177 Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

177 Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

lời nói đầu

Hiện nay, xu hớng toàn cầu hoá và thơng mại hoá diễn ra một cáchsuất sắc trên mọi lĩnh của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới

Đối với ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trờng theo định hớngxã hội chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nớc ta phải hội nhập vào nềnkinh tế thơng mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phầnkinh tế đề ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vơn lên tự khẳng địnhmình Tuy nhiên nó cũng cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử thách cầnphải giải quyết Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh trên thị tr-ờng thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua:Chất lợng mẫu mă giá cả…trong đó chất ltrong đó chất lợng về vấn đề then chốt Để thc hiện

điều đó Doanh nghiệp phải tiến hành quản lý một sự đồng bộ các yếu tố cũng

nh các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh hạch toán kế toán là một công

cụ không thể thiếu đợc nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vât t, vốn một cáchchủ động sáng tạo và có hiệu quả

Trong các doanh nghiệp sản xuất kế hoạch NVL là một khâu quantrọng về chi phí NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.Cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hởng đến thu nhập, lợinhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy, quản lý NVL , giảm chi phí giá thànhnâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp Hạch toán tới NVL

đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việcchấp hành các định mức dữ trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc lạm dụnglẵng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợinhuận cao cho doanh nghiệp

Xí nghiệp in- NXB Lao động xã hội là một doanh nghiệp trực thuộcNXB lao đông xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn một lĩnh mà NVL là yếu

tố then chốt của quá trình SXKD với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng củaNVL trong quá trình sản xuất Xí nghiệp đẵ rất chú trọng đến công tác kếtoán NVL và coi một bộ phận quản lý không thể thiếu đợc trong toàn bộ côngtác quản lý của xí nghiệp

Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in NXB lao động xã hội đợc sựgiúp đơ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ cùng với sự hớngdẫn nhiệt tình của thầy giáo: Trần Long nên em đă mạnh dạn lựa chọn đề tài

Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động

xã hội”để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình

Mặc dù đă cố gắng nhng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nênchuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót Vìvậy em tất mong nhận sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo các cô trongphòng kế toán – tài vụ của xí nghiệp in đẵ tận tình giúp em hoàn thànhchuyên đề này

Chơng i Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ

I Khái niệm đặc điểm và vai trò của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh

1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ

1.1 Khái niệm

+ Nguyên liệu, vật liệu: trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tợng lao

động một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinhdoanh, cung cấp dịch vụ, là cở sở vật chất cấu tạo nên cở sở vật chất của sảnphẩm

+ Công cụ, dụng cụ: là những t liệu lao động không thoả mãn địnhnghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình Ngoài ra những t liệulao động không có tính bền vững nh đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày,dép, và quần áo làm việc dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tàisản cố định hữu hình những vẫn coi là công cụ, dụng cụ

1.2 Đặc điểm

+Nguyên liệu, vật liệu :

- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ

- Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu,vật liệu thay đổi hoàntoàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị đợc chuyển toàn bộ, một lần vào chiphí sản xuất kinh doanh

+ Công cụ, dụng cụ :

- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịchvụ

- Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chấtban đầu giá trị hao mòn dần đợc dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuấtkinh doanh trong kỳ

- Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sủ dụng ngắn đợc quảnlývà hặch toán nh tài sản lu động

1.3 Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.

1.3.1 Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ

a Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại thứnguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có các đặctính lý, hoá khác nhau Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyênliệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại,từng nhóm, từng thứ

Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trìnhsản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) làcác loại nguyên liêu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thànhthực thể vật chất của sản phẩm

- Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quátrình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm

- Vật liệu phụ : là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quátrình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhng có vai trò nhất

định và cần thiết cho quá trình sản xuất

Căn cứ vào công dụng, vật liêu phụ đợc chia thành các nhóm

+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lợng nguyên liệu, vật liệu chính

+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lợng sản phẩm

+ Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất

Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cungcấp nhiệt lợng Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khíPhụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị đợc dự trữ

để sử dụng cho việc sửa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình

Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tácxây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ

Vật liệu khác bao gồm các loại vât liệu cha đợc phản ánh ở các loại vậtliệu trên

Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất đợc phân chia nh sau : Căn cứ vào nội dung kinh tế đợc phân thành các loại chủ yếu nh sau : + Dụng cụ lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất

+ Công cụ, dụng cụ, dùng cho công tác quản lý

+ Quần áo bảo hộ lao động

+ Khuôn mẫu đúc sẵn

+ Lán, trại tạm thời

+ Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu

+ Các loại công cụ, dụng cụ khác

Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ đợc chia ra làm 3loại

+ Công cụ, dụng cụ

+ Bao bì luân chuyển

+ Đồ dùng cho thuê

Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu

và công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặctính lý hoá của từng loại để chia thành nhiều phần, từng thứ nguyên liệu, vậtliệu, công cụ, dung cụ

1.3.2 Đánh giá nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thớc đo tiền tệ đểbiểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc kế toánhàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ)phải đợc ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc Trờng hợp giá trị thuần có thể thựchiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc *Đánh giá nguyên liệu, vật liệuvà công cụ dụng cụ theo giá gốc.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm :chi phí mua ,chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong DN đợc hình thành từnhiều ngời khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyênliệu vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc xác định theo từng trờng hợp nhập xuất+ Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho

Giá gốc nguyên liệu Giá mua chi phí Các loại thuế Chi phí liên vật liệu và công cụ trên hoá đơn khi không đợc quan trực tiếpdụng cụ mua ngoài = trừ đi các khoản + hoàn lại + đến việc nhập kho chiết khấu giảm giá mua hàng

Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi phívận chuyển, bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác

có liên quản trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho(chi phí bao bì, chi phí của bộphận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…trong đó chất l)

+ Giá gốc của nguyên liệu, vât liệu và công cụ, dụng cụ tự chế biến nhậpkho đợc tính theo công thức sau:

Giá gốc nguyên Giá gốc nguyên Chi phí

liệu, vật liệu = liệu, vật liệu + chế biến

nhập kho xuất kho

Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trựctiếp đến sản phẩm sản xuất nh: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuấtchung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chếbiến nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thuê ngoài giacông chế biến nhập kho, đợc tính theo công thức sau:

Giá gốc nguyên Giá gốcNL,VL Tiền công Chi phí vận

liệu, vật liệu và công = xuất kho thuê ngoài + phải trả cho + chuyển bốc

cụ, dụng cụ nhập kho chế biến ngời chế biến dỡ, các chi phí có liên quan TT

+ Giá gốc của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ nhận góp liên doanhvốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng

đánh giá lại và đẵ đợc chấp thuận công với các chi phí tiếp nhận(nếu có) + Giá gốc của NL,VL và CC, DC nhận, biếu, tặng

Giá gốcNL,VL Giá trị hợp lý Các chi phí khác có

và CC,DC nhập = ban đầu nhngNLVL + liên quan trực tiếp đến kho CCDC tơng đơng việc tiếp nhận

+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc cấp

Giá gốc nguyên liệu Giá trị hợp lý ban đầu Chi phí vận chuyển vật liêu và công cụ = của nguyên liệu, vật liệu + bốc dỡ, chi phí có dụng cụ nhập kho công cụ tơng đơng lien quan TT khác + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thựchiện :

- Do giá gốc của nguyên liêu, vật liêu và công cụ, dụng cụ nhập kho từ cácnguồn nhập khác nhau nh đẵ trình bày ở trên, để trích giá gốc hàng xuất kho,

kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên liêu, vậtliệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập,

áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ,dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc

+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của các loại hàng tồn kho đợctính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuấttrong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ) Giá trị trung bình có thể đợc tính theothời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc tình hình doanh nghiệp (bìnhquân gia quyền sau mỗi lần nhập)

Giá trị thực tế NLVL = Số lợng NL VL x Đơn giá bình quân

Và CC DC xuất kho CC DC xuất kho Gia quyền

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau : + Phơng án 1 : tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi làgiá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ )

Đơn giá Giá trị thực tế NL VL + Giá trị thực tế NL,VL bình quân CC DC tồn kho đầu kỳ CC,DC nhập kho trong kỳ gia quyền cả = Số lợng NL,VL và CC,DC + Số lợng NL,VL và CCDC

kỳ dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

+ Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi

là giá bình quân gia quyền liên hoàn)

Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NL,VL Giá trị thực tế NL,VL gia quyền sau CCDC tồn kho trớc CCDC nhập kho của mỗi lần nhập khi nhập từng lần nhập = Số lợng NL,VL và CCDC + Số lợng NL,VL và

tồn kho trớc CCDC nhập kho

khi nhập của từng lần nhập

+ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trêngiả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc vàhàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời

điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giácủa từng lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,giá trị củahàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ còntồn kho

+ Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trêngiả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc vàhàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đótheo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàngnhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá củahàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho

* Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán

- Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng ờng sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ, nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ,hoạt động nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ diễn ra thờngxuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính giá gốc (giá trị thực tế) thì rấtphức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán Doanh nghiệp có thể xâydựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, xuất vàghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ

- Giá hạch toán là giá do kế toán doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kếhoạch ,hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng Giá hạch toán đợc

sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đợc sử dụng tơng đối ổn địnhlâu dài Trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựnglại hệ thống giá hạch toán

- Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ phải tuân thủnguyên tắc tính theo giá trị thực tế Cuối tháng kế toán phải xác định hệ sốchênh lệch giữa trị thực và trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyênliệu, vật liệuvà công cụ, dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thànhgiá trị thực tế

- Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyênliệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc tính theo công thức sau:

Hệ số chênh

Giá trị thực tế NL, VLCCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trong kỳGiá trị thực tế NL, VLGiá trị hạch toán NL, VL

CCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trong kỳGiá trị hạch toán NL, VL

CCDC xuất kho CCDC xuất kho lệch giá

1.3.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệprất đa dạng phong phú về chủng loại Để phục vụ cho công tác quản lý nguyênliệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản xuấtkinh doanh đợc tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật t, đảm bảo antoàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật theotừng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng

cụ có giá trị, qui cách, chất lợng riêng biệt

Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở

sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệpnhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý nguyên liệu,vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng

2 Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan.

2.1 Các chứng từ có liên quan sử dụng.

Chứng từ kế toán sử dụng đợc qui định theo chứng từ kế toán ban hànhtheo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính vàcác quyết định khác có liên quan bao gồm

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)

- Biên bản kiêm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)

kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04-VT), biên bảnkiểm nghiệm vật t (mẫu số 05-VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( mẫu số07-VT)

2.2 Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng va hợp đồng muahàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng Khi hàng về đến nơi,nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giáhàng mua về các mặt hàng số lợng, khối lợng, chất lợng qui cách, căn cứ vàokết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập `biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau

đó bộ phận cung cấp hàng lập ` phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo

nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhậpkho Thủ tục sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lợng thực nhập vào phiếunhập và sử dụng để phản ánh số lợng nhập và tồn của từng thứ vật t vào thẻkho, trờng hợp phát hiện thừa thiếu sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báocho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản Hàng ngày hoặc

định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật t làm căn cứ để ghi sổ

kế toán

2.3 Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tviết phiếu xin lĩnh vật t.Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phận cung cấp vật tviết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt.Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau đóghi số lợng xuất và tồn kho của từng thứ vật t vào thẻ kho Hằng ngày hoặc

định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoànchỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán

 Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụTại kho thủ kho sử dụng thẻ kho để theo tình hình nhập xuất tồn củatừng vật t Đầu năm kế toán vật liệu nhập the kho theo từng thứ vật t liệu cótrong sổ danh điểm vật t, ghi các chỉ tiêu: Tên vật t, nhăn hiệu quy cách, chấtlợng đơn vị tính, mã số danh điểm vật liệu…trong đó chất lSau đó giao cho thủ kho để hạchtoán nghiệp vụ ở kho

Thủ kho căn cứ vào từng phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lợng nguyênliệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập (xuất) kho để ghi vào thẻ kho của từngthứ và tính số lợng tồn kho sau mỗi lần nhập xuất Sau đó phân loại phiếunhập, phiếu xuất kho vật t và chuyển giao cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán.Thẻ kho đợc thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại, nhóm nguyên liệu, vậtliệu và công cụ, dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn và thuậntiện cho việc sử dụng thẻ kho Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồnkho trên thẻ kho với số lợng tồn kho thực tế của từng thứ vật t

Tại phòng kế toán, kế toán chi tiết vật t sử dụng Sổ kế toán chi tiết theodõi chi tiết từng thứ (nhóm) vật t Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết đ-

ợc áp dụng, kế toán chi tiết có thể sử dụng một trong các sổ kế toán chi tiếtsau:

- Sổ(thẻ)kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật t còn có thể mở các bảng kê nhập, bảng

kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn, vật liệu, công cụ, dụng cụ đểphục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời

3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vậtliệu và công cụ, dụng cụ đợc thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán đ-

ợc tiến hành theo các phơng pháp sau:

- Phơng pháp thẻ song song

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phơng pháp sổ số d

Mỗi một phơng pháp trên đều có những u điểm, nhợc điểm riêng trong việcghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán căn cứ vào điều kiện cụthể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật t sử dụng, trình độ và yêucầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trongcông tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và ápdụng phong pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả củacông tác kế toán

3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song

Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình Nhập- xuất- tồntrên thẻ kho tình hình Nhập- xuất- tồn của từng thứ vật t về mặt số lợng và giátrị

Trình tự kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập- xuất kho vật t hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lợng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thực nhập thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho phải chuyển những chứng từ Nhập- xuất do phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập

(2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập- xuất vật t, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết

(3) Đinh kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật t và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thủ kho với số (thẻ) kế toán chi tiết

(4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số( thẻ ) kế toán chi tiết để lập Bảng cân đối tổng hợp nhập- xuất- tồn, mỗi thứ vật t ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Số liệu này để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp

Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song

sơ đồ kế toán chi tiết vl –ccdc theo

Bảng tổng hợp N – X -T

Sổ chi tiết vl ccdcThẻ kho

-+ Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu số liệu,phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp

về chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép nhiều

3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợngnhập- xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi

số lợng, giá trị nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ

Trình tự kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.(1) Thủ kho tiến hành công việc quy định tơng tự phong pháp thẻ songsong

(2) Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở cácchứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụluân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lợng và giá trị

(3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên Bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luânchuyển mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng sổ đối chiếu luân chuyển

đợc mở và dùng cho cả năm

(4) Cuối tháng đối chiếu số lọng nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ,nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho và sổ đốichiếu luân chuyển

(5) Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nhập, xuất, tồn trên ổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp

sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t

theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển

* Ưu điểm, nhợc điểm

+ Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng

+ Nhợc điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thẻ kho về mặt số lợng Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán

3.3 Phơng pháp sổ số d

Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lợngNhập- xuất- tồn và cuối kỳ phải ghi sổ tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho vàocủa từng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lợng trên sổ số

d Kế toán lập Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho của từng của từngnhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho giá trị tồn khocuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số tiềntrên sổ số d để có số liệu đối với Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho vềmặt giá trị Sổ số d đợc lập và dùng cho cả năm

Trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp Sổ số d

(1) Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ song song thủ kho tập hợp

và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật t

(2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhómnguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi cho kếtoán vật t

(3) Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận đợc phiếu giao nhận chứng từnhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèmchứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên

Thẻ kho

chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất Sau đó lậpBảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho.

(4) Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho

để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ( nếu vật t đợc bảo quản ở nhiều kho)

(5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lọng vật liệu, công cụdụng cụ vào sổ số d sau đó chuyển vào phòng kế toán Sổ số d do kế toán lậpcho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho vào ngày cuối cùng củatháng

(6) Khi nhận sổ số d, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dsau đó đối chiếu giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc Bảng nhập,xuất, tồn với sổ số d

sơ đồ kế toán chi tiết vl – ccdctheo phơng pháp sổ số d

* Ưu điểm, nhợc điểm.

+ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiếtvật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật t tránh đợc việc trùng lặpvới thủ kho Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểmtra, giám sát thờng xuyên của kế toán

+ Nhợc điểm: Kho phát hiện đuợc nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện

ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao

4 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

* Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là tài sản

lu động của doanh nghiệp đợc nhập xuất kho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo

đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phơngthức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp

vụ nhập –xuất kho(mỗi lần nhập – xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm).Những cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối

kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm,ớc lợng NVL tồn cuối kỳ.Tơng ứng với haiphơng thức kiểm kê trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồnkho nói chung có hai phơng pháp hạch toán tổng hợp: là phơng pháp kê khaithờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp ghi chép phản ánhthờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập –xuất – tồn kho các loạivật liệu, công cụ ,dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kếtoán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất Phơng pháp này sử dụng cáctài khoản kế toán TK151, 152, 153, 156, 157

Chứng từ

nhập

Chứng từ xuấtThẻ kho

Sổ số d Bảng giao nhận

Bảng luỹ kếnhập - xuất – tồn

Sổ tổng hợpnhập - xuất – tồn

Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Đợc áp dụng cho các doanh nghiệpsản xuất nh: sản xuất công nghiệp, xây lắp và các đơn vị thờng xuyên kinhdoanh mặt hàng có giá trị lớn.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ: Là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toántổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật t, hàng hoá đẵ xuất trong kỳ theo côngthức:

Trị giá vật t Trị giá vật t Trị giá vật t Trị giá vật t

hàng hóa = hàng hoá mua + hàng hoá tồn - hàng hoá tồ

xuất kho vào trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ

Theo phơng pháp này mọi biến động vật liệu, công cụ, dụng cụ không theodõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho giá trị nguyên liệu, vật liệu vàcông cụ, dụng cụ mua và nhập kho đợc phản ánh trên một tài khoản riêng_TK611 Mua hàng”

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủngloại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ với quy cách khác nhau, giá trịthấp và đợc xuất thờng xuyên

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng hoá tồn kho có điểm là giảm nhẹ khối ợng công việc hạch toán, nhng độ chính xác về vật t, hàng hóa xuất dùng chocác mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho,quầy, bến bãi…trong đó chất l

Theo luật GTGT có 2 trờng hợp tính thuế:

- Phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp trực tiếp

* Kế toán tổng hợp công cụ, dụng cụ

- Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinhdoanh và một số nhu cầu khác Tuy nhiên do đặc điểm, tính chất cũng nh giátrị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và hiệu quả của công tác kế toánvào các đối tợng sử dụng một lần hoặc nhiều lần

- Phơng pháp phân bổ 1 lần: Theo phơng pháp này khi xuất dùng công cụ,dụng cụ, kế toán phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất – kinhdoanh của kỳ xuất dùng phơng pháp này chỉ nên sử dụng trong trờng hợp giátrị của công cụ, dụng cụ xuất dùng nhỏ hoặc thời gian nhiều sử dụng của công

cụ, dụng cụ rất ngắn (100% giá trị)

- Phơng pháp phân bổ lần 2 (50%): Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kếtoán khi tiến hành phân bổ lần 50%giá trị công cụ, dụng cụ vào kỳ xuất dùng.Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng công cụ, dụng cụ, kế toán tiến hành phân

bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất- kinhdoanh của kỳ báo hỏng

Giá trị còn lại Giá trị CCDC hỏng Giá trị phế Tiền bồi thờng của CCDC = - liệu thu hồi - vật chất báo hỏng 2 (nếu có) (nếu có)

- Phơng pháp phân bổ nhiều lần: Tiến hànhtính toán phân bổ giá trị thực tế

mà công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuấtkinh doanh từng kỳ hạchtoán phải chịu:

Số phân bổ cho từng kỳ đợc tính theo công thức sau:

Mức phân bổ giá trị Giá trị thực tế ccdc xuất dùng

ccdc =

Số lần phân bổ

5 Tài khoản kế toán sử dụng.

Trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng một

số TK chủ yếu: TK152, 153, 151, 331 Ngoài ra còn sử dụng một số TK cóliên quan nh TK111, 112, 128, 222, 411, 627, 641, 642, 133

 Kết cấu một số tài khoản

a) TK152 `Nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảmnguyên vật liệu theo giá thực tế

Kết cấu của TK152

- Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ

- Bên Có: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho

+ Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng bán và hàng mua trả lại + Các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguyên vật liệu

+ Kết chuyển giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

-D nợ: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho

TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp2 để kế toán chi tiết cho từngloại nguyên vật liệu nh:

tk 152.1: Nguyên vật liệu chính

tk 152.2: Vật liệu phụ

TK 152.3: Nhiên liệu

b) TK153 : Công cụ, dụng cụ

Tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảmcác loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế

Kết cấu TK153

-Bên Nợ, Có, có kết cấu và nội dung phản ánh tơng tự nh TK 152 -TK153 có 3 TK cấp 2:

TK153.1: Công cụ, dụng cụ

TK153.2: Bao bì luân chuyển

TK153.3: Đồ dùng cho thuê

TK331: Phải trả ngời bán

Tài khoản này sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanhnghiệp với ngời bán

Kết cấu TK 331

- Bên Nợ: +Số tiền đã thanh toán cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán đã chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp

đồng

+ Giá trị vật t hàng hoá, thiếu hụt kém phẩm chất

+ Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảmtrừ vào số nợ phải trả

- Bên Có: +Số tiền phải trả cho ngời bán

+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng vè cha có hoá

đơn

- D Có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán

- D Nợ: Số tiền đã ứng, trả trớc, hoặc trả thừa cho ngời bán

c) TK 133 Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừKết cấu TK 133

- Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ

- Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã đợc khấu trừ

+ Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ

+ Số thuế GTGT đầu vào đã đuợc hoàn lại

- Số d Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ

TK 133: Có hai tài khoản cấp 2

+ TK133.1 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá

+ TK133.2: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

d) Tài khoản 331- Phải trả ngời

Kế toán sử dụng TK 331- Phải trả ngời bán, để phản ánh tình hình thanhtoán về các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp do ngời bán vật t, hànghoá, ngời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký Tài khoản này cũng

đã đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả chongời thầu xây lắp chính, phụ

Kết cấu nội dung TK 331- Phải trả cho ngời bán

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của sổ vật t, hàng hoá dịch vụ đãnhận khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức.

Tài khoản 331- Phải trả cho ngời bán cần phải mở chi tiết theo từng

ng-ời bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán

sơ đồ kế toán tổng hợp vl –ccdctheo phơng pháp kê khai thờng xuyên TK111,112, TK153 TK627,641,642141,331 Mua ngoài CCDC Xuất CCDC loại phân bổ một lần

TK133 TK142,242

Xuất dùng CCDC Phân bổ dần loại phân bồ dần vào chi phí TK151

Hàng đi đờng nhập kho

TK411 TK154 Nhận cấp phát góp vốn CCDC thuê ngoài, tự chế xuất kho

TK711 TK128,222 Nhận viện trợ, biếu tặng Xuất CCDC góp vốn liên doanh

TK154 TK632 CCDC thuê ngoài , tự chế Xuất CCDC bán, trả lơng, trả

nhập kho thởng, biếu tặng

TK128,222 TK1381,334 Nhận lại vốn góp liên doanh Kiểm kê phát hiện thiếu

TK412

Đánh giá giảm CCDC Đánh giá tăng CCDC

sơ đồ kế toán tổng hợp vl- ccdctheo phơng pháp kiểm kê định kỳ( Thuế gtgt tính theo phơng pháp khấu trừ)

6 Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Khác với phơng pháp là kê khai thờng xuyên đối với các doanh nghiệp kếtoán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ theo TK 152, 153 khôngdùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà để kết chuyển trị giá thực tếvật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611: Mua hàng

*TK611:Mua hàng

TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của sổ vâtj t hàng hoấ mua vào, xuấttrong kỳ

TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ có hai TK cấp 2

+ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

+ TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ

Ngoài ra kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phơngpháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các TK 111, 112, 141, 331, 151, 128, 241,

411, 621, 641

chơng II thực tế công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động xã hội.

I Quá trình phát triển của xí nghiệp

Thực hiện sắp xếp tại DN nhà nớc, Bộ lao động- Thơng binh và xã hội

đã có quyết định số 564/ 2003/ QĐ_BLĐTBXH ngày 07/ 05/ 2003 sát nhập NXB Lao động- xã hội và Nhà in bộ lao động- xã hội thành Nhà xuất bản Lao

động – Xã hội Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xínghiêpj in thuộc NXB- Lao dộng xã hội đợc thay đổi nh sau:

*Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của NXB- Lao động xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt

động theo hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng

*Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội do một Giám đốc phụ trách

đợc Giám đốc NXB bổ nhiệm Giám đốc xí nghiệp có quyền dự kiến ngời phụ

trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấythu bù chi theo đúng quy định của tiền lơng cho ngời lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc: `Tốc độ tăng tiền lơng phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động”

* Hàng tháng, quý, năm xí nghiệp In thuộc NXB lao động xã hội phải làm báo cáo quyết toán và xây dựng phơng hớng kế toán cho nhiệm kỳ tới trình Giám đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình hình hoạt động SXKD của xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát triển: tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học

đáp ứng đợc quy trình kĩ thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu đúngmứckĩ thuật về vật t, lao động NVL, đơn giản…trong đó chất lbảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất

* Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao đông xã hội đợc kinh doanh những nghành nghề bao gồm:

In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài nghành và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trơng đờng lối của Đảng, hớng dẫnthực hiện chính sách, luật pháp của nhà nớc, biểu dơng những môh hình tốt những điển hình tiên tiến về công tác lao động- thuơng binh và xã hội

- Nhân gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật

và luật xuất bản đã ban hành

- Kinh doanh vật t và thiết bị nghành in:

Tại xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổchức sản xuất, tổ chức lao động Các đơn vị đi vào hoạt động ổn định, tínhgiảm bộ phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời t tởngcủa cán bộ công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hớng phát triển tốt Đâythực sự đã đánh dấu một bớc ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của xínghiệp

Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao độngxã hội Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đă không ngừng củng cố vàphát triển luôn hoàn thành suất sắc nhiệm vụ sản xuất, mức tăng trởng kinh tế

đều đạt năm sau cao hơn năm trớc, đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ,công nhân viên luôn đợc đảm bảo Năng lực sản xuất cũng ngày càng đợc tăngcờng và phát triển theo hớng hiện đại hoá cả về số lợng và chất lợng

+ Về lao động: Khi mới thành lập xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ công

nhân(phần lớn là cán bộ, công nhân của bộ điều động xởng) Số cán bộ, côngnhân viên này cha ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn Nhng đếnnay xí nghiệp đẵ có hơn 100 cán bộ công nhân trong đó:

- Cán bộ quản lý và gián tiếp : 31 ngời

- Số ngời có trình độ Đại Học : 13 ngòi

- Số ngời có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 ngời

- Độ tuổi bình quân cán bộ quản lý : 51,0 ngời

- Độ tuổi bình quân của công nhân : 37,6 ngòi

Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kĩ s chuyên nghành,công nhân kỹ thuật có tay nghề cao đã đợc đào tạo chuyên nghành in có thực

tế và kinh nghiệm , đôi ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất,quản lý và lãnh đạo

+ Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp in thuộc

NXB-Lao động xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lới, in Roneo để thựchiện những sản phẩm đơn giản Đến nay xí nghiệp in đẵ có một dây chuyền inOffset đồng bộ, khép kín có công nâng cao với 12 máy in offest màu từ 4 đến

16 trang và một số thiết bị mới nhập nh: Máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máyphơi bản, máy đóng sách, máy ghim đặc biệt là 2 máy khâu 1 máy gấp mới đ-

ợc nhập năm 2005 với hiệu quả sử dụng cao Dây chuyền này đã đợc các đồngnghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tơng đối hiện

đại

+ Về nhà xởng:Xí nghiệp thuộc nhà NXB lao động – xã hội đã có nhà

xởng, văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4 Phờng Minh Khai, Quận Hai Bà Trng,Thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 2100 m2 Xí nghiệp In đã đợcxây dựng khu nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 m2 sử dụng để làm khotàng và nhà làm việc Hiện nay để đáp ứng nhu cầu và mở rộng và phát triểnsản xuất NXB lao động – xã hội đang đầu t xây dựng khu nhà 7 tầng trên nềnkho cũ để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu t chiều sâu đổimới công nghệ của NXB

Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, xí nghiệp InNXB Lao động – Xã hội đã đạt đợc thành tựu đáng kể:

+ Về kinh tế: Mỗi năm xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trởng kinh tế

theo hớng nhanh dần đều Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều dạt trên 1%,Năm 2004 Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lợng trên 1,3 tỷ trang in Đời sốngcủa cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp ngày càng đợc cải thiện với mức l-

ơng bình quân lên tới 880.000 VNĐ/ tháng Sản phẩm của xí nghiệp đã có mặttại mọi miền của Tổ Quốc từ thành thị đến nông thôn, miền núi và ngày càng

đợc đông đảo bạn hàng biết đén

Do SXKD theo hớng chất lợng phù hợp với mọi khách hàng nên chát ợng sản phẩm của xí nghiệp đã khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng.Trong môi trờng cạnh tranh gay gắt hiện nay mà xí nghiệp In vân khôngngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hóng đi của sia nghiệp thời kỳ đổimới một hớng đi đúng

l-+ Trong thi đua: Xínghiệp In NXB lao động – xã hội đã xây dựng

ch-ơng trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng nhngquy trình làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sángkiến cải tiến cách làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mớivà tìm ranhững nhân tố điển hình trong những mặt hoạt động chủ yếu Nhận thức đựocthi đua là phong trào của toàn thể cán bộ, công nhân viên Các phong trào thi

đua cần đợc tổ chức thờng xuyên, liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng nhhình thức Khen thỏng phải gắn liền với thi đua, làm tốt công tác thi đua, khenthỏng sẽ tạo động lực xây dựng phát triển đơn vị vững mạnh Xí nghiệp In đã

tổ chức đợc các phong trào thi đua lớn nh: Chất lợng, thời gian giá thành:Quyết tâm thực hiện đạt và vợt chỉ tiêu đợc giao

Trong giai đoạn phát triển mới(2006 -2010) đi đôi với việc khắc phụcmặt còn yếu kém Xí nghiệp in NXB lao động – xã hội sẽ quan tâm hơn đếncủng cố tổ chức, tăng cờng, bồi dỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật chuyên môn,nghiệp vụ: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó sựnghiệp phát triển của Xí nghiệp Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹthuật lành nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất đầu t đổi mới côngnghệ, lãnh đạo cấp uỷ Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là ngờichịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống,vật chất, tinh thần đối với ngòi lao động Gắn kết sản xuất với thị trờng, tăngnguồn hàng ổn định mang theo chiến lợc, tăng số lợng khách hàng, tổ chứccông tác tiếp thị thông tin thị trờng có chính sách động viên khuyết khích cán

bộ công nhân khai thác hợp đồng đa xí nghiệp Để khỏi tụt hậu và tụt hẫngtrong thời kỳ tới, xí nghiệp tiếp tục dựng các dự án khả thi, đầu t chiều sâu,

đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất, đẩy các hình thức hợp tác với các tổ chứckinh tế theo chức năng và nhiệm vụ đợc giao với phơng châm hai bên cũng cólợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của vốn Khai thác triệt để tính u việt củathiết bị, tăng sản lợng, nâng cao chất lợng đẩy mạnh yếu tố cạnh tranh của sảnphẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm Bảo đảm mức tăng trởng kinh tếhàng năm 17% đến 20% Thực hiện đầy đủ chế độ với ngời lao động và nghĩa

vụ đối với nhà nớc Quyết tâm xây dựng xí nghiệp in NXB Lao động - Xã hộitrở thành một đơn vị 100% vốn nhà nớc, hoạt động trong lĩnh vực t tởng - vănhoá nhng bảo đảm kinh doanh và đáp ứng nhu cầu xã hội , xây dựng bộ máyquản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong trào thi đua thiết thực gắn vớiviệc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy mô lớn , hiện đại theo

dự án đầu t đợc duyệt: Bảo đảm sách báo, tạp chí và những sản phẩm khác của

xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến đợc với đông đảo bạn

đọc , nhà trờng, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động - thơng binh vàxã hội của đất nớc

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp

 Mô hình tổ chức

Do xí nghiệp In là một đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lýcủa xí nghiệp không lớn , nên để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành

xí nghiệp tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyết chức năng Mô hình tổ chức này đợc mô tả theo sơ đồ 1.1 dới đây

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của xí nghiệp In

* Chức năng quản lý của từng phòng ban

Xí ngiệp in Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội tổ chức quản lýtheo hình thức tập trung mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc

Do xí nghiệp in là đơn vị trực thuộc NXB- Lao động xã hội và có quy mô nhỏnên Giám đốc lãnh đạo hầu hết trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xởng DớiGiám đốc có một phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vựctheo sự uỷ quyền của Giám đốc

- Giám đốc: Là ngời phụ trách , quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí

nghiệp in xác lập, phê duyệt, chính sách chất lợng, Giám đốc có quyền dựkiến ngời phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB- Lao độngxã hội quyết định, khi đợc phê duyệt Giám đốc xí nghiệp in dựng quy chế làmviệc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng công nhân, các bộ phậnthuộc phạm vi quản lý trong toàn xí nghiệp Dựa vào hiệu quả SXKD Giám

đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy

định của nhà nớc và của NXB đề ra Giám đốc của xí nghiệp in do Giám đốc

tời xa giấy

PX hoàn

BP hoàn thiện

NXB- Lao động xã hội bổ nhiệm và là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốcNXB về mọi hoạt động SXKD trong xí nghiệp.

- Phó giám đốc: Là ngời do giám đốc NXB lao động xã hội bổ nhiệm

giữa giám đốc xí nghiệp In điều hành một hoặc một lĩnh vực hoạt động của xínghiệp In theo sự uỷ quyền của giám đốc xí nghiệp In và giám đốc NXB lao

động _ xã hội

- Phòng kế hoạch: Là phòng chuyên môn , nghiệp vụ của xí nghiệp In

có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực SXKD , đầu tthiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết đểphát triển phòng kế hoạch nhiệm vụ phải nắm vững chủ trơng, chính sách của

đảng ằm nhà nớc trong lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là nhữngchủ trơng, chính sách có kế hoặch đầu t bổ xung thêm thiết bị thờng xuyên đisâu, đi sát nghiên cứu thị trờng nhằm tuyên truyền, quảng bá thơng hiệu khảnăng và thành tích mà xí nghiệp In đã và sẽ làm đợc để gây uy tín và thu hútkhách hàng đi đôi với kế hoặch sản xuất, phải xây dựng kế hoặch giá thànhtoàn bộ hoặc từng nhóm , phế phẩm xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế

kỹ thuật Theo dõi, kiểm tra tình hình SXKD của toàn xí nghiệp Cuối mỗi kỳ

kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời

về hiệu quả xây dựng của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phơng ớng, biện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với định hớng và xu thế phát triển

h Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp

In, đợc thành lập để tham mu cho giám đốc trong công tác nội chính phụ tráchcác mặt nh văn th lu trữ, y tế an toàn lao động bảo hiểm xã hộ , công tác hànhchính, công tác thi đua khen thởng, công tác quản trị đời sống , công tác tổchức đào tạo quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất ,theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động Phối hợp với các phòng, ban phân x-ởng xây dựng quy chế trong xí nghiệp và đôn đốc thực hiện Quản lý con dấu

và mở số sách theo dõi việc ban hành các công văn , giấy tờ của xí nghiệp tiếpnhận và phân bổ các công văn , giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Quản lý tàisản chung của xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm , trang bị các điều kiệnphơng tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự

+ Phòng kế toán, tài vụ: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp

In , đợc thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD cung cấptài chính cho các hoạt động SXKD của xí nghiệp, cung cấp các thông tin vềtình hình tài chính kết quả kinh doanh làm cở sở để ban giám đốc đa ra cácquyết định

+ Phòng kỹ thuật: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, đợc

thành lập với chức năng quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong xínghiệp Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phùhợp, khảo sát sản phẩm mới t vấn kỹ thuật cho khách hàng

+ Phòng vật t: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, đợc

thành lập để thực hiện để xây dựng, kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài

liệu mua hàng Lựa chọn nhà cung ứng , tổ chức tiếp nhận vật t, đảm bảo chấtlợng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lợng sản phẩm của xínghiệp

+ Kho: Là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật t

đảm bảo số lợng, chất lợng, quy cách màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thờicho sản xuất Tổ chức bảo quản vật t đảm bảo an toàn phòng cháy nổ, mấtcắp, lãng phí …trong đó chất l Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của xí nghiệp Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một

số phòng khác Tóm lại bộ máy quản lý của xí nghiệp In NXB lao động – xãhội nh trên là phù hợp với điều kiện phát triển tại của xí nghiệp Tất cả cácphòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và

đợc chỉ đạo thống nhất tập trung của ban giam đốc xí nghiệp để có thể thựchiện tốt các chức năng , nhiệm vụ của mình, tránh đợc sự chỉ đạo trùng lặptrong khâu tổ chức và chỉ đạo và sản xuất Thông tin giữa cán bộ chỉ đạo vànhân viên đợc giải quyết nhanh hơn Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việckiểm tra chất lợng , quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy địnhcông nghệ của từng phần xởng, góp phần nâng cao số lợng và chất lợng củasản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho xí nghiệp

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của xí nghiệp

 Ngành nghề kinh doanh : theo quyết định số 766/2003 QĐ _ LĐTBXHcủa bộ trởng lao động thơng binh và xã hội về việc phê duyệt điều lệ tổ chức

và hoạt động của NXB lao động _ xã hội ban hành ngày 07/7/2003 và bản quy

định về chức năng _ nhiệm vụ _ quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động củacác phòng ban chức năng NXB lao động _ xã hội ( ban hành theo quyết định

số 564/QĐ _ LĐTBXH ngày 07/5/2005 ) của giám đốc NXB lao động xã hộ

đợc kinh doanh những nghành nghề bao gồm :

- In ấn các ấn phẩm , tài liệu , sách báo , tạp chí , nhãn mác, và các ấnphẩm khác theo quy định của bộ và luật xuất bản phục vụ cho công tác thôngtin tuyên truyền về chủ trơng đờng lối của đảng , hớng dẫn thực hiện chínhsách , luật phát của nhà nớc , biểu dơng những mô hình tốt , những điển hìnhtiên tiến về công tác lao động _ thơng binh xã hội

- Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo quy định của pháp luật ,xuất bản đã ban hành

- Kinh doanh vật t và thiết bị nghành in

Trên đây ta có thể thấy xí nghiệp In NXB lao động _ xã hội đã đăng kýkinh doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in , điều này tạo điều kiện thuận lợicho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh sau này Nhng hiện nay trên thực tế xínghiệp In mới các sách báo , tạp chí , nhãn mác trong và ngoài nghành và các

ấn phẩm khác , các lĩnh vực khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặcmới bắt đầu

*Sản phẩm , hàng hoá

Trải qua 24 năm trởng thành và phát triển với cố gắng không ngừng củaBan giám đốc và toàn thể cán bộ , công nhân viên trong xí nghiệpin nên sảnphẩm của xí nghiệp đã đến đợc với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổquốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi xa xôi Đồng thời sản phẩm của

xí nghiệp cũng ngày càng đợc nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặthàng

Hiện nay, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đang SXKD nhữngloại sản phẩm chủ yếu nh:

- Sách gồm có: Sách giáo trình, sách miền núi dân tộc sach về ngành lao

động- thơng binh xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách về văn hoá

- Tạp chí, gồm có: Tạp chí truyền hình cáp Hà nội, tạp chí tài chính, tạp chínông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo

- ấn phẩm khác gồm có: lịch, áp phích tem kiểm tra, phong bì

*Thị trờng kinh doanh:

Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội ,hoạt động chủ yếu với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách…trong đó chất lphục vụ nội bộ Nhng theo thời gian cùng với sj lãnh đạo sáng suốt của bangiám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong xínghiệp in mà thị trờng trong nớc của xí nghiệp ngày càng đợc mở rộng Xínghiệp càng luôn quan tâm đến nhu cầu của ngời tiêu dùng về mẫu mã, giá cả,thị hiếu kể cả thị trờng nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế khác, đồngthời xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm kiếmkhác nh: Quảng cáo trên phơng tiện thông tin đại chúng, tham gia các triểnlãm, hội chợ giới thiệu sách trong nớc và quốc tế…trong đó chất lthực hiện chuyển dịch

đúng hớng, công nghiệp hoá, Xí nghiệp in đã có những giải pháp tổng thể có

đối sách thích hợp để duy trì thị trờng tăng đầu t, từ đó năng lực sản xuất, tăngtrởng kinh kế hội nhập và đứng vứng trong môi trờng cạnh tranh của nghànhin

*Tình hình vốn, tài sản của xí nghiệp in

Bảng1.1 Tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in

2 Các khoản phải thu 2.103.472.292 2.825.735.729 722.263.437

Bảng1.2 Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in

Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004

trọng(%) Số tiền

Tỷ trọng(%)

Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tàisản của xí nghiệp in năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ,tơng ứng với tốc độ tăng là 13,671% Điều này cho thấy rằng quy mô sản xuấtcủa xí nghiệp in đã đợc tăng lên đáng kể Trong đó:

Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn của xí nghiệp năm 2004 so với năm

2003 đã tăng từ 62,798% lên 69,922% Cụ thể là: Cơ cấu tiền của xí nghiệpnăm 2004 so với năm2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm chokhả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp in có nhiều thuận lợi, nhng đâycũng là điều không tốt, bởi nó biểu hiện rằng tiền của xí nghiệp khá nhàn rỗi,vốn không đợc huy động vào quá trình SXKD dẫn đến hiệu qủa vốn thấp Cơcấu các khoản phải thu tăng từ 36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷtrọng cao trong tổng tài sản, điều này thể hiện vốn của xí nghiệp bị chiếmdụng ngày càng nhiều, bởi vậy xí nghiệp cần có biện pháp thúc đẩy quá trìnhthu hồi các khoản nợ phải thu Cơ cấu tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu hàng tồnkho, điều này cho thấy xí nghiệp đã biết cân đối NVL để dữ trữ cho sản xuất

Hệ số đầu t TSCĐ của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ0,29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy xí nghiệp cha thực sự đầu t vàoviệc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của xí nghiệp ít đợc cải thiện Tỷ trọngcủa xây dựng cơ bản dơ dang từ 7,223% xuống 3,919%, chứng tỏ một số côngtrình đầu t xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của xi nghiệp đã đợc hoànthành và bàn giao đa vào sử dụng

Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn tacũng thấy nguồn vốn của chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ18,700% lên 22,978%, và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn77,022%, điều này chứng tỏ tình hình tài chính của xí nghiệp in ngày càng đ-

Tỷ suất tài trợ =Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng tài sản 0,187 0,230

Hệ số thanh toán tức thời =Vốn bằng tiền /Tổng

NNH của xí nghiệp là thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003( năm

2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa thanh toán đủ NNH một lợng nhỏ, còn năm

2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí nghiệp cần có biện pháp điều chỉnhngay các yếu tố cấu thành lên chỉ tiêu này để nó đợc hợp lý và kết quả SXKDhiệu quả hơn Các hệ số còn lại qua các năm của xí nghiệp đều đợc thay đổitheo xu hớng tăng dần, chứng tỏ khả năng thanh toán của xí nghiệp ngày càngtốt hơn

 Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây:

Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp in

trong 2 năm 2004-2005

Doanh thu bán hàng 8.687.372.600 8.824.694.211 137.321.611 1,581 Các khoản giảm trừ 84.772.554 84.772.554

- Chi phí lãi vay 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 6.Chi phí bán hàng

7.Chi phí quản lý DN 633.859.337 778.929.490 145.070.153 22,887 8.LN thuần từ hoạt động

kinh doanh

128.553.449 203.583.203 75.029.754 58,365

9 Thu nhập khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 10.Chi phí khác

11.Lợi nhuận khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 12.Tổng LN trớc thuế 155.585.505 250.499.458 94.913.952 61,004 13.Thuế thu nhập DN 49.787.362 80.159.827 30.372.465 61,004 14.Lợi nhuận sau thuế 105.798.144 170.339.631 64.541.487 61,004

Căn cứ vào bẳng kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp In trong 2năm qua ta thấy lợi nhuận sau thuế của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003

đã tăng lên 64.541.487 VNĐ , tơng ứng với tốc độ tăng là 61,004% , trong khi

đó doanh thu bán hàng chỉ tăng 1,581%, chứng tỏ các khoản chi phí của xínghiệp đã giảm mạnh , trong đó phải kể đến ảnh hởng mạnh nhất là của nhân

tố giá hàng bán, đã giảm đi 2,212 % mà đây lại là khoản mục chi phí chiếm tỷtrọng lớn nhất , Điều này còn cho thấy xí nghiệp đã thực hiện tốt các biệnpháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên , ta cũng thấy cáckhoản giảm trừ mà cụ thể là giảm giá hàng bán tăng 84.772.554 VNĐ đã làmcho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lợng tơng ứng , điều này chứng tỏ xínghiệp đã quá chú trọng tới việc hạ giá thành mà cha quan tâm chất lợng sảnphẩm Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu hoạt động tài chính vàthu nhập khác tăng lên nhng tăng với lợng không đáng kể Ngoài ra , chi phíquản lý của xí nghiệp năm 2004 đã tăng lên so với năm 2003 là 22,887 % ,

đây là một dấu hiệu không tốt , xí nghiệp cần phải xem xét , sắp xếp lại côngtác quản lý để giảm bớt chi phí quản lý nhằm làm tăng lợi nhuận cho xínghiệp

Tóm lại qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp In trong 2năm qua ta thấy Xí nghiệp đang có những bớc phát triển vững chắc Mộttrong những thành công lớn của xí nghiệp là đã thực hiện tốt công tác tiếtkiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm Đây là nhân tố phat triển theochiều sâu mà xí nghiệp cần phải phát huy hơn nữa để có đợc lợi nhuận caohơn và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng ngành In

 Đặc điểm quá trình sản xuất

Công nghệ sản xuất của xí nghiệp In là yếu tố taọ ra sản phẩm cuối cùng củaNXB lao động _ xã hội , quyết định sự thành bại của NXB Vì chỉ một chitiết nhỏ của quy trình công nghệ in bị sai phạm sẽ ảnh hởng đến chất lợng củasản phẩm mà chất lợng ở đây là cả về hình thức và nội dung của sản phẩm Một khi chất lợng sản phẩm không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng sẽ bị huỷ

bỏ không đợc phép tiêu thụ trên thị trờng theo đúng quy định của luật xuấtbản

Hiện nay xí nghiệp nhà xuất bản lao động – xã hội đang sản xuất trên dâychuyền công nghệ in offset , mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấnphải trải qua nhiều công đoạn Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cầnthiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lợt thực hiện các giai đoạn theo sơ

Bộ phận bình bản

Bộ phận phơi bản

Phân x ởng in

Phân x ởng hoàn thiện

- Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của kháchhàng đợc chuyển đến phòng kế hoạch Tại đây, phòng kế hoạch tiến hànhchuẩn bị, cân đối vật t và lệnh cho các phân xởng sản xuất.

- Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng đợc chuyển cho phòng kỹthuật Tai đây sản phẩm mẫu đợc tách thành hai phần là; phần hình ảnh vàphần chữ

+ Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu đợc đa lên máy chuyên dùng táchmầu điện tử để tách những mầu cơ bản nh: xanh, đỏ, vàng, đen và một số mầu

đặc biệt Từ ảnh mầu ta đợc một số phim trắng theo mật độ của từng mầutrong ảnh, rồi sau đó đợc chuyển đến bộ phận bình bản của phân xởng chếbản

+ Còn phần chữ của sản phẩm mẫu đựoc chuyển đến bộ phạn vi tínhcủa phân xởng chế bản

+ Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in

sẽ đợc tạo ra với hình ảnh và chữ in đợc thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm

in đợc chuyển cho bộ phận xởng in

- Phân xởng in: Kẽm in đợc chuyển tới phân xởng in sau đó lắp rắp vàomáy in, từ máy in cho các sản phẩm in theo đúng mẫu mã May in vận hànhtheo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nớc tiếp xúc lên lò chuyển mực và

in vào giấy, từ đó ra sản phẩm dở dang và đợc chuyển tới phân xởng hoànthiện

- Phân xởng hoàn thiện: Phân xởng này gồm hai bộ phận là: bộ phậnhoàn thiện và bộ phận máy dao

+ Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục đợc qua công đoạngấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc máy tuỳ theo từng loạisản phẩm, rồi đợc chuyển sang tới bộ phận máy dao

+ Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang đựoc cắt, xén hoànchỉnh bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sảnphẩm, sau đó thành phẩm sẽ đựoc giao ngay cho khách hàng không qua nhậpkho hoặc nhập kho thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp.

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trongmột đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, cần thiếtphải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lợng

công tác kế toán cũng nh chất lợng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán.

Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ cáccán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện công tác kế toán phần hànhvới đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở Cácnhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lạixuất phát từ sự phân công lao động phân hành trong bộ máy Mỗi cán bộ,nhân viên đều đợc quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạothành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn nhau Guồng máy kế toánhoạt động đợc có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽgiữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối lợng công tác kếtoán của từng đơn vị

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao

động xã hội

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp inthuộc NXB- Lao động xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chứccông tác kế toán tập trung Đây là loai hình tổ chức phù hợp với quy mộ hiệntại của xí nghiệp, nó phát huy đợc vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tàichính một cách kịp thời, phục vụ cho quá trình ra quyết định, đồng thời nócũng đảm bảo cho kết quả mà hệ thống kế toán của xí nghiệo đem lại phải lớnhơn nhiều so với chi phí phục vụ cho bản thân nó Mô hình tổ chức bộ máy kếtoán của xí nghiệp đợc mô tả theo sơ đồ 1.3 dới đây

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp

 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp in thuộc Lao động xã hội

NXB-Phòng kế toán của xí nghiệp in có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản

lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả Khi có các kếhoạch sản xuất, đầu t, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế toán tàichính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ Các chứng từ thu- chi

mở sổ sách ghi chép lu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý năm phai làmbáo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bẳn

Kế toán tr ởng

Kế toán nvl

Kế toán tiền l

ơng

Kế toán công nợ

Thủ quỹ

Kế toán tập hợp chi phí

và tiêu thụ

hớng dẫn của Bộ, ngành có liên quan Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý,theo dõi, sử dụng cácquỹ đã đợc Giám đốc phê duyệt và trích nọp theo đúngchế độ quy định của nhà nớc và NXB Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dàihạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán có trách nhiệm phân tích, đánhgiá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao độngxã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặtmạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, cha hiệu quả.

Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toáncủa Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đợc biên chế 8 cán bộ với khảnăng chuyên môn khá thành thực:

 Kế toán trỏng: Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức,vận hành bộ máy kế toán của xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tìnhhình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp choNgân sách nhà nớc, đảm cho hoạt động của xí nghiệp về tính họp pháp, hợp lýcủa các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính Tổ chức phân tích hoạt độngkinh tế trong xí nghiệp một cách thờng xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tìnhhình kết quả và hiệu quả kế hoạc sản xuất của xí nghiệp,, phát hiện nhữnglãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trìtrệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động vàdoanh lợi của xí nghiệp ngày càng tăng Thông qua công tác- tài chính- kếtoán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phơng án sảnphẩm, cải tiến quản lý kinh doanh của xí nghiệp nhằm khai thác và sử dụng cóhiệu quả và nâng cao không ngừng hiệu quả của vốn vào SXKD, đảm bảo vàphát huy chế độ tự chủ tài chính của xí nghiệp

 Kế toán vốn bằng tiền: Là ngời chịu trách nhiệm về các khoản mục

nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo cácnguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của nhà nớc nh:Sử dụng đơn vị tiền tệ thốngnhất là đồng Việt Nam Hàng ngày ,phản ánh tình hình thu ,chi và tồn quỹ tiềnmặt , thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách,phát hiện và

xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt ;Phản ánh tìnhhình tăng ,giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày ,giám sát việc chấphành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt; Phản ánh các khoản tiền dangchuyển ,kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc

để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp , giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịpthời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chập hành chế độ thu , chi và quản lýtiền mặt , tiền gửi ngân hàng va các quy định trong chề độ quản lý lu thôngtiền tệ hiện hành

 Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép ,phản ánh ,tổng hợp số liệu mộtcách chính xác ,đầy đủ kịp thời về số lợng ,hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện

có ,tình hình tăng ,giảm và di chuyển TSCĐ tronh nội bộ Xí nghiệp nhằmgiám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu t,việc bảo quản và sử dụng TSCĐ ;Phản

ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ tong qúa trình sử dụng, tính toán khấu

hao theo phơng pháp đờng thẳng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phíSXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ,phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạchsửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia kiểm kê ,kiểm tra định

kỳ hay bất thờng TSCĐ ,tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết ,tổ chứcphân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp

 Kế toán NVL :có nhiệm vụ tổ chức chứng từ ,TK kế toán sổ kế toánphù hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song ;Thực hiệnghi chép tính toán ,phản ánh chính xác , trung thực , kịp thời số lợng ,chất l-

ơng và giá thành thực tế cửa NVL xuất kho ;Tập hợp và phản ánh đày

đủ ,chính xác ,kịp thời số lợng và giá trị NVL xuất kho,kiểm tra tình hìnhchấp hành các định mức tiêu hao NVL ; Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụngvào các đối tợng tập hợp chi phí SXKD

Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trij NVL tồn kho, pháthiện kịp thời NVL thừa thiếu ,ứ đọng,kém phẩm chất để Xí nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiện hại có thể xảy ra

Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng :Có nhiệm vụ tổ chứchạch toán và thu nhập đầy đủ đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản

lý về lao động ,từng đơn vị lao động; Phản ánh ,ghi chép ,tổng hợp số liệu về

số lợng lao động,thời gian kết quả lao động,tính lơng và trích các khoản theolơng ,phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tợng sử dụng lao động; Hớngdẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ca các phân xởng ,các bộ phậnSXKD ,các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động ,tiềnlơng đúng chế độ ,đúng phơng pháp ;Theo dõi tình hình thanh toán tiền l-

ơng ,tiền thởng các khoản phụ cấp ,trợ cấp cho ngời lao động ;Lập báo cáo vềlao động,tiền lơng phục vụ cho công tác uản lý Nhà nớc và quản lý của Xínghiệp

Kế toán công nợ :Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phai thu,phải trảgiữa Xí nghiệp In NXB Lao động- Xã hội với khách hàng hoặc nhà cungcấp Đối với các khoản phải trả:Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải

đợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tợng, từng nghiệp vụ thanh toán.Số nợphải trả của Xí nghiệp trên TK tông hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TKchi tiết của các chủ nợ ;Thanh toán kịp thời,đúng hạn các công nợ cho các chủ

nợ ,tránh gây tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ.Đối với các khoản phải thu: Kếtoán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tợng phải thu,từng khoản phải thu,từng

đơn đặt hàng và từng lần thanh toán ;Mọi khoản nợ phải thu của Xí nghiệp

đều phải đợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tợng ,từng nghiệp vụ thanhtoán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phảithu trên TK chi tiết của các con nợ ; Trong kế toán chi tiết ,kế toán phải đợctiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo từng đối tợng và thời hạn thanhtoán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời Trờng hợp một đối tợng vừa có công

nợ phải thu vùa có công nợ phải trả ,sau khi hai bên đối chiếu xác nhân nợ cóthể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.

Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ :Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịpthời và chính xác các khoản doanh thu ,các khoản giảm trừ doanh thu và chiphí của từng hoạt động, từng phân xởng ,phòng ban trong Xí nghiệp; Đồngthời phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động ,giám sát tìnhhình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc và tình hình phân phối kết quả hoạt

động ; Định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáotài chính

Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiềnmặt do thủ quỹ chụi trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ do Gíà đốc Xí nghiệp chỉ

định và chụi trách nhiệm giữ quỹ.Thủ quỹ không đợc nhờ ngời khác làm thay.Trờng hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho ngời làm thay và đợc sụ

đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp.Thủ quỹ phải thờng xuyên kiểmtra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số d trên Sổ quỹ.Hàngngày sau khi thu,chi tiền quỹ phải ghi vào sổ quỹ,cuối ngày phải lập báo cáoquỹ nộp cho kế toán

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp.

Xí nghiệp in là một DN nhà nớc trực thuộc NXB Lao động- xã hội, do

Bộ Lao động- Thơng Binh và Xã Hội chủ quản Vì vậy, chế độ kế toán ápdụng tại xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141- TC/QĐ/ CĐKT ngày 01 tháng11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

Hiện nay, tại xí nghiệp in:

 Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31tháng 12 dơng lịch hàng năm

 Phơng pháp tính thuế GTGT là phơng pháp khấu trừ

 Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên  Kế toán chi tiết NVL đựoc hạch toán theo phơng pháp thẻ song song  Phong pháp tính giá hàng xuất kho là phơng pháp bình quân cả kỳ dữ trữ  Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ đợc thực hiện theo phong pháp đờngthẳng

 Hình thức kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ

5 Hệ thống chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tếtài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lậpchứng từ Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịpthời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời : đồng thời đảmbảo cho thông tin kế toán, chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý

và tính kiểm tra cuả thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kếtoán