105 Kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ 

105 Kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ 

LờI Mở ĐầUTrong nền kinh tế thị trờng, kiểm toán đã trở thành nhu cầu tất yếu đối vớiviệc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và chất lợng quản lý của cácdoanh nghiệp Tại Việt Nam, hoạt động kiểm toán đã không ngừng phát triển cả

về quy mô, chất lợng, cũng nh các lĩnh vực đợc kiểm toán Những công ty kiểmtoán độc lập ra đời đã khẳng định đợc vị thế của ngành kiểm toán ở nớc ta Cùngvới sự phát triển của các công ty kiểm toán độc lập và kiểm toán Nhà nớc, kiểmtoán nội bộ cũng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu đợc trong các doanhnghiệp lớn, nh tổng công ty 90, 91 và đợc chính thức quy định trong quyết định832/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành ngày 28-10-1997

Trong thời gian thực tập tại Công ty Hoá Chất Mỏ em nhận thấy khoảnmục hàng tồn kho là một trong những khoản mục phức tạp, dễ xảy ra gian lận vàthờng đợc phòng kiểm toán công ty chú trọng trong các cuộc kiểm toán báo cáo

Tài chính Vì vậy, em đã mạnh dạn chọn đề tài :"Kiểm toán hàng tồn kho trong

quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ " làm luận

văn tốt nghiệp của mình Mục tiêu của luận văn là dựa trên lý luận chung vềkiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính và thực tếkiểm toán hàng tồn kho do phòng kiểm toán của Công ty Hoá Chất Mỏ thựchiện ở một đơn vị trực thuộc để tiến hành đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế, từ

đó đề xuất các ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán hàng tồn kho trongquy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty

Chuyên đề sử dụng các phơng pháp: phơng pháp mô tả, phơng pháp phântích tổng hợp Chuyên đề đợc trình bày thành 3 phần :

Phần I Lý luận chung về kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện.

Phần II Thực trạng kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ.

Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hàng tồn kho tại Công ty Hoá Chất Mỏ.

Luận văn này đợc thực hiện với sự giúp đỡ của thày giáo Phan Trung Kiên

và sự cộng tác về mặt số liệu của các cô chú, anh chị trong Phòng Kiểm toán củaCông ty Hoá Chất Mỏ

1

Phần I

Lý luận chung

về kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán

báo cáo tài chính Do kiểm toán Nội bộ thực hiện

I.Đặc điểm hạch toán hàng tồn kho ảnh hởng đến công tác kiểm toán.

1.Khái niệm và đặc trng hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán.

1.1.Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những tài sản lu động thuộc quyền sở hữu của đơn vị, để sửdụng vào sản xuất kinh doanh, hoặc thực hiện lao vụ hoặc dịch vụ, hàng hóa đểbán hàng hoặc đang gửi bán trong kỳ kinh doanh Hàng tồn kho ở các doanhnghiệp tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau nhng theo quy định của Bộ Tàichính thì hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dởdang, thành phẩm, hàng hóa

 Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hóa

mà khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì bị biến dạng hoặc tiêuhao hoàn toàn, để tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm mới Nguyên vật liệubao gồm nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế

 Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định đểxếp vào tài sản cố định, thờng tham gia vào nhiều chu trình sản xuất kinh doanhnên về mặt giá trị, công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần vào chiphí sản xuất kinh doanh

 Sản phẩm dở dang là những sản phẩm cha kết thúc giai đoạn chế biến cuốicùng đang trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp Sản phẩm dở dang baogồm: bán thành phẩm, và sản phẩm đang chế tạo

 Thành phẩm là những sản phẩm đã đợc chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuốicùng của quy trình công nghệ trong phạm vi doanh nghiệp, đợc kiểm nghiệm

đủ quy định kỹ thuật và đã nhập kho

 Hàng hóa là những sản phẩm hữu hình đợc doanh nghiệp mua về với mục đích

để bán Tuy nhiên, trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng về nhng vì một lý donào cần phải sơ chế lại, hoặc vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất kinh doanh

mà không thể phân biệt đợc thì vẫn coi là hàng hóa Ngoài ra còn bao gồm một

số vật t, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhng vì những lý do khác nhaunên không nằm trong kho đơn vị nh hàng đang đi đờng và hàng gửi bán

1.2.Đặc tr ng hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán

 Hàng tồn kho nói chung là khoản mục chủ yếu trên bảng cân đối tài sản,chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lu động của doanh nghiệp Nên những sai sóttrên các khoản mục này thờng dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kếtquả kinh doanh

 Hàng tồn kho đợc lu trữ, bảo quản ở các vị trí địa điểm khác nhau, thậm chí cóthể phân tán ở các bộ phận phụ thuộc Do vậy việc quản lý, bảo quản, kiểm soátvật chất hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đôi khi có sự nhầm lẫn,sai sót thậm chí có gian lận

 Quá trình đánh giá hàng tồn kho cũng rất khó khăn, phức tạp, vì nhiều yếu tốmang tính chủ quan khi phân bổ chi phí sản xuất cho hàng tồn kho nh: đánh giásản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu dùngkhông đúng đắn dẫn đến sai sót xẩy ra

 Các khoản mục hàng tồn kho thờng rất đa dạng, có thể chịu ảnh hởng lớn vềhao mòn hữu hình và vô hình nh bị h hỏng, bị lỗi thời, hao hụt mất mát

 Có nhiều phơng pháp khác nhau để đánh giá hàng tồn kho vì thế sẽ dẫn đếnkết quả khác nhau về giá trị hàng tồn kho, về kết quả kinh doanh

 Khi khóa sổ hàng tồn kho, việc tách biệt giữa các niên độ cũng là một vấn đềphức tạp

2.Đặc điểm hạch toán hàng tồn kho ảnh hởng đến kiểm toán.

Với những đặc trng nh trên, yêu cầu thực hiện tốt công tác quản lý và hạchtoán hàng tồn kho là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc, góp phần vàocông tác quản lý, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ cho sản xuấtcũng nh tiêu thụ, nhằm ngăn chặn các hiện tợng mất mát, hao hụt, lãng phí trongkinh doanh

2.1.Về nguyên tắc kế toán

Kế toán hàng tồn kho phải tuân theo những nguyên tắc quốc tế:

 Nguyên tắc hoạt động liên tục: Doanh nghiệp hoạt động có thời hạn hoặc ítnhất không bị giải thể trong tơng lai gần thì phải lập BCTC phản ánh giá trịtài sản theo giá gốc, không theo giá thị trờng

3

 Nguyên tắc về tính chia cắt niên độ của các năm là gắn chi phí vào các năm

tài chính liên quan và chỉ có những chi phí đó mà thôi

 Nguyên tắc tính nhất quán: Trong quá trình kế toán hàng tồn kho mọi khái

niệm, nguyên tắc, phơng pháp kế toán phải đợc thực hiện nhất quán Nếu có

thay đổi thì phải giải thích rõ ràng và nêu trong phụ lục BCTC cùng với ảnh

hởng của chúng lên kết quả

 Nguyên tắc giá gốc: giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc

 Nguyên tắc thận trọng: để quyết toán ngời ta so sánh giữa giá gốc và giá thị

trờng Nếu giá thực tế thấp hơn chi phí mua phải hạch toán một khoản dự

phòng giảm giá hàng tồn kho

 Nguyên tắc không bù trừ: việc giảm giá hàng tồn kho không thể ghi chép

trực tiếp vào việc giảm giá mua Nó phải đợc giữ nguyên sau đó hoàn nhập

để xác định lãi và việc mất giá là đối tợng của một khoản dự phòng

 Nguyên tắc ghi chép kế toán: Các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện kiểm

kê thờng xuyên tuy nhiên các Công ty không thực hiện quy định này mà chỉ

thực hiện kiểm kê định kỳ Trong hệ thống kiểm kê thờng xuyên nhập, xuất

hàng tồn kho đợc ghi nhận ngay trong khi chúng ta thực hiện, còn kiểm kê

định kỳ thì hàng tồn kho đầu kỳ đợc giữ nguyên cuối kỳ

2.2.Về ph ơng pháp tính giá

Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quốc tế và nguyên tắc hạch toán

hàng tồn kho của Việt Nam thì hàng tồn kho phải đợc đánh giá theo giá thực tế(hay còn gọi là giá phí) đợc quy định cụ thể cho từng loại hàng

Trị giá hàng nhập kho đợc quy định cụ thể cho từng loại vật t, hàng hóa theonguồn hình thành và thời điểm tính giá Hàng nhập kho có thể từ hai nguồn là

mua vào và doanh nghiệp tự sản xuất

Đối với hàng mua ngoài:

Đối với hàng tự sản xuất:

Đối với hàng tồn kho vì trị giá thực tế của hàng nhập kho khác nhau ở các

thời điểm khác nhau trong kỳ hạch toán nên việc tính giá thực tế hàng xuất kho

có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau đây:

liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí sản xuất chung.

* Phơng pháp bình quân gia quyền.

* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

* Phơng pháp nhập sau xuất trớc

* Phơng pháp tính giá thực tế theo giá hạch toán

2.3.Về ph ơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung, hàng tồn kho nói riêng, mọi sựbiến động tăng giảm về mặt số lợng và giá trị đều đợc phản ánh trên chứng từgốc nh: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê,thẻ kho,

Đồng thời với quá trình trên hạch toán hàng tồn kho phải đợc hạch toán cả

về mặt giá trị và hiện vật Để hạch toán đợc nh vậy, kế toán hàng tồn kho phải sửdụng phơng pháp hạch toán chi tiết là theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quycách vật t, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng Hạch toán hàng tồnkho phải luôn luôn đảm bảo về sự khớp đúng cả mặt giá trị và hiện vật giữa thực

tế với số lợng ghi trên sổ kế toán, giữa số tổng hợp và số chi tiết Hiện nay, theochế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong

ba phơng pháp hạch toán chi tiết đó là : Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp

sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d

- TK151 – Hàng mua đang đi dờng

 Phơng pháp kiểm kê định kỳ; là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật t, hàng hóa trên sổ kếtoán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị của hàng tồn kho đã xuất trong kỳ theocông thức:

Theo phơng pháp này mọi sự tăng giảm giá trị hàng tồn kho không đợc theodõi trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi qua các tài khoản trunggian sau đây:

3 Các chức năng của chu trình hàng tồn kho.

Chu trình hàng tồn kho có thể hiểu là gồm hai hệ thống riêng biệt có liênquan chặt chẽ với nhau: một là quá trình vận động vật chất của hàng hóa, một làquá trình vận động của chi phí Khi hàng tồn kho vận động thì phải có các quátrình kiểm soát đầy đủ cả về sự vận động vật chất của chúng lẫn các chi phí liênquan tới chúng Các chức năng hình thành nên chu trình hàng tồn kho làm rõhơn các quá trình kiểm soát này Các chức năng của chu trình hàng tồn kho baogồm: Mua hàng, nhận hàng, lu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đitiêu thụ Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ trong đó bao gồm ghi sổ đối vớicác chi phí sản xuất và ghi sổ về hàng tồn kho

*) Chức năng mua hàng

Chứng từ liên quan đến quá trình này là phiếu yêu cầu mua hàng và đơn

đặt hàng mua Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận

có nhu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ viết phiếu yêu cầu mua Phiếu yêu cầu mua

đ-ợc chuyển tới phòng thu mua để có căn cứ chuẩn bị lập đơn đặt mua hàng (Đơn

đặt mua hàng đợc đánh số thứ tự trớc)

Trong đơn đặt mua hàng phải nêu rõ số lợng, chủng loại, quy cách sảnphẩm hàng hóa hoặc dịch vụ yêu cầu Một liên đặt mua hàng đợc gửi tới phòng

Trị giá hàng tồn cuối kỳ

-kế toán còn một liên đợc chuyển tới phòng nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu.Ngay kể cả khi đặt hàng qua điện thoại thì đơn đặt mua hàng chính thức cũngcần phải đợc chuẩn bị và gửi tới các bộ phận liên quan

*) Chức năng nhận hàng

Tất cả các hàng hóa, vật t mua về đều phải giao cho phòng nhận hàngkiểm tra Phòng này phải độc lập với các phòng mua hàng , phòng lu hàng,phòng vận chuyển Phòng nhận hàng có trách nhiệm xác định số lợng hàngnhận, kiểm định lại chất lợng hàng xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặthàng không và loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi; lập biên bản nhận hàng vàchuyển hàng tới bộ phận kho Chứng từ này sẽ là minh chứng cho việc kiểm tra

và nhận hàng

*) Chức năng lu kho

Tất cả hàng sẽ đợc chuyển tới kho và hàng sẽ đợc kiểm tra về chất lợng,

số lợng sau đó cho nhập kho Mỗi khi nhập kho, thủ kho phải lập phiếu nhậpkho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lợng hàngnhận và nhập kho

*) Chức năng xuất kho vật t, hàng hóa

Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý Do vậy,trong bất cứ trờng hợp xuất hàng nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có phiếuyêu cầu sử dụng vật t, hàng hóa đã đợc phê duyệt từ các đơn vị sử dụng

Phiếu yêu cầu này đợc lập thành 3 liên Đơn vị có yêu cầu sẽ giữ một liên;một liên sẽ giao cho bộ phận kho làm căn cứ xuất và hạch toán kho và một liêncòn lại sẽ chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán Để nhằm hạn chế việcviết phiếu yêu cầu sử dụng vật t, hàng hóa cho những mục đích không rõ ràngthì một số tổ chức thiết kế các chính sách kiểm soát bằng việc yêu cầu tất cả cácphiếu yêu cầu phải đợc lập dựa trên một đơn đặt hàng sản xuất hoặc đơn đặthàng của khách hàng

*) Chức năng sản xuất

Việc sản xuất cần phải đợc kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trìnhsản xuất Kế hoạch và lịch trình sản xuất đợc xây dựng dựa vào các ớc toán vềnhu cầu đối với sản phẩm của Công ty cũng nh dựa vào tình hình thực tế hàngtồn kho hiện có Do vậy, nó có thể đảm bảo rằng công ty sẽ sản xuất những hànghóa đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóahoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hóa cụ thể Hơn nữa, việc sản xuất theo kếhoạch và lịch trình cũng có thể giúp Công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủcác yếu tố nh nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu của sản xuất trong kỳ

7

Trách nhiệm đối với hàng hóa trong giai đoạn sản xuất thuộc về nhữngngời giám sát sản xuất (đốc công, quản lý phân xởng), do vậy kể từ khi nguyênvật liệu đợc chuyển tới phân xởng cho tới khi các sản phẩm đợc hoàn thành và

đợc chuyển vào kho thành phẩm thì ngời giám sát sản xuất đợc phân công theodõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình và quá trình sảnxuất Trong quá trình này, các chứng từ, sổ sách đợc sử dụng chủ yếu để ghichép theo dõi bao gồm các phiếu yêu cầu sử dụng vật t, phiếu xuất kho, bảngchấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí

*) Lu kho thành phẩm

Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất đợc kiểm định xong sẽ chonhập kho để lu trữ chờ bán Quá trình kiểm soát thành phẩm thờng đợc xem nhmột phần của chu trình bán hàng và thu tiền

*) Xuất thành phẩm đi tiêu thụ

Việc xuất thành phẩm đi tiêu thụ là việc chuyển giao quyền sở hữu thànhphẩm cho khách hàng Vì vậy, xuất thành phẩm đi tiêu thụ là một phần nội tạicủa chu trình bán hàng và ghi nhận các khoản phải thu từ khách hàng Việc xuấtkho giao thành phẩm cho khách hàng đợc thực hiện thông qua chứng từ xuất khogiao hàng

Nh vậy, chu kỳ hàng tồn kho có năm chức năng cơ bản trên Khi tiến hànhkiểm toán chu trình hàng tồn kho phải kiểm toán bắt đầu từ khâu đặt hàng cho

đến khâu tính giá thành hàng bán Nhng cơ bản nhất là kiểm toán tồn trữ hàngtồn kho Tổng trữ gắn với xuất, nhập, chức năng này gắn với quá trình kế toán vàquá trình quản lý nói chung từ khâu mua cho đến khâu nhập, khâu sản xuất vàkhâu bán hàng Chức năng hàng tồn kho gắn với chức năng của các phần hànhkhác do vậy khi tiến hành kiểm toán phải kết hợp với các phần hành đó nh phầnhành mua hàng và thanh toán, tiền lơng nhân viên, bán hàng thu tiền để đạt hiệuquả cao hơn

Sơ đồ số 1: Sơ đồ minh họa chức năng của chu trình hàng tồn kho.

Nhận hàng

Nhập kho

Sản xuất

Nhập kho thành phẩm

Xuất bán

Tồn trữ

nguyên vật liệu

Sản xuất sản phẩm

Báo cáo nhận hàng thờng xuyênSổ theo dõi

nguyên liệu

Bản kiến nghị nguyên liệu

Sổ theo dõi thờng xuyên thành phẩm

Chứng từ vận chuyển

(1) Các cuộc kiểm kê hàng tồn kho đợc thực hiện và so sánh với số lợng trên sổsách ở mọi giai đoạn của chu kỳ, phải chắc chắn là thời hạn tính để ghi sổ chứng

từ phù hợp với vị trí của các mặt hàng Một cuộc kiểm kê thờng đợc tiến hành ítnhất là một năm

(2) Bao gồm các thông tin chi phí của nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, sảnxuất chung

9

4.Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình hàng tồn kho.

Mục tiêu của kiểm toán viên khi kiểm toán chu trình hàng tồn kho là nhằm

đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho và nhằm xác định tínhhiện hữu đối với hàng tồn kho, khẳng định tính trọn vẹn (đầy đủ) của hàng tồnkho, quyền của khách hàng đối với hàng tồn kho đã ghi sổ, cũng nh khẳng địnhtính chính xác và đúng đắn của các con số trên sổ sách kế toán về hàng tồn kho

và bảo đảm sự trình bày và khai báo về hàng tồn kho là hợp lý Các mục tiêukiểm toán cụ thể về hàng tồn kho đợc tóm tắt qua bảng sau

Bảng 1: Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho

- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ

thể hiện số hàng hóa đợc mua trong

kỳ

- Các nghiệp vụ kết chuyển đã ghi

sổ đại diện cho số hàng tồn kho đợc

chuyển từ nơi này sang nơi khác

hoặc từ loại này sang loại khác

- Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã

ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho

đã xuất bán trong kỳ

Hàng tồn kho đợc phản ánh trênBảng cân đối kế toán là thực sựtồn tại

Tính trọn

vẹn

Tất cả các nghiệp mua, kết chuyển

và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra

trong kỳ đều đã đợc phản ánh trên

sổ sách, báo cáo kế toán

Số d tài khoản “Hàng tồn kho”

đã bao hàm tất cả các nguyênvật liệu, công cụ dụng cụ, sảnphẩm, hàng hóa hiện có tại thời

điểm lập Bảng cân đối kế toán.Quyền

và nghĩa

vụ

Trong kỳ, doanh nghiệp có quyền

đối với số hàng tồn kho đã ghi trong

sổ

Doanh nghiệp có quyền đối với

số d hàng tồn kho tại thời điểmlập Bảng cân đối kế toán

Đo lờng

và tính

giá

Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa

thu mua, giá thành sản phẩm, sản

phẩm dở dang phải đợc xác định

chính xác và phù hợp với quy định

của chế độ kế toán và nguyên tắc kế

toán chung đợc thừa nhận

Số d hàng tồn kho phải đợc phản

ánh đúng giá trị thực hoặc giá trịthuần của nó và tuân theonguyên tắc chung đợc thừanhận

Trình Các nghiệp vụ liên quan tới hàng Số d hàng tồn kho phải đợc phân

II.Kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện

1.Kiểm toán nội bộ trong quản trị doanh nghiệp.

Kiểm toán nội bộ là một trong ba loại hình kiểm toán: kiểm toán nội bộ,kiểm toán Nhà nớc và kiểm toán độc lập Kiểm toán nội bộ do các kiểm toánviên nội bộ thực hiện bao gồm các hoạt động kiểm toán kiểm toán tuân thủ,kiểm toán hoạt động và kiểm toán báo cáo tài chính

Kiểm toán nội bộ xuất hiện đầu tiên ở những nớc phát triển: ở Mỹ năm

1941 và ở Pháp năm 1960 Ban đầu kiểm toán nội bộ chỉ hoạt động giới hạntrong thị trờng chứng khoán, ngân hàng, các Công ty đa quốc gia, nhng từ năm

1960 hoạt động kiểm toán đã phát triển rất nhanh ở Châu Âu và sự thành lập củaviện kiểm toán nội bộ năm 1941 tại Mỹ đã xác định bản chất, mục tiêu và phạm

vi hoạt động của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ mới xuất hiện ở Việt Namtrong những năm đầu của thập kỷ 90 song đã phát triển một cách nhanh chóng

và trở thành một bộ phận không thể thiếu đợc trong hệ thống kiểm soát nội bộtại các doanh nghiệp Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng cần có kiểm toánnội bộ, tuy nhiên cách thức tổ chức kiểm toán nội bộ có thể khác nhau Vớinhững doanh nghiệp lớn nh các Tổng Công ty, các Công ty, kiểm toán nội bộ cóthể đợc tổ chức thành một bộ phận độc lập trực thuộc ban Giám đốc doanhnghiệp còn với những doanh nghiệp quy mô nhỏ thì kiểm toán nội bộ nằm trong

bộ phận kiểm soát

Phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ đợc xác định tùy thuộc vào quymô, loại hình hoạt động, cơ cấu tổ chức của đơn vị và yêu cầu của các nhà quản

lý Thông thờng kiểm toán nội bộ đảm trách một hoặc một số lĩnh vực sau:

+ Rà soát lại hệ thống kiểm toán và các quy chế kiểm soát nội bộ có liênquan để giám sát sự hoạt động của các hệ thống này cũng nh tham gia hoànthiện chúng

+ Kiểm tra sự tiết kiệm, tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động kể cảquy định tài chính của doanh nghiệp

1.1.Chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ.

11

Số liệu, tài liệu kế toán, báo cáo tài chính của doanh nghiệp là căn cứ pháp

lý để đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hìnhthực hện các nghiệp vụ với Nhà nớc, với các bên liên quan của doanh nghiệp.Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính đầy đủ, trung thực,hợp lý của các số liệu kế toán và thông tin trong báo cáo tài chính đã đ ợc công

bố Chính vì lý do đó, Nhà nớc yêu cầu các doanh nghiệp phải thờng xuyên tổchức kiểm toán nhằm đánh giá về chất lợng và độ tin cậy của thông tin kinh tếtài chính, về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp, về chấp hành luật pháp,chính sách, chế độ của Nhà nớc cũng nh các nghị quyết, quyết định của Hội

đồng quản trị, của Giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp Tại điều 6 - QĐ 832TC /QĐ/ CĐ kinh tế của Bộ tài chính có quy định rõ:kiểm toán nội bộ có 3 chức năng: kiểm tra, xác nhận và đánh giá bao gồm:

- Kiểm tra, xác nhận và đánh giá độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán

do kế toán trởng tổng hợp, xử lý và báo cáo

- Kiểm tra và đánh giá tính tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy định củaNhà nớc, các quy định của bản thân doanh nghiệp

- Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sửdụng các nguồn lực, lựa chọn phơng án, các quyết định kinh tế

Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụsau:

- Kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinhdoanh, các chính sách, nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị và banGiám đốc doanh nghiệp; bảo đảm sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tàichính, kế toán

- Kiểm tra và xác nhận chất lợng, độ tin cậy các thông tin kinh tế, tài chínhcủa báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp trớc khi trình, kýduyệt và công bố

- Phát hiện những yếu kém, sơ hở, gian lận trong bảo vệ tài sản của doanhnghiệp, đề xuất giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hànhkinh doanh của doanh nghiệp

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ cuả mình, kiểm toán nội bộ có 3 nộidung công việc:

- Kiểm toán hoạt động

- Kiểm toán tuân thủ

- Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Trong đó:

* Kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán nhằm đánh giá tính hiêu quả, tác dụngcủa một phơng án kinh doanh, một quy trình công nghệ hoặc một loại tài sảnmuốn đa vào hoạt động Vì vậy, kiểm toán hoạt động còn gọi là kiểm toán tínhhiệu quả Kiểm toán loại này bao gồm việc sử dụng các kỹ năng khác nhau: kếtoán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và khoa học, kết thúc cuộc kiểm toán thờnglập một bản giải trình, đánh giá, kết luận các mặt tốt, xấu gửi cho các cơ quan cóliên quan.

Nội dung chủ yếu của kiểm toán hoạt động gồm:

- Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệuquả các nguồn lực của doanh nghiệp

- Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối vàthu nhập, kết quả bảo toàn và phát triển vốn

- Kiểm tra và đánh giá tính hiêu quả hoạt động của các bộ phận chức năngtrong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

* Kiểm toán tuân thủ

Kiểm toán tuân thủ thờng do cấp trên kiểm tra các đơn vị cấp dới về việcchấp hành các quy định, quy chế Kiểm toán sự tuân thủ còn gọi là kiểm toántính quy tắc

Nội dung công việc của kiểm toán tuân thủ gồm

- Kiểm tra tính tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế

độ quản lý của Nhà nớcvà tình hình chấp hành các chính sách, Nghị quyết,Quyết định Quy chế của Hội đồng quản trị và của Ban giám đốc

- Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quá trình nghiệp vụ,thủ tục quản lý của toàn bộ cũng nh của từng khâu công việc, của từng biệnpháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kếtoán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản ghi sổ kế toán, tổng hợpthông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị đến lu trữ tàiliệu kế toán

* Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị là kiểm tra, xácnhận các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị đợc lập trung thực và hợp

lý, phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã đợc chấpnhận

Nội dung công việc của kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toánquản trị gồm:

13

- Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy củabáo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi Giảm đốc ký duyệt và côngbố.

- Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đa ranhững kiến nghị và t vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảmbảo sự hợp lý, hiệu quả

1.2.Nội dung và các hình thức kiểm toán nội bộ.

*Kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt

- Kiểm toán toàn diện toàn bộ hoạt động kế toán với mục đích xem xét sựchính xác của tài liệu, số liệu kế toán và đồng thời nhận xét về tính trung thựccủa các tài liệu, số liệu kế toán thu đợc

- Kiểm toán đặc biệt tập trung vào một số nghiệp vụ nhất định: kiểm toánngân quỹ, kiểm toán hoạt động bán hàng, kiểm toán chi phí, lợi nhuận

*Kiểm toán thờng xuyên và kiểm toán định kỳ

- Kiểm toán thờng xuyên là thực hiện các việc kiểm tra, xem xét liên tục,hàng tuần, hàng tháng, trong suốt năm Hình thức này có thể giúp cho việc pháthiện mau chóng, kịp thời các sai sót, nhờ đó hạn chế, ngăn chặn đợc chúng

- Kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua báo cáo kế toán tàichính hàng tháng, hàng quý hoặc cả năm, nghiên cứu đánh giá bảng cân đối kếtoán giữa năm hoặc cuối năm để đa ra nhận xét, kết luận, đánh giá về công việckinh doanh của doanh nghiệp

*Kiểm toán phòng ngừa và kiểm toán sau hoạt động

- Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) là loại hình kiểm toán bao gồm nhữngbiện pháp phòng ngừa đợc áp dụng trớc hoặc ngay sau một nghiệp vụ kế toánphát sinh nhằm đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động chuẩn xác và hợp thức,loại trừ các sai phạm trớc hoặc ngay sau khi chúng xuất hiện

- Kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm) : các công việc kế toán đã đợc thựchiện xong một thời gian khá lâu, các nghiệp vụ kế toán đã đợc ghi vào sổ kếtoán và tổng hợp lên báo cáo tài chính Trong trờng hợp này, cuộc kiểm toán chỉnhằm xem xét, khảo sát để xác định tính trung thực và chính xác của các sổ kếtoán, đồng thời phát giác các sai phạm (gian lận) nếu có

*Kiểm toán hiện hành

Kiểm toán hiện hành là loại hình kiểm toán thực hiện việc thẩm tra xem xétcác hoạt động, các nghiệp vụ đang diễn ra nhằm phát hiện những sai sót, gianlận bảo đảm cho các hoạt động diễn ra bình thờng

2.Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán hàng tồn kho đợc thực hiện qua 4 bớc, thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán nội bộ.

2.1.Chuẩn bị kiểm toán

Một cuộc kiểm toán muốn đạt kết quả, công tác chuẩn bị phải đợc thực hiệntốt, gồm các công việc sau:

* Đa thông báo kiểm toán xuống đơn vị đợc kiểm toán

Trớc khi tiến hành kiểm toán tại cơ sở, bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phậnkiểm toán nội bộ phải có thông báo xuống đơn vị đợc kiểm toán để đơn vị biếtmục đích kiểm toán, thời gian kiểm toán dự kiến, thành phần tham gia kiểm toán

và chuẩn bị các công việc về số liệu, sổ sách, chứng từ làm việc với đoàn kiểmtoán

* Khảo sát và thu thập thông tin

Khảo sát ban đầu mang lại hiệu quả cho công tác kiểm toán Việc khảo sát,thu thập và nghiên cứu các thông tin, số liệu, tài liệu sẽ giúp cho kiểm toán viên

có cái nhìn tổng quát về đối tợng kiểm toán, nắm bắt đợc các thông tin cơ bản vềhàng tồn kho nh mặt hàng, kho tàng, nhà xởng và các điều kiện kỹ thuật khác.Trong quá trính khảo sát và thu thập thông tin, kiểm toán viên có thể tìm hiểu về

đối tợng kiểm toán trực tiếp qua các giấy tờ, tài liệu liên quan hoặc kiểm toánviên có thể tiếp xúc, phỏng vấn trực tiếp những ngời liên quan để có đợc thôngtin cần thiết

Mặt khác, việc khảo sát và thu thập thông tin giúp cho kiểm toán viên xác

định đợc lĩnh vực quan trọng của cuộc kiểm toán và đề ra kế hoạch kiểm toán

15

Chuẩn bị kiểm toán

Thực hiện kiểm toán

Kết thúc kiểm toán

Theo dõi sau kiểm toán

Thực hiện kiểm toán

Kết thúc kiểm toán

thích hợp Khâu khảo sát phải đợc hoàn thành, các thông tin phải đợc thu thập

đầy đủ và phân tích kỹ lỡng trớc khi lập kế hoạch kiểm toán Kiểm toán viênphải chú trọng về những khoản mục hàng tồn kho có giá trị lớn, giá trị nhiều vàtập trung kiểm toán những khoản mục đó

* Đánh giá và đạt đợc sự hiểu biết sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối vớihàng tồn kho

Hoạt động kiểm toán nội bộ của cấp trên đối với cấp dới vẫn là ngoại kiểmcần phải tiến hành đánh giá kiểm soát nội bộ Theo IFAC số 400 “kiểm toánviên phải có sự hiểu biết phù hợp về hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ để lập kếhoạch kiểm toán và đề ra một biện pháp kiểm toán có hiệu quả Kiểm toán viêncần sử dụng các phán đoán về mặt nghề nghiệp để đánh giá các rủi ro kiểm toán

và đề ra các quy trình kiểm toán nhằm hạn chế rủi ro một cách có thể chập nhận

đợc”

Khối lợngvà các bớc công việc thực hiện trong cuộc kiểm toán phụ thuộckhá nhiều vào công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Nếu hệ thống kiểmsoát nội bộ hoạt động hữu hiệu, những bằng chứng đơn vị cung cấp có độ tin cậycao thì các bớc công việc của kiểm toán viên sẽ đợc giảm bớt, khối lợng côngviệc cũng sẽ nhẹ nhàng hơn nhng ngợc lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt

động không hiệu quả sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên trong công tác kiểmtoán Các bằng chứng do đơn vị cung cấp có độ tin cậy thấp, kiểm toán viên sẽmất nhiều thời gian hoặc công sức để tìm ra những bằng chứng kiểm toán Nhvậy việc đánh giá hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc quan trọngtrong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán làm cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toán Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đạt đợc những mục đích sau:

- Đánh giá đợc những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội

bộ nói chung và kiểm soát nội bộ trong từng khoản mục nói riêng

- Trên cơ sở những đánh giá trên, kiểm toán viên hình dung về khối lợng và

Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần phải tìm hiểu về hệ thống kiểm soát vậtchất đối với hàng tồn kho nh kho tàng, bến bãi, nhà xởng và các điều kiện kỹ

thuật khác Bất cứ sự thiếu sót nào về phơng tiện cất giữ, về dịch vụ bảo hộ, hoặc

về kiểm soát vật chất khác đều có thể dẫn tới mất mát hàng tồn kho do cháy nổhoặc do mất trộm Tất cả những vấn đề này đều phải đợc cấp quản lý quan tâm Các vấn đề cần đợc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồnkho mà kiểm toán viên phải tiến hành có thể khái quát qua các câu hỏi sau đây:

Hệ thống kế toán hàng tồn kho có theo dõi chi tiết từng loại hàng tồn kho haykhông? Hệ thống sổ sách kế toán có đợc đối chiếu ít nhất một lần với kết quảkiểm kê hàng tồn kho trong năm không? Hàng tồn kho có đợc đánh dấu theomột dãy số đợc xây dựng trớc không? Sự khác biệt giữa số thực tế kiểm kê với

số theo dõi trên sổ sách khi phát hiện có đợc giải quyết dứt điểm không? Có tồntại một phòng thu mua hàng độc lập chuyên thực hiện trách nhiệm mua tất cảnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa không? Có tồn tại một phòng nhậnhàng riêng biệt chuyên thực hiện trách nhiệm nhận hàng đến không? Các vật t

và hàng hóa có đợc kiểm tra và cất trữ bởi một bộ phận kho độc lập không vàchúng có đợc kiểm soát chặt chẽ trong việc xuất dùng không?

Bằng việc mô tả hoặc vẽ thành các lu đồ về hệ thống kiểm soát nội bộ đốivới hàng tồn kho từ đó kiểm toán viên có thể xác định đợc hệ thống kiểm soátnội bộ đó có hoạt động hay không Kiểm toán viên cũng có thể khẳng định thêmnhững thông tin về sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua phỏngvấn các nhân sự của đơn vị, kiểm tra các chứng từ hoặc các sổ sách hoặc quansát các hoạt động Kiểm toán viên quan sát việc tách ly trách nhiệm trong việcthực hiện các chức năng của chu trình và ai là những ngời thực hiện các chứcnăng đó trong năm Khi kiểm tra các tài liệu, kiểm toán viên có thể kiểm tra cácPhiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt mua hàng, Phiếu yêu cầu sử dụng vật t , hànghóa, Phiếu vận chuyển hàng hóa, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và các sổ sách

kế toán về hàng tồn kho và chi phí Các thủ tục này sẽ giúp kiểm toán viên có

đ-ợc các bằng chứng để đánh giá rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu vềhàng tồn kho là nhỏ hơn mức cực đại

Tóm lại, qua hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ thiết kế đợcnhững thủ tục kiểm toán thích hợp, đánh gía đợc khối lợng và độ phức tạp củacông việc kiểm toán từ đó tính đợc kế hoạch thời gian, đồng thời xác định trọngtâm cho cuộc kiểm toán

* Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

Sau khi đạt đợc sự hiểu biết sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối vớihàng tồn kho, kiểm toán viên xác định mức rủi ro ban đầu đối với các cơ sở dẫnliệu trên báo cáo tài chính Nếu mức rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là không cao

17

ở mức tối đa hoặc kiểm toán viên xét thấy khả năng giảm bớt đợc rủi ro kiểmsoát thì kiểm toán viên có thể giới hạn phạm vi của các thử nghiệm kiểm soátphải tiến hành đối với khoản mục hàng tồn kho Ngợc lại nếu mức rủi ro kiểmsoát đợc đánh giá ở mức cao và xét thấy không có khả năng giảm đợc trong thực

tế thì phải tiến hành thiết kế ngay các thử nghiệm kiểm soát ở mức độ phù hợp.Trong khi thiết kế các thử nghiệm này, kiểm toán viên phải quyết định xem thửnghiệm nào có thể giúp kiểm toán viên giảm bớt lợng thử nghiệm cơ bản ở phầnsau để điều chỉnh thời gian thực hiện chúng cho hiệu quả

* Xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán cụ thể cho từng phần hành hàngtồn kho

Để xây dựng chơng trình này, kiểm toán viên phải xem xét các đặc trngriêng của kiểm toán hàng tồn kho nh sau:

Thứ nhất, số tiền trên các khoản mục phản ánh tổng hợp giá trị của nhiềuloại vật t hàng hóa cụ thể do đó trong kiểm toán trên cơ sở đánh giá tính trọngyếu nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng phải tiến hành lập bảng kêchi tiết cho từng loại vật t, hàng hóa cụ thể và tiến hành đối chiếu số trong sổsách với số tiền thực tế của từng loại vật t, đối chiếu giá trị của từng loại với tổng

số tiền trên các khoản mục

Thứ hai, nghiệp vụ hàng tồn kho quan hệ trực tiếp đến nhập xuất hàng ngày

về loại vật t nên phải gắn với chức năng mua, sản xuất bán hàng theo nguồn vàmục đích khác nhau, kiểm toán phải gắn với những chính sách về tài chính nóichung đối với từng loại vật t có trong đơn vị

Thứ ba, không quan tâm đến nhiều khối lợng mà trọng tâm kiểm toán làphải kiểm kê hiện vật đối với từng loại hàng tồn kho Phải chú ý đến tính biến

đổi của giá cả trong kỳ kế toán

2.2 Thực hiện kiểm toán

2.2.1.Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.

Các thử nghiệm hớng vào tính hiệu lực mà hệ thống kiểm soát nội bộ nhằmgiúp kiểm toán viên đánh giá đợc tính hiệu lực đó và khẳng định lại mức rủi rokiểm soát ban đầu mà họ đã đa ra đối với các cơ sở dẫn liệu về hàng tồn kho.Một số thử nghiệm kiểm soát phổ biến sẽ đợc kiểm toán viên thực hiện nhằmthu thập bằng chứng về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát đối với hàng tồnkho thờng tập trung vào các chức năng chính nh: Nghiệp vụ xuất vật t, hàng hóa;Nghiệp vụ sản xuất và nghiệp vụ lu kho vật t, hàng hóa

 Nghiệp vụ xuất vật t, hàng hóa

Khi kiểm toán nghiệp vụ này, kiểm toán viên cần chú ý kiểm tra về tính cóthực của các yêu cầu sử dụng vật t, hàng hóa bằng việc kiểm tra lại các phiếuyêu cầu và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đó (kiểm tra chữ ký) Đồng thờikiểm toán viên phải kiểm tra các chứng từ, sổ sách có liên quan tới việc hạchtoán nghiệp vụ xuất vật t, hàng hóa nh lệnh sản xuất, đơn đặt mua hàng, Phiếuxuất kho và các sổ chi tiết, sổ phụ nhằm khẳng định độ tin cậy đối với các thôngtin về nghiệp vụ xuất vật t, hàng hóa Kiểm toán viên có thể kiểm tra các chữ kýnhận trên phiếu xuất kho vật t, hàng hóa hoặc kiểm tra các dấu vết của công táckiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách kế toán của đơn vị.

 Nghiệp vụ sản xuất

Cùng với nghiệp vụ lu kho vật t, hàng hóa thì nghiệp vụ sản xuất đợc xem lànghiệp vụ trọng tâm trong chu trình hàng tồn kho Để đánh giá các hoạt độngkiểm soát đối với nghiệp vụ này, kiểm toán viên có thể thực hiện nhiều thửnghiệm kiểm soát khác nhau

Sau đây sẽ là khái quát hóa các hoạt động kiểm soát chủ yếu đợc sử dụng

đối với các nghiệp vụ sản xuất trong các doanh nghiệp, ý nghĩa của các hoạt

động kiểm soát đó và các thử nghiệm kiểm soát phổ biến mà kiểm toán viên ờng thực hiện

th-Bảng 2: th-Bảng tổng hợp các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ sản xuất vàcác thử nghiệm kiểm soát phổ biến thờng đợc thực hiện

+Phát hiện sự không khớp

+Điều tra và quan sát việc sử dụng các tài liệu

có đánh số trớc này, và kiểm tra tính liên tục của chúng cũng nh kiểm tra các chữ ký phê duyệt liên quan.

+Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm soát nội bộ.

+Phỏng vấn về việc kiểm19

tra đối chiếu, quan sát và

điều tra về việc đối chiếu.

+Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống định mức chi phí, kiểm tra các báo cáo về sự chênh lệch Tính

nguyên vật liệu, chi phí

sản xuất chung so với

+Phát hiện sự không thống nhất giữa các chứng từ và phát hiện những nghiệp vụ sản xuất cha đợc vào sổ.

+Phát hiện chênh lệch tăng của chi phí định mức so với chi phí thực tế ghi sổ có thể do không ghi sổ một số nghiệp vụ sản xuất.

+Có thể phát hiện thấy sự không khớp nhau do ghi thiếu nghiệp vụ liên quan tới sản xuất.

+Phỏng vấn và quan sát

về việc sử dụng các tài liệu có đánh số trớc này, kiểm tra tính liên tục của chúng.

+Phỏng vấn và điều tra các bằng chứng về sự

đính kèm các tài liệu, chứng từ sản xuất với sổ sách kế tóan.

+Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống chi phí

định mức.

+Phỏng vấn và điều tra

về công tác đối chiếu, và kiểm tra đối chiếu lại.

+Phát hiện tỷ lệ phân bổ sai hoặc việc tính toán chi phí phân bổ không đúng cho các

+Kiểm tra dấu hiệu của công tác kiểm soát nội bộ.

+Kiểm tra bằng chứng

về sự kiểm soát nội bộ.

hàng, tính toán lại chi phí

+Phát hiện sai sót trong cộng dồn và kết chuyển trong sổ sách theo dõi sản xuất trớc khi chúng đợc sử dụng để định giá hàng tồn kho.

+Cung cấp số liệu về việc sử dụng hàng tồn kho, số lợng tồn kho để tránh sản xuất thừa hoặc sản xuất những sản phẩm mà chậm bán dẫn đến bị hỏng, không sử dụng đợc.

+Phát hiện những sai phạm trong việc tính giá và đo lờng chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.

+Tránh sản xuất thừa so với nhu cầu dẫn đến hàng bị hỏng, không sử dụng đợc.

+Tránh sản xuất những sản phẩm không có khả năng tiêu thụ hoặc bị lỗi sẽ dẫn đến hàng tồn kho bị khai tăng.

+Xác định rõ các nghiệp vụ sản xuất cần đợc hạch toán vào tài khoản nào khi phát sinh.

+Kiểm tra dấu vết của kiểm soát nội bộ và tính toán lại.

+Phỏng vấn về việc cập nhật thông tin hàng tồn kho để xác định định mức sản xuất hoặc số l- ợng sản xuất, và kiểm tra dấu hiệu của việc sử dụng.

+Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống chi phí

định mức và điều tra ác báo cáo về sự chênh lệch.

+Điều tra về việc sử dụng hệ thống dự báo doanh thu và kiểm tra dấu hiệu của việc sử dụng.

+Phỏng vấn và quan sát các chính sách về thiết lập các chuẩn mực kỹ thuật và chính sách kiểm tra chất lợng, thủ tục kiểm tra và kiểm tra dấu vết của công tác kiểm

soát +Phỏng vấn và quan sát, kiểm tra việc sử dụng hệ thống tài khỏan.

+Phát hiện việc phân loại sai

về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, và chi phí sản xuất chung trớc khi chúng đợc

+Kiểm tra dấu vết của công tác kiểm soát nội bộ.

21

xuất chung trên sổ theo

dõi chi tiết.

+Kiểm tra danh mục các

vấn đề cần khai báo và rà

soát lại khai báo.

chính thức ghi sổ.

+Phát hiện sự không khớp nhau có thể do phân loại sai.

+Nhằm khẳng định tất cả các vấn đề cần khai báo thì đã đợc khai báo và khai báo đầy đủ

và chính xác.

+Phỏng vấn và điều tra việc đối chiếu và kiểm tra dấu vết của việc đối chiếu.

+Phỏng vấn về việc sử dụng bảng danh mục kiểm tra và kiểm tra dấu vết của việc kiểm soát nội bộ.

 Nghiệp vụ lu kho vật t, hàng hóa

Cũng giống nghiệp vụ sản xuất, nghiệp vụ lu kho là nghiệp vụ trọng tâm củachu trình hàng tồn kho, do vậy việc đánh giá hệ thống kiểm soát đối với nghiệp

vụ lu kho phải đợc thực hiện một cách thận trọngvà thích đáng Bảng 3 sẽ chothấy rõ các hoạt động kiểm soát chủ yếu, ý nghĩa của các hoạt động kiểm soát

và các thử nghiệm kiểm soát phổ biến mà kiểm toán viên sử dụng để đánh giácác hoạt động kiểm soát này

Bảng 3: Bảng tổng hợp các hoạt động kiểm soát chủ yếu đối với nghiệp vụ l u

kho và các thử nghiệm kiểm soát phổ biến

+So sánh đối chiếu giữa sổ

cái với sổ chi tiết hàng tồn

kho, giữa sổ chi tiết với các

kho phải lập phiếu xuất kho

cho tất cả các nghiệp vụ

xuất kho căn cứ vào lệnh

xuất

+Phát hiện các nghiệp vụ không có thật cũng đợc ghi sổ.

+Tránh các nghiệp vụ nhập kho không đợc phê chuẩn.

+Tránh xuất hàng tồn kho khi cha đợc phê duyệt.

+Thực hiện Đối chiếu lại

và kiểm tra dấu vết của kiểm soát nội bộ.

+Kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hóa.

+Kiểm tra sự đính kèm giữa phiếu xuất kho với các lệnh xuất, phiếu xin lĩnh vật t, hàng hóa và các lệnh sản xuất.

+So sánh giữa kết quả kiểm

kê với sổ sách kế toán hàng

tồn kho.

+Cách ly trách nhiệm giữa

ngời ghi sổ kế toán vơi

ng-ời quản lý hàng tồn kho.

+Sử dụng hệ thống kho bãi

bảo quản bảo đảm và

những ngời bảo vệ có chẩm

chất tốt.

+Phát hiện sự chênh lệch có thể do ghi khống hàng tồn kho.

+Tránh tình trạng biển thủ hàng tồn kho, ghi nghiệp vụ khống cho khớp với sổ sách.

+Tránh bị mất cắp, mất trộm hoặc bị biển thủ.

+Quan sát kiểm kê hàng tồn kho, thực hiện kiểm

kê lại.

+Quan sát và phỏng vấn

về vấn đề phân ly trách nhiệm.

+Quan sát và điều tra việc sử dụng kho bãi và nhân viên bảo vệ.

+Độc lập đối chiếu giữa sổ

chi tiết, sổ phụ với sổ cái,

+Phát hiện sự không thống nhất giữa sổ chi tiết, sổ phụ với sổ cái, sổ tổng hợp; hoặc giữa các chứng từ với sổ sách chi tiết do ghi và kết chuyển không đầy đủ.

+Phát hiện chênh lệch thực tế lớn hơn so với sổ sách do quên hoặc cố ý bỏ ngoài sổ sách.

+Tránh tình trạng kiểm kê hàng tồn kho để đối chiếu chỉ

là hình thức.

+Quan sát và kiểm tra tính liên tục của chứng từ.

+Phỏng vấn và quan sát, kiểm tra dấu vết của kiểm soát nội bộ.

+Quan sát kiểm kê, thực hiện kiểm kê lại và đối chiếu.

+Phỏng vấn và quan sát

vè việc cách ly trách nhiệm.

đơn vị khác.

+Xem xét chứng từ minh chứng và quan sát việc

đánh dấu riêng hàng tồn kho.

Tính

giá và

đo

l-ờng

+Độc lập đối chiếu giữa

các sổ chi tiết, sổ phụ với

sổ cái hoặc sổ tổng hợp

hàng tồn kho.

+Các chi phí về hàng tồn

kho đều phải đợc thông qua

bởi kế toán trởng hoặc

+Tránh tình trạng sử dụng sai cơ sở tính giá.

+Phát hiện các sai sót trong tính toán ban đầu.

+Quan sát việc đối chiếu kiểm tra dấu vết của kiểm tra nội bộ.

+Điều tra, phỏng vấn và

so sánh chi phí hàng tồn kho với chi phí định mức.

+Kiểm tra dấu vết của việc tính toán lại.

23

bày và

khai

báo

+Phải có danh mục những

vấn đề cần khai báo.

+Tránh tình trạng khai báo thiếu.

+Kiểm tra danh mục những vấn đề cần khai báo và kiểm tra lại tính chính xác, đầy đủ của các khai báo.

Các thử nghiệm kiểm soát trên đợc thực hiện sẽ giúp kiểm toán viên cónhững bằng chứng về điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ đốivới hàng tồn kho của đơn vị Dựa trên thông tin này, kiểm toán viên đánh giá lạirủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu về hàng tồn kho Những đánh giá đó

sẽ là căn cứ để kiểm toán viên điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản trong kế hoạchkiểm toán nếu cần thiết cho phù hợp với mức rủi ro kiểm soát

2.2.2 Các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình hàng tồn kho.

+) So sánh tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản lu động giữa kỳ này và các kỳtrớc để xem có sự biến động lớn

Tỷ trọng hàng tồn kho trong TSLĐ =

ộng

đ

l u n sả

tài Tổng

kho tồn hàng giá

Trị

+) So sánh hệ số quay vòng hàng tồn kho với các kỳ trớc

Số vòng luân chuyển hàng tồn kho =

n

â qu nh

ì b kho tồn hàng

d Số

kỳ trong bán hàng vốn Giá

Thủ tục chủ yếu áp dụng đối với khoản mục hàng hóa và thành phẩm tồnkho, nhằm phát hiện ra những hàng tồn kho trong kho cũ kỹ và lạc hậu hoặcnhững bộc lộ bất thờng trong kinh doanh liên quan đến hàng tồn kho

+) So sánh hàng tồn kho thực tế với định mức:

Thủ tục này nhằm phát hiện hàng tồn kho có những bất thờng nếu lợng hàngthực tế này vợt định mức quá lớn Khi kiểm toán viên thực hiện khảo sát kiểmsoát phát hiện các bất thờng đối với một số khoản mục hàng tồn kho thì kiểmtoán viên có thể chọn mẫu để so sánh lợng hàng tồn kho thực tế với định mứccủa chúng để phát hiện các chi tiết bất thờng.

Bảng 4: Những thủ tục phân tích chủ yếu áp dụng đối với hàng tồn kho

Thủ tục phân tích Mục đích phát hiện sai sót.

mức

Sự gia tăng của một số loại hàng tồnkho

* Thực hiện các thủ tục khảo sát chi tiết hàng tồn kho

Công tác kiểm toán hàng tồn kho rất phức tạp nó liên quan đến cả mặt hiệnvật và giá trị hàng tồn kho, vì vậy, các khảo sát chi tiết đợc đề cập chủ yếu haivấn đề đó là: quan sát vật chất và quá trình định giá và hạch toán hàng tồn kho.+ Các thủ tục quan sát hàng tồn kho phổ biến

Bảng số 5: Các thủ tục quan sát hàng tồn kho phổ biến

-So sánh những khoản mục hàng tồn kho (nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa ) Lớn hơn so với kiểm kê của mức độ trớc và trên sổ

-Phát hiện những mặt hàng tồn trên thẻ kho không có trên thực25

-Kiểm tra hàng tồn kho thực tế để đảm bảo chúng

đều đã đợc mở thẻ kho và ghi vào thẻ kho đầy đủ.

-Quan sát xem liệu hàng có bị di chuyển trong quá

-Điều tra về những hàng đơn vị còn gửi bán ở đại lý hoặc ký gửi ở những đơn vị khác.

-Chú ý những hàng tồn kho mà không thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp.nh hàng nhận ký gửi, hàng nhận gia công.

số liệu kết quả sau này của doanh nghiệp.

đợc nữa và xem xét quá trình giải quyết những mặt hàng đó của doanh nghiệp có đúng lúc và kịp thời không?

Sự phân loại

đúng đắn hàng

tồn kho.

-Kiểm tra mẫu mã hàng tồn kho trên các thẻ kho và

so sánh hàng tồn kho thực tế theo từng khoản mục:

nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa

-Quan sát và đanh giá tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm

dở dang có hợp lý không?

Các cuộc khảo sát này phải đợc thực hiện ngay từ đầu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho Thông tin đợc

-Đảm bảo hàng tồn kho của khảon mục đó đã đợc để

ra ngoài sổ kiểm kê vật chất.

-Xem xét lại khu vực giao hàng của hàng tồn kho.

Thu thập thông tin để giới hạn đúng đắn hàng tồn kho.

Các thẻ kho đều

đợc ghi chép đầy

-Ghi chép và xem xét tất cả các thẻ kho đã sử dụng

và cha sử dụng để đảm bảo là không có thẻ kho nào

-Khảo sát và ghi chép những thẻ kho đã đợc sử dụng

và cha sử dụng để theo dõi sau này.

-Quan sát quá trình kiểm kê vật chất với sự công khai và giám sát của những ngời có trách nhiệm.

+Khảo sát chi tiết quá trình tính giá và hạch tóan hàng tồn kho

Quá trình này bao gồm khảo sát đơn giá hàng xuất kho có đúng và chínhxác không? Khảo sát quá trình nhân giá, tính toán tổng giá trị hàng xuất kho,khảo sát quá trình tính toán, tập hợp phân bổ chi phí giá thành sản phẩm, khảosát chi tiết tính toán xác định giá trị sản phẩm dở dang, và quá trình hạch tóanhàng tồn kho

Bảng 6:Các khảo sát chi tiết số d

Mục tiêu kiểm toán. Các thủ tục khảo sát chi tiết Ghi chú

Kết hợp cùng với khảo sát, quan sát vật chất.

Các khoản mục tồn kho trên

bảng liệt kê có căn cứ hợp

lý.

-Xem xét sự tồn tại thực tế của hàng tồn kho, đối chiếu mẫu mã hàng tồn kho trên bảng liệt kê với thẻ kho và số liệu kiểm

kê của KTV ghi chép đợc.

-Đối chiếu mẫu mã chi tiết một số mặt hàng giữa chứng từ và số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết.

Khảo sát này đợc kiểm tra nh một phần của quá trình quan sát vật chất.

-Đối chiếu số tổng cộng với các tài khoản trên sổ cái.

Tính đầy đủ của các khoản

mục hàng tồn kho.

-Xem xét, kiểm tra các thẻ kho để đảm bảo không một mặt hàng nào bị bỏ sót hoặc không có thẻ kho nào đợc thêm vào.

-Đối chiếu các thẻ kho với bảng liệt kê hàng tồn kho để đảm bảo là hàng tồn kho trên thẻ kho đã đợc đa vào bảng kê.

-Đối chiếu chứng từ nhập xuất và các

Không một mặt hàng nào bị bỏ sót, không nghiệp vụ nào không

đợc hạch toán và không có hạch toán hàng tồn kho khống.

27

chứng từ chi phí với số liệu trên sổ kế toán chi tiết của một số mặt hàng trong mẫu đã chọn, để đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh đã đợc ghi chép đầy đủ.

Sự đánh giá trị giá giá hàng

tồn kho đúng đắn và hợp lý.

-Thực hiện các khảo sát về quá trình tính gía và hạch toán hàng tồn kho đối với từng đối tợng.

-Đối chiếu số lợng và mẫu mã hàng tồn kho trên bảng kê hàng tồn kho với thẻ kho và sổ kiểm kê của KTV để xem xét việc kiểm kê sản phẩm dở dang, hàng tồn kho có đúng đắn không?

Hợp nhất các khảo sát chi tiết các chu

kỳ khác liên quan.

Sự phân loại các khảon mục

hàng tồn kho là đúng đắn.

-Xem xét và so sánh thực tế phân loại hàng tồn kho có đúng không bằng cách

so sánh mẫu mã trên thẻ kho và mẫu mã

trên lô hàng mà KTV ghi chép đợc với bảng liệt kê hàng tồn kho có phù hợp không?

Phát hiện những ờng hợp hạch toán nhầm khoản mục gây sai sót trọng yếu.

tr-Các mặt hàng trên bảng liệt

kê hàng tồn kho là thuộc sở

hữu của doanh nghiệp.

-Đối chiếu với những thẻ kho đợc nhận diện là không thuộc sở hữu của doanh nghiệp trong quá trình quan sát vật chất với bảng liệt kê hàng tồn kho để đảm bảo chúng đã đợc loại ra ngoài bảng kê hàng tồn kho của doanh nghiệp.

-Xem xét lại các hợp đồng về nhận hàng

đại lý hoặc cầm cố Thẩm vấn nhân viên

có trách nhiệm để phát hiện những hàng nhận đại lý, cầm cố không đợc đa vào bảng liệt kê hàng tồn kho hoặc ngợc lại những hàng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh hàng mua đang đi

đờng, hàng gửi bán đều đợc liệt kê vào hàng tồn kho của doanh nghiệp.

dở dang, phơng pháp trích khấu hao TSCĐ và các phơng pháp đánh giá khác liên quan.

-Xem xét việc thay đổi phơng pháp tính tóan liên quan đến chu kỳ hàng tồn kho

có đợc công khai trên BCTC không?

Đảm bảo tính công khai trên BCTC về htj và những vấn đề

có liên quan đến hàng tồn kho.

- Sự công khai trên báo cáo tài chính.

- Soát xét lại các tài liệu

- Sự soát xét độc lập

Sau đó, kiểm toán viên tiến hành lập báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểmtoán là sản phẩm cuối cùng của một cuộc kiểm toán, thể hiện ý kiến nhận xétcủa kiểm toán viên về các nội dung kiểm toán, nó có vai trò hết sức quan trọng Nội dung của báo cáo kiểm toán ghi lại kết quả của cuộc kiểm toán Thôngthờng báo cáo kiểm toán các nội dung sau:

- Tiêu đề: Ghi theo nội dung kiểm toán

- Địa chỉ gửi báo cáo: Đối tợng nhận báo cáo là ai (Giám đốc, Tổng Giám

đốc hay đối tợng nào khác)

- Xác định đối tợng đợc kiểm toán: Phải ghi rõ đối tợng đợc kiểm toán

- ý kiến nhận xét và kiến nghị của kiểm toán viên:

Kiến nghị trên báo cáo kiểm toán là nội dung quan trọng nhất của kiểmtoán nội bộ, giúp cho Giám đốc có cơ sở đa ra các quyết định đúng đắntrong điều hành và quản lý doanh nghiệp

- Ký tên: Trởng kiểm toán và kiểm toán viên chịu trách nhiệm chính cùng

ký sau khi lập xong báo cáo

- Ngày ký kết báo cáo: Sau khi hoàn tất công việc kiểm toán, báo cáo đợclập xong, kiểm toán viên ghi rõ ngày, tháng, năm lập báo cáo kiểm toán.2.4 T heo dõi sau kiểm toán

Bất kỳ công việc nào muốn thành công đều cần có sự theo dõi liên tục chotới khi có kết quả Công việc kiểm toán chỉ hữu ích nếu quá trình theo dõi saukiểm toán dợc thực hiện tốt Vì vậy, sau khi công bố báo cáo kiểm toán, kiểmtoán viên nội bộ phải tiến hành theo dõi để bảo đảm rằng các kiến nghị thựchiện đúng sau khi công bố báo cáo kiểm toán

29

Phần IIThực trạng kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm

toán báo cáo tàI chính tại Công ty Hóa Chất Mỏ

I.Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hóa Chất Mỏ.

1.Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty.

Công ty Hóa Chất Mỏ là một doanh nghiệp hạch toán độc lập trực thuộcCông ty than Việt Nam Tiền thân của Công ty Hóa Chất Mỏ là Xí nghiệp HóaChất Mỏ thuộc Công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật t (Coalimex) đợcthành lập năm 1976 và có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản vật liệu nổ công nghiệpcủa Liên Xô, Trung Quốc và các nớc Đông Âu để cung ứng cho ngành than vàcác ngành kinh tế khác Trớc yêu cầu sử dụng và quản lý vật liệu nổ côngnghiệp ngày càng cao, đợc sự đồng ý của Chính Phủ, Bộ năng lợng (nay là BộCông Nghiệp) đã ra quyết định 204 NL/TCCB- LĐ ngày 1/4/1995 thành lậpCông ty Hóa Chất Mỏ thuộc tổng Công ty Than Việt Nam Trụ sở chính củaCông ty đạt tại Hà Nội với các chi nhánh và đơn vị trực thuộc tại cả 3 miền của

đất nớc

Là một doanh nghiệp Nhà nớc mới thành lập và đi vào hoạt động song Công

ty đã đạt đợc những thành tích đáng kể về một hoạt động sản xuất kinh doanhcũng nh hoàn thành nhiệm vụ do Nhà nớc giao Qua 6 năm hoạt động, Công tyHóa Chất Mỏ đã đạt đợc mức tăng trởng khá ổn định, đánh dấu một bớc tăng tr-ởng vững chắc của Công ty cơ chế thị trờng

Dới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần

đây:

Bảng 7: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây.

I Sản lợng

30153

35063,4

31

nổ công nghiệp

3 Nộp ngân sách Nhà

n-ớc

III Lao động - Tiền lơng

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Hoá Chất Mỏ năm 1999, 2000, 2001)

2.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Hóa Chất Mỏ.

Là một doanh nghiệp Nhà nớc và Tổng Công ty Than Việt Nam giao vốn,

đất đai để hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Hóa Chất Mỏ có nhiệm vụ:

- Sản xuất, phối chế thử nghiệm vật liệu nổ công nghiệp

- Xuất, nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, hóa chất để sản xuấtchất liệu nổ công nghiệp

- Sản xuất, cung ứng dây điện, bao bì, đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt, thansinh hoạt, vật liệu xây dựng

- Thiết kế thi công xây lắp dân dụng, các công trình giao thông thủy lợi, khaithác mỏ

- May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu

- Làm dịch vụ khoan nổ mìn cho các mỏ lộ thiên, hầm lò, kể cả nổ mìn dới

n-ớc theo yêu cầu của khách hàng

- Nhập khẩu vật t thiết bị, nguyên vật liệu may mặc, cung ứng xăng dầu,vật tthiết bị

- Vận tải đờng bộ, đờng sông, biện, sửa chữa phơng tiện vận tải, thi công cảitạo phơng tiện cơ giới đờng bộ

- Kinh doanh dịch vụ ăn nghỉ cho khách

Công ty Hóa Chất Mỏ có 14 đơn vị thành viên là các Xí nghiệp, chi nhánhtrực thuộc các Tỉnh, Thành phố; Sơn la, Quảng Ninh, Ninh Bình, Đà Nẵng, BàRịa - Vũng Tàu, Gia Lai, Bắc Cạn, Khánh Hòa, Thái nguyên, Hải phòng, BắcNinh và Hà Nội Trong số thì có tới 11 đơn vị hoạt động sản xuất, cung ứng vậtliệu nổ công nghiệp Vì vậy hoạt động sản xuất và cung ứng vật liệu nổ côngnghiệp chiếm vị trí trung tâm trong hoạt động của toàn Công ty và việc kiểmsoát hàng tồn kho là các loại vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, - công việcquan trọng cần phải đợc thực hiện một cách thờng xuyên, chặt chẽ

3.Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Hóa Chất Mỏ.

Công ty Hóa Chất Mỏ là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, bộ máy quản

lý đợc tổ chức theo một hệ thống gồm nhiều bộ phận quản lý với chức năng vàquyền hạn xác định Điều này thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công tyHóa Chất Mỏ

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Hóa Chất Mỏ.

33

Ph¹m Thanh Quang - Líp: KT40B LuËn V¨n Tèt NghiÖp

XÝ nghiÖp ho¸ chÊt má vµ c¶ng B¹ch Th¸i Bëi XÝ nghiÖp ho¸ chÊt má Ninh B×nh

Phßng kü thuËt vµ chØ huy SX

Phßng thiÕt kÕ

®Çu t

Phßng kü thuËt an toµn

V¨n Phßng c«ng ty

Phßng thanh tra b¶o vÖ ph¸p chÕ

Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp

Ta thấy đứng đầu Công ty là đồng chí Giám đốc, bên dới là các Phó Giám

đốc và các phòng ban chức năng làm nhiệm giúp Giám đốc Công ty quản lý theolĩnh vực chuyên môn đợc phân công và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnhvực hoạt động của mình

Các phòng ban bao gồm:

- Phòng tổ chức nhân sự: Giúp Giám đốc Công ty thực hiện việc tổ chức,sắp xếp quản lý lao động Công ty sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất,nghiên cứu phơng pháp trả lơng và phân phối hợp lý tiền lơng

- Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất: Giúp Giám đốc Công ty lập kế hoạchcung ứng cho các đơn vị thành viên, quản lý, giám sát việc triển khai kế hoạch

đã lập nhằm đảm bảo cho các kế hoạch đã đề ra của Công ty

- Phòng thiết kế đầu t: Giúp Giám đốc Công ty quản lý và chỉ đạo đạo côngtác đầu t xây dựng cơ bản và nhận thiết kế công trình khai thác mỏ của các chủ

đầu t ngoài Công ty

-

4.Phòng kiểm toán nội bộ Công ty.

Phòng kiểm toán nội bộ của Công ty đợc thành lập vào năm 1997 Biên chếcủa phòng gồm 4 ngời: 1 trởng phòng phụ trách chung, 1 phó phòng giúp việccho trởng phòng và 2 kiểm toán viên Đây đều là những cán bộ tốt nghiệp đạihọc, kinh tế, tài chính hệ chính quy, có kinh nghiệm thực tiễn về công tác tàichính kế tóan từ 3 năm trở lên và thành thạo kế toán trên máy vi tính Mặc dùhoạt động trong thời gian cha phải là dài nhng phòng cũng đã có những đónggóp đáng kể vào kết quả kiểm toán nội bộ là nhằm làm cho lãnh đạo Công ty vàlãnh đạo đơn vị đợc kiểm toán nắm đợc thực trạng tình hình tài sản, nguồn vốn

và phát hiện những tồn tại trong công tác quản lý của các đơn vị

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của phòng kiểm toán nội bộ

Tr ởng phòng kiểm toán

Phó phòng kiểm toán.

Kiểm toán

42

Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp

4.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ.

Thứ nhất: xây dựng chơng trình kiểm toán hàng năm và trình Giám đốcCông ty phê duyệt, kế hoạch nêu rõ đối tợng, mục tiêu và nội dung kiểm toán Thứ hai: Tổ chức, thực hiện chơng trình, kế hoạch kiểm toán đã đợc Giám

đốc Công ty phê duyệt và những nhiệm vụ kiểm toán độc xuất do Giám đốcCông ty giao Sau khi kết thúc kiểm toán, báo cáo kết quả cho Giám đốc Công

ty và cung cấp kết quả kiểm toán cho phòng kế toán Công ty

Thứ ba: Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanhdặc biệt là việc chấp hành chế độ, chính sách về tài chính kế toán, tính chínhxác, trung thực, hợp lý, hợp lệ của các tài liệu, số liệu kế toán và các báo cáo,các quyết toán đã đợc kiểm toán

Thứ t: Kiểm tra và xác nhận về chất lợng của các số liệu tài liệu kế toán, cácthông tin kinh tế tài chính trên báo cáo quyết toán của Công ty trớc khi trìnhGiám đốc duyệt và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về những nội dungcông việc đã đợc kiểm toán, đánh giá, xác nhận

Thứ năm: Thông qua việc kiểm toán, góp ý kiến với Giám đốc các xí ngiệp,chi nhánh đợc kiểm toán những sai sót vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lýtài chính kế toán của đơn vị đợc kiểm tra, kiến nghị với Giám đốc Công ty hoặcGiám đốc của các xí nghiệp xử lý những vi phạm về chế độ tài chính kế toán(nếu xét thấy nghiêm trọng) Đề xuất với Giám đốc Công ty và phòng kế toánsửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính (nếu xét thấy hợp lý và có hiệu quảhơn)

4.2 Nội dung hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ.

Các cuộc kiểm toán hầu hết đều đợc thực hiện trên cả 3 nội dung:

Kiểm toán báo cáo tài chính: Đánh giá sự chính xác, đầy đủ của báo cáo tàichính do các doanh nghiệp lập

Kiểm toán tuân thủ: KIểm tra sự chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ

đặc biệt là các chế độ về kế toán tài chính, bên cạnh đó còn kiểm tra sự chấphành nghị quyết, quyết định, quy chế trong nội bộ doanh nghiệp

Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp

Kiểm toán hoạt động: Tiến hành đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn,nguồn vốn, hiệu quả của các khâu sản xuất kinh doanh và hiệu quả của các bộphận chức năng bảo toàn vốn đợc giao của đơn vị

Trong năm 2002, phòng kiểm toán nội bộ đã xây dựng một danh mục các

đơn vị cần phải đợc kiểm toán đợc Giám đốc thông qua Chơng trình kiểm toánnày đợc coi nh một phần của công việc chuẩn bị kiểm toán và có mẫu nh sau:

44