79 Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Hai Bà Trưng

79 Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Hai Bà Trưng

Phần mở đầu

Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thờng xuyên đợc đặt

ra đối với tất cả các Doanh nghiệp nói chung và các Doanh nghiệp Thơng mại nói riêng

Nếu nh trớc đây, trong cơ chế quản lý kinh tế cũ vấn đề này đợc Nhà nớc “lo” cho các Doanh nghiệp hầu nh toàn bộ: sản xuất cái gì, bán ở đâu với giá cả nh thế nào và lỗ thì Nhà nớc bù, lãi thì Nhà nớc thu về thì trong cơ chế quản lý kinh tế mới “Cơ chế vận hành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng xã hội chủ nghĩa là cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc bằng pháp luật, kế hoạch, chính sách và các công cụ quản lý khác” Vấn đề này trở lên vô cùng quan trọng vì “Trong cơ chế đó, các đơn vị kinh

tế có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, quan hệ bình đẳng cạnh tranh hợp pháp và liên doanh tự nguyện “Thị trờng có vai trò trực tiếp hớng dẫn các đơn vị kinh tế, lựa chọn lĩnh vực hoạt động và phơng pháp tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả”

Doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, đảm bảo thu hồi vốn bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển Ngợc lại, Doanh nghiệp nào không tiêu thụ đợc hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng, sẽ dẫn đến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đang cho thấy rõ điều đó

Nhận thức đợc ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Công ty Xuất nhập khẩu Hai Bà Trng đợc sự hớng dẫn của thầy giáo h-

ớng dẫn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng kế toán em đã thực hiện Luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu Hai

Bà Trng” Luận văn gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề chung về kế toán bán hàng

Phần II: Tình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác

định kết quả bán hàn

1 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

- Bán hàng ở các Doanh nghiệp là quá trình các đơn vị đó thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kỹ thuật của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ va hình thành kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị Thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của ngời tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó đợc thoả mãn và giá trị của hàng hoá đợc thực hiện

Bán hàng là việc thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá thông qua quan hệ trao đổi, đó là quá trình đơn vị bán giao hàng cho đơn vị mua để thu

đợc tiền về hoặc chấp nhận trả tiền

Nh vậy, xét từ góc độ kinh tế, bán hàng chính là quá trình chuyển giao hàng hoá của đơn vị bán cho đơn vị mua và nhận đợc tiền thanh toán của họ Theo nghĩa đó, qúa trình bán hàng nếu thanh toán qua ngân hàng và mua bán theo hợp đồng thì có thể chia thành hai giai đoạn:

+ Giai đoạn 1: Đơn vị bán xuất giao sản phẩm cho đơn vị mua Giai

đoạn này đơn vị căn cứ vào các hợp đồng tiêu thụ đã kí kết để giao hàng cho khách hàng Đơn vị bán có thể giao hàng trực tiếp hoặc có thể giao hàng gián tiếp (qua đại lý vận tải, qua ngành môi giới ) cho khách hàng Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá Tuy nhiên nó cha

đảm bảo phản ánh đợc kết quả của bán hàng, cha có cơ sở để đảm bảo qúa trình bán hàng đã hoàn tất bởi vì hàng hoá gửi đi cha đợc khẳng định là sẽ thu đợc tiền

+ Giai đoạn 2: Khách hàng trả tiền hoặc xác nhận trả tiền Đây là giai

đoạn đơn vị đã tiêu thụ đợc hàng hoá và thu tiền về (hoặc sẽ thu đợc tiền về) Kết thúc giai đoạn này cũng là lúc qúa trình bán hàng đợc hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong qúa trình kinh doanh và hình thành kết quả kinh doanh

Tóm lại: qúa trình bán hàng ở các Doanh nghiệp thơng mại có những

đặc điểm chính sau đây:

+ Có sự thoả thuận trao đổi giữa ngời mua và ngời bán: ngời bán đồng

ý bán, ngời mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

+ Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá, ngời bán mất quyền sở hữu còn ngời mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán

+ Trong qúa trình tiêu thu hàng hoá các đơn kinh tế cung cấp cho khách hàng một khối lơng hàng và nhận lại khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả sản xuất kinh doanh của mình

- Xác định kết quả sản xuất kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả kinh doanh là lãi, ngợc lại thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả kinh doanh là lỗ

Việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh thờng đợc tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thờng là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào

đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế

- Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của mỗi Doanh nghiệp Toàn

bộ hoạt động của Doanh nghiệp đều nhằm để đạt mục đích này Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào qúa trình hoạt động của Doanh nghiệp, hoạt động của Doanh nghiệp có tốt thì kết quả kinh doanh mới tốt, ngợc lại hoạt động của Doanh nghiệp không tốt thì kết quả kinh doanh sẽ xấu Mặt khác, kết quả kinh doanh cũng có tác động trở lại đối với hoạt động của Doanh nghiệp, kết quả kinh doanh mà tốt các hoạt động của Doanh nghiệp sẽ đợc tiến hành trôi chảy, kết quả xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp bị ngừng trệ, thậm chí còn đi đến chỗ phá sản

Trong mối quan hệ nhân quả đó bán hàng với vị trí là khâu cuối cùng trong qúa trình kinh doanh của đơn vị có mối liên hệ mật thiết với kết quả kinh doanh Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, ngợc lại, xác

định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có tiêu thụ hàng hoá nữa hay không không tiêu thụ hàng hoá nào, giá bán của từng loại hàng hoá ra sao Có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của đơn vị còn bán hàng là phơng tiện trực tiếp để đạt đợc mục đích đó

2 Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn ở đơn vị (T-H-T) Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh Bán hàng và xác

định kết quả bán hàng, có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ với mỗi một

đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Đối với bản thân các Doanh nghiệp có bán đợc hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh Xác

định chính xác khối lợng hàng hoá là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế

tài chính, đánh giá trình độ hoạt động của đơn vị: nh xác định số vòng luân chuyển vốn, xác định tỷ xuất lợi nhuận trên doanh số là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc: nh nộp thuế doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt

Đối với ngời tiêu dùng (khách hàng) bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Chỉ có bán hàng tính hữu ích của hàng hoá mới đợc xác định hoàn toàn về số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của ngời tiêu dùng mới đợc xác định rõ ràng Bên cạnh

đó bán hàng còn góp phần hớng dẫn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Việc thúc đẩy bán hàng ở Doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế có quan hệ kinh tế với Doanh nghiệp

Bán hàng xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội Quá trình tái sản xuất xã hội bao gồm 4 khâu: sản xuất – phân phối – trao đổi – tiêu dùng Giữa 4 khâu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thiếu một trong 4 khâu này qúa trình tái sản xuất xã hội sẽ không thực hiện đợc Trong mối quan hệ đó, sản xuất giữ vai trò quyết định không có nó sẽ không có các khâu còn lại Ngợc lại, các khâu này cũng có tác động trở lại đối với sản xuất Tiêu dùng là mục đích, là động cơ thúc đẩy sản xuất phát triển Phân phối và trao đổi đóng vai trò liên hệ giữa sản xuất và tiêu dùng từ đó kích thích tiêu dùng và đẩy mạnh sản xuất Về vấn đề này Mác đã khẳng định: “Phân phối lu thông vừa là tiền đề, vừa là

điều kiện, và là kết quả của sản xuất” Nh vậy, rõ ràng là tiêu thụ hàng hoá thực hiện đợc mục đích của sản xuất và là điều kiện để qúa trình tái sản xuất xã hội đợc thực hiện

Ngoài ra, bán hàng còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu là điều kiện để đảm bảo sự

phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả cuối cùng của sản xuất kinh doanh (lợi nhuận) của đơn vị Đây là một chỉ tiêu chất lợng tổng hợp có ý nghĩa quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh, là một nhân tố quyết

đinh đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị Có lợi nhuận xí nghiệp mới có

điều kiện để mở rộng sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống của cán bộ trong xí nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng cho nền kinh tế quốc dân

Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh đạt đợc là cơ sở để xác

định chính xác hiêụ quả hoạt động của Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ của Doanh nghiệp với Nhà nớc nh: nộp thuế lợi tức, , xác định cơ cấu phân chia

và sử dụng hợp lý có hiệu quả cao số lợi nhuận thu đợc, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế: Nhà nớc, tập thể và cá nhân ngời lao động

Nh vây, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chính xác có mối quan hệ mật thiết với nhau Vấn đề này còn có ý nghĩa quyết định sống còn

đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung và các Doanh nghiệp nói riêng Có thể khẳng định rằng hiệu quả kinh doanh của đơn vị đợc đánh giá thông qua khối lợng hàng hoá đã đợc thị trờng thừa nhận và lợi nhuận mà

Bán buôn qua kho đợc chia thành hai hình thức: Bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng.

- Bán buôn trực tiếp qua kho:

- Bán buôn trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, Doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp do ngời mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp Chứng từ bán hàng cho trờng hợp này là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn do Doanh nghiệp lập Hàng hoá đợc coi là bán khi ngời bán đã nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng; còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên

- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, Doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho ngời mua theo hợp đồng bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và Doanh nghiệp coi đó

là thời điểm hàng gửi đi đợc coi là bán Chi phí vận chuyển do Doanh nghiệp chịu hoặc do ngời mua phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện đã quy định trong hợp đồng đã ký giữa hai bên Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá

hàng giao thẳng đợc do Doanh nghiệp thơng mại lập Hàng hoá đợc coi là bán khi ngời mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhân trên chứng từ bán hàng của Doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.

- Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, Doanh nghiệp thơng mại mua hàng ở bên cung cấp và chuyển hàng đi

để bán thẳng cho bên mua bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì Doanh nghiệp mới coi là thời điểm bán hàng, chi phí vận chuyển do Doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá đơn hoặc hoá đơn bán hàng giao thẳng do Doanh nghiệp lập

3.2 Các phơng thức bán lẻ

* Phơng thức bán hàng trực tiếp:

Phơng thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách mua hàng và giao hàng cho họ Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với ngời mua và thờng không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ

ở quầy hàng cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm

kê lợng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển (hàng hiện có) trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ để xác định

số lợng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền

để nộp cho thủ quỹ của Doanh nghiệp

* Phơng thức bán hàng thu tiền tập trung:

Theo phơng thức bán hàng này, nghiệp vụ thu tiền của khách và giao hàng trả khách tách rời nhau Mỗi quầy hàng hoặc liên hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền mua hàng của khách viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách hoặc kiểm kê hàng còn lại cuối ca, ngày Nh vậy, chứng từ về nghiệp vụ bán

lẻ là báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng Doanh thu bán hàng đợc ghi trên cơ sở báo cáo bán hàng, còn tiền bán hàng nộp theo giấy nộp tiền

Kết quả bán hàng đợc xác định bằng phơng pháp sau:

* Bớc 1: Xác định doanh thu thuần

Doanh thu thuần là số tiền thực thu không kể phần thuế doanh thu:

Doanh thu

thuần

=

Doanh thu theo hoá đơn -

Giảm giá

bánh hàng

-Khoản giảm giá

* Bớc 2: Xác định lợi tức gộp

Lợi tức gộp là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn hàng đã bán.

Lợi tức gộp

= Doanh thu thuần

- Trị giá vốn hàng đã bán

* Bớc 3: Xác định lợi tức thuần trớc thuế:

Lợi tức thuần trớc thuế là khoản chênh lệch giữa lợi tức gộp với chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

II Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo chế độ hiện hành.

Nh phần trên đã khẳng định, bán hàng và xác định chính xác kết quả bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp thơng mại Kế toán trong các doanh nghiệp với t cách là một công cụ quản lý kinh tế, một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin

về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong đơn vị nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của đơn

vị đó

Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ

đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế Quản lý về số lợng, chất lợng mặt hàng, thời gian tiêu thụ, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, giá trị vốn của hàng tiêu thụ, chi phí lu thông phân bổ cho hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, thanh toán những khoản phải trích nộp với ngân sách Nhà nớc

Yêu cầu đối với quản lý là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phơng diện: Số lợng, chất lợng tránh hiện tợng mất mát, h

hỏng hoặc tham ô lãng phí, giám sát chặt chẽ chi phí lu thông phát sinh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bố chính xác chúng cho hàng bán để xác định kết quả bán hàng Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và đúng thời gian để tránh mất mát, ứ đọng vốn Phải lựa chọn hình thức bán hàng cho phù hợp với từng thị trờng, từng khách hàng, đồng thời phải làm tốt công tác thăm dò, nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc.

Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.

* Thứ nhất: Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu về

kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh của xí nghiệp Đó là các chỉ tiêu về

số lợng hàng hoá bán ra, doanh thu bán hàng theo từng thời gian và địa điểm

cụ thể, kết quả của từng loại kinh doanh cụ thể Trong đó chỉ tiêu doanh thu bán hàng và tổng số lợi nhuận là quan trọng nhất Nhiệm vụ của kế toán là phải ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ kết hợp với việc kiểm tra thờng xuyên các chỉ tiêu kế hoạch này Việc thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh có ý nghĩa quyết định tới các chỉ tiêu kế hoạch khác nh: tiền lợng, chi phí lu thông, các khoản chích nộp ngân sách

* Thứ hai: kế toán phải đảm bảo thực hiện tốt việc bảo quản hàng hoá

và tổ chức kế toán chi tiết vật t hàng hóa ở đơn vị

Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh kịp thời và đầy đủ số hàng đã giao cho các cửa hàng tiêu thụ, số hàng gửi đi bán và tình hình tiêu thụ đối với các mặt hàng đó Đồng thời phải tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá trong khâu tiêu thụ để đảm bảo hàng hóa của xí nghiệp ở đâu cũng có ngời chịu trách nhiệm, cũng đợc phản ánh trên sổ sách kế toán về số lợng chủng

loại, chất lợng giá trị Cần thờng xuyên thực hiện việc kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa số lợng hàng hoá thực tế và hàng hoá trên sổ sách, ngăn ngừa những hiện tợng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm, trong việc bảo quản hàng hoá ở khâu tiêu thụ.

* Thứ ba: Kế toán phải xác định chính xác doanh thu bán hàng, thu đủ

và kịp thời tiền bán hàng

Doanh thu bán hàng là toàn bộ thu nhập về bán hàng của doanh nghiệp, kế toán phải đảm bảo xác định đúng đắn doanh thu bán hàng đối với hàng hoá đã coi là tiêu thụ, thực hiện việc đôn đốc, kiểm tra đủ kịp thời tiền bán hàng tránh hiện tợng đơn vị bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

* Thứ t: phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh

của đơn vị cũng nh tình hình phân phối kết qủa đó, cung cấp số liệu cho việc lập quyết toán đợc đầy đủ và kịp thời Lập và gửi báo cáo kinh doanh đúng chế độ và kịp thời

Đến cuối kỳ kinh doanh kế toán phải xác định đúng đắn tổng số thu nhập và tổng chi phí trong kỳ từ đó mà xác định chính xác kết quả kinh doanh của đơn vị, làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng nh các nghĩa vụ đối với Nhà nớc

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác

định kết quả kinh doanh ở các đơn vị cần thực hiện tốt một số nội dung chủ yếu sau đây:

- Xác định đúng đắn thời điểm bán hàng hoá đợc coi là bán

Bán hàng là việc chuyển giao hàng sở hữu và quyền sử dụng nó cho khách hàng, xí nghiệp không còn quyền sở hữu và quyền sử dụng nó Vì vậy,

mà xác định đúng đắn thời điểm bán hàng có ý nghĩa rất quan trọng, có xác

định đúng thì mới xác định thời điểm kết thúc việc quản lý chúng, mới tạo

điều kiện cho công tác kế toán sử dụng đúng đắn tài khoản kế toán và phản

ánh chính xác doanh thu của hàng hoá tiêu thụ Trên cơ sở đó tính toán chính xác thuế doanh thu và kết quả bán hàng trong kỳ kinh doanh của đơn vị

Về nguyên tắc, chỉ khi nào hàng hóa chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang khách hàng thì khi đó hàng hoá mới đợc tính là hàng đã bán

- Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ hợp lý

Kế toán cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp về nghiệp vụ bán hàng, tổ chức việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán một cách hợp lý nhằm phản ánh đợc số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, tránh việc trùng lặp, phức tạp một cách không cần thiết, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán

- Báo cáo kịp thời tình hình bán hàng

Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình hàng bán, tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế, từng thời gian

đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian Đôn đốc việc thu nộp tiền bán hàng để sử dụng cho các mục đích cá nhân

- Xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh và phân bố hợp lý chi phí bán hàng

Xác định và tập hợp đầy đủ phí bán hàng phát sinh trong kỳ đồng thời phân bổ hợp lý, chính xác chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng bán ra, xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng hoá bán ra từ đó mà xác định đúng

đắn kết quả kinh doanh bán hàng

Hoạt động bán hàng diễn ra thờng xuyên liên tục với nội dung có tính chất phức tạp, việc xác định chính xác kết quả kinh doanh cũng rất khó khăn Vì vậy, để phản ánh và giám đốc chúng một cách chính xác kịp thời cần phải

tổ chức chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ việc hạch toán ban

đầu đến ghi sổ kế toán

2 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

a) Tài khoản sử dụng.

* Sử dụng các tài khoản sau:

TK 642 –”Chi phí quản lý doanh nghiệp”

TK 911 –”Xác định kết quả kinh doanh”

* Nội dung, kết cấu các tài khoản:

Bên nợ: - Phản ánh thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp.

- Phản ánh doanh thu thuần

- Phản ánh các khoản điều chỉnh giảm doanh thu

Bên có: - Phản ánh doanh thu bán hàng theo hoá đơn

+ TK 531: Hàng bán bị trả lại, dùng để phản ánh trị giá của hàng bán nhng bên mua trả lại vì hàng giao không đúng điều kiện hợp đồng

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên nợ: - Phản ánh trị giá bán của số hàng bán bị trả lại

Bên có: - Kết chuyển trị giá bán hàng bị trả lại để điều chỉnh giảm doanh nghiệp bán hàng

+ TK 532: Giảm giá hàng bán, dùng để phản ánh số tiền giảm giá hàng bán cho ngời mua về số hàng đã bán, vì hàng giao không đúng điều kiện hợp

đồng

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên nợ: - Phản ánh số tiền giảm do giảm giá hàng bán

Bên có: - Kết chuyển số tiền giảm giá hàng điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng

* Các loại TK loại 6: Các TK phản ánh chi phí hoạt động kinh doanh thơng mại trong kỳ

+ TK 632: Phản ánh giá trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm bán hàng(xuất kho để bán)

Bên nợ: - Trị giá vốn thực tế của hàng đã xác định tiêu thụ.

Bên có: - Kết chuyển giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ trong kỳ để xác

- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán vào

TK 911 hoặc chi phí bán hàng phân bổ cho hàng cha bán vào TK 142

+ TK 642: Chi phí quản ký doanh nghiệp : tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ

Kết cấu của TK này nh sau:

Bên nợ: - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 hoặc

- Chi phí hàng hoá tài chính và chi phí bất thờng.

- Số lãi trớc thuế của các hàng hoá kinh doanh

Bên có: - Doanh thu thuần về bán hàng hoá, dịch vụ

- Thu nhập về hoạt động tài chính và thu nhập bất thờng

- Trị giá vốn hàng bị trả lại(của số hàng đã kết chuyển và TK xác định kết quả)

- Số lỗ của hàng hoá kinh doanh

b) Ph ơng pháp hoạch toán của các nghiệp vụ bán hàng

* Trờng hợp bán buôn hàng hoá

- Tại thời điểm hàng hoá đợc coi là bán, cán bộ kế toán căn cứ vào chứng từ bán hàng ghi:

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nơớc

* Trờng hợp bán lẻ hàng hoá: Cán bộ kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền cho thủ quỹ ghi:

Nợ TK 111: Số tiền thực nộp

Có TK 138(1381) : Số tiền thiếu nếu có

Có TK 511(5111) : Doanh thu bán hàng.

* Trờng hợp bán hàng trả góp: Doanh số bán bàn ghi theo doanh số bình thờng Số tiền ngời mua phải trả cao hơn do trả góp, thì số chênh lệch cao hơn phản ánh vào thu nhập họat động tài chính Kế toán căn cứ vào chứng từ bán hàng trả góp ghi:

Nợ TK 111: Số tiền trả ngay lúc mua hàng

Có TK 131 : Số tiền ngời mua phải trả góp

Có TK 511 : Doanh thu bán bình thờng

Có TK 711: Số tiền lãi ngời mua phải trả do trả góp

* Trờng hợp bán hàng đại lý (ký gửi): hàng nhận đại lý hoặc ký gửi

đ-ợc phải ánh ở Bên nợ TK ngoài bảng TK 033 Khi bán hàng đđ-ợc hàng ghi có

ở TK này Khi bán đợc hàng doanh nghiệp đợc hởng thủ tục phí theo hợp

đồng chính là thu nhập về hoạt động bán hàng và phải trả chủ hàng số tiền bán hàng sau khi trừ thủ tục phí Kế toán căn cứ vào báo cáo hoặc chứng từ bán hàng ký gửi(hàng đại lý bán) để ghi:

Nợ TK 111: số tiền bán hàng

Có TK 511: Phần thu nhập doanh nghiệp đợc hởng

Có TK 331: Số tiền phải trả cho chủ hàng

* Trờng hợp bán hàng có trừ giảm giá hàng

- Khi tính số tiền giảm giá hàng cho ngời mua kế toán ghi

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Có TK 131,111,112

- Khi kết chuyển trừ vào doanh thu bán hàng kế toán ghi:

Nợ TK 511(5111): Doanh thu bán hàng.

Có TK 532: Giảm giá hàng bán

c) Ph ơng pháp hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh.

Cuối kỳ hạch toán, khi xác định đợc doanh thu thuần, kế toán ghi:

Nợ TK 511: doanh thu bán hàng

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Trị giá vốn của hàng đã bán đợc kết chuyển từ TK 632, sang TK 911, kết toán ghi:

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Khoản chênh lệch (nếu là lãi) kế toán ghi:

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Có 421: Lãi cha phân phối

Khoản chênh lệch (nếu là lỗ) kế toán ghi:

Nợ TK 421: LCPP.

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

3 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng và xác định nghiệp vụ kết quả bán hàng.

Trong công tác kế toán, để quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể về hàng hoá cần có kế toán chi tiết Có nhiều cách mở sổ chi tiết, có thể mở chi tiết

kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của hàng xuất khẩu và nhập khẩu, có thể mở chi tiết kế toán bán hàng và kết quả bán hàng theo từng nhóm hàng kinh doanh

Để thực hiện kế toán chi tiết nh trên thì phải giải quyết những vấn đề sau:

- Đối với TK 511(cụ thể là TK 5111 –”doanh thu bán hàng hoá” mở tài khoản chi tiết cấp 3 cho bán hàng xuất khẩu, bán hàng nhập khẩu, sau đó,

mở TK chi tiết cấp 4 theo từng nhóm hàng

- Đối với TK 632, cũng mở tài khoản chi tiết cấp 3 cho giá vốn hàng xuất khẩu, giá vốn hàng nhập khẩu, sau đó mở TK chi tiết cấp 4 theo từng nhóm hàng

- Đối với TK 641, cũng mở sổ chi tiết chi phí bán hàng xuất và chi phí bán hàng nhập Sau đó lại phân bổ cho từng nhóm hàng tỷ lệ thuận với tiêu thức lựa chọn

- Đối với TK 642, chi phí quản lý doanh nghiệp của khẩu kinh doanh thơng mại, phần bổ cho hàng xuất, hàng nhập, sau đó lại phân bổ cho từng nhóm hàng

-§èi víi TK 911, më tµi kho¶n chi tiÕt cÊp 2 cho tõng hµng ho¸ kinh doanh, më tµi kho¶n cÊp 3 cho hµng xuÊt, hµng nhËp cña hµng ho¸ kinh doanh th¬ng m¹i, më tµi kho¶n cÊp 4 cho tõng nhãm hµng.

Phần IITình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty

ty thơng nghiệp huyện Các đơn vị này trong cơ chế bao cấp đã hoàn thành vai trò lịch sử của mình Khi chuyển đổi cơ chế gặp nhiều lúng túng trong kinh doanh bị thua lỗ dẫn đến mất vốn không có khả năng trả nợ ngân hàng (trên 5 tỷ) cán bộ công nhân viên không có công ăn việc làm Trớc tình hình

đó uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn đã có quyết định giải thể các đơn vị làm công tác nội thơng từ tỉnh đến huyện và thành lập Công ty Thơng mại Tổng hợp Lạng Sơn

2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp về tổ chức kinh doanh sản xuất

Tính từ ngày thành lập đến năm 2001 bên cạnh những khó khăn cơ bản phải khắc phục nh: Tổ chức sắp xếp lại mạng lới kinh doanh, tổ chức lại đội

ngũ cán bộ quản lý, khắc phục về nguồn vốn, về tình trạng cơ sở vật chất, tình hình công nợ của các đơn vị sát nhập

Với mạng lới phục vụ vừa rộng vừa mỏng ở vào điều kiện của một tỉnh biên giới, Công ty Thơng mại Tổng hợp Lạng Sơn có hai nhiệm vụ chính là:

- Kinh doanh hàng nội địa: Đảm bảo giữa cung và cầu những mặt

hàng thiết yếu nh dầu hoả, muối iốt, nhu cầu tiêu thụ của nhân dân trên địa bàn toàn tỉnh

- Kinh doanh hàng xuất nhập khẩu: Nhằm khai thác triệt để thế

mạnh của Tỉnh có biên giới giáp Trung Quốc góp phần làm ổn định thị trờng

và tăng thu ngân sách cho nhà nớc

Năm 2001 là năm thứ 10 kể từ ngày thành lập Công ty đã khắc phục những khó khăn hiện tại để hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu cấp trên giao

cho năm sau cao hơn năm trớc

Tổng số vốn hiện có:

Vốn kinh doanh: 10.553.344.000 đồngTrong đó: Vốn cố định: 3.114.977.000 đồng

Vốn lu động: 7.438.367.000 đồngKèm theo một mạng lới kinh doanh với những chức năng và nhiệm vụ

nh trên qua bảy năm thử thách với thơng trờng Công ty Thơng mại Tổng hợp Lạng Sơn đã nắm vững đợc quan điểm đờng lối của Đảng chấp hành các chủ trơng chính sách của nhà nớc với tinh thần đoàn kết nhất trí năng động sáng tạo đã từng bớc đa công ty từ những đơn vị làm ăn thua lỗ ở cơ chế bao cấp,

bị động thành một doanh nghiệp nhà nớc kinh doanh có hiệu quả, tự chủ năng động trong cơ chế thị trờng thể hiện ở những mặt sau đây:

Về doanh số bán ra thực thu:

Năm 2001: Toàn công ty thực hiện đợc doanh số bán ra là: 350

tỷ đồng, tỷ lệ tăng doanh thu số bình quân từ 20 - 25% so với năm 1998 (Năm thực hiện 293 tỷ đồng)

Các chỉ tiêu cũng tăng tỷ lệ thuận với doanh số bán ra hàng năm

Lợi nhuận: Qua hai năm 2000 - 2001 hoạt động công ty đã thực hiện

Thuế doanh thu: 9.805.333.780 đồng

Thuế thu nhập doanh nghiệp : 107.987.000 đồng

Thuế sử dụng vốn: 214.000.000 đồng

Về trình độ nghiệp vụ của mậu dịch viên, CBCNVC ngày càng đợc nâng cao từ đội ngũ CB làm công tác nội thơng cũ, nay đã thông thạo và làm khá tốt công tác nội thơng, ngoại thơng, năng lực quản lý của cán bộ nhất là cán bộ nữ, cán bộ trẻ đợc nâng cao rõ rệt thể hiện ở những đơn vị trực thuộc làm ăn có hiệu quả cao hầu hết là do các đồng chí lãnh đạo

Dới sự lãnh đạo của Đảng, ban Giám đốc công ty đã có những biện pháp cụ thể, nhằm tập trung năng lực, trí tuệ tài sản, tiền vốn đa vào phục vụ kinh doanh có hiệu quả nhất kể cả góp vốn cổ phần để đầu t xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng các biện pháp khoán đến ngời lao động, khoán theo thơng vụ, cử cán bộ có đủ năng lực và đủ điều kiện đi xa, đi sâu tạo những chân hàng XNK ổn định vững chắc Do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, Công ty đã khuyến khích đơn vị trực thuộc hình thức bán đại lý nhằm phục vụ kinh doanh nội địa đợc tốt hơn

* Về hoạt động kinh doanh

Công ty Thơng mại Tổng hợp Lạng Sơn tiền thân là Công ty Thơng nghiệp, trớc đây công việc kinh doanh chủ yếu là mua vào bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất nh đơn vị sản xuất

Quy trình lu chuyển hàng hoá của Công ty đợc thực hiện dới dạng sơ đồ sa

ở khâu mua vào, căn cứ vào nhu cầu thực hiện kế hoạch của đơn vị đã lập triển khai phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tìm nguồn hàng và thực hiện quá trình mua hàng Sau khi mua hàng và tuỳ thuộc vào từng loại hàng cụ thể Đối với loại hàng thiết yếu chính sách nh dầu hoả, muối iốt và một số mặt hàng nhập khẩu với số lợng lớn và phải tiêu thụ làm nhiều lần Vì vậy khi mua hàng phải làm thủ tục nhập kho, dự trữ sau đó mới bán ra Còn đối với một số ít các loại hàng xuất nhập khẩu khi mua vào chuyển đi tiêu thụ ngay, không dự trữ qua kho nữa

Bán ra