17 Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

17 Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, dới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan nh: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí

để hạ thấp giá thành sản phẩm

Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm

tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Một biến

động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng lớn đến giá thành sản phẩm Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn đợc các doanh nghiệp quan tâm

Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Công ty Phơng Nam nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tơng đối lớn, vì vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu

Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lợng sản phẩm, công

ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đa ra đợc những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phơng Nam", nhằm

mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những u, nhợc điểm trong công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Ph-

ơng Nam Kết cấu của luận văn gồm:

*Phần I: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

*Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty Phơng Nam

* Phần III: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phơng Nam

Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu

và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của công

ty để luận văn này đợc hoàn chỉnh hơn

Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2003 Sinh viên

Vũ Thị Phơng Thảo

Phần I

Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

I.sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1-Đặc điểm của nguyên vật liệu

Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hóa, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị

-Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất và đợc chuyển hóa toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

-Về mặt giá trị: Thông thờng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp rất phong phú về chủng loại đa dạng về số lợng, tồn tại dới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hóa học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trờng xung quanh

Do những đặc điểm trên của vật liệu nên cần phải tăng cờng công tác quản

lý, hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp

lý, tiết kiệm hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cũng

nh sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.2- Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm , là đối tợng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Có thể nói, trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu giống

nh cơm ăn, nớc uống giống cho sự sống con ngời

Với vai trò nh vậy, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm, là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp Do vậy, có thể nói vật

liệu không chỉ quyết định về mặt số lợng của sản phẩm mà còn quyết định về mặt chất lợng của sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đúng yêu cầu về mặt chất lợng, phục vụ

đắc lực nhu cầu ngày càng cao của xã hội

1.2.Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Trên cơ sở vai trò và đặc điểm của vật liệu nh trên, một vấn đề của đặt ra là phải quản lý vật liệu nh thế nào để đảm bảo cho qúa trình sản xuất của doanh nghiệp đợc diễn ra một cách thờng xuyên và liên tục vừa có hiệu quả cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm Do vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, nên muốn thực hiện đợc yêu cầu đặt ra thì phải tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu kể từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng Cụ thể nh sau :

+Đối với khâu thu mua: Mỗi một loại vật có những đặc tính hoá lý, công

dụng, tỷ lệ phần trăm tham gia vào sản phẩm khác nhau nên khi mua phải nhận đủ

số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ chho phép hao hụt trong

định mức, nhất là cần quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa Tổ chức công tác ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thu mua nguyên vật liệu

+ Đối với khâu bảo quản: Tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng đặc

tính hóa, lí ra các khu riêng, tránh việc lẫn lộn làm ảnh hởng đến chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, để tránh h hỏng, mất mát thực hiện đúng công tác kiểm tra, bảo vệ kho bãi nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu Đồng thời cần tổ chức

hệ thống kho bãi khoa học , hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm tra nguyên vật liệu

+Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đầy đủ, chính xác số

l-ợng, giá trị vật liệu xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất phân bổ cho các đối tợng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao

sử dụng vật liệu, sao cho hợp lý và tiết kiệm nhất Cần sử dụng cho hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán để hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp

+ Đối với khâu dự trữ: Xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu hợp lý để

đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không bị ngừng trệ gián đoạn

do việc không cung cấp kịp thời, hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

1.3 Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.3.1- Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Từ yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu, Đảng và nhà nớc ta đã có nhiều chính sách chế độ về quản lý vật t ở tất cả các khâu và xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu nh sau:

Một là : Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình thu mua, vận

chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu , tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn … nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, kiểm tra các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các bộ phận Thực hiện đầy đủ các bộ phận ghi chép ban đầu về vật liệu, mở các sổ (thẻ) kế toán vật liệu để thực hiện việc hạch toán vật liệu đúng chế độ, tạo điều kiện cho công tác chỉ đạo trong phạm

vi toàn doanh nghiệp

Hai là: Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật

liệu, kiểm tra tình hình nhập, xuất vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý các hiện tợng thừa thiếu, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất của nguyên vật liệu Tính toán chính xác số lợng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu đa vào sử dụng và số lợng đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng

Ba là: Tham gia kiểm kê vật liệu, đánh giá vật liệu theo chế độ của nhà nớc

quy định, lập báo cáo về vật t, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dự trữ bảo quản, và sử dụng vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu

1.3.2 Nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra, đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải bao gồm những nội dung sau:

Thứ nhất là: Phân loại và lập danh điểm vật liệu.

Thứ hai là: Xây dựng nội quy, quy chế bảo quản và sử dụng vật t Doanh

nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu Trong kho phải trang

bị đầy đủ phơng tiện dụng cụ cân, đong, đo, đếm vật t Vật t trong kho phải đợc sắp xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi cho việc nhập kho vật t, xuất kho vật

t Về nhân sự cần phải có một số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu

ở kho

Thứ ba là: Xây dựng định mức vật t cần thiết: Các định mức vật t tối đa, tối

thiểu, các định mức sử dụng vật t cũng nh định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản

Thứ t là: Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ

cho hợp lý, khoa học

Th năm là: Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán

tổng hợp một cách thích hợp và khoa học

Thứ sáu là: Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, cũng nh

các báo cáo về tình hình nhập- xuất -tồn kho vật liệu

Thứ bảy là: Tổ chức phân tích tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế

cần thiết

II phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

2.1.Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng khối lợng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ nhiều loại và mỗi loại có vai trò công dụng,

đặc điểm khác nhau Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ từng loại vật liệu cho kế toán quản trị, cần thiết phải phân loại vật liệu

Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc

điểm riêng của từng doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và

hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách thức khác nhau để phân chia nguyên vật liệu thành những loại khác nhau, có tính chất và quy cách, mẫu mã khác nhau.

2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh”

+Nguyên vật liệu chính: (gồm cả bán thành phẩm mua ngoài )là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chính của sản phẩm sau quá trình gia công chế biến

+Nguyên vật liệu phụ: Là các nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, chỉ kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thành tính năng và nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động bình thờng (VD: thuốc nhuộm, hơng liệu, chất phụ gia…)

+Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc diễn ra bình thờng (VD: than, xăng, dầu )

+Phụ tùng thay thế: Là những loại vật liệu sử dụng cho công tác sửa chữa thay thế các phụ tùng, máy móc thiết bị h hỏng

+Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu sử dụng cho hoạt

động XDCB hoặc tái tạo TSCĐ ( VD: vật kết cấu, khí cụ…)

+Phế liệu:Là loại vật liệu loại ra thu đợc trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định, có thể sử dụng hoặc bán ngoài (VD: phôi bào…)

Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm Việc phân chia này sẽ giúp kế tóan tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng trong việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ngoài ra còn giúp các doanh nghiệp nhận biết đợc nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để đa ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu

2.1.2- Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn nhập

* Vật liệu mua ngoài : Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng Mua ngoài là phơng thức cung ứng chủ yếu của các doanh nghiệp

* Vật liệu tự sản xuất chế biến : Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê gia công để sử dụng sản xuất cho giai đoạn sau

* Vật liệu thu hồi từ nguồn khác: Là vật liệu vốn góp liên doanh hoặc biếu tặng, cáp phát

* Phế liệu thu hồi : Là những loại vật liệu thải ra khỏi quá trình sản xuất, có thể đợc tái tạo sử dụng hoặc đem bán

* Vật liệu dùng cho sản xuất: Là những loại vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, thờng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các loại vật liệu

* Vật liệu dùng cho phục vụ phân xởng: Là những loại vật dùng cho quản lý phân xởng

* Vật liệu dùng cho bộ máy bán hàng: Là những loại vật liệu dùng cho công tác bán hàng, thờng chiếm tỷ trọng tơng đối nhỏ Chủ yếu là những loại vật liệu sử dụng cho nâng cấp TSCĐ tại bộ phận

* Vật liệu dùng cho bộ phận quản lý : Là những loại vật liệu dùng cho công tác quản lý, chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu vật liệu và cũng dùng chủ yếu cho nâng cấp TSCĐ

2.2.Tính giá nguyên vật liệu.

Tính giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu trong nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu đợc tính theo giá thực tế Tùy theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

2.2.1 -Đối với vật liệu nhập kho

Trong doanh nghiệp vật liệu có thể nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá vốn thực tế của vật liệu cũng đợc tính khác nhau

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

+ Thuế nhậpkhẩu (nếu có) +

Chi phíthu mua -

Các khoản giảm giá đợc hởng

Các khoản chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bốc

dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hóa hao hụt trong định mức, công tác phí của ngời đi mua

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá không thuế Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT

+Đối với vật liệu tự chế:

Giá thực tế

của vật liệu =

Giá vật liệuxuất tự chế +

Chi phíchế biến

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến :

Giá thực tế

vật liệu =

Giá trị vật liệuxuất chế biến +

Chi phí giacông thuê ngoài +

Chi phí khác liên quan

+ Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh : Giá thực tế là giá đã thỏa

thuận giữa các bên ghi trong văn bản do hội đồng liên doanh quy định

+ Đối với vật liệu do cấp trên cấp : Giá thực tế là giá đã ghi sổ của đơn vị

cấp cộng với các chi phí liên quan ( nếu có )

+ Đối với các vật liệu đợc tặng thởng : Giá thực tế nhập kho đợc tính theo

giá thị trờng tơng đơng

+ Đối với phế liệu : Giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng hay giá

trị thu hồi tối thiểu

2.2.2- Đối với vật liệu xuất kho.

Khi xuất kho vật liệu, tùy theo cơ cấu chủng loại trong doanh nghiệp cũng

nh trình độ nghiệp vụ của kế toán và yêu cầu hạch toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải trình rõ ràng :

Ph

ơng pháp giá đơn vị bình quân :

Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá bình quân (Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập )

ảnh hởng đến công tác kế toán nói chung

Phơng pháp này áp dụng với các đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng vật liệu không nhiều, ít danh điểm vật liệu

Ưu điểm : Đơn giản, tính ngay đợc tổng giá trị vật liệu xuất kho, công việc

đồng đều trong tháng, phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong

kỳ

Nhợc điểm :Trong trờng hợp có ảnh hởng của lạm phát hoặc thiểu phát giá

trị vật liệu xuất kho trong kỳ sẽ không chính xác

Phơng pháp này chỉ áp dụng khi mặt bằng giá ổn định

Nhợc điểm :Tốn công sức vì tính toán nhiều lần

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,

tế của vật liệu đó để tính giá thực tế vật liệu xuất kho

Ưu điểm : Phơng pháp này theo dõi đợc chính xác giá lúc nhập và lúc xuất

kho, và theo dõi đợc quá trình bảo quản

Nhợc điểm : Đòi hỏi công tác bảo quản vật t phải đợc kiểm soát chặt chẽ,

hạch toán vật liệu rất phức tạp, chi tiết

Phơng pháp này đợc áp dụng khi có ít mặt hàng, các loại vật liệu có trị giá cao, các loại vật liệu có tính tách biệ , tần xuất nhập hàng đều

Ph

ơng pháp nhập tr ớc , xuất tr ớc (FIFO) :

Phơng pháp FIFO dựa theo khái niệm “ dòng vận động của hàng hóa’’ Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết : Số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc Xuất hết số lần nhập trớc rồi mới đến lần nhập sau theo giá thực tế từng lô hàng xuất Nh vậy cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy trị gía thực

tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu các lần nhập kho sau cùng

Ưu điểm : Phơng pháp này luôn cập nhật đợc thông tin về tình hình nhập

xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, rất thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hớng giảm

Nhợc điểm : không thích hợp trong điều kiện có lạm phát và phải tính riêng

cho từng danh điểm vật liệu

Phơng pháp này áp dụng tại các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít

Ph

ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc ( LIFO)

Phơng pháp này giả định lần mua mới nhất của vật liệu sẽ đợc xuất trớc tiên

và do đó vật t tồn kho sẽ là của lần nhập đầu tiên

Ưu điểm : luôn cập nhật một cách khá chính xác về giá trị nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong điều kiện xảy ra thiểu phát

Nhợc điểm : Phải tính theo từng danh điểm vật liệu

Phơng pháp này áp dụng tại các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần xuất nhập xuất vật liệu thấp

Ph

ơng pháp giá hạch toán

Giá hạch toán dùng để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu khi cha tính

đ-ợc giá thực tế xuất kho.Giá hạch toán do doanh nghiệp tính cho từng danh điểm vật t và đợc sử dụng ổn định trong thời gian nhất định Nh vậy, cuối kỳ kế toán, kế toán phải tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế của vật liệu xuất kho, từ đó ghi vào sổ hạch toán tổng hợp và báo cáo tài chính

Giá hạch toán vật liệu = Số lợng vật liệu x Đơn giá hạch toán

Hệ số giá vật liệu =

Giá thực tế VL Giá thực tế VLtồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Giá hạch toán VL Giá hạch toán VLtồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Cuối kỳ tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá

Phơng pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp mà cơ cấu chủng loại vật liệu nhiều, các nghiệp vụ nhập xuất thờng xuyên.

III.tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.

3.1.Chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán về cơ bản vẫn sử dụng chứng từ do bộ tài chính quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95, Các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:

+Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT

+Phiếu xuất kho- Mẫu số 02-VT

+Thẻ kho - Mẫu số 06-VT

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t- Mẫu số 08-VT

Ngoài ra, tùy theo từng doanh nghiệp có những nghiệp vụ phát sinh riêng

nh điều chuyển vật t nội bộ thì sử dụng thêm “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ’’ Nếu vật t đợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng “ Phiếu xuất vật t theo hạn mức’’ Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác nh: “Biên bản kiểm nghiệm vật t ’’- Mẫu số 05-VT, “Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ’’- Mẫu số 07- VT … hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thên những thông tin chi tiết cần thiết

3.2.Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu

Hạch toán chi tiết là việc tiến hành ghi chép kịp thời, chính xác tình hình biến động của từng loại vật liệu cả về giá trị và hiện vật

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là:

-Phơng pháp thẻ song song

-Phơng pháp đối chiếu luân chuyển

-Phơng pháp sổ số d

3.2.1-Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Điều kiện áp dụng:

+Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, tài sản, hàng hóa.

+Giá trị hàng hóa vật t lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra theo dõi

+áp dụng với kế toán đợc chuyên môn hóa và sử dụng máy tính trong công tác kế toán

Tại kho

Thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau khi nhận Tiến hành ghhi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn, ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán nhận) các chứng từ đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phong kế toán

Tại phòng kế toán

Kế toán mở sổ( thẻ) chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu số lợng Căn cứ ghi sổ là các chứng từ nhập- xuất do thủ kho gửi lên và đã đợc kiểm tra đầy đủ hoàn thiện Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu hạch toán chi tiết từ các sổ(thẻ) chi tiết và lập bảng kê nhập- xuất- tồn vật liệu

Để đảm bảo việc đối chiếu nhanh chóng thẻ kho, bảng kê nhập- xuất- tồn ,

sổ chi tiết cần mở theo từng thứ vật liệu sắp xếp thứ tự trong sổ danh điểm vật t

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, cung cấp thông tin thờng xuyên và tình hình

biến động của từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật.Thích hợp với các doanh nghiệp có ít vật liệu và có áp dụng chế độ kế toán máy

Nhợc điểm: Ghi chép trùng lắp về mặt số lợng, không thích hợp với doanh

nghiệp có nhiều loại vật liệu và ghi chép thủ công

Quá trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ 01 nh sau:

Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 01: Quá trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

3.2.2.Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại

vật t, giá trị không cao, số lợng kho phân tán, mật độ nhập xuất không thờng xuyên

Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống

nh phơng pháp ghi thẻ song song

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, ghi đơn giá thành tiền và tiến hành phân loại chứng từ Cuối tháng dựa trên số liệu bảng kê nhập và bảng kê xuất vật liệu (có thể lấy trực tiếp số liệu chứng từ nhập, xuất vật liệu nếu nghiệp vụ phát sinh ít) để ghi vào sổ đối chiếu

Thẻ khoThẻ kho

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê nhập- xuất-tồn Sổ cái

luân chuyển cho chứng từ loại vật liệu cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và mỗi tháng một lần vào cuối tháng.kế toán tién hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp, phát hiện sai sót, chênh lệch, tìm nguyên nhân điều chỉnh.

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm

Nhợc điểm: công việc kế toán thờng dồn vào cuối kì, do đó việc lập báo

cáo không kịp thời, nếu có sai sót khó phát hiện, có trùng lặp giữa kho và phòng

kế toán

Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 02: Quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo

phơng Pháp sổ đối chiếu luân chuyển

3.2.3.Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d

Điều kiện áp dụng: Tại các đơn vị có nhiều chủng loại vật t, mật độ xuất

lớn, trình độ nhân viên kế toán cao

Nội dung quá trình hạch toán

Tại kho : việc ghi chép của thủ kho đợc tiến hành trên thẻ kho giống nh hai

phơng pháp trên

Tại phòng kế toán:Kế toán tiến hành ghi đơn giá Thành tiền trên chứng từ nhập- xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất lập các bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn theo từng nhóm vật liệu theo chỉ

Sổ ( thẻ ) kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

tiêu giá trị Đồng thời khi nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến, căn cứ vào số tồn kho của sổ số d theo lợng và dơn giá hạch toán để tính ra số tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng giữa sổ số d và số tồn trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.

Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ số d

IV hạch toán tổng hợp nguyên vật liệU

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động

về mặt giá trị nguyên vật liệu trên các sổ sách kế toán tổng hợp

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu bao gồm: kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng :

Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 03 : Quá trình hạch toán chi tiết nvl theo phơng phápsổ số d

Thẻ khoThẻ kho

Sổ số dư

Bảng lũy kế xuấtBảng lũy kế nhập

Bảng lũy kếtổng hợpnhập- xuất- tồn

Bảng lũy kếtổng hợpnhập- xuất- tồn

doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn: do mua ngoài, do tự chế hoặc gia công, do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác Còn giảm chủ yếu là do xuất kho dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm, do nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhợng bán …

Để hạch toán nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong hai phơng pháp hạch toán tổng hợp đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê

định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của nhân viên

ớc ta vì những u điểm của nó Đó là: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Phơng pháp này giúp cho kế toán xác định l-ợng hàng nhập- xuất- tồn kho của từng loại nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hóa có gía trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này thì sẽ tốn nhiều công sức

*Tài khoản sử dụng:

+Tài khoản 152: Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá hiện có tình hình tăng giảm giá vật liệu theo giá thực tế

Tài khoản 152 có thể mở chi tiết cho từng loại vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

+ Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng

Tài khoản này dùng đẻ theo dõi nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cuối tháng cha về nhập kho doanh nghiệp (kể cả số đang gửi bán)

Kết cấu:

-Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng -Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hay khách hàng

-D Nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho

+Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: 111, 112, 141, 128, 331…

4.1.1 Kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Trình tự hạch toán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

TK 111,112,141, 311, 331… TK 152

Tăng do mua ngoài

TK 1331 Thuế GTGTđợc khấu trừ

TK151 Hàng đi đờng kỳ trớc về nhập kho

TK 411 Nhận cấp phát, nhận vốn góp liên doanh

TK632, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê

TK128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 621 Vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho

TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL

Sơ đồ 04: Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu theo phơng

pháp kê khai thờng xuyên

1.2-Kế toán xuất kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Có thể khái quát phơng pháp này qua sơ đồ sau:

TK 152 TK 621

Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 627,642, 641 Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý

Sơ đồ 05: Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản phản ánh từng loại vật liệu mà chỉ ghi giá trị tồn kho cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế

và lợng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao, mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép

Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại hàng hóa, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

Tài khoản sử dụng:

+ Tài khoản 611- Mua hàng ( Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu ): Tài

khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

- Bên Nợ: Phản ánh thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

- Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

+Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

- Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Bên Có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

- D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

+ Tài khoản 151- Hàng mua đi đờng: Phản ánh giá trị hàng mua( đã thuộc

sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay gửi tại kho của ngời bán, chi tiết theo từng loại mặt hàng, từng ngời bán

- Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

- Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

- D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng

+ Ngoài ra, còn có một số tài khoản nh 111, 112, 133, 311… với nội dung kinh tế, kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.2.1- Kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Trình tự hạch toán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

4.2.2- Kế toán xuất kho NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Theo phơng pháp này, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất trong kỳ theo công thức:

Giá trị vật liệu xuất

dùng trong kỳ =

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ +

Giá trị vật liệunhập trong kỳ -

Giá trị vật liệu xuất tồn cuối kỳ

Quá trình xuất kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Giá trị vật liệu xuất dùng cho kinh doanh, XDCB

TK 412

Đánh giá giảm vật liệu

Sơ đồ 07: hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

4.3 Tổ chức sổ sách kế toán

Sổ kế toán: Là hình thái biểu hiện phơng pháp đối ứng tài khoản, là

ph-ơng tiện vật chất cụ thể ghi chép, hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở những chứng từ hợp pháp, hợp lệ Tổ chức sổ hạch toán vật liệu là dựa vào khối lợng hạch toán nguyên vật liệu, hình thức sổ kế toán đang áp dụng để từ đó thiết kế bộ sổ sách hạch toán về nguyên vật liệu trong một hệ thống ghi chép tùy thuộc đặc thù riêng có của các loại vật liệu sử dụng và của đơn vị hạch toán trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc tổ chức sổ kế toán là thống nhất, phù hợp, hiệu quả Hiện nay có

bốn hình thức tổ chức sổ kế toán đó là: Nhật ký Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ.

Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 08: Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký- sổ cái

4.3.2-Hình thức nhật ký chung.

Đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản có nhu cầu phân công lao động kế toán hoặc áp dụng trong điều kiện kế toán máy( với mọi loại doanh nghiệp )

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký- sổ cái TK152(611)Nhật ký- sổ cái TK152(611)

Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu ghi vào nhật ký chung hoiặc nhật ký đặc biệt Từ đó lấy số liệu từ hai nhật ký này vào sổ cái tài khoản 152, 331, 611 Kết thúc kế toán lập bảng cân đối và lên báo cáo tài chính.

Quá trình tổ chức ghi sổ hạch toán tổng hợp nguyên vạt liệu theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ 09

Chú ý:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng :

Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 09: hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung

4.3.3-Hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ nhập, xuất NVLBảng kê chứng từ vật liệu

Chứng từ nhập, xuất NVLBảng kê chứng từ vật liệu

Sổ( thẻ) kế toán chi tiết

Sổ( thẻ) kế toán chi tiếtNhật ký mua hàng Nhật ký chung

Sổ cái tk 152 (611) Bảng tổng hợp

chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Hình thức này đợc áp dụng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ít và đơn giản.

Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập xuất nguyên vật liệu lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ phù hợp với tình hình vật liệu tại đơn vị Sau đó kế toán vào sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và từ đó làm căn cứ ghi vào sổ cái tài khoản 152, 151, 611…kết thúc lập báo cáo Việc tổ chức theo hình thức này đợc thể hiện qua sơ đồ 10

Chú ý:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng :

Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 10: Hạch toán NVLtheo hình thức chứng từ ghi sổ

Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết

Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpchi tiết

Bảng tổng hợpchi tiết

áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, nhiều nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu ở các đơn vị có trình độ quản lý,

kế toán cao , có khả năng chuyên môn hóa lao động , thích hợp với điều kiện kế toán thủ công

Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khaỏn 331và nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 6, 8, 10

Căn cứ vào chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu , kế toán lập các bảng phân bổ vật liệu tùy theo mục đích xuất Sau đó kế toán lấy số liệu để vào bảng kê

số 4, 5, 6 và vào nhật ký chứng từ số 7 Cuối cùng kế toán vào sổ cái tài khoản 152

Việc tổ chức ghi sổ theo hình thức này đợc khái quát qua sơ đồ 11

Nhật ký chứng từ số 1,.2,5,7,10

Nhật ký chứng từ số 1,.2,5,7,10

Sổ cái TK152 (611)

Báo cáo kế toán

Quan hệ đối chiếu :

Sơ đồ 11: hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ

Phần II

thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty phơng nam

I Đặc điểm chung của công ty phơng nam

1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty Phơng Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nớc.Trớc đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, đợc thành lập vào năm

1959 sau đổi tên là Công ty Phơng Nam

Công ty Phơng Nam đợc Sở Kế hoạch và đầu t Hà nội cấp quyết định thành lập ngày 20/01/1997

Công ty có tên giao dịch là Phơng Nam company

Trụ sở chính của công ty: số 352 đờng Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hà nội

Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m2,

trong đó diện tích: - Nhà xởng là 1300 m2,

-Văn phòng: 400 m2,

-Kho bãi: 1000 m2

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phơng nam.

1.2.1 Mô hình bộ máy quản lý của công ty

Mô hình này đợc thể hiện qua sơ đồ 12 nh sau:

Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phơng Nam

Công ty có bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình Tổng số công nhân của công ty có 400 ngời, trong đó: số cán bộ đại học , cao đẳng là 51 ngời, số công nhân kỹ thuật là 36649 ngời

Cấu trúc quản lí của công ty theo hớng trực tuyến đợc thể hiện ở sơ đồ trên Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả

PGĐ kỹ thuật

Phòng tài vụ bảo vệBan

Ban bảo vệ tổchức Phòng

hành chính

Phòng tổchức hành chính

Ban kinh tế cơ bản

Ban kinh tế cơ bản

Phòng

kỹ thuật

Phòng

kỹ thuật

Phân xưởng may

Phân xư

ởng in lưới

Phân xư

ởng in lưới

+Phòng kinh tế cơ bản có 7 ngời.

1.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.

a.Ban giám đốc:

-Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau:

Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng…( Phòng tổ chức lao động )Công tác kế hoạch, vật t và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật t )

Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ )

Tiến bộ kỹ thuật đầu t xây dựng cơ bản(Phòng kỹ thuật và ban XDCB)

-Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác:

Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật )

Công tác bồi dỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao

động ( Phòng tổ chức )

Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xởng

-Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc.Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật t )

Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB )

b.Các phòng ban:

* Phòng kế hoạch : với chức năng tham mu giúp giám đốc lập kế hoạch sản

xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra và

đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ cung ứng vật t xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm và nguyên liệu của công ty

Tham mu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp

-Kế hoạch giá thành

-Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp )

-Cung ứng vật t, nguyên vật liệu

-Tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kỹ thuật : Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hớng dẫn các đơn vị

thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợp

đồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tác mẫu mã và sản phẩm mới vv Tham mu cho giám đốc về các công tác:

-Công tác tiến bộ kỹ thuật

-Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất

-Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì

-Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị

-Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất

-Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật

Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lợng sản phẩm, đồng thời đa ra dự án mua sắm thiết bị mới

* Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tài

chính ( chi tiết ở phần sau )

Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính, chính sách của nhà nớc Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày 3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính

*

Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mu cho giám đốc về mặt

qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty Quản lí lao động tiền lơng, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên Giải quyết thủ tục về chế độ Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xây dựng và các công việc hành chính khác

Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quy chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền long, BHXH, BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lơng và các khoản có tính chất lơng

*Ban bảo vệ: tham mu cho giám đốc các mặt công tác nh bảo vệ, tự vệ,

thực hiện nghĩa vụ quân sự Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh an toàn trong công ty và xã hội Bảo vệ tài sản của công ty cũng nh của công dân

*Ban xây dựng cơ bản: tham mu cho giám đốc các mặt công tác kế hoặch

xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty

-Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp

-Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra

từ công nhân) Đồng thời ghi phiếu nhập kho Ngoài ra thống kê phân xởng phải chấm công và tính lơng cho công nhân ở phân xởng mình từ đó chuyển lên giám

đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lơng cho công nhân ở phân ởng mình

x Phân xởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly

-Phân xởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sản phẩm da

-Phân xởng in lới: in lới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu

-Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phân xởng và các phòng ban

1.3 Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phơng Nam

đáng kể Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bớc sau:

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất:

Sơ đồ 13: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty phơng nam

Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công là chủ yếu Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vị thuê gia công gửi sang Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vải pvc… ) sợi

Sau khi nhận đợc đơn đặt hàng NVL đợc xuất vào từng phân xởng:

Sợi đợc xuất vào phân xởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi Sau khi dây quai dệt xong chuyển sang cho phân xởng May

Da, giả da đợc cắt, in lới theo yêu cầu của đơn đặt hàng Phân xởng May tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bớc cuối cùng may hoàn thiện một chiếc túi xách, ví, ba lô

1.3.2 Tổ chức các yếu tố sản xuất

Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng

Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều động nhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốt hợp đồng ký kết

Nguyên vật liệu: Thông thờng khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát

sinh, thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế hoạch Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra

Dệt (dệt dây gai)

Sản Phẩm

Nhập kho

Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị

hiện đại nhập khẩu của nớc ngoài Ngoài ra, hàng năm công ty đầu t mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phơng Nam

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty Phơng Nam

Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phơng nam

Phòng tài vụ của công ty gồm 10 ngời Trong đó có:

- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp

- Phó phòng kiêm kế toán giá thành

- Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác

Kế toán trưởngKiêm kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

Kế toán

TL &

BHXH

Kế toán

TL &

BHXH

Kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu

Kế toán

TSCĐ

Kế toán

TSCĐ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán

TGNH

Kế toán

TGNH

Thủ quỹThủ quỹ

kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phơng Nam vì công

ty Phơng Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Nhiệm vụ của phòng kế toán :

+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty

+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp

+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế

độ quy định của ngành chủ quản

+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo

Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ:

-Kế toán trởng ( trởng phòng tài vụ ): là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là ngời điều hành bộ máy kế toán của công ty Đồng thời kế toán trởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không Ngoài ra kế toán trởng còn hớng dẫn chỉ đạo việc lu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Chức năng quan trọng nhất của kế toán trởng là tham mu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty

-Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là ngời thay kế toán trởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trởng vắng trong thời gian ngắn Đồng thời là ngời theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm

-Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng

-Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau )

-Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật t trên sổ sách

-Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm.

-Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn

Xí nghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản

và chế độ qui định

-Kế toán tiền lơng: phụ trách việc hạch toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động

-Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận

kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng

từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng

từ mà các kế toán viên giao cho Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ

-Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày

2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Công ty Phơng Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành

tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ

Niên độ kế toán của công ty đợc bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm

Từ năm 1999 khi nhà nớc áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phơng pháp khấu trừ

Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: