Giáo trình phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin doc

Chính vì vậy một trong nhữngyêu cầu quan trọng của những người làm tin học là phải có tri thức về phân tích thiết kế hệ thống mới có thể và phát triển được các ứng dụng tin học có tính k

Giáo trình phân tích và thiết kế một hệ

thống thông tin

Lời nói đầu

Trong thời kỳ của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã tham gia hỗ trợhầu hết các hoạt động của con người như nghiên cứu khoa học, kinh doanh,quản lý…Để ứng dụng công nghệ thông tin cho việc xây dựng các hệ thống thông quản

lý đòi hỏi phải có qui trình, phương pháp để áp dụng Chính vì vậy một trong nhữngyêu cầu quan trọng của những người làm tin học là phải có tri thức về phân tích thiết kế

hệ thống mới có thể và phát triển được các ứng dụng tin học có tính khả thi

Giáo trình này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin,trong đó nhấn mạnh tới hệ thống thông tin quản lý Cuốn sách được giảng dạy ở bậc Caođẳng, Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin Sinh viên đã học qua một số ngôn ngữ

và phương pháp lập trình trước khi học môn học này

Hệ thống thông tin nào cũng có một vòng đời, từ lúc khai sinh đến khi lúc bị loại

bỏ Đó là một quá trình gồm một số giai đoạn nhất định Các giai đoạn chính trong vòngđời của Hệ thống thông tin thường là: khảo sát nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khaithác và bảo dưỡng Vì vậy vòng đời của Hệ thống thông tin thường được gọi là chu trìnhsống hay chu trình phát triển

Giáo trình này chọn phương pháp phân tích và thiết kế theo hướng cấu trúc, vìcác lẽ sau:

 Phương pháp có cấu trúc trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính kinh điểncủa nó Học nó trước hết là học cách tư duy nhất quán và chặt chẽ của nó

 Phương pháp có cấu trúc dung dị, không cầu kỳ, dễ áp dụng, nhưng lại rấthữu hiệu

Tác giả biên soạn giáo trình này với mục đích tóm lược những khái niệm cơ bảnnhất trong lý thuyết, kỹ thuật áp dụng để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý

cụ thể nhằm giúp sinh viên có thể nắm bắt được kiến thức của môn học.

Trong cuốn giáo trình này ngoài việc trình bày những kiến thức cơ bản tác giảcòn đưa ra ví dụ về phân tích một hệ thống thông tin cụ thể trong cuộc sống đểngười đọc dễ hiểu và biết cách vận dụng kiến thức vào thực tế

Nội dung giáo trình được chia thành 6 chương:

Chương 1 – Đại cương về hệ thống thông tin: Giới thiệu các khái niệm cơ bản

về hệ thống, hệ thống thông tin, các thành phần của hệ thống thông tin, các giai đoạnphân tích thiết kế hệ thống

Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Giới thiệu các bước và

phương pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ thống như: tìm hiểu hiện trạng,xác định mục tiêu, phạm vi, các giải pháp

Chương 3 – Phân tích hệ thống về chức năng: Giới thiệu các bước phân tích hệ

thống về chức năng Xây dựng mô hình phân rã chức năng

Chương 4 – Phân tích hệ thống về dữ liệu: Giới thiệu các bước phân tích hệ

thống về dữ liệu Giới thiệu các mô hình thực thể liên kết và cách chuyển đổi giữa các môhình Xây dựng mô hình quan hệ của hệ thống

Chương 5 – Thiết kế hệ thống: Giới thiệu cách thiết kế hệ thống nhằm chuyển

các đặc tả logic của hệ thống thành các đặc tả vật lý của hệ thống

Chương 6 – Lập trình chạy thử và bảo trì: Giới thiệu các lựa chọn ngôn ngữ, hệ

quản trị cơ sở dữ liệu để lập trình và viết các tài liệu cho hệ thống

Cuốn sách như đã giới thiệu ở trên, nhằm mục đích làm giáo trình tham khảocho sinh viên ngành Công nghệ thông tin Mọi ý kiến về giáo trình, xin được trao đổi vớitác giả qua địa chỉ: Văn phòng khoa CNTT – Trường CĐ KTCN Việt Nam – Hàn Quốc.Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc

Tác giả

Chương 1 – ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Chương mở đầu sẽ trình bày một cách khái quát về khái niệm hệ thống, một số

hệ thống (hệ thống kinh doanh/ dịch vụ, hệ thống tin học), rồi tiếp đó đề cập đến cấu trúc,vai trò của hệ thống thông tin, và cuối cùng là các giai đoạn phân tích và thiết kế hệthống

BÀI 1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 KHÁI NIỆM CHUNG VỀ HỆ THỐNG

 Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường khi lànhững thực thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xem chúng làcác hệ thống Bởi thế, hệ thống thường có tính phân cấp: hệ thống hợp thành

từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống connhỏ hơn.

b Các quan hệ giữa các phần tử

Các phần tử của một hệ thống không phải tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rờirạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các mối ràng buộc lẫn nhau), tạothành một cấu trúc (hay một tổ chức) Chảng hạn: Trong một hệ thống hành chính, gồmcác cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền,các quan hệ về đoàn thế, các quan hệ vê dân sự

Khi xem xét tính tổ chức của một hệ thống, người ta phải đề cập trước hết đếncác quan hệ ổn định, lâu dài

Tuy nhiên nói đến ổn định, không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bất biến, tĩnhtại Trái lại phần lớn các hệ thống đáng quan tâm đều có tính biến động Biến động songvẫn giữ sự ổn định trong tổ chức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa là vẫn giữ cáibản chất, hay các đặc trưng cốt lõi của hệ thống

c Sự hoạt động và mục đích của hệ thống

Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt:

 Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có

phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi

 Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định,

cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống

Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biếnthành những cái ra nhất định Chẳng hạn:

 Một hệ thống thu hình, nhận vào năng lượng điện cùng các sóng vô tuyến từ đàiphát, để biến thành các hình ảnh trên màn hính

 Một hệ thống sản xuất nhận vào các nguyên vật liệu, tiền, dịch vụ để sản xuất racác thành phần, hàng hóa

d Môi trường bên ngoài

Một câu hỏi đặt ra: hệ thống nhận cái vào từ đâu? và đưa cái ra ra đâu? Đóchính là môi trường

Để phân biệt hệ thống và môi trường xung quanh, cần phải xác định giới hạn của

hệ thống (cả về vật lý và khái niệm) Một trong những cách để xác định giới hạn hệ thống

là mô tả hệ thống Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống cũng rất phongphú và đa dạng

 Có thể mô tả hệ thống bằng các phương pháp định tính, thông qua mô tả tínhchất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống

 Có thể mô tả hệ thống bằng phương pháp định lượng, thông qua việc liệt kêdanh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử,cùng các điểm "nối" với môi trường bên ngoài

Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ýnghĩa đối với giai đoạn khảo sát hệ thống

Cần lưu ý rằng, giới hạn của hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệthống đó Ta có thể đưa ra khái niệm môi trường bên ngoài như sau:

Môi trường bên ngoài là tập hợp các phần tử không phụ thuộc vào hệ thốngnhưng có mối liên hệ với hệ thống hoặc chịu sự tác động của hệ thống hoặc là tác động lê

hệ thống

Ví dụ: Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phần tử thuộc môi trường bênngoài đối với công ty X – nếu xem công ty này như một hệ thống

- Quan hệ giữa Khách hàng và công ty là mua hàng

- Quan hệ Nhà cung cấp hàng với công ty X là cung cấp vật tư

Hệ thống kinh tế

NHÀ CUNG CẤP

Cung ứng vật tưCÔNG TY XMua hàngKHÁCH HÀNG

Hình 1 – 1: Ví dụ về một hệ thống.

1.1.2 Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ

a Định nghĩa

Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ

- Kinh doanh là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận (tức thu giá

trị thặng dư)

- Dịch vụ là hoạt động của con người nhằm mạng lại lợi ích (tức là cung cấp giá

trị sử dụng ) Ví dụ các hoạt động giáo dục, y tế, từ thiện

Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ nói ở đây có thể ở những quy mô khác nhau Quy

mô nhỏ như một phân xưởng, một cửa hàng Quy mô vừa như 1 nhà máy, một công ty,một bệnh viện Quy mô lớn như một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn kinhdoanh đa quốc gia Để cho gọn, người ta thường gọi hệ thống kinh doanh/dịch vụ làdoanh nghiệp hay cơ quan

Đặc điểm chung của hệ thống kinh doanh/dịch vụ so với hệ thống khác( như hệthống vật lý, hệ thống kỹ thuật hay hệ thống sinh học) là : chúng là của con người và cócon người tham gia

Đặc điểm chung nói ở trên dẫn tới hai nét nổi bật của các hệ thống kinhdoanh/dịch vụ:

o Vai trò của cơ chế điều khiển (Trong kinh doanh thường gọi là sự quản lý) là rấtquan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hướng đúng đích và đạt kết quả với chất lượngcao

o Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, traođổi giữa con người với nhau

b Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh/ dịch vụ

Bởi sự tồn tại của nhiệm vụ quản lý bên cạnh nhiệm vụ sản xuất như đã nói ởtrên, cho nên các hệ thống kinh doanh/dịch vụ luôn bao gồm 2 hệ thống con:

 Hệ thống tác nghiệp, gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham

gia vào quá trình biến đổi luồng những cái đi vào thành luồng những cái đi ra (thểhiện mục đích kinh doanh hay dịch vụ) của hệ thống

 Hệ thống quản lý, gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều

khiển, kiểm soát hoạt động tavs nghiệp hướng đúng vào mục đích kinh doanh haydịch vụ Về mặt hình thức hoạt động quản lý luôn luôn là một dãy nối tiếp của haiviệc:

o Đề xuất một quyết định kinh doanh

o Thực thi quyết định kinh doanh

Ta hiểu quyết định là một sự lựa chọn một trong những phương pháp hành động

có thể để giải quyết một vấn đề nào đó Mọi quyết định đều được đề xuất qua hai bước:

o Tìm hiểu vấn đề

o Lựa chọn phương pháp

Như vậy, trước khi ra quyết định cần phải thu thập thông tin liên quan Thôngthường thì các thông tin có ích cho quyết định phải được kết xuất từ nhiều nguồn thôngtin phức tạp, thông qua các quá trình thu gom, lưu trữ, xử lý Sau khi ra quyết định, quyếtđịnh phải được truyền đạt đến nơi thực hiện, cùng với những thông tin cần thiết cho việcthực thi quyết định đó Nói thế có nghĩa là, trong quản lý, bên cạnh nhiệm vụ đề xuất cácquyết định kinh doanh, luôn có nhiệm vụ xử lý thông tin Vì vậy hệ thống (con) quản lýtrong hệ thống kinh doanh/dịch vụ lại có thể tách thành hai hệ thống con:

 Hệ quyết định, gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện việc đề xuất

các quyết định kinh doanh

 Hệ thông tin, gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý

các thông tin kinh doanh

Tóm lại, hệ thống kinh doanh/dịch vụ chứa ba hệ thống con: Hệ tác nghiệp, Hệquyết định, và Hệ thông tin, mà mối liên quan về thông tin giữa chúng được diễn tả nhưtrong hình sau, ở đó thấy rõ vai trò trung gian của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ quyết định

Hệ thông tin

Hình 1 – 2: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh/ dịch vụ

Chú ý rằng việc phân chia hệ thống kinh doanh/dịch vụ thành ban hệ thống connhư trên chỉ có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm cho ta một cách nhìn, một cách nghiêncứu đối với hệ thống, chứ không phải là một sự phân chia về tổ chức

Tuy nhiên, nhìn một cách khái quát vào một doanh nghiệp, ta luôn thấy:

o Những người mà nhiệm vụ chính là đề xuất các quyết định (cán bộ lãnh đạo cáccấp)

o Những người mà nhiệm vụ chính là xử lý thông tin (Nhân viên các phòng ban)

o Những người mà nhiệm vụ chính là trực tiếp sản xuất hay dịch vụ (công nhân, kỹ

sư, bác sĩ, giáo viên, )

Vì thế mà cách tiếp cận hệ thống như trên vẫn là có ích

1.2 VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

Ví dụ: Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm,

b Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệptrong hệ thống quản lý

Trao đổi thông tin với môi trường ngoài

Hệ tác nghiệp Sản phẩm/dịch

Nguyên vật liệu

MÔI TRƯỜNG

Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ quyếtđịnh và hệ tác nghiệp.

c Nhiệm vụ của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có bốn nhiệm vụ chính là nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lý,

và đưa ra thông tin

o Nhận thông tin vào dưới dạng các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặcmột đối tượng nào đó trong hệ thống, các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin,các lệnh

o Xử lý dữ liệu bao gồm sắp xếp, sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiệncác tính toán tạo ra thông tin mới, thống kê, tìm kiếm các thông tin thỏa mãn mộtđiều kiện nào đó

o Lưu trữ các loại thông tin khác nhau có cấu trúc đa dạng, phục vụ nhu cầu xử lýkhác nhau

o Đưa ra thông tin: có thể đưa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bịnhư bộ nhớ ngoài, màn hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển

1.3 CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN , CÁC DỮ LIỆU VÀ CÁC XỬ LÝ

Nếu không kể con người và thiết bị, Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp cóhai thành phần cơ bản:

o Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp

o Các quy trình xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu

 Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện

thời hay quá khứ cảu doanh nghiệp Có thể tách dữ liệu thành hai phần

o Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà

xưởng, thiết bị Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi

có một sự kiện tiến hóa xảy ra Sự kiện tiến hóa thường xảy ra bất ngờ, ngoài ý

muốn của con người Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện

tiến hóa xảy ra gọi là sự cập nhật

o Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, như dữ liệu

về sản xuất, mua bán, giao dịch Hoạt động kinh doanh/dịch vụ nhằm biến đổiluồng vào/ra của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự việc

sơ đẳng, gọi là các sự kiện hoạt động Khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải

ghi nhận nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinhdoanh/dịch vụ của doanh nghiệp

 Các xử lý: Đó là quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính

o Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch

(đơn mua hàng, hóa đơn., ), các báo cáo, các bản thống kê,

o Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết

cho việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một

sự chọn lựa quyết định (một cách tự động),nếu đó là loại quyết định dựa trên giảithuật (khác với loại quyết định dựa trên trực quan)

Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theomột trật tự định sẵn(gọi là thủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn địnhbởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ýmuốn Ngoài ra có những qui tắc quản lý như vậy doanh nghiệp không được tùy tiện thayđổi

Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệpvà/hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp Đầu ra có thể là:

o Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh

nghiệp Gọi đó là các kết quả ngoài

o Các kết quả được lưu giữ trở lại vào trong hệ thống để sau này dùng là đầu

vào cho các xử lý khác Gọi đó là các kết quả trong

Có thể hình dung các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin, với các mối liênquan về dữ liệu giữa chúng như sau:

Các sự kiện tiến hóa

Kết quả trong Các tham số

Dữ

liệu

vào

Hình 1 – 3:Lược đồ về các thành phần của hệ thống thông tin.

1.4 PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin như phân loại theo chức năng, phânloại theo đặc tính kỹ thuật, ở đây ra quan tâm đến phân loại theo chức năng sẽ có một sốloại như sau: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết định,

hệ chuyên gia, hệ tự động hóa văn phòng

a Hệ xử lý giao dịch

Mục tiêu là xử lý các giao dịch và ghi lại các thông tin về giao dịch dưới dạngcác bản ghi trong hệ thống

b Hệ thống thông tin quản lý

Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành củamột doanh nghiệp hay một tổ chức Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở

dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thờicủa doanh nghiệp

Người ta có thể đưa ra định nghĩa chính xác về hệ thống thông tin quản lý

Định nghĩa 1 Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống

thông tin có hiệu quả trong 1 tổ chức (Keen, Peter G.W – một trong số những người đứngđầu trong lĩnh vực này)

Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được cácmục tiêu của những người hay tổ chức sử dụng nó Đối tượng phục vụ của hệ thống thôngtin quản lý không chỉ là các nhà quản lý mà còn là những người trong một tổ chức, hayrộng hơn là những người thực hiện công tác phân tích vag thiết kế hệ thống thông tin

Định nghĩa 2 Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các phương tiện nhân

lực, vật lực, thông tin và phương pháp xử lý thông tin nhằm cung cấp các thông tin choquá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy Các phương tiện kể trên được xem

là tài nguyên của hệ thống thông tin

Như vậy 5 yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnhlà: thiết bị tin học, các chương trình, dữ liệu, thủ tục- quy trình và con người

c Hệ hỗ trợ quyết định

Là hệ thống xử lý và đưa ra các thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ các nhà quản lýtrong quá trình đưa ra quyết định Trong một số trường hợp bản thân người quản lý phảidựa vào kinh nghiệm của mình để đưa ra quyết định

d Hệ chuyên gia

Được xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằmtrang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện chính nó và phỏng theo cácgiác quan cảu con người Là một hệ thống thông tin tương tác dựa trên máy tính và hệthống cơ sở dữ liệu và tri thức của con người, tạo ra các đối thoại giữa người và máy tính

để làm sáng tỏ vấn đề

e Các hệ thống tự động hóa văn phòng

Tự động hóa văn phòng là cách tiếp cận nhằm đưa máy tính vào hoạt động vănphòng, cho phép thâu tóm mọi việc tính toán, giao lưu, quản lý thông tin tất cả vào trongcác cửa sổ trên màn hình máy tính, có ngay trên bàn làm việc của nhân viên Một hệthống tự động hóa văn phòng phải cung cấp ít nhất một số trong các chức năng cơ bảnsau:

- Thư tín điện tử: Nhập các thông điệp văn bản gửi tới cá nhân hay nhóm

- Lịch biểu, bố trí thời gian, nhắc việc

- Các phương tiện tính toán đơn giản

- Xử lý văn bản

BÀI 2 CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hiện nay trong hầu hết các hệ thống kinh doanh/dịch vụ, các nhà quản lý đềumuốn máy tính tham gia vào hệ thống ở mức cao Điều này đòi hỏi cần có một chương

trình, một phần mềm chuyên dụng để giải quyết vấn đề cho từng bài toán cụ thể Ví dụ:Quản lý nhân sự, quản lý thư viện, quản lý điểm Để xây dựng được những phần mềmnhư vậy, đòi hỏi nhóm phát triển phần mềm không chỉ biết tốt về tin học mà còn phải hiểu

rõ các qui trình nghiệp vụ của hệ thống Cần phải xây dựng sao cho phần mềm đưa vào sửdụng phải đáp ứng được các yêu cầu của người dùng Vì vậy phải có một qui trình chuẩn

và hợp lý để xây dựng hệ thống thông tin

Việc xây dựng hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn Tuy thuộcvào phương pháp luận và qui định về phương thức làm việc của đơn vị, quá trình này cóthể được chia thành các bước như sau: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, Phân tích hệthống, Thiết kế hệ thống, Xây dựng hệ thống, Vận hành và bảo trì hệ thống

1.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Là giai đoạn tìm hiểu qui trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thôngtin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu và phạm vị của hệ thống thông tin

Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10 – 15% công sức

Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn

o Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án

o Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện vàkhẳng định những kết quả thu được

o Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát

Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ:

o Những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của côngviệc(phạm vi của dự án: những gì phải làm được, chưa làm được, vàvượt ra ngoài phạm vi của vấn đề)

o Xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù học có thể sẽ bị biến động cả về

số lượng và loại công việc

Tóm lại, giai đoạn này nội dung chủ yếu nặng về mặt tổ chức và quản lý, là giai đoạn tiếpxúc ban đầu để có thể đi đến một cam kết (có thể là một hợp đồng trách nhiệm, hoặc làmột hợp đồng kinh tế kỹ thuật) giữa chủ đầu tư và ekip xây dựng hệ thống thông tin

1.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống,nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống Dựa trêncác mục tiêu đó xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu

Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15 – 25% công sức

Mục tiêu chính: biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc Đây là quátrình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ chức năng, luồng dữ liệu, thực thể liên kết

Giai đoạn này thực hiện 2 công việc tương đối độc lập

- Phân tích dữ liệu

- Phân tích chức năng.

Phân tích chức năng Xác định rõ các công việc cần giải quyết để đạt được mục

tiêu quản lý của hệ thống Phân rã các công việc đó ra thành các công việc nhỏ hơn saocho việc thực hiện các công việc nhỏ đảm bảo thực hiện được công việc lớn hơn Cácchức năng đưa ra trong giai đoạn phân tích phải phản ánh được nghiệp vụ của hệ thống

Việc phân tích chức năng phải đưa ra được đầy đủ các thông tin sau: Tên chứcnăng, mô tả có tính tường thuật, đầu vào của chức năng, đầu ra của chức năng, cac sự kiệngây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng

Phân tích dữ liệu Phân tích có cấu trúc thông tin nằm trong hệ thống hiện tại

nhằm làm rõ các thành phần thông tin và các mối quan hệ giữa các thành phần đó Xâydựng CSDL thống nhất cho toàn bộ hệ thống sử dụng

Sau giai đoạn này sẽ hình thành một báo cáo gồm những nội dung sau:

- Phân tích chi tiết những tồn tại của hệ thống hiện hành

- Xác định các mục tiêu cần đạt được nhờ những giải pháp nêu ra

- Các giải pháp khác nhau

- Một nghiên cứu khả thi tương ứng với mỗi giải pháp đưa ra

- Những yêu cầu đặtt ra cho hệ thống thông tin mới

1.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Thiết kế hệ thống sẽ cho một phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của hệthống thông tin Nó bao gồm tất cả các đặc tả về hình thức và cấu trúc của hệ thống, môitrường mà trong đó hệ thống hoạt động

Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm 15 – 25 % công sức

Bản thiết kế chia thành hai phần: đặc tả thiết kế logic và đặc tả thiết kế vật lý

Thiết kế logic Bao gồm các thành phần của hệ thống và liên kết giữa chúng với

nhau đúng như là chúng sẽ hiện ra trước mắt người sử dụng Bao gồm các thiết kế về:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế chức năng (các xử lý)

- Thiết kế giao diện, các báo cáo, hệ thống thực đơn theo yêu cầu sử dụng

- Thiết kế an toàn cho hệ thống đảm bảo độ tin cậy của hệ thống

Thiết kế logic không gắn với vật thể vật lý và hình thức tổ chức quản lý

Thiết kế vật lý Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ

thuật của hệ thống: hệ thống các thiết bị và các chức năng của người và máy tính trên hệthống đó

- Nó tạo ra các đặc tả cụ thể về chức năng

- Thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu

- Phương tiện vào ra thông tin

- Các thủ tục xử lý bằng tay

Các kiểm tra đặc biệt và sự sắp đặt các thành phần vật lý trên không gian thời gian

1.4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước

Kết quả là chương trình Giai đoạn này chiếm khoảng 35 – 60% công sức

Giai đoạn này gồm các công việc: lựa chọn phần mềm hạ tầng: hệ điều hành, hệquản trị CSDL, ngôn ngữ sử dụng, chọn các phần mềm đóng gói, xây dựng phần chươngtrình còn lại

Việc xây dựng phàn chương trình còn lại bao gồm:

- Thi công: tích hợp, mã hóa các modun chương trình, viết câu lệnh sản sinhCSDL, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn

- Tạo các CSDL kiểm tra

Việc kiểm nghiệm bao gồm kiểm nghiệm các modun chức năng, sự hoạt độngcủa hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

b Chuyển đổi hệ thống

Là quá trình chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức trong hệ thống cũ sanghoạt động với hệ thống mới bao gồm các công việc: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắpxếp đội ngũ cán bộ là việc trên hệ thống mới, tài liệu chi tiết thuyết minh về sự làm việccủa hệ thống cả về mặt kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng

Kết quả chuyển đổi hệ thống phải trả lời được câu hỏi: Hệ thống được xây dựnglàm việc trong điều kiện thực như thế nào

c Vận hành và bảo trì hệ thống

Sau khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắtđầu Trong thời gian này, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánhgiá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đâu như thế nào, đề xuất sửa đổi, cảitiến

Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng.Việc bảo trì bao gồm các công việc: theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báolỗi, sửa đổi nâng cấp phiên bản, trợ giúp sửa đổi những sai xót dữ liệu

Chương 2 – KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước phát biểubài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ

Để sáng tạo ra một hệ thống mới, người phát triển hệ thống trước hết phải làmquen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu cácnhu cầu đặt ra đối với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép giải đáp một

số câu hỏi cơ bản như:

 Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống đó như thếnào?

 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống đó là gì, tức làngười dùng thực sự muốn gì ở hệ thống?

 Có thể hình dung sơ bộ một giải pháp có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ranhư thế nào?

Tóm lại, thì một dự án triển khai một hệ thống mới là có thực sự cần thiết và khảthi không? Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án đó ra sao?

Chương này sẽ lần lượt xét những công việc chính phải làm trong giai đoạnbước đầu này, một giai đoạn được gọi là nghiên cứu sơ bộ, song chẳng phải là tốn ít côngsức cho nó

BÀI 1 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

2.1 MỤC ĐÍCH , YÊU CẦU KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

a Mục đích

Thông thường một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế một hệthống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệthống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó Và vì hệ thống nàyđang tồn tại nên ta gọi đó là hiện trạng Việc khảo sát hiện trạng nhằm để:

o Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

o Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

o Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của

hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục

b Yêu cầu

Việc khảo sát phải đạt các yêu cầu sau:

- Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại

- Không được bỏ sót thông tin

- Các thông tin thu thập phải được đo đếm: số lượng, tần suất, độ chính xác, thờigian sống,

- Thông tin không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự, sao chomỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về mộtviệc

- Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôncởi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làmtăng thêm các mâu thuẫn trong cơ quan

- Xác định các vấn đề giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của từngvấn đề: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thực, nghiên cứu chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận, và sự phân cấp quyền hạn trong thế giới thực; thuthập và nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu, các chứng từ giao dịch và các phươngtiện xử lý thông tin; thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các quy trình xử lýcác thông tin trong hệ thống; thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin;đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất các giải pháp

- Xác định nhóm người dùng: Xác định các nhóm cán bộ trong tổ chức mà côngviệc của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin.Việc xác định các nhóm người dùng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ

có thể cung cấp cũng như yêu cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cầnxây dựng

- Viết báo cáo tổng hợp: Dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng để cónhững thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đưa ra những quyếtđịnh cho những giai đoạn tiếp theo

2.2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Việc quan sát và đánh giá hệ thống theo cách nhìn của nhà tin học Điều đó cónghĩa là xác định các lĩnh vực nào, công việc nào nên tin học hóa, lĩnh vực nào tin họchóa không có tác dụng hay không có tính khả thi Việc quan sát chia làm bốn mức khácnhau: Mức thao tác thừa hành, mức điều phối quản lý, mức quyết định lãnh đạo, mứcchuyên gia cố vấn.

Các hình thức tiến hành: Có 4 phương pháp là nghiên cứu tài liệu, quan sát,phỏng vấn, và điều tra thăm dò

a Nghiên cứu tài liệu viết

Đây là sự quan sát gián tiếp, bởi vì đây cũng là sự khảo sát bằng mắt, nhưngkhông phải ở hiện trường, mà trên các tài liệu viết Thông qua việc nghiên cứu các loạichứng từ giao dịch như hóa đơn, phiếu thanh toán, hoặc các loại sổ sách, các tệp máy tính,các tài liệu tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết, ta có thể thu thậpđược nhiều loại thông tin, từ các hoạt động chung của cơ quan, đến các dữ liệu cơ bản,các dữ liệu cấu trúc

Nghiên cứu tài liệu thường kết hợp với phỏng vấn ở mức thấp (thao tác, thừahành), để chi tiết hóa mô hình của hệ thống

b Quan sát

Có hai cách

Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt, tại chỗ, tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệthống cũ, của các nhân viên thừa hành Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua phươngtiện tổng thế của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạtđộng trong tổ chức đó

Phương pháp này cho phép ta thấy được cách thức quản lý của các hoạt độngcủa tổ chức cần tìm hiểu

Ưu điểm Dễ thực hiện đối với người quan sát và theo dõi trực tiếp hoạt động

của hệ thống trong thực tế

Nhược điểm Kết quả mang tính chủ quan Đòi hỏi người quan sát phải có khả

năng nhìn nhận khi quan sát một sự việc, nếu không dễ bị nhầm lẫn Tâm lý của người bịquan sát sẽ có những phản ứng nhất định Họ có thể thay đổi cách hành động khi bị quan

sát Sự bị động của người quan sát nên gây tốn kém thời gian Thông tin chỉ mang tính bềngoài, hạn chế và không đầy đủ.

c Phỏng vấn

Đó là cách làm việc tay đôi hoặc theo nhóm, trong đó người điều tra đưa ra cáccâu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu hỏi của những người được điềutra Đây là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra

Phương pháp này cho phép ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một

hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại

Ưu điểm Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao Biết được

khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới Nếu có nhiều dự án xâydựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổ chức, qua việc phỏng vấn lãnhđạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có tận dụng các thành quả đã cóhay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được sự giao tiếp giữa các hệ đó

Nhược điểm Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như

sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, cácyếu tố tình cảm Nếu không được chuẩn bị tốt dễ dẫn đến thất bại Dễ có sự bất đồng vềngôn ngữ cũng như khái niệm được đề cập

d Điều tra thăm dò

Phương pháp này được thực hiện để nắm những thông tin có tính vĩ mô Phươngpháp này thích hợp với việc điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi Phương pháp này

sử dụng phiếu thăm dò

Ưu điểm Bổ sung cho hai phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát Là

một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi Ít tốn kém

Nhược điểm Việc xây dựng bản hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện

được các thông tin cần biết là khó khăn

2.3 PHÂN LOẠI CÁC THÔNG TIN THU THẬP ĐƯỢC

Các thông tin thu thập được được phân loại theo tiêu chuẩn:

o Hiện tại/tương lai

o Tĩnh/động/biến đổi

o Nội bộ/môi trường

- Cơ cấu tổ chức, các phòng ban, chức vụ

- Các thông tin có cấu trúc(sổ sách, hồ sơ, tệp )

- Các thông tin sơ đẳngĐộng

- Trong không gian: đường di chuyển các tài liệu

- Trong thời gian: thời gian xử lý, thời hạn chuyển giao thôngtin

Biếnđổi

- Các qui tắc quản lý, các tiêu chuẩn cho xử lý

- Các công thức tính toán

- Các điều kiện để khởi động

- Các quy trình, xử lý thuật toánMôi trường, hoàn cảnh

Tương

lai

- Được phát biểu: lời chỉ trích, dự kiến, kế hoạch,

- Có ý thức rõ rệt nhưng không phát biểu

- Vô ý thức, phải dự đoán

Hình 2 – 1 : Sắp xếp các thông tin điều tra

2.4 PHÁT HIỆN CÁC YẾU KÉM CỦA HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU CHO TƯƠNG LAI

a Phát hiện các yếu kém của hiện trạng

- Hiệu quả thấp: hiệu quả công việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống khôngđáp ứng được yêu cầu cần phát triển của doanh nghiệp

- Sự thiếu vắng: chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệuquả

- Tổn phí cao: do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc độcạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được

b Yêu cầu cho tương lai

- Trên cơ sở xác định rõ các nguyên nhân yếu kém, đề ra các biện pháp khắc phụccác yếu kém đó (những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng, các nguyện vọngcủa nhân viên, dự kiến kế hoạch của lao động… )

- Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần.Cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên hainguyên tắc: thay đổi hệ thống một cách dần dần, các bước đi đầu phải là nền tảngvững chắc cho các bước đi sau.

BÀI 2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, PHẠM VI, KHẢ NĂNG CỦA DỰ ÁN

Sau khi thấy rõ các yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu phát triển trong tươnglai, thì việc xây dựng hệ thống mới thay thế cho hệ thống cũ được bàn bạc để thống nhất

Từ đó cần xác lập và khởi đầu một dự án xây dựng hệ thống mới Cần thực hiện các côngviệc sau đây:

- Xác định phạm vi, hạn chế cho dự án

- Xác định mục tiêu, ưu tiên cho dự án

- Đưa ra một só giải pháp thô và phân tích tính khả thi cửa chúng để chọn mộtgiải pháp

- Lập kế hoạch triển khai dự án

2.1 PHẠM VI

Trước hết cần có sự thỏa thuận minh bạch giữa cơ quan chủ quản và người pháttriển hệ thống để thống nhất về phạm vi, ranh giới, mục tiêu trước mắt và lâu dài trong việcphát triển hệ thống Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá hệ thống cũ và các phươnghướng phát triển đã đề ra, nhà phân tích và nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chungcần đạt được, từ đó đi đến thống nhất phạm vi của hệ thống tương lai

Khoanh vùng dự án cụ thể thực hiện theo các phương pháp: Khoanh vùng hẹp đisâu giải quyết vấn đề theo chiều sâu hoặc Giải quyết tổng thể toàn bộ vấn đề theo chiềurộng

Phạm vi của dự án liên quan đến các mặt sau

+ Xác định các lĩnh vực của dự án : Mỗi lĩnh vực là một bộ phận tương đối độclập của hệ thống

Ví dụ :Bán hàng, mua hàng

+ Xác định các chức năng: Xác định rõ các nhiệm vụ cho trên từng lĩnh vực của

dự án

Ví dụ : Trong bán hàng : tăng cường tiếp thị, cải tiến cơ cấu bán hàng.

2.2 MỤC TIÊU

Thông thường một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm các mục đích: manglại lợi ích nghiệp vụ, mang lại lợi ích kinh tế, mang lại lợi ích sử dụng, khắc phục cáckhiếm khuyết của hệ thống cũ Tuy nhiên khi vạch các mục tiêu cần đạt được cho một dự

án xây dựng hệ thống thông tin, ta nên chọn các mục tiêu tương đối cụ thể để sau này cóthể kiểm điểm sự hoàn tất của dự án một cách dễ dàng

Ví dụ: Đối với việc xây dựng hệ thống cung ứng vật tư cho nhà máy A, ban đầumột cách đại thể có thể đưa ra hai mục tiêu sau:

o Rút ngắn thời gian giữa dự trù và phát hàng

o Loại trừ các sai sót trong việc xử lý các đơn hàng

Tuy nhiên để cụ thể hơn, ta phân tích các mục tiêu trên bằng cách đặt ra câu hỏi

“Làm thế nào để đạt được các mục tiêu đại thể đó?” Có nhiều khả năng chọn lựa,chẳng hạn ta chọn các mục tiêu sau:

 Đưa thêm một kho hang dự trữ để có thể giải quyết các yêu cầu về cácmặt hàng thông thường ngay tại kho

 Cải tiến cách xác định địa chỉ phát hang để tránh chờ lâu

 Cải tiến và thống nhất việc kiểm tra, để tránh các sai sót giữa hàng đặt,hàng nhận và tiền trả

Chuyển công việc của tổ đối chiếu và kiểm tra từ thực hiện thủ công sang thựchiện trên máy tính để có thể giảm biên chế cán bộ ở tổ này

Giải pháp 1: Thiết lập 1 kênh liên kết giữa hai máy tính vốn có Xóa bỏ tổ Đối chiếu và kiểm tra

 Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và chi phí dành cho dự án

2.4 PHÁC HỌA GIẢI PHÁP VÀ CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI

Để đạt được mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp Ở giai đoạn đầu này nhàphân tích cố gắng tìm ra lượng đối đa các giải pháp Sau đó sẽ đem ra so sánh, kiểm tratính khả thi để chọn ra giải pháp tối ưu

Việc đưa ra giải pháp vào giai đoạn này, nghĩa là vào lúc mới chỉ tìm hiểu sơ bộ,khi chưa có một sự phân tích sâu sắc và một sự cân nhắc kỹ lưỡng, quả thực là có phầnhơn sớm Song lại có thể đưa ra các quyết định đại lược như:

 Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính đểđáp ứng nhu cầu của người dùng

 Kiến trúc tổng thể của hệ thống: kiến trúc phần cứng, kiến trúc phầnmềm

Sau khi đã xác định một số giải pháp, ta phải đánh giá tính khả thi của từng giảiphám, để từ đó tiến hành cân nhắc, so sánh, thỏa thuận với bên sử dụng chọn lấy một giảipháp tối ưu Tính khả thi được xét trên các phương diện:

Hình 2 – 2 : Các giải pháp được đề xuất

Hệ đơn hàng

Hệ phát hàng

Hệ đối chiếu

Thêm một máy tính

Giải pháp 2: Thêm một máy tính để giải quyết khâu đối chiếu Ba máy tính được kết nối

Giải pháp 5: Bỏ tổ Đối chiếu và kiểm tra thủ công và giữ lại hai hệ Đơn hàng và Phát hàng với ít nhiều điều chỉnh nhiệm vụ: Hệ ĐH thực hiện việc đặt hàng, nay thêm việc kiểm tra thực hiện ĐH; Hệ phát hàng vẫn thực hiện việc nhận và phát hàng, nay thêm nhiệm vụ quản lý dự trù (do đó

tự túc được việc tìm địa chỉ phát hàng) và thêm nhiệm vụ quản lý kho hàng dự trữ Yêu cầu mua hàng và danh sách hàng về được chuyển bằng tay từ hệ PH sang hệ ĐH

Đơn hàng

Giao hàng Phát hàng

Tệp QL kho

Hóa đơn

Cân nhắc tính khả thi và chọn lựa giải pháp

- Giải pháp 1 không khả thi về kỹ thuật: các máy tính cũ là không tương thích, chonên không nối ghép được

- Giải pháp 2 cũng không khả thi về kỹ thuật, vả lại giải pháp 2 chuyển việc đốichiếu và kiểm tra vốn thực hiện bằng tay sang thực hiện trên máy tính mà khôngcải tiến lại qui trình xử lý thì vẫn kém hiệu quả

- Giải pháp 3 là có thể được nếu máy tính giữ lại là đủ mạnh Tuy nhiên nếu hai máytính là không tương thích đến mức không chạy được chương trình của nhau, nhưvậy ít ra ta phải viết lại khoảng một nửa số chương trình -> kém khả năng về kinhtế

- Giải pháp 4 là rất có ích nếu thông tin về Cung ứng vật tư còn được sử dụng ở một

số bộ phận khác trong cơ quan Tuy nhiên dường như cung ứng vật tư chỉ là mộtcông việc đóng khung trong một bộ phận nhỏ, không đáng để đem hòa chung vàoqui trình xử lý thông tin tổng thể của cả nhà máy, vì như thế sẽ phải tốn kém choviệc viết lại tất cả các chương trình

- Giải pháp 5 là một giải pháp có tính chất thỏa hiệp Hai máy tính cũ cùng hai hệchương trình Đơn hàng và Phát hàng được tận dụng triệt để (thỏa mãn điều ưu tiên

mà cơ quan sử dụng đề xuất) Việc đưa thêm kho hàng dự trữ cùng với các cải tiếnmới về khâu phát hiện địa chỉ phát hàng (nay xử lý trên hệ Phát hàng) và kiểm tra(nay xử lý trên Hệ Đơn hàng) đã đáp ứng được các mục tiêu, mà không gây tốnkém nhiều Giải pháp do đó đã được chọn

BÀI 3 LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN

2.1 HỢP ĐỒNG TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Dự án xây dựng hệ thống mới đã được khẳng định Cần có một hợp đồng giữabên sử dụng hệ thống và bên xây dựng hệ thống để chốt những nội dung chủ yếu của dự

án đó Hợp đồng phải chứa đựng các nội dung chủ yếu sau:

Tập hợp các kết quả điều tra:

 Hồ sơ đầu ra: Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì,mục đích dùng cho việc gì, thông tin được biểu diễn/đưa ra như thếnào, người sử dụng, tần suất, quản lý khi nào và ra sao

 Hồ sơ đầu vào: Mô tả chức năng, mô tả các trường dữ liệu, quan hệ của

nó với đầu ra

 Tài nguyên: Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán bộ sử dụng,nhu cầu huấn luyện

Các ý kiến phê phán đánh giá về:

 Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì

 Chi phí thu nhập

 Chất lượng công việc

 Độ tin cậy, tính mềm dẻo

 Khả năng bình quân tối đa của hệ thống

Phạm vi và hạn chế

Mục tiêu và ưu tiên

Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn

Dự trù thiết bị và kinh phí

Phân công trách nhiệm và nhân lực

Phương pháp và tiến trình triển khai

2.2 DỰ TRÙ THIẾT BỊ VÀ KINH PHÍ

o Dự trù thiết bị: Sơ bộ dự kiến về:

 Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài

 Các dạng làm việc

 Số lượng người dùng

 Khối lượng thông tin cần thu thập

 Khối lượng thông tin cần kết xuất

- Thiết bị cần có:

 Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng

 Thiết bị ngoại vi (scan, máy in,…)

- Khối lượng công việc

- Khối lượng người tham gia

- Mức độ của các đòi hỏi về chất lượng sản phẩm, thời hạn hoàn thành và bảo hànhsản phẩm

2.3 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM VÀ NHÂN SỰ DỰ ÁN

- Lập lịch : Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số

các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc(thời gian chi tiết và hợp lý) xác định các mốc thờì gian của dự án giúp cho công táckiểm tra giám sát tiến độ thực hiện

- Tiến độ triển khai dự án:

 Các giai đoạn triển khai dự án

 Các kế hoạch lắp đặt

 Các kế hoạch huấn luyện người dung

 Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các

cơ quan ngoài

- Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý

- Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên, những người khai

thác

BÀI 4 CINEMA

Trong giáo trình này, ta sẽ xét một ví dụ cho một hệ thống thực, phân tích vàthiết kế cho hệ thống đó Ví dụ này sẽ xuyên suốt, minh họa cho mọi bước phân tích vàthiết kế ở những phần sau nữa

Ví dụ: hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy A Gần đây bộ phận cung ứng vật

tư sản xuất của nhà máy tỏ ra bất cập, không đáp ứng kịp thời các nhu cầu sản xuất tạiphân xưởng Vì vậy có yêu cầu cải tiến quản lý ở bộ phận này

(1) Nhiệm vụ cơ bản

Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư, bộ phận CƯVT phải thực hiện mua hàng

ở các nhà cung cấp, đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng, không để xảy ra các saixót về hàng nhận và tiền trả

(2) Cơ cấu tổ chức

Bộ phận CƯVT gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập với nhau:

o Tổ thứ nhất đảm nhiệm việc đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân

xưởng Tổ này có sử dụng một PC, trên đó có một hệ chương trình gọi là hệĐặt hàng (ĐH) trợ giúp các việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theodõi sự hoàn tất của đơn hàng

o Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phát hàng Tổ này cũng có một PC, trên

đó có một hệ chương trình gọi là Hệ Phát hàng (PH) trợ giúp việc ghi nhậnhàng về và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng

o Tổ thứ ba là tổ Đối chiếu và kiểm tra Sở dĩ có tổ này là vì hai máy tính ở hai

tổ nói trên là không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau Vìvậy các thông tin về đặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai máy tính đó là hoàntoàn bị tách rời và do đó hàng về mà không xác định được là cho phân xưởngnào Chính tổ đối chiếu sẽ lấy các thông tin của các đợt hàng và của các đợtnhận hàng từ hai tổ nói trên về, khớp lại để tìm ra phân xưởng có hàng, giúpcho tổ thứ hai thực hiện việc phát hàng Tổ đối chiếu còn có nhiệm vụ pháthiện các sai xót về hàng và tiền để khiếu nại với các nhà cung cấp nhằmchỉnh sửa lại cho đúng Tổ đối chiếu làm việc hoàn toàn thủ công

(3) Qui trình xử lý

Qua điều tra khảo sát, ta thấy quy trình làm việc, cùng các loại chứng từ giaodịch sử dụng trong quy trình đó như sau:

Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng sẽ lập một bảng dự trù gửi cho tổ Đặthàng, trong đó có các mặt hàng được yêu cầu, với các số lượng yêu cầu tương ứng Tổ đặthàng trước hết chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng nói trên Muốn thế, nó dùngmáy tính để tìm các thông tin về các nhà cung cấp lưu trong tệp NCCAP Sau đó nóthương lượng trực tiếp với nhà cung cấp được chọn (gặp mặt hoặc qua điện thoại) Sau

khi đã thỏa thuận, dùng hệ chương trình ĐH để in một Đơn hàng Các thông tin trong

Đơn hàng được lưu lại để theo dõi trong tệp ĐƠN HÀNG, còn đơn hàng in ra thì gửi tớinhà cung cấp Để tiện theo dõi, người ta áp dụng nguyên tắc: mỗi khoản đặt hàng trên mộtđơn hàng giải quyết trọn vẹn (nghĩa là không tách, không gộp) một khoản yêu cầu về mộtmặt hàng trên một bản dự trù Tuy nhiên một đơn hàng, gồm nhiều khoản, có thể đáp ứngyêu của nhiều dự trù khác nhau Ngược lại các khoản yêu cầu trên một bản dự trù lại cóthể được phân bổ lên nhiều đơn hàng khác nhau, gửi đến các nhà cung cấp khác nhau Lạichú ý rằng đơn hàng gửi tới nhà cung cấp không chứa thông tin về phân xưởng đã dự trùđặt hàng Vì vậy cần lưu mối liên hệ giữa các bản dự trù của các phân xưởng với các đơnhàng đã được phát đi trong một tệp gọi là DT-ĐH, ở đó đặt liên kết mỗi Số hiệu dự trù vàmỗi Số hiệu đơn hàng

Nhà cung cấp, căn cứ trên đơn đặt hàng, để chuyển hàng đến nhà máy kèm phiếu giao hàng Tổ nhận và phát hàng tiếp nhận hàng đó Hàng chỉ cất tạm vào một kho (có

nhiều kho), còn thông tin trên phiếu giao hàng cùng địa điểm cất hàng được lưu vào máytính, trong tệp NHẬN HÀNG Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được giao đều ghi rõ

Số hiệu đơn hàng đã đặt mặt hàng đó (số lượng giao có thể là chưa đủ như số lượng đãđặt) Như thế vẫn chưa rõ hàng đó là do phân xưởng nào yêu cầu để có thể phát hàng vềphân xưởng ngay được

Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trình

PH, in ra một danh sách Nhận hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung:

SH giao hàng – Tên NCCấp – SH mặt hàng – Số lượng nhận – SH Đơn hàngMặt khác, cũng hàng tuần, tổ Đặt hàng sử dụng hệ chương trình ĐH, in ra một

danh sách Đặt hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung:

SH Đơn hàng – Tên NCCap – SH mặt hàng – Số lượng đặt – SH dự trù – Tênphân xưởng

Tổ đối chiếu khớp hai danh sách này tìm ra SH đơn hàng và SH mặt hàng chung,

và từ đó xác định được lượng hàng nào là cần phát về phân xưởng nào Danh sách các địachỉ phát hàng được lập và gửi lại cho tổ Nhận và Phát hàng, để tổ này chuyển hàng kèm

Phiếu phát hàng cho các phân xưởng.

Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ tiếp nhận Hóa đơn từ các nhà cung

cấp gửi đến, đối chiếu nó với hàng đã nhận, nếu chính xác thì xác nhận chi lên hóa đơn vàgửi cho bộ phận thanh toán (thuộc Phòng tài vụ) để làm thủ tục trả tiền Nếu phát hiện có

sự cố không ăn khớp giữa hàng đặt - hàng nhận và tiền phải trả, Tổ đối chiếu và kiểm trakhiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại Việc kiểm tra thường có khó khăn, vì lắm khinhà cung cấp thiếu hàng, chưa đáp ứng đủ ngay mà con nợ lại một phần để giao sau Còn

về phía nhà máy, có khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hóa đơn, mà còn nợ lại một phần đểtrả sau Mặt khác, Tổ Đặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng do mình phát ra là đã hoàntất hay chưa, cho nên tổ này đã yêu cầu bộ phận thanh toán mỗi khi trả tiến cho nhà cungcấp thì gửi cho tổ một bản ghi trả tiền Thông tin trả tiền này được cập nhật vào tệp ĐƠNHÀNG, nhờ đó biết đơn hàng nào là đã hoàn tất

(4) Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Ta có thể hình dung quy trình làm việc của ba tổ trên bởi mô hình sau

Trong đó sử dụng các ký hiệu như sau

BP ĐÔI CHIẾU

KIỂM TRA

- lập phiếu phát

hàng

- tiếp nhận hóa đơn

- kiểm tra chi tiết

hóa đơn Bộ phận trong hệ thống

Phân xưởng Tác nhận ngoài tác động đến hệ thống

Luồng thông tin vào/ra hệ thống Phiếu dự trù

Hình 2 – 3 : Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ CƯVT

- Chu trình quá lâu, do khâu địa chỉ phát hàng

- Kiểm tra không chặt, để xảy ra sai xót hàng – tiền luôn

o Tốn: Tốn nhân lực ở khâu đối chiếu và kiểm tra bằng tay

Chương 3 – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

Trong chương này sẽ đề cập đến phân tích hệ thống về mặt chức năng Đầu tiên

sẽ xét một số mô hình và phương tiện được sử dụng để diễn đạt chức năng Sau đó sẽ đềcập cách tiến hành phân tích hệ thống về chức năng, nghĩa là sẽ nói rõ làm thế nào để cóthể đi sâu vào bản chất và đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt chức năng Từ đó thấyđược mối liên quan tất yếu giữa các xử lý và các dữ liệu

Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng: Xác định phạm vi của hệ thốngcần phân tích Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trựctiếp khách quan Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệthống Nói một cách khác mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là lập một môhình chức năng của hệ thống, nhằm trả lời cho câu hỏi “Hệ thống làm gì? ”

BÀI 1 CÁC PHƯƠNG TIỆN ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG

Để đưa ra được bản chất, nói ra được sự bất hợp lý, ở giai đoạn phân tích hệthống ta phải loại bỏ mọi yếu tố vật lý và diễn tả chức năng ở mức độ logic Đối với hệthống mới(hệ thống cần xây dựng) thì sự mô tả logic một cách hoàn chỉnh và hợp lý là rấtcần thiết trước khi nghĩ đến các biện pháp về cài đặt Giai đoạn thiết kế là lúc tính đến cácbiện pháp cài đặt  diễn tả sự hoạt động của hệ thống ở mức vật lý với đầy đủ cài đặt vàthực hiện

Có thể tóm tắt sự thay đổi mức diễn tả vật lý/ logic trong hình vẽ sau, trong đóbước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạnthiết kế.

Hình 3 – 1 Trình tự mô hình hóa hệ thống

3.1.2 Diễn tả đại thể, diễn tả chi tiết

Ở mức độ đại thể, một chức năng được mô tả dưới dạng ‘hộp đen’ Nội dungbên trong hộp đen không được chỉ rõ, nhưng các thông tin vào và ra hộp đen thì lại đượcchỉ rõ

Ở mức độ chi tiết nội dung của quá trình xử lý phải được chỉ rõ hơn Thôngthường cần chỉ ra các chức năng con và mối lien hệ về thông tin và điều khiển giữa nhữngchức năng con đó

Vì các chức năng con thường vẫn còn phức tạp, nên lại phải diễn tả chúng mộtcách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn Cứ thế tiếp tục, ta sẽ có một sự phân

Tìm hiểu hệ thống cũ làm như thế nào? Xác định hệ thống mới làm như thế nào

Diễn tả hệ thống cũ làm gì Xác định hệ thống mới làm gì

Mức vật lý

Mức logic1

cấp trong mô tả Ở mức dưới cùng, các chức năng là khá đơn giản Lúc này ta có thể diễn

tả trực tiếp quá trình xử lý của nó, mà không cần tách nó thành các chức năng con nữa Sự

mô tả trực tiếp một chức năng được gọi là sự đặc tả

Sự diễn tả đại thể, chi tiết hay sự diễn tả vật lý, logic được sử dụng tùy lúc, tùynơi trong phân tích thiết kế hệ thống

3.2 CÁC PHƯƠNG TIỆN ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG

3.2.1 Bảng đặc tả chức năng

Một điểm chung trong việc sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồluồng dữ liệu là để diễn tả một chức năng phức tạp, ta phân rã nó thành nhiều chức năngcon đơn giản hơn Nói một cách khác là từ một "hộp đen", ta giải thích nó bằng cách tách

nó ra thành nhiều "hộp đen", các chức năng con thu được là đơn giản hơn trước Sự lặp lạiquá trình phân rã đương nhiên tới một lúc phải dừng lại Các chức năng thu được ở mứccuối cùng đã là rất đơn giản, cũng vẫn cần được giải thích Sự giải thích chức năng phảiđược thực hiện bởi những phương tiện đặc tả trực tiếp, ta gọi là sự đặc tả chức năng

Một đặc tả chức năng thường được trình bày một cách ngắn gọn, không vượt quámột trang A4, gồm hai phần

o Các ngôn ngữ tự nhiên cấu trúc hóa

Ví dụ Đặc tả chức năng "Tính kết quả bảo vệ luận văn" như sau

Đầu đề

Tên chức năng: Tính kết quả bảo vệ luận vănĐầu vào: Điểm người phản biện

Điểm của người hướng dẫn

Số các ủy viên hội đồngĐiểm của từng ủy viên hội đồngĐầu ra: Kết quả bảo vệ

Ta có thể sử dụng sơ đồ khối để đặc tả chức năng ở mức cuối cùng

Ví dụ Đặc tả chức năng "Lập danh sách thí sinh trúng tuyển"

Hình 3 - 3 Ví dụ sơ đồ khối đặc tả chức năng

Số các ủy viên hội đồngĐiểm của các ủy viên hội đồng

Tra cứu điểm thí sinh

Còn thí sinh chưa xét

DS đậu <- thí sinh DS trượt <- thí sinh

Điểm TS >=

Điểm chuẩn

S Đ

S Đ

QL doanh nghiệp

Theo dõi nhân sự

Trả công

Kế toán thu chi

Kế toán tổng hợp

Quản lý thiết bị Quản lý vật liệu

Giải quyết đơn hàng Tiếp thị

3.2.3 Ngôn ngữ có cấu trúc

Ngôn ngữ có cấu trúc là một ngôn ngữ tự nhiên bị hạn chế chỉ được phép dùng các câu đơn sai khiến hay khẳng định (thể hiện các lệnh hay các điều kiện) và các câu đơnnày được ghép nối nhờ một số từ khóa thể hiện các cấu trúc điều khiển chọn và lặp Như vậy ngôn ngữ có cấu trúc có những đặc điểm của một ngôn ngữ lập trình, song nó không chịu những hạn chế và quy định ngặt nghèo của các ngôn ngữ lập trình, cho nên được dùng thoải mái hơn Tuy nhiên nó cũng không quá phóng túng như ngôn ngữ tự do

Ví dụ Đặc tả chức năng "Lập danh sách thí sinh trúng tuyển"

Lặp Lấy một thí sinh từ kho các thí sinh

Tra cứu điểm của thí sinh

Nếu Điểm thí sinh >= Điểm chuẩn

Không thì DS trượt ← thí sinh

BÀI 2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

3.1 TỔNG QUAN VỀ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG