117 Công tác quản lý nguyên vật liệu” tại Công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng & Phát Triển Tin Học Hà Nội

117 Công tác quản lý nguyên vật liệu” tại Công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng & Phát Triển Tin Học Hà Nội

Lời mở đầu

Kể từ ngày Nhà Nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý tập trung bao cấp sangnền kinh tế thị trờng ,nền kinh tế nớc ta đã có những chuyển biến rõnét.Trong cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà Nớc theo định hớngXHCN ,các doanh nghiệp xản xuất có điều kiện để phát huy năng lực củamình trên mọi lĩnh vực.Có những doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm vậtchất phục vụ cho công cuộc xây dựng và cải tạo xã hội ,có những doanhnghiệp sản xuất ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt tiêu dùng củanhân dân Tuy nhiên mọi lĩnh vực đều coi quản lý là một công cụ đặc biệtquan trọng để quản lý nền kinh tế ,trong đó có quản lý nguyên vật liệu

Nh ta đã biết quá trình sản xuất kinh doanh ,nguyên vật liệu đóng một vaitrò hết sức quan trọng ,nó là đối tợng lao động và là một trong ba yếu tố cơbản của quá trình sản xuất kinh doanh

Trong các công ty xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỉ lệ lớntrong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ chủ yếu trong quá trìnhxây dựng của công ty Chính vì vậy việc sử dụng vật t ,nguyên vật liệu mộtcách hợp lý ,tiết kiệm là một biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sảnphẩm.Muốn vậy phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ quytrình thu mua ,vận chuyển tới khâu sử dụng vật t cho xây dựng ,phải tổ chứctốt công tác quản lý ,thúc đẩy kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu trongxây dựng Phải kiểm tra giám sát việc chấp hành mức dự trữ tiêu hao nguyênvật liệu tại công ty ,để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiếttrong xây dựng nhằm giảm giá thành công trình ,tăng lợi nhuận của doanhnghiệp Muốn đạt đợc điều đó ,mỗi doanh nghiệp phải có một lợng vốn lu

động nhất định và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và quản lý chặtchẽ số nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng ,đáp ứng đủ chonhu cầu xây dựng ,vừa tiết kiệm vừa chống lại mọi xâm phạm tài sản củaNhà Nớc ,của đơn vị

Xuất phát từ những lý do trên và nay lại có điều kiện tiếp xúc với thựctế,đợc sự chỉ đạo ,giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng quản lý củacông ty và các thầy cô giáo em đã chọn đề tài “Công tác quản lý nguyên vậtliệu” tại công ty cổ phần Đầu T Xây Dựng & Phát Triển Tin Học Hà

Nội.Nhằm làm sáng tỏ những vớng mắc giữa thực tế và lý thuyết để hoànthiện và bổ sung kiến thức mà em đã đợc học

Nội dung chính báo cáo gồm ba phần sau :

Phần A :Tổng quan về công ty CP ĐTXD & PTTH HN

Phần B :Thực trạng nguyên vật liệu của công ty CP ĐTXD & PTTH HN.Phần C :Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyênvật liệu tại công ty CP ĐTXD & PTTH HN

Phần A : Tổng quan về công ty Cổ Phần Đầu T Xây

Dựng & Phát Triển Tin Học Hà Nội.

I- Giới thiệu chung về công ty cổ phần Đầu T và Phát Triển Tin Học Hà Nội (CP ĐTXD & PTTHHN).

1- Giới thiệu về công ty CP ĐTXD & PTTHHN

Công ty Cổ Phần Đầu T Xây Dựng & Phát Triển Tin Hoc Hà Nội có têngiao dịch quốc tế : HaNoi informatics development and contructioninvestment joint stock company

Tên viết tắt : HaNoiIDC.,JSC

Trụ sở chính : 139 Đờng Tam Chinh - Hoàng Mai - Hà Nội

Điện thoại : 04 8629842

Fax : 04 8622168

Email : HaNoi_idc@fptnet.com.vn

Tổng vốn kinh doanh : 4 500 000 000,00 VND

Ngân hàng giao dịch : Tài khoản số

+ 100114851004528 tại ngân hàng EXIMBANK Hà Nội

+ 730110980 taị ngân hàng Đầu t và Phát triển Việt Nam

+ 431101118668 tại ngân hàng No & Phát triển Thăng Long

chi nhánh Nguyễn Đình Chiểu

Trong những năm đầu thành lâp số lợng cán bộ ,công nhân viên của công

ty chỉ có khoảng 20 ngời , với nhiệm vụ chính là quản lý điều hành công ty Qua quá trình công tác ,đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng trởngthành và có tay nghề cao hơn Đến tháng 9 năm 2004 số cán bộ công nhânviên của công ty đã tăng lên đến 60 ngời , trong đó có 10 kỹ s , và nhiềucông nhân bậc cao ,đây là nguồn nhân lực tiềm tàng để công ty từng bớc tr-ởng thành và phát triển nh ngày hôm nay

Chức năng và nhiệm vụ

Công ty CPĐTXD&PTTHHN là đơn vị hạch toán phụ thuộc theo sự phâncấp , công ty mở taì khoản tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng đểgiao dịch , ngoài ra còn ký kết hợp đồng theo sự phân cấp Từ chỗ chỉ đơngiản là một đơn vị quản lý và sửa chữa , đến năm 2004 công ty là một đơn vịxây dựng với nhiệm vụ kinh doanh ,buôn bán thiết bị tin học và xây dựng có

uy tín và chất lợng cao

Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty :

Bộ phận chuyên gia, cán bộ kỹ thuật

Phòng kế hoạch-kỹ thuật toán-tài chính Phòng kế Trung tâm tin học

đội

tc số4

đội

tc số5

đội tc sô6

đội tc số7

đội tc số8

đội tc số9

đội tc số1 0

đội tc số4

đội tc số5

+ Phó giám đốc kinh doanh: giúp đỡ giám đốc phụ trách mảng kinh doanh

và phụ trách chung khi giám đốc đi vắng

+ Bộ phận chuyên viên kỹ thuật: giúp công ty điều hành mọi công việc về

kỹ thuật tại các công trờng và các phòng ban

+ Phòng tổ chức hành chính: theo dõi quản lý hồ sơ về số liệu hoạt động

kế toán ,tài chính

+ Phòng kế hoạch-kỹ thuật đấu thầu: giúp công ty sáng lập hồ sơ và lên

kế hoạch để dự thầu các công trình mới

+ Trung tâm tin học: là đội ngũ nhân viên có tay nghề cao về tin học và đây

là nơi trng bày các sản phẩm ,thiết bị về tin học và đào tạo tin học

+ Phòng kế toán: là nơi làm việc của đội ngũ kế toán có tay nghề cao ,là nơi

chịu trách nhiệm về toàn bộ phần tài chính của công ty

+ Các đội thi công: gồm 10 đội từ 1 đến 10.

Mẫu số B02-DNN

kết quả hoạt động kinh doanh năm2005

hoặc giảm lợi nhuận để xác

định lợi nhuận chịu thuế

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên ta thấy: mặc dù doanh thu

thuần giảm xuống nhiều so với năm trớc, bên cạnh đó giá vốn hàng bán cũng

có xu hớng giảm nhẹ Nhng chi phí quản lý kinh doanh lại giảm xuống rất

mạnh so với năm trớc , điều này cho ta thấy doanh nghiệp đã có sự điều

chỉnh trong việc quản lý kinh doanh ,góp phần tăng thêm lợi nhuận cho công

ty Thực tế ta đã thấy lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh , tổng lợinhuận chịu thuế TNDN, và cả lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng lên sovới năm trớc gấp nhiều lần Điều này chứng tỏ cho ta thấy công ty đã thchiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu , tiết kiệm đợc nguyên vật liệutrong quá trình xây dựng công trình Tất cả đã phản ánh tình hình hoạt độngcủa công ty trong năm 2005 đã kinh doanh rất tốt và mang lại lợi nhuậncao góp phần đẩy mạnh sự ảnh hởng của công ty đối với thị trờng Công tynên phát huy những u điểm đã đạt đơc và xác định kế hoạch hoạt động lâudài cho sự phát triển xa hơn

II Các nghành nghề kinh doanh chính.

- Xây dựng dân dụng công nghiệp ,giao thông ,thuỷ lợi ,đê kè ,đập ,trạmbơm ,hạ tầng cơ sở ,san lấp mặt bằng

- Trang trí nội- ngoại thất

- Kinh doanh bất động sản ,thiết bị tin học

III Lực lợng lao động và thiết bị thi công

- Lực lợng lao động huy động hằng năm: 180 ngời

- Lực lợng lao động trong danh sách: 40 ngời

Thiết bị thi công :công ty đã đầu t một số tiền khá lớn để mua sắn thiết bịthi công phục vụ cho xây dựng công trình Năm 2004, công ty đã mua đợcmột loạt máy móc nh: máy trộn vữa, máy cắt sắt, máy tời sắt, máy phát điện

Đến năm 2005 ,để phục vụ cho thi công hạ tầng đợc tốt hơn ,công ty đã sắmthêm máy vận thăng để đa vật t lên cao ,phục vụ cho công trình đợc xâydựng tốt hơn

IV.Thành quả đạt đợc trong những năm gần đây

Các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp ,đê ,kè ,thuỷ lợi mà công ty đã tham gia xây dựng trong những năm gần đây :

Giá trị thực hiện(nghìn đồng )

Tên đơn vị kýhợp đồng

1 Nhà điều hành sản xuất công ty truyền tải điện 2 5 700 000 Công ty truyềntải điện 2

2 Xây dựng khu công nghiệp Vĩnh Tuy 4 500 000

Ban quản lý khucông nghiệpVĩnh Tuy

6 Xây dựng khu thể thao Quan Hoa 3 125 000 Ban quản lý khudịch vụ thể thao

Quan Hoa

7 Cải tạo chi nhánh ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển

Chi nhánh LêVăn Hu

Ban quản lý dự

án đê,điều vàphòng cống bãolụt HN

10 Nâng cấp sửa chữa bệnh viện Bạch Mai (thầu phụ ) 3 600 000 Sở xây dựng HN

12 Nhà máy giấy Liên Minh Hải Phòng 2 250 000 án hà máy giấyBan quản lý dự

Liên Minh

Ban quản lý dự

án đê điều vàphòng chống bãolụt HN

14 San lấp khu đô thị mới Hoà V-ơng Nam Định 2 250 000 Thơng Mại NamCông ty TNHH

Cờng

Phần B : thực trạng công tác quản lý nguyên vật

liệu tại công ty cổ phần đầu t xây dựng & phát triển tin học hà nội

I Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty.

1 Đặc điểm nguyên vật liệu.

Vật liệu chính của công ty là các loại vật liệu xây dựng công trình ở dạngkhối và bột mịn nh gạch, đá, cát, xi măng… Nó có đặc tính là cứng,nặng , Nó có đặc tính là cứng,nặng ,khó vận chuyển ,dễ gây tai nạn trong quá trình vận chuyển ,đặc biệt vớigạch, đá ,sắt ,thép… Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

Quy trình hoàn thiện công trình của công ty là rất tốn kém nên các loạimáy móc nh máy trộn vữa ,máy cắt sắt ,… Nó có đặc tính là cứng,nặng , nhanh chóng bị mòn do tiếp xúcvới vật liệu cứng cần đợc thay các loại phụ tùng mới theo định kỳ

2 Phân loại vật liệu

Để giúp cho các công tác quản lý chính xác với khối lợng vật liệu nhiềuchủng loại , công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ,việc phân loại vật liệuphải dựa theo những tiêu thức nhất định ,để sắp xếp những loại vật liệu cócùng tiêu thức vào mỗi loại Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu dựa trêncơ sở công dụng của từng loại vật liệu đối với quá trình xây dựng công trình Nhờ có sự phân loại này mà công tác quản lý vật liệu có thể theo dõi tìnhhình biến động của từng loại vật liệu,vật liệu của công ty đợc chia thành cácloại sau :

a, Vật liêu chính :Là đối tợng chủ yếu khi tham gia vào quá trình xây dựng

công trình nh : gạch, đá , cát, ximang,sắt , thép,… Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

b, Vật liệu phụ :Gồm nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể của công

trình trong vật liệu ,có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trìnhxây dựng của công ty nh :cọc tiếp đất ,cốt pha ,dụng cụ xây dựng … Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

c, Nhiên liệu :

Gồm có các loại nhiên liệu dùng trong quá trình xây dng công trình làxăng ,dầu ,điện , nớc , … Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

d, Phụ tùng thay thế ,sửa chữa :Đó là các loại phụ tùng chi tiêt của máy

móc ,thiêt bị của công ty đang sử dụng nh: dây curoa ,lỡi cắt … Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

e, Vật liêu khác :Nh bìa cát tông , đinh , ốc ,kính , … Nó có đặc tính là cứng,nặng ,

f, Phế liệu thu hồi :Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình xây dựng

công trình để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài nh : gạch vụn ,cốt pha,

Phụ tùngthay thế

Danh sách các loại nguyên vật liệu

-II- Vai trò của nguyên vật liệu đối với công tác xây dựng của công ty

Nguyên vật liệu xây dựng của công ty có vai trò rất quan trọng ,nó làyếu tố cơ bản của đầu vào để công ty bắt tay vào hoạt động xây dựng ,vìmuốn tạo ra sản phẩm mới và hoàn thiện thì phải có nguyên vật liệu

Thực tế ở công ty CP ĐTXD & PTTHHN vật liệu đợc giám đốc và lãnh

đạo rất coi trọng bởi vì vật liệu là yếu tố chính để công ty hoạt động ,xâydựng công trình Nếu không có nó thì công ty sẽ ngừng hoạt động và gâythiệt hại tới nền kinh tế

III- Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty.

1 Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.

Giá trị thực tế của vật liệu chính ,vật liệu phụ ,các cấu kiện hoặc các bộphận rời ,vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp ,nguyên vật liệu đợc sử dụng cho xây dựng các hạng mục công trình ,trên cơ

sở đó chứng từ gốc theo dõi số lợng thực tế đã sử dụng và theo giá thànhthực tế ,cuối kỳ hoạch toán hoặc khi công trình hoàn thành tiến hành kiểm kê

số vật liệu còn lại tại nơi xây dựng ,để ghi giảm trừ chi phí nguyên vật liệutrực tiếp xuất dùng cho công trình

Hàng ngày công ty thờng cho gọi vật t đến công trình , khi vật t về tớichân công trình ,thủ kho có nhiệm vụ phải kiểm kê số lợng xem có chính xáckhông Sau khi kiểm tra đúng số lợng ,đúng quy cách sản phẩm ,luc đó quản

lý kho làm phiếu nhập kho ,cuối tháng quản lý kho có trách nhiệm làm tổnghợp số lợng vật t đã nhập vào kho nh thế nào và xuất thẳng ra công trình baonhiêu ,còn bao nhiêu vật liệu tồn kho thì để luân chuyển sang tháng sau ,cuốicùng thủ kho nhập số liệu vào sổ sách kế toán để theo dõi

2 Tình hình quản lý thu mua

Trình tự mua hàng của công ty

(Cán bộ cung ứng )

(Phụ trách bộ phận cung ứng)

Cân đối nguyên vât liệu, bao bì

(KSC,cán bộ cung ứng,thủ kho)

a, Khâu quản lý thu mua

* Tiếp nhận đơn đặt hàng vật liệu xây dựng

Sau khi có đơn đặt hàng của phòng thị trờng ,đã đợc lãnh đạo phòng phêduyệt và chuyển qua bộ phân cung ứng ,các cán bộ cung ứng sẽ cân đối toàn

bộ lợng nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng đó

Sau đó cán bộ cung ứng phối hợp với bộ phận kho đối chiếu với lợng hàngtồn kho để lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu và thông báo trở lại phòng thịtrờng Từ đó để tiến độ cung ứng bao bì ,nguyên vật liệu cần thiết cho phùhợp với kế hoạch của công ty

* Giấy báo giá mẫu sản phẩm và kiểm tra mẫu hàng

Sau khi tìm hiểu về khả năng cung ứng của công ty khai thác ,cán bộ cungứng yêu cầu các công ty khai thác gửi các mẫu thông số kỹ thuật ,các giấy tờchứng nhận chất lợng ,báo giá của nguyên vật liệu Sau khi nhận đợc đầy

đủ ,cán bộ cung ứng sẽ gửi mẫu và thông số kỹ thuật qua bộ phận kỹ thuật đểtiến hành kiểm tra mẫu

* Lựa chọn công ty sản xuất nguyên vật liệu

Công ty sản xuất nguyên vật liệu ,cần đạt đợc các tiêu chí sau :

+ Có khả năng cung ứng hàng hoá ,đúng chủng loại ,đạt chất lợng theo yêucầu

+ Cung ứng đầy đủ thông tin về chỉ tiêu chất lợng ,về giá thành duy trì tính

ổn định ,chất lợng hàng hoá trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng

+ Giá thành hàng hoá co tính cạnh tranh

+ Có các dịch vụ t vấn , hỗ trợ khách hàng

Nếu công ty sản xuất nguyên vật liệu đợc lựa chọn ,cán bộ cung ứng sẽcập nhật vào đơn vị cung ứng và chuyển sang hợp đồng mua bán

Nhận hàng lu kho

Nếu không đạt yêu cầu đề ra ,công ty sản xuất nguyên vật liệu sẽ không

đợc lụa chọn và cán bộ cung ứng sẽ phải tìm công ty sản xuất nguyên vậtliệu khác ,và tuân theo quy trình trên

* Lập hợp đồng mua bán

Cán bộ cung ứng sẽ cùng đơn vị cung ứng đợc lựa chọn thoả thuận cụ thểcác điều khoản của hợp đồng ,đặc biệt là số lợng ,phơng thức giaonhận ,thanh toán sau khi đạt đợc thoả thuận về các điều khoản ,hợp đồng sẽ

đợc lập theo mẫu và chuyển ký duyệt

* Phê duyệt hợp đồng

Hợp đồng đợc chuyển đến giám đốc công ty ký duyệt ,sau khi có sự phêduyệt của hai bên ,hợp đồng đợc phân bổ về các đơn vị có liên quan ,thựchiện và theo dõi hơp đồng

* Đặt hàng

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất ,các cán bộ cung ứng sẽ có kế hoạch đặthàng với các công ty sản xuất nguyên vật liệu Số lợng hàng đặt mua ,thờigian ,địa điểm giao hàng sẽ đợc ghi rõ trong hoá đơn đặt hàng ,các bên cóliên quan dựa vào đó để tiến hành công việc của mình

* Nhận hàng lu kho

Khi hàng về đến kho ,bộ phận quản lý ,thủ kho cùng các cán bộ cung ứng

sẽ kiểm tra lô hàng ,về số lợng và chất lợng có theo đúng đơn đặt hàng vàtheo đúng thoả thuận của hai bên Quá trình kiểm tra nhận hàng lu kho sẽ đ-

ợc tiến hành theo đúng quy định kiểm tra ,lu kho của công ty

b, Khâu bảo quản

Hiện nay ở công ty ,nguyên vật liệu đợc bên bán chuyển đến luôn châncông trình ,sau khi nhận hàng thì thủ kho chịu trách nhiệm trông coi nguyênvật liệu

Kho tại công ty thờng đợc xây dựng tạm thời tại công trình xây dng ,

nh-ng vẫn luôn đảm bảo tốt chất lợnh-ng và số lơnh-ng nh-nguyên vật liệu ,khônh-ng nhữnh-ngthế mà còn rất tiện lợi trong quá trình xây dựng công trình

Nguyên vật liệu chính nh :đá hoa ,gạch chỉ ,không xếp quá cao để tránhgây đổ vỡ ,và tiện lợi trong khi làm việc Các loại sắt ,thép ,ximăng… Nó có đặc tính là cứng,nặng , ợc đađ

vào kho bảo quản nơi khô ráo ,thoáng mát ,tránh ảnh hởng đến chất lợng củanguyên vật liệu

Trong quá trình lu kho nguyên vật liệu ,thủ kho đã cập nhật vào sổ sách

và nắm chắc đợc các chủng loại nguyên vật liệu trong kho để báo cáo với cấptrên xem xét sử lý

Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình của kho ,về điều kiện an toàncủa nguyên vật liệu

e, Định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Quản lý nhập kho ,xuất kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo trị giáthực tế của nguyên vật liệu và đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập Quản lýnguyên vật liệu mở thẻ kho ,quản lý chi tiết vật liệu cho từng doanh điểm vậtliệu tơng ứng Trong thời gian đợc quản lý Do cố ý hay vô ý của cán bộquản lý mà nguyên vật liệu sẽ bị hao hụt chủ quan hay khách quan Nhnghao hụt này chỉ có thể trong định mức cho phép theo quy định của Nhà