189 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

189 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Lời mở đầu

Bớc sang nền kinh tế thị trờng với nhiều sự đổi mới ,nền kinh tế Việt nam đã

có những biến đổi cơ bản, không chỉ tạo ra nhiều cơ hội phát triển mà còn đặt rarất nhiều khó khăn thách thức cho các doanh nghiệp Một trong những khó khăn

đó là sự yếu kém trong việc sử dụng các yếu tố đầu vào nói chung và yếu tốnguyên vật liệu nói riêng ở các doanh nghiệp Yếu tố nguyên vật liệu không chỉchiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất mà còn là yếu tố quan trọng quyết

định đến chất lợng của sản phẩm Vì vậy, để thành công, doanh nghiệp khôngthể không chú trọng đến quá trình hạch toán nguyên vật liệu

Nhận thức từ vấn đề trên , bài viết muốn cung cấp một cái nhìn cụ thể hơn vềthực trạng hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp Đợc sự giúp đỡ tận tình

của các thầy, cô giáo lớp kế toán trởng, em đã nghiên cứu đề tài “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp “

Đề tài gồm có các phần sau :

Phần I: Lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng và những ý kiến đề xuất về công tác kế toán.

Do thời gian nghiên cứu có hạn và mới đợc làm quen với công tác nghiên cứukhoa học, bài viết này còn nhiều sai sót, rất mong sự cảm thông, giứp đỡ của cácthầy, cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I : Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất

1.Một số khái quát về kế toán NVL

1.1.Khái niệm

Nguyên liệu,vật liệu là yếu tố cơ bản thuộc nguồn vốn dự trữ của doanhnghiệp Nó là một trong những yếu tố đầu vào cần thiết cho mọi quá trình sảnxuất kinh doanh Trên phơng diện kế toán, khái niệm này đợc hiểu nh sau :

NVL là những đối tợng lao động đợc biểu hiện dới dạng lao động vật hoá,nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; bông trong trong doanh nghiệpdệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc

Đặc điểm: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham giavào sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban

đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Trong quá trình sản xuất, NVLchuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ Do vậy, tốc độ chu chuyển của chúng thờng rất nhanh

1.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Theo những tiêu thức khác nhau VNL đợc phân thành những loại khác nhau

 Theo vị trí tác dụng của NVL đối với quá trình sản xuất_ kinh doanh có thể phân thành các loại nh sau:

- Nguyên vật liệu chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất nótạo nên thực thể chính của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nókết hợp với NVL chính làm thay đổi mầu sắc, hình dáng bên ngoài sảnphẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợctiến hành một cách thuận lợi

- Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất- kinh doanh

nó toả ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất- kinh doanh nh than củi,xăng dầu

- Phụ tùng thay thế: là các bộ phận chi tiết máy móc thiết bị doanh nghiệpmua vào phục vụ cho sửa chữa tài sản cố định

- Phế liệu: là những vật liệu thu hồi đợc do sản phẩm hỏng trong quá trình sảnxuất, do thanh lý tài sản cố định và các nguyên nhân khác trong quá trình sảnxuất- kinh doanh

- Các loại vật liệu khác : là những loại vật liệu mang tính đặc thù riêng cótrong một số ngành sản xuất- kinh doanh

 Theo nguồn nhập nguyên vật liệu.

- NVL mua vào

- NVL tự sản xuất, gia công chế biến

- NVL nhận vốn góp liên doanh.

- NVL đợc cấp

- NVL đợc biếu tặng, viện trợ không hoàn lại

- NVL dôi thừa tự nhiên

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu.

Theo chế độ kế toán hiện hành trị giá NVL phải đợc phản ánh theo giáthực tế và nhập giá nào xuất ra theo giá đó

Trị giá thực tế của NVL đợc tính theo từng nguồn nhập và mục đích sử dụng

* Trờng hợp NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuếVAT theo phơng pháp khấu trừ thuế

từ theo các bớc thủ tục quy định nhằm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp củachứng từ

NVL Kết quả đánh giá của HĐQT và sự

thoả thuận giữa các bên liên doanh

Giá thực tế của

NVL cùng loạiGiá thực tế của

Hàng ngày căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi có thể lậpban kiểm tra để kiểm nghiệm vật t nhập kho cả về số lợng và chất lợng Trong tr-ờng hợp hàng nhập kho thừa thiếu so với hoá đơn, thủ kho phải báo cáo ngay cho

bộ phận cung ứng và ngời giao hàng để lập “ Biên bản kiểm nghiệm “, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho “ trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng Thủ

kho sẽ kiểm tra số lợng thực nhập và phiếu nhập kho

Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán sử dụng các chứng từ khác nhautuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanhnghiệp phải lựa chọn hoặc nếu cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với cácchứng từ hớng dẫn của nhà nớc Đồng thời phải xây dựng và đa vào áp dụng hệthống các chứng từ phục vụ cho việc hạch toán nội bộ Các chứng từ thờng đợc

sử dụng để hạch toán NVL tại doanh nghiệp, bao gồm :

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hoá đơn ( GTGT )

- Hoá đơn cớc vận chuyển

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (phiếu xuất kho mẫu 02-VT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ mẫu 03-VT, phiếu xuất kho theo hạn mức mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT)

- Thẻ kho ( mẫu 06-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

2.2 Hạch toán chi toán chi tiết

Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất ợng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trongthực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật sau đây:

l-2.2.1 Phơng pháp thẻ song song

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Sơ đồ 2.2.1

2.2.2 phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

sổ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho

vật liệu

Kế toán tổng hợp

2.2.3 Phơng pháp số d

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d

Tài khoản sử dụng

- -TK 152-Nguyên vật liệu : Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có,

tình hình tăng, giảm của các loại NVL theo giá thực tế Tài khoản này có thể

mở chi tiết theo từng nhóm, từng loại, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp

- -TK 151- Hàng mua đi đờng : Tài khoản này đợc dùng để theo dõi các loại

NVL mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho

- Ngoài các tài khoản trên thì kế toán còn sử dụng một số TK khác nh :TK331,TK 311, TK 111, TK 112, TK 133, TK 621, TK 627, TK 641, TK

vật liệu

Sơ đồ 2.3.1

Trình tự hạch toán tổng hợp tình hình Nhập-Xuất NVL theo phơng pháp KKTX

(1) Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho

Giá trị NVL nhập kho

Thuế GTGT đầu vào ( nếu có )

(2) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại đợc nhà cung cấp chấp nhận (2.1) Giá trị NVL đợc chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp

(2.2) Thuế GTGT của phần NVL giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu có )(3) Nhập kho NVL đi đờng kỳ trớc

(4) Nhận cấp phát tặng thởng, góp vốn liên doanh bằng NVL

(5) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho

(6) Vật t thừa khi kiểm kê

(7) NVL thuê ngoài ra công chế biến nhập kho

(8) NVL xuất kho thuê ngoài ra công

(9) Xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh

(10) Xuất kho NVL dùng cho xây dựng cơ bản

(11) Xuất NVL góp vốn liên doanh

(13) Đánh giá tăng NVL

(14) Kiểm kê phát hiện thừa

2.3.2 Hạch toán tổng hợp NLV theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kêthực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật t hàng hoá trên sổ sách kếtoán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật t, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ Côngtác kiểm kê vật t hàng hoá đợc tiến hành để xác định giá trị vật t, hàng hoá tồnkho thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản tồn kho Nh vậy theo phơng phápnày, kế toán tổng hợp chỉ sử dụng TK 152 vào đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển

số d đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết chuyển số d cuối kỳ) Thực tế tình hình thu mua

trong kỳ đợc hạch toán vào một tài khoản chuyên dùng là TK 611- Mua hàng.

Giá trị hàng xuất kho trong kỳ đợc xác định theo công thức sau:

Tài khoản sử dụng :

-TK 611- Mua hàng : TK này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ NVL tồn

đầu kỳ, tăng trong kỳ cùng với số lợng NVL xuất dùng Tài khoản này cuối kỳkhông có số d

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản nh phơng pháp KKTX : TK 151,

Trị giá

nhập

Tồn cuối

kỳ qua kiểm kê

(1) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ.

(2) Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ

(3) Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho

(3.1) Giá trị NVL nhập kho

(3.2) Thuế GTGT đầu vào

(4) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại đợc nhà cung cấp chấp nhận (4.1) Giá trị NVL đợc chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp

(4.2) Thuế GTGT của NVL đợc chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp.(5) Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ

(6) Xuất dùng cho các mục đích khác nhau

(7) Các nghiệp vụ làm giảm NVL trong kỳ

2.4.Tổ chức ghi sổ hạch toán tổng hợp NVL

Việc ghi sổ kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng có 4 hình thứckhác nhau : Nhật ký-Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ.Mỗi hình thức sổ có những u, nhợc điểm riêng Do vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểmsản xuất kinh doanh của mình mỗi đơn vị có thể lựa chọn cho mình một hìnhthức sổ hợp lý

2.4.1 Hình thức sổ Nhật ký sổ cái (NK-SC)

- Điều kiện áp dụng : Đối với loại hình kinh doanh đơn giản, chỉ thực hiện 1loại dịch hoạt động và phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ có số lợng tàikhoản ít, trình độ kế toán thấp, lao động kế toán chủ yếu là thủ công (bằngtay), không có nhu cầu phân công lao động kế toán

- Đặc điểm tổ chức sổ : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi sổ theo thứ tựthời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào sổ NK-SC

- Hệ thống sổ : Sổ kế toán tổng hợp NK-SC, sổ kế toán chi tiết vật liệu

2.4.2 Hình thức sổ Nhật ký chung (NKC)

- Điều kiện áp dụng :Thờng sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô kinhdoanh nhỏ, có tính chất kinh doanh đơn giản, quy mô tài khoản sử dụng ít,trình dộ quản lý cha cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyênmôn hoá giữa các phần hành Hình thức này có thể áp dụng cho các doanhnghiệp trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kếtoán máy

- Đặc điểm tổ chức sổ : Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đợc căn cứ voà chứng

từ gốc để ghi sổ NKC theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tếphản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (quan hệ

đối ứng giữa các tài khoản ) rồi ghi vào sổ cái

- Hệ thống sổ : Sổ kế toán tổng hợp NKC, sổ cái TK 152, TK153, TK 151,TK611 và sổ kế toán chi tiết NVL

2.4.3.Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ (CT-GS)

- Điều kiện áp dụng : Đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa vànhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán cha cao,doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán

- Đặc điểm tổ chức sổ : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng

từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ Nhập-Xuất kho theo thứ tự thờigian Căn cứ vào các bảng tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ Sau đó, chứng từghi sổ lại đợc dùng để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các TK tơng ứng

kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành vào các sổ chi tiết , bảng kê

và các sổ NKCT Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trên các sổ NKCT kếtoán tiến hành vào các sổ cái tơng ứng

- Hệ thống sổ : NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 6, NKCT số 7, NKCT số

10, bảng kê số 3 và sổ cái các TK 151, 152 ,331

Sơ đồ 2.4.1

Quy trình hạch toánNVL theo hình sổ NK-SC, CT-GS, NKC

(3) (1)

Lập CT-GS

Sổ đăng ký CT-GS

Nhật ký chung

Sổ cái TK 152

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái TK 152

Báo cáo

Chøng tõ NhËp-XuÊt

Sæ chi

tiÕt TK

331

NK-CT liªn quan 1,2,4,10

NK-CT

sè 5

B¶ng kª

sè 3: TK 152

B¶ng ph©n bæ NVL,CCDC sè 2

B¶ng kª sè 4,5,6

NK-CT sè 7Ghi cã TK152,153

Sæ c¸i

TK 152

B¸o c¸o

Phần II:Thực trạng và những ý kiến đề xuất công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1 Đặc điểm chung của nhà máy sản xuất

1.1 Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và bộ máy sản xuất của nhà máy:

Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của Công ty :

1.2.Tổ chức công tác kế toán tại nhà máy

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Hiện nay nhà máy đang sử dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chung”

2 Tổ chức kế toán vật liệu tại nhà máy

2.1 Đặc điểm kế toán vật liệu của nhà máy.

Để thuận lợi cho việc quản lý ,kế toán áp dụng phơng pháp kê khai thờngxuyên để hạch toán hàng tồn kho ,theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giátrị và số lợng nhập -tồn -xuất của từng loại vật liệu trên các tài khoản phản ánhgiá trị vật liệu có ở đầu kỳ , nhập xuất trong kỳ và tồn lại cuối kỳ

Phòng vật t

Phòng marketing

Phòng kế toán GIáM ĐốC

Kế Toán nvl

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ

Kế ToáN NGÂN

HàNG KIÊM THủ QUỹ

Kế toán tiền l

ơng

Nguyên vật liệu sử dụng chủ yếu của nhà máy là mua ngoài từ nhiềunguồn với phơng thức khác nhau Đối với việc tính giá nguyên vật liệu nhậpkho,nhà máy hiện nay đang sử dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theophơng pháp khấu trừ Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do bên bán

đa ra hoặc do hai bên thoả thuận Đối với việc tính giá vật liệu xuất kho ,đểthuận tiện cho việc hạch toán một khối lợng lớn nguyên liệu đợc xuất thờngxuyên cho nhiều mục đích phục vụ sản xuất khác nhau nhà máy sử dụng giáhạch toán

2.2.Phân loại, đánh giá vật liệu :

 -Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng khí rắn nh: mỡ công nghiệp

 -Phụ tùng lắp xe: Đây là những phụ tùng chi tiết để lắp xe mà Công ty khôngsản xuất đợc, mua ngoài nhập kho sau đó xuất cho phân xởng lắp ráp để lắp

xe hoàn chỉnh

 -Phụ tùng thay thế nh: vòng bi các loại, khuôn cối dùng cho các phân xởng để

đúc ra linh kiện

2.2.2 Đánh giá vật liệu ở Công ty:

Về nguyên tắc đánh giá vật liệu là phải đánh giá theo đúng giá mua thực

tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi tiết thực tế Công ty bỏ ra

Trị giá hạch toán vật t =Số lợng vật t x Đơn giá hạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán mới tính toán để xác định trị giá vật t xuấtdùng trong kỳ cho các đói tợng theo giá thực tế, việc tính toán đó đợc thực hiệnbằng cách sau:

Giá trị mua thực tế Trị giá mua thực tế

vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ

Giá trị hạch toán của Trị giá hạch toán của

Hệ số giá =

vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ

Trị giá thực tế của VL Trị giá hạch toán của Hệ số giá

xuất dùng trong kỳ = VL xuất dùng x trong kỳ

2.3 Kế toán chi tiết vật liệu :

Thủ kho tiến hành ghi số lợng vật liệu theo các chứng từ nhập xuất vàothẻ kho theo các cột phù hợp và tính ra số d cuối ngày trên thẻ kho

ở kho : Thẻ kho ghi chép cho từng thứ loại vật liệu sau khi đã đợc phân loại vàghi chép căn cứ vào các chứng từ xuất-nhập

ở phòng kế toán : Định kì 5-10 ngày kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từnhập-xuất vật liệu và kiểm tra nội dung ghi chép trên thẻ kho Tiến hành ghi

đơn giá vật liệu đồng thời tính thành tiền trên các chứng từ đó (giá hạch toán )

Phòng kế toán theo dõi thứ, nhãn, loại vật liệu trên bảng tổng hợp xuất tồn vật liệu Cuối tháng số lợng tồn kho sẽ đợc đối chiếu với cột số lợng củaloại thứ vật liệu tơng ứng ở sổ số d

nhập-Sổ số d mở cho cả năm và đợc mở cho từng loại vật liệu mỗi loại dànhriêng cho một trang sổnhất định theo từng nhóm, từng thứ vật liệu

Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồnvật liệu phân loại theo từng nhóm thứ vật liệu và phân theo kho,sổ số d đợc lêntheo từng tháng nhng chỉ thể hiện số d đầu tháng và số d cuối thángtheo số luợng

và giá trị

Việc kiểm tra đói chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng,căn cứ vào cột sốtiền tồ kho trên sổ số d để đói chiếu với cột số tiền ,tồn kho trên bảng kê nhập -xuất-tồn vật liệu của kế tóan tổng hợp

2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

2.4.1.Kế toán tăng vật liệu do mua ngoài:

Vật liệu nhập kho công ty chủ yếu là từ nguồn thu mua bên ngoài nên việcnhập xuất diễn ra thờng xuyên,để thuận tiện cho việc theo dõi,công ty áp dụngphơng pháp kê khai thờng xuyên ,để kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu

ở công ty không có trờng hợp hàng về hoá đơn cha về trong tháng hoặcngợc lại vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn do chỉ có trờng hợp hàng về và hoá

đơn cùng về nên công ty sử dụng nhật ký chứng từ số 6 ghi: có TK 151"hàngmua đang đi đờng ".Khi mua vật liệu vận chuyển về kho thì có hai trờng hợp xảyra:

Bên bán vận chuyển nguyên vật liệu về tận kho Công ty (bên bán chịu cớcphí vận chuyển).Công ty thuê ngoài vận chuyển thì có "hoá đơn cớc vận chuyển

"làm cơ sở lập chứng từ xin thanh toán Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi vàonhật ký chứng từ số 1 ghi có TK 111"tiền mặt"

ghi nợ TK 152 ,153 ,156

2.4.2.Kế toán phụ tùng tự chế nhập kho

Trên thực tế công ty lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh bằng những phụ tùng muangoài nh săm ,lốp và những phụ tùng do công ty tự chế nh ghi đông, vành,