Hướng dẫn tạo lập khoản vay trong hệ thống SIBS pdf

Nếu facility không gắn với các sản phẩm không tạotài khoản vay gắn với facility thì gọi là hạn mức, còn nếu facility gắn với các loại sản phẩmvay loan type và tạo tài khoản gắn với facil

Hướng dẫn tạo lập khoản vay trong hệ

thống SIBS

- Công tác cập nhật_maintenance, điều chỉnh, xử lý lỗi, các bước giải ngân, thu nợ gốc, lãi,phí đề nghị xem tài liệu đính kèm.

2 Giải thích một số thuật ngữ

CIF (Customer Information File): Hồ sơ thông tin khách hàng

CIF number - Số CIF

A/A (Application for Accommodation): Hồ sơ xin vay Bản ghi hồ sơ xin vay lưu trữcác thông tin về khách hàng vay như giới tính, ngày sinh, ngày thành lập, tình trạng hôn nhân,thu nhập và một thông tin rất quan trọng là giới hạn tín dụng đối với khách hàng

A/A number: Số hiệu hồ sơ xin vay hay mã số tín dụng, sau đây thống nhất gọi là mã

số tín dụng Mỗi khách hàng có một mã số tín dụng duy nhất, đại diện cho mối quan hệ tíndụng của khách hàng với BIDV

Facility - Hạn mức hay hợp đồng Nếu facility không gắn với các sản phẩm (không tạotài khoản vay gắn với facility) thì gọi là hạn mức, còn nếu facility gắn với các loại sản phẩmvay (loan type) và tạo tài khoản gắn với facility thì gọi là hợp đồng tín dụng Facility lưu giữcác thông tin cơ bản của một hợp đồng tín dụng như hạn mức, lãi suất, thời hạn

ACF (Application for Credit Facility) number - Số hạn mức hay số hợp đồng vay vốn.Normal Account: Tài khoản thông thường

Main Account: Tài khoản chính

Tranche Account: Tài khoản phụ

Các tài khoản vay lưu trữ đầy đủ các thông tin cơ bản của khoản vay như: Hạn mứcđược duyệt, hạn mức khả dụng, số dư gốc, lãi cộng dồn, lãi phạt, lãi suất, thời hạn, ngày đếnhạn trả gốc, ngày đến hạn trả lãi, ngày đáo hạn, lịch rút vốn, lịch trả nợ, các thông tin thống kê

về lịch sử khoản vay

Lưu ý: Chỉ có tài khoản thông thường (normal account) và tài khoản phụ (tranche)mới được phép thực hiện các giao dịch tài chính (giải ngân, thu nợ gốc, lãi ), còn tài khoảnchính được sử dụng để quản lý hạn mức

* Cấu trúc số A/A, ACF, Account:

- Cấu trúc AA gồm 15 ký tự như sau:

- Cấu trúc Facility gồm 14 số như sau:

BBB/YYYY/NNNNNNN

Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh

YYYY (4 ký tự) - Năm

NNNNNNN (7 ký tự) - Số chạy sẽ bắt đầu lại vào đầu năm (chạy theo năm)

- Số tài khoản gồm 13 ký tự Cấu trúc như sau:

BBB-PP-TT-NNNNNN-C

Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh

PP (2 ký tự) - Mã sản phẩm

Các mã sản phẩm được sử dụng trong tài khoản vay là:

80 – Tài khoản chính (Main)

81 – Tài khoản phụ (Tranche)

82 – Tài khoản thông thường (Normal Account) NNNNNN (6 ký tự) – Số chạy

TT – Mã tiền tệ

C (1 ký tự) - Số kiểm tra

Mô hình quản lý thông tin phân hệ tín dụng theo các cấp độ

CIFCIF Number

CIFCIF Number

ApplicationA/A Number

ApplicationA/A Number

Facility (4)Level 0

Facility (4)Level 0

Main AccountA/C Number

Main AccountA/C Number (Normal )Account

Account(Normal )

AccountA/C NumberTranche

Account

Tranche Account

Facility (3)Non-revolving

Facility (3)Non-revolving

FacilityLevel 1

FacilityLevel 1

FacilityLevel 1

Account(Normal)

Account(Normal) (Normal)Account

Account(Normal)

3 Trình tự thực hiện tạo khoản vay

3.1 Tạo CIF.

Hệ thống SIBS cho phép nhập tất cả thông tin về khách hàng, khoản vay, kể cả khoản vay

bị huỷ bỏ, từ chối hay được phê duyệt

Đối với khách hàng đến đặt quan hệ lần đầu với BIDV, ta vào menu FunctionalMaintenance – CIF – CIF New Customer Maintenance để nhập mới CIF cho khách hàng

Để tạo mới ta vào mục: CIF new customer maintenance, sau đó vào mục: Customerinformation creation, nhấn enter Màn hình sau sẽ hiển thị:

Nếu khách hàng là cá nhân, ta chọn “Yes”, không phải chọn “No”

Nhấn “OK” màn hình sau sẽ hiển thị Nếu là khách hàng đã có trong hệ thống, thì ta có thểsearch by name: Ta nhập tên khách hàng và nhấn “Search”

Ta nhập các thông tin chi tiết ở màn hình CIF details (1) và CIF details(2) Sau khi hoànthành details (1) và details (2) là ta đã hoàn thành việc tạo CIF cho khách hàng

Việc nhập thông tin khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp là tương tự

Chú ý: Tên khách hàng có thể trùng nhau, nhưng ID thì phải là duy nhất Thông tin khách

hàng cũng như các thông tin khác được lưu giữ lâu dài trong hệ thống Thông tin CIF cũngphải được cập nhật thường xuyên

Từ Mục CIF_module ta có các chức năng tạo mới, maintenance và vấn tin Từ mục

“CIF inquiry”, ta có thể xem các thông tin tổng hợp về khách hàng _Summary, profitability,summary, các thông tin blacklisted, thông tin tổng hợp các khoản tiền gửi, tiền vay, bảo lãnh.Tham khảo tài liệu hướng dẫn về CIF để biết thêm chi tiết

3.2 Tạo A/A_- Application for Accommodation.

Đường dẫn menu Maintenance  Functional Maintenance  Loan 

Application Maintenance

Từ màn hình dưới đây, ta vào mục “Application maintenance” (80100) để “ Search”theo customer mane hoặc customer number đã được tạo ra ở phần trên

Sau đó nhấn “Add” để tạo mới A/A cho khách hàng mới màn hình dưới đây sẽ hiển thị:

Nhập tên khách hàng mới hoặc Customer number vừa tạo ra ở mục CIF, sau đó nhấn

“Search”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình dưới đây:

Từ đây ta nhấn “OK”, màn hình “88301 LN AA maintenance_add” sẽ hiển thị

Phần phía trên màn hình là các thông tin được lấy từ CIF module, ta hoàn thành nốtcác thông tin ở phần tiếp theo Ở góc trên bên phải màn hình là số A/A của khách hàng domáy tự tạo ra

Số A/A mới được tạo bởi hệ thống

Thông tin tại cấp độ CIF

Application

Date

Ngày nộp đơn xin vay, hệ thống ngầm định là ngày hiện tại

Bank/Branch Hệ thống sẽ mặc định mã chi nhánh Nếu bạn được quyền duy trì liên

chi nhánh, thì bạn được phép thay đổi mã chi nhánh Nếu không mã chi nhánh sẽ là 1 trường được hiển thị

Officer Code Mã cán bộ quản lý khách hàng, đã được cài trong tham số hệ thống

Tính dự phòng rủi ro cụ thể đối với khách hàng

Date classified Ngày phân loại

Car Code (1a) Nếu tài khoản được liên kết với Facility có một số kỳ chậm trả và đã

được phân loại, nhập CAR code của nó tại đây Trường này ngầm định

là 10 - Không phân loại (Non classification)

Review Date Ngày xem xét lại đối với A/A này

File Retention

(Years)

Số năm mã số tín dụng được lưu trử trong hệ thống Giá trị hợp lệ là từ

“1” đến “9” Nếu nhập giá trị “9” A/A sẽ được lưu giữ trong hệ thống vôhạn

Limit Giới hạn tín dụng đối với khách hàng.

Currency Type Loại tiền xác định giới hạn tín dụng đối với khách hàng này

SIC Code 1-4

(5a each)

Mã thông tin đặc biệt cung cấp cho người sử dụng để xác định các thôngtin bổ sung mới về khách hàng

Đối với việc tạo mới A/A cho khách hàng thì trường bắt buộc phải nhập là giới hạn tín

dụng đối với khách hàng (customer limit) và mã cán bộ quản lý (Officer code):

Giới hạn tín dụng đối với khách hàng được hiểu là tổng mức dư nợ tín dụng tối đa quyVNĐ mà Ngân hàng ĐT&PT Việt nam cấp đối với một khách hàng, bao gồm dư nợ cho vay,

số dư bảo lãnh, số dư L/C không phải ký quỹ, dư nợ cho vay chiết khấu, dư nợ cho vay thấuchi Đối với khách hàng quan hệ tín dụng tại nhiều chi nhánh thì giới hạn tín dụng này bằngtổng các hạn mức tín dụng từng chi nhánh cấp cho khách hàng

Việc xác định giới hạn tín dụng đối với khách hàng BIDV sẽ có văn bản quy định sau.Các trường khác tuỳ chọn không bắt buộc phải nhập

Lưu ý: Giới hạn tín dụng (customer limit) được share cho các hạn mức, hợp đồng (facility),

nghĩa là với giới hạn tín dụng tại A/A là 10 tỷ thì có thể tạo nhiều facility cùng giá trị là 10 tỷ nhưng tổng số dư nợ của tất cả các facility không quá 10 tỷ.

Việc thay đổi tăng hoặc giảm hạn mức này thì phải là người có đủ thẩm quyền mới thực hiện được.

3.3 Tạo ACF (số hạn mức hoặc hợp đồng vay):

Từ Loan module, vào mục Application maintenance, sau đó khởi động Menu ID:80100_LNApplication maintenance.

Màn hình sau sẽ hiển thị:

Tại đây ta có thể Search theo ba tuỳ chọn sau:Customer name, Application numberhoặc CIF number Sau khi nhìn thấy tên khách hàng hiển thị trên màn hình, ta nhấn “Facility”,màn hình sau sẽ hiển thị:

Ta nhấn “Add” để tạo Facility mới:

Từ các options ở mục Facility code, product type, currency type ta chọn được các sảnphẩm phù hợp với loại sản phẩm của khoản vay Số facility được hệ thống tự động tạo ra ởgóc trên bên phải màn hình.

Việc lựa chọn Facility code và Product type như sau:

- Các mã Facility (Facility code) từ 001 đến 023 là cho vay đối với các tổ chức tín dụng.

- Các mã Facility từ 101 đến 504 là cho vay đối với các tổ chức kinh tế và cá nhân.

- Các loại mã Facility sau gắn với tài khoản chính - phụ ( main – tranche):

+ 016 – CHO VAY NGAN HAN TCTD TAI KHOAN CHINH.

+ 107 – CHO VAY NGAN HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 115 – CHO VAY TRUNG HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 124 – CHO VAY DAI HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 137 – CV DTT DAI HAN BIDV THANH VIEN TK CHINH.

+ 202 – CHO VAY KHNN TAI KHOAN CHINH.

+ 404 -CHO VAY UT CHINH PHU VON ODA TAI KHOAN CHINH.

Các loại Facility trên bao gồm 2 cấp độ tài khoản chính (Main Account) và tài khoản phụ(Tranche Account) được thiết lập để phục vụ chuyển đổi dữ liệu đối với các hợp đồng tíndụng ngắn hạn hạn mức, hợp đồng trung hạn, dài hạn, đồng tài trợ, cho vay KHNN và chỉ

định, cho vay ODA mà trong hệ thống cũ một hợp đồng tín dụng gồm nhiều khế ước (bảng

kê rút vốn) Các khế ước này khác nhau về loại tiền, về thời hạn trả và về lãi suất

Đối với các hợp đồng tín dụng chuyển đổi sang loại Facility này thì tiếp tục sử dụng theo cấu trúc tài khoản chính, phụ ( Main – Tranche)

Trừ hợp đồng cho vay ngắn hạn hạn mức, các hợp đồng tín dụng tạo mới sau chuyển đổi không sử dụng các loại facility trên mà chọn loại facility sử dụng tài khoản thông thường (Normal Account) như sau:

Mã Loại Mô tả loại Facility

Facility Facility

001 CKGTCGTCTD TAI CHIET KHAU GTCG CAC TCTD

002 CCGTCGTCTD CAM CO GTCG DOI VOI CAC TCTD

014 CVKHACTCTD CHO VAY KHAC CAC TCTD TRONG NUOC

021 TCTDUTCVNH CV NGAN HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

022 TCTDUTCVTH CV TRUNG HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

023 TCTDUTCVDH CV DAI HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

109 CVNHCBCNV CHO VAY NGAN HAN CBCNV (PMT CODE 0)

122 CVDHCANHAN CHO VAY DAI HAN CA NHAN

131 CVNHDTT-DM CHO VAY NGAN HAN DTT DAU MOI

133 CVDHDTT-DM CHO VAY DAI HAN DTT DAU MOI

134 CVNHDTT-TV CHO VAY NGAN HAN DTT THANH VIEN

135 CVTHDTT-TV CHO VAY TRUNG HAN DTT THANH VIEN

136 CVDHDTT-TV CHO VAY DAI HAN DTT THANH VIEN

201 CVKHNN&CD CHO VAY KHNN & CHI DINH

Lưu ý:

- Mỗi Facility tương ứng với một hợp đồng tín dụng ký với khách hàng Đối với hợp

đồng cho vay ngắn hạn theo hạn mức hàng năm thì mỗi năm mở một facility cho khách hàng

- Việc tạo Facility mà để trống loại sản phẩm (Product type) thì chỉ tạo ra được một hạn mức bao gồm số tiền, thời hạn (Facility này không mở được tài khoản để giải ngân cho

vay đối với khách hàng)

Sau lựa chọn xong ta nhấn “OK”, màn hình tiếp theo sẽ hiển thị:

ACF Number Số ACF (Số hạn mức vay hoặc số hợp đồng tín dụng) Số này có thể do hệ

thống tự động tạo ra hoặc được nhập thủ công do Ngân hàng quy định

ACF Status Trường này ngầm định là "P" (pending -chờ phê duyệt) đối với facility

Tên trường Mô tả tên trường

mới được nhập Hệ thống có 4 trạng thái của facility:

‘P’ = Pending - Chờ phê duyệt

‘A’ = Approved - Đã phê duyệt

‘R’ = Rejected - Ngân hàng từ chối

‘C’ = Cancel - Khách hàng huỷ bỏ

Product Type Loại sản phẩm của facility được nhập khi tạo facility và mặc định ở đây

Date Applied Ngày khách hàng đề nghị (Ngày đáo hạn của hợp đồng được tính từ ngày

này + thời hạn của hợp đồng ) Hệ thống ngầm định là ngày hiện tại

Currency Type Mã tiền tệ của facility được ngầm định ở đây

Amount

Applied

Số tiền khách hàng đề nghị vay

Purpose Code Mã mục đích của hợp đồng vay này Các mã mục đích được thiết lập

trong tham số Người sử dụng nhấn vào nút sọc xuống để lựa chọn mụcđích vay phù hợp

Một Facility tạo được nhiều account

‘N’ = Non-revolving-Không quay vòng (Only-Acc)

Một Facility chỉ tạo được 1 Account

Date sent for

approval Ngày gửi hồ sơ của khoản vay để phê duyệt.

Rec from

approval center Ngày hồ sơ đề nghị vay nhận được từ trung tâm phê duyệt.

Date approved Ngày phê duyệt hợp đồng này

Approved By Người có thẩm quyền phê duyệt khoản vay này Mã của người có thẩm

quyền phê duyệt đã được xác định trong file tham số cấp phê duyệt

Date of Offer Ngày thông báo cho người vay vốn về việc ngân hàng chấp nhận món vay

Date Offer

Accepted Ngày mà Facility chính thức được khách hàng chấp nhận Ngày này chínhlà ngày hợp đồng tín dụng của khoản vay được ký kết

Tại màn hình này cán bộ Quản trị tín dụng chỉ nhập 2 trường bắt buộc là số tiền đề

nghị vay (Amount Applied ) và chọn đúng mục đích vay (Purpose code) và chuyển sang màn hình

Facility Details 2 -Chi tiết facility 2:

Tên trường Mô tả tên trường

Amount

Approved

Số tiền được duyệt cho khoản vay này được hiển thị từ “Số tiền khách hàng đềnghị vay” từ màn hình trước Số tiền được duyệt này có thể được thay đổinhưng phải ít hơn hoặc bằng số tiền đề nghị vay

Cơ sở tính lãi cho hệ thống biết cách tính lãi đối với khoản vay này Hệ thống

mặc định mã là: 8=Rest loan (tính lãi trên số dư nợ gốc kỳ trước)

Mode Of

Interest

(1a)

Phương thức lãi cho khoản vay này Trường này áp dụng cho khoản vay rest loan

và khoản vay chiết khấu Nó quyết định xem khoản vay được tính lãi trên số dưcủa ngày trước, tháng trước, quý trước, nửa năm trước hay năm trước Hiện nayBIDV áp dụng phương thức tính lãi là D: tính lãi theo số dư ngày hôm trước

Year Base

(1a)

Hiện nay, BIDV áp dụng cơ sở năm là 2 (được mặc định trong tham số):

‘2’=Interest will be accrued on actual/360 days basis

Lãi sẽ được cộng dồn trên cơ sở số ngày thực tế/360

Tên trường Mô tả tên trường

Lưu ý: Trong màn hình này chỉ nhập 2 trường là lãi suất (Interest Rate) và thời hạn vay

(term/term code) Những thông tin này có thể thay đổi ở mức tài khoản Các thông tin khác

hệ thống tự mặc định

Hiện tại chưa sử dụng mã lãi suất chủ (Rate number) nên người sử dụng không kích nút

Calculate Interest Rate đồng thời các trường ngày thay đổi lãi suất, chu kỳ thay đổi lãi suất,

lãi suất trần, lãi suất sàn không bắt buộc phải nhập

Tiếp theo chuyển sang màn hình Facility Detail (3):

Tên trường Mô tả tên trường

Nếu bạn muốn hệ thống tính số tiền này nhấn chuột vào “Calculate

‘D’= Ngày

‘M’= Tháng

Expiry Date Ngày đáo hạn của hợp đồng này.

Processing

Fee Phí xử lý khoản vay.

Legal Fee Chi phí về luật pháp

Officer Code Mã cán bộ quản lý khoản vay (được thiết lập trong tham số hệ thống)

Share Limit

Ind

Yes = Y “Chia sẻ hạn mức”, hoặc No = N “Không chia sẻ hạn mức”

Áp dụng cho việc tạo nhiều cấp độ Facility

Trong màn hình này, chỉ nhập trường tần suất trả nợ gốc và tần suất trả lãi

(Payment freq/code,In.t Payment freq/code) các thông tin khác được mặc định trong tham số

hệ thống và chỉ thay đổi khi có khác biệt

Nếu muốn hệ thống tính toán số tiền trả nợ một kỳ hạn (payment amount) thì cán bộ

tín dụng kích vào nút “Calculate Payment-amount” (tính số tiền trả nợ).

Sau khi cán bộ tín dụng hoàn thành việc nhập các thông tin ở ba màn hình: Facilitydetail (1), Facility (2) và Facility (3) – Click OK để hệ thống chấp nhận

Tiếp theo, cấp có thẩm quyền (Trưởng, phó phòng Quản trị tín dụng) phải vào phê

duyệt Facility:

Tương tự như bước trên, vào menu 80100, tìm đến Facility cần phê duyệt, click Modify –

màn hình sau sẽ xuất hiện:

Người phê duyệt chuyển trạng thái Facility (ACF Status) từ P sang A, đồng thời nhập toàn bộ thông tin phê duyệt (Approval Information): Nơi phê duyệt, các loại ngày phê

duỵệt…

Sau khi phê duyệt Facility chuyển sang phần tạo tài khoản

Lưu ý: Một số chức năng liên quan đến Facility.

- Sau khi tạo Facility nếu hợp đồng vay có bảo đảm thì phải kết nối tài sản bảo đảm.vào menu 80100 tìm đúng Facility cần kết nối tài sản bảo đảm click Function  sau đó click

Link Collateral (Xem tài liệu hướng dẫn nhập và kết nối tài sản bảo đảm).

- Để tạo Facility nhiều cấp độ (level), sau khi tạo xong 1 Facility, để tạo Facility cấp

độ dưới nó, vào menu 80100 chọn đúng Facility, click Function  sau đó click Create Sub

Group và tiếp tục thực hiện các bước tạo Facility như trên.

- Mỗi Facility chỉ gắn với một loại tiền cụ thể, để tạo các tài khoản vay theo nhiều loạitiền tệ khác nhau (kể cả Facility gồm tài khoản chính phụ Main – Tranche và Facility gắn với

tài khoản thông thường), chọn đúng Facility, click Function  sau đó click Currency

Allowed sau đó Add loại tiền tệ cần mở tài khoản vay:

Thông tin do Officer nhập

Màn hình bổ sung loại tiền:

Tạo Facility cấp

độ thấp hơn

Thêm loại tiền đối với hợp đồng cho vay đa tiền tệ Officer kết nối

tài sản bảo đảm