159 Thực trạng về Kế toán tiêu thụ tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

159 Thực trạng về Kế toán tiêu thụ tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

Ch ơng I

Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hóa trong các

doanh nghiệp thơng mại

1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp th ơng mại

1.1.1 Đặc điểm của kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thơng mại

Tiêu thụ hàng hóa là một trong những nhiệm vụ kinh tế chính củadoanh nghiệp thơng mại Nh đã biết, các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩmvới mục đích là bán đợc sản phẩm và thực hiện mục tiêu đã định trong chơngtrình hoạt động của doanh nghiệp Do đó, tiêu thụ sản phẩm là một khâu quantrọng trong quá trình tái sản xuất, là yếu tố quyết định sự tồn tại của mộtdoanh nghiệp

Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng của quá trình lu chuyển hànghóa, là giai đoạn mà hàng hóa của doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái hiệnvật sang hình thái tiền tệ

Doanh nghiệp thơng mại thực hiện đợc tốt ngiệp vụ này thì sẽ đáp ứngtốt, đầy đủ, kịp thời nhu cầu của khách hàng, góp phần khuyến khích tiêudùng, thúc đẩy sản xuất, tăng doanh thu bán ra, mở rộng thị phần, khẳng định

đợc uy tín của doanh nghiệp trong mối quan hệ với chủ thể khác (nh bạn hàng,chủ nợ, các nhà đầu t ) Đồng thời động viên ngời lao động, nâng cao mứcsống cho họ, và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ thu đợc khoản lợi nhuận mongmuốn, góp phần xây dựng nền kinh tế quốc dân

Cũng nh các quá trình khác, quá trình tiêu thụ hàng hóa cũng chịu sựquản lý và theo dõi của ngời có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp Đó là chủdoanh nghiệp, các cổ đông, bạn hàng, nhà tài trợ, các cơ quan quản lý Nhà n-

ớc (thuế, luật pháp ) Hiện nay, trong nền kinh tế rt các doanh nghiệp thơngmại đã sử dụng nhiều biện pháp để quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa Vớichức năng thu thập số liệu, xử lý và cung cấp thông tin, kế toán đợc coi là mộttrong những công cụ góp phần giải quyết những vấn đề phát sinh trong doanhnghiệp Cụ thể, kế toán đã theo dõi số lợng, chất lợng, giá trị của từng lô hàng

từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hóa Từ đó, doanh nghiệp mới điều chỉnh

đa ra những phơng án, các kế hoạch tiêu thụ hàng hóa nhằm thu đợc hiệu quảcao nhất

* Phạm vi và thời điểm xác định hàng tiêu thụ:

Hàng hóa của doanh nghiệp đợc xác định là tiêu thụ phải thoả mãn ba

điều kiện sau:

- Phải thông qua phơng thức mua, bán, thanh toán tiền nhất định

- Những hàng hóa mà doanh nghiệp tiêu thụ phải là những hàng hóadoanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất ra nhằm mục đích bán ra để kiếm lời

- Phải có sự chuyển quyền sở hữu về hàng và tiền.

Tuy nhiên còn có một số trờng hợp ngoại lệ cũng coi là hàng hóa tiêuthụ nh:

- Hàng hóa xuất để đổ lấy hàng hóa khác, còn gọi là đối lu

- Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho cán bộ côngnhân viên, thanh toán thu nhập chia cho các bên tham gia liên doanh

- Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho các hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp

- Hàng hóa xuất làm quà biếu, tặng

- Hàng hóa hao hụt, tổn thât trong khâu bán, theo hợp đồng bên muachịu

Về cơ bản, thời điểm xác định hàng hóa đã tiêu thụ là khi có sự chuyểngiao quyền sở hữu về hàng hóa và tiền giữa ngời mua và ngời bán Bên cạnh

đó, còn phải tuỳ thuộc vào phơng thức tiêu thụ hàng hóa mà xác định thời

điểm tiêu thụ hàng hóa

* Giá bán hàng hóa

Nh đã biết, đối tợng của hạch toán kế toán nói chung và hạch toánnghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa nói riêng là giá trị của hàng hóa Trong khi đó,hạch toán kế toán phải tính toán các chỉ tiêu tổng hợp cho quá trình sản xuấtkinh doanh tại doanh nghiệp Vì vậy, hạch toán kế toán bắt buộc phải sử dụngthớc đo giá trị Chính vì vậy, khi những đối tợng của hạch toán kế toán khôngphải là vốn thực tế biến động nên chứng từ kế toán chỉ phản ánh quy moo củanghiệp vụ kinh tế bằng thớc đo hiện vật Muốn đổi từ thớc đo hiện vật sang th-

ớc đo giá trị sử dụng thì ngời ta dùng phơng pháp tính giá hàng hóa

Giá bán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trọng quá trình tiêu thụ hànghóa Cho nên, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động trên thơng trờng đềuphải quan tâm tới giá bán hàng hóa vì giá bán của hàng hóa có ảnh hởng tớidoanh thu của doanh nghiệp Mà doanh thu là yếu tố ảnh hởng tới sự trang trảichi phí và lợi nhuận thu đợc của doanh nghiệp Giá cả của hàng hóa thực chất

là giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán, đợc ghi trên hợp đồng hoặc hóa

Mà thặng d số thơng mại đợc tính theo tỷ lệ (%) so với giá mua thực tếcủa hàng hóa

3

Thặng số thơng

Giá mua thực tế của hàng hóa  Tỷ lệ (%) thặng số thơng mại

Do đó:

Giá bán hàng hóa

=

Giá mua thực tế hàng hóa

+

Giá bán thực tế hàng hóa



Tỷ lệ (%) thặng số th-

ơng mại

= Giá mua thực tế hàng hóa  (1+ tỷ lệ (%) thặng số th- ơng mại

Nh vậy, tiền bán có hai loại:

- Tiền bán hàng cha có thuế GTGT là số tiền thực tế mà doanh nghiệpnhận đợc do bán hàng

- Tiền bán hàng có thuế GTGT là số tiền mà ngời mua phải thanh toántheo số đã ghi trong hóa đơn bán hàng (GTGT)

= Tiền bán hàng cha có thuế GTGT  (1+ tỷ lệ (%)thuế GTGT

Nh vậy, tiền bán có hai loại:

- Tiền bán hàng cha có thuế GTGT là số tiền thực tế mà doanh nghiệpnhận đợc do bán hàng

- Tiền bán hàng có thuế GTGT là số tiền mà ngời mua phải thanh toántheo số đã ghi trong hóa đơn bán hàng (GTGT)

điện, nớc, xăng, dầu (nhng cũng phải nằm trong một khung giá nhất định) Do

đó, tỷ lệ thặng số thơng mại trong cơ chế thị trờng luôn luôn biến động linhhoạt phù hợp với thị trờng Đối với mỗi doanh nghiệp khi xác định giá bán chohàng hóa của mình cần phải nghiên cứu kỹ thị trờng Đặc biệt, giá bán là mộtcông cụ cạnh tranh rất hữu hiệu Vì vậy, việc xác định một mức giá bán thích

hợp là một vấn đề rất phức tạp, đòi hỏi nhà kinh doanh phải có tầm nhìn baoquát, phải có khả năng kiểm soát, nghiên cứu thị trờng

* Ph ơng thức thanh toán tiền hàng:

Trong kinh doanh buôn bán, ngời ta thờng sử dụng hai phơng thứcthanh toán chủ yếu: Phơng thức thanh toán ngay và phơng thức thanh toán trảchạm

Thanh toán ngay là phơng thức thanh toán mà khi quá trình trao đổidiễn ra: hai bên thực hiện đầy đủ thủ tục giao hàng cho ngời mua, ngời muaphải trả lập tức cho bên bán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu hoặc tiềngửi ngân hàng (séc) hoặc cả ba loại trên Phơng thức thanh toán này bảo đảmkhả năng thu tiền nhanh, doanh nghiệp có tiền vốn lu động để đầu t trực tiếpsản xuất hoặc tái sản xuất, kinh doanh hoặc đầu t vào những vấn đề khác trongdoanh nghiệp Đồng thời, phơng thức thanh toán tiền ngay sẽ tránh đợc rủi rotrong thanh toán và tăng nhanh tốc độ lu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp

- Thanh toán tiền trả chậm là phơng thức thanh toán khi quá trình trao

đổi diễn ra thì khách hàng cha trả tiền ngay hoặc chi trả trớc một phần số tiềnhàng còn lại sau một thời gian nhất định (theo thoả thuận giữa hai bên) sẽthanh toán Có thể thanh toán bằng cách bên mua ký giấy chấp nhận trả hay

uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ bên mua trả (chuyển tiền vào tài khoản củabên bán theo yêu cầu của bên bán), hay bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàngphục vụ mình thu tiền hàng, hay thanh toán bằng th tín dụng (đây là phơngthức thanh toán chủ yếu sử dụng trong trờng hợp kinh doanh với nớc ngoài)

Ngoài ra, các doanh nghiệp thơng mại có thể sử dụng hình thức thanhtoán theo kế hoạch hay thanh toán hàng đổi hàng Hai hình thức này áp dụng

đối với trờng hợp hai bên mua và bán có quan hệ thờng xuyên với nhau và cótín nhiệm lẫn nhau Thanh toán theo kế hoạch là hình thức căn cứ vào hợp

đồng kinh tế bên cho bên bán tiền hàng theo kế hoạch, cuối kỳ hai bên điềuchỉnh thanh toán theo số liệu thực tế Còn hình thức thanh toán bằng hàng đổihàng đã xuất hiện từ lâu đời, khi loài ngời bắt đầu thực hiện quá trình trao đổi.Ngời mua hàng cũng là ngời bán và ngợc lại Khi bán hàng hai bên phải theodõi và cân đối trị giá theo nguyên tắc ngang giá chung, thực hiện đến khi kếtthúc quá trình trao đổi nếu còn chênh lệch thì thanh toán nốt theo phơng ántrên

* Ph ơng thức tiêu thụ hàng hóa

Trong quá trình hoạt động kinh doanh có nhiều phơng thức tiêu thụhàng hóa khác nhau, mỗi khách hàng thực hiện theo phơng thức tiêu thụ riêng,mỗi phơng thức tiêu thụ gắn với một phơng thức thanh toán riêng Bởi vậy, chỉkhi nào thu nhận tiền hàng, việc tiêu thụ mới đợc coi là đợc thực hiện và ghichép, phản ánh trên sổ sách kế toán Kế toán tiêu thụ hàng hóa trong doanhnghiệp thơng mại đợc thực hiện theo phơng thức sau:

5

* Phơng thức bán buôn: Là phơng thức tiêu thụ hàng hóa mà khi kếtthúc nghiệp vụ tiêu thụ, hàng hóa cha ra khỏi lĩnh vực lu thông Lu chuyểnhàng hóa bán buôn trong doanh nghiệp thơng mại có hai phơng thức sau:

- Phơng thức bán buôn qua kho: Là phơng thức tiêu thụ hàng hóa doanhnghiệp mua vào đợc nhập kho, sau đó mới đa hàng hóa này đem ra bán Gồmhai hình thức:

+ Bán buôn qua kho theo hình thức nhận hàng: Theo hình thức này,khách hàng phải cử cán bộ trực tiếp đến tận kho của doanh nghiệp tiêu thụhàng Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hóa đơn bán hàng (hóa đơnGTGT) hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của doanh nghiệp tiêu thụ lập Khihoàn tất thủ tục giao hàng, khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhậnthanh toán theo hóa đơn đã ký thì hàng hóa đó sẽ đợc xác định là tiêu thụ

+ Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Theo hình thức này,doanh nghiệp bán buôn dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng.Doanh nghiệp tiêu thụ cử cán bộ thực hiện nhiệm vụ xuất khho, vận chuyển vàgiao hàng tại kho của khách hàng hay đến một địa điểm nào đó do khách hàng

định trớc (thờng địa ddiểm có đợc ghi trong hợp đồng ký kết giữa hai bên).Chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu (do thoảthuận trong hợp đồng) Trong trờng hợp này, hàng hóa trong quá trình vậnchuyển vẫn là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Hàng gửi đi chỉ xác định

là tiêu thụ khi bên mua nhận đợc hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhậnthanh toán Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng cho kháchhàng, gửi kèm hóa đơn vận chuyển (cũng là hóa đơn GTGT)

- Phơng thức bán buôn chuyển thẳng: Là phơng thức tiêu thụ mà trong

đó hàng hóa của doanh nghiệp mua vào không nhập kho mà chuyển ngay chokhách hàng Phơng thức này cũng bao gồm hai hình thức:

+ Bán buôn chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao tay ba): Theo hìnhthức này, doanh nghiệp nhận hàng của bên cung cấp xong giao trực tiếp chokhách hàng, (bên mua cử đến) Doanh nghiệp nhận các chứng từ do bên cungcấp giao hàng và cùng lúc lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) với điềukiện giao hàng trực tiếp cho khách hàng Hàng hóa đợc xác định tiêu thụ khikhách hàng ký xác định về hàng hóa trên chứng từ tiêu thụ của doanh nghiệp,việc thanh toán tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký kết Chứng từ bán hàng chính làhóa đơn GTGT do doanh nghiệp lập

+ Bán buôn chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Theo hình thức này,doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp xong tổ chức vận chuyển hàng hóacho khách hàng giao tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng băng phơng tiện

tự lo Nghiệp vụ mua và bán xảy ra đồng thời, nhng trong thời gian hàng hóa

đợc vận chuyển tới cho khách hàng thì vẫn thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp, cha xác định tiêu thụ Hàng hóa chỉ đợc xác định tiêu thụ khi doanhnghiệp nhận đợc tiền do khách hàng trả hay nhận giấy chấp nhận thanh toáncủa khách hàng Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này cũng là hóa đơn bánhàng giao thẳng do doanh nghiệp lập

* Ph ơng thức bán lẻ:

Là phơng thức tiêu thụ hàng hóa trực tiếp tới khách hàng Phơng thứcnày thực hiện tại các cửa hàng, quầy hàng, điểm bán hàng của doanh nghiệp.Bao gồm hai hình thức:

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng hoàntoàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng Hoạt

động bán hàng đợc diễn ra trực tiếp giữa khách hàng và nhân viên bán hàngthông qua trao đổi: Khách hàng nhận hàng từ nhân viên bán hàng và trả tiềncho nhân viên bán hàng Trong bán lẻ thờng không cần thiết phải lập chứng từcho từng nghiệp vụ tiêu thụ Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý định ỳ (cuối ca,cuối ngày) nhân viên bán hàng kiểm kê số lợng hàng hóa hiện còn tại quầy.Sau đó, dựa vào quan hệ cân đối hàng lu chuyển hiện còn để xác định số lợnghàng bán ra của từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng Có thể xác định lợnghàng bằng cách :

Số lợng hàng hóa n hập quầy trong ngày, trong ca

-Số lợng hàng hóa tồn cuối ngày, cuói ca

Tiền bán hàng hằng ngày, từng ca nhân viên bán hàng kê vào giấy nộpcho thủ quỹ của doanh nghiệp

- Bán lẻ thu tiền tập trung: Theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền hàng

và nghiệp vụ giao hàng tách rời nhau Mỗi cửa hàng hay quầy hàng có mộtnhân viên thu ngân riêng trực tiếp thu tiền của khách hàng Sau đó, viết hóa

đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng của mậudịch viên bán hàng Cuối ca hay cuối ngày, nhân viên thu ngân làm giấy nộptiền bán hàng, mậu dịch viên làm báo cáo bán hàng căn cứ vào hóa đơn hoặctích kê của khách hàng khi giao hàng: Nh vậy chứng từ trong bán lẻ hàng hóa

là báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng Doanh thu bán hàng ghi trêncơ sở báo cán bán hàng, còn tiền hàng nộp theo giấy nộp tiền, nếu có sự chênhlệch giữa số tiền thực nộp và giấy ghi thì thực hiện theo quy định của từngdoanh nghiệp

Để quản lý đợc hàng hóa ở quầy hàng và xác định đợc lợng hàng hóabán ra trong ca (trong ngày, trong kỳ) nhân viên bán hàng phải mở thẻ hàngcho từng mặt hàng để ghi chép hàng ngày

Trong quản lý kinh doanh, kế toán giữ vai trò quan trọng Vì kế toán làmột bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vaitrò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế củaNhà nớc cũng nh các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, ở cácdoanh nghiệp thuộc ngành thơng mại, dịch vụ chức năng của kế toán là phản

ánh, giám đốc và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh, việc sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động

7

trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tai chính của các doanh nghiệp Để thựchiện đợc chức năng trên đây, kế toán có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh, ghi chép tính toán số hiện có, tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

- Thông qua ghi chép phản ánh để giám đốc, kiểm tra việc giữ gìn và sửdụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thờinhững hoạt động gian lận thơng mại, tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách,chế độ, luật kinh tế tài chính Nhà nớc

- Cung cấp các số liệu, tài liệu phục vụ việc điều hành, quản lý hoạt

động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chínhphục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tácthống kê và thông tin kinh tế

Kế toán tiêu thụ hàng hóa là một trong những nhiệm vụ chủ yếu củadoanh nghiệp kinh doanh thơng mại Kế toán tiêu thụ có ý nghĩa rất cần thiếtcho chủ doanh nghiệp, giám đốc Công ty Hạch toán kế toán tiêu thụ giúp chodoanh nghiệp xem xét tình hình kinh doanh của từng mặt hàng, địa điểm kinhdoanh nào có hiệu quả, bộ phận nào thực hiện tốt công tác tiêu thụ hàng hóa Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp phân tích, đánh giá, lựa chọn các phơng ánkinh doanh, các phơng án đầu t để thu đợc hiệu quả kinh doanh tốt nhất

Nh vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh, hoạt động kinh doanh

đạt hiệu quả, ngoài việc thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của hoạt độngkinh doanh thơng mại thì kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải thực hiệnmột số nhiệm vụ cụ thể phù hợp với đặc điểm riêng sau:

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải ghi chép và phản ánh chínhxác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tiêuthụ hàng hóa

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thơng mại phảiphản ánh chỉ tiêu doanh thu bán hàng và doanh thu thuần trong các doanhnghiệp thơng mại Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc do tiêu thụ sản phẩmhàng hóa của doanh nghiệp Thông thờng để thuận tiện cho việc tính toán kếtquả kinh doanh Trong kế toán ngời ta chia doanh thu bán hàng thành hai loại:

Doanh thu theo hóa đơn (tổng doanh thu) là doanh thu bán hàng đợctổng hợp trên tất cả các hoá đơn bán hàng trong kỳ

Doanh thu thực thụ là doanh thu theo hóa đơn sau khi đã trừ đi cáckhoản giảm trừ nh chiết khấu, giảm giá, hàng hóa bị trả lại, thuế tiêu thụ đặcbiệt (nếu có) Còn gọi là doanh thu thuần Nh vậy, ta có công thức doanh thuthuần:

Doanh thu

Doanh thu theo hóa đơn -

Các khoản giảm trừ về thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Doanh nghiệp thơng mại khi tiến hành kinh doanh, mục tiêu đặt ra làbán đợc hàng, thu đợc tiền hoặc đợc quyền thu tiền Do vậy, doanh thu bánhàng có ý nghĩa quan trọng Đây là nguồn tài chính giúp cho doanh nghiệptrang trải các khoản chi phí trong quá trình tiến hành kinh doanh, góp phần

đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiếp theo đợc tiến hành liên tục Do vậy,nếu doanh nghiệp không tiêu thụ hàng hóa hoặc tiêu thụ chậm sẽ dẫn đến tìnhtrạng mất cân đối về mặt tài chính Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt doanh thubán hàng sẽ làm cho tốc độ chuyển vốn lu động tăng nhanh, tạo điều kiệnthuận lợi cho doanh nghiệp tổ chức vốn

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải tổng hợp tính toán phân bổchi phí cho mỗi lô hàng hóa đã tiêu thu, tính toán chính xác, xác định giá trịvốn của hàng tiêu thụ nhằm xác định lãi gộp của doanh nghiệp Đây đợc coi lànhiệm vụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp thơng mại Mục tiêu lớnnhất của doanh nghiệp thơng mại là hoạt động kinh doanh có lãi Do đó, tínhchi phí bán hàng và giá trị vốn là giúp doanh nghiệp tính toán chi phí mình bỏ

ra là bao nhiêu, kết hợp với nhiệm vụ xác định doanh thu bán hàng và doanhthu thuần để biết doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hay không? Về chi phíbán hàng và chi phí quản lý thì có nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau Đối vớinhững doanh nghiệp có lợng hàng lu chuyển giữa các kỳ ít biến động thì chiphí không cần phân bổ, còn đối với các doanh nghiệp có lợng hàng lu chuyểngiữa các kỳ biến động hiều thì chi phí cần phải phân bổ và sử dụng công thứcsau:

Giá vốn hàng bán = giá mua hàng bán + Chi phí mua hàng

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phản ánh tình hình thu hồi tiền bánhàng một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác Sở dĩ phải thực hiện nhiệm vụ nàyvì bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào cũng vừa là chủ nợ, vừa là con nợ.Thực chất đây là mối 2quan hệ tất yếu trong kinh doanh Kế toán tiêu thụ thìchủ yếu là cho nợ Cho nên việc theo dõi tình hình thu hồi tiền bán hàng là rấtcần thiết Vì nhìn vào tình hình thu hồi này, doanh nghiệp biết tình hình thực

tế tài sản doanh nghiệp là bao nhiêu, doanh nghiệp đã thu đợc bao nhiêu, cho

nợ bao nhiêu Từ đó, xem xét có nên cho nợ tiếp hay không hoặc phải đa rabiện pháp đòi nợ Nói chung, nhiệm vụ này nhằm giúp doanh nghiệp tránhtình trạng bị chiếm dụng vốn, ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

9

1.2 Ph ơng pháp kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp th ơng mại

1.2.1 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thơng mại theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

* Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (do đơn vị lập)

- Phiếu xuất kho (nếu qua kho) hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hóa đơn GTGT tiếp nhận (nếu chuyển thẳng)

- Báo cáo bán hàng

- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu tiền hoặc giấy chấp nhận nợ của khách hàng hoặc giấy báo

có của ngân hàng

- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

- Bảng thanh toán hàng gửi đại lý

- Các chứng từ kế toán khác có liên quan

* Phơng pháp hạch toán :

* Tài khản sử dụng

- Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”

- Nội dung kinh tế: để phản ánh công nợ phải thu khách hàng và tìnhhình của công nợ phải thu

- Kết cấu:

TK 131SDĐK:

+ Có thể không cần phản ánh vào TK 131 trờng hợp bán hàng thutiền ngay

* Tài khoản 156 “hàng hóa “

- Nội dung kinh tế: Để phản ánh giá trị hàng hóa doanh nghiệp đã nhậpxuất kho trong kỳ

- Kết cấu:

TK 156SDĐK:

- Chiết khấu hàng mua đợc

- Giảm giá hoặc hàng bị trả

lại

- Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

đã kết chuyển (KKĐK)SDCK: Trị giá hàng hóa tồn

+ Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng kho và nhóm hàng:

TK 156 có hai tài khoản cấp 2

TK 1561 “Trị giá mua hàng hóa”

TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”

* Tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán)

- Nội dung kinh tế: Đợc sử dụng để phản ánh trị giá hàng hóa gửi đi chokhách hàng nhng cha đợc khách hàng chấp nhận

11

- Kết cấu:

TK 157SDĐK:

SFS: - Trị giá hàng hóa gửi

- Trị giá vốn hàng gửi bán bịtrả lại

- Kết chuyển giá thực tế hànggửi bán đầu kỳ (KKĐK)SDCK: Trị giá hàng hóa gửi

bán cho khách hàng nhng cha

xác định tiêu thụ

- TK 157 chỉ phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán theo giá thực tế hoặc gíxuất kho mà không phản ánh trị giá bao bì đi kèm và chi phí chi hộ kháchhàng

* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”

- Nội dung kinh tế : TK 511 đợc sử dụng để phản ánh tổng số doanh thubán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuầntrong kỳ của doanh nghiệp

- Kết cấu:

TK 511

Số thuế phải nộp tính theo

doanh thu bán hàng thực tế

(thuế, TTĐB, thuế NK) hoàn

giảm giá, bớt giá và hàng ban

bị trả lại

- Kết chuyển doanh thu thuần

Doanh thu bán hàng thực tếtrong kỳ

TK 511 không có số d cuối kỳ và đợc ghi chi tiết theo từng loại hàngtiêu thụ

- Một số quy định khi kế toán trên TK 511

+ TK 511 có bốn tài khoản cấp 2

TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”

TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”

TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

TK 5114 “Doanh thu nợ cấp, trợ giá”

* Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”

- Nội dung kinh tế: TK 512 là tài khoản dùng để phản ánh doanh thu dobán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộctrong cùng một công ty hoặc Tổng công ty

- Kết cấu: Tơng tự nh kết cấu của TK 511

- TK 5121 “Doanh thu bán hàng hóa”

- TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm”

- TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

- Nội dung kinh tế: TK 632 đợc sử dụng để tập hợp trị giá vốn hàng bántrong kỳ

- Kết cấu:

TK 632Tập hợp trị giá vốn hàng

bán trong kỳ

- Chiết khấu mua hàng đợc

- Trị giá vốn hàng bán bị trả lại

- Kết chuyển trị giá vốn hàng bánthực tế đã xác định kết quả kinhdoanh

 Kế toán bán buôn qua kho:

Sơ đồ kế toán bán buôn qua kho

13

TK 911

TK 511 TK 111,112,331 Trị giá vốn hàng

bán đã xác định tiêu thụ

K/c trị giá

vốn hàng tiêu thụ

K/c doanh thu thuần

Doanh thu bán hàng

TK 3331 VAT đầu

ra

 Kế toán bán buôn chuyển thẳng:

Sơ đồ kế toán bán buôn chuyển thẳng

TK 911

TK 511 TK 111,112,331 Trị giá vốn hàng

đã xác định tiêu

thụ

K/c trị giá

vốn hàng tiêu thụ

K/c doanh thu thuần

Doanh thu bán hàng

Kế toán bán lẻ:

 Kế toán tại đơn vị giao đại lý: Mặc dù hàng hóa đã ra khỏi doanhnghiệp nhng hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho tới khitiêu thụ

Sơ đồ kế toán tại đơn vị giao đại lý

 Kế toán tại đơn vị nhận đại lý: hàng hóa không đợc quyền sở hữu của

đơn vị

Sơ đồ kế toán tại đơn vị nhận đại lý

Khi nhận hàng căn cứ vào giá trị trong hợp đồng kinh tế, kế toán ghi:

Nợ TK 003 Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi

Khi bán đợc hàng kế toán ghi:

Có TK 003 Phản ánh số hàng bán, hoa hồng đợc hởng, số tiềnphải trả cho ngời giao đại lý theo sơ đồ trên

K/c doanh thu thuần

Chi phí bán hàng (hoa hồng gửi đại

lý, chi phí vận chuyển )

thu bán hàng

Trả tiền cho đơn vị giao đại lý Số tiền phải trả cho bên giao đại lý

Chi phí trả hộ đơn vị giao đại lý

Bán trả góp: Là phơng thức tiêu thụ hàng hóa mà ngời mua thanh toántiền hàng bằng nhiều lần và ngời mua phải chịu một phần lãi suất do trả chậm.

Về thực chất quyền sở hữu về hàng hóa chỉ đợc chuyển giao cho ngời mua khi

đã thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về hạch toán khi chuyển giao thì hànghóa đợc coi là tiêu thụ Mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ hàng bán trả góp

 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng:

* Kế toán chiết khấu bán hàng

- Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành chiết khấu hàng bán đợchiểu là số tiền chấp nhận giảm cho khách hàng nợ tính trên số tiền mà họ trả

nợ trớc thời hạn quy định hoặc vì một lý do u đãi khác

- Chiết khấu bán hàng đợc tính toán dựa trên cơ sở tỉ lệ và các điều kiệnchiết khấu ghi trên các hợp đồng mua bán cam kết thanh toán

- Tài khoản sử dụng : TK 521 “chiết khấu bán hàng”

Nội dung kinh tế : TK 521 dùng để tập hợp phần chiết khấu bán hàngphát sinh trong kỳ

Số tiền tính theo giá

bán tại thời

điểm giaohàng

Tống số tiền thu đ-

ợc

Lãi suất trả

chậm

TK 3331 Thuế GTGT đầu

ra

Số tiền chiết khấu đã chấp

Nợ TK 521 Chiết khấu hoặc

họ trả lại, không chấp nhận thanh toán hoặc trong thời hạn quy định kháchhàng có thể trả lại hàng cho doanh nghiệp

- Tài khoản sử dụng: TK 531 “Hàng bị trả lại”

Nội dung kinh tế: Đợc sử dụng để tập hợp hàng hóa bị trả lại trong kỳ Kết cấu:

TK 531Doanh thu chấp nhận cho trả

Nợ TK 511

Có TK 531

* Kế toán giảm giá hàng bán:

17

- Giảm giá hàng bán là giảm trừ giá bán sản phẩm để khuyến mại.Trong thực tế giảm giá bán hàng hóa có 2 hình thức:

+ Bớt giá là khoản giảm trừ tính trên giá bán thông thờng khi kháchhàng mua với khối lợng lớn trong một lần mua hàng

+ Giảm giá đặc biệt là sự chấp nhận giảm trừ một tỷ lệ đặc biệt tính trêngiá bán thông thờng vì lý do sản phẩm của doanh nghiệp chất lợng kém, saiquy cách

- Tài khoản sử dụng : TK 532 “Giảm giá hàng bán”

Nội dung kinh tế: TK 532 đợc sử dụng để tập hợp trị giá hàng hóa giảmgiá trong kỳ

Tài khoản không có số d cuối kỳ

Kết cấu:

TK 532Các khoản giảm giá hàng hóa

- Phiếu xuất kho

- Phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng hoặc giấp chấp nhận nợ (thanhtoán) của khách hàng

Phơng pháp hạch toán:

* Tài khoản sử dụng:

- Khác so với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở các doanh nghiệp thơngmại theo phơng pháp kế toán chỉ sử dụng TK 611 “mua hàng” để hạch toán

- TK 611 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa nhập xuất trong kỳ

19

- Kết cấu

TK 611

- Trị giá hàng hóa, công cụ

dụng cụ, nguyên vật liệu tồn

kho trong kỳ

- Trị giá hàng hóa, công cụ

dụng cụ, nguyên vật liệu mua

vào trong kỳ

- Trị giá hàng hóa, công cụ

dụng cụ bị trả lại

- Trị giá hàng hóa , công cụdụng cụ, nguyên vật liệu tồnkho cuối kỳ

- Trị giá hàng hóa , công cụdụng cụ, nguyên vật liệu thực

Hạch toán theo phơng pháp này thì khi xác định tiêu thụ cho hàng bán

kế toán chỉ ghi nhận doanh thu theo giá bán Tuỳ thuộc các phơng thức thutiền mà kết chuyển cho trị giá hàng tồn kho thực tế, xác định hàng mua đang

đi đờng, xác định hàng gửi bán cho ngời mua cha xác định tiêu thụ Sau đó ,kết chuyển vào TK 156, 151, 157 và xác định trị giá hãng xuất bán trong kỳtheo công thức sau:

Trị giá hàng

xuất tiêu thụ =

Trị giá hàng tồn đầu kỳ +

Trị giá hàng nhập trong kỳ -

Trị giá hàng tồn cuối kỳ

Và kết chuyển một lần vào cuối kỳ kế toán

Nợ TK 632

Có TK 611Nghiệp vụ này có thể đợc minh hoạ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp thơng mại theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Nhập kho hàng bị trả lại Trị giá hàng đã

K/c trị giá vốn

Doanh thu

1.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp th ơng mại

Để đáp ứng việc tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản lý kinhdoanh, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toánphù hợp Một số hình thức sổ kế toán sau thờng đợc dùng cho doanh nghiệpthơng mại

1.3.1 Hình thức sổ nhật ký chứng từ

Hình thức này kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian ghi sổ (theo

hệ thống), kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với tích luỹ số liệu phục vụ lậpbáo cáo kế toán ngay trên sổ

Hệ thống sổ kế toán sử dụng bao gồm: Nhật ký chứng từ, các bảng kê,

sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Nhật ký chứng từ (NKCT):

NKCT dùng để phản ánh số phát sinh bên có, bên nợ của các tài khoảnnhằm theo dõi tình hình và ghi chép một nghiệp vụ Ví dụ:

- NKCT số 6: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 151

“Hàng mua đang đi đờng” nhằm theo dõi tình hình mua vật t, hàng hóa còn

đang đi đờng Cơ sở ghi chép là hóa đơn của ngời bán, phiếu nhập kho

- NKCT số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 155, 156,

157, 131, 511, 532, 632, NCKT số 8 căn cứ vào bảng kê số 8, 10 (Ghi Cóvào TK 155, 156, 157), bảng kê số 11 (ghi Có TK 131), sổ chi tiết tiêu thụdùng cho TK 511, 512, 531, 632

Bảng kê :

Trong hình thức NKCT có các bảng kê Bảng kê đợc sử dụng trong từngtrờng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thểkết hợp phản ánh trực tiếp lên NKCT đợc:

21

Thuế GTGT phải nộp

- Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt”

- Bảng kê số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “TGNH”

- Bảng kê số 8: Dùng để phản ánh, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồncủa hàng hóa (TK 155, 156)

- Bảng kê số 10: Dùng để phản ánh hàng gửi đại lý nhờ bán hộ, gửi đihoặc đã giao chuyển cho ngời mua nhng cha chấp nhận tt

- Bảng kê số 11: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng vớingời mua, ngời đặt hàng (TK 131)

 Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng chomột tài khoản, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có, số d cuối kỳchỉ ghi một lần vào cuối tháng

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:

- Sổ chi tiết chung cho TK 521, 532, 531, 632

- Sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK 131, 331, 333

Thực hiện theo hình thức này có u điểm giảm nhẹ khối lợng công việcghi sổ kế toán Công việc ghi sổ đợc chia đều trong tháng, việc kiểm tra đốichiếu số liệu đợc tiến hành hàng ngày Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều chỉ tiêutrong một trang sổ không thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong côngtác kế toán

Trình tự hạch toán trong quá trình tiêu thụ hàng hóa trong các doanhnghiệp thơng mại theo hình thức NKCT đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày

Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ

Bảng kê số 1, 2,

8, 10, 11

Sổ chi tiết cho

TK 511, 632, 131

Bảng tổng hợp chi tiết

Đối chiếu, kiểm tra

1.3.2 Hình thức nhật ký sổ cái

Hình thức nhật ký sổ cái đợc sử dụng làm kế toán tổng hợp duy nhất đểghi sổ theo thứ tự thời gian Hình thức này kết hợp với ghi sổ theo phân loạicác nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hình thức này có mẫu đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra, đối chiếu,không đòi hỏi trình độ, chuyên môn cao Nhng đối với những đơn vị sử dụngnhiều tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽphải mở rộng, lãng phí giấy, khó phân công lao động kế toán Cho nên, chỉnên áp dụng hình thức này với các đơn vị có quy mô nhỏ

Các loại sổ kế toán đợc sử dụng: Nhật ý sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chitiết Quá trình tiêu thụ sẽ đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:

511, 632, 131

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Nhật ký

sổ cái

Báo cáo bán hàng

Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc 511,632,131 Sổ chi tiết TK

Báo cáo bán hàng

Hình thức chứng từ ghi sổ thực chất là tách rời việc ghi theo thứ tự thờigian trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

và sổ cái tài khoản) Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại để ghi vào sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ cái

Hình thức này, có sổ đơn giản, dễ sử dụng, thuận tiện cho việc phân cấp

và chuyên môn hóa, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính, đảmbảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ Tuy nhiên, số lợng ghi chép nhiều dễ

bị trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu số liệu sẽ đợc dồn vào cuối kỳ (cuốiquý) sẽ ảnh hởng tới thời gian lập báo cáo

Sổ nhật ký chung 511, 632, 131 Sổ chi tiết TK

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo Bán hàng

Sổ nhật ký

đặc biệt

Hình thức này, số lợng sổ sách ít, dễ ghi, thuận tiện cho việc kế toántrên máy Tuy nhiên trong một số trờng hợp, một số đối tợng kế toán có số l-ợng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ cái, đơn vị có thể

mở nhật ý đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến

đối tợng kế toán đó Các sổ nhật ký đặc biệc đợc ghi chép nh nhật ký chung.Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi vào sổ nhật

ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung

25