Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG pps

• Nếu thêm hoặc thay đổi giá trị của một bản ghi thì dữ liệu được lưu tự động mỗi khi chuyển tới bản ghi khác... Nếu muốn xóa toàn bộ một ô thì di chuột vào biên trái của ô, khi xuất hi

Bài 5 CÁC LỆNH VÀ THAO

TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG

Giáo viên hướng dẫn: Trần Doãn Vinh Sinh viên thực hiện: Cam Mạnh Dần

1, Cập nhật dữ liệu

• a Thêm bản ghi mới

• Để thêm một bản ghi mới:

• - Chọn Insert  New Record hoặc nháy

nút  (New Record) trên thanh công cụ

(H 13)

• - Gõ dữ liệu tương ứng trong mỗi trường

• Nếu thêm hoặc thay đổi giá trị của một

bản ghi thì dữ liệu được lưu tự động mỗi

khi chuyển tới bản ghi khác

b.Thay đổi

• Để sửa dữ liệu: Dùng phím BackSpace

để xóa kí tự bên trái và ph1im Delete để

xóa kí tự bên phải con trỏ văn bản Nếu

muốn xóa toàn bộ một ô thì di chuột vào

biên trái của ô, khi xuất hiện biểu tượng

t thì nháy chuột để chọn ô đó, rồi bấm

phím Delete Gõ giá trị mới nếu cần

c Xóa bản ghi

• Để xóa một bản ghi:

• Nháy một ô của bản ghi đả chọn rồi nháy

nút (Delete Record) hoặc

• Chọn bản ghi bằng cách nháy vào ô trái

nhất, rồi bấm phím Delete

• Trong hộp thoại khẳng định xóa (H 14),

Chọn Yes Lưu y khi đã bị xóa thì bản ghi

không thể khôi phục lại được

d Di chuyển trong bảng

• - Dùng các phím Tab hoặc Shift + Tab để

chuyển tới hoặc lùi lại giữa các trường trong

bảng

• - Dùng các phím mũi tên để chuyển giữa các ô trong bảng

• - Các phím Home và End dùng để chuyển tới

trường đầu tiên và trường cuối cùng trong một bản ghi

• - Ctrl + Home để chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên Ctrl + End để chuyển tới

trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng

2 Sắp xếp và lọc

• a.Sắp xếp

• * Để sắp xếp:

• - Trong chế độ hiển thị trang dữ liệu, chọn một trường hoặc một ô của trường

• - Dùng các nút lệnh (sắp xếp theo thứ tự tăng dần) hay (sắp xếp theo thứ tự giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng

dựa trên giá trị của trường được chọn

• - Lưu lại các thay đổi sau khi sắp xếp

b.Lọc

• - Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: chọn ô rồi nháy chọn nút lệnh , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường

tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn

• - Lọc theo mẫu: Nháy chọn nút , tiếp theo nhập điều kiện vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút lệnh (Lọc) để thực hiện

• Sau khi kết thúc, có thể nháy lại vào nút (Hủy bỏ lọc) để trở về dữ liệu không lọc

3 Tìm kiếm đơn giản

- Định vị con trỏ lên bản ghi đầu tiên và nháy

chọn Edit  Find

• - Nháy lên nút Find

• - Nháy Ctrl + F để mở hộp thoại Find and

Replace (H 19)

• + Trong phiếu Find:

• Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm

• Trong ô Look In

• 1 Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ

đó ở tất cả các trường);

• 2 Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ

• Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:

• - Any Part Of Field (tìm tất cả các cụm từ

chứa cụm từ cần tìm)

• - Match Whole Field (chỉ tìm cụm từ

được chỉ ra)

• - Start Of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các

cụm từ kết quả)

• Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn

điều kiện tìm kiếm

• + Trong phiếu Replace

• Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế nó bởi cụm từ cho trong ô Replace With Chẳng hạn, nhiều khi cần phải thay đổi để dữ liệu trong CSDL được nhất quán, ví dụ ta có “HN” và Ha noi” trong một CSDL- điều này sẽ khiến cho mẫu hỏi và báo cáo sẽ không chính xác Khi đó ta dùng lệnh Replace để

dữ liệu được nhất quán (H.20) Cụm từ thay thế được

gõ vào ô Replace With

4 In dữ liệu

• a.Định dạng bảng dữ liệu

• Chọn phông cho dữ liệu bằng cách nháy

mũi tên trong hộp dnh sách phông để

chọn phông từ danh sách hoặc chọn lệnh

Font trong bảng chọn Format

• Đặt độ rộng cột và chiều cao hàng bằng

cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh

Column Width… và Row Height… trong

bảng chọn Format

• b Xem trước khi in

• Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút hoặc chọn lệnh

Print Preview Trong bảng chọn File để

kiểm tra xem các dữ liệu có vừa với trang

in không

• c Thiết đặt trang in

• Thiết đặt trang in giống như thiết đặt trang trng Microsoft Word gồm xác định kích

thước trang giấy và đặt lề Chọn lệnh

Page Setup… trong bảng chọn File

• Chọn lệnh Print… trong bảng chọn File

để chọn máy in, số bản in và các tính chất

in khác