luận văn tốt nghiệp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam

Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiế

Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng Khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty, thông qua đó tác động đến người tiêu dùng

Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực tập tại đơn vị, vì thời gian có hạn cũng như kiến thức của

em còn hạn chế nên không tránh được những sai sót Em mong có được nhiều ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Đoàn Thị Ngọc Trai, cùng các anh chị trong Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam đã giúp đỡ em trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC

QUẢNG NAM 1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM

- Tên giao dịch đối ngoại: QUANG NAM DRAINING SUPPLYING JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: QUANGNAM WDS.Co

- Địa chỉ: 86-88 Phan Bội Châu – Tam Kỳ - Quảng Nam

- Đến tháng 6/2010, UBND tỉnh ra Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 11/5/2010 phê duyệt phương án chuyển Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam thành Công ty cổ phần Ngày 01/7/2010, Công ty chính thức hoạt động với tên gọi là Công

ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam

1.2.2 Lĩnh vực kinh doanh

Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty:

- Thi công và kinh doanh cấp thoát nước

- Kinh doanh nước tinh khiết đóng chai

- Dịch vụ khách sạn

- Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu ngành cấp thoát nước

- Buôn bán, nhập khẩu thực phẩm chức năng

Bộ máy tổ chức, nhân sự

Quan hệ trực tiếp - Quan hệ phối hợp

 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ

quan quyết định cao nhất của công ty Hoạt động thông qua các cuộc họp đại hội cổ

đông thường xuyên và bất thường Thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để

quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của

Đại hội đồng cổ đông, được ĐHĐCĐ bầu ra

- Ban kiểm soát: Gồm có 3 thành viên Ban kiểm soát có trách nhiệm giúp các cổ đông

kiểm soát hoạt động quản trị và quản lí điều hành công ty

- Ban giám đốc: Ban giám đốc bao gồm 5 thành viên, 1 Tổng giám đốc, 4 Phó Tổng

giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động

kinh doanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT,

ĐHĐCĐ đã thông qua Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt

Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Phó Tổng giám đốc 1

Phó Tổng giám đốc 2

Phó Tổng giám đốc 3

Phó Tổng giám đốc 4

Kỳ

XN CTN Thăng Bình

XN CTN Duy Xuyên

XN CTN Điện Bàn

XN CTN Hội

An

XN CTN Khâm Đức

XN CTN Nam Giang

C.ty DL-

TM Hội An

XN QL&KT Chợ Điện Ngọc

P Kế

hoạch –

kỹ thuật

P Quản lý cấp thoát nước

P Hành chính – Quản trị

P Kế toán – Tài chính

Phó Ban quản lý

dự án

P Nhân sự

- Tổng hợp

động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, giúp việc cho Tổng giám đốc là Phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn

- Phòng Kế toán – Tài chính: Tổ chức hạch toán công tác kế toán tại công ty, ghi chép,

xử lý, lưu trữ và lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ

- Phòng Nhân sự - Tổng hợp: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng

Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; nội chính; các thủ tục liên quan đến hoạt động ở các Công ty liên doanh và các công ty cổ phần có vốn góp của Công ty

- Phòng Hành chính – Quản trị: thực hiện chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc

Công ty về các lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc Công ty và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Tổng Giám đốc Công ty và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Công ty

- Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng

Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Quy hoạch, kế hoạch kinh doanh; thi công xây lắp,

an toàn lao động, giám sát kỹ thuật thi công, quyết toán công trình

- Phòng Quản lý Cấp thoát nước: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng

Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Cấp thoát nước; môi trường nước

- Ban Quản lý các dự án Đầu tư và Xây dựng: là đơn vị thuộc Công ty cổ phần Cấp

thoát nước Quảng Nam thực hiện chức năng thay mặt chủ đầu tư quản lý các dự án đầu tư do Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam làm chủ đầu tư

- Các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc Công ty có tư cách pháp nhân không đầy đủ là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán trực thuộc, được sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và được mở tài khoản tại ngân hàng Ngành nghề sản xuất kinh doanh của các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc trên cơ sở ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam và được Tổng Giám đốc Công ty quyết định

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán Tại văn phòng Tổng công ty hằng ngày sẽ thu thập các chứng từ phát sinh tại văn phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, cacsxis nghiệp trong Tổng công

ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên văn phòng để xử lý

Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phòng Kế toán tài chính được sự lãnh đạo quản lý của Ban giám đốc công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị Trong phòng Kế toán tài chính tiến hành phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng, tránh việc chồng chéo và kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhà nước, cũng như yêu cầu của lãnh đạo, và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước lãnh đạo phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao Mô hình phân công công việc của từng thành viên trong phòng tài chính kế toán như sau:

Sơ đồ: Mô hình bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng

Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh, , thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ

Phó phòng kế toán (kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tiền mặt): Hướng dẫn chỉ

đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán, tham mưu, hỗ trợ cho kế toán trưởng trong công tác tài chính và thực hiện công việc điều hành khi kế toán trưởng vắng mặt Thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ Theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt

Kế toán vật tư, tạm ứng: Theo dõi quá tình nhập xuất vật tư tại kho của Tổng

công ty, tình hình sử dụng vật tư và các báo cáo có liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ phục vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán Đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên

Kế toán thuế, TSCĐ: theo dõi các tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước về các

loại thuế, đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng, quý, năm của TSCĐ

Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ

thu chi bằng hình thức chuyển khoản Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công

ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán cũng như khả năng thanh toán của Tổng công ty

Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán hàng và các khoản

thu khách hàng

Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi

mua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ, cùng với kế toán vật tư và kế toán ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán

Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện

hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị Tính ra giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên đối chiếu kiểm tra với kế toán Tổng công

ty

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng kế toán & kế toán tiền mặt)

Kế toán các đơn vị phụ thuộc

Kế toán

vật tư,

tạm ứng

Kế toán thuế, TSCĐ

Kế toán tiền gửi

NH

Kế toán

nợ phải thu

Kế toán lương

và các khoản trích theo lương

Kế toán

nợ phải trả người bán

1.3.2 Hình thức sổ kế toán

Hiện nay tại Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy Hình thức kế toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo quy định Và phần mềm mà công ty sử dụng là FAST ACCOUTING được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT

NƯỚC QUẢNG NAM 2.1 Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam

2.1.1 Môi trường kiểm soát

2.1.1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát

Tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, các nhà quản trị cấp cao đã xây dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua nội quy công ty, như: đúng giờ, lịch sự, cởi

mở, hợp tác, được ban hành thành văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên

Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó

2.1.1.2 Cam kết về năng lực

Doanh nghiệp luôn quan tâm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng Có chính sách và các thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị

2.1.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

a) Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên, họ đều là những cán bộ lâu năm, có đầy

đủ kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công

ty

b) Ủy ban kiểm toán

Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam không tổ chức một ban kiểm soát nội bộ độc lập Tuy nhiên định kỳ vào tháng 6 hàng năm, có một đoàn kiểm soát nội

bộ do tổng công ty thành lập để xem xét tình hình hoạt động của các chi nhánh và tình hình tại văn phòng công ty Chức năng của đoàn kiểm soát này:

Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình xử lý và cấp nước, và xác nhận sự tuân thủ của các yêu cầu về an toàn lao động,…

Tham mưu và tư vấn: tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc xí nghiệp các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

2.1.1.4 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Công ty đã đặt giá trị của công ty là “Sự hài lòng của khách hàng” thông qua các chính sách như sau:

- Cung cấp nước sạch, đảm bảo vệ sinh

- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm

- Thường xuyên bảo trì hệ thống xử lý nước

Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám đốc của công ty hiện nay Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành

Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì ban giám đốc phải cung cấp đủ nguồn lực Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất

quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra Phòng quản lý cấp thoát nước là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức, theo dõi và kiểm tra việc mua hàng

Tuy nhiên, công ty chưa có một bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù quản lý

2.1.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm

Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định

rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với Tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy

Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người

Với mô hình quản lý trên có rất nhiều ưu điểm, đó là bộ máy quản lý gọn gàng, tương đối khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên của Ban giám đốc, các phòng trong Công ty và các đơn vị thành viên tạo nhiều thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh và việc kiểm tra, kiểm soát trong Công ty

2.1.1.6 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên

Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận Các nhân viên đều được yêu cầu tham dự khóa đào tạo tuyển dụng và khi có sự thay đổi trong công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình Tuy nhiên, để cho công việc không bị ngưng trệ lâu nên các khóa đào tạo có sự tham gia của những nhân viên trực tiếp làm việc Cụ thể công ty có tổ chức các khóa học về

an toàn sản xuất hóa chất, nhưng chỉ có sự tham gia của bộ phận xử lý nước,

Trong các năm qua Ban giám đốc của công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của Công ty Với mục tiêu là phải xây dựng một đội ngũ CBCNV mạnh cả về số lượng và chất lượng, công ty đã ban hành quy chế tuyển dụng lao động nằm xây dựng một đội ngũ công nhân viên có đủ trình độ năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khỏe và phẩm chất đạo đức tốt, từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, góp phần xây dựng công ty ngày càng phát triển Công ty đã thực thi có hiệu quả một chính sách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong việc xây dựng ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ Điều đó đã khiến người lao động trong công ty yên tâm, mang hết khả năng trí tuệ của mình làm việc, tích cực sáng tạo, nâng cao tay nghề và khả năng chuyên môn, gắn bó với công ty Do đó, người lao động trong công ty có mức thu nhập ổn định

2.1.2 Đánh giá rủi ro

2.1.2.1 Yếu tố đánh giá rủi ro

Trong quá tình kinh doanh công ty luôn phải đối mặt với hàng loạt rủi ro từ bên trong cũng như bên ngoài Vì vậy, các nhà quản lý công ty phải quyết định một cách cẩn trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì mức rủi

ro trong mức độ này

Để đánh giá rủi ro cần dựa vào mục tiêu của công ty, mục tiêu của từng bộ phận

và từng nhân viên

 Mục tiêu của công ty: mục tiêu của công ty mang nước sạch đến cho mọi nhà

 Mục tiêu của bộ phận mua hàng, thanh toán: mua đúng hàng, mua đủ, mua kịp thời Thanh toán đúng, đủ, kịp thời

2.1.2.2 Rủi ro của quy trình mua hàng, thanh toán

a) Rủi ro từ bên ngoài:

- Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức nếu lựa chọn sai nhà cung cấp điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của công

ty

- Kỹ thuật trong ngành cấp thoát nước cũng có nhiều thay đổi theo sự phát triển của công nghệ, điều này có thể tác động đến dây chuyền sản xuất của công ty, nếu nắm bắt không kịp công ty có thể đi lùi lại phía sau Đòi hỏi công ty phải không ngừng cải tiến, tìm tòi phương thức xử lý nước tốt nhất để đảm bảo vị trí của mình

b) Rủi ro từ bên trong

- Sự thông đồng của nhân viên trong quá trình mua hàng có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp

2.1.3 Thông tin và truyển thông

Các thông tin chỉ thị từ cấp trên đưa xuống đều thông qua các văn bản cụ thể

Sự truyền thông trong công ty chủ yếu chiều từ trên xuống dưới, các chiều từ cấp dưới phản ánh lên trên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban có phần không được chú

ý nhiều

Thông tin về đối thủ cạnh tranh đều được công ty cập nhật thông qua nghiên cứu thị trường, có các hộp thư góp ý đế có thế có được thông tin một cách nhanh nhất

Công ty cũng đưa ra các hình thức đường dây nóng, email để thông báo những sai phạm phát hiện liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền Đồng thời, công ty cũng lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua từ các phòng ban khác

Thông tin về mua hàng, thanh toán được truyền thông kịp thời đến bộ phận kế toán và kho, đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra đúng tiến độ

2.1.4 Giám sát

- Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào.Định kỳ đối chiếu giá trị vật tư mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ

- Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán

- Trưởng phòng QLCTN thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng Đồng thời công ty cũng có chính sách đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệp của nhân viên trong bộ phận mua hàng

2.1.5 Hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán

2.1.5.1 Đặt hàng

Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng NCC P.QLCTN Tổng giám đốc Bộ phận nhận hàng Kế toán vật tư

Nhận phiếu đề nghị cấp vật tư của đơn vị

Báo giá

ĐĐH1 ĐĐH 2 ĐĐH 3 ĐĐH4

Cân đối NPL

Lập phiếu đề nghị báo giá

Phiếu đề nghị báo giá

Báo giá được duyệt ĐĐH2

Báo giá được duyệt Xét duyệt

Điểm khởi đầu của chu trình là công ty nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư của đơn vị Sau khi xem xét các đề xuất, kế hoạch sản xuất, số dư tồn kho Phòng quản lý cấp thoát nước tiến hành cân đối nguyên phụ liệu, vật tư và tiến hành lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một hợp đồng mua bán được ký kết

Mục tiêu của quá trình này: đảm bảo toàn bộ các hàng hóa dịch vụ là cần thiết, đúng chủng loại, số lượng và đặt hàng với nhà cung cấp có chất lượng đảm bảo, giá cả phải chăng, thời gian giao hàng hợp lý

 Trường phòng Quản lý cấp thoát nước:Trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, đồng thời báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên Trưởng phòng căn cứ báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị, phiếu đề nghị cấp vật tư và bảng cân đối nguyên phụ liệu được lập bởi nhân viên để lập danh sách các vật tư cần mua Trưởng phòng cũng là người kiểm tra xét duyệt các bảng báo giá trước khi trình Tổng Giám Đốc ký duyệt

 Nhân viên phụ trách đơn hàng: đảm nhận việc lập báo cáo sản xuất của đơn vị, nhận các phiếu đề nghị cấp vật tư của đơn vị,cân đối nguyên phụ liệu, liên hệ với các nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và soạn thảo hợp đồng Các việc cụ thể:

- Lập báo cáo công tác sản xuất kinh doanh: cuối tháng nhân viên này sẽ lập báo cáo công tác sản xuất của các đơn vị Để nắm được các số liệu về những vật tư đã

sử dụng trong tháng, cũng như lũy kế đầu năm đến thời điểm hiện tại

CTY CP CẤP THOÁT NƯỚC QN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

kho tối thiếu

200 đồng hồ

2 Rắc co

đồng hồ 15

kho tối thiểu

Kính gởi : Tổng Giám đốc Công ty CP Cấp thoát nước Quảng Nam

Xí nghiệp CTN Điện Bàn đề nghị Tổng Giám đốc Công ty duyệt cấp các chủng loại vật tư, vật liệu phục vụ sản xuất và hoạt động thi công cấp thoát nước

Số lượng và chủng loại như sau :

TT Tên vật

Số lượng theo

kế hoạch trong năm

Số lượng lũy kế

từ đầu năm đến nay

Số lượng yêu cầu Ghi chú

1 Đồng hồ

Actaris

15

Kính đề nghị Tổng Giám đốc xét duyệt cấp số chủng loại vật tư trên để kịp tiến

độ công việc yêu cầu

Điện Bàn, ngày 30 tháng 7 năm 2013

9.000

- Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các báo giá: Bảng báo giá phải đủ thông tin: loại hàng, đơn giá, thời gian, giao hàng, thời hạn thanh toán.Nhân viên phụ trách sẽ tiến hành so sánh đối chiếu các bảng báo giá với nhau Đồng thời so sánh với các báo giá của cùng nhà cung cấp với các hợp đồng kinh tế trước đây Xem xét có sự chênh lệch về số tiền quá lớn nào không, xem xét các yếu tố về uy tín giao hàng, chất lượng hàng….Cuối cùng sẽ nhận báo giá thích hợp và thông thường bảng báo giá nào có đơn giá thấp nhất sẽ được chọn Bảng báo giá sau khi được trưởng phòng quản lý cấp thoát nước kiểm tra lại rồi đưa cho tổng giám đốc ký duyệt Sau cùng sẽ chuyển qua phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi thanh toán

- Lập đơn đặt hàng:

Căn cứ bảng cân đối nguyên phụ liệu và bảng báo giá của nhà cung cấp được duyệt, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải đầy đủ thông tin: tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao hàng, hình thức thanh toán Sau đây là mẫu:

Đơn đặt hàng sau khi được chấp thuận thì sao chép thành 4 liên

+ Liên 1: NCC: để thông báo về việc đặt hàng

+ Liên 2: Kế toán: để căn cứ để đối chiếu, chứng minh việc đặt hàng

+ Liên 3: Bộ phận nhận hàng: làm căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng

+ Liên 4: Phòng quản lý cấp thoát nước lưu: theo dõi tiến độ thực hiện và được sắp xếp theo thứ tự ngày đặt hàng

+ Soạn thảo hợp đồng

Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một hợp đồng kinh tế giữa 2 bên

sẽ được lập và ký kết Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo hợp đồng theo mẫu của họ và gửi cho công ty xác nhận.Các trường hợp còn lại thì công ty sẽ soạn hợp đồng rồi gửi nhà cung cấp xác nhận

CT CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 86-88 Phan Bội Châu Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Kính gửi: Công ty CP Hawaco

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi

 Giám đốc: là người xét duyệt các bảng báo giá khi được trưởng phòng quản lý cấp thoát nước chuyển lên, là người đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên mua bán

 Bộ phận nhận hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng từ trưởng phòng quản lý cấp thoát nước như là thông báo kế hoạch nhận hàng, làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng

 Phòng kế toán: tiếp nhận báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng Lưu các chứng từ này với nhau, làm căn cứ đối chiếu khi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Biên bản giao nhận hàng: được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán và liên thứ 2 được lưu tại phòng QLCTN, biên bản giao nhận hàng được Trưởng phòng QLCTN kiểm tra phê duyệt nhằm đảm bảo thủ tục nhận hàng không có gì sai sót

PNK 2 đã ký nhận

Biên bản giao nhận hàng 2

H.đơn người bán

Cập nhật chi tiết HTK vào hệ thống

PNK 1đã ký nhận PNK 2 đã ký nhận PNK 3 đã ký nhận

Lưu

Biên bản giao nhận hàng 1 Biên bản giao nhận hàng 2

Lưu

Đối chiếu chứng từ (ĐĐH

và HĐ) & lập biên bản giao

- Sau khi phê duyệt thì hàng mới được nhập kho và thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên Liên thứ nhất giao cho phòng QLCTN, liên thứ 2 giao cho kế toán và liên thứ 3 được lưu tại kho Mẫu Phiếu nhập kho

CT CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM

86-88 Phan Bội Châu- Tam Kỳ - QNam

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 5/8/2013 Số: VT13/8

Người giao hàng:

Đơn vị: NC00055- CTCP Hawaco

Địa chỉ: 57 Quang Trung, Hà Nội

Số hóa đơn: 2025 Seri: AA/11P ngày 5/8/2013

Nội dung: Nhập kho vật tư

Tài khoản có: 33111A- Phải trả ngắn hạn người bán

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

(10%)

292.000.000

0 29.200.000

Tổng cộng tiền thanh toán 321.200.000 Bằng chữ: Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng

Nhân viên C

CT CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM

86-88 Phan Bội Châu- Tam Kỳ - QNam

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

Ngày 5/8/2013 Số: 13/8 Người giao hàng:

Đơn vị: NC00055- CTCP Hawaco

Địa chỉ: 57 Quang Trung, Hà Nội

Số hóa đơn: 2025 Seri: AA/11P ngày 5/8/2013

Nội dung: Nhập kho vật tư

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Số lượng thực tế Thừa Thiếu Ghi chú

2.5.3.3 Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán

 Kế toán vật tư: khi nhận được bộ chứng từ gồm bảng báo giá, đơn đặt hàng,

hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho….sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra Cụ thể:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chẳng hạn hóa đơn, phiếu nhập kho đã có đủ chữ ký của các bên liên quan,

- Đối chiếu các thông tin trên phiếu nhập kho với đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn….có trùng khớp và đẩy đủ chưa, đó là sự trùng khớp số hóa đơn, số hợp đồng, số lượng, đơn giá,…

- Kiểm tra các hóa đơn, các chứng từ làm căn cứ để lập phiếu tính giá thành vật

tư thực tế

- Tiến hành nhập liệu vào máy tính

- Các chứng từ sau khi đã được nhập liệu vào máy tính sẽ được kế toán vật tư đánh dấu để tránh cho trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa và lưu ở nơi tách bạch với chứng từ chưa nhập liệu

- Toàn bộ các chứng từ liên quan đến số hàng nhập kho này sẽ được đóng tập và lưu trong tập hồ sơ 152, tương ứng theo số thứ tự phiếu nhập kho Hàng tháng kế toán vật tư sẽ lập các báo cáo sổ chi tiết vật tư, sổ tổng hợp nhập xuất tồn và sổ cái TK 152

 Kế toán nợ phải trả người bán

Các chi phí khác không được phép tính vào giá trị hàng mua như chi phí điện, nước, tư vấn, hoặc các chứng từ khác khi mua đồ dùng văn phòng sẽ được chuyển cho kế toán nợ phải theo dõi

Sau khi kế toán vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu liên quan đến TK331 và kế toán nợ phải trả người bán có thể theo dõi nợ phải trả người bán trên TK331 mà không cần nhập liệu, thuận tiên cho công tác kiểm tra, giám sát công việc lẫn nhau và cũng tránh được sự trùng lặp Khi đó, kế toán vật tư sau khi nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan (gồm hóa đơn gốc, sang cho kế toán nợ phải trả người bán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại một lần nữa xem phần nhập liệu của kế toán vật tư đã đúng chưa Nếu có sai sót thì kế toán nợ phải trả người bán yêu cầu kế toán vật tư điều chỉnh và sửa lại cho cính xác

Kế toán nợ phải trả không được quyền sửa, chỉ có quyền theo dõi và kiểm tra

Hàng tháng, kế toán nợ phải trả người bán sẽ lập báo cáo sổ tổng hợp phải trả người bán, sổ chi tiết nợ phải trả người bán, sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng và sổ cái TK 331

2.1.5.4 Thanh toán

Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên thi phương thức thanh toán có sẽ có sự khác nhau Các ủy nhiệm chi/Lệnh chi sẽ được lập Công ty tiến hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhận các nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã thanh toán cũng như chuẩn bị báo cáo

Kiểm tra, đối chiếu

Ký duyệt

Lưu đồ 3: Lưu đồ kiểm soát quá trình thanh toán

phải trả

trưởng

Tổng giám đốc KT Ngân hàng Ngân hàng

Ủy nhiệm chi 1

Ủy nhiệm chi 2

Giấy đề nghị thanh toán

Ký duyệt

Giấy đề nghị thanh toán

Ký duyệt UNC 1

UNC 2

Ký duyệt

Thanh toán cho NCC

Ủy nhiệm chi 1

Ủy nhiệm chi 2

UNC 1 đã ký UNC 2 đã ký

Lưu

Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán

UNC 1

đã ký

a) Phòng Quản lý cấp thoát nước: Lập giấy đề nghị thanh toán

Các hợp đồng với nhà cung cấp yêu cầu thanh toán sau, Phòng Quản lý Cấp thoát nước sẽ căn cứ vào các Hóa đơn giá trị gia tăng để lập Giấy đề nghị thanh toán, gửi cho phòng kế toán để thanh toán kịp thời, không chỉ nâng cao uy tín của công ty

mà con có thể được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán nếu thanh toán đúng thời hạn được hưởng chiết khấu

Mẫu giấy đề nghị thanh toán như sau:

b) Phòng Kế toán: tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền

- Kế toán nợ phải trả: kiểm tra lại Giấy đề nghị thanh toán và đối chiếu hồ sơ chứng từ Xem xét, kiểm tra sự đầy đủ, sự chính xác và tính hợp lệ của thông tin các khoản nợ thanh toán cho nhà cung cấp là hợp lý không, đảm bảo đúng số tiền, đúng nhà cung cấp, đúng số hóa đơn và đảm bảo rằng các hóa đơn đó chưa được thanh toán, tránh thanh toán lại hóa đơn đã thanh toán Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt, và tổng giám đốc xét duyệt có đồng ý thanh toán không Nếu có giấy đề nghị thanh toán được gửi đến kế toán tiền gửi ngân hàng

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển sang cho

kế toán tiền tiền gửi ngân hàng xem xét, kiểm tra thông tin lại 1 lần nữa, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi/Lệnh chi

CT CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty

Kính đề nghị Phòng Kế toán – Tài chính Công ty thanh toán tiền cho:

Đơn vị; Công ty Cổ phần Hawaco

Số tiền: 321.200.000 ( Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng)

Nội dung: thanh toán tiền mua vật tư

Số hóa đơn: 1756,1757,1759,1821

Tài khoản: 064506789213

Tại ngân hàng: Vietcombanh TP: Đà Nẵng

Thời gian thanh toán chập nhất để được hưởng chiết khấu: 25/9/2013

Rất mong phòng Kế toán Tài chính quan tâm giải quyết /

Người đề nghị TP QLCTN Kế toán trưởng Tổng giám đốc Nhân viên X

Kiểm tra tính chính xác