38 Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vinacontrol (56 tr)

38 Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vinacontrol (56 tr)

lời nói đầu

Thực hiện phơng châm giáo dục của nhà trờng là "học đi đôi với hành;cơ sở lý luận gắn liền với cơ sở thực tế" Vì vậy sau mới khoá đào tạo nhà tr-ờng tổ chức cho học sinh, sinh viên đi thực tập tại công ty để tìm hiểu và vậndụng những kiến thức chuyên môn đã học vào với thực tế sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Qua đó học sinh tự rèn luyện tay nghề tích luỹ kinh nghiệmthích nghi dần với công việc đảm bảo sau khi ra trờng họ có thể hoàn thànhtốt công việc đợc giao

Trong thời gian thực tập em đã may mắn đợc sựgiúp đỡ của ban Giám

đốc công ty Vinacontrol giúp em thực hiện đề tài thực tập của mình Qua tìnhhình thực tế cùng với sự giúp đỡ của các bác các anh các chị kế toán và sự

giúp đỡ của cô giáo Trần Thị Hồng Huệ Em xin chọn đề tài "Kế toán vốn bằng tiền" tại công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu Thơng mại

Vinacontrol cho chuyên đề thực tập của mình với nội dung nh sau:

Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty Vinacontrol

Phần II: Tổ chức công tác vốn bằng tiền tại Công ty Vinacontrol Phần III: Nhận xét đánh giá và kết luận

Phần I

Đặc điểm tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của công ty giám định hàng hoá NXK

1.1 Sự ra đời (quá trình hình thành và phát triển của công ty)

Công ty giám định hàng hoá XNK VN (Vinacontrol là một công ty độclập trung lập đợc đợc thành lập từ năm 1957 là tổ chức giám định lớn nhất có

uy tín hàng đầu ở Việt Nam, Vinacontrol chuyên cung cấp các dịch vụ giám

định và các dịch vụ khác liên quan cho khách hàng nội địa và nớc ngoài

Vinacontrol có văn phòng ở Hà Nội, một trung tâm t vấn áp dụng cáctiêu chuẩn quốc tế và năm chi nhánh cùng các chạm ở các cảng chính và cáctrung tâm thơng mại của Việt Nam những nơi hội tụ phần lớn XNK và giaonhận của cả nớc Vinacontrol có các phòng thí nghiệm ở văn phòng và các chinhánh, có khả năng thử nghiệm các loại hàng hoá khác nhau theo tiêu chuẩnViệt Nam và quốc tế (ISO, ASTM, AOAC…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ) Vinacontrol có đội ngũ cán bộnăng lực bao gồm 600 các Tiến sĩ thạc sĩ, kỹ s kỹ thuật viên là những giám

định viên đã đợc đào tạo có bề dày kinh nghiệm có trình độ chuyên môn cao.Hơn thếnữa Vinacontrol có nhiều cộng tác viên từ các viện nghiên cứu các tr-ờng Đại học của Việt Nam gồm những nhà khoa học luật gia nổi tiếng củaViệt Nam làm cố vấn

- Hiện tại Vinacontrol đang duy trì quan hệ hợp tác với nhiều tổ chứcgiám định trên thế giới

- Với khả năng về vật chất và kỹ thuật không ngừng đợc nâng cao củamình Vinacontrol có thể thực hiện nhiều loại hình dịch vụ giám định khácnhau kể cả ở Việt Nam cũng nh nớc ngoài

- Chứng th giám định do Vinacontrol cấp mang tính chất trung lậpchính xác đáng tin cậy và đợc dùng làm cơ sở pháp lý để giải quyết các vụtranh chấp và các giao dịch khác liên quan đến công tác xuất nhập khẩu và vàvận tải hàng hoá

- Vinacontrol có khả năng cung cấp các dịch vụ đảm bảo chất lợng đápứng các yêu cầu của khách hàng đồng thời có thể bảo vệ quyền lợi chính dángcủa họ

- Bên cạnh dịch vụ giám định hàng hoá và phi hàng hoá, Vinacontrolcòn cung cấp dịch vụ t vấn xây dựng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩnquốc tế nh ISO 9000, ISO 14000 SA 800; HACCP…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ Nhiều doanh nghiệp doVinacontrol t vấn trên địa bàn cả nớc đã đợc các tổ chức quốc tế đánh gíacông nhận và cấp chứng chỉ ISO 9000, HACCP…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ

2

- Công ty Vinacontrol là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theoQuyết định số 515/BTN-TCCB ngày 26/10/1957 của Bộ trởng Thơng nghiệpthành lập cục kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu Việt Nam

Quyết định số 513/BNGT-TCCB ngày 16/7/1974 của Bộ ngoại thơngtách Sở giám định hàng hoá xuất nhập khẩu ra khỏi cục kiểm nghiệm và đổitên là công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu

Quyết định số 402/KT ĐN-TCCB ngày 12-11-1988 về việc hợp nhấthai tổ chức cục kiểm nghiệmvà công ty giámd dịnh hàng hoá xuất nhập khẩu

Năm 1993 công ty đựơc thành lập lại theo Nghị định số 388 của Chínhphủ (thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc quyết định thành lập số 339/TM-TCCB ngày 31-3-1993 của Bộ trởng Bộ Thơng mại

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty Vinacontrol

- Công ty Vinacontrol: kinh doanh giám định hàng hoá trong thơng mại

và giao nhận quốc tế đồng thời thực hiện các dịch vụ t vấn, giám định…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ theoyêu cầu của khách hàng trong nớc và quốc tế Cụ thể nh sau:

- Giám định về quy cách phẩm chất, tình trạng số khối lợng bao bì mãhiệu…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ đối với mọi loại hàng hoá

- Giám định hàng hoá trong quá trình sản xuất giao nhận, bảo quản, vậnchuyển xếp dỡ giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây truyền công nghệ giámsát công trình xây dựng, giám sát hoạt động mua bán hàng hoá, kiểm tra chấtlợng khối lợng sản phẩm…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ

- Giám sát các phơng tiện vận tải containen, các dịch vụ giám định vềhàng hải giám định con tàu trớc khi sửa chữa, phá dỡ

- Dịch vụ lấy mẫu, phân tích mẫu

- Giám định hàng hoá tổn thất phân bổ tổn thất cho các công ty bảohiểm trong và ngoài nớc

- Các dịch vụ có liên quan (khử trùng, thẩm định giá giám định khôngphá huỷ, kiểm tra kết cấu hàm các công trình kiểm định thiết bị và thiết bị đo

lờng, kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan, kiểm tra niêmphong tạp chí, thanh tra các hệ thống quản lý.

- Giám định theo yêu cầu của mọi đối tợng để cung cấp chứng từ phục

vụ cho công tác quản lý của Nhà nớc thuộc các lĩnh vực nh: xuất xứ hànghoá, quản lý chất lợng, an toàn vệ sinh hàng hoá, nghiệm thu quyết toán côngtrình đầu t bảo vệ môi trờng (giám định về vệ sinh công nghiệp giám định về

sử lý nớc, rác thải…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ làm thủ tục hải quan

- T vấn xây dựng hệ thống quản lý theo ISO 9001, ISO 2000; ISO14000; HACCP; TQM…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ vấn về chất lợng hàng hoá, về pháp lý thơng mại) t

- Giám định các dịch vụ theo sự uỷ thác của mọi tổ chức giám định

đồng nghiệp trong nớc và quốc tế

- Các dịch vụ khác…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ

1.3 Mạng lới kinh doanh quy trình công nghệ sản xuất

Mạng lới kinh doanh của công ty Vinacontrol

4

Trụ sở chính 54 Trần Nhân Tông - Quận Hai Bà Tr ng - Hà Nội

Các văn phòng chức năng

Chi nhánh giám định Hà Nội - 96 Phố Yết Kiêu - Hà Nội

Trạm giám định Lạng Sơn - Ngã ba Phai Trấn TP Lạng Sơn

Trạm giám định Cửa Ông - 45 Lý Th ờng Kiệt

Ph ờng Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh

Trạm giám định Uông Bí - Tổ 23 Khu 7

Ph ờng Quang Trung - TX Uông Bí - Quảng Ninh

Trạm giám định Móng Cái 24 Chu Văn An, Móng Cái

-Quảng Ninh

Trạm giám định Hoành Mô - Cửa KhẩuHoành Mô - Huyện Bình Liêu - Quy Nhơn

Trụ sở 80 Bà Huyện Thanh Quan - Quận 3 - TPHCM

Trạm giám định Nha Trang

26 Lê Minh - TP Nha Trang - Khánh Hoà

Trạm giám định Cần Thơ

31A, B Đ ờng Cách mạng tháng 8 - TP Cần Thơ

Trạm giám định Phú MỹThị Trấn Phú Mỹ - Tân Thành - Bà Rịa Vũng Tàu

Văn Phòng đại diện tại Vũng Tàu

Văn phòng đại diện tại Đắc Lắc

1.4 Tình hình lao động và tổ chức bộ máy của công ty Vinacontrol

- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm đông đảo lực lợng cán

bộ công nhân viên nhất trong công ty Vinacontrol với 200 thành viên và trungtâm t vấn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế 70 ngời

Lao động trong công ty là những ngời có nghiệp vụ chuyên môn có khảnăng nắm bắt thị trờng và là những ngời đã đợc đào tạo có trình độ cao với độingũ lao động đông đảo có trình độ đã tạo nên vị thế và uy tín lớn cho công ty.Giúp công ty Vinacontrol có đợc niềm tin từ đối tác khách hàng trong nớc.Quốc tế, tiền lơng lao động bình quân của công ty 2500 000đ/ngời/ tháng

6

Chi nh¸nhQu¶ng Ninh

Tr¹m Quy Nh¬n

Tr¹m Nha Trang

Tr¹m CÇn Th¬

Tr¹m Phó Mü

Tổ chức quản lý có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển

đi lên duy trì và mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều tổ chức giám định trên thếgiới chính vì vậy công ty đã quan tâm đến công tác quản lý thành lập các ban

rõ chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các ban chi nhánh phù hợp với yêu cầu đặc điểm của công ty

Giám đốc: là ngời điều hành và chịu trách nhiệm chính trong hoạt độngkinh doanh kiểm tra giám định của công ty có quyền quyết định mọi hoạt

động trong công ty

Phó giám đốc: Đại diện cho lãnh đạo là ngời giúp giám đốc đại diệntrong quá trình quản lý công ty và gặp gỡ các đối tác khi giám đốc vắng mặt

và là ngời cùng giám đốc bàn bạc đa ra những quyết định cuối cùng

Phó giám đốc: là ngời phụ trách mọi hoạt động của công ty cùng giám

đốc chỉ đạo mọi công việc trong công ty

Phòng kỹ thuật tổng hợp là phòng có trình độ chuyên môn cao đợctrang bị những phơng tiện máy móc nghiên cứu hiện đại để giám định chínhxác theo yêu cầu của đối tác Tham mu giúp giám đốc về công tác quản lý kỹthuật chất lợng sản phẩm chỉ tiêu của sản phẩm đó Phòng kỹ thuật tổng hợpbao gồm những chuyên gia giỏi, những thạc sĩ, tiến sĩ có kinh nghiệm lâunăm

Phòng tài chính tham mu giúp cho giám đốc công ty về công việc quản

lý tài chính đảm bảo tài chính cho công ty hoạt động, cung cấp vốn, quản lýtài sản vốn và các chỉ tiêu trong công ty đảm bảo đúng chế độ chính sách củaNhà nớc, sử dụng vốn có hiệu quả Chống thất thoát làm ảnh hởng đến nguồnvốn của công ty Đây là một phòng ban quan trọng

Phòng hành chính: Thực hiện văn th hành chính tiếp nhận soạn thảo lutrữ công văn theo yêu cầu của giám đốc chăm lo đời sống cho cán bộ côngnhân viên

1.5 Đặc điểm về vốn kinh doanh

1.6.1 Tổ chức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung, nửa phân tán

1.6.2 Hình thức kế toán

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung thống nhất

đảm bảo tốt sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sảnxuất kinh doanh và công tác kế toán tổ chức công tác kế toán tập trung thuậnlợi cho việc phân công chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toáncũng nh việc trang bị các phơng tiện kỹ thuật sử lý thông tin

1.6.1.2 Hình thức kế toán:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty hạch toán kế toán làcông cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty do đó tổ chức công tác kế toán hạch toán hợp lý có vai tròquan trọng Công ty áp dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán

Công ty chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đầy đủchức năng nhiệm vụ đợc giao đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trựctiếp của giám đốc, trởng phòng kế toán đến nhân viên đồng thời căn cứ vàoloại hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh khối lợng thông tin rấtlớntrong đơn vị bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức trung lậpcác nhân viên kế toán đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi.Công tác kế toán hiện nay phần lớn đợc thực hiện trên máy vi tính (kế toánmáy) Do sử dụng kế toán máy nên số lợng sổ sách ghi chép của công ty giảm

đi nhiều vẫn đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin chính xác đầy đủ kịp thời

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinacontrol

- Trởng ban tài chính là ngời phụ trách chịu trách nhiệm về số liệuchứng từ ghi chép ban đầu trớc kế toán trởng công ty Phòng Tài chính công

ty, giám đốc công ty Dới trởng ban tài chính còn có nhân viên kế toán

Ban Tài chính tham mu cho giám đốc công ty về các lĩnh vực quản lýtài chính kế toán của công ty mình đảm bảo kế hoạch tài chính cho toàn bộhoạt động của công ty Quản lý tài sản vốn và mọi chỉ tiêu trong công tynhằm đảm bảo đúng chính sách chế độ Nhà nớc sử dụng vốn có hiệu quả tổchức kế hoạch tại công ty theo đúng chế độ quy hoạch của bộ Tài chính chịutrách nhiệm trớc Đảng uỷ giám đốc công ty về số liệu thông tin trên báo cáo

kế toán trên phạm vi công ty lập và cung cấp kịp thời đầy đủ các báo cáo theoyêu cầu của giám đốc và thanh tra

- Chuyên viên thanh toán theo dõi và phản ánh toàn bộ các khoản thuchi trả nợ khách hàng Lập kế hoạch trả nợ khách hàng khi đến hạn thanh toánhợp đồng thờng xuyên đối chiếu với khách hàng đôn đốc kiểm tra việc thu nợ,phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để kịp thời báo cáo các khoản nợ cókhả năng khó đòi toàn bộ chứng từ phát sinh về thanh toán đựơc tập hợp và lậpchứng từ kế toán cuối tháng

- Bộ phận chuyên viên kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ cácnghiệp vụ kinh tế của đơn vị vào sổ kế toán

- Phó trởng phòng tài chính chịu trách nhiệm quản lý tài chính ở các chinhánh trong công ty (Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Hồ ChíMinh…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ) lập và cung cấp các báo cáo theo yêu cầu của trởng phòng tài chính.Thực hiện chế độ hạch toán chung các khoản chi phí của công ty

- Thủ quỹ theo dõi và thực hiện nhập xuất quỹ theo chứng từ thanh toánhợp lệ có đầy đủ chữ ký của giám đốc công ty và trởng ban ngời chi ngời nhậntiền Thực hiện kiểm tra đối chiếu thờng xuyên số tiền mặt hiện còn với sổ kếtoán cuối mỗi tháng có biên bản kiểm kê quỹ gửi lên phòng tài chính công ty

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

10

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

Sổ đăng ký

chứng từ

ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi

- Vốn bằng tiền là một bộ phận cấu thành nên Tài sản cố định nó vận

động không ngừng phức tạp và có tính luân chuyển cao

- Hàng ngày tại công ty phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền xen kẽnhau dòng luân chuyển diễn ra liên tục không ngừng vì thế công ty luôn phải

dự trữ một số tiền mặt nhất định để đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi cần thiếttrong các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung và trong công ty Vinacontrolnói riêng thì vốn bằng tiền là một loại TSLĐ cần thiết trong tổng số tài sản lu

động của công ty

2.1.2 Nội dung của vốn bằng tiền

Để thích nghi với nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà

n-ớc phát triển theo định hớng XHCN đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hạchtoán kinh tế lấy thu bù chi và có danh lợi Muốn vậy công ty phải có 1 số lợngvốn để đáp ứng nhu cầu của thị trờng tiền mặt ở nớc ta Do vậy vốn bằng tiền

là một số vốn quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp

Cũng nh các doanh nghiệp khác thì vốn bằng tiền trong công tyVinacontrol bao gồm:

+Tiền mặt tại quỹ của công ty

+ Tiền gửi tại ngân hàng

2.1.3 Vai trò của vốn bằng tiền

Hoạt động thu, chi tiền diễn ra thờng xuyên liên tục trong một kỳ sảnxuất kinh doanh của công ty nh chi tiền để mua nguyên vật liệu trả lơng haythu tiền giám định cho các công ty khác.

Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nó thúc đẩy sản xuất kinh doanhphát triển vòng quay của vốn dùng để sản xuất tăng nhanh không những giúpcho doanh nghiệp đạt hiệu quả kinh tế cao mà còn tiết kiệm đợc vốn và tăngnhanh vòng quay của vốn lu động trog doanh nghiệp

1.4 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

- Ghi chép và phản ánh tình hình thu chi sự biến động của từng loại vốnbằng tiền nhằm quản lý chặt chẽ các loại vốn bằng tiền trong quá trình kinhdoanh của doanh nghiệp

- Định kỳ và thờng xuyên thực hiện việc đối chiếu số liệu trên sổ kếtoán số vốn thực tế phát sinh phát hiện chênh lệch thừa thiếu của từng loại vốnbằng tiền để có biện pháp sử lý kịp thời

1.5 Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền

- Nhà nớc quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản

lý tiền mặt tất cả các cơ quan đều phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể

lệ về quản lý tiền mặt, các chế độ chỉ tiêu về "Tiền gửi ngân hàng và tiền đangchuyển"

Các doanh nghiệp tổ chức kinh tế các cơ quan không phân biệt thànhphần kinh tế kể cả hộ gia đình phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi số tiềnnhàn rỗi vào ngân hàng

Mọi khoản thu chi tiền mặt từ bất cứ ngời nào cũng đều phải nộp hếtvào ngân hàng, xa đầu mối giao thông không thuận tiện cho việc giao nộp tiềnmặt, các xí nghiệp thuộc ngành ăn uống công cộng

Việc dao dịch giữa các đơn vị có tài khoản ở ngân hàng phải nhất thiếtthông qua ngân hàng để thanh toán nghiêm cấm các đơn vị cho thuê mợn tàisản

Tất cả các đơn vị phải đảm bảo thủ tục rút tiền mặt khỏi ngân hàng.Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có chứng từ gốc để chứng minh tất cả cácloại ngoại tệ vàng bạc đá quý đều phải quy đổi ra ngân hàng Việt Nam để ghichép trên chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán đồng thời tổ chức theo dõi chitiết số lợng nguyên tệ, các loại số lợng trong lợng vàng bạc đá quý, theo từngloại độ tuổi

12

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vốn bằng tiền thờngxuyên đối chiếu kiểm tra để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ sách

kế toán với số tiền thực tế của từng loại vốn bằng tiền

3 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Vinacontrol

3.1 Công ty quản lý tiền mặt và vai trò của công ty hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

3.1.1 Tiền mặt và nội dung tiền mặt tại công ty

Tiền mặt là số tiền hiện có ở quỹ của công ty bao gồm tiền Việt Nam,

kể cả ngân phiếu vàng bạc đá quý ngoại tệ do thủ quỹ bảo quản trong két sắtcủa công ty để phục vụ cho các nhu cầu chi tiêu hàng ngày cho các hoạt độngsản xuất kinh doanh để thanh toán tiền hàng, tiền lơng cho cán bộ công nhânviên nộp ngân hàng nguồn hình thành là do giám định hàng hoá của các công

ty khác, vay ngân hàng về nhập quỹ do rút từ tài khoản tiền gửi ngân hànghoặc do thu nợ của khách hàng nhận ở các bên tham gia liên doanh

3.1.2 Công tác quản lý tiền mặt tại công ty

Để thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp công

ty đã thoả thuận với ngân hàng để lại quỹ của công ty một lợng tiền nhất địnhnhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh để quản lý tốt tiền mặt của mìnhcông ty tập trung toàn bộ số tiền đó tại két bạc của công ty

Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu - chi tiền mặt giữ gìn và bảo quản đều

do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm thủ quỹ của công ty giám đốc chỉ

định thủ qũy không đợc chỉ ngời khác làm thay không đợc trực tiếp mua bánvật t của công ty hay kiểm nghiệm kế toán Kế toán trởng thờng xuyên kiểmtra quỹ của công ty Tất cả các khoản thu, chi đều phải có chứng từ hợp lệ thìthủ quỹmới nhập xuất quỹ và gửi lại tất cả các chứng từ đã có chữ ký của ngời

nợ hoặc ngời lĩnh tiền Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu - chi thủ quỹ vào

sổ quỹ tiền mặt thực tế tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số d cuối ngàytrên quỹ

3.1.3 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt

Chỉ phản ánh vào chi tiêu nhập xuất quỹ tiền mặt số tiền mặt kể cả ngânphiếu, ngoại tệ, đá quý thực tế phát sinh khi nhập xuất và tồn quỹ tiền mặt đốivới các khoản thu đợc chuyển qua ngân hàng hoặc trả nợ thì không đợc ghivào chỉ tiêu này

- Các khoản tiền vàng bạc kim đá quý do doanh nghiệp hay các cá nhân

ký, quỹ các đơn vị thì việc hạch toán và quản lý các chính sách tài sản bằngtiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy

đủ các thủ tục về cân đối số lợng trọng lợng giám định chất lợng sau đó tiến

hành niêm phong và có dấu xác nhận của ngời ký qũy ký cợc trên dấu niêmphong.

Khi tiến hành nhập - xuất quỹ tiền mặt phải có đầy đủ phiếu thu chihoặc các chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất qũy tiền mặt vàng bạch đáquý phải có đầy đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao ngời cho phép nhập xuấtquỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số phơng pháp trờng hợp

đặc biệt phải có lệnh nhập xuất quỹ của cấp có thẩm quyền đính kèm

Kế toán có trách nhiệm mở sổ kế toán để ghi chép hàng ngày liên tụctheo thời gian về các khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt Riêng đối với ngoại tệ

là vàng bạc đá quỹ phải mở ra theo dõi chi tiết để xác định tình hình tồn tiềnmặt tại mọi thời điểm

14

4 Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty

4.1 Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán tiền mặt tại công ty

kê tổng hợp chứng từ thu chi tiền mặt khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu ghibên sổ chi tiêu tiền mặt Cuối tháng kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ vào

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản tiền mặt

4.1.2 Phơng pháp kế toán

- Chứng từ ban đầu

Kế toán sử dụng phiếu thu, phiếu chi và báo cáo quỹ

+ Phiếu thu là một chứng từ kế toán để xác định số tiền mặt vàng bạc đáquý kim khí quý thực tế nhập quỹ nó còn làm căn cứ để ghi vào sổ quỹ khi thutiền kế toán ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan cụ thể

Ví dụ 1: Ngày 3/10/2005 thu tạm ứng chi nhánh Hải Phòng số tiền

50.000.000đ kế toán lập phiếu thu

Đơn vị: Công ty Vinacontrol

Số 196 (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 11 tháng 11 năm 1996

Phiếu thu Sổ chi tiết tiền mặt

VÝ dô 2: Ngµy 6/10/2005 thu t¹m øng chi nh¸nh Qu¶ng Ninh nép b¶o

hiÓm x· héi th¸ng 10 sè tiÒn 30.000.000® kÕ to¸n lËp phiÕu thu

§¬n vÞ: C«ng ty Vinacontrol

QuyÓn sè 34 MÉu sè C21-H

Sè 202 (Q§ 1141-TC/Q§/C§KT ngµy 11 th¸ng 11 n¨m 1996

Hä tªn ngêi nép: Chi nh¸nh Qu¶ng Ninh

§Þa chØ: Qu¶ng Ninh

Ví dụ 3: Ngày 7/10/2005 thu tạm ứng đi công tác của đồng chí Trần

Công Tài số tiền 20.000.000đ kế toán lập phiếu thu

Đơn vị: Công ty Vinacontrol

Quyển số 34 Mẫu số C21-H

Số 204 (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 11 tháng 11 năm 1996

Địa chỉ: 102 - Nguyễn Chí Thanh

Số tiền: 20.000.000 (viết bằng chữ hai mơi triệu đồng) kèm theo 1

chứng từ gốc

Ngày 7 tháng 10 năm 2005

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ, ngời nộp

(ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) 4.1.3 Phiếu chi

Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt vàng bạckim đá quý ngoại tệ thực tế xuất quỹ nó còn làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ

và kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt

18

Cô thÓ:

VÝ dô 1: Ngµy 7/10/2005 bµ Lª ThÞ TÊm rót vèn tr¸ch nhiÖm sè tiÒn lµ:

1 000 000® kÕ to¸n lËp phiÕu chi

§¬n vÞ: C«ng ty Vinacontrol

QuyÓn sè 34 MÉu sè C22-11

Sè 190 (Q§ 999-TC/Q§/C§KT ngµy 2 th¸ng 11 n¨m 1996

VÝ dô 2: Ngµy 10/10/2005 anh NguyÔn V¨n Lý tr¶ vay ng¾n h¹n ng©n

hµng sè tiÒn lµ: 30 000 000® kÕ to¸n lËp phiÕu chi

§¬n vÞ: C«ng ty Vinacontrol

QuyÓn sè 34 MÉu sè C22-11 - H

Sè 184 (Q§ 999-TC/Q§/C§KT ngµy 2 th¸ng 11 n¨m 1996

Ví dụ 3: Ngày /10/2005 anh Đinh Quốc Chiến trả vay ngắn hạn ngân

hàng số tiền là: 25 000 000đ kế toán lập phiếu chi

Đơn vị: Công ty Vinacontrol

Quyển số 34 Mẫu số C22 - H

Số 210 (QĐ 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996

1.4 Tài khoản sử dụng

Kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 "tiền mặt"

Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt củadoanh nghiệp bao gồm: tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý

- Nội dung kết cấu

- Thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong kỳ 641, 642, 133

- Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện

Các tài khoản cấp II

- TK 111 - Tiền mặt Việt Nam

- TK 1112 - Ngoại tệ

- TK 1113 - vàng bạc đá quý

4.1.5 Các trờng hợp kế toán chủ yếu

4.1.6 Kế toán thu tiền mặt Việt Nam

Có TK 711: Số thừa doanh nghiệp đợc hởng

Có TK 3381: Thừa cha rõ nguyên nhân

4.1.7 Chi quỹ tiền mặt Việt Nam

- Mua vật t hàng hoá bằng tiền mặt Việt Nam

Nợ TK 152, 153, 1561: Nhập kho

22

Nợ 151: cuối tháng cha về nhập kho, đã về nhập kho nhng cha kiểmnhận nhập kho

Nợ TK 157,632: Gửi bán, bán ngay

Nợ TK 1331: VAT tơng ứng

Có TK 111: Giá thanh toánTrích tiền mặt Việt Nam gửi vào ngân hàng và thanh toán các khoản nợvay khác

Nợ TK 1121: Gửi ngân hàng

Nợ TK 1331, 336, 338: Thanh toán các khoản nợ vay khác

Nợ TK 331, 341, 342, 315: Nợ dài hạn đến hạn trả

Có TK 111+Thanh toán các khoản chi phí

Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng

Nợ TK 641, 642: Chi phí bán hàng , quản lý doanh nghiệp

Nợ 635, 811: Chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác

Có 1111+ Tạm ứng, trả lơng cho CBCNV

Nợ 141

Nợ 334

Có TK 111+ Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thiếu

Nợ TK 811: Doanh nghiệp chịu

Nợ 1388, 334:Cá nhân chịu, bồi thờng

Nợ 1381: Cha rõ nguyên nhân

Có TK 111: Chênh lệch thiếu

4.1.8 Kiểm kê quỹ tiền mặt là tiền ngân hàng Việt Nam

- Nếu tiền quỹ thực tế lớn hơn số tiền trên sổ sách kế toán

Nợ TK 111: Số chênh lệch kiểm kê thừa

Có 3381: Thừa cha rõ nguyên nhân

Có 711: Thừa xung quỹ doanh nghiệp hởng

- Nếu tiền quỹ nhỏ hơn số tiền trên sổ kế toán

Nợ TK 1381: Thiếu cha rõ nguyên nhana

Nợ TK 1388, 334: Cá nhân bồi thờng

Nợ TK 811: Thiếu doanh nghiệp phải chịu

Có TK 111

Ví dụ: Tháng 10/2005 số d đầu tháng 10 là 82.000.000đ trong tháng cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tăng tiền mặt

NV1: Theo phiếu thu 194 thu từ việc thanh lý tài sản cố định bằng tiền

mặt số tiền trên 7.000.000 kế toán định khoản

Nợ TK 111: 7.000.000

Có 711: 7.000.000

NV2: Ngày 3 tháng 10 năm 2005 chi nhánh Quảng Ninh nộp tiền bán

máy kiểm tra thực phẩm số tiền: 55.000.000đ (VAT 10%) Phiếu thu số 197 kếtoán định khoản

Nợ TK 111: 55.000.000

Có TK 511: 50.000.000

Có TK 3331: 5.000.000

NV3: Ngày 6 tháng 10 Bà Nguyễn Thị Nhiệm góp vốn trách nhiệm

2.000.000đ Phiếu thu số 198 kế toán định khoản

Nợ TK 111: 2.000.000

Có TK 411: 2.000.000

NV4: Phòng nhân sự chi nhánh Hải Phòng nộp BHXH tháng 10 số tiền

là: 300.000đ Phiếu thu 202 ngày 7 tháng 10 kế toán định khoản

Nợ TK 111: 300.000

Có 334: 300 000

NV5: Ngày 17 tháng 10 năm 2005 Thu tạm ứng đi công tác của anh

Nguyễn Văn Dơng số tiền là: 20.000.0000 Phiếu thu số 202 kế toán địnhkhoản

NV2: Theo phiếu chi số 184 ngày 3 tháng 10 xuất quỹ tiền mặt trả vay

NHNH nông nghiệp và phát triển nông thôn quận Hai Bà Trng số tiền30.000.000 kế toán định khoản

Nợ TK 311: 30.000.000

24

Có TK 111: 30.000.000

NV3: Phiếu chi số 185 xuất quỹ tiền mặt mua nguyên vật liệu trị giá

50.000.000 VAT 10% kế toán định khoản

Nợ TK 152: 50.000.000

Nợ TK 133: 5.000.000

Có TK 111: 55.000.000

NV4: Thanh toán tiền mua Ga cho công ty Đại An số tiền 2.000.000

bằng tiền mặt kế toán định khoản

Nợ TK 331: 2.000.000

Có TK 111: 2.000.000+ Cuối kỳ kiểm kê số thừa so với thực tế 500.000đ xác định ngaynguyên nhân thừa xung quỹ doanh nghiệp hởng

Nợ TK 111: 500.000

Có TK 711: 500.000

4.1.9 Đối với tiền mặt là ngoại tệ

Về nguyên tắc khi hạch toán trên sổ kế toán chứng từ và báo cáo kếtoán phải quy đổi ra đồng ngân hàng Việt Nam để ghi chép đồng thời phảitheo dõi chi tiết gốc nguyên tệ 007

Với doanh nghiệp ít nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì hàng ngày ghichép theo tỷ giá thực tế Cuối kỳ nếu có sự thay đổi lớn về tỷ giá điều chỉnhphần chênh lệch vào tài khoản 413

Thu tiền mặt ngoại tệ

Cuối tháng xác định số d trên tài khoản tiền mặt là ngoại tệ

- Tỷ giá điều chỉnh theo giá mới

- Kế toán mua bán ngoại tệ

+ Khi bán ngoại tệ Nếu tỷ giá bán > tỷ giá mua

tỷ giá hạch toán chênh lệch tỷ giá phản ánh "TK 413"

- Mua hàng nhập kho bằng ngoại tệ

26Chênh lệch giảm tỷ giá