126 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội

126 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội

Phần I: Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế nớc ta hiện nay đang vận động theo cơ chế thị trờng

có nhiều loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất vật chất và dịch vụkhác nhau

Các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, nông nghiệp tạo ra của cảivật chất phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Các doanh nghiệp thuộcngành xây dựng tạo ra những công trình, hệ thống cơ sở hạ tầng cho xã hội.Các doanh nghiệp thơng mại làm nhiệm vụ là khâu trung gian nối liền giữasản xuất và tiêu dùng Hoạt động linh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là l-

u chuyển hàng hoá

Trong sản xuất hàng hoá, các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòihỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi nếu không sẽkhông thể đứng vững trớc sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác Muốnvậy các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phântích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ

đó nắm và làm chủ đợc tình hình tài chính của mình, thông qua đó có nhữngbiện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ

Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nàocũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanhnghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nớc, mối liên hệ này tồn tại mộtcách khác quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

từ quá trình mua sắm các loại vật t, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…, đến, đếnquá trình thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch

vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán…, đến Từ đố có thể nói, hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán.Xuất phát từ vấn đề đó, qua quá trình thực tập tại Cửa hàng Bách hoá Tổnghợp Giảng Võ Hà Nội, đợc sự hỡng dẫn nhiệt tình của cô giáo Th.S Bùi ThịPhúc và sự giúp đỡ của cấc cán bộ trong kế toán Công ty tôi tiến hành ngiên

cứu đề tài: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng“Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ời mua và ngời bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1.Mục tiêu chung

Đề tài đợc nghiên cứu nhằm mục đích đánh giá công tác hạch toán cácnghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán, từ đó đa ra một số kiến nghịnhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề thanh toán của ngời mua vàngời bán.

- Tiến hành hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phải thu ở khách hàng vàphải trả ngời bán

- Đề ra giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

1.3 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tợng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch trong mua vật t bánsản phẩm hàng hoá theo phơng thức trả chậm và cách hạch toán các nghiệp vụthanh toán phải thu của khách hàng và phải trả cho ngời bán tại Cửa hàngBách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội

Phần II: Cơ sở lý luận và thực tiễn

Phần III: Đặc điểm địa bàn và phơng pháp nghiên cứu

Phần IV: Kết quả nghiên cứu

Phần V: Kết luận

Phần II: Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài

2.1 Những vấn đề chung về thanh toán

2.1.1 Khái niệm về thanh toán

Theo nghĩa chung nhất thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết cácmối quan hệ về kimh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền Trong đócác quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính

mà chỉ có quan hệ về thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thởng phạt vềvật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹtiền tệ mới đợc coi là quan hệ tài chính Mỗi một doanh nghiệp thực hiện hoạt

động kinh doanh trên thị trờng đều phải đặt mình trong mối quan hệ tài chínhvới nhiều tổ chức và đơn vị khác nhau Mỗi một quan hệ mới ra đời là gắn liềnvới nó có một quá trình thanh toán mới phát sinh, cho nên quan hệ thanh toántrong doanh nghiệp đợc hiểu là một loại quan hệ kinh tế xảy ra khi doanhnghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về mộtkhoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi qua hệ thanh toán đều tồn tạitrong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ với con nợ về một khoản tiền theo điều

khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay Tính chất liên tục kếtiếp của các chu kỳ kinh doanh, cũng nh sự mất cân đối thờng xuyên hoặc cótính chất thời điểm trong quan hệ cung cầu về vốn cho hoạt động của doanhnghiệp luôn là những nguyên nhân làm nảy sinh các quan hệ thanh toán Nếu

nh doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, nếu nh loạitrừ đợc các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìnvào tính chất rộng lớn, đa phơng và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánhgiá mức độ tăng trởng của một doanh nghiệp trên thơng trờng Các quan hệthanh toán bao giờ cũng phải đợc theo dõi quản lý trên các góc độ khác nhaucủa khoản tiền nợ Trong doanh nghiệp thờng có các loại thanh toán sau:

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trong quátrình mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trong quátrình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ ra bên ngoài

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nớc phát sinhtrong quá trình doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sáchNhà nớc về thuế và các khoản khác nh phí và lệ phí

- Quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh, phát sinh khidoanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác Thuộc loạiquan hệ này gồm có các nghiệp vụ liên quan đến việc nhận hoặc góp vốn, thuhồi hặc trả vốn, phân chia kết quả

- Quan hệ thanh toán nội bộ phát sinh giữa doanh nghiệp với ngời lao độngtrong doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với chính các đơn vị trựcthuộc hoặc giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau

- Quan hệ thanh toán với các đối tợng khác: gồm các mối quan hệ nh quan hệthanh toán với ngân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp,

ký quỹ, ký cợc, quan hệ thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác

2.1.2 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán

Có rất nhiều tiêu thức để làm cơ sở cho việc phân loại các nghiệp vụthanh toán Tuy nhiên dới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán th-ờng phân loại các nghiệp vụ thanh toán dựa trên các tiêu thức cơ bản sau:

2.1.2.1 Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành hai loại:

+ Thanh toán các khoản phải thu: Là bộ phận vốn của doanh nghiệp có tráchnhiệm thu hồi Khoản này thờng phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá

hoặc cung cấp dịch vụ cho ngời thứ hai mà cha thu đợc tiền Nội dung cáckhoản nợ này bao gồm:

* Phải thu của khách hàng

* Phải thu nội bộ

* Tạm ứng

* Phải thu khác

* Chi phí trả trớc

* Khoản thế chấp ký quỹ, ký cợc

+ Thanh toán các khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc

đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân và do vậy doanh nghiệp cótrách nhiệm phải thanh toán Nội dung các khoản nợ phải trả bao gồm:

* Vay ngắn hạn, vay dài hạn

2.1.2.2 Căn cứ vào thời hạn thanh toán có thể chia thành ba loại sau:

+ Thanh toán trả trớc: Là trả tiền trớc khi giao hàng một khoảng thời gian nhất

định Khoảng thời gian này tuỳ thuộc vào các bên tham gia Thanh toán trớctiền hàng có nghĩa là bên mua ứng trớc tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụngcho bên bán hàng trong một thời gian nhất định để bảo đảm việc nhận hàngtheo mong muốn Thông thờng thanh toán theo phơng thức này ảnh hởng trựctiếp đến công nợ phải thu phải trả của ngời mua và ngời bán Trong trờng hợpnày ngời bán sẽ đợc tạo điều kiện về mặt tín dụng và đợc bảo đảm về thanhtoán Nhng về phía ngời mua thì ngợc lại, chịu rủi ro trớc mắt về khoản tiềnvốn bỏ ra trong tơng lai có giá trị hơn nhiều những gì mà họ bỏ ra trong thời

điểm hiện tại

+ Thanh toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng Phơng thức nàybảo đảm tính sòng phẳng trong quan hệ mua bán, song chỉ phù hợp với nhữngnghiệp vụ có số tiền thanh toán nhỏ Với những nghiệp vụ có giá trị lớn thì ph-

ơng thức này không a thích lắm vì trên thực tế một doanh nghiệp thờng cónhiều hoá đơn cần đợc thanh toán tại một thời điểm, do đó họ có những khókhăn về mặt tài chính Hơn nữa tâm lý chung của nhà kinh doanh thờng gặp là

bao giờ cũng mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ lu thông hàng hoá,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Do vậy các doanh nghiệp thờng chấpnhận các phơng thức khác, trong đó chủ yếu là phơng thức trả sau.

+ Thanh toán trả sau: Là việc thanh toán sau khi giao nhận hàng một khoảnthời gian nhất định Nếu nh thanh toán trả trớc là ngời bán đợc cấp tín dụng từphía ngời mua thì thanh toán trả sau có tính chất ngợc lại, ngời mua đợc chiếmdụng vốn của ngời bán Mức độ rủi ro với khoản phải thu này phụ thuộc vàokhả năng tín dụng của ngời mua Do vậy ngời bán khi chấp nhận thanh toántheo phơng thức này kèm theo một số điều kiện về tín dụng khác đối với ngờimua

Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phơng thức trả trớc và trả sau,trong đó trả sau là chủ yếu Chính hai phơng thức này góp phần tạo nên cáckhoản nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp

2.1.3 Nhiệm vụ thanh toán các nghiệp vụ thanh toán

Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trongkinh doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng kgoản nợ theo thời gian thanhtoán

Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp củaphần hành các khoản nợ phải thu và phải trả

Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hànhcác kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng

Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ, tránh dây dacông nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

2.1.4 Vai trò – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp

Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hởngtrực tiếp tới hiệu quả của công tác này

Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tậnkhâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dới đây:

+ Trong quan hệ thanh toán với các nhà cung ứng: sự chậm trễ thanh toán gây

ảnh hởng đến kết quả sản xuất do hàng cung ứng chậm hoặc do tình trạng gián

đoạn trong sản xuất gây ra

+ Trong quan hệ thanh toán với Nhà nớc hoặc cấp trên: các khoản thanh toánkhông đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân củanhững quyết định gây ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp (thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt hoặc có thể bị truy tố trớc

+ Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạmdụng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn.

+ Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạothuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức và trách nhiệm của ngời lao động

2.1.5 Các hình thức thanh toán

+ Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản muabán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thức thanhtoán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lợng nhỏ,

đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở nênphức tạp, không bảo đảm an toàn và hiệu qủa

Thông thờng hình thức này đợc áp dụng thanh toán với các công nhânviên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nh: thanhtoán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng vàcác loại giấy tờ có giá trị nh tiền mặt và thanh toán bằng vàng bạc, đá quý.+ Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc thanh toán chỉ liên quan đếnhai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyểnkhoản) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán không dùng tiền mặt(thanh toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoàihai bên mua và bán còn có ngân hàng

Thanh toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tếquốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp.Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán bao gồm các loại hình thanhtoán cơ bản sau:

+ Thanh toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho

đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản chitiêu hoặc rút tiền mặt về quỹ Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc thanh toán.Séc tiền mặt là chứng từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thaytiền mặt thanh toán các khoản chi tiêu, thanh toán các hợp đồng mua bán,cung ứng

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tàikhoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị

để trả cho ngời đợc hởng sau khi đơn vị đã nhận vật t hàng hoá dịch vụ Uỷnhiệm chi chỉ thực hiện khi hàng hoá đã đợc chuyển giao, lao vụ đã đợc cungứng.Uỷ nhiệm chi không thể dùng để trả trớc, ứng trớc tiền hàng, trừ một sốtrờng hợp thể lệ thanh toán hay ngân hàng đồng ý

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủtài khoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết Hình thức này

đợc áp dụng khi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế

+ Thanh toán bằng th tín dụng: Th tín dụng là th uỷ nhiệm của ngân hàng bênmua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho ngời bán hàng hay cung ứng lao vụtheo các điều kiện ghi trong th tín dụng và trong số tiền mà ngời mua đã kýgửi trớc ở ngân hàng bên mua Hình thức này chỉ áp dụng thanh toán với các

tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặcbiệt phát huy u thế trong thanh toán quốc tế

2.2 Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán

2.2.1 Một số quy định chung về thanh toán

Hoạt động thanh toán nói riệng và hoạt động kế toán tài chính nói chung

đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung trong quản lý tài chính Các nghiệp vụthanh toán phải bảo đảm theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý tàichính Hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp gồm hai loại, các hoạt độngphải thu và các hoạt động phảin trả, và chúng phải tuân thủ theo các nguyêntắc hạch toán sau:

- Theo dõi thanh toán từng đối tợng, từng khoản thanh toán nhằm đôn đốcthực hiện nghiêm chỉnh chế độ thanh toán đúng hạn

- Cần có các biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoảncông nợ kịp thời Chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách, giảiquyết dứt điểm các khoản công nợ dây da, tồn đọng, cần sử lý hợp lý cáckhoản công nợ khó đòi

- Phải thanh toán đúng hạn quy định của Nhà nớc đối với các khoản nộp ngânsách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệpvới nhau

- Không đợc phép bù trừ số d cuối kỳ trong tài khoản thanh toán số phải thu,phải trả của các đối tợng khác nhau Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lýviệc thanh toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải đợc xác định tráchnhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định

- Kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác cácnghiệp vụ phát sinh theo từng đối tợng, từng khoản thanh toán ngăn chặn tìnhtrạng vi phạm trong thanh toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý

2.2.2 Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phải thu và phải trả tại doanh nghiệp

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều hình thànhnên rất nhiều mối quan hệ thanh toán Trong phạm vi luận van này chỉ đề cập

đến các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ thanh toán với nhàcung cấp và thanh toán với khách hàng

2.2.2.1 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng (ngời mua)

- Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật t,hàng hoá, tài sản thanh lý, dịch vụ hàng hoá của mình theo phơng thức bánchịu hoặc phơng thức trả trớc Số tiền khách hàng nợ đợc tính trong cơ cấuvốn lu động của doanh nghiệp có thể chuyển hoá thành tiền trong thời hạnthanh toán đã thoả thuận Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnhhởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu ở khách hàng Đểtránh mất mát rủi ro do khách hàng mất hoặc giảm khả năng thanh toán nợ,doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác thanh toán với khách hàng

- Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụthanh toán với ngời mua là:

+ Hoá đơn bán hàng

+ Phiếu xuất kho

+ Giấy báo có của ngân hàng

+ Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá

Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hìnhthanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiềnbán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Tài khoản này cũng đợc dùng đểphản ánh các khoản phải thu của ngời nhận thầu XDCB với ngời giao thầu vềkhối lợng công tác XDCB đã hoàn thành

+ Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghichép theo từng lần thanh toán Đối tợng phải thu là khách hàng có quan hệkinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ,dịch vụ

+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hànghoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thuqua ngân hàng)

+ Trong thanh toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loạicác khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc

không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòihoạc có biện pháp xử lý.

+ Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải đợc ghi chép, phản ánhvào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng ph-

ơng pháp, quy định nh “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nghoá đơn giá trị gia tăng“Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng, “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nghoá đơn kiêm xuất kho“Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng,biên bản giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu nhập khohàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biênbản xoá nợ…, đến

+ Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi

ra tiền Việt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tạidoanh nghiệp, kế toán cần phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổchi tiết theo từng đối tợng khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên vớidoanh nghiệp

+ Doanh thu của số hàng đã bán bị ngời mua trả lại

+ Số tiền triết khấu bán hàng cho ngời mua

Số d bên nợ:

+ Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số d bên có Số d bên có phản ánh số tiền nhậntrớc hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết củatừng của tài khoản này để ghi vào bên tài sản hoặc bên nguồn vốn

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

Trờng hợp bán hàng thu tiền sau

+ Cung cấp dịch vụ hàng hoá cho ngời mua ghi:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Giá bán cha thuế

+ Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính, hoạt động khác cha thu

đợc tiền

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 711, 515, 121, 221: Số lãi hoặc giá gốc (giá bán cha thuế)

Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra+ Số doanh thu của khối lợng hàng bán bị khách hàng trả lại

Nợ TK 531: Doanh thu hàng bị trả lại

Nợ TK 333 (3331): Thuế của phần hàng bán bị trả lại

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

+ Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền đợc giảm giá của lợng hàng dã báncho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lợng trong hợp đồng, nếukhách hàng cha thanh toán số tiền mua hàng, ghi giảm trừ số tiền phải thu củakhách hàng, ghi:

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

+ Giảm nợ phải thu số triết khấu bán hàng thởng cho ngời mua, ghi:

Nợ TK 521: Triết khấu bán hàng

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Nhận đợc tiền do khách hàng trả liên quan đến hàng hoá, lao vụ đã tiêuthụ, ghi:

Nợ TK 111, 112: Số tiền ngời mua đặt trớc

Có TK 131: (chi tiết đối tợng)

+ Khi giao hàng

Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Số tiền theo hoá đơn

Có TK 511, 515, 711: Giá trị của hàng hoá

Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp+ Phản ánh số tiền thiếu do khách hàng thanh toán bổ sung

Nợ TK 111, 112, 113: Thanh toán bổ sung

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Trờng hợp hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng(theo phơng thức đổi hàng), căn cứ vào giá trị trật tự, hàng hoá nhập kho do

đổi hàng (tính theo giá trao đổi ghi trong hợp đồng kinh tế) trừ vào số nợ phải

Nợ TK 152, 153, 154 hoặc

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ đợc, phải xử

lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ ghi:

Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

Đồng thời ghi vào bên nợ 004 – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác Nợ khó đòi dã xử lý (tài khoản ngoàibảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thểtruy thu ngời mắc nợ số tiền đó

+ Khi truy thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711: Các khoản thu khác

Đồng thời ghi có 004 – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác Nợ khó đòi đã xử lý

+ Phản ánh số tiền đặt trớc còn thừa trả lại cho khách hàng

Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng)

Có TK 111, 112, 311: Tiền thừa trả lại

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp

Các bút toán hạch toán cũng tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế VAT theo

ph-ơng pháp khấu trừ, chỉ khác là tính trực tiếp cho TK 131 Các bút toán ghinhận doanh thu hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất th-ờng ghi theo giá đã có thuế Tài khoản 3331 không đợc sử dụng trong các búttoán này

ời mua, lấy đó làm căn cứ để lập “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngbảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngờimua”

+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán đợc vào sổ phù hợp, tuỳtheo tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1: Hạch toán của tài khoản 131

TK 511 TK 131

TK521,531,532

hoá, cung cấp dịch vụ chiết khấu, giảm giá

2.2.2.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

Nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thờng xẩy ra trong quan hệ mua

bán vật t, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các ngời bán nghiệp vụ

thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức trả chậm

tiền hàng hoặc trả trớc tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận

hàng Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh

nghiệp với ngời bán sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải thu với nhà cung cấp

Hạch toán tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả, phải thu với các nhà

cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn

bán hàng, chứng từ lập khi giao bán hàng, ứng trớc tiền, đặt cọc…, đến, và các

chứng từ thanh toán tiền hàng mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông

qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ hoặc sao kê báo nợ

Tài khoản 331 – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác Phải trả ngời bán

Khoản phải trả ngời bán là giá trị các loại vật t, thiết bị, dụng cụ, công

cụ, hàng hoá, dịch vụ…, đếnmà doanh nghiệp đã nhận của ngời bán hay ngời cung

cấp cha thanh toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho ngời nhận thầu vê

XDCB hay sửa chữa lớn tài sản cố định

+ Phải chi tiết theo từng đối tợng phải trả và ghi chép theo từng lầnthanh toán.

+ Trờng hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngânhàng) thì không phản ánh vào tài khoản phải trả cho ngời bán

+ Mọi khoản thanh toán với ngời bán hay ngời cung cấp đều phải đợcphản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo

đúng phơng pháp quy định

+ Đối với khoản phải trả ngời bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi

ra tiền Việt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tạidoanh nghiệp

Bên nợ:

+ Số tiền đã trả cho ngời bán hay ngời cung cấp và ngời nhận thầu

+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp

+ Giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trảlại ngời bán

+ Chiết khấu thanh toán đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừvào nợ phải trả

+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán

Bên có:

+ Phản ánh tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán

+ Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại

+ Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả ngời bán

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

+ Khi mua vật t hàng hoá, tài sản cố định đa vào sử dụng nhng cha trảtiền thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kếtoán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: Giá cha thuế

Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Trờng hợp đơn vị có tiến hành đầu t XDCB theo phơng thức giao thầutừng bộ phận, khi nhận khối lợng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp

đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn và khối lợng xây dựng cơ bảnhoàn thành, kế toán ghi:

Nợ TK 241 (chi tiết công trình): Giá giao thầu cha có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 ( chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán + Khi nhận lao vụ, dịch vụ của ngời cung cấp sử dụng trực tiếp cho hoạt

động sản xuất kinh doanh mà cha trả tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá mua cha có thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trả lại đợc ngờibán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả

Nợ TK 331: Tổng số chiết khấu, giảm giá hàng trả lại

Có TK 152, 153, 156, 211, 213: Số chiết khấu, giảm giá hàng mua trảlại theo giá cha thuế

Có TK 133: Thuế VAT tính trên số chiết khấu, giảm giá hàng mua trảlại

+ Khi thanh toán tiền hàng cho ngời bán

Nợ TK 331: Số tiền đã thanh toán

Có TK 111, 112, 311, 341: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi, đi vay

Có TK 131: Thanh toán bù trừ

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp

Các bút toán ghi cho TK 331 là tơng tự chỉ khác các bút toán ghi nhậngiá trị vật t, hàng hoá, tài sản cố định mua vào, giá trị các khoản mua cha sửdụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh là đợc ghi theo tổng giáthanh toán (đã có thuế)

+ Hạch toán chi tiết: Các khoản thanh toán đợc theo dõi trên sổ chi tiếtthanh toán với ngời bán Tuỳ theo tính chất của đối tợng hạch toán và yêu cầucung cấp thông tin phục vụ quản lý mà kết cấu sổ đợc xây dựng một cách phùhợp Cuối tháng hoặc cuối quý sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc tổng

hợp số liệu và khoá sổ Căn cứ vào số liệu này kế toán lập bảng tổng hợp chitiết thanh toán với ngời bán.

+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán đợc đa vào các sổ phùhợp tuỳ theo hình thức sổ đợc lựa chọn trong doanh nghiệp

Sơ đồ 2: Hạch toán tài khoản 331

TK 111,112 TK331 TK 211,213

Trả nợ phải trả, ứng trớc tiền Mua chịu TSCĐ, phải trả cho

cho nhà cung cấp nhà cung cấp tài sản

TK 152,153,156 (611) TK241

Giảm nợ phải trả cho chiết khấu Mua chịu công trình XDCB

giảm giá, trả lại hàng mua phải trả ngời nhận tiền

TK 152,153,156(611)

Mua chịu vật t hàng hoá

phải trả nhà cung cấp

TK 627, 641,642

Mua DV chi cho kinh doanh

phải trả nhà cung cấp

TK 133 (1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ

2.3 Lý luận chung về tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp

2.3.1 Các chỉ số về hoạt động thanh toán của doanh nghiệp

* Vòng quay các khoản phải thu

Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoảnphải thu thành tiền mặt của doanh nghiệp

Công thức:

Vòng quay các khoản phải thu = Số d bình quân các khoản phải thuDoanh thu thuần

Số d bình quân các khoản phải thu = Số d đầu kỳ + Số d cuối kỳ2

Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi cáckhoản phải thu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu t nhiều vào các khoảnphải thu (không phải cấp tín dụng cho khách hàng).

* Kỳ thu tiền trung bình

Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu đợc các khoảnphải thu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu) Vòng quay cáckhoản phải thu càng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại

Công thức:

Kỳ thu tiền trung bình = Vòng quay các khoản phải thu360

Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trờng hợp

ch-a thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chínhsách của doanh nghiệp nh: mục tiêu mở rộng thị trờng, chính sách tín dụngcủa doanh nghiệp

* Mức tiết kiệm vốn trong thanh toán do tăng số vòng quay các khoản phảithu nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm đợc một số vốn nhất định để sử dụngvào công việc khác

Công thức:

Vtktt = M0 * K1 - Vtto

360

Vtktt: Giá trị vốn tiết kiệm đợc trong thanh toán các khoản phải thu

Mo: Doanh thu thuần trong kỳ

K1: Kỳ thu tiền trung bình

Vtto: Số d trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo

2.3.2 Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp

Phân tích khả năng thanh toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có

đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không Để phân tíchdoanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ tiêu sau:

* Hệ số khả năng thanh toán tổng quát

Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Nợ ngắn hạn và nợ dài hạnTổng tài sản

Hệ số thanh toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanhnghiệp đang sử dụng với tổng số nợ phải trả Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sựphá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vókhông đủ trang trả nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán

* Hệ số khả năng thanh toán hiện hành

Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu t ngắn hạnNợ ngắn hạn

Hệ số khả năng thanh toán hiện hành là công cụ đo lờng khả năng thanhtoán nợ ngắn hạn Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính đợccải thiện tốt hơn hoặc có thể hàng tồn kho bị ứ đọng…, đến Vì vậy để phân tíchchính xác cần nghiên cứu các khảon mục riêng biệt của tài sản lu động và nợngắn hạn.

* Hệ số khả năng thanh toán nhanh

Hệ số khả năng

Tiền + Đầu t tài chính ngắn hạn + Nợ phải thu

Nợ ngắn hạn

Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ tiêu phản ánh giá khắt khe hơn

về khả năng thanh toán nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khảnăng thanh toán của doanh nghiệp sẽ ra sao?

Thông qua phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp để có biệnpháp đề xuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những v-ớng mắc trong thanh toán công nợ

Phần III: Đặc điểm địa bàn và phơng pháp nghiên cứu 3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng

Công ty Bách hoá Hà Nội đợc thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1954, tiềnthân là Công ty Mậu dịch Bách hoá Hà Nội, trực thuộc Sở Thơng mại Hà Nội.Trụ sở chính của công ty đóng tại số 45 hàng Bồ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.Công ty có tất cả 17 thành viên với các địa điểm kinh doanh khác nhau trên

địa bàn thành phố Hà Nội, các đơn vị này cùng hoạt động dới sự quản lý trựctiếp của công ty

Trải qua 51 năm hoạt động dới sự lãnh đạo của TW Đảng, sự lãnh đạotrực tiếp của thành uỷ, UBND thành phố Hà Nội, Sở Thơng mại, công ty Báchhoá Hà Nội đã vợt qua mọi khó khăn, thử thách và đã giành đợc nhiều thànhtích đáng kể nh: 03 huân chơng lao động hạng hai, 08 huân chơng lao độnghạng ba, nhiều bằng khen và cờ thi đua của Chính phủ, của Bộ, của thành phố

Hà Nội…, đến Để có đợc thành tích nh vậy công ty cùng các thành viên đã phải cốgắng rất nhiều qua nhiều năm tháng

Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ là một trong 17 cửa hàng trựcthuộc Công ty Bách hoá Hà Nội, kinh doanh có hiệu quả và đang khẳng định

vị trí của mình trên thị trờng tiêu thụ Ngày càng nâng cao uy tín của mìnhtrên thị trờng và đối với ngời tiêu dùng Địa điểm kinh doanh chính của cửa

điểm bán lẻ là:

+ Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội

+ Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội

+ Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Cửa hàng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Công ty Bách hoá Hà Nội trongcông tác quản lý kinh doanh và công tác quản lý tài chính Song cửa hàngcũng phải tự chủ trong kinh doanh, bảo đảm lấy thu bù chi và có lãi, hạch toán

độc lập kết quả kinh doanh, cửa hàng chấp hành mọi chế độ về tài chính, kếtoán theo quy định của Nhà nớc ban hành, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngânsách Nhà nớc, không nợ đọng thuế

Gắn bó với đời sống nhân dân cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ

đã trải qua nhiều thời kỳ khác nhau Trong nền kinh tế tập trung quan liêu baocấp, cửa hàng bán hàng theo chế độ tem phiếu, nguồn hàng do công ty cấpphát quy định phân phối mặt hàng gì? giá cả nh thế nào? do vậy đã tạo nên sựkhan hiếm giả tạo về hàng hoá, hiệu quả kinh doanh không cao vì cửa hàngkhông phải quan tâm đến lỗ lãi trong kinh doanh tất cả đều đã có công ty đỡ

đầu Cán bộ, nhân viên chỉ làm theo đúng nghĩa vụ đợc giao, mong hoàn thành

kế hoạch do cấp trên giao xuống nên rất thụ động trong quá trình kinh doanh,

đã không phát huy đợc thế mạnh của các cá nhân và tiềm năng kinh doanh củacửa hàng Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, Đảng và Nhà nớc ta đã đề rachủ trơng chính sách làm thay đổi bộ mặt của đất nớc Điều này đã buộc cácdoanh nghiệp phải tự chủ trong kinh doanh, tự chủ về tài chính, tự hạch toánkinh doanh và chịu trách nhiệm trớc kết quả kinh doanh của đơn vị mình Thời

kỳ đầu của đổi mới cửa hàng cũng đã gặp nhiều khó khăn nh cơ sở vật chấtxuống cấp nghiêm trọng, bộ máy tổ chức hoạt động cồng kềnh mang nặng tduy kinh tế cũ…, đến không còn phù hợp với việc đổi mới Để tồn tại và phát triểncửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ đã phải dựa vào sức mình từng bớcthực hiện đổi mới phơng thức kinh doanh, phơng thức quản lý, đổi mới môhình tổ chức quản lý nhân sự…, đến Hơn thế nữa để phát triển vững chắc tăng uytín cửa hàng luôn cú trọng đến công tác quản lý chất lợng hàng bán, quan tâm

đến vệ sinh an toàn thực phẩm khi mua hàng, bảo quản hàng hoá, thờng xuyênrút kinh nghiệm trong khâu quản lý điều hành, giữ vững ổn định trong kinhdoanh, nâng cao trách nhiệm về nghĩa vụ và quyền lợi của ngời lao động, hạnchế các tiê cực nảy sinh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Trong nhữngnăm gần đây, kinh doanh của cửa hàng đã dần đi vào ổn định, đã vợt quanhiều khó khăn thử thách và đã đạt đợc nhiều thành tích

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cửa hàng

Cửa hàng tổ chức kinh doanh tổng hợp nhiều ngành hàng bách hoá nh:Ngành hàng công nghệ phẩm, thiết bị văn phòng, hàng điện máy, thiết bị vệsinh, hàng may mặc, hàng dụng cụ gia đình, mặt hàng rợu bia, nớc giải khát,thuốc lá, bánh kẹo…, đến, với nhiệm vụ bán buôn bán lẻ chủ yếu cho các đơn vịsản xuất kinh doanh, các tầng lớp dân c có nhu cầu tiêu dùng

Ngoài ra, cửa hàng còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị ờng, khai thác nguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất l-ợng, tổ chức cung ứng hàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của cửa hàng

tr-và của công ty

Mạng lới kinh doanh của cửa hàng bao gồm 04 điểm bán:

+ Điểm bán chính tại D2 Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội

+ Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội

+ Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội

+ Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Tại điểm bán chính là D2 Giảng Võ có 02 tổ bán hàng phụ trách 12quầy hàng đó là: Tổ bán hàng D2.1 và tổ bán hàng D2.2, phơng thức phục vụtại điểm bán này nh sau:

- Phơng thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 quầy:

- Nguồn mua hàng của cửa hàng: hàng hoá đợc mua từ rất nhiều nguồn hàngkhác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khácnhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấpnhất, hàng mua phải có địa chỉ nguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chấtlợng đặt lên hàng đầu Với cách thức mua hàng nh vậy thì khâu quản lý vàtiêu thụ hàng hoá tại cửa hàng khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầutiêu dùng của ngời dân trên các khía cạnh nh: chất lợng hàng hoá, giá cả hợp

lý, mẫu mã hàng hoá…, đến tạo ra một sự tin tởng đối với khách hàng khi muahàng tại đơn vị

+ Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: nh Công ty may Thăng Long,Dệt len mùa đông, Công ty bánh kẹo Hải Hà, Xí nghiệp bánh mứt kẹo HàNội…, đến

+ Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thơngmại Đinh Tiên Hoàng, Bách hoá ngã t sở…, đến

+ Mua qua các công ty thơng mại khác, các công ty TNHH, cácc nhà

đại lý, cửa hàng t nhân…, đến

3.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý

3.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng

Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cửa hàng, nên cửa hàng tổ chức

bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng Lãnh đạo cửa hàng là cửahàng trởng, giúp việc cho cửa hàng là cửa hàng phó và các tổ chức năng khác

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

- Cửa hàng trởng là ngời có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tạicửa hàng trớc ban lãnh đạo công ty Bách hoá Hà Nội Cửa hàng trởng là ngờichỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lợc chocấp dới thực hiện, là ngời bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của

đơn vị, thông qua cac phòng ban chức năng để từ đó đa ra các quyết định kinhdoanh sáng cho cửa hàng

- Cửa hàng phó là ngời giúp biệc chính cho cửa hàng trởng, cùng với chị em tổkho làm công tác nghiên cứu thị trờng, thị hiếu của khách hàng, tìm hiểunguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hoá thời vụ, tổ chức bán ra đôn

đốc khâu tiêu thụ để tránh hàng bị tồn đọng nhiều

- Tổ kế toán tài vụ gồm 10 ngời, là một bộ phận không thể thiếu đợc của bất

kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với cửa hàng cũng vậy Tổ kế toán làmnhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán.tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách mộtmảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thànhchuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của cửa hàng, cung cấp cácthông tin cần thiết và tham mu cho ban lãnh đạo đa ra các quyết định đúng

đắn trớc sự biến động liên tục của thị trờng nhằm nâng cao hiệu quả kinhdoanh

- Tổ bán hàng gồm 39 nhân viên đợc chia làm 05 tổ bán hàng Các tổ bánhàng này dợc sắp xếp bán hàng theo ca và đều nằm dới sự chỉ đạo kinh doanhcủa ban lãnh đạo Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trởng, phụ trách mọi công

2.2 Giảng Võ

Tổ bán Kim

em phấn đấu hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao Các tổ bán hàng đều phảiquản lý các mặt hàng về số lợng nhập, xuất, tồn thông qua việc kiểm kê định

kỳ (3 ngày một lần)

- Tổ kho gồm 04 nhân viên, mọi việc của kho đều đợc tiến hành theo kế hoạch

đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên nh là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quảnhàng hoá tránh thất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuấthàng; tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếphàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợi cho việc lấy hàng đợc dễ dàng nhanhchóng, tận dụng triệt để diện tích kho Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụnghiên cứu thị trờng, đề xuất các phơng án kinh doanh cho lãnh đạo cửa hàngnhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản,hàng hoá tại các điểm bán hàng

3.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng

Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cửahàng thực hiện công tác tài chính kế toán của cửa hàng Để thực hiện đ ợc cácchức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của cửa hàng đợc tổ chức theohình thức tập trung theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cửahàng, làm nhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiềnmặt Cuối tháng tập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tíchhoạt động tài chính của đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình thanh toán tiền

Kế toán tr ởng

Thanh

toán viên

Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền l ơng

Kế toán quầy hàng

kế toán công nợ bán, kho

và chi phí

kế toán công nợ mua

quầy kim Mã

Quầy Thống Nhất

Quầy Thành Công

Quầy D

2.1 Giảng Võ

Quầy D

2.2 Giảng Võ

hàng cho nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạchbán những mặt hàng gì?

- Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lơng (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lýthu chi quỹ tiền mặt, séc Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cửa hàng,hàng ký căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽtính lơng cho cán bộ, nhân viên Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngânhàng và của cán bộ, nhân viên trong cửa hàng, hàng tháng trên cơ sở đó tínhlãi vay phải trả

- Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm cácnhiệm vụ sau:

+ Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá

+ Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lýkinh doanh

+Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các

đơn vị sản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cửahàng

+ Theo dõi công nợ phải thu

- Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán,thanh toán với nhà cung cấp

- Thanh toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kếtoán trên chứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở

D2 Giảng Võ

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhómmáy ở D2 Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để thanh toán tiền hàng cho nhàcung cấp theo số lợng bán đợc

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầyThống Nhất và quầy May mặc quần áo

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất,tồn tiền thu từ bán hàng) toàn cửa hàng một tháng một lần khi các kế toánquầy lên cân đối chuyển sang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loạihàng hoá tại đơn vị

Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngàytình hình tiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ Giữa các bộ phận kếtoán thờng xuyên có sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên

sổ tổng hợp đợc chính xác Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hìnhxuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cửa hàng Kế toán công nợ đối chiếu với khophần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳngkhông qua dự trữ trong kho Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh

và công tác kế toán đợc thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cửa hàng vậndụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ

Sơ đồ 3: trình tự ghi sổ kế toán tại cửa hàng Bách hoá Tổng hợp

Giảng Võ - Hà Nội

Ghi chú:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghitrực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan Cuối thángkhoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ vàlấy số tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái Đối với các tàikhoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghivào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê đợc chuyển sang các bộ phận kế toán chitiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kếtoán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổCái

Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật

ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập bảng cân

đối kế toán và các báo biểu kế toán khác

3.2 Tình hình cơ bản của cửa hàng

3.2.1 Tình hình lao động

Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác

động của yếu tố lao động đến sản xuất đợc thể hiện trên hai mặt đó là số lợnglao động và năng suất lao động Trong từng thời kỳ nhất định thì số lợng lao

động nhiều hay ít, cơ cấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hởng đến kết quảkinh doanh của doanh nghiệp Đối với ngành thơng mại thì yêu cầu về lao

động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết về thị trờng, nhạy bén trong kinhdoanh…, đếnlà điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng vàquan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cửa hàngBách hoá Tổng hợp Giảng Võ nói riêng Đánh giá chung về tình hình lao độngcủa cửa hàng đợc thể hiện trong biểu 1

Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìnchung tổng số lợng lao động của cửa hàng luôn ổn định, qua các năm hầu nhkhông có sự thay đổi Công nhân viên của cửa hàng chủ yếu là lao động trựctiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lợng nhỏ lao động nữ cũngchiếm một số lợng lớn trong tổng số lao động so với lao động nam bởi vì ở bộphận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ hơn

Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cửa hàng có chất lợng tơng đốicao, hầu hết các nhân viên của cửa hàng đều đã đợc đào tạo qua các trờng đạihọc, sơ cấp và trung học chuyên nghiệp Đây là điều kiện thuận lợi để cửahàng phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trờng

Biểu 1: tình hình sử dụng lao động của cửa hàng năm 2002

(Nguồn: Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ)

3.2.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng

Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sảnxuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp đợc thể hiện qua các tài sản sử dụngtrong kinh doanh và đợc tạo thành từ các nguồn khác nhau

Qua biểu 2 “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng“Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ta có thể đánh giákhái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của cửa hàng tại một thời điểm nhất

định

Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng nh tài sản của cửa hàng năm

2002 so với năm 2001 tăng lên một lợng là 155.457.747 đồng tơng ứng với10,17% Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa hàng năm

2002 lớn hơn năm 2001, cửa hàng đã có rất nhiều cố gắng huy động vốn chosản xuất trong năm Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh

Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cửa hàng TSLĐ và đầu t ngắnhạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng Nguyên nhân của sự gia tăng này là

do sự tăng lên quá mạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu Đối vớicác khoản phải thu và hàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khókhăn, giảm sức mạnh tài chính đối với cửa hàng, nhng sự tăng lên 255,41%của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân tố tạo nên sức mạnh cho cửahàng trong việc thanh toán

Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợphải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đónguồn vốn chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vayngân hàng thông qua các khoản nợ ngắn hạn Trong một thời gian phát triểncửa hàng không ngừng tích luỹ và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2002nguồn vốn của cửa hàng đạt đợc là 1.683.979.995 đồn

3.2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của cửa hàng qua 2 năm

Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cửa hàng qua 2 năm

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

với năm 2002, nhng doanh thu năm 2002 lại tăng so với năm 2001 Điều nàychứng tỏ đứng trớc sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiệnthị trờng ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triểnbuộc cửa hàng phải tăng các khoản chi phí nh: Chi phí bao bì, bao gói, cáckhoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩymạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý

và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm choviệc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợinhuận trong kỳ giảm Vì vậy cửa hàng cần phải xác định các khoản chi phícho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời

3.2 Phơng pháp nghiên cứu

3.2.1 Phơng pháp chung

3.2.1.1 Phơng pháp duy vật biện chứng

Là phơng pháp nghiên cứu các hiện tợng kinh tế xã hội trong mối quan

hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy đợc mức độ ảnh hởng của mỗi yếu

+ Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn

số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty)

+ Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính

Phần IV: kết quả nghiên cứu

4.1 Một số vấn đề chung về cửa hàng ảnh hởng đến công tác kế toán thanh toán.

Cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ thuộc công ty Bách Hoá

Hà Nội, là doanh nghiệp Nhà nớc nên nguồn vốn cho sản xuất kinh doanhcủa cửa hàng có giới hạn, để mở rộng quy mô kinh doanh thì ngoài nguồnvốn do ngân sách cấp cửa hàng phải đi vay lãi ngân hàng và huy động vốncủa cán bộ công nhân viên để bổ sung cho vốn kinh doanh Vì vậy cửahàng phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toáncông nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiềnvốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh Nh ng trênthực tế, để tồn tại đợc trên thị trờng thì nhiều khi cửa hàng phải chấp nhậnrủi ro, mạo hiểm Có những đơn vị khi cửa hàng đi mua hàng phải đặt cọctiền trớc để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thờihạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy đợc tiền đặt cọc về ( thòng là đốivới những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận tronghợp đồng mà hàng tháng cửa hàng có thể nhận đợc số tiền lãi trích ra từ sốtiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không Việc đặt tr ớc một lợng tiềnlớn nh vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cửa hàng Hơnnữa, do mang đặc điểm của ngành thơng nghiệp, kinh doanh nhiều mặthàng Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh đó Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất đểphục vụ cho công tác kế toán của cửa hàng cha đợc trang bị đầy đủ, việcứng dụng phần mềm kế toán máy của cửa hàng cha thực sự hiệu quả Điềunày đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cửa hàng,

đặc biệt là đối với kế toán thanh toán luôn thờng xuyên theo dõi, chi tiếtcác khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thứcthanh toán Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cửa hàng sẽ lựa chọn mộtphơng thức thanh toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể

là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo ph

-ơng thức thanh toán sẽ giúp cửa hàng tránh đợc sự nhầm lẫn trong việcthanh toán với nhà cung cấp Nhng với số lợng khách hàng giao dịch lớn

Nh vậy cho nên sự nhầm lẫn trong thanh toán là điều mà cửa hàng khôngtránh khỏi

4.2 Hạch toán nợ phải thu của cửa hàng.

4.2.1 Đặc điểm khách hàng của cửa hàng.