25 Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng

25 Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng

Lời nói đầu

Sau năm 1986, nền kinh tế Việt Nam bắt đầu chuyển từ nền kinh tế

kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng Việc chuyển đổi này đãtạo ra những đổi mới sâu sắc và toàn diện cho nền kinh tế nớc nhà Lúc nàymôi trờng kinh doanh đã trở lên sôi động với sự tham gia của hàng loạt cácnhà đầu t trong nớc cũng nh các nhà đầu t nớc ngoài Chính điều đó đã đanền kinh tế nớc ta có những bớc phát triển vợt bậc, tạo môi trờng cạnh tranhbình đẳng cho các doanh nghiệp Đó đợc coi là một lợi thế để đa nền kinh

tế nớc ta vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo địnhhớng XHCN, một xu hớng tất yếu Nó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt

động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơng mại nóiriêng

1.Sự cần thiếtcủa việc nghiên cứu đề tài:

Nh vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhằm tạo đợcmột vị trí vững chắc trên thị trờng thì mục tiêu hàng đầu là phải hoạt độngkinh doanh có hiệu quả, mang lại nhiều lợi nhuận Muốn làm đợc nh vậybuộc mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp nhằmthực hiện đợc các mục tiêu đã đề ra, và có lẽ công ty TNHH Quang Dũngđãlàm đợc điều đó

Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, các doanh nghiệp

th-ơng mại nói chung và công ty TNHH Quang Dũng nói riêng đã trở thànhcầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, tổ chức công tác lu thông hàng hoá, đảmbảo tốt mối quan hệ cung cầu Nh vậy quá trình tiêu thụ đợc coi là khâu mấuchốt trong hoạt động kinh doanh thơng mại, việc hạch toán các nghiệp vụtiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là hết sức cần thiết, đòi hỏi sự chínhxác kịp thời Nó đợc coi là nhân tố có ảnh hởng trực tiếp, quyết định đếnviệc lựa chọn phơng án kinh doanh có lợi nhất giúp doanh nghiệp hoạt động

có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn, tạo ra những bớc phát triển vững chắctrong tơng lai

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu:

Với những nhận thức về tầm quan trọng của công tác tổ chức hạchtoán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong thực tế, sau khi đợc trang bịnhững kiến thức lý luận từ nhà trờng qua thời gian tìm hiểu thực tế tại chinhánh công ty TNHH Quang Dũng, cùng với sự hớng dẫn của thầy giáoThạc sĩ Đặng Ngọc Hùng cũng nh sự nhiệt tình giúp đỡ nhiệt tình của các

cán bộ trong phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, em đãchọn đề tài :” Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tạichi nhánh công ty TNHH Quang Dũng “ làm đề tài cho bài chuyên đề củamình.

3 Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài :

Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài là làm rõ nhng nguyên tắc tiêu thụhàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá giúp Công ty thấy đợcnhững mặt đã làm đợc và những mặt còn hạn chế, qua đó đề xuất một sốgiải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thu tại doanhnghiệp

4 Phơng pháp nghiên cứu : duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

kết hợp với các phơng pháp tính toán

5 Những đóng góp chính của việc nghiên cứu đề tài : Giúp cho

chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn giữa lý thuyết và thực tế trong công việccủa công tác kế toán tại các doanh nghiệp qua đó có thể đề xuất một số giảipháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thụ tại doanh nghiệp

6 Bố cục của chuyên đề gồm : Ngoài phần Mở đầu và Kết luận

chuyên đề gồm 3 chơng :

Chơng I : Lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu

thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại

Chơng II : Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kế quả

tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Chơng III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ

và xác định kết quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Do giữa thực tế kinh doanh đôi khi vợt ra khỏi những kiến thức trongnhà trờng nên bài chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất

định Em rất mong nhận đợc sự quan tâm góp ý kiến của các thầy cô giáocũng nh của các cán bộ trong phòng kế toán công ty TNHH Quang Dũngnhằm hoàn thiện hơn nữa bài viết của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Chơng I Lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác địnhkết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thơng mại

1.1 Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng

hoá

1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của công tác hạch toán tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ hàng hoá.

1.1.1.1 Khái niệm

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động sản

xuất kinh doanh Thông qua quá trình này hàng hoá đợc đa từ nơi sản xuấttới nơi tiêu dùng nhờ các phơng thức mua bán khác nhau, lúc này giá trị vàgiá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình tháihiện vật sang hình thái tiền tệ (T-H-T’), doanh nghiệp thu hồi đợc vốn bỏ ra

để bù đắp những chi phí đầu t ban đầu, giúp cho vòng luân chuyển vốn đợchoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụngvốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội

Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế thì tiêu thụ là giai đoạncuối cùng của quá sản xuất kinh doanh, là việc chuyển quyền sở hữu vềhàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và thu đ ợc tiền ngayhoặc đợc khách hàng chấp nhận thanh toán

Tiêu thụ nói chung bao gồm :

- Tiêu thụ ra ngoài đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vịkhác hoặc các cá nhân ngoài doanh nghiệp

- Tiêu thụ nội bộ đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vịtrực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty … hạch toán toàn ngành hạch toán toàn ngành

1.1.1.2 Vai trò, ý nghĩa :

Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp tiến hành hoạt

động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụnhằm thoả mãn nhu của thị trờng (nhu cầu sản xuất và tiêu dùng) thông quaquá trình bán hàng ( trao đổi) với mục tiêu là lợi nhuận

Nh vậy, tiêu thụ hàng hoá ngoài việc thực hiện mục đích đa hànghoá đến tay ngời tiêu dùng, thoả mãn nhu cầu của xã hội còn nhằm mục

đích tiêu thụ đợc khối lợng sản phẩm hàng hoá lớn nhất từ đó sẽ thu đợc lợinhuận cao nhất Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không đơn thuần chỉ là đahàng hoá đến tay ngời tiêu dùng mà nó còn bao gồm cả những việc nhnghiên cứu thị trờng, tập hợp việc tổ chức mua hàng cho tới giai đoạn cuốicùng là xuất bán và thanh toán với khách hàng Điều đó cho thấy, khái niệmtiêu thụ hàng hoá đợc dùng trong doanh nghiệp thơng mại phản ánh chứcnăng lu thông, phân phối hàng hoá giữa các vùng, đáp ứng một cách tốt nhất

có thể mọi nhu cầu của thị trờng Thông qua tiêu thụ thì giá trị và giá trị sửdụng của hàng hoá đợc thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vậtsang hình thái tiền tệ (T-H-T’ ), giúp doanh nghiệp thu hồi vốn đợc bỏ ra,vòng luân chuyển vốn đợc hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốnnói riêng và hịêu quả sử dụng vốn nói chung Trong tiêu thụ một phần giá trịmới sáng tạo ra trong sản xuất đợc thực hiện và biểu hiện dới hình thức lợinhuận Các Mác đã từng nói : “ Lu thông vừa là tiền đề vừa là kết quả củasản xuất

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kếtquả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng

Đối với mỗi doanh nghiệp, nó tính toán và kiểm tra việc sử dụng tàisản, tiền vốn … hạch toán toàn ngành.nhằm cung cấp thông tin đảm bảo việc sử dụng có hiệu qủanguồn vốn kinh doanh giúp doanh nghiệp tự chủ về tài chính Tổ chức hợp

lý quá trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảmbảo đầy đủ nội dung, yêu cầu của công tác kế toán là “phản ánh trung thực,hợp lý, khách quan, chính xác “ tránh đợc những sai sót có thể xảy ra nhằmtăng doanh thu, giảm chi phí Đó đợc coi là yêu cầu không thể thiếu của cácdoanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh Vì thế có thể nói tiêu thụ là

căn cứ, là cơ sở để xác định kết quả Còn việc xác định kết quả là mục tiêucuối cùng để đa ra các quyết định, các chiến lợc, định hớng về tiêu thụ hànghoá của doanh nghiệp Hay nói cách khác nó còn là khâu quuyết định sự tồntại và phát triển bền vững của doanh nghiệp

Đối với nền kinh tế quốc dân, quá trình tiêu thụ đảm bảo sự cân đốigiữa sản xuất và tiêu dùng, giữa các nghành, các vùng, các khu vực gópphần thoả mãn nhu cầu của xã hội Bên cạnh chức năng cân đối cung cầu thìtiêu thụ còn tạo ra một luồng tiền – hàng luân chuyển một cách liên tục,nhằm thúc đẩy, tạo điều kiện cho các nghành, các khu vực phát triển lớnmạnh, góp phần cùng sự phát triển chung của nền kinh tế Tạo nguồn thunhập ổn định cho nền kinh tế quốc dân thông qua nghĩa vụ nộp thuế

1.1.2 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.

1.1.2.1 Yêu cầu :

Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì đây đợccoi là một yêu cầu hết sức quan trọng mà doanh nghiệp cần đảm bảo đợc

nh :

- Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng

từ hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoahọc, tránh bỏ sót ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảoyêu cầu quản lý, nâng cao hiệu qủa công tác kế toán Doanh nghiệp sử dụnghình thức ghi sổ hợp lý sẽ phát huy đựoc những u điểm của chúng và phùhợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản

lý đơn giản, tiết kiệm

- Xác định đúng thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thờighi nhận, phản ánh doanh thu và lập báo cáo bán hàng Báo cáo thờngxuyên, kịp thời tình hình bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán với kháchhàng chi tiết cho từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế

- Xác định đúng và tập hợp đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp để từ đó phân bổ hợp lý giúp cho công tác xác định kết quảlãi, lỗ một cách hợp lý nhằm tối đa hoá lợi nhuận Đồng thời phải theo dõitừng phơng thức bán hàng, thanh toán để đôn đốc việc thu hồi vốn nhanh và

đầy đủ

- Xác định đúng đắn kết quả của từng loại hoạt động kinh doanh,thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sự tồn tại, phát triển hay sự diệt vongcủa doanh nghiệp Vì thế nhiệm vụ của công tác hạch toán tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ hàng hoá là phải phản ánh và giám đốc tình hình mộtcách chặt chẽ nh :

- Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, chi tiết, sự biến

động của các loại hàng hoá tiêu thụ ở các trạng thái nh : hàng đang đi đờng,hàng trong kho, hàng gửi bán … hạch toán toàn ngành.theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủngloại,giá trị Cũng nh lựa chọn đợc phơng pháp tính giá vốn hàng bán mộtcách hợp lý để đảm bảo độ chính xác cho chỉ tiêu lãi gộp và các báo cáo bánhàng

- Phản ánh chính xác kịp thời khối lợng hàng tiêu thụ, ghi nhậndoanh thu bán hàng Phân bổ chi phí thu mua một cách hợp lý cho khối lợnghàng bán ra trong kỳ Đồng thời tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ mộtcách đầy đủ, trung thực, kể cả các khoản bị giảm trừ hay các khoản phải nộpngân sách nhà nớc để công tác xác định kết quả kinh doanh đợc chính xác

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, phản ánh kịp thời các khoản công nợkhách để đảm bảo quá trình thu tiền và trả tiền hàng đầy đủ tránh thất thoátvốn một cách bất hợp lý, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổsách kết toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mu cho lãnh đạo về các giải pháp thúc đẩy quá trình bánhàng

1.2 Công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ hàng hoá

1.2.1 Kế toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại

1.2.1.1.Căn cứ

Theo chế độ tài chính kế toán hiện hành của Việt Nam việc hạchtoán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanhnghiệp thơng mại đợc thực hiện dựa trên các căn cứ sau :

Tuỳ thuộc loại hình tính chất hoạt động kinh doanh của từngdoanh nghiệp để xác định đối tợng chi tiết Tuỳ theo tình hình thực tế củadoanh nghiệp và đối tợng hạch toán chi tiết có thể đợc chia ra từng loại hànghoá hoặc từng quầy hàng, từng kho hàng

Tuỳ thuộc vào tính trọng yếu của từng loại mặt hàng hay lĩnh vựchoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào công tác tổ chức hạch toán kế toán tại mỗi doanhnghiệp Bên cạnh đó ngời ta còn căn cứ vào các chứng từ sau :

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Hoá đơn bán hàng

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng

- Phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán

- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

- Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng

từ đặc thù … hạch toán toàn ngành.)

1.2.1.2 Kế toán chi tiết tiêu thụ

Qúa trình ghi sổ chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đợc tiến hành

đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán Mọi ngiệp vụ phát sinh đều đ ợc lậpchứng từ kế toán theo quy định Chứng từ kế toán phản ánh đầy đủ kịp thờichính xác tình hình nhập xuất hàng hoá và là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho

và sổ kế toán

Căn cứ vào các báo cáo, báo cáo bán hàng, các chứng từ nhập xuất đểghi vào thẻ kho và bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá Bởi vậy giữa kho vàphòng kế toán ngời ta có thể sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chitiết sau :

1.2.1.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ l.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu

luân chuyển.

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Bảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, sổ đối chiếu luân chuyển

Ưu điểm: Giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi chép của kế toán vì

chỉ ghi vào cuối tháng Cung cấp thông tin cả về hiện vật cho ngời quản lý

Nh

ợc điểm: Là việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ

tiêu hiện vật Công tác kiểm tra chỉ tiến hành vào cuối tháng nên việc hạch

toán và lập báo cáo thờng chậm trễ

Ưu điểm: Tăng hiệu qủa công tác kế toán, giảm sự ghi chép trùng lặp

giữa kho và kế toán

Nh

ợc điểm: Nếu sử dụng phơng pháp này, khi có nhầm lẫn thì rất

khó đối chiếu, kiểm tra

Bảng kê luỹ kế nhập –xuất – tồn

Bảng kê luỹ kế xuất

1.2.2 Kế toán tổng hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 1.2.2.1 Các phơng thức tiêu thụ.

Các doanh nghiệp thơng mại có nhiều hình thức tiêu thụ hàng hoákhác nhau có thể theo phơng thức bán buôn, bán lẻ, gửi bán … hạch toán toàn ngành.mỗi phơngthức lại có nhiều hình thức khác nhau

1.2.2.1.2 Bán buôn

Bán buôn là hình thức bán hàng hoá cho mạng lới bán lẻ, cho sảnxuất, cho tiêu dùng và cho các tổ chức kinh tế khác Hay nói cách khác làphơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sảnxuất… hạch toán toàn ngành.để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra

Đặc điểm:

- Đối tợng bán hàng hoá là các doanh nghiệp thơng mại, doanhnghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác

- Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc t liệu sản xuất

- Hàng hoá thờng đợc bán ra theo lô hàng hoặc khối lợng hàng bán

ra mỗi lần thờng là lớn

- Hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thôngcha đi vào lĩnh vực tiêu dùng Do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoácha đợc thực hiện

- Giá bán ra của hàng hoá biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàngbán và phơng thức thanh toán

- Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thôngqua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác

Các hình thức bán buôn hàng hoá :

* Bán buôn qua kho là phơng thức bán buôn mà trong đó, hàngbán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoáqua kho có thể thực hiện dới hai hình thức

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơngmại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao trựctiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanhtoán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theohình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanhnghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc

đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó

do bên mua qui định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận,thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi

là tiêu thụ, ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vậnchuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoảthuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vậnchuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua

* Bán buôn không qua kho ( bán buôn vận chuyển thẳng ): theophơng thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua,không đa về kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua

Có hai hình thức :

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hìnhthức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đạidiện bên mua tại kho ngời bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua kí nhận

đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợcxác nhận là tiêu thụ

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theohình thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua,dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giaocho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong tr-ờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận

đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợchàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định làtiêu thụ

1.2.2.1.3 Bán lẻ.

Đây đợc coi là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơisản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá đợc bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng, lúcnày hai chức năng của hàng hoá là giá trị và giá trị sử dụng đợc thể hiện.Nói cách khác đây là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặccác tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêudùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này có đặc điểm là hàng hoá bán ra

đơn chiếc số lợng nhỏ giá bán thờng ổn định, thanh toán ngay và hình thứcthanh toán thờng là tiền mặt lên không lập chứng từ cho từng lần bán Hànghoá sau khi bán đã chuyển từ lĩnh vực lu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùngvới giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện

*Các hình thức bán lẻ :

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bánhàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngàybán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.

Đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng bán ra trong

ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Khi đó thẻ quầy hàng sẽ đợc mởcho mỗi mặt hàng, phản ánh cả số lợng, giá trị Căn cứ vào việc kiểm kê l-ợng hàng bán ra để lập báo cáo bán hàng, đây là căn cứ để ghi nhận doanhthu và đối chiếu với số tiền đã nộp

- Bán lẻ thu tiền tập trung : Khi đó việc thu tiền và bán hàng táchrời nhau Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền donhân viên thu ngân lập sau đó nộp lên phòng kế toán Báo cáo bán hàng đợclập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuốingày để xác định lợng hàng bán ra Báo cáo bán hàng đợc coi là căn cứ đểhạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp

- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): theo hình thức này,khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền vàthanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơnbán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm h-ớng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy do mình phụ trách

- Hình thức bán trả góp: theo hình thức này, ngời mua đợc trảtiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thutheo giá bán thông thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm

Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hếttiền hàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua, hànghoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu

- Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hoá màtrong đó các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự độngchuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi côngcộng Sau khi ngời mua bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra chongời mua

1.2.2.1.3 Phơng thức gửi hàng đại lý hay ký gửi.

Lúc này doanh nghiệp thơng mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để cáccơ sở này trực tiếp bán hàng

Trong nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển thì việc đa dạnghoá các hình thức tiêu thụ giúp các doanh nghiệp có nhiều cơ hội tham gia

hoà nhập nền kinh tế quốc tế để chiếm lĩnh thị trờng trong nớc cũng nh thịtrờng thế giới Đây đợc coi là yêu cầu không thể thiếu với sự tồn tại của cácdoanh nghiệp nói chung và nền kinh tế của cả nớc.

1.2.2.2.Các phơng thức thanh toán :

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Thanh toán qua ngân hàng

+ Thanh toán bằng séc

+ Thanh toán bằng th tín dụng ( LC )

+ Thanh toán bù trừ

+ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi … hạch toán toàn ngành

1.2.3 Một số khái niệm cơ bản và các hình thức tính giá vốn hàng bán

1.2.3.1 Một số khái niệm cơ bản

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hàng hoá là toàn bộ sốtiền thu đợc hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch phát sinh doanh thu nh bán sảnphẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản phải thu

và phí thu thêm ngoài ( nếu có )

- Giảm giá hàng bán là khoản giảm cho ngời mua do hàng hoá bán

ra của doanh nghiệp kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Gía trị hàng trả lại là giá trị khối lợng hàng hoá đã đợc xác định

là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không đảm bảo

điều kịên về qui cách, phẩm chất ghi trên hợp đồng kinh tế

- Chiết khấu thơng mại là khoản doanh nghiệp bán hàng giảm giániêm yết mua cho khách hàng mua với số lợng lớn

- Doanh thu thuần về tiêu thụ là phần chênh lệch giữa tổng doanhthu bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm giá hàng bán và chiếtkhấu thơng mại, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ, thuế xuất khẩu

- Gía vốn hàng bán là giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã tiêuthụ trong kỳ

- Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế GTGT tính theo phơngpháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

- Lãi gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàngbán

- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các chi phíliên quan đến hoạt động tiêu thụ bao gồm chi phí lơng nhân viên bán hàng,chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiếp thị quảng cáo … hạch toán toàn ngành.

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn toàn bộ các chi phí phátsinh liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cả doanhnghiệp nh lơng, khấu hao … hạch toán toàn ngành

- Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênhlệch về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt

động tài chính với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ và chi phí hoạt động tài chính

1.2.3.2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán sửdụng các phơng pháp tính giá thành trị giá hàng xuất kho theo phơng phápthực tế hay theo giá hạch toán

- Tính theo gía thực tế : doanh nghiệp thờng áp dụng phơng pháptính giá đích danh, nhập trớc xuất xuất trớc, nhập sau xuất trớc, bình quângia quyền ( bình quân tồn đầu kỳ, bình quân từng lần nhập, bình quân cả kỳ

dự trữ )

- Tính theo giá hạch toán : chỉ có tác dụng ghi sổ kế toán chứkhông có giá trị giao dịch, ngời ta sử dụng hệ số giá để quy đổi từ giá hạchtoán sang giá thực tế

* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả địnhnhững hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng phápnhập trớc xuất trớc ở trên

* Phơng pháp giá thực tế đích danh: phơng pháp này còn đợc gọi làphơng pháp trực tiếp, đợc sử dụng với hàng hoá có giá trị cao và có tính chất

tách biệt nh vàng bạc, kim loại quý hiếm… hạch toán toàn ngành Theo phơng pháp này, giá báncủa lô hàng thực tế là bao nhiêu thì khi xuất bán giá là từng đó.

* Phơng pháp giá hạch toán: Phơng pháp này sử dụng hệ số giá đểqui đổi cho số hàng bán ra

1.3 Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ

1.3.1 Tài khoản sử dụng

* TK 511 “Doanh thu bán hàng “, dùng để phản ánh tổng doanh thu

về bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu Từ đó, xác địnhdoanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp Nội dung ghi chép của tàikhoản nh sau nh sau :

- Bên nợ :

+ Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại + Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theodoanh thu bán hàng thực tế

+ Kết chuyển doanh thu về tiêu thụ trong kỳ

- Bên có : phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

TK 511 cuối kỳ không có số d và có 4 tiểu khoản sau :

+ TK5111 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản này sử dụng chủyếu trong doanh nghiệp thơng mại

+ TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản này sử dụngchủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nh công nghiệp, nôngnghiệp, xây lắp

+ TK5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản này sử dụngchủ yếu trong các doanh nghiệp dịch vụ nh du lịch, vận tải, bu điện, du lịchvăn hoá… hạch toán toàn ngành

+ TK5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá Tài khoản này đợc sửdụng chủ yếu để phản ánh khoản nhà nớc trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệptrong trờng hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch

vụ theo yêu cầu của nhà nớc

* TK 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ “, dùng để phản ánh doanhthu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trongcùng một công ty hoặc tổng công ty… hạch toán toàn ngành Tài khoản này có nội dung tơng tự

nh tài khoản 511 đã đợc đề cập ở trên, cuối kỳ không có số d và có 3 tiểukhoản gồm :

+ TK 5121 : Doanh thu bán hàng hoá

+ TK 5122 :Doanh thu bán các thành phẩm.

+ TK 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

* TK521 “Chiết khấu thơng mại “: Dùng để phản ánh các khoảnchiết khấu thơng mại cho ngời mua và đợc mở chi tiết cho từng ngời muavới từng loại hàng bán Tài khoản này có nội dung ghi chép nh sau:

- Bên nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thơng mại

- Bên có: Kết chuyển chiết khấu thơng mại sang tài khoản 511

- Tài khoản này không có số d

Các tiểu khoản:

+ TK 5211: Chiết khấu hàng hoá

+ TK 5212: Chiết khấu thành phẩm

+ TK 5213: Chiết khấu dịch vụ

* TK531 “ hàng bán bị trả lại “, dùng để phản ánh doanh thu của sốhàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách,phẩm chất hoặc vi phạm hợp đồng kinh tế … hạch toán toàn ngành Nội dung ghi chép nh sau :

- Bên nợ : Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận chongời mua trong kỳ ( đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phảithu của khách hàng về hàng hoá dịch vụ đã bán ra trong kỳ )

- Bên có : Kết chuyển số doanh thu

Tài khoản này cuối kỳ không có số d

* TK 532 “giảm giá hàng bán “, dùng để phản ánh khoản giảm giácho khách hàng theo thoả thuận Tài khỏan này không có số d và có nộidung kết cấu nh sau :

- Bên nợ : Khoản giảm giá đã chấp nhận cho ngời mua

- Bên có : Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan đểxác định doanh thu thuần

* TK 157 “ hàng gửi bán “ , dùng để phản ánh trị giá mua của hànghoá chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhng cha xác định

là tiêu thụ, chi tiết cho từng loại hàng hoá cho đến khi hàng hoá đợc chấpnhận thanh toán … hạch toán toàn ngành có nội dung nh sau :

+ Kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán gửi đại lý,

ký gửi và giá thành dịch vụ đã đợc xác định là tiêu thụ

+ Trị gía mua thực tế hàng hoá không bán đợc thu hồi ( bị ngờimua, ngời nhận đại lý )

- Số d bên nợ : Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi cha đợc xác

định là tiêu thụ

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Bên nợ : Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụcuối kỳ

Bên có : Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêuthụ đầu kỳ

D có : Phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán cha tiêu thụ

* TK 632 “ giá vốn hàng bán “, dùng để xác định giá vốn hàng bán

và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không có số d và đợc mở chitiết cho từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thơng vụ … hạch toán toàn ngành tuỳ theo yêu cầucung cấp thông tin cũng nh phơng tiện tính toán của từng doanh nghiệp Nộidung ghi chép của tài khoản này nh sau :

+ Trị giá mua của hàng bán bị ngời mua trả lại

+ Kết chyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Bên nợ :Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ

Bên có : Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

* TK 3331 “ thuế giá trị gia tăng phải nộp “, dùng để phản ánh sốthuế giá trị gia tăng đầu ra, số thuế giá trị gia tăng phải nộp, số thuế giá trịgia tăng đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nớc Nội dung ghi chép nhsau :

- Bên nợ :

+ Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

+ Số thuế GTGT đợc giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp +Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nớc

+ Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại

- Bên có :

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng đã tiêu thụ

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ dùng đểtrao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ

+ Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài

+ Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu

- Số d :

+ Bên có :Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ

+ Bên nợ : Số thuế GTGT nộp thừa vào ngân sách

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàngcòn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan nh:111,112,138,333,413… hạch toán toàn ngành

1.3.2 Phơng pháp hạch toán (khái quát qua các sơ đồ sau ) :

1.3.2.1 Bán buôn qua kho

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán tiêu thụ theo phơng pháp bán buôn qua kho.

TK156 TK632 TK911 TK511 111,112,131

(4) (6) (7)

( 7 ) : Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

( 9 ) : thuế GTGT đầu ra

1.3.2.2 Bán buôn không qua kho.

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ bán buôn không qua kho.

TK331 TK157 TK632 TK911 TK511 111,112

(6) (1) (4) (5)

( 1 ) : Mua hàng vận chuyển khách hàng cha chấp nhận

( 2 ) : Thuế GTGT đầu vào

( 3 ) : Mua hàng vận chuyển thẳng khách hàng chấp nhận trả tiền.( 4 ) : Gía vốn hàng gửi bán

( 5 ) : Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ

( 6 ) : Kết chuyển doanh thu thuần

( 7 ) : Kết chuyển giảm giá hàng bán

( 8 ) : Doanh thu bán hàng trong kỳ

( 9 ) : Khách hàng chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền hàng ngay

( 10 ) : Thuế GTGT đầu ra

1.3.2.3 Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá.

- Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng, kế toán chitiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng

Nợ TK 156 : Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận hàng

Có TK 156 : Kho hàng chính

- Cuối ngày khi nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toánghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn.

+ BT1 : Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán

CóTK 156 : Chi tiết kho quầy hàng

+ BT2 :Nợ TK 111,112,131 … hạch toán toàn ngành :Tổng giá thanh toán

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT

- Khi phát sinh thừa, thiếu tiền hàng cha rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111 : Số tiền thực nộp

Nợ TK 1381 : Số tiền thiếu cha rõ nguyên nhân

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT

Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra

Có TK 3381 : Số tiền thừa cha rõ nguyên nhân

1.3.2.4 Hạch toán tiêu thụ nội bộ

- Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ, kế toán phản ánh nhsau :

Nợ TK 111, 112 : Số thu đợc bằng tiền

Nợ TK 136 : Số cha thu đợc

Có TK 512 : Doanh thu nội bộ

Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra

- Khi dùng hàng hoá để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụngphục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

+ BT1 : Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán

Có TK 156 : Trị giá hàng xuất kho

+ BT2 : Nợ TK 641, 642 :Sử dụng để bán hàng và quản lý doanhnghiệp

1.3.2.5.1 Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại.

Nếu số hàng đã tiêu thụ trong kỳ bị khách hàng trả lại hoặc từ chốithanh toán do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết nh hàng bán kém phẩmchất, không đúng qui cách, chủng loại, mẫu mã, kế toán dùng TK 531 đểphản ánh

Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trớc đây,

kế toán căn cứ vào chứng từ đợc lập khi khách hàng trả lại hàng để ghidoanh thu và giá vốn hàng bán bị trả lại

- Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại

Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả lại cho khách hàng hoặcchấp nhận trừ vào nợ

- Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại

Nợ TK 156 : Ghi tăng hàng hoá

Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn

1.3.2.5.2 Hạch toán giảm giá hàng bán.

Các khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá bán đã thoảthuận vì lý do vi phạm hợp đồng đã ký kết đợc hạch toán trên TK 532 Khi

có nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tơng đơngvới số giảm gía mà họ đợc hởng

Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả ngay hoặc chấp nhận trả

1.4 Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.4.1 Tài khoản sử dụng

* TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh “, dùng để xác định kết quảtoàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp

TK này mở chi tiết cho từng hoạt động TK này không có số d, nội dung củatài khoản này nh sau :

- Bên nợ : + Kết chuyển giá vốn hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đãtiêu thụ trong kỳ

+ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp

+ Kết chuyển chi phi hoạt động tài chính và chi phíhoạt động bất thờng

+ Số lãi trớc thuế về hoạt động sản xuất kinh doanhtrong kỳ

- Bên có : + Kết chuyển doanh thu thuần về số hàng hoá, sảnphẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ

+ Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và hoạt

động bất thờng

+ Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ

* TK 421 “ Lợi nhuận cha phân phối “, dùng để kết chuyển lãi, lỗtrong kỳ

- Bên nợ : + Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ

+ Phân phối các khoản lãi

- Bên có : + Số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh

- D nợ : Các khoản lỗ cha xử lý

- D có : Số lãi cha phân phối

* TK 641 “ Chi phí bán hàng “, dùng để phản ánh chi phí thực tế phátsinh trong kỳ TK này không có số d và có nội dung kết cấu nh sau :

- Bên nợ : + Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

- Bên có : + Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ

+ Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác địnhkết quả kinh doanh

Các tiểu khoản :

-TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng

- TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì

- TK 6413 : Chi phí dụng cụ đồ dùng

- TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định

- TK 6415 : Chi phí bảo hành hàng hoá

- TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài.

- TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác

* TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “

- Bên nợ : Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinhtrong kỳ

- Bên có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911

TK 642 không có số d và có các tiểu khoản :

- TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý

- TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng

- TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ

Theo qui định doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong cáchình thức tổ chức kế toán sau đây:

1.5.1 Hình thức Nhật ký - Sổ cái.

Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánhvào một quyển sổ gọi là Nhật ký – Sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợpduy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cảcác tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ – Cótrên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảngtổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái

Trình tự hạch toán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4

Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ

cái

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc

áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập

báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công

Báo cáo kế toán

Sổ quỹ

Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi

tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày.

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.5.3 Hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức này thích hợp vơ doanh nghiệp lớn, có số lợng nghiệp vụ

nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán

Tuy nhiên đòi hỏi trình đô nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy Sổ sách theo hình thức này bao

từ

Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Hình thức này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ

tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung ( tổng nhật ký) Sau đó,căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán trongNhật ký sổ cái đợc ghi ít nhất cho hai sổ cái của hai tài khoản liên quan Đốivới các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở nhật kýphụ Cuối tháng hoặc định kỳ, công các số nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vàonhật ký chung hoặc ghi thẳng vào sổ cái

Nhật

ký

chuyên

t vào một lĩnh vực nào đó Đặc biệt với nền kinh tế nớc ta khi tham gia hộinhập kinh tế phát triển theo định hớng CNH-HĐH, thì đây đợc coi là hớngphát triển u tiên của nền kinh tế nớc nhà Mặc dù vậy vai trò của nền nôngnghiệp vẫn đợc khẳng định và nhà nớc đã và sẽ vẫn có hớng phát triển u tiên

nó nhằm phát triển nghành nông nghiệp nói chung và nghành chăn nuôi nóiriêng để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của ngời dân cũng nh khả năng chếbiến xuất khẩu trong tơng lai Nhận thấy đợc điều đó công ty TNHH QuangDũng đã thành lập và mở chi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công tyTNHH Quang Dũng, có trụ sở tại Hà Nội

Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch

toán độc lập đợc thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày

05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh

doanh các nghành nghề sau :

- Mua bán lơng thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy

nông nghiệp

- Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thơng mại

- Mua bán thiết bị chăn nuôi

Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ

năm 2001 và mặt hàng của họ chủ yếu đợc nhập khẩu từ nớc ngoài, nhng chi

nhánh công ty TNHH Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định đợc vai trò

của mình trong việc phân phối hàng hoá trên thị trờng miền bắc, sự mạnh

dạn trong đầu t cũng nh khả năng marketing tốt đã đa mặt hàng của chi

nhánh công ty ngày càng tiến gần đến đợc với những ngời nông dân Việt

Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy

nhất tại miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ AGHENTYNA

Sau đây là một vài nét chính về chi nhánh :

Thông tin đầy đủ :

Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là

công ty)

Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát

Linh, Quận Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470

Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của

công ty năm 2001-2002-2003

Đơn vị tính : Đồng

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 791967031 1122080563 1606195551

8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

doanh.

(2294045326) (237244540) 326751975

11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài

chính.

20460285 13974100 (198689853)

15 Tổng lợi nhuận trớc thuế (2273585041) (208732762) (2033182395)

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chứcnăng, đứng đầu là trởng chi nhánh và đợc khái quát qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

Phòng chỉ đạo (Trởng chi nhánh )

Kinh doanh

Thông qua sơ đồ trên ta có thể thấy đợc vai trò nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng nh sau :

- Phòng chỉ đạo ( Trởng chi nhánh ) : Là ngời lãnh đạo cao nhất chịutrách nhiệm trớc pháp luật, trớc tổng công ty về kết quả hoạt động kinhdoanh tại chi nhánh cũng nh chịu trách nhiệm quản lý điều hành và chịutrách nhiệm chung về mọi hoạt động khác của chi nhánh nh sử dụng và bảotoàn vốn … hạch toán toàn ngành

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chínhphát sinh tại doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nớc quy định, từ đócung cấp đầy đủ thông tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đa ra cácquyết định đúng đắn cũng nh đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nớc

- Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lợc kinh doanh cho công ty,tìm kiếm nguồn hàng cũng nh nơi tiêu thụ hàng hoá

- Phòng xuất nhập khẩu : Công ty đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếpcác mặt hàng thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kếhoạch xuất, nhập khẩu nhằm cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêuthụ

- Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp

đồng kinh tế và các giấy tờ … hạch toán toàn ngành.tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phongtrào hoạt động tại chi nhánh cũng nh tham gia các hoạt động tại tổng công

ty lớn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh

công ty TNHH Quang Dũng

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kếtoán máy trong hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệpgiảm bớt đợc số lợng nhân viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy

tổ chức quản lý của chi nhánh

Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty

đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ,duy trì số d tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính Các nhân viên đều

đợc trang bị máy tính và các máy đều đợc kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệuquả công việc của các kế toán đã đợc nâng cao rõ rệt

Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

Kế toán trởng

Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty ta thấy có sự phân công khá rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể

là :

- Kế toán trởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trớc trởngchi nhánh về công tác kế toán của công ty, là ngời phụ trách việc vào sổ vàlập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện

đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởng chấp hành nghiêm túc cácquy định của nhà nớc

- Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báocáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trớc tr-ởng phòng về công việc của mình

- Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiếtcác khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngânhàng các khoản khác phát sinh thờng xuyên, cung cấp thông tin cho kế toántrởng (kế toán tổng hợp )

- Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy

đủ, kịp thời các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan

đến việc thu mua, tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi phí khác Để từ đó xác

định doanh thu thuần và thu nhập thuần từ các hoạt động khác của công ty

- Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế

mà doanh nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc cung cấpkịp thời số liệu cho kế toán trởng

- Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanhnghiệp từ đó có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ

- Kế toán vật t, hàng hoá là ngời theo dõi tổng hợp sự động của hànghoá trong doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳcung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp

2.1.3.2 Tổ chức công tác kế toán

* Chế độ kế toán áp dụng :

Kế toán doanh thu và chi phí

Kế toán thuế

Kế toán TS CĐ

Kế toán tiền và thanh toán

Kế toán vật t- ,hàng hoá Thủ

quỹ

- Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam banhành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995.

- Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tàichính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000của Bộ Trởng Bộ tài chính và bao gồm 4 mẫu biểu sau:

+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN

+ Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN

+ Lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN

+ Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN.

Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ.

Và các thông t hớng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định1141TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính

- Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc

- Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam

- Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc chuyển đổisang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thơng mại cổ phần Đông

á công bố tại thời điểm phát sinh

* Phơng pháp kế toán tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá

+Tài sản cố dịnh đợc xác định theo nguyên giá “-“ giá trị haomòn luỹ kế

+ Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí

có liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào hoạt động Những chi phí muasắm, cải tiến và tân trang của tài sản cố định, những chi phí bảo dỡng, bảotrì, sửa chữa đợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Khi tài sản đợc bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ

kế đợc xoá sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều

đợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Phơng pháp khấu hao áp dụng

+ Tài sản cố định khấu hao theo phơnp pháp đờng thẳng để trừdần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ớc tính, phù hợp vớihớng dẫn theo quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999của Bộ trởng Bộ Tài Chính.

+Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định nh sau: Loại tài sản cố định là phơng tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là10%

Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là25%

* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho

+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá gốc + Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờngxuyên

+ Giá hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân giaquyền

Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ

quân cả kỳ dự trữ =

Lợng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ

* Phơng pháp ghi nhận doanh thu và chi phí

- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã đợc xuấtkho, phát hành hoá đơn và ngời mua đã chấp nhận thanh toán không phânbiệt đã thu đợc hay cha thu đợc tiền

- Chi phí phát sinh trong kỳ đợc ghi nhận phù hợp với doanh thu

+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp.

Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhng nhìn chung

có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công

ty khác mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thờng là những lô hàng có lớn,

có giá trị Còn khách hàng mua lẻ thờng không ký hợp đồng kinh tế mà muatheo đơn đặt hàng

* Các phơng thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụthuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế Việc thanhtoán có thể đợc thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hìnhthức thanh toán có thể là trả ngay hay trả chậm Việc thanh toán tiền hàng

có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc hoặc L/C

Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sátchặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đa

ra những biện pháp phù hợp cho các khoản nợ của khách hàng

Cập nhật vào máy

Sổ quỹ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ

Quan hệ đối chiếu

- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánhvào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian Sau đó căn cứ vào Nhật kýchung kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh vào sổnhật ký chung đợc chuyển vào ít nhất hai sổ cái của hai tài khoản có liênquan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mởcác sổ nhật ký phụ Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào

sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái

- Sổ cái trong Nhật ký chung đợc mở riêng cho từng tài khoản

* Hệ thống sổ kế toán

- Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ cái các tài khoản

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua

- Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn

- Sổ TSCĐ

- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay

2.3 Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi

nhánh công ty TNHH Quang Dũng

2.3.1 Các chứng từ sử dụng và các quy định chung đợc tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá

* Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho :

đợc lập thành 03 liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và đợc ký duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho.

* Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành.Hoá đơn này do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hànggồm 3 liên: liên 1 lu tại phòng kinh doanh, liên 2 do ngời mua giữ dùng làmchứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào

sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toán vào sổ và lu giữ, chứng từhợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của ngời mua hàng, thủ kho, ngời viết hoá đơn

và trởng chi nhánh (trởng phòng kinh doanh).Ngoài ra, hoá đơn GTGT nàycòn đợc dùng để theo dõi hàng đang đi đờng cho lô hàng hoá xuất bán

Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một sốqui định sau :

+ Hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng

ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt

+ Thời gian trả chậm đối với khách hàng đợc áp dụng theo chínhsách bán hàng của công ty Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng chotừng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sáchthanh toán … hạch toán toàn ngành để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra

+ Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có

nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày, gửi cho kếtoán trởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng

Các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàngngày đợc kế toán tiền và thanh toán tập hợp vào sổ sau đó chuyển chứng từtiền mặt cho thủ quỹ vào sổ ku giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toánthanh toán giữ

Các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá do kế toán vật t hàng hoá theo dõicăn cứ trên các phiếu nhập – xuất do thủ kho gửi lên sẽ đợc ghi vào sổ và l-

u giữ, định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lợng hàng hoá nhập –xuất – tồn kho

Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lơng của các nhân viên

- Định kỳ, kế toán lấy số liệu từ nhật ký bán hàng phản ánh vào sổcái tài khoản 511 Cuối tháng, từ sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 131 kế toánlập bảng tổng hợp chi tiết

- Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 kế toán lập bảng cân

đối tài khoản Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toánlập báo cáo kế toán Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật kýchung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642,

156 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổnghợp chi tiết

Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả.

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chứng

từ

Trờng CĐCN Hà Nội Chuyên đề tốt nghệp

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi định kỳ.

Quan hệ đối chiếu.

2.3.3 Qui trình hạch toán các nghiệp vụ bán buôn.

Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho vàbán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Qui trình bán hàng diễn

đờng Hoá đơn GTGT đợc lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần):

+ Liên một lu tại quyển gốc

+ Liên hai giao cho khách hàng

+ Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kếtoán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán

- Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêmphiếu xuất kho đợc ký duyệt của kế toán trởng và trởng chi nhánh Nếukhách hàng trả tiền hàng ngay thì kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớckhi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty