105 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội (62tr)

105 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội (62tr)

Lời mở đầu

Năm 1987 là một cột mốc lớn trong tiến trình lịch sử của đất nớc ta: Từ cơchế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng Điều này đã tạo ranhững vận hội và thời cơ lớn cho các doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng

đặt ra cho mỗi một tổ chức những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vợt qua đểtồn tại và phát triển

Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trờng, việc

đảm bảo đúng, đủ và kịp thời về số lợng và chất lợng các yếu tố của quá trìnhsản xuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại củadoanh nghiệp Trong đó, nguyên vật liệu là yếu tố đóng vai trò rất quan trọnglàm nên sự thành công của sản phẩm và tạo u thế cho doanh nghiệp trong điềukiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trờng Do đó, quản lý vật liệu và tổ chức hạchtoán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nókhông những đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn gópphần giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệuquả của quá trình sản xuất kinh doanh

Hiểu và nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác hạchtoán nguyên vật liệu là một điều hết sức cần thiết Xuất phát từ điều này, trongthời gian thực tập tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội, em đã chọn đề tài cho bài luậnvăn tốt nghiệp của mình là:

“Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Đầu máy Hà Nội”

Kết cấu của luận văn gồm 3 chơng:

Chơng 1 - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong cácdoanh nghiệp sản xuất

Chơng 2 - Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy

Chơng 1 - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cầnthiết trong quá trình hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp Nó là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham giavào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêuhao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể củasản phẩm Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nênkhi tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu sẽ đợc tính hết một lần vào chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ Do đặc điểm này vật liệu đợc xếp vào loại tài sản

lu động của doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trongchi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vậnchuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiếtkiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm

Vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lu động, do đó việc dự trữ và

sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả củaquá trình sản xuất kinh doanh và tăng tốc độ chu chuyển vốn

1.1.2 ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp

Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại nguyên vậtliệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn Trong điều kiện nguyên vật liệu trong nớccha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhậpngoại Do đó việc quản lý tốt, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả là việc làmcần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu,thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời; dự trữ và sửdụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát, lãngphí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh

Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực cho của công tác quản lý vật liệu

Kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hởng lớn đếntình hình quản lý vật liệu của doanh nghiệp Quản lý vật liệu sẽ không thể tiếnhành đợc nếu công tác kế toán vật liệu cha tốt Vì vậy, để tăng cờng và cải tiếncông tác quản lý vật liệu, nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện côngtác kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình

và chủ động trong sản xuất Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy

đủ tình hình của nguyên vật liệu thì lãnh đạo mới nắm đợc thông tin và đa ra đợcnhững quyết định quản lý phù hợp, kịp thời

Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nênnếu công tác kế toán vật liệu đợc thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đa ra

đợc những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệuquả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng

2

a Tổ chức phân loại, đánh giá vật t phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực

kế toán đã quy định và yêu cầu quản trịn của doanh nghiệp

b Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp

kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổnghợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật

t trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tậphợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá trị vốn hàng bán

c Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t, kế hoạch

sử dụng vật t cho sản xuất

1.2- Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp

1.2.1 Phân loại vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình

mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau Mỗi loại vậtliệu có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thờng xuyênliên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất Để phục vụ cho công tác quản lý vàhạch toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp cácvật liệu cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợicho việc quản lý và hạch toán

*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyênvật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tợng lao

động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thựcthể của sản phẩm mới Nh sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong côngnghiệp kéo sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bóntrong nông nghiệp… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyênliệu, vật liệu chính (nh vật kết cấu trong xây dựng cơ bản)

Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động, nhng vật liệu phụ

không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ

có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuấtkinh doanh đợc bình thờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản

lý… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên Nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thuốc trừ sâu,thuốc thú y, thuốc kích thích sinh trởng trong sản xuất nông nghiệp

Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá

trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, than, củi, khí gas

Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị

mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị,phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công

cụ , khí cụ,vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật cha đợc xếp vào các loại trên thờng là

những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lýtài sản cố định

Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanhnghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm từng thứ.Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự chotừng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên

* Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu đợc chia thành 2 nguồn:

Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên

doanh, nhận biếu tặng

Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyênvật liệu thành:

Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh gồm

Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất cho chế tạo sản phẩm

Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bánhàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác:

1.2.2.1 Với vật liệu nhập kho

Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập

* Với vật liệu mua ngoài:

- Chiết khấumua hàng (nếu có)

+ Thuế nhậpkhẩu (nếu có)

Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, bảohiểm… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên vật liệu từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán

bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong

* Với vật liệu tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế của vật

liệu tự chế biến = Giá thị trờng của vậtliệu xuất chế biến + chế biếnChi phí

4

dỡ, bảo hiểm… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên

* Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên

doanh Trị giá vốn thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chiphí tiếp nhận (nếu có)

* Với vật liệu do đợc cấp: trị giá vốn thực tế là gía ghi trên biên bản giao

nhận cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

* Với vật liệu đợc tặng, thởng: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trờng

t-ơng đt-ơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tếhết sức khó khăn phức tạp Để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày,

kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị Giá hạch toán cóthể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từngthời kỳ hạch toán Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu rồi điềuchỉnh giá hạch toán sang giá thực tế

1.2.2.2 Đối với vật liệu xuất kho

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, cóthể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạchtoán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nhập trớc thì sẽ đợc xuất

tr-ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàngxuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này giá thực tế của vật liệu mua trớc

sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệutồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng phápnày thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho sau nhất sẽ đợcxuất ra sử dụng trớc nhất, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Do

đó giá trị vật liệu xuất kho đợc tính hết theo giá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếptheo giá nhập kho kế trớc Nh vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc tính theo giáthực tế của vật liệu nhập kho đầu tiên Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợplạm phát

* Phơng pháp tính theo giá đích danh

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từnglô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, ph-

ơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giáthực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tínhtách biệt

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo

Giá thực tế vật

liệu xuất dùng =

Số lợng vật liệu xuất dùng x

Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:

Giá đơn vị bình

quân cuối kỳ trớc = Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến độngvật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động củagiá cả vật liệu kỳ này

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc

nh-ợc điểm của cả 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhnh-ợc điểm củaphơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Việc tính giá theo các phơng pháp này đợc thực hiện trên Bảng kê tính giáthực tế

hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Giá thực tế vật liệuxuất kho trong kỳ đợc xác định lúc cuối kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giáthực tế và giá hạch toán của vật liệu với giá hạch toán của vật liệu đã xuất kho trongkỳ.

Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ =

Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá

Trong đó:

Giá hạch toán vật liệu

xuất kho trong kỳ = Số lợng vật liệuxuất kho x Đơn giá hạch toán củavật liệu

Hệ số

giá

=

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ

+ Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ +

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủyếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Tổ chức kế toán vật liệu theo ph-

ơng pháp giá hạch toán có u điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lợngcông tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cờng đợc chức năng kiểm tra của kếtoán tổng hợp và kế toán chi tiết đợc dễ dàng và thuận lợi cho việc tổ chức hạchtoán kinh tế nội bộ Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thực hiệntrên bảng kê số 3

Bộ, Tổng cục:

Đơn vị:

Bảng kê số 3

Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ (TK 152, 153)

Tháng… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên năm… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên.Số

TK 152 - Nguyên liệu,

vật liệu

TK 153 - Công cụ, dụng cụ

1 I Số d đầu tháng

2 II Số phát sinh trong tháng

4 Ghi Nî TK 152, 153, ghi Cã TK 112

5 Ghi Nî TK 152, 153, ghi Cã TK 331

6 Ghi Nî TK 152, 153, ghi Cã TK 151

7 Ghi Nî TK 152, ghi Cã TK 152

8 … B¸n thµnh phÈm mua ngoµi còng ph¶n ¸nh vµo Nguyªn

9 III Céng sè d ®Çu th¸ng vµ ph¸t sinh

trong th¸ng (I + II)

10 IV HÖ sè gi¸

11 V XuÊt dïng trong th¸ng

12 VI Tån kho cuèi th¸ng (III – V)

Ngµy… B¸n thµnh phÈm mua ngoµi còng ph¶n ¸nh vµo Nguyªn th¸ng… B¸n thµnh phÈm mua ngoµi còng ph¶n ¸nh vµo Nguyªn n¨m

1.3 - Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, đòi hỏi phản

ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theotừng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay có 3 phơngpháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ

đối chiếu luân chuyển và phơng pháp sổ số d

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi trờng hợp nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách

đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợcNhà nớc ban hành Những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ

kế toán, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu, phục

vụ cho công tác quản lý vật liệu và hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/ TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trởng Bộ Tàichính các chứng từ kế toán về vật t hàng hoá gồm :

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu số 08-VT)

- Hoá đơn cớc vận chuyển ( Mẫu 03-BH )

Ngoài ra các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các loai chứng từ

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)

1.3.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

* Sổ theo dõi ở kho hàng:

Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) đợc lập cho từng danh điểm vật liệu và phát chothủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho, dùng để phản ánh tình hìnhnhập xuất tồn kho vật liệu về mặt số lợng

Thẻ kho

Danh điểm vật t: Đơn giá hạch toán:

Tên vật t: Đơn vị tính: Kho:

* Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào các phơng pháp hạch toán chi tiết vật

liệu, bao gồm:

- Sổ chi tiết thẻ song song

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

1.3.3 Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu

1.3.3.1- Phơng pháp ghi thẻ song song:

*) Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

nguyên vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho mở chotừng danh điểm vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập,xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lợng theo từng danh điểm vật liệu

*) Tại phòng Kế toán: Kế toán mở thẻ (sổ) chi tiết cho từng danh điểm

nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự nhthẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ, khinhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toánvật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toánvào và tính ra số tiền.Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu

có liên quan Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho Mọi saisót phải đợc kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế

Sau khi đối chiếu xong Kế toán lập “Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồnkho nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp về nguyên vậtliệu

*Ưu điểm:Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

*Nhợc điểm:Khối lợng ghi chép lớn ( đặc biệt là doanh nghiệp có nhiềuchủng loại nguyên vật liệu), việc ghi chép giữa kho và phòng Kế toán còn trùnglặp về chỉ tiêu số lợng

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít chủng loạinguyên vật liệu, khối lợng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu ít, không thờng xuyên vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

Chuyên đề tốt nghiệp

1.3.3.2 - Ph ơng ph áp sổ đối chiếu luân chuyển.

*) Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho và ghi chép nh phơng pháp ghi thẻ song

song

*) Tại phòng Kế toán: Thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán mở sổ “Đối chiếu

luân chuyển” để ghi chép sự thay đổi về số lợng và giá trị của từng danh điểmnguyên vật liệu trong kho Trên sổ “Đối chiếu luân chuyển”, kế toán không ghitheo từng chứng từ nhập - xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh

điểm nguyên vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng củaloại nguyên vật liệu này Mỗi danh điểm nguyên vật liệu đợc ghi vào một dòngtrên sổ “Đối chiếu luân chuyển” Cuối tháng, số liệu trên sổ sổ “Đối chiếu luânchuyển” đợc đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợpbằng thớc đo giá trị

* Ưu điểm: Do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên phơng pháp này giảmbớt đợc khối lợng ghi chép so với phơng pháp ghi thẻ song song

* Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lắp; hạn chế tác dụng của việc kiểmtra trong công tác quản lý Công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên việc lậpbáo cáo và cung cấp thông tin bị chậm trễ

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp

vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên Kế toán chi tiết nguyênvật liệu

Sơ đồ tổng quát

1.3.3.3 Ph ơng pháp sổ số d

*) Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự nh ở hai phơng

pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số tồn kho cuối tháng củatừng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Căn cứ vào các chứng từ lậpphiếu giao nhận chứng từ ghi số hiệu và số lợng chứng từ Cuối tháng phải ghi số

Sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Chuyên đề tốt nghiệp

tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho vào sổ d cột số lợng Sổ số d do Kế toán mở chotừng kho, dùng cho phòng Kế toán kiểm tra và tính thành tiền

*) Tại phòng Kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán hpải xuống kho để hớng

dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khinhận đơch chứng từ, kế toán kiểm tr a và tính giá theo từng chứng từ (giá hạchtoán), tỏng cộng số tiền và ghi vạo cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ

Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng hnóm vật liệu (nhập riêng xuất riêng)vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này đợc mở cho từng kho,mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vậtliệu

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng đểtính ra số d cuối tháng của từng nhómvật liệu Số d này dùng để đối chiếu với số

- Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa

số liệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việctìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp

* Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có khối lợng nhập, xuâtdiễn ra thờng xuyên, nhiều loại nguyên vật liệu và đã xây dựng đợc danh điểmnguyên vật liệu

Bảng kê xuất

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếuGhi chú

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự trợ giúp của máy vitính trong điều kiện hiện nay thì các doanh nghiệp có xu hớng áp dụng phơngpháp ghi thẻ song song để Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

1.4 - Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, nhóm, thứnguyên vật liệu khác nhau về vai trò, công dụng, đơn vị tính Để quản lý tốtnguyên vật liệu các nhà quản trị doanh nghiệp không những cần thông tin chi tiết

mà còn cần phải nắm đợc những thông tin tổng hợp về hiện trạng nguyên vật liệutại doanh nghiệp Vì vậy, ngoài hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, doanh nghiệpcần phải hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp chỉ dùng thớc

đo tiền tệ nên thông tin kế toán tổng hợp cung cấp có tính khái quát cao và cóthể so sánh đợc với các mức biến động của từng loại nguyên vật liệu khác nhau

Hiện nay có hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho đó là phơng pháp kêkhai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Theo chế độ kế toán hiệnhành, doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp Việc sử dụng ph-

ơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán

1.4.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th - ờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tìnhhình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tụctrên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụngphổ biến ở nớc ta hiện nay vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanhnghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuấtdùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tồn rất nhiều công sức Dầu vậy,phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho mộtcách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toáncũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nóichung và nguyên vật liệu nói riêng

Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giátrị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu trong kho của doanhnghiệp theo giá thực tế

Tài khoản này có thể đợc mở chi tiết thành các tiểu khoản:

kế toán quản trị; kế toán doanh nghiệp cần xây dựng danh mục tài khoản

“nguyên liệu, vật liệu” qua “sổ danh điểm nguyên vật liệu”

- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi trên đờng: Tài khoản này dùng đểphản ánh trị giá vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua,

đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho vàhàng đng đi đờng tháng trớc tháng này về nhập kho.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tàikhoản liên quan khác nh:

- … Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên

Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

14

(Gồm có giá mua và chi phí

TK642,1388,334hoặc tính vào chi phí,

hoặc bắt bồi th ờng

TK1388Xuất vật liệu cho m ợn

TK3388Trả lại vật liệu đã m ợn

TK3388

M ợn NVL

TK1388

Nhận lại VL đã cho m ợn

1.4.2- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định

Giá trị NVL Giá trị NVL tồn kho Giá trị NVL nhập Giá trị NVL tồn = + -

xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc côngviệc ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị sử dụng những chủng loạinguyên vật liệu khác nhau, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất cho cácmục đích khác Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các Tài khoản sau:

- Tài khoản 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu)Dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoámua vào trong kỳ Tài khoản này không có số d cuối kỳ

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán còn sử dụng TK 152, TK151 để kếtchuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK611và cũnggiống với phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán còn sử dụng một số Tàikhoản khác có liên quan nh: TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên

Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

16

TK111,112,331Chiết khấu giảm giá đ ợc h ởng

và giá trị hàng trả lại

TK 631Xuất để gia công chế biến

TK138,334,642Giá trị thiếu hụt mất mát

TK621,627,641,642Giá thực tế NVL xuất dùng

1.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thị trờng của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốcthì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Số dự phòng đợc lập là chênhlệch giữa giá gốc lớn hơn giá thị trờng của vật liệu

Trờng hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơnkhoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớnhơn đợc lập thêm:

1.4.4 Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu

Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổnhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp Cụ thể:

1.4.4.1 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký- Sổ cái

Các loại sổ sử dụng hạch toán theo quy trình sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

1.4.1.2 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung

18

Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ

Nhật ký – Sổ cái

TK 152

Báo cáo kế toán

Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

1.4.1.3 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

1.4.1.4 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ

Chứng từ vật liệu, Bảng kê và các bảng phân bổ

Chứng từ ghi sổ (nhập - xuất)

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

20

chơng 2 - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.1 khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Ngày 21/10/1946 ngành Đờng sắt vinh dự đón Hồ Chủ tịch từ Hải Phòng về

Hà Nội, ngày này đã trở thành ngày truyền thống của ngành cũng nh của Xínghiệp Đầu máy Hà Nội Trong thời kỳ tạm chiến, dới sự lãnh đạo của Đảng,công nhân làm việc trong Đề pô thực hiện phá hoại và ngăn trở hoạt động của đ-ờng sắt nhằm làm thất bại chủ trơng “đánh nhanh thắng nhanh” của địch

Giai đoạn 2 (1955-1965)

Sau 10 năm hoà bình, ngành Đờng sắt tiến hành khôi phục và xây dựng lạicác tuyến đờng sắt trên miền Bắc và đây cũng là giai đoạn xây dựng và trởngthành của Xí nghiệp Trên cơ sở mặt bằng hiện có, Xí nghiệp đợc đầu t kinh phí,sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, lắp đặt thiết bị để khôi phục, sửa chữa nhằm ngàycàng đa nhiều đầu máy ra kéo các đoàn tàu khách hàng phục vụ thắng lợi côngcuộc khôi phục và phát triển kinh tế, khối lợng vận tải tăng từ 182 triệu Tkmnăm 1955 lên 1.365 triệu Tkm vào năm 1965 Số lợng CBCNV của Xí nghiệpcũng đợc bổ sung tăng từ 550 ngời năm 1955 lên tới 1.363 ngời năm 1965

Giai đoạn 3 (1966-1975)

Ngành Đờng sắt và xí nghiệp bớc vào thời kỳ mới là đảm bảo giao thông,quyết tâm cùng toàn dân đánh thắng giặc Mỹ Trong giai đoạn này sản lợng vận tảihoàn thành tăng từ 1.112 triệu tkm năm 1966 lên 1.611 triệu Tkm năm 1975, tăng1.4 lần Khối lợng sửa chữa các cấp đầu máy hoàn thành tơng ứng đảm bảo cungcấp đủ số lợng - chất lợng đầu máy ra kéo tàu

Giai đoạn 4 (1976-1985)

Đảm bảo vận tải phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xây dựng CNXH trênphạm vi toàn quốc Sản lợng vận tải bình quân hàng năm trong giai đoạn này là1.110 triệu T/km Sản lợng sửa chữa các cấp đầu máy tăng từ 11-14% Hàngchục máy móc thiết bị sơ tán trong chiến tranh đợc di chuyển về lắp đặt để ổn

định sản xuất Hàng ngàn m2 mặt bằng sản xuất, nhà xởng đợc cải tạo nâng cấpnhằm đáp ứng đợc số lợng sửa chữa các cấp đầu máy ngày càng tăng, đặc biệt làsửa chữa cấp đại tu đầu máy Trong giai đoạn này xí nghiệp đã vợt qua nhiềukhó khăn để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao

Giai đoạn 5 (Từ 1986 đến nay)

Phát triển xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới sức kéo, nâng cấp nănglực vận tải và sửa chữa các cấp đầu máy đáp ứng sự nghiệp đổi mới của ngành.Trong giai đoạn này xí nghiệp đạt đợc nhiều thành tích đáng kể Sản lợng vận tải

đạt bình quân 1.107 triệu Tkm/năm Chất lợng vận tải đợc chú trọng nâng cao, tỷ

lệ tàu đi đến đúng giờ năm sau cao hơn năm trớc Để nâng cao chất lợng chạychạy tàu, xí nghiệp đã tiến hành cải tạo và nâng cao tốc độ đầu máy TG7E từ40km/h lên 70km/h đợc 13 đầu máy, chất lợng lao động của CBCNV khôngngừng đợc nâng cao

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần

đây đợc thể hiện ở bảng sau:

Năm

1 Sản lợng vận tải 1426 tr Tkm 1673 tr Tkm 1940 tr Tkm 2216 tr Tkm

2 Bình quân km/vụ trở ngại 172.000

(28vụ) 127.300 (48 vụ) 134.000 (47 vụ) 109.000(58 vụ)

3 Tỉ lệ tàu đúng giờ

- Thống nhất

- Địa phơng

72,08 %77,5 %

78,5 %86,5 %

76,3 %

79 %

85%82%

+ Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàntầu hàng đi theo các tuyến đờng: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, TháiNguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dơng, Giáp Bát - HảiPhòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đờng vành đai Hà Đông), Phủ Lý

Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống nh sảnphẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách vàhàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải

- Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vậndụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng

Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên

2.1.3.1 Ban Giám đốc

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trớcCông ty vận tải hành khách đờng sắt Hà nội và Tổng công ty Đờng sắt ViệtNam Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải, chi phí, giá thành sản phẩm mà Công

ty vận tải hành khách đờng sắt Hà nội giao xuống hàng quí, Giám đốc phân côngcông việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thực hiệnqua đó nắm bắt kịp thời những vớng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất

* Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu củacấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa trạm Giáp Bát, Ninh Bình, Hải Phòng,

Đồng Mỏ, Đồng Đăng

22

thiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp

* Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệpkhi giám đốc đi vắng, thờng trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếpphụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác

* Phòng Kế toán tài vụ

Quản lý tài chính, thanh toán lơng thởng và các chế độ cho ngời lao động,quản lý và cấp phát vật t phụ tùng, tài sản cố định và vốn lu động của xí nghiệp,tiến hành kiểm kê tài sản, lập báo cáo quyết toán về chi phí và kết quả sản xuất,tính giá thành sản phẩm để nộp lên Công ty vận tải hành khách đờng sắt Hà nội

* Phòng Tổ chức lao động

Tuyển dụng điều phố lao động, đề bạt miễn nhiệm cán bộ, đào tạo dạy nghềnâng cấp bậc nghề cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chính sách cho ngờingời lao động; định mức lao động, xây dựng đơn giá tiền lơng hàng năm, quản lý

an toàn vệ sinh lao động, phụ trách công tác bảo hộ lao động của xí nghiệp

* Phòng Hành chính Tổng hợp

Tổ chức theo dõi tuyên truyền sản xuất kinh doanh, đề xuất khen thởng,công tác lễ tân, quản lý văn th lu trữ tài liệu, bảo vệ tuần tra canh gác, tổ chứchuấn luyện PCCC

* Phòng KCS

Kiểm tra chất lợng đầu máy sửa chữa ra xởng theo yêu cầu về kỹ thuật,kiểm tra chất lợng sửa chữa của các thiết bị và các sản phẩm cơ khí

* Phòng Kỹ thuật

Thực hiện quản lý Nhà nớc về mặt kỹ thuật với sản xuất của xí nghiệp, chỉ

đạo việc sửa chữa các loại đầu máy và máy móc thiết bị hiện có, thiết kế cải tạocác chi tiết phụ tùng đầu máy và thiết bị, nghiên cứu khoa học công nghệ vàsáng kiến nhằm cải tiến qui trình công nghệ, tham gia quá trình giáo dục đào tạonâng cấp bậc công nhân

Xây dựng kế hoạch và mua sắm vật t phụ tùng phục vụ cho công tác sửachữa, thực hiện điều độ sản xuất.

2.1.3.3 Khối các phân xởng sửa chữa

* Các phân xởng sửa chữa chính

Xí nghiệp đầu máy Hà nội hiện có 3 phân xởng sửa chữa chính là: Phân ởng sửa chữa đầu máy TY, Phân xởng sửa chữa đầu máy D12E, Phân xởng sửachữa đầu máy Đổi mới Cả 3 phân xởng sửa chữa đều có chung nhiệm vụ là sửachữa các loại đầu máy nhằm đảm bảo thực hiện đúng và vợt kế hoạch về sản l-ợng và chất lợng vận tải

Phân xởng cơ khí phụ tùng có nhiệm vụ gia công cắt gọt cơ khí nhằm khôiphục và chế tạo các chi tiết phụ tùng của đầu máy, máy móc thiết bị

2.1.3.4 Khối vận dụng:

Gồm Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội và Phân xởng vận dụng đầu máyYên Viên có nhiệm vụ quản lý đầu máy và các đội lái máy, thiết lập kế hoạchchi phối và quay vòng đầu máy theo kế hoạch chạy tầu của Liên hợp đờng sắtkhu vực I, bảo dỡng kiểm tra hàng ngày các đầu máy đang vận dụng và máy vàosửa chữa các cấp

2.1.3.5 Phân xởng nhiên liệu:

Có nhiệm vụ mua sắm và cấp phát nguyên nhiên vật liệu cho đầu máy

2.1.3.6 Phân xởng bia và các nhóm dịch vụ

Bao gồm : phân xởng bia, dịch vụ cắt tóc gội đầu, rửa xe, bán xăng, nấu ăn

* Quy trình sửa chữa ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Quy trình sửa chữa các cấp trong Xí nghiệp vận dụng đầu máy là các vănbản kỹ thuật quy định, những công việc cần thiết trong Xí nghiệp mỗi khi đầumáy đã chạy hết km định kỳ nhằm giữ gìn đợc chất lợng đầu máy, đảm bảo antoàn vận hành và kéo dài tuổi thọ sử dụng đầu máy Nội dung của quy trình căn

cứ vào quy định của hãng chế tạo máy và những quy định quy phạm khai thác kỹthuật của đờng sắt Việt Nam Quy trình sửa chữa đợc Tổng cục Đờng sắt banhành Quy trình sửa chữa nhằm chỉ định cho những đầu máy đang vận hành bìnhthờng và việc sửa chữa nằm trong kế hoạch Trờng hợp đầu máy bị sự cố, hỏnghóc bất thờng thì không nằm trong quy trình quy định này Quy trình sửa chữa làvăn bản gốc căn cứ vào đó khảo sát sự h hỏng bằng những phơng pháp khácnhau để xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu, phụ tùng, trong quá trìnhsửa chữa để đảm bảo đợc yêu cầu sau:

- Giữ gìn chất lợng đầu máy tốt

- Đảm bảo chi phí vật t, vật liệu phù hợp với từng cấp sửa chữa một cáchhợp lý, tiết kiệm nhất

24

- Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vật t lâu dài mang tính chiến lợc chotừng loại đầu máy, quy trình sửa chữa còn căn cứ vào các thiết bị, trình độ côngnghệ, trình độ thành thạo và năng lực công nhân.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

2.1.4.1Cơ cấu bộ máy kế toán

Công tác kế toán tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội do Phòng Kế toán tài vụ

đảm nhiệm, có chức năng quản lý tài chính, thông tin về tình hình tài chính vàtham mu cho lãnh đạo của xí nghiệp

Phòng Tài vụ gồm 19 ngời có 1 Trởng phòng, 2 Phó phòng và 16 nhân viên Trởng phòng (Kế toán trởng) phụ trách chung, điều hành mọi công việc ởphòng tài vụ, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Liên hợp về Báo cáo kế toánthống kê định kỳ

1 Phó phòng: Kế toán giá thành sản xuất phụ, kinh phí

1 Phó phòng: Kế toán tổng hợp: trên cơ sở tài liệu kế toán của những nhânviên kế toán khác trong tháng để mở sổ chữ T và vào bảng tổng kết tài sản, lậpbáo cáo kết quả kinh doanh vào cuối mỗi quý, lập báo cáo chi phí sửa chữa vàbản giải trình vào cuối mỗi năm để gửi lên cơ quan cấp trên, kiêm nhiệm kế toántiền mặt: theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt

2 Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu

1 Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ

1 Kế toán thanh toán với Ngân hàng và kiêm nhiệm kế toán nhiên liệu: theodõi nhập, xuất, tồn kho nhiên liệu

1 Kế toán lơng, bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ tính toán và tiến hành trả

l-ơng cho CBCNV, tính BHXH, tổng hợp, phân bổ ll-ơng hàng tháng

1 Kế toán CPSX và giá thành: Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giáthành sản xuất

1 thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của Xí nghiệp

Cùng 9 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý hệ thống kho tàng của xí nghiệp,thủ kho hàng đầu máy Diezel, kho hàng cơ điện, kho kim loại, kho tạp phẩm,kho Bảo hộ lao động và phụ tùng đầu máy hơi nớc, kho hàng sơ chế

và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoạch chi phí gồm các yếu tố chi phí nh:chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí dịch vụ mua ngoài… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên Tại Xí

và 622, các chi phí phục vụ cho sản xuất và chi phí quản lý bằng tiền khác đều

đ-ợc hạch toán vào TK 627 (không sử dụng TK 641, 642 để tập hợp) Hơn nữa, vốncủa Xí nghiệp là do công ty vận tải hành khách dờng sắt Hà Nội cấp xuống, xínghiệp chỉ sử dụng tiền Việt Nam để thanh toán mà không sử dụng ngoại tệ

Đồng thời, do không hạch toán kết quả hoạt động sản xuất nên Xí nghiệp cũngkhông phải hạch toán các khoản phải nộp với Nhà nớc trừ Thuế GTGT và thuế

đất Xuất phát từ những đặc điểm này nên tại xí nghiệp có một số tài khoảnkhông đợc sử dụng nh 1112, 1122, 121, 128, 129, 144, 156, 157, 159, 212, 213,

221, 222, 228, 229, 244, 344, 413, 415, 416, 641, 642 Các tài khoản phản ánhdoanh thu chỉ sử dụng cho hoạt động sản xuất phụ

- Thẻ kho (do thủ kho ghi)

- Sổ số d (đợc theo dõi ở phòng Kế toán)

Phơng pháp ghi sổ: Việc hạch toán chi tiết vật t ở Xí nghiệp Đầu máy HàNội theo phơng pháp sổ số d

+Sổ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán

+Sổ hạch toán chi phí sản xuất

+ Sổ tổng hợp

- Sổ nhật ký chung

26

- Sổ Cái TK 111, 112, 131, 151, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 334, 335,

338, 331, 621, 622, 627,

2.1.4.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội định kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối nămcán bộ kế toán phải lập báo cáo tài chính gồm 4 loại:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả SXKD

- Báo cáo thuyết minh tài chính

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

Do hoạt động SXKD chính của xí nghiệp không hạch toán kết quả nêntrong Báo cáo kết quả hoạt động SXKD phần kết quả Lãi lỗ chỉ dùng để phản

ánh kết quả của hoạt động sản xuất phụ

Xí nghiệp là một thành viên của công ty vận tải hành khách dờng sắt HàNội nên ngoài 4 loại báo cáo trên, Xí nghiệp còn phải lập một báo cáo về chi phísản xuất để nộp lên cho công ty vận tải hành khách dờng sắt Hà Nội Mẫu báocáo chi phí sản xuất

Ngoài ra, định kỳ 10 ngày cán bộ kế toán phải lập báo cáo nội bộ trình lênBan giám đốc gồm:

- Báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt

- Báo cáo tình hình vật t

2.2 Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

2.2.1Đặc điểm nguyên vật liệu

2.2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp

Là một xí nghiệp thành viên của Ngành Vận tải đờng sắt, Xí nghiệp Đầumáy Hà Nội vừa có nhiệm vụ tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu theo đúngyêu cầu của công tác chạy tàu vừa có nhiệm vụ sửa chữa các loại đầu máy Do

đó, vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại Có những loạivật liệu chiếm tỉ trọng lớn, thờng xuyên sử dụng nh dầu than, nhng cũng cónhững loại vật liệu chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ nhng rất đa dạng nh zoăng cao su, lò

xo, bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu-roa… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên; đơn vịtính cũng rất phức tạp nh cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ)… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên

2.2.1.2 Phân loại vật liệu ở Xí nghiệp

Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuấtkinh doanh, có tính chất lý hoá khác nhau Do đó, để quản lý tốt vật liệu bảo đảmphục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khácnhau:

- Nguyên vật liệu chính: bao gồm vật t (dùng để thay thế và sửa chữa cácloại máy móc thiết bị) và dầu (dầu diezel dùng để chạy đầu máy)

- Nhiên liệu: gồm các loại dầu (các loại dầu dùng cho sửa chữa đầu máy)

và than