng trong xí nghiệp quốc doanh

- Tùy theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao trong từng thời gian, giám đốc sẽ quyđịnh cụ thể về tổ chức và biên chế của bộ phận Các cán bộ phải có trình độ chuyênmôn phù hợp với nhiệm vụ được giao, chủ động triển khai công việc có hiệu quả

 Ban Hành chính tổng hợp

 Chức năng.

Tổng hợp các hợp đồng giao dịch trong kỳ, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh

 Nhiệm vụ

o Bộ phận kế hoạch

- Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh tháng, quí, năm của công ty

- Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật của công ty

- Xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch luân chuyển hàng hóa

- Xây dựng tổng hợp các hợp đồng kinh tế của các bộ phận nghiệp vụ và các đơn vịtrực thuộc

- Xây dựng các quy định kiểm tra xuất nhập vật tư, hàng hóa

- Tổng hợp và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất- thương mại theođịnh kỳ tháng, quí, năm

- Lưu trữ tài liệu: Hợp đồng, chứng từ, sổ sách, tài liệu kinh tế kỹ thuật

- Thu thập thông tin kinh tế thị trường, giá cả trong nước và quốc tế phục vụ chokinh doanh của công ty

o Bộ phận tổ chức hành chính- lao động tiền lương

- Xếp đặt nơi làm việc, quản lý mặt bằng văn phòng

- Lập qui trình công tác khối phòng ban nghiệp vụ

- Xếp lịch làm việc, lập bảng phân công phối hợp công tác của cán bộ đầu ngành

- Kiểm tra đôn đốc thực hiện nội dung các công việc trong tuần, tháng, quí

- Quản lý nhân sự ( đề xuất, sắp xếp và điều chuyển, lưu trữ hồ sơ cán bộ)

- Tổ chức tổng hợp việc xếp nâng lương, nâng bậc hàng năm

- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên hàng năm và dài hạn theoqui định của tổng công ty

- Thực hiện các chế độ chính sách theo qui định hiện hành của nhà nước và công ty

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong công ty

- Quản lý và báo cáo các chế độ cho người lao động ( BHXH, BHYT…)

- Quản lý công việc văn phòng:

- Tiếp nhận, phân loại, xử lý các văn bản trình lãnh đạo giải quyết

- Xây dựng các nguồn tư liệu, tổ chức thu thập, cập nhật và phân loại tài liệu

- Lên phương án mua sắm trang thiết bị văn phòng trình giám đốc công ty phêduyệt

- Quản lý phương tiện, thiết bị và dụng cụ hành chính

- Tổ chức quản lý đảm bảo vệ sinh môi trường, y tế, dịch vụ khác Phòng cháy chữacháy, an toàn lao động

o Bộ phận Tổng hợp

- Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, tình hình hoạt động chung của từng bộ phận, việcthực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Tổng hợp định kỳ các phần việc của từng cá nhân theo qui định của công ty

- Tổng hợp và thống kê diễn biến của thị trường liên quan đến hoạt động của công ty

- Trung tâm xây dựng và điều hành kế hoách sản xuất, kinh doanh của công ty

- Bàn bạc thỏa thuận với phòng kinh doanh, các đơn vị trực thuộc về các điều khoản

và tỷ lệ giao khoán theo từng hợp đồng, mặt hàng cụ thể để trình giám đốc công tyxem xét và ra quyết định

- Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế của các phòng kinhdoanh, đơn vị trực thuộc

 Phòng kinh doanh.

Chức năng.

- Phòng kinh doanh máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế và dịch vụ là một bộ phậntrong cơ cấu bộ máy quản lý của công ty có chức năng chủ yếu:

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác kế hoạch và tổ chức thực hiện kinhdoanh các loại vật tư, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế và dịch vụ xuất nhậpkhẩu phục vụ nhu cầu thị trường

- Đảm bảo quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết kiệm chi phí, đem lạilợi ích kinh tế, chính trị cho công ty

- Đảm bảo an toàn quá trình xuất, nhập hàng hóa

 Nhiệm vụ

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau:

- Tuyển dụng đào tạo và quản lý trực tiếp đội ngũ công tác viên bán hàng, điều phốihàng hóa cho công tác viên, đánh giá năng lực của công tác viên bán hàng

- Lập và triển khai thực hiện kế hoach cung ứng, tiêu thụ, xuất nhập khẩu các loạimáy móc thiết bị, phụ tùng thay thế đáp ứng yêu cầu của thị trường

- Nghiên cứu thị trường, tích cực tìm kiếm khách hàng hoàn thành công tác quảngcáo, tiếp thị, tổng hợp thông tin thương mại, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuấtnhập khẩu, tìm kiếm và chiếm lĩnh các thị trường mới, đảm bảo tăng được sứccạnh tranh và uy tín của công ty

- Đàm phán, tìm kiếm các hợp đồng và thực hiện các hợp đồng sau khi được giámđốc kí

- Xây dựng các phương án kinh tế của các hợp đồng cụ thể

- Chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ thương mại thông qua hoạt động tiếp thị: xây dựng

hệ thống thông tin và nghiêp cứu maketing Phân tích và lựa chọn thị trường mụctiêu Chiến lược chiếm lĩnh thị trường Chiến lược phân đoạn và khu vực Chínhsách sản phẩm chính sách giá Chính sách phân phối, Chính sách phân phối Chínhsach giao tiếp, khuyếch trương đánh giá và kiểm tra các hoạt động tiếp thị

- Lập kế hoạch mua bán hàng hóa ( theo tuần, tháng, quí, năm)

- Lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, đặc biệt ngành hàng hóa có khối lượng giá trị

và tốc độ luân chuyển lớn

- Tổ chức mua và bán: Vận dụng nhiều hình thức hợp tác và cơ chế để tăng nhanh sốlượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa Chặt chẽ về mặt nghiệp vụ, đảm bảo đúngluật, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao uy tín của công ty

- Phải đảm bảo thu hồi vốn bán hàng theo tiến độ và cam kết

- Mở rộng đại lí, tăng cường liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước, đặt biệtlàm đại lí phân phối hàng cho các công ty

- Lập dự án điều tra, quy hoạch, khảo sát nhu cầu thị trường

- Lập dự án đầu tư ( tiền khả thi, khả thi)

- Thiết kế, lập dự toán và tổng dự toán

- Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị

- Thẩm định dự án đầu tư xây dựng, thẩm định thiết kế, dự toán

- Các dịch vụ khác: xin giấy phép, đầu tư, phong cháy chữa cháy, môi trường, xâydựng…

- Phối hợp về chuyên môn, với phòng kế hoạch đầu tư của tổng công ty thẩm địnhcác dự án đầu tư xây dựng trong công ty.

 Phòng lắp ráp và bảo hành.

 Chức năng

- Tổ chức thi công lắp đặt các công trình hợp đồng đã được ký kết

- Thực hiện bảo hành, bảo trì và các hoạt động sau bán hàng

 Nhiệm vụ

- Đảm bảo các công trình thi công chất lượng tốt, đúng tiến độ và có hiệu quả kinhtế

- Bảo quản và sử dụng có hiệu quả các thiết bị thi công

- Thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của công ty

- Giám sát nghiệm thu và thanh quyết toán các dự án đầu tư

- Thực hiện đúng các qui định về nghiệm thu, thanh quyết toán công trình nhanhchính xác

2.2 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH.

2.2.1 Tình hình sản xuất.

Hiện tại công ty TNHH TMDV công nghệ Vũ Tiến là công ty hoạt động trên phươngthức dịch vụ, không có quá trình sản xuất Hình thức kinh doanh của công ty là nhập khẩuthiết bị máy móc và tìm kiếm thị trường tiêu thụ Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìmkiếm nhà cung cấp Thông qua đội ngũ bán hàng sẽ tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồngbán sản phẩm Doanh thu chủ yếu của công ty dựa trên hoạt động bán hàng mang lại