QUẢN LÝ CHUỖI CUNG CẤP TOÀN CẦU MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

QUẢN LÝ CHUỖI CUNG CẤP TOÀN CẦU MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP Sau khi đọc chương này, bạn sẽ có thể làm được những điều sau: • Hiểu được vai trò và bản chất của mua sắm và quản lý nhà cung cấp trong bối cảnh của một chuỗi cung cấp. • Phân biệt được những loại khác nhau của các hệ thống cung cấp đầu vào. • Thảo luận về các hoạt động quản lý vật liệu chính. • Hiểu được quá trình mua sắm. • Giải thích kỹ thuật rủi ro giá trị để xác định tầm quan trọng của hàng đã mua. • Xác định bốn bước cần thiết để việc mua sắm hiệu quả. • Giải thích tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp. • Nghiên cứu vai trò của thương mại điện tử trong quá trình mua sắm.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIÊN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

BÀI TẬP NHÓM 4 QUẢN LÝ CHUỖI CUNG CẤP TOÀN CẦU MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Giáo viên giảng dạy : TS Nguyễn Văn Nghiến Học viên thực hiện : Đặng Thị Hà Thanh Nguyễn Thị Thanh Nguyễn Thế Thành Dương Công Thắng

Đỗ Duy Thắng

Đỗ Thế

Hà Nội, tháng 4 năm 2011

CHƯƠNG 4: MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ NHÀ

CUNG CẤP

1 Mục tiêu bài học

Sau khi đọc chương này, bạn sẽ có thể làm được những điều sau:

 Hiểu được vai trò và bản chất của mua sắm và quản lý nhà cung cấp trong bối cảnhcủa một chuỗi cung cấp

 Phân biệt được những loại khác nhau của các hệ thống cung cấp đầu vào

 Thảo luận về các hoạt động quản lý vật liệu chính

 Hiểu được quá trình mua sắm

 Giải thích kỹ thuật rủi ro / giá trị để xác định tầm quan trọng của hàng đã mua

 Xác định bốn bước cần thiết để việc mua sắm hiệu quả

 Giải thích tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp

 Nghiên cứu vai trò của thương mại điện tử trong quá trình mua sắm

Dữ liệu tham khảo về hậu cầu

Trường hợp của Công ty Nhựa CBL

“ Ồ! Đó là cuộc gọi gần nhất, Chúng ta phải làm

mọi thứ có thể để ngăn chặn một tình huống như

vậy xảy ra trong tương lai" , Bill Marley, chủ tịch

của CBL, đã nói với nhóm tác nghiệp trong công

ty Bill đang đề cập đến sự thiếu hụt quan trọng

của hạt nhựa (chỉ đủ cho hai giờ sản xuất) Hạt

nhựa là nguyên liệu chính được sử dụng để sản

xuất ra các sản phẩm bằng nhựa đúc cùa CBL

Bởi vì gần như hết sạch dự trữ hạt nhựa trong kho,

CBL phải đối mặt với việc ngừng trệ hoạt động sản

xuất sắp tới Các nhà cung cấp hạt nhựa cho CBL

không có một nguồn cung nhựa tái chế ổn định

( đây là nguồn chính để sản xuất ra hạt nhựa) Sau

khi các nhà cung cấp hạt nhựa tìm được một nhà

cung cấp nhựa tái chế mới và bắt đầu sản xuất, một

cơn bão tuyết đã tràn qua khu vực và đã ngăn cản

các công ty vận tải đường bộ giao hạt nhựa đúng

Khi hạt nhựa tồn kho giảm xuống đến mức độ chỉ

đủ hai tiếng sản xuất thì xe tải vận chuyển hạt

nhựa mới đến và CBL tránh được việcngừng trệ

Để tập trung nỗ lực của nhóm tác nghiệp, Bill

đã phát triển một số nội dung quan trọng liên quan đến quá trình quản lý nhà cung cấp Cácnội dung được đưa ra bao gồm:

1 Chi phí của một lần thiếu hụt dữ trữ nguyên liệu chính

2 Nguyên nhân vấn đề cung cấp nguyên liệu chính của nhà cung cấp hạt nhựa cấp 1

3 Tính sẵn có của nguyên liệu chính đối với các nhà cung cấp cấp 2

4 Khả năng CBL chuyển đổi sang các nhà cung cấp hạt nhựa dự phòng

5 Phân tích về thị trường hạt nhựa, bao gồm nhà cung cấp, khả năng cung cấp trong tương lai và nhu cầu, và sự sẵn có của nguyên liệu chính

6 Xác định và nhận diện nguyên liệu "then

9 Các sự thay đổi cần thiết trong chính sách

và thủ tục tác nghiệp để ngăn chặn sự gián

sản xuất Nếu sản xuất dừng lại, CBL sẽ vẫn phải

trả chi phí phát sinh mà không có bất kỳ sản phẩm

nào được sản xuất ra cũng như mất doanh thu bán

hàng bởi vì nó không có đủ thành phẩm tồn kho

để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng Bill

đã không ước tính được thiệt hại của việc tạm

dừng sản xuất và của việc doanh số bán hàng bị

mất

Bây giờ, tình trạng khẩn cấp đã qua, Bill đã triệu

tập nhóm tác nghiệp thực hiện các kế hoạch hành

động ngăn chặn thiếu hụt dự trữ nguyên vật liệu

quan trọng mà có thể buộc nhà máy ngừng sản

xuất

đoạn nguồn cung

Sau khi trình bày những nội dung trên chonhóm tác nghiệp, Bill chắc rằng, nhóm sẽ tìmhiểu sâu hơn về các nội dung trên và họ sẽtrở lại vào tuần tới với một danh sách các vấn

đề bổ sung và các câu hỏi Sau một vài cuộchọp, nhóm sẽ có thể giới thiệu các chiến lược

và chiến thuật sẽ ngăn chặn điều kiện thiếuhụt dự trữ gần như thảm họa khỏi xảy ra mộtlần nữa

2.

Giới thiệu

Chương 1 đã cung cấp tổng quan của chuỗi cung cấp hậu cần và chỉ ra điều kiện kinhdoanh hiện nay đòi hỏi phải quản lý nguyên liệu và dự trữ các loại nguyên liệu (nhưnguyên liệu chính, bán thành phẩm và thành phẩm) từ các nguồn cung cấp đến kháchhàng cuối cùng Để thuận tiện khi xem xét chuỗi cung cấp đối với một công ti riêng lẻ

thì hệ thống cung cấp được chia thành cung cấp đầu vào (mua sắm và quản lý nguyên

liệu) và phân phối đầu ra (dịch vụ khách hàng và các kênh phân phối)

Hoạt

động

chung

Trọng tâm/nội dung chính của chương này đề cập đến phần cung cấp đầu vào của hệ

thống cung cấp /hậu cần, bao gồm: việc mua sắm và các hoạt động quản lý nguyên liệu liên quan Điều quan trọng là lưu ý rằng các hệ thống hậu cần đến và đi cùng chia

sẻ các hoạt động hoặc các quá trình chung, vì cả hai đều liên quan đến các quyết định

về vận chuyển, kho bãi, quá trình mua bán nguyên liệu, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, đóng gói cũng như các hoạt động khác Các hoạt động chung này sẽ được trình bầy chi tiết trong các chương sau Mục đích chương này là cung cấp một cái nhìn tổng thể về hoạt động mua sắm và quản lý nguyên liệu trong hệ thống cung cấp đầu vào

3 Hệ thống cung cấp đầu vào trong chuỗi cung ứng

Vấn đề đáng được quan tâm ngay từ đầu là sự khác nhau trong mỗi thành phần của hệthống cung cấp đầu vào Các công ty khác nhau thì có hệ thống cung cấp đầu vào khác nhau Những khác biệt này có ý nghĩa quan trọng đối với việc thiết kế và quản

lý các chuỗi cung cấp

Mỏ than Khi các bạn di chuyển dọc theo một chuỗi cung cấp được tạo bởi nhiều Công ty riêng

biệt (xem Hình 4-1), bạn sẽ thấy những khác biệt quan trọng trong hệ thống cung cấpđầu vào của các công ty Bắt đầu của một chuỗi cung cấp rất tốt là một hoạt động

khai thác mỏ liên quan đến than hoặc một số mặt hàng quặng Trong trường hợp này,

hệ thống cung cấp đầu vào là một phần cơ bản của quá trình sản xuất, khai khoáng

Vì vậy, cung ứng đầu vào sẽ rất khó khăn để tách ra cho việc phân tích từ các hoạtđộng khai thác khoáng sản, ngoại trừ một mức độ nhất định được các công ty khaikhoáng mua để cấp cho việc sử dụng trong quá trình khai thác mỏ mà được tồn kho

và được vận chuyển đến trước quá trình khai khai thác mỏ Một điểm quan trọng ởđây là các công ty khai khoáng sẽ được quan tâm nhất về hệ thống phân phối đầu racủa họ, mà sẽ được tham gia trong việc cung cấp số lượng thích hợp hàng hóa của họđúng thời gian và địa điểm cho các công ty tiếp theo trong chuối cung cấp Hệ thốngcung cấp đầu vào của công ty khai khoáng sẽ có thể không nhận được nhiều sự chú ýriêng biệt như hệ thống cung cấp đầu vào của các công ty tiếp theo trong chuỗi cungcấp

Hình 4-1: Một hệ thống chuỗi cung ứng thực phẩm

Mỏ than  Nhà máy thép  Nhà máy sx hộp đựng hàng  Nhà chế biến thực phẩm  Lưu trữ

Nhà máy thép Khi chúng tôi di chuyển dọc theo chuỗi cung cấp giả định này, các công ty tiếp

theo có thể là một nhà sản xuất thép Than đá sẽ là một nguyên liệu quan trọngcho công ty thép, và công ty này có lẽ sẽ chuyển đổi than sang than cốc trongnhà máy than cốc của mình Tuy nhiên, nó cũng có thể mua than cốc từ mộtcông ty trung gian cũng mua than và chuyên sản xuất than cốc (Rõ ràng, nếutrường hợp sau là sự thật thì sẽ có thêm một công ty khác trong chuỗi cung cấp.)Bên cạnh than cốc, công ty thép sẽ sử dụng một số nguyên liệu từ nhiều nguồnnhà cung cấp khác để sản xuất thép Những vật liệu này phải được mua sắm với

số lượng thích hợp, vận chuyển, lưu trữ, và đến nơi sản xuất được phối hợpthông qua quá trình lập kế hoạch sản xuất trước giai đoạn sản xuất thép Do đó,các công ty thép sẽ ý thức được sự quan trọng của hệ thống cung cấp đầu vào và

sự cần thiết phải phối hợp các hoạt động cung cấp đầu vàoCác công ty thép sẽ có một số tương phản thú vị giữa các hệ thống cung cấp đầuvào và hệ thống phân phối đầu ra Về khía cạnh cung cấp đầu vào, nguyên liệuthô, than cốc, quặng sắt v.v có thể được vận chuyển với số lượng lớn trong tàuhoả, sà lan và được lưu trữ thành đống bên ngoài Về khía cạnh khác, thép thànhphẩm sẽ phức tạp hơn trong vận chuyển, lưu kho, kiểm soát tồn kho, quá trìnhmua bán Vì vậy, hệ thống cung cấp đầu vào và phân phối đầu ra cần đượcthiết kế mạng lưới đặc thù

chúng ta quan tâm cuối cùng sẽ dẫn đến sản phẩm thực phẩm trong một cửahàng, điểm tiếp theo sẽ là công ty sản xuất vỏ hộp mà sản xuất nhiều loại hộpkích cỡ khác nhau cho các nhà chế biết thực phẩm Điều quan trọng là cần lưu ýrằng công ty thép thường sẽ là một phần của một số chuỗi cung cấp Đó là, công

ty thép cũng có thể được bán cho các nhà sản xuất ôtô , nhà sản cung cấp thiết bịvăn phòng, và nhiều loại nhà sản xuất khác

Dự trữ bán lẻ Một khi một đơn đặt hàng cho đậu đóng hộp đã được nhận được từ một nhà bán

lẻ, các nhãn có thể được thêm vào và đậu đóng hộp được vận chuyển đến kho của nhà bán lẻ hoặc cửa hàng Khi đậu đóng hộp cuối cùng đã kết thúc trong các cửa hàng để bán, chúng tôi đã đạt đến điểm cuối cùng trong chuỗi cung cấp của chúng tôi, mặc dù bạn có thể tranh luận rằng chu kỳ là không hoàn thành cho đếnkhi các lon đậu đóng hộp kết thúc trong nhà của một người tiêu dùng Thực tế, trong môi trường ngày nay, có thể được tái chế sau khi đậu đóng hộp được tiêu thụ và các nguyên liệu có thể bắt đầu trở lại thông qua một phần của chuỗi cung ứng - một hệ thống hậu cần đảo ngược

Thảo luận khá dài này của chuỗi cung cấp minh họa một số khía cạnh thú vị của chuỗi cung cấp hậu cần Nó cho thấy rằng những gì gửi đến cho một công ty thường xuyên gửi đi cho các công ty khác Ngoài ra, khi chúng tôi di chuyển dọctheo chuỗi cung cấp, chúng tôi vẫn tiếp tục tăng thêm giá trị, và các chi phí hậu cần sẽ thường cũng tăng lên bởi vì các sản phẩm giá trị cao hơn Ngoài ra, các công ty có thể là một phần của một số chuỗi cung cấp

Các cuộc thảo luận trước đó cũng chỉ ra rằng các vị trí trong các kênh chuỗi cungcấp quyết định nhấn mạnh đến hậu cần Như thể hiện trong Bảng 4-1, một ngànhcông nghiệp khai khoáng có một kênh chuỗi cung cấp một chiều, hậu cần đi Ngược lại, một người sử dụng cuối cùng có một kênh chuỗi cung cấp nhấn mạnhrằng hậu cần trong nước Nhà sản xuất, các kênh trung gian, các nhà bán lẻ, và các nhà bán lẻ có hai cách hỗ trợ lớp chuỗi các kênh, có nghĩa là, các ngành côngnghiệp có liên quan với hậu cần cả trong và ngoài nước

BẢNG 4-1 Điểm nhấn trong chuỗi cung ứng công nghiệpNgành công nghiệp Điểm nhấn của chuỗi cung ứng công nghiệp Khai khoáng

Sản xuất Một chiều; đi hai chiều, trong và ngoài nước

Kênh trung gianNhà bán lẻNhà bán lẻ trực tuyếnNgười dùng cuối cùng

hai chiều, trong và ngoài nước hai chiều, trong và ngoài nước hai chiều, trong và ngoài nước một chiều; trong nước

Phức tạp Một khía cạnh quan trọng khác của cuộc thảo luận của chúng ta về hệ thống hậu

cần trong nước là sự khác biệt về độ phức tạp tồn tại giữa các công ty Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô thường có khoảng 13.000 cá nhân trong hệ thống gửi đến để lắp ráp hoặc sản xuất một chiếc xe hơi.Hệ thống gửi đến cho các nhà máy thép đã đề cập trước đây là tương đối đơn giản so với các nhà sản xuất tự động Các công ty thép có một số giới hạn của nguyên liệu được vận chuyển số lượng lớn và được lưu trữ bên ngoài Một số khía cạnh của hệ thống hậu cần trong nước cho sản xuất thép là thách thức nhưng gần như không khó khăn như hệ thống gửi đến cho sản xuất ô tô

Như đã chỉ ra trước đó, trọng tâm của chương này là các hệ thống gửi đến cho hậu cần Chúng tôi kiểm tra những hoạt động chính là một phần của hệ thống gửi đến Thảo luận được giới hạn trên một số các hoạt động này, chẳng hạn như giao thông vận tải và kho bãi, kể từ khi các chủ đề được thảo luận rộng rãi ở các chương sau

4 Quản lý nguyên vật liệu

Hội nhập Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp cẩn thận của hệ

thống gửi đến hậu cần, thường được gọi là quản lý vật liệu, và hệ thống ra bên ngoài, mà thường được gọi là vật lý phân phối Trong khi tập trung trong chương này là khi hệ thống gửi đến, sự tích hợp của hệ thống trong và ngoài nước là cực

kỳ quan trọng để quản lý hiệu quả và hiệu quả của chuỗi cung cấp hậu cần Dòng chảy thông tin thường là thành phần quan trọng vào sự phối hợp của hệ thống hậu cần trong và ngoài nước Kể từ khi nhu cầu về thông tin sản phẩm chảy xuống chuỗi cung cấp từ thị trường hoặc khách hàng và các tài liệu dòng chảy lên chuỗi cung cấp, khả năng tồn tại các quyết định liên quan đến dòng chảy của vật liệu sẽ không được phối hợp với các thông tin khách hàng chảy xuống Khi có một sự thiếu hội nhập, không hiệu quả xảy ra, đặc biệt là đối với sự tích lũy hàng tồn kho

và / hoặc thiếu của các cấp dịch vụ thích hợp của khách hàng Trong môi trường phức tạp ngày nay, nhu cầu thông tin chảy một cách nhanh chóng trong cả hai hướng để phối hợp có hiệu quả

Quản lý vật liệu có thể được mô tả như là lập kế hoạch và kiểm soát dòng chảy củavật liệu là một phần của hệ thống hậu cần trong nước Quản lý vật liệu thường bao gồm các hoạt động sau đây: mua sắm, kho bãi, lập kế hoạch sản xuất, vận tải hàng hóa, tiếp nhận, kiểm soát chất lượng vật liệu, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát,

và cứu hộ và xử lý phế liệu

4.1 Quá trình mua sắm

Sự quan

trọng Hiệu quả mua sắm hàng hoá và dịch vụ đóng góp vào lợi thế cạnh tranh của một tổ chức Quá trình mua sắm liên kết các thành viên trong chuỗi cung cấp và đảm bảo chất

lượng của các nhà cung cấp trong chuỗi đó Chất lượng của vật liệu và dịch vụ là kết thúc đầu vào ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và do đó sự hài lòng của khách hàng

và doanh thu Chi phí đầu vào là một phần lớn trong tổng chi phí trong nhiều ngành công nghiệp Với tầm quan trọng của mua sắm như là một yếu tố quyết định doanh thu, chi phí, và các mối quan hệ dây chuyền cung cấp, rất dễ dàng để hiểu lý do tại sao nó gần đây đã nhận được sự chú ý nhiều hơn từ cả hai học viên và các học giả

Định nghĩa Mua sắm có thể là một quy trình phức tạp đó là khó khăn vào những thời điểm xác định,

hiểu, và quản lý Tuy nhiên, để quản lý quy trình, nó phải được hiểu, hiểu được quy trình, nó phải được xác định Tùy theo hoàn cảnh, mua sắm có thể được xác định, trong một nghĩa hẹp, là hành động mua hàng hóa và dịch vụ cho một công ty hoặc, ở một góc

độ rộng hơn, là quy trình có được hàng hoá và dịch vụ cho công ty Tuy nhiên, quy trìnhmua sắm, nhiều hơn so với đỉnh cao của một hoạt động, nó là sự thành công của một loạt các hoạt động thường xuyên cắt qua các biên giới của tổ chức Để chính thức hóa các định nghĩa, sau đó, mua sắm bao gồm tất cả những hoạt động cần thiết để có được hàng hoá và dịch vụ phù hợp với yêu cầu người sử dụng

Porter, trong chuỗi giá trị của mình, xác định tầm quan trọng chiến lược mua sắm, vì nó bao gồm các hoạt động như hội đủ điều kiện nhà cung cấp mới, mua sắm các loại khác nhau của đầu vào, và theo dõi hiệu suất nhà cung cấp (2) Như vậy, mua sắm phục vụ như là một liên kết quan trọng giữa các thành viên của chuỗi cung cấp

Các hoạt động tiếp theo cho quá trình mua sắm áp dụng cho việc mua hàng hóa và dịch

vụ trong thị trường công nghiệp (Xem Hình 4-2 cho một cái nhìn tổng quan về quá trình mua sắm.) Những hoạt động này thường cắt ngang qua cả ranh giới chức năng

và ranh giới tổ chức và không thể có hiệu quả hoàn thành mà không có đầu vào từ tất cả các bên liên quan trong giao dịch Việc hoàn tất thành công của các hoạt động này tối

đa hóa giá trị cho cả mua và bán các tổ chức, do đó tối đa hóa giá trị cho chuỗi cung cấp:

Hình 4-2 Quy trình mua sắm

Đánh giá việc thực hiện của nhà cung cấp

Nhận hàng hóa và dịch vụ

Tự làm Quyết định tự làm hay mua ngoài

Yêu cầu của người sử dụng

Mua ngoài một

số đầu vào

1 Xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu Một giao dịch mua sắm thường được bắt

đầu hoặc mới hoặc nhu cầu hiện tại của người dùng (bởi một cá nhân hoặc bộphận trong công ty của người mua) Trong một số trường hợp, nhu cầu hiện tạicần phải được đánh giá lại bởi vì nó thay đổi Trong cả hai trường hợp, một khinhu cầu được xác định, quy trình mua sắm có thể bắt đầu Sự cần thiết có thểđược xác định bởi bất kỳ của một loạt các khu chức năng trong công ty hoặcthậm chí một người nào đó bên ngoài công ty, ví dụ, khách hàng

2 Xác định và đánh giá yêu cầu người sử dụng Một khi nhu cầu đã được xác

định, yêu cầu của nó phải được đại diện bởi một số loại tiêu chuẩn đo lường Cáctiêu chí có thể là tương đối đơn giản, ví dụ, tiêu chuẩn cho máy sao chép giấy cóthể là 8 1/2 của 11 giấy trắng inch với trọng lượng trái phiếu nhất định hoặc nó

có thể rất phức tạp nếu công ty được mua một sản phẩm kỹ thuật cao Sử dụngcác tiêu chí này, các chuyên gia mua sắm có thể giao tiếp nhu cầu của người sửdụng cho các nhà cung cấp tiềm năng

3 Quyết định xem nên làm hay mua Trước khi các nhà cung cấp bên ngoài được

trưng cầu, các công ty mua phải quyết định xem nó sẽ thực hiện hoặc

mua sản phẩm hoặc dịch vụ cho đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Ngay cảvới một quyết định "làm cho", tuy nhiên, công ty mua thường sẽ phải mua một

số loại nguyên liệu đầu vào từ các nhà cung cấp bên ngoài Bước này đã trở nênquan trọng hơn ngày hôm nay, khi nhiều công ty đang gia công phần mềm để tậptrung vào "cốt lõi" của họ hoạt động

4 Xác định loại mua Mua hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng sẽ

xác định số lượng thời gian cần thiết cho quá trình mua sắm và sự phức tạp củaquá trình này Ba loại mua hàng, từ ít nhất số tiền của thời gian và phức tạp với

số tiền nhất của thời gian và phức tạp, là (1) Mua thẳng hoặc mua thường xuyên(2) Mua có sửa đổi, đòi hỏi một sự thay đổi một nhà cung cấp hiện có hoặc đầuvào; và (3) Mua mới hoàn toàn, kết quả từ một nhu cầu người dùng mới Trongmột mua lại thẳng hoặc mua lại sửa đổi, một số các hoạt động thảo luận trongphần còn lại của phần này có thể được loại bỏ, ví dụ, không có cần phải xác địnhtất cả các nhà cung cấp có thể

5 Tiến hành một phân tích thị trường Một nguồn tin cung cấp có thể hoạt động

trong một thị trường hoàn toàn cạnh tranh (nhiều nhà cung cấp), thị trường tựađộc quyền (một vài nhà cung cấp lớn), hoặc một thị trường độc quyền (một nhàcung cấp) Biết loại của thị trường sẽ giúp việc mua sắm chuyên nghiệp xác định

số lượng các nhà cung cấp trên thị trường, sự cân bằng quyền lực / sự phụ thuộc,

và phương pháp mua có thể là cuộc đàm phán hiệu quả nhất, đấu thầu cạnhtranh Các thông tin về loại thị trường không phải luôn luôn rõ ràng, và một sốnghiên cứu có thể là cần thiết bằng cách sử dụng các nguồn thư viện tiêu chuẩnnhư của Moody hoặc thông tin từ một hiệp hội thương mại

6 Xác định tất cả các nhà cung cấp có thể Hoạt động này liên quan đến việc xác

định tất cả các nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Điềuquan trọng là ở giai đoạn này bao gồm các nhà cung cấp có thể là công ty muahàng đã không sử dụng trước đây Một lần nữa, xác định tất cả các nhà cung cấp

có thể, đặc biệt là với môi trường toàn cầu ngày nay, là một thách thức và êucầu một số nghiên cứu Nếu công ty nhỏ, nó có thể dựa vào nhiều nguồn phổbiến của thông tin đó, chẳng hạn như thư mục trang vàng của công ty điện thoại

7 Chọn tất cả các nguồn có thể Khi xác định và đánh giá yêu cầu người sử dụng

(như mô tả trong các hoạt động thứ hai), nó là quan trọng để phân biệt giữa nhucầu và ham muốn Nhu cầu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ là những đặc điểmrất quan trọng cho người sử dụng mong muốn là những người mà không phải làquan trọng và do đó thương lượng Prescreening làm giảm hồ bơi possi-ble nhàcung cấp để những người có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Trong một

số trường hợp, prescreening có thể là một nhiệm vụ tương đối đơn giản Ví dụ,trong trường hợp giấy bản sao, các nhà cung cấp sẽ có nó trên tay thường xuyênhoặc không có nó có sẵn vậy Với các bộ phận cho máy tính, tình hình có thể đòihỏi một loạt các bài kiểm tra của nhân viên kỹ thuật nội bộ

8 Đánh giá nhà cung cấp còn lại Với các hồ bơi có thể có của các nhà cung cấp

giảm cho những người có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó bây giờ cóthể xác định nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp tốt nhất có thể đáp ứng yêu cầuchuyển nhượng của người sử dụng, hoặc mong muốn Hoạt động này có thểđược thực hiện thông qua việc sử dụng đấu thầu cạnh tranh các mặt hàng muasắm, các mặt hàng khá đơn giản hoặc tiêu chuẩn và có một số lượng đủ của cácnhà cung cấp tiềm năng Nếu những điều kiện không tồn tại, đánh giá phức tạphơn có thể là cần thiết, sử dụng thử nghiệm kỹ thuật hoặc các tình huống cuối sửdụng mô phỏng, ví dụ, để kiểm tra dây an toàn cho xe ô tô

9 Chọn nhà cung cấp Sự lựa chọn nhà cung cấp là xác định mối quan hệ sẽ tồn tại

giữa các công ty mua với nhà cung cấp và làm thế nào "cơ học" mối quan hệ này

sẽ được tổ chức và triển khai thực hiện Hoạt động này cũng xác định các mốiquan hệ với nhà cung cấp sẽ được duy trì như thế nào Sự lựa chọn thực tế sẽđược dựa trên các tiêu chí để được thảo luận sau đó, chẳng hạn như độ tin cậy,chất lượng, tổng giá yêu cầu,

10 Nhận cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ Hoạt động này xảy ra với nỗ lực đầu

tiên của nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của người sửdụng Hoàn thành hoạt động này cũng bắt đầu được sử dụng thế hệ của dữ liệuhiệu suất cho các hoạt động tiếp theo

11 Thực hiện đánh giá việc thực hiện của nhà cung cấp Một khi các dịch vụ đã

được hoàn thành hoặc các sản phẩm giao nhận, hiệu suất của nhà cung cấp phảiđánh giá để xác định liệu nó đã thực sự đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.Điều này cũng là hoạt động "kiểm soát" Nếu hiệu suất nhà cung cấp không đápứng nhu cầu của người sử dụng, những nguyên nhân dẫn đến sai sót phải đượcxác định và khắc phục bằng các hành động

Tất cả các hoạt động được xác định trong phần này có thể ảnh hưởng vượt ra ngoàitầm kiểm soát của các chuyên gia mua sắm Những ảnh hưởng này có thể xác địnhlàm thế nào có hiệu quả từng hoạt động được thực hiện Họ bao gồm yếu tố bêntrong và các yếu tố bên ngoài như ảnh hưởng của chính phủ Ví dụ, một sự thay đổinhu cầu tiếp thị hoặc quy trình sản xuất có thể yêu cầu lặp đi lặp lại tất cả hoặc một

số các hoạt động được xác định trước khi lặp đi lặp lại đầu tiên được hoàn thành.Thất bại tài chính của một nhà cung cấp tiềm năng cũng sẽ gây ra vấn đề và đòi hỏiphải hoạt động lặp đi lặp lại

4.2 Tầm quan trọng của mặt hàng và dịch vụ mua ngoài Ảnh hưởng

Bên ngoài

Các sản phẩm và dịch vụ được mua bởi một công ty không phải là tất cả nhưnhau Một số sản phẩm là quan trọng hơn và đòi hỏi sự quan tâm mua sắm lớnhơn Áp dụng chiến lược mua sắm cùng các chiến lược, chiến thuật, và cácnguồn lực để cung cấp một máy tính nhà sản xuất với kẹp giấy và các chip máytính nhìn ra sự khác biệt trong quan trọng của mỗi mục cho sự sống còn củacông ty và lợi nhuận Đó là công ty máy tính có thể tồn tại mà không có kẹpgiấy, nhưng không phải không có chip máy tính.Kỹ thuật góc tọa độ cho phépngười quản lý chuỗi cung cấp để đánh giá tầm quan trọng của mỗi sản phẩmhoặc dịch vụ được mua Kỹ thuật góc tọa độ sử dụng bởi ma trận để xác địnhtầm quan trọng tương đối của một mục mua sắm trên cơ sở giá trị và rủi ro Cáctiêu chí được sử dụng để phân định tầm quan trọng là giá trị hoặc lợi nhuận tiềmnăng và rủi ro hoặc tính độc đáo.

Các tiêu chí giá trị kiểm tra tính năng sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm nâng cao lợinhuận cho sản phẩm cuối cùng và khả năng của công ty để duy trì một lợi thếcạnh tranh trên thị trường Ví dụ, một con chip máy tính nhanh hơn hoặc một hệthống điều hành người dùng thân thiện sẽ làm cho mong muốn về máy tínhnhiều hơn, do đó nhu cầu sản phẩm tăng lên, và kết quả là tăng lợi nhuận Ngoài

ra, kẹp giấy mạ vàng để hướng dẫn máy tính có thể sẽ không tăng doanh số bánhàng máy tính hoặc củng cố lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Nguy cơ phản ánh các cơ hội của sự thất bại, không chấp nhận trên thị trường.Nguy cơ thất bại của một kẹp giấy thực sự không phải là một ý nghĩa đáng kể vềmặt rủi ro cho một nhà sản xuất máy tính Đó là, nếu một kẹp giấy không tậphợp một số lượng các mẩu giấy lại với nhau, hoạt động của máy tính của công tykhông bị ảnh hưởng Tuy nhiên, nếu một con chip máy tính không tập trung dữliệu, máy tính sẽ không hoạt động và thị trường sẽ phản ứng một cách tiêu cực.Như vậy, máy tính chip đặt ra một nguy cơ lớn hơn kẹp giấy một nhà sản xuấtmáy tính

Hình 4 - 3 Ma trận Tầm quan trọng các mặt hàng mua sắm

Dữ liệu Rủi ro Hàng đặc dụng

Nguy cơ rủi ro cao, giá trị thấp,

Hàng cơ khí, xây dựng

Hàng then chốt Nguy cơ rủi ro cao, giá trị cao

Hàng quan trọng Hàng then chốt đối với sản phẩm cuối cùng

Hàng dùng chung

Rủi ro thấp, giá trị thấp Hàng vật tư văn phòng, Hàng phục vụ quản lý (MRO)

Hàng hóa Rủi ro thấp, giá trị cao Hàng cơ bản,

Hàng đóng gói bao bì Dịch vụ Logistics Giá trị

Rủi ro

Giá trị hay lợi nhuận tiềm năng

Hình 4-3 mô tả các góc phần tư giá trị rủi ro và phân loại tầm quan trọng hàng mua sắm.Mặt hàng rủi ro thấp, giá trị thấp được xác định là hàng dùng chung, và những rủi rothấp, giá trị cao là hàng hóa Sản phẩm hoặc dịch vụ có nguy cơ cao, giá trị thấp là hàngđặc dụng ; trong khi những hàng có nguy rủi ro cao, giá trị cao là hàng then chốt

Nguy cơ thấp, các mặt hàng và dịch vụ có giá trị thấp thường không đưa vào sản phẩmcuối cùng Các hạng mục như vật tư văn phòng và bảo trì, sửa chữa, và điều hành mục(MRO) là những ví dụ của mặt hàng chung Chi phí của xử lý hành chính và mua lại làquan trọng hơn giácủa hàng dùng chung và đối với hàng dùng chung, các chi phí hànhchính và xử lý có thể vượt quá giá phải trả cho các sản phẩm hoặc dịch vụ Các chiếnlược đẩy lực mua sắm cho hàng dùng chung là dòng quá trình mua sắm để giảm chi phíliên quan đến việc mua hàng dùng chung Ví dụ, việc sử dụng thẻ mua hàng (thẻ tíndụng của công ty) làm giảm số kiểm tra bằng văn bản và các chi phí hành chính liênquan với kiểm tra thanh toán, ngân hàng xác minh,

Hàng hóa là mặt hàng hay dịch vụ có rủi ro thấp nhưng giá trị cao Vật liệu cơ bản (bulông), bao bì (bên ngoài hộp), và dịch vụ giao thông vận tải là những ví dụ của hàng hoánhằm nâng cao lợi nhuận của công ty nhưng rủi ro thấp Những mặt hàng và dịch vụ cơbản để hoàn thành sản phẩm của công ty do đó làm cho giá trị cao Rủi ro là thấp bởi vìhàng hóa không phải là mặt hàng duy nhất và có rất nhiều nguồn cung cấp Bởi vì hànghóa không phải là duy nhất, có sự phân biệt và giá cả là một yếu tố quan trọng trong cácnhà máy Cước vận chuyển và hàng tồn kho được cân nhắc với chi phí mua sắm hànghóa Các chiến lược mua sắm sử dụng cho hàng hóa sẽ tính đến khối lượng mua đểgiảm giá và chỉ trong hệ thống thời gian chi phí tồn kho thấp hơn

Các mặt hàng phân biệt là những hàng hóa và dịch vụ rủi ro cao, giá trị thấp như mụcthiết kế, các bộ phận có sẵn từ số ít các nhà cung cấp, hoặc các mặt hàng phải đặt hàngtrong một thời gian dài Khách hàng của công ty không biết hoặc không quan tâm về sựhiếm có của mặt hàng này, nhưng các sản phẩm này đòi hỏi việc mua sắm phải liên tụchoặc với giá cao Nếu thiếu dự trữ mặt hàng này sẽ dẫn đến kết quả là dừng dây chuyềnsản xuất hoặc thay đổi lịch trình sản xuất cho phù hợp với sự thiếu hụt dự trữ của mặthàng này và đều làm tăng chi phí sản xuất Để thay thế, sử dụng các nguồn cung cấp caohơn hoặc sự vận chuyển tốt hơn sẽ làm giảm sự thiếu hụt tồn kho của mặt hàng nàynhưng lại làm tăng chi phí mua sắm Trọng tâm của chiến lược đối với mặt hàng này làphát một chương trình chuẩn để hạn chế hoặc giảm tính đặc biệt của mặt hàng này, do

đó sẽ chuyển mặt hàng đặc biệt sang mặt hàng dùng chung

Cuối cùng, những mặt hàng then chốt là hàng có giá trị cao và rủi ro cao để tạo ra sản phẩm cuối có lợi thế cạnh tranh trên thị trường Như đã nói trước đó, các chip máy tính

sử dụng có thể cung cấp cho một máy tính tốc độ lớn mà sự khác hẳn với sản phẩm từ đối thủ cạnh tranh Chip máy tính duy nhất làm tăng giá trị của máy tính cho khách hàng, và giảm nguy cơ của sự không hài lòng của khách hàng và giảm nguy cơ doanh

số bán hàng giảm Các mặt hàng then chốt, một phần, quyết định đến giá khách hàng muốn trả để sử dụng hàng hóa cuối cùng, trong ví dụ này là máy tính Chiến lượng mua sắm đối với các mặt hàng này là kéo dài giá trị thông qua việc sử dụng công nghệ mới, đơn giản hóa và mối quan hệ với nhà cung cấp hạn chế hoặc/ và thêm giá trị gia tăng Trọng tâm của quy trình mua sắm các mặt hàng then chốt là đổi mới để làm cho các mặthàng then chốt tạo ra giá trị thị trường cao hơn cho thành phẩm

Các cuộc thảo luận trước đó của thước đo kỹ thuật nhấn mạnh rằng không phải tất cả hàng hóa và dịch vụ mua sắm là quan trong như nhau Điều này cũng gợi ý rằng nhà quản lý chuỗi cung cấp phải lợi ích hóa các chiến lược mua sắm đa dạng dựa trên giá trị

và rui ro của các mặt hàng Nên quan tâm và đa dạng nguồn cung cấp đối với mặt hàng then chốt hơn là đối với mặt hàng dùng chung Ví dụ, hầu như thời gian mua sắm được chỉ định mua một mặt hàng then chốt như một con chip máy tính, nhưng cũng thời gian

đó có thể mua được hàng trăm mặt hàng dùng chung – như văn phòng phẩm

Trong phần tiếp theo, chúng tôi tập trung vào việc quản lý quy trình mua sắm

4.3 Quản lý quy trình mua sắm

Quản lý quy trình mua sắm có thể khó khăn vì nhiều lý do khác nhau, từ sự không linhhoạt trong cơ cấu tổ chức đến sự không linh hoạt trong văn hóa tổ chức Tuy nhiên,hầu hết các doanh nghiệp tìm thấy hướng xử lý tương đối dễ dàng Điều phải ghi nhớkhi giao dịch với những họat động đó là tất cả các công ty khác nhau và sẽ có nhữngyêu cầu khác nhau cho quá trình mua sắm Bốn cách tiếp cận có thể được sử dụng vàthích nghi với nhu cầu riêng của một công ty Dựa trên các cuộc thảo luận trước đó củaquy trình hoạt động mua sắm, các bước sau đây có thể được sử dụng để tối đa hóa hiệuquả:

1 Xác định hình thức mua sắm Trong quá trình mua sắm, xác định loại mua

(hoạt động mua thứ tư) là quá trình phức tạp Ví dụ, một tình huống mua lặp lại

có nghĩa là tất cả các hoạt động mua sắm đã được hoàn thành trước đó (khi mua

là mua mới hoặc sửa đổi, mua lặp lại), và hoạt động thành công có lẽ sẽ là lầnthứ tư, thứ chín, thứ mười, và mười một Sửa đổi mua lặp lại có thể không yêucầu tất cả các hoạt động, nhưng mua mới sẽ đòi hỏi tất cả các hoạt động thảoluận trước đó

2 Xác định mức độ cần thiết của đầu tư Quá trình mua sắm yêu cầu hai loại

chính của khoản đầu tư của các công ty: thời gian và thông tin Thời gian sửdụng nhiều khi công việc mua phức tạp, đặc biệt nếu đó là mua mới Thông tin

có thể ở cả bên trong và bên ngoài công ty Thông tin nội bộ được thu thập liênquan đến yêu cầu người sử dụng và ý nghĩa rằng người mua sẽ có cho công ty.Thông tin bên ngoài liên quan đến đầu vào để được mua có thể được thu thập từchuỗi thành viên, từ các nhà cung cấp tiềm năng, và những người khác Càngphức tạp và quan trọng hơn, các thông tin cần thiết cho mua sắm xử lý có hiệuquả Bằng cách xác định loại mua (mà cũng là một chức năng nhu cầu của người

sử dụng), các chuyên gia mua sắm có thể xác định mức độ đầu tư cần thiết trongquy trình mua sắm Vấn đề có thể xảy ra khi thực hiện đầu tư không đủ hoặc quánhiều để đáp ứng các nhu cầu đặc thù của người sử dụng

DELL XÁC ĐỊNH MUA SẮM TRỰC TIẾP NHƯ THẾ NÀO ?

Trước khi hệ thống của hàng trực tuyến được thiết lập, Cty Máy tính Dell đã bán máy tính

cá nhân bằng cách đi tiên phong trong ý tưởng bán trực tiếp cho người tiêu dùng Bằng cách phát triển và sau đó ở lại tập trung vào những gì mà ông gọi là mô hình trực tiếp, Michael Dell đã xây dựng một công ty trị giá 21 tỷ USD được biết đến với chuỗi cung cấpxuất sắc và rộng rãi coi là có mô hình kinh doanh phù hợp với thời đại Internet

Michael Dell cho rằng thành công của công ty mình là không ngừng tập trung vào khách hàng "Từ khi bắt đầu, toàn bộ kinh doanh của chúng tôi từ thiết kế đến sản xuất để bán hàng và đổi hướng sang việc nghe thông tin từ chỗ khách hàng, và cung cấp những gì khách hàng muốn" đã cho phép Dell loại bỏ tất cả các khía cạnh của quá trình kinh doanh không đóng góp trực tiếp để đáp ứng nhu cầu khách hàng

Thành công của Dell có được khộng phải là dễ dàng Trong vài năm đầu tiên, Dell đã học được bài học khó khăn nhưng rất quan trọng về tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho các bộ phận và xây dựng những gì khách hàng nói rằng họ cần Và sau đó một lần nữa họ

đã học được rằng sự thành công tiếp tục được buộc chặt chẽ để duy trì tập trung vào các

mô hình trực tiếp

Hình thành liên minh mạnh mẽ với các nhà cung cấp sẽ làm cho công việc mô hình trực tiếp là một nhiệm vụ quan trọng Đầu tiên của Dell đã chọn thành phần mã nguồn từ các chuyên gia bên ngoài các nhà cung cấp chứ không phải là xây dựng bản thân Dell nhận thấy rằng phương pháp này đã linh hoạt nhanh chóng với quy mô hoạt động như nhu cầu của khách hàng cần quyết định và truy cập các thành phần tốt nhất trên thế giới Hơn nữa,

nó tin tưởng vào mối quan hệ đối tác nhà cung cấp mục tiêu và chiến lược được chia sẻ tự

do - một sự khởi đầu ấn tượng từ các chu kỳ mua Khi dùng cách tiếp cận này để mua sắmlàm việc rất tốt, Dell là một trong những công ty đầu tiên đưa ra hoạt động hậu cần để các nhà cung cấp lên thứ ba phân phối

Để tránh lỗi, chi phí, nhầm lẫn, và phức tạp mà đến từ quản lý nhiều nhà cung cấp, Dell hợp tác với chỉ một vài nhà cung cấp chính và sau đó đưa các nhà cung cấp kinh doanh của Dell, cả về mặt địa lý và điện tử Dell yêu cầu nhà cung cấp để trang web cơ sở của họgần với cơ sở sản xuất của Dell để Dell sản xuất cho cộng đồng dịch vụ nhanh hơn và tốt hơn để thị trường quan trọng cho một công ty mà không bắt đầu xây dựng một máy tính cho đến khi nó nhận được một đơn đặt hàng

Hôm nay, Dell sử dụng Internet như là một phần quan trọng của chiến lược CNTT của mình: Công ty hiện đang tạo ra các liên kết dựa trên web cho mỗi nhà cung cấp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi nhanh chóng của thông tin như số liệu chất lượng thành phần, cấu trúc chi phí và nhu cầu hiện tại và tương lai dự báo Cung cấp cho các nhàcung cấp với gần liên kết điện tử sẽ giúp Dell tiếp tục thúc đẩy cải thiện tốc độ hàng tồn kho và các dữ liệu chất lượng tốt hơn và cuối cùng là giảm tổng thời gian chu kỳ từ khi khách hàng Dell đặt hàng đến khi họ nhận được nó

Nguồn: "DELL xác định mua sắm trực tiếp như thế nào", Kênh 5, số 1(2000): 7 In lại với sự cho phép của kênh, Tập đoàn UPS Logistics công bố.

Xác định mức độ đầu tư cần phải đúng thời gian và thông tin đầy đủ đáp ứngyêu cầu của người sử dụng là một quá trình cụ thể của công ty Khi quyết địnhđầu tư, quá trình mua sắm có thể xảy ra

3 Thực hiện quá trình mua sắm Đây là một bước tương đối dễ dàng để mô tả,

tuy nhiên tùy vào tình hình thực tế, đây có thể là một bước phức tạp khi thựchiện Quá trình này bao gồm việc thực hiện các hoạt động cần thiết để thực hiệnmua hàng một cách có hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của người sử dụng Hoạtđộng này cho phép thu thập dữ liệu kịp thời và thông tin thực sự được sử dụngtrong việc đưa ra việc mua hàng cụ thể Việc đo lường mức đầu tư thực tế và nhucầu người dùng là rất quan trọng cho bước cuối cùng trong việc quản lý quytrình mua sắm

4 Đánh giá hiệu quả của quy trình mua sắm Đây là một bước kiểm soát bằng

việc trả lời hai câu hỏi: (1) nhu cầu của người dùng đã được thỏa mãnchưa ? và(2) việc đầu tư có cần thiết hay không? Hãy nhớ rằng, mục tiêu là để đầu tư đúnglúc và thông tin chính xác đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Nếu quá trìnhmua sắm không được hiệu quả, nguyên nhân có thể là truy tìm đến đầu tư không

đủ, không thực hiện các hoạt động thích hợp, hoặc sai lầm trong khi thực hiệnmột hoặc nhiều các hoạt động Trong bất kỳ trường hợp nào, khi quy trình muasắm không hiệu quả, người quản lý phải xác định lý do tại sao và thực hiện hànhđộng sửa sai để đảm bảo rằng mua hàng trong tương lai sẽ diễn ra Nếu nhu cầungười mua thỏa mãn phù hợp với quyết định đầu tư, quá trình mua sắm đưa ra

có thể sử dụng như là một tài liệu tham khảo để mua hàng trong tương lai

Mối quan

hệ với nhà

cung cấp Như vậy mặc dù quá trình mua hàng phức tạp, nhưng vẫn có thể được quản lý có hiệu

quả miễn là người quản lý xây dựng được phương pháp tiếp cận có hệ thống cho việcthực hiện nó Một yếu tố then chốt trong việc đạt được hiệu quả trong lĩnh vực này là sựphát triển thành công các mối quan hệ với nhà cung cấp Trong thực tế, nhiều chuyêngia nhận định thị trường toàn cầu hiện nay đòi hỏi việc phát triển các mối quan hệ vớinhà cung cấp mạnh mẽ nhằm tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh Các công ty như NCR

và Motorola vươn xa cho đến nay là để tiếp cận đến các nhà cung cấp như là các đối tácvà/hoặc các bên liên quan trong công ty của họ Khi nhà cung cấp là "đối tác", các công

ty có xu hướng dựa nhiều khi họ cung cấp đầu vào thành sản phẩm thiết kế, kỹ thuật hỗtrợ, quản lý chất lượng, vv

Quan hệ nhà cung cấp với người mua là quan trọng nên rất cần thảo luận đặc biệt (Lưu

ý rằng trong cuộc thảo luận trước đó của chúng tôi về hoạt động mua sắm, quan hệ nhàcung cấp có liên quan trong ít nhất năm hoạt động) Phần tiếp theo sẽ thảo luận thêm vềmối quan hệ với nhà cung cấp

Các đối tác

cung cấp Đánh giá về nhà cung cấp/người bán hàng và các mối quan hệ: Nhiều công ty thànhcông đã nhận định việc mua sắm đóng vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung cấp

và mối quan hệ giữa các nhà cung cấp/người bán hàng là một phần quan trọng của chiến