Thách Thức: Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập
Trang 1một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ chế thị trường gây ra
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với
nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước chưa sản suất được công việc này thật khó
Môi trường tổ chức
Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán, tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị
Mô hình chức năng phòng kế toán
Phòng kế toán
ngoại tệ
Nhận
Tiền mặt
Các phương thức thanh toán
Ngân hàng Thẻ tín dụng
Khách hàng
Trang 2Đề án Môn học
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)
Trả tiền các khoản
Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phải
thu
Trước
thuế
D3 kho hoá đơn
Báo
Cáo
Gửi đến
Gửi
đến
Gửiđến
Khách
tiền phải thu
2.0 Tính các khoản phải thu
3.0 Tính VAT
Bộ tài chính 5.0 Lập báo cáo
Ban giám đốc
4.0 Lập phiếu thu
Yêu cầu chi tiền 6.0 Viết phiếu phê duyệt chi
Viết phiếu chi
.
Trang 3c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa
chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết
bị trong công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu
trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi
kiểm định chất lượng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):
Yêu cầu
gửi đi
thực hiện
Phân
Công
Trả
lại
thông
báo
yêu
cầu
gửi đến
D1 Kho hoá đơn
2.0Kiểm tra yêu cầu 1.0Tiếp nhận yêu
cầu
4.0 Thực hiện sửa chữa
Khách hàng
3.0 Phân công sửa chữa,nắp đặt
5.0 Thu tiền sửa chữa
6.0Viết hoá đơn
Phòng kế toán
Trang 4Đề án Môn học
Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD):
Ngày công
Ngày công
đã kiểm tra
phiếu lương phiếu lương
Tổng hợp Tổng hợp
Thu Nhập trước thuế
D1:HS thu nhập
Thu
Nhập
sau
thuế
Phiếu thuế
Phiếu thuế
D1 Nhân viên
Nhân viên
Giám đốc
Nhân viên 1.0
Tra ngày công
Tính các khoản khấu trừ
Nhân viên
.
Trang 5sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):
Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh
tế xã hội, văn hoá, thể thao thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng
sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đưa ra )
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ khác như là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm
số máy 1080 thì lập tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc máy và sẽ đọc chuyện cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số
1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý mình đến địa chỉ
mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty
để đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách hàng ở xa địa
điểm của công ty ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bưu điện Đà Nẵng để bưu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo
địa chỉ của công ty) chi phí cho những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo trước khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ được nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định)
Trang 6Đề án Môn học
Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc
đặt trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi mình ở
Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp
đáp ứng đáp ứng
D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu đáp ứng
đáp ứng đáp ứng
đáp ứng
Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng phải thực hiện
Yêu cầu khác
Phòng trả lời những thắc
mắc
Khách hàng yêu cầu thông tin kinh tế xã hội
Yêu cầu điện hoa
Những thắc mắc về dịch vụ bưu điện
kể chuyện cho thiếu
nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
.
Trang 7Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng
Yêu cầu
Thực hiện
Thực hiện
Truy cập
D1:Khodữliệu
Gửiđến
2.0 Xem xét và tìm
kiếm
Phòng trả lời yêu
cầu
3.0 Lưu trữ dữ
liệu tìm thấy
1.0Xem xét đáp ứng dịch vụ đặt hàng Khách Hàng
Trang 8Đề án Môn học
Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc, phòng quản trị)
•Phòng Marketing:
Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính của phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trường sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các phòng ban liên quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính sách, sách lược,đường lối, các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai, thông tin phòng marketing cung cấp là vô cùng quan trọng, thông tin này
ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tương lai, đến các chiến lược kinh doanh trong công ty trong tương lai, cũng như lượng hàng bán được của công ty hiện tại, ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm vụ đưa
ra các chính sách, các phương thức để công ty bán được hàng trong tương lai vạch ra các chiến lược để xâm nhập các thị trường mới, các chính sách để mở rộng thị trường
•Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này
đó là quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân lực trong công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, nếu công ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có nhiệm vụ giải quyết các chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao
động, cũng như các công nhân viên đã về hưu, thêm vào đó thì phòng quản trị còn phải có nhiệm vụ nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong trào của nhân viên, các thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của công
ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét duyệt khen thưởng kỷ luật cán bộ công nhân viên
•Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc, một phó giám đốc và một thư ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận báo cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công
ty, đưa ra các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai
.
Trang 9Sơ đồ chức năng của cả hệ thống(DFD):
đưa các
lấy thông
tin
báo cáo
lấy lấy thông tin
đưa các
báo cáo
đưa báo cáo đưa báo cáo gửi đến Hồ sơ khách hàng
Yê
Yêucầu
cầu Yê
Yêu cầu
D2 kho dữ liệu
3.0 Lập báo cáo Giám đốc
Phòng kế hoạch
1.0 Nhập các thông tin khách hàng
Phòng kế toán
Phòng quản trị
Phòng kỹ
thuật
2.0 tìm kiếm thông tin,nắp
đặt điện thoại mới Cá nhân
Tổ chức
Đơn vị khác
Phòng kế hoạch
Khách hàng
Đối tác kinh tế
