Phân tích công việc của chuyên viên tuyển dụng đào tạo

Phân tích công việc của chuyên viên tuyển dụng đào tạo

Công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex mặc dù mới thành lậpcha lâu nhng đã rất quan tâm đến công tác Quản trị nhân lực Công ty có 1phòng Tổ chức - Hành chính với quy mô trên 50 nhân viên Để quản lý hoạt

động của mình, công ty đã thành lập Ban Tuyển dụng - Đào tạo có nhiệm vụthực hiện các hoạt động về tuyển dụng và đào tạo cho toàn doanh nghiệp

Với quy mô, số lợng ngời lao động khá lớn (gần 500 lao động) khôngchỉ có nhân viên trong các phòng ban mà cả lao động trực tiếp sản xuất vàthờng xuyên phải tuyển dụng mới thì nhiệm vụ của các Chuyên viên Tuyểndụng - Đào tạo là rất nặng nề

Bởi vậy, khi tiến hành khảo sát thực tế, phân tích công việc tại Công ty

Cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex, nhóm em chọn phân tích công việc của “Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo”.

b.phần nội dung

1 Tổng quan về đơn vị thực tế

1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex

 Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex

 Tên giao dịch quốc tế: Vinaconex advanced compound stone joint

stock company

 Tên viết tắt: Vicostone

 Địa chỉ: Km 28, đờng cao tốc Láng - Hòa Lạc, Lô A2, Khu công

nghiệp Bắc Phú Cát, xã Thạch Hòa, huyện Thạch Thất - Hà Nội

Trụ sở chính và nhà máy sản xuất của VICOSTONE đợc đặt tại Khucông nghiệp Bắc Phú Cát, huyện Thạch Thất, Hà Nội, cách trung tâm khoảng

30 km Việc xây dựng đợc khởi công từ năm 2001 trên khu đất có diện tích30.085 m2 Nhà máy đợc trang bị 2 dây chuyền sản xuất (Terastone vàBretonstone) chuyển giao từ hãng Breton Italy vào năm 2002 Việc lắp đặt đ-

ợc hoàn tất vào năm 2003, vận hành chạy thử từ tháng 9 năm 2003 và sảnxuất hàng loạt từ đầu năm 2004

Trong năm 2006, VICOSTONE đã đợc cấp Giấy chứng nhận hệ thốngquản lý chất lợng ISO 9001-2000 và Giấy chứng nhận hệ thống quản lý môitrờng ISO 14001-2004.

Với mạng lới phân phối trên toàn cầu, VICOSTONE cam kết cung cấpcho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất Sản phẩm củaVICOSTONE hiện đợc xuất khẩu tới trên 30 quốc gia trên thế giới, trong đó

có những thị trờng nh: Hoa Kỳ, úc, Bỉ, Canada, Trung Quốc, Síp, Hàn Quốc,

ấn Độ, Malaixia, Singapo, Tây Ban Nha, Nam Phi, Vơng Quốc Anh…

đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ phù hợp với công nghệ hiện đại và trình độquản lý tiên tiến trên nguyên tắc mọi ngời đều có cơ hội nh nhau Nội dungcơ bản của chiến lợc nhân sự VICOSTONE bao gồm:

Là một công ty cổ phần mới thành lập và đi vào hoạt động cha lâu

nh-ng VICOSTONE luôn chú trọnh-ng đến cônh-ng tác Nhân sự mà đặc biệt là hoạt

động “Phân tích công việc” của các chức danh trong công ty Hoạt động này

do phòng Tổ chức - Hành chính mà cụ thể là Ban Tuyển dụng - Đào tạo thựchiện

Thời điểm mà nhóm khảo sát thực tế tại công ty, phòng Tổ chức Hành chính đang tiến hành hoàn tất “Phân tích công việc” cho các chức danhtrong các phòng ban Chức danh “Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo” đã đ-

-ợc phân tích từ thời điểm cuối năm 2008 nhng cha đ-ợc rà soát lại dẫn đến

công tác “Đánh giá thực hiện công việc” vẫn cha đạt yêu cầu do công ty đề

ra

Sơ đồ tổ chức

Hội đồng quản trị Vicostone

Tổng giám đốc Vicostone

Các phó tổng

giám đốc

Đại hội đồng

cổ đông Vicostone

Ban kiểm soát Vicostone

TT Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới -

R&D

Phòng Tài chính - Kế

Phòng Tổ chức - Hành chính

Kế toán tr ởng Vicostone

Các phòng

13 Nhân viên phòng Kinh doanh 15

2 Khảo sát phân tích công việc Chuyên viên Tuyển dụng

-Đào tạo ở công ty CP Đá ốp lát cao cấp Vinaconex

2.1 Chuẩn bị phân tích công việc

2.1.1 Xác định mục đích phân tích

Với các cơ quan, doanh nghiệp phân tích công việc có ý nghĩa quantrọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà ngời quản lý xác định đợc các kỳvọng của mình đối với ngời lao động và làm cho họ hiểu đợc các kỳ vọng đó;

và cũng nhờ đó, ngời lao động cũng hiểu đợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ vàtrách nhiệm của mình trong công việc Đồng thời, phân tích công việc là điềukiện để có thể thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và

có hiệu quả thông quá việc giúp cho ngời quản lý có thể đa ra các quyết địnhnhân sự nh tuyển dụng, đề bạt, tiền lơng, tiền công…dựa trên các tiêu thức

có liên quan đến công việc chứ không phảI dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ

và mang tính chủ quan

Đối với nhóm em cũng nh các bạn sinh viên khác học chuyên ngành

“Quản trị nhân lực” thì việc trải nghiệm thực tế, khảo sát để tiến hành phântích công việc giúp chúng em nắm sâu hơn những kiến thức lý thuyết đã đợchọc trên lớp, bớc đầu làm quen với những hoạt động chuyên sâu mà chuyên

2.1.2 Xác định công việc phân tích

Tên công việc: Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo

Hiện tại, công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex có 1 phòng Tổchức - Hành chính với 3 chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo

Nhận thức đợc tầm quan trọng của phân tích công việc, công ty dã rấtchú trọng đến công tác này nhng nh trên đã nói, công ty mới đợc thành lập

và đi vào hoạt động cha lâu nên việc phân tích công việc của công ty cha đợchoàn thiện Mặc dù hầu hết các chức danh của công ty đã có bản mô tả côngviệc nhng cha đợc hoàn thiện Công tác phân tích công việc trực tiếp dophòng Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm

Vị trí của công việc trong dòng công việc của công ty:

+ Chức danh chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo trực thuộc phòng Tổchức - Hành chính nhng nó nằm trong sự điều hành trực tiếp của Trởng banTuyển dụng - Đào tạo thuộc phòng Tổ chức - Hành chính (Vì phòng Tổchức - Hành chính có nhiều ban khác nhau)

+ Công việc chính của chuyên viên thực hiện chức danh này là hoạch

định các chiến lợc về tuyển dụng đào tạo cho toàn bộ công ty, tham mu choban lãnh đạo những quyết sách về Tuyển dụng - Đào tạo

2.1.3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phơng pháp thu thập thông tin

Có nhiều phơng pháo thu thập thông tin để tiến hành phân tích côngviệc Mặc dù rất muốn sử dụng nhiều phơng pháp phân tích để tăng cờngthông tin phân tích và đảm bảo tính chính xác nhng do yêu cầu có hạn nênnhóm em chọn 2 phơng pháp phân tích chủ yếu là phỏng vấn và thu thập tàiliệu thứ cấp

Trình tự thực hiện cụ thể của nhóm nh sau:

- Thu thập thông tin thứ cấp Thông tin thứ cấp đợc lấy từ 2 nguồn đó

là Các văn bản có liên quan đến việc phân tích tại Công ty cổ phần đá ốp látcao cấp Vinaconex và thông tin về chức danh “Chuyên viên tuyển dụng - đàotạo” trên mạng Internet Đặc điểm của những thông tin này là nhiều nhngcần áo dụng cụ thể vào hoạt động của công ty với những điều kiện làm việc

và yêu cầu nhất định Do đó, các thông tin trên mạng nên tham khảo mộtcách có chọn lọc

- Đối với thông tin liên quan về chức danh công việc tại VICOSTONEtài liệu trên mạng, nhóm đề ra kế hoạch tìm kiếm các văn bản nh:

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hànhchính

+ Bản thông báo tuyển dụng chuyên viên “Tuyển dụng - Đào tạo” củaVICOSTONE và các công ty trên mạng có tuyển dụng chức danh tơng tự

+ Bản mô tả công việc chức danh “Chuyên viên Tuyển dụng - Đàotạo” của công ty và trên mạng

- Để bổ sung và tăng tính chính xác của thông tin nhóm sẽ dùng phơngpháp Phỏng vấn Để thực hiện nội dung này cần xác định Thời gian phỏngvấn, Đối tợng phỏng vấn, Cách thức phỏng vấn, Câu hỏi phỏng vấn Đối t-ợng phỏng vấn là ngời trực tiếp thực hiện công việc và những ngời có liênquan, có thể là ngời quản lý trực tiếp hoặc ngời dới quyền (Nội dung này đ-

ợc đề cập cụ thể trong phần “Phỏng vấn”)

- Từ tài liệu thu thập đợc, những thông tin thêm trong phần phỏng vấn,nhóm sẽ hình thành bảng phác thảo lần I

- Sau khi có bản phác thảo lần I, nhóm sẽ gửi bản phác thảo này chongời thực hiện công việc “Tuyển dụng - Đào tạo” của công ty để ngời nàyxác minh lại, bổ sung thêm Sau nội dung này, gần nh là ta đã có bản mô tảcông việc hoàn chỉnh Công việc cuối cùng là chỉnh sửa và sắp xếp nội dungthông tin cho phù hợp với bản mô tả

2.1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc Tên chức danh: Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo

Thời gian làm bài: Từ 1/11/2009 đến 15/12/2009

Để hoàn thiện bài báo cáo thực hành này, nhóm đặt ra yêu cầu về nộidung, thời gian và cố gắng tổ chức thực hiện các mục theo nội dung sau:

Phơng thức thực hiện

Sản phẩm cuối

1 Tìm hiểu về

công ty

VICOSTONE

Xác định công ty sẽ làm bài thực hành

Thu thập các thông tin giới thiệu

Bản giới thiệu

về VICOSTONE

Thu thập các văn bản có liên quan

đến chức danh công việc tại VICOSTONE:

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức – Hành chính

+ Bảng thông báo tuyển dụng vị tríChuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo+ Bảng mô tả công việc đã cóThu thập các thông tin có liên quan trên mạng Internet

+ Các bản thông báo tuyển dụng chuyên viên Tuyển dụng

3 Chuẩn bị

phỏng vấn

Chuẩn bị các thông

Thiết lập các câu hỏi cho buổi phỏng vấn

14/11 Cả nhóm Đóng góp ý

kiến

Bảng câu hỏi

tin và nội dung cần thiết cho buổi phỏng vấn

Hẹn ngời phỏng vấn về thời gian

và địa điểm phỏng vấn

Địa điểm PV

4 Phỏng vấn Thu thập,

củng cố thông tin

Phỏng vấnGhi chép thông tin bổ sung

18/11 Đ.Thảo +

Nguyễn Thảo

Hỏi ý kiến + Phỏng vấn

Thông tin bổ sung

5 Xây dựng

Bản phác thảo

lần I

Hoàn thiện bản phác thảo sơ bộ

Tổng hợp thông tin trong buổi phỏng vấn

Điền thêm, chỉnh sửa các thông tintrong Bản Sơ bộ

In bản phác thảo I

19/11 Thêu + ý

kiến nhóm

Thảo luận nhóm

Bản phác thảoI

6 Kiếm chứng

lấy ý kiến

Lấy ý kiếnlần cuối

để hoàn thiện kết quả

Đa bản phác thảo lần I cho:

+ Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo

+ Trởng phòng Tổ chức để chỉnh sửa

Trong ngày 21

Thêu +

Đinh Thảo

Đa trực tiếp cho ngời cần lấy ý kiến và lấy bản kết quả

Dựa vào những góp ý bổ sung để hoàn thiện bản phác thảo I

In bảng hoàn thiện

22 ->

24/11

Thêu + Nguyễn Thảo

Bản MTCV &Bản tiêu chuẩn với ng-

ời thực hiện

8 Viết báo cáo Hoàn Viết tổng quan về đơn vị và mục 25/11 -> Đinh Thảo Viết tay Bản báo cáo

thµnh bµi b¸o c¸o thùc hµnh

hµnh

Th¶oViÕt b¸o c¸o gi¶i tr×nh c¸ch lùa

2.2 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc

2.2.1 Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích

- Bản quy định chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức - Hành chính

- Bản thông báo tuyển dụng chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo củacông ty VICOSTONE

- Bản mô tả công việc “Chuyên viên tuyển dụng - đào tạo” công tyVICOSTONE

2.2.2.Tài liệu thu thập thêm đợc về công việc cần phân tích

- Thông báo tuyển dụng “Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo” của:+ Công ty cổ phần công nghiệp Vĩnh Tờng

+ Ngân hàng thơng mại CP Đông Nam á

+ Công ty TNHH T vấn Trí Thức Việt

- Một số bản mô tả công việc mẫu cho vị trí “Chuyên viên Tuyển dụng

- Đào tạo”

2.2.3 Tài liệu từ buổi phỏng vấn

Thông tin thứ cấp thu thập đợc ở trên là những nguồn thông tin quantrọng Nhng để những thông tin ấy mang tính cập nhật cao thì cần có Phỏngvấn để thu thập thêm thông tin cần thiết bổ sung cho những thông tin thu đợc

từ nguồn tài liệu thứ cấp

Buổi phỏng vấn tập trung vào các nội dung chủ yếu nh: Nhiệm vụ,quyền hạn của chức danh, Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc, môI tr-ờng làm việc của ngời thực hiện, những tố chất, kỹ năng cần có của ngời thựchiện…

Để thông tin phỏng vấn chính xác và có hiệu quả cao, nhóm sẽ tiếnhành phỏng vấn với Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo và Trởng ban Tuyển

dụng - Đào tạo Hai cuộc phỏng vấn này diễn ra trong thời gian và địa

điểm khác nhau nhng để dễ hệ thống hóa, nhóm sẽ tổng hợp vào bảng sau:

Câu hỏi phỏng vấn Chuyên viên

Tuyển dụng - Đào tạo

Trởng ban Tuyển dụng –PHòNGPHòNG

Tổ CHứC HàNH CHíNH

Cảm ơn anh chị đã nhận

lời cho buổi phỏng vấn

của chúng em Rất mong

chuyên viên tuyển dụng,

đào tạo có nhiệm vụ

chủ yếu là gì ạ?

Là lập kế hoạch và xây dựng chơng trìnhtuyển dụng đào tạo cho tổ chức

Thực hiện tốt các chơng trình tuyển dụng

- đào tạo của tổ chức và tham mu với cấptrên những nội dung cần thiết với tổ chức

2 Vậy với những nhiệm

vụ đó thì chuyên viên

Tuyển dụng sẽ có quyền

hạn gì ạ?

- Sử dụng kinh phí để thực hiện các nhiệm

vụ Tuyển dụng, Đào tạo

- Thẩm định hồ sơ các ứng viên, loại bỏ hồsơ không hợp lệ

- Kiểm tra quá trình thử việc của ứng viên

- Ký kết với các cơ sở liên kết đào tạo lao

động

- Đề xuất các quyết định nhân sự với cấptrên phù hợp với yêu cầu tổ chức

3 Giới hạn đối với một

chuyên viên tuyển dụng

trong công ty, thì họ có

điều kiện làm việc thế

nào, tha anh (chị)?

- Làm việc trong văn phòng có các thiết bị:

Điều hòa, máy vi tính, máy văn phòng…

- Các chế độ nghỉ ngơi, lơng thởng…nhcác nhân viên khác

- Cơ hội thăng tiến

- Tham quan, du lịch

- Có cơ hội phát triển nghề nghiệp

4 Theo anh, chị một - Sự năng động, nhạy bén - Nhiệt tình trong công việc

chuyên viên Tuyển dụng

- Đào tạo nói chung cần

có những tỗ chất, khả

năng gì ạ?

- Khả năng thuyết phục, khả năng lắngnghe, tâm lý…

- Chịu áp lực cao

5 Với một chuyên viên

tuyển dụng, họ có những

mối quan hệ nào ạ?

- Mối quan hệ với các đồng nghiệp

- Quan hệ với các phòng ban trong công ty

- Quan hệ với các tổ chức liên kết ngoàicông ty…

Có 2 mối quan hệ chủ yếu là mối quan

hệ bên trong và mối quan hệ bên ngoài

Cảm ơn anh (chị) đã nhận lời mời và tham gia buổi phỏng vấn của chúng em!

2.3 Phác thảo kết quả phân tích công việc (Bản phác thảo lần I)

Từ các thông tin thu thập đợc, nhóm sẽ hình thành bản phác thảo lần I:

(Phần để trắng là những phần còn thiếu, cần bổ sung trong bản Hoàn thiện)

Công ty cổ phần đá ốp lát cao cấp Vinaconex

Địa chỉ: Km 28, đờng cao tốc Láng - Hòa Lạc, Lô

A2, Khu công nghiệp Bắc Phú Cát, xã Thạch Hòa,huyện Thạch Thất - Hà Nội

Điện thoại: 04 3368 5827 Fax: 04 3368 6652

Website: www.vicostone.com.vn

Bản mô tả công việc Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo

Chức danh công việc: Phòng ban:

Chuyên viên tuyển dụng - Đào tạo Tổ chức - Hành chính

Tóm tắt nhiệm vụ:

Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện: Các kế hoạch tuyển dụng và

đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề cho ngời lao đông Trực tiếp thực hiệncác hoạt động tuyển dụng, đào tạo theo yêu cầu của cấp trên Cùng với tr ởngban tham mu cho Trởng phòng và Ban lãnh đạo công ty các quyết định vềTuyển dụng - Đào tạo

1.2 Nhận các yêu cầu tuyển dụngcủa các bộ phận đồng thời có

đánh giá, xem xét từ hoạt động thực tiễn của công ty

1.3 Tổng hợp nhu cầu tuyển dụngcủa các đơn vị, lập kế hoạch tuyển dụng trình trởng phòng

Nhanh chóng và chính xác

Phối hợp nhịp nhàng,

ăn khớp

Định kỳ một năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất

1.5 Duy trì và cập nhật cơ sở dữ

liệu cho việc tuyển dụng và thôngtin về các ứng viên tiềm năng dự trữ cho tơng lai

Rõ ràng, có giá trị và kịp thời khi công ty cần

2.2 Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ

2.3 Kiểm tra năng lực đầu vào,

hỗ trợ nhóm tuyển dụng phỏng vấn sâu trong việc bố trí phòng phỏng vấn, thời gian phỏng vấn

2.4 Thông báo kết quả Tuyển dụng

2.5 Lập danh sách, chuẩn bị hồ sơ cho các ứng viên trúng tuyển trình trởng phòng

2.6 Tổ chức giới thiệu, hớng dẫn cho nhân viên mới về các chính sách, quy định của công ty

Ngắn gọn, chính xác

Chính xác, không để lọtngời tài

Đặt ra các câu hỏi t duy

để tìm ra ngời xứng

đángKịp thời & Chính xác

Thông tin rõ ràng với thái độ niềm nở

Nhanh chóng & Kịp thời

lao động

3.3 Theo dõi và tổng hợp kết quả

đào tạo, lập báo cáo đánh giá về kết quả đào tạo trình Trởng phòng

sự trình Trởng phòng4.3 Cập nhật, sắp xếp, lu trữ hồ sơ ngời lao động theo đúng quy

định

Kịp thời phát hiện những vị trí thiếu hoặc thừa nhân sự

ty và cấp trên

Mối quan hệ

1 Mối quan hệ bên trong:

Quản lý trực tiếp: Trởng ban Tuyển dụng - Đào tạo

+ Thu thập thông tin tuyển dụng từ các phòng ban trong công ty

+ Báo cáo để xuất tuyển dụng, đào tạo cho Trởng ban Tuyển dụng - Đào tạo.+ Báo cáo các kết quả tuyển dụng, đào tạo theo định kỳ cho Trởng ban

+ Với phòng Tài chính: Làm, đề xuất ngân sách tuyển dụng, đào tạo hàng năm cho công ty