HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI

CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Để cho doanh nghiệp hoạt động đem lại hiệu quả cao thì mối quan tâm hàng đầu đó là cơ cấu tổ chức họạt động và điều hành của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong việc hình thành nên bộ máy doanh nghiệp.Vì vậy,hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp luôn là một công việc thường xuyên và hết sức quan trọng cho mỗi tổ chức doanh nghiệp nếu doanh nghiệp muốn hoạt động đem lại hiệu quả Trong cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi bất kỳ một tổ chức nào cũng phải năng động đẻ nắm bắt kịp thời với những sự thay đổi vàphát triển của thị trường.Mỗi một doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống kinh tế có chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau Để đảm bảo cho mục tiêu chung củ doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải được tổ chức linh hoạt , năng động , có hiệu quả.Sự phối các hoạt động của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp và các hoạt động này được đặt dưới sự kiểm soát của bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng ,có ảnh hưởng to lớnđến hoạt đọng kinh doanh của doanh nghiệp.Bộ máy này có tính ổn định cao không dễ thay đổi dễ dàng thường xuyên được Nhưng để cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì buộc ta phải thường xuyên được Nhưng đẻ cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì buộc ta phải thươong xuyên kiện toàn ,thay đổi cách quản lý để phù hợp với thực tiễn của công ty.Việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh ví hiệu quả cao, đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt,năng động và luôn có nhưng bước

đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hướng của tổ chức doanh nghiệp.Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là công ty trực thuộc tổng công ty xăng dầu việt nam,là một doanh nghiệp nhà nước có lịch sử hoạt động lâu đời,vì vậy cơ

cấu bộ máy quản lý của công ty chưa thực sự được hoàn thiện để phù hợp vơi

cơ chế thị trường.Vì vậy bản than công ty cần có các biện pháp dể hoàn thiện

bộ máy tổ chức quản lý nhằm phù hợp với sự phát triển của thi trường,nâng cao năng lực cạnh hoạt động , khả năng cạnh tranhcủa mình trên thị trường ,

vì cơ cấu tổ chức có hoạt đông có hiệu quả thì công ty có thể vưng mạnh được

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thưc tế tại công ty,từ thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý hiện nay,dể góp phần cải thiện cơ cấu tổ chức nên em di

sâu tập trung nghiên cứu đề tài:’’HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ

MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂ NG DẦU NGHỆ TĨNH’’

Em xin chân thành cảm ơn TS.Võ Nhất Trí đã hướng dẫn cho em hoàn

thành bài viết này Do thời gian thực tập tại Công ty không nhiều và trình độ nhận thức của bản thân có hạn nên không thể trách khỏi được những hạn chế

và sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của các thầy, cô

giáo, các độc giả và các bác, các cô, các chú CBCNV trong ‘’CÔNG TY XĂ

NG DẦU NGHỆ TĨNH’’ để bài viết của em ngày càng được hoàn thiện hơn.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh,cụ thể là các phòng ban, chức năng ,các vị trí cán

bộ quản lý ,tổ chức các bộ phận…của công ty

Đề tài được nghiên cứu và sử dụng số liệu sơ cấp ,thứ cấp của công ty qua các năm và qua tài liệu của các phòng ban.Sử dụng phương pháp thống kê phân tích , đánh giá , tổng hợp từ đó đưa ra các nhận định và kết luận

Bố cục chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần1: Lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Phần 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh

Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

ly tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh

1.2 Tổ chức

“Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định.”

“Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.”

Như vậy, mỗi khái niệm về tổ chức nhấn mạnh vào khía cạnh khác nhau Nếu định nghĩa thứ nhất về tổ chức nhấn mạnh yếu tố con người trong tổ chức thì định nghĩa thứ hai lại nhấn mạnh sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng tạo nên tổ chức

1 Giáo trình khoa học quản lí- tập 1 trang 23, nxb:Khoa học và kĩ thuật

2 TS Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa

Cơ cấu tổ chức thể hiện các thức hoạt động của tổ chức, xác định các công việc và mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ và cá nhân Nó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm gắn với các bộ phận, phân hệ và mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.

1.4 Bộ máy quản lý

“Bộ máy tổ chức là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức.” 3

Bộ máy quản lý bao gồm một tập thể người lao động cùng với các phương tiện, công cụ quản lý cảu tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định cảu tổ chức

1.5 Quản lí tổ chức

“Tổ chức quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhừm đạt được các mục đích có hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”

Dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý

để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình giúp cho toàn

bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất

1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.” 4

3 TS.Trần Xuân Cầu – Giáo trình phân tích lao động xã hội, Nxb: Lao động – 2002 – trang 32

4 GS.TS Nguyễn Thành Độ & T.S Nguyễn thị Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – NXB

2 Các thuộc tính, mô hình, quyền hạn của cơ cấu tổ chức

2.1 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

2.1.1 Chuyên môn hoá công việc

Thông qua chuyên môn hoá thì công việc sẽ được chia nhỏ và tạo thành những công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người nhằm nâng cao năng suất lao động

Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách

có hiệu quả Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại Mặt khác, hiệu quả và năng suất lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc

Hạn chế của chuyên môn hoá công việc là: Các nhiệm vụ bị chia cắt thành những công việc nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm

về một khâu thì họ sẽ cảm thấy công việc của mình nhanh nhàm chán Mặt khác, ở một mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc ảnh hưởng đến năng suất lao động, sự thoả mãn công việc và tốc độ luân chuyển lao động Đến mức độ chuyên môn hoá quá cao, khi đó các tác động từ phía phi kinh tế của con người vượt quá những lợi ích kinh tế do chuyên môn hoá mang lại thì dẫn đến năng suất lao động của người lao động sẽ giảm xuống, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức

2.1.2 Bộ phận hoá

Bộ phận hoá là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn hoá, việc tập hợp các công việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp với nhau Hay nói cách khác, bộ phận hoá là cách mà theo đó những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhau và được phân bổ cho những nhóm làm việc

Các nhà quản lý có thể sử dụng các phương pháp bộ phận hoá sau.

Bộ phận hoá theo mô hình tổ chức giản đơn

“Bộ phận hoá theo mô hình giản đơn là các tổ chức mà người lãnh đạo trực tiếp quản lí tất cả các thành viên của tổ chức, người lao động được tuyển

- Tạo điều kiện cho việc kiểm soát của cơ quan cấp cao trong tổ chức

5 TS Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa

Giám đốc

Phó Giám

đốc kĩ thuật

Phó Giám đốc Sản xuất

Phó Giám đốc Marketing

Phó Giám đốc tài chính Trợ lí Giám đốc Tr.p Nhân sự

Nhược điểm:

- Thương dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng trong việc đưa

ra các mục tiêu và chiến lược

- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, dẫn đến sự chuyên môn hóa quá mức, hạn chế cách nhìn của cán bộ quản lí

- Hạn chế phát triển các bộ quản lí chung, đùn đẩy trách nhiệm và thường đổ lỗi cho cấp lãnh đạo cao nhất

2.1.2.1 Bộ phận hoá theo sản phẩm

Theo phương pháp này những người lao động cùng làm việc với một sản phẩm, cùng thực hiện dây chuyền sản xuất theo quy mô lớn và quy trình công nghệ cao

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ phận hoá theo sản phẩm.

P.Giám đốc bộ phận sản phẩm B

P.Giám đốc bộ phận sản phẩm C Giám đốc

Marketing Giám đốc nhân sự Giám đốc Sản xuất Giám đốc tài chính

- Người lao động ở từng bộ phận sản phẩm cùng tăng cường trách nhiệm của họ đối với hoạt động sản xuất.

- Giảm bớt sự phối hợp các hoạt động của người lao động trong tổ chức

- Tăng cường sự thích nghi của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu của nhóm khách hàng quan trọng

- Làm nảy sinh việc kiểm soát của cán bộ cấp cao trong tổ chức

2.1.2.2 Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ

Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý Các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa dư khi tiến hành các hoạt động giống nhau trên khu vực địa lí khác nhau Ví dụ hoạt động bán hàng và marketing của Công ty chia thành hoạt động bán hàng tại các khu vực miền Bắc, miền Nam, Miền Trung

Ưu điểm:

- Chú ý đến nhu cầu của thị trường và các vấn đề của địa phương

- Có thể phối hợp các bộ phận chức năng và hướng vào thị trường cụ thể

- Tận dụng những nguồn lực và hoạt động của địa phương có hiệu quả,

có được thông tin tốt hơn về thị trường

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lí chung

- Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo khu vực địa dư

2.1.2.3 Bộ phận hoá theo khách hàng

Cơ sở cho bộ phận hoá theo khách hàng là quan điểm cho rằng khách hàng trong mỗi bộ phận có những loại nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hàng Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu vào quá trình hoạt động vì những người trong tổ chức cần phải rất linh hoạt để

Phó TGĐ tài chính

Giám đốc khu vực miền trung

Giám đốc khu vực miền nam

thực hiện bất kỳ công việc cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với khách hàng.

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức theo đối tượng khách hàng

Ưu điểm:

- Có điều kiện hiểu khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn

- Tạo cảm giác yên tâm, lòng tin cậy đối với khách hàng

- Tạo ra định hướng phân phối từng bộ phận khách hàng, đối tượng chủ yếu của doanh nghiệp

Nhược điểm:

- Tranh giành các nguồn lực dẫn đến phản hiệu quả, thiếu sự chuyên môn hóa

- Thường chỉ áp dụng trong mô hình marketing cho các doanh nghiệp

2.1.2.5 Tổ chức theo tổ chức đơn vị chiến lược

Tổng Giám đốc

Phó TGĐ tài

chính

Giám đốc phân phối sản phảm

Giám đốc nghiên cứu thị trường

Quản lí bán buôn

Phó TGĐ kinh doanh

Phó TGĐ nhân

sự

Quản lí bán lẻ Quản lí khách hàng

Khi mô hình của tổ chức đã quá phức tạp khó có thể kiểm soát một cách tập trung thì tổ chức thường tổ chức theo các dơn vị chiến lược, tự lập kế hoạch, tự hành động và đưa ra quyết định của mình Các đơn vị chiến lược là các phân hệ độc lập, đảm nhận một hoặc một số nghành nghề khác nhau với các nhà quản lí độc lập có thể cạnh tranh với các đơn vị trong tổ chức của mình.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tổ chức theo đơn vị chiến lược

Ưu điểm:

- Giúp đánh giá đúng thị trường, đối thủ cạnh tranh và tiềm lược của tổ chức

- Có sự kiểm soát trên cơ sở chung bao quát, thống nhất

- Có các đơn vị có chiến lược độc lập, có mục tiêu rõ ràng, đem lại hiệu quả cao

Giám đốc công nghiệp than

Giám đốc công nghiệp nhựa

- Gây khó khăn trong việc của cơ quan quản lí cấp cao của tổ chức

2.1.2.6 Mô hình tổ chức theo quá trình

Là phương thức hình thành các bộ phận trong đó các hoạt động được hợp nhóm trên cơ sở dây chuyền sản xuất, dây chuyền công nghệ Các đây chuyền phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau và mang tính độc lập tương đối

và rất thích hợp với phân hệ sản xuất

2.1.2.7 Mô hình tổ chức theo ma trận

Là sự kết hợp một hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cán bộ quản lí theo chức năng và theo sản phẩm đều có địa vị thế ngang nhau, chịu trách nhiệm báo cáo cùng lãnh đạo và chịu trách nhiệm về quyết định trong lĩnh vực mà họ phụ trách

Mô hình tổ chức này được áp dụng ở nhiều tổ chức có nhiều yếu tố bất định, thường xuyên có sự thay đổi

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ tổ chức theo ma trận

Phó Giám đốc nhân sự

Phó Giám đốc sản xuất

- Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lí và các chuyên gia, tạo điều kiện áp dụng nhanh chóng những thay đổi của môi trường

Cấp quản lí là việc phân tổ chức quản lí thành các cấp quản lí để đem lại hiệu quả cao nhất Cấp quản lí ở mỗi tổ chức khác nhau cũng khác nhau, vì còn tùy thuộc vào tính chất nhiệm vụ, tính chất của từng tổ chức

Tầm quản lí là sự hạn chế của cấp quản lí, tức là số lượng các thuộc cấp

mà người quản lí có thể đảm nhận, giám sát có hiệu quả, số lượng này tùy thuộc vào nhiều biến cố và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lí có hiệu quả

2.2.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức

Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người ta đã tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng độc lập Để thực hiện chức năng quản lý đó phải có bộ máy quản lý Bộ máy quản lý thường được tổ chức theo các loại cơ cấu là:

2.2.2.1 Cơ cấu theo trực tuyến

Khái niệm: Là cơ cấu tổ chức giản đơn nhất, trong đó có cấp trên và cấp

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến.

2.2.2.2 Cơ cấu theo chức năng

Nhiệm vụ của cơ cấu này được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng nhất định

Các đối tượng quản lý

Cơ cấu này thu hút được các chuyên gia vào giải quyết các vấn đề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo.

Nhược điểm:

Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp và phải chịu sự lãnh đạo của thủ trưởng Mặt khác, do đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ cơ cấu theo chức năng.

2.2.2.3 Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng

Là kết hợp của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng vì thế mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra hoạt động của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo chức năng B

Cơ cấu tổ chức được áp dụng hầu hết các tổ chức và công ty hiện nay

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng.

2.2.2.4 Cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu

Cơ cấu này, người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những năng lực,trình độ chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của

cơ cấu tổ chức nhưng nó đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm kiếm được những chuyên gia giỏi

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo cấp 1

Người lãnh đạo chức

Người lãnh đạo chức

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu.

2.3 Yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức

Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các yêu cầu:

Người lãnh đạo tuyến 1

Người lãnh đạo tuyến 2

Các đối tượng quản lí Các đối tượng quản lí

2.3.2 Tính hiệu quả

Tuỳ thuộc vào mục tiêu của tổ chức mà có mức chi phí là khác nhau Cơ cấu của tổ chức gọi là hiệu qủa nếu đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với mức chi phí thấp nhất

2.3.3.Tính linh hoạt

Cơ cấu tổ chức có thể tồn tại ở dạng động hay dạng tĩnh Tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức được coi là một hệ tĩnh Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường

2.3.4 Tính tối ưu

Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất

2.3.5 Tính tin cậy

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức

2.4 Những nguyên tức xác định Cơ cấu tổ chức

Theo các nhà lí luận và thực hành quản lí các nguyên tắc với tư cách hoạt động chuẩn mực cơ bản của quá trình tổ chức có kết quả, đem lại hiệu quả cao cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

2.4.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng:

Một vị trí công tác, một bộ phận đem lại hiệu quả, kết quả như mong muốn thì cần được định nghĩa rõ ràng, cụ thể hóa các vị trí bộ phận, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng vị trí để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức

2.4.2 Nguyên tăc giao quyền theo kết quả mong muốn

Việc giao quyền cho người quản lí là việc trang bị cho nhà quản lí những công cụ quản lí,để thực hiện mục tiêu Do vậy những quyền hạn được giao phải phù hợp từng người, quyền hạn phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ có đủ điều kiện để thực hiện các kết quả mong muốn

2.4.5 Nguyễn tắc quyền hạn theo cấp bậc

Các quyết định quản lí phải được duy trì và đảm bảo mọi người phải đảm bảo được trách nhiệm của mình, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm của cấp giới cho cấp trên, gây ra sự đùn đẩy trách nhiệm và việc ủy quyền cho cấp dưới phải rõ ràng thì sẽ đem lại hiệu quả cao cho từng cấp quản lí

2.4.6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn là công cụ để thực hiện các nhiệm vụ được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành, theo logic thì giữa quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng với nhau Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó Thực tế cho thấy thì

nguyên tắc này chưa được chú trọng đúng mức, điều này làm cho việc thực hiện nhiệm vụ nhiều khi không có tính khả thi hoặc có hiện tượng quyền hạn thì cao nhưng trách nhiệm lại không tương xứng gây ra hiện tượng lợi dụng chức quyền làm các âm mưu cá nhân, lợi ích cá nhân riêng.

2.4.7 Nguyên tắc quản lí sự thay đổi

Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần thường xuyên có sự thay đổi phù hợp với từng nhiệm vụ, từng thời kì, giai đoạn Nếu tổ chức nào có cơ cấu tổ chức kém linh hoạt thì khó có thể đáp ứng những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái

2.4.8 Nguyên tắc cân bằng

Đây là nguyên tắc cho mọi quản lí khoa học, cũng như mọi chức năng của nhà quản lí, Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả đe đáp ứng mục tiêu của tổ chức Trong tổ chức các bộ phận phải cân bằng nhau nhằm đem lại hiệu quả quản lí cao

2.5 Các yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

2.5.1 Yếu tố chủ quan

2.5.1.1 Cơ cấu tổ chức cũ

Cơ cấu tổ chức cũ có sự cản trở đối với Cơ cấu tổ chức mới Sự cản trở

đó có thể xuất phát từ cá nhân hoặc từ trong tổ chức Sự cản trở cá nhân gồm: thói quen của con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tố kinh tế Sự cản trở của tổ chức có thể là thiếu năng động của Cơ cấu tổ chức do chú trọng không đồng bộ đến các nhóm, với kiến thức chuyên môn và sự không lành nghề Mặt khác, ảnh hưởng cũng có thể là những quy định, luật lệ của Cơ cấu

tổ chức cũ Khi thiết lập một Cơ cấu tổ chức mới thì phải dựa trên những cái tốt, cái phù hợp của Cơ cấu tổ chức cũ

2.5.1.2 Chiến lược của tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với chiến lược kinh doanh mà tổ chức theo đuổi nhằm mang lại hiệu quả cao Hơn nữa Cơ cấu tổ chức và chiến lược tổ chức cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài để tổ chức có được thế cạnh tranh trên thị trường Khi chiến lược tổ chức thay đổi thì Cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi, động lực để Cơ cấu tổ chức thay đổi là tính kém hiệu quả của những thuộc tính khi thực hiện chiến lược cũ.

2.5.1.3 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức

Các nghiên cứu cho thấy, các tổ chức với quy mô lớn, thực hiện các hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá càng cao Ngược lại tổ chức càng nhỏ thì cơ cấu tổ chức càng đơn giản, càng gọn nhẹ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp Chính vì vậy

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi quy mô của tổ chức Lựa chọn Cơ cấu tổ chức thì quy mô của tổ chức cũng cần được quan tâm vì nó ảnh hưởng đáng

kể đến Cơ cấu tổ chức Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hoá cao, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định hơn so với các tổ chức có quy mô nhỏ Khi tổ chức được mở rộng thì sự ảnh hưởng của Cơ cấu

tổ chức trở lên ít quan trọng hơn

2.5.1.4 Quan điểm, thái độ của người lãnh đạo cấp cao

Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến Cơ cấu tổ chức, các cán bộ quản lí theo cách truyền thống thường thích Cơ cấu tổ chức theo chức năng, thứ bậc, mang tính nguyên tắc cao, ít tính linh hoạt và nhạy bén với những thay đổi của môi trường Họ không muốn sử dụng các mô hình tổ chức ma trận, mang tính tập trung cao

2.5.1.5 Năng lực của cán bộ quản lí

Khi lựa chọn Cơ cấu tổ chức cũng càn xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ kĩ thuật cao thường có mô hình quản lí mở, mang tính dân chủ cao và tính linh hoạt cũng cao, còn khi nguồn nhân lực của cán

bọ lãnh đạo mang tính kinh nghiệp nhiều thì thường mang tính cứng nhắc, kém linh hoạt, nguyên tắc cao như mô hình tổ chức theo chức năng, vì theo

mô hình này thì các bộ phận rõ ràng, ít mang tính phản hồi

2.5.2 Những yếu tố khách quan

2.5.2.1 Khoa học công nghệ

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ có ảnh hưởng đến Cơ cấu

tổ chức, tổ chức có công nghệ càng cao thì quy mô Cơ cấu tổ chức càng đơn giản và ít tốn kém, linh hoạt và xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ cũng khác nhau, công nghệ càng cao thì xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ có trình độ càng cao

2.5.2.2 Môi trường

Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cạnh tranh mang tính khu vực

và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp Sự biến động ngày càng mạnh của môi trường và thị trường đã dẫn đến các kiểu Cơ cấu tổ chức hiện nay đang ngày càng tỏ ra khó phù hợp Đòi hỏi phải có cách tư duy mới về Cơ cấu tổ chức, về đào tạo và bố trí sử dụng lao động quản lý thích ứng với hoàn cảnh mới, tình hình mới

2.6 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

2.6.1 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức

sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Ngược lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả Cần phải

đánh giá mức độ hợp lý của cơ cấu tổ chức Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý ngược lại sẽ không có một hoạt động tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý.

Ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quản lý được thực hiện trọn vẹn không sai sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động hợp lý để thực hiện chuyên môn hóa, bộ phận hoá Bộ máy quản lý tập hợp những người có kỹ năng quản lý Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các bộ phận và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho cán bộ quản lý phù hợp, thiết

kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý thì vai trò của người cán bộ quản lý càng được đề cao góp phần hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao với kết quả cao

Tóm lại, một doanh nghiệp hoạt động như thế nào phụ thuộc rất lớn vào

bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó Với cơ chế thị trường mở như hiện nay thì vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý càng quan trọng hơn Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng cần có của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người có đủ phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng và công việc

2.6.2 Tính tất yếu phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nhằm bắt kịp với cuộc sống đang thay đổi hàng ngày, hàng giờ, thì không một cá nhân hay tổ chức nào có thể đứng yên được mà phải luôn thay đổi để hoàn thiện mình

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể

phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức Để thực hiện tốt công tác quản lý thì trước hết phải không ngừng hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Muốn vậy,

tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp Đồng thời thiết kế Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải phù hợp với kế hoạch được giao, thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, một tổ chức có cơ cấu tổ chức tốt

sẽ hoạt động có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường

Trong thời đại ngày nay khi mỗi một doanh nghiệp là một bộ phận hữu

cơ của nền kinh tế trong nước thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý là một tất yếu khách quan Thực tế cho thấy rằng không một doanh nghiệp nào dù lớn mạnh đến đâu mà có thể phát triển tốt nếu không có bộ máy tổ chức hợp lý

Kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành công cho thấy một quy luật là muốn phát triển kinh tế và năng suất lao động tăng nhanh thì phải có một bộ máy quản lý tốt, một cơ cấu tổ chức hợp lý và phù hợp Nên việc hoàn thiện

bộ máy quản lý là tất yếu Bên cạnh đó, chúng ta đều biết rằng cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý của một doanh nghiệp tương đối ổn định trong một thời gian

vì vậy việc hoàn thiện có ý nghĩa rất to lớn Hoàn thiện trên cơ sở Cơ cấu tổ chức cũ chưa hợp lí, còn bất cập, thiếu đồng bộ, một số bộ phận, một số khâu còn yếu kém cần được hoàn thiện để có nguồng máy hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả cao

Từ những phân tích trên chúng ta có thể khẳng định được rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là rất quan trọng và rất cần thiết đối với

mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi muốn có hệ thống hoạt động thống nhất và có hiệu quả cao Mỗi tổ chức cần thường xuyên kiện toàn lại bộ máy quản lí để không ngừng hiệu quả hoạt động.

2.7 Tiêu chuẩn để đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty Mức

độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệm vụ một cách có hiệu quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng

để hoàn thành vai trò được giao? Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao

Chương II:

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

1 Lịch sử hình thành công ty xăng dầu nghệ t ĩnh:

1.1Tên công ty:

công ty xăng dầu nghệ tĩnh

Tên giao dịch quốc tế:

Tên viết tắt:petrolimex

địa chỉ:số 4 , đường nguyễn sĩ sách ,thành phố vinh ,tỉnh nghệ an

Trong năm 1992-1993 ,Công ty xăng dầu nghệ tĩnh đăng kí thành lập lại doanh nghiệp nhà nước và được BộThương Mại ra Quyết định công nhậnđiều

kệ tổ chức hoạt động

2 Đặc điểm

2.1 Đặc diểm sản xuất kinh doanh của công ty:

Công ty xăng dầu nghệ tĩnh kinh doanh những mặt hàng sau:

-Kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng xăng dầu, mỡ nhờn…

-Kinh doanh ga và các măt hàng có sử dụng ga như bếp ga …

2.2 Sản phẩm hàng hoá:

Do đăc điểm là một công ty xăng dầu nên hàng hoá chủ yếu của công ty

là xăng dầu, dầu mỡ nhờn và ga hoá lỏngvà một số măt hàng có liên quanNhư vậy công ty chủ yếu là hoạt động bằng cách xuất nhập khẩu các mặt hàng xăng dầu

2.3.Quy mô hoạt động của công ty

Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là một công ty có bề dày lịch sử ,và là một trong những công ty kinh doanh mặt hang xăng dầu lớn nhất cả nước.Tuy chỉ

bó gọn việc kinh doanh xăng dầu ở hai tỉnh nghệ an và hà tĩnh nhưng công ty

đã có rất nhiều sự đóng góp đối với sự phát triển toàn diện của hai tỉnh nghệ

an và hà tĩnh trong suốt nhưng năm qua

2.4 Quy mô tài sản của công ty

Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu nên công ty đã đầu tư xây dưng hang loạt các trạm xăng dầu,trang bị các cột bơm điện tử,ngoài ra cải tạo nâng cấp các kho cảng.Hiện nay công ty có 2 khu cảng kho lớn đó là khu kho cảng NGHI HƯƠNG nằm trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnhvà khu kho cảng BẾN THUỶ năm trên địa bàn tỉnh Nghệ An

Dưới đây là bảng danh mục các kho cảng và các trạm kinh doanh xăng dầu của công ty

Bên cạnh các kho cảng và các cửa hang kinh doanh xăng dầu thì công ty còn có 1 dội xe tẹc chuyên dụng dung để vận chuyển xăng dầu từ các kho cảng tới các cửa hang

2.5 Quy mô lao động của công ty :

Nhận thức đựợc vấn đề đó công ty đã chú trọng ngay từ khi hoạt động,

từ khâu thông báo tuyển dụng, vấn đề đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ quản

lí cũng như công nhân kĩ thuật nhằm đáp ứng tốt, kịp thời nắm bắt những tiến

bộ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển lĩnh vực đầu tư đang công tác và làm việc tại công ty Ta có thể thấy được Nguồn lực con người có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty, nó đóng vai trò trong tâm trong mọi hoạt động

Nên vấn đề chất lượng nguồn nhân lực của công đã được đầu tư và chú trọng đúng mức Bên cạnh về đội ngũ cán bộ công nhân trẻ, có trình độ năng lực thì công ty còn có bộ phận cán bộ vừa có chuyên môn vừa có kinh nghiệm trong điều này qua bảng khai thác năng lực cán bộ chuyên môn kĩ thuật

Do đặc điểm của công ty là một công ty kinh doanh xăng dầu nên trong lực lượng lao động của công ty thì lao động gián tiếp chiếm một bộ phận lớn lực lượng lao động của công ty.Công ty hiện nay có bình quân trên 624 lao động lành nghề trong đó có 6 thạc sỹ ,120 người có trình độ đại học trở lên,hơn 310 người có trình đọ trung cấp.Trong đó có 7 người đạt trình độ chính trị cao cấp,12 người có băng cử nhân

Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính và độ tuổi của công ty

qua các năm

Số lượng Tỷ lệ

Số lượng Tỷ lệ

Số lượng Tỷ lệ

2.6 Kết quả sản xuấtkinh doanh

Trong những năm qua công ty đã có những kết quả nhất định trong kinh doanh

Bảng kết quả kinh doanh qua các thời kì

1.476.783

1.678.323

1.786.324

1.987.453

3 lợi nhuận Triệu

3 Thực trạng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại cô ng ty XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

3.1 Bộ máy quản lý của công ty:

3.1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

Có một bộ máy quản lý tốt, năng động sáng tạo, phù hợp với loại hình kinh doanh, thích ứng với những biến động của thị trường xây dựng, là mục tiêu hướng tới của công ty Từ khi ra đời trải qua nhiều lần đổi mới, cải tiến cho đến nay công ty có cơ cấu tổ chức như sau, qua sơ đồ cho thấy công ty

tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến chác năng nên đảm bảo được quá trình hoạt động của công ty

Với mô hình cơ cấu tổ chức này thì cho đến nay nó đã thể hiện được nhiều ưu điểm nổi bật Đó là:

Giám đốc

Các phòng nghiệp vụ

toán